Загрузка документов в 1С, как быстро и без ошибок внести первичку
Загрузка первичных документов в систему 1С является неотъемлемой частью процесса учета и анализа в компаниях. Однако, ручное внесение данных может быть долгим и подверженным ошибкам. В этой статье мы рассмотрим преимущества распознавания документов в 1С и способы загрузки первички быстро и без ошибок.
Преимущества автоматического распознавания документов в 1С перед ручным вводом
Автоматическое распознавание документов в 1С предоставляет ряд преимуществ, которые значительно упрощают и ускоряют процесс загрузки первичных документов. Помимо этого, снижается вероятность ошибок при переносе данных в систему. Автоматическое заполнение полей на основе распознанных данных позволяет значительно сэкономить время, ресурсы и бюджет компании.
Подготовка документов для распознавания
Перед тем как приступить к распознаванию документов в 1С, необходимо обеспечить оптимальные условия для успешного процесса. Используйте бумажные документы, электронные версии в формате pdf, excel, чеки ТМЦ, чеки самозанятых, пересылайте по почте — вариантов много. Попросите ваших контрагентов установить себе вашу базу сервиса распознавания и грузить сразу при поступлении. Так вы сэкономите время, а документы точно не потеряются или не придут в непригодный вид.
Легкая загрузка первичных документов в 1С
Использование специализированных инструментов для распознавания
Существует множество интегрированных решений для распознавания документов в 1С. При выборе инструмента учтите свои потребности и бюджет. Они позволят автоматически распознавать и загружать документы в систему с высокой точностью и эффективностью. Обращайте внимание на техническую поддержку, интерфейс и удобство использования.
Проведите несколько встреч с представителями разных сервисов, просите тестовый период, самостоятельно загрузите документы. Бесплатно потестировать можно один из таких сервисов Entera.
Подготовка системы 1С к загрузке документов
Настройте правила и параметры в системе 1С для автоматического распознавания и загрузки документов. Импортируйте и сопоставьте шаблоны для распознавания различных типов документов. Это позволит системе более точно распознавать и автоматически заполнять данные.
Несмотря на автоматическое распознавание, важно внимательно проверить данные перед сохранением их в системе 1С. Если обнаружатся ошибки в первичке, их необходимо скорректировать и добавить недостающую информацию вручную. Это позволит убедиться в точности данных.
Ошибки в первичке и их предотвращение
В процессе загрузки первичных документов в 1С могут возникать различные ошибки, которые могут повлиять на точность и надежность данных. Некорректное распознавание, неправильное заполнение полей или отсутствие данных — все это может привести к проблемам в последующем учете. Для предотвращения ошибок рекомендуется установить меры предосторожности и контрольные точки, чтобы минимизировать возможные проблемы.
Ввод первичных документов в 1С. Автоматизация ввода первички за 1 минуту
Лучшие практики для успешной загрузки первичных документов в 1С
Существуют несколько лучших практик, которые помогут вам осуществить загрузку первичных документов в 1С быстро и без ошибок. Регулярное обновление и обучение персонала по использованию инструментов распознавания, резервное копирование и архивирование загруженных документов, а также мониторинг и анализ процесса загрузки — все это способствует более эффективному использованию системы и минимизации возможных проблем.
Программа загрузки документов в 1С
Кроме использования отдельных инструментов и программных решений, существуют также мультисервисные платформы, такие как Entera, которые объединяют в себе несколько функций для эффективной загрузки и обработки первичных документов в системе 1С. Entera предлагает удобный и интуитивно понятный интерфейс, интеграцию с системой 1С и Моё Дело и возможность автоматического распознавания и загрузки документов различных типов. Благодаря совмещению нескольких инструментов в одной платформе, Entera позволяет ускорить процесс загрузки, повысить точность распознавания и снизить ручную работу с документами. Таким образом, с помощью мультисервисных платформ, вроде Entera, вы можете быстро и эффективно осуществить загрузку первичных документов в систему 1С, обеспечивая высокую точность и надежность данных.
Распознавание документов в 1С является незаменимым инструментом для быстрой и безошибочной загрузки первичных документов. Оно позволяет сэкономить время, уменьшить вероятность ошибок и повысить эффективность работы с системой 1С. Правильная подготовка документов, использование специализированных инструментов, ручная проверка данных и применение лучших практик — все это содействует успешной загрузке первички в 1С и обеспечивает надежный учет и анализ в вашей компании.
Источник: entera.pro
Как ускорить обработку первичной документации и при этом сэкономить
Какая самая рутинная и объемная операция в бухучете? Которая занимает часы, а иногда и дни напролет?Без сомнений, речь о вводе первичной документации. Процесс трудоемкий и требующий максимального уровня скрупулезности.
Первички много, вводить ее долго, ошибаться нельзя, ибо грозит форс-мажорами. Иногда на эту задачу берут помощника, чтобы освободить основного бухгалтера. Но — хвала автоматизации — есть и другое решение.
Сервис Fasta позволяет автоматически распознавать и загружать данные из первичных документов в 1С. Он разработан для:
- уменьшения ошибок при вводе данных в 1С,
- ускорения занесения информации в программу.
Как работает Fasta?
Нужно отсканировать полученный документ, Fasta обработает и загрузит данные. Магия? Нет, не магия. Программа умеет распознавать текст и форму документа, благодаря встроенным шаблонам и разработке ABBYY.
Что распознает:
- счет-фактуру;
- ТОРГ 12;
- УПД;
- акт выполненных работ;
- счет на оплату;
- паспорт РФ.
Алгоритм действий сводится к тому, чтобы отсканировать документ (или уже получить его в электронном виде), загрузить, распознать через сервис Fasta и провести в 1С.
В базе создаются:
- поступление товаров и услуг,
- реализация товаров и услуг,
- платежное поручение,
- счет от поставщика,
- карточка физлица.
Программа перепроверяет данные документа и указывает на ошибки: неправильную сумму в табличной части, например. Fasta распознает текст, внесенный в табличную часть документа и параллельно сама пересчитывает данные, потом сопоставляет результат.
Такой подход помогает избежать множества ошибок. Если обратиться к статистике, то благодаря сервису скорость введения документов увеличивается в 10 раз, при этом исключив ошибки при вводе.
Загружать документы можно разными способами:
- через горячую папку. Выбираете папку и привязываете ее к сервису. Все документы, попадающие в нее, будут автоматически уходить на распознавание.
- через веб-браузер. Для загрузки открываете интерфейс Fasta в окне браузера, загружаете туда документы, а сотрудник в офисе отправляет их на распознавание.
- непосредственно в 1С. Ну а здесь комментарии излишни.
Как подключить?
Сервис по упрощению ввода первички в 1С и подключается проще простого.
Работает в 2 режимах:
- в облаке;
- с локальной базой.
Все, что нужно для подключения — учетная запись в облаке и наличие базы 1С, в которой будет работать функционал.
Какая 1С подойдет?
Fasta работает практически со всеми массовыми типовыми конфигурациями:
- Бухгалтерия предприятия,
- Управление торговлей,
- Управление нашей фирмой,
- Комплексная автоматизация,
- Зарплата и управление персоналом,
- Управление производственным предприятием,
- Розница.
В 1С открываете интерфейс сервиса и — вуаля! — можно загружать первичку.
А теперь попробуем сравнить
Fasta
на распознавание 1 документа тратит до 30 секунд.
На тот же документ даже самый быстрый и рукастый бухгалтер тратит минут 5. Стоимость сервиса — от 18000 рублей в год.
Плюсы:
- распознает наиболее распространенные типовые документы,
- высокая скорость распознавания,
- вероятность ошибок сведена к минимуму,
- совместим с большинством типовых конфигураций 1С.
Минусы:
- если форма документа отличается от стандарта, то такой документ не распознается,
- не работает с отраслевыми и доработанными конфигурациями.
Помощник на первичке.
Зарплата — от 30000 рублей в месяц.
Плюсы:
- помимо распознавания и ввода документов может выполнять и другие функции,
- вводит любые формы документов,
- работает с любой 1С.
Минусы:
- дорогостоящее решение,
- время на ввод документов в сравнении с сервисом увеличивается в разы,
- человеческий фактор. Риск ошибки возрастает пропорционально увеличению количества документов и загруженности (читай, задолбанности) специалиста.
Выводы мы оставим нашим читателям. Единственно правильное решение — всегда индивидуально. Важно только помнить, что помощь в упрощении рутинной, но такой ответственной работы, существует.
Оглавление
- Как работает Fasta?
- Как подключить?
- Какая 1С подойдет?
- А теперь попробуем сравнить
Источник: 42clouds.com