Каждая организация, в которой есть наёмные сотрудники, должна в обязательном порядке вести кадровое делопроизводство, которое, в свою очередь, строится на обширной законодательной базе. Как вести делопроизводство так, чтобы соблюсти все нормативные акты и выстроить удобные кадровые процессы, как для руководства, так и для персонала? Дадим общую инструкцию в этой статье.
Что такое кадровое делопроизводство?
Кадровое делопроизводство (КДП) — деятельность, направленная на организацию работы с кадровыми документами. Она обеспечивает соблюдение законодательных норм при ведении трудовых отношений и регулирует отношения между работником и работодателем. Основной целью является выстраивание эффективного и качественного взаимодействия с кадровыми документами.
Задачи КДП:
- Документальное оформление трудовых отношений с сотрудниками предприятия в соответствии с ТК РФ;
- Формирование штатного расписания;
- Ведение личных дел и рабочих документов сотрудников;
- Составление и ведение графика отпусков;
- Оформление и выдача справок сотрудникам.
Добросовестное выполнение вышеописанных задач упрощает работу с персоналом и существенно сокращает количество трудовых споров. За несоблюдение правил КДП, предусмотренных ТК РФ, предусмотрена административная ответственность, регулируемая п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. За повторное нарушение прописана иная ответственность в ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
Кадровый учет «с нуля»
Кадровое делопроизводство может вестись специально созданным структурным подразделением — отделом кадров, специальными сотрудниками — кадровиками, бухгалтерами, юристами или аутсорсинговыми компаниями.
Как правильно выстроить кадровое делопроизводство
Поставить на рельсы ведение кадрового учёта, особенно если у вас ноль наработок, — довольно непростое дело. Здесь предстоит выполнить колоссальный объём работ, но соблюдая все рекомендации и требования законодательства, у вас обязательно получится с этим справиться. Рассмотрим подробнее, какие шаги нужно пройти, чтобы должным образом организовать кадровое делопроизводство внутри компании.
Изучить основы ведения КДП
Во главе списка, конечно, стоит ТК РФ. Он выступает главной нормативной базой и устанавливает основы ведения кадрового учёта. Кроме того, будет полезно изучить различные методички и экспертные статьи на эту тему.
Изучить учредительные документы компании
Владение всей информацией, которую регулируют учредительные документы, является основой для правильного составления дальнейшей документации компании. Это помогает избежать ошибок в процессе оформления трудовых договоров, приказов и прочего.
Создать нормативную базу компании
Здесь необходимо учитывать все требования законодательства, в том числе ТК РФ и Федеральные законы, регулирующие типовые кадровые процессы, такие как: оформление отпусков, выплата заработной платы, приём или увольнение сотрудников и другие.
Кадровый учет в 1C 8.3 ЗУП редакции 3.1. Инструкция для начинающих (пошаговое описание)
Определить сотрудников, ответственных за ведение кадрового делопроизводства
Очевидно, что для поддержания кадрового документооборота в тонусе необходимо определить круг лиц (для маленьких предприятий бывает достаточно и одного человека), которые будут ответственны за организацию КДП в компании. Они будут следить за тем, чтобы все процессы выполнялись своевременно и должным образом соответствовали всем установленным законодательным нормам.
Для того чтобы утвердить полномочия выбранных лиц, необходимо оформить приказы об их назначении. Можно разделить обязанности кадровиков в зависимости от конкретного функционала. Например, ответственного за воинский учёт, ответственного за хранение документов, ответственного за охрану труда и т.п.
Составить список обязательных документов
К таковым могут относиться: штатное расписание, график отпусков, личная карточка сотрудника или иного рода первичные документы (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Как правило, данные документы запрашивает инспектор из Государственной инспекции труда РФ при проведении проверок, поэтому не стоит ими пренебрегать. Кстати, вы можете разработать собственные формы бланков для оформления документов в вашей компании, если есть потребность или желание.
Очень важно помнить, что эти документы не должны противоречить друг другу и законодательным нормам. В противном случае могут возникнуть проблемы при разрешении трудовых споров или при проверках уполномоченных органов.
Исключение предоставляется для микропредприятий, они могут не оформлять часть локальных документов. К примеру, им необязательно иметь правила внутреннего распорядка (ст. 309.2 ТК РФ)
Создать локальные нормативные акты (ЛНА)
Существует список ЛНА, обязательных для должного регулирования трудовых отношений. К ним относятся акты, которые:
- Регулируют внутренний трудовой распорядок (ст. 189 ТК РФ)
- Устанавливают системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ)
- Устанавливают инструкции для обработки персональных данных (гл. 14 ТК РФ)
- Регулируют охрану труда (раздел X ТК РФ)
- Определяют правила по нормированию труда (ст. 162 ТК РФ)
- Устанавливают нормы этики и служебного поведения
К таким нормативным актам относятся: положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), положение о персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ) и другие документы, регулирующие трудовую деятельность на предприятии.
Все сотрудники должны быть ознакомлены с принятыми в компании ЛНА. Каждый новый принимаемый член персонала также должен оформить процедуру ознакомления.
Подготовить шаблон трудового договора
Трудовой договор выступает одним из первостепенных документов организации в сфере регулирования рабочих отношений. Необходимо разработать образец типовой формы, которая в дальнейшем будет использоваться при найме в компанию новых сотрудников. В ТК РФ установлен перечень правил и своего рода инструкции, которые необходимо учитывать при разработке шаблона. Неисполнение этих правил влечёт за собой штрафы, которые считаются самыми дорогими в сфере КДП.
Завести регистрационные журналы
Обязательный пункт для качественной организации КДП, который встретится вам в любой инструкции для кадровика. В журналах нужно фиксировать несчастные случаи на производстве, информацию о проверках, регистрацию инструктажей и другие. Они являются важной частью регулирования трудовых отношений.
Обеспечить надёжное хранение кадровых документов
Законодательство устанавливает жёсткие требования к хранению документов и их конфиденциальности. На работодателя ложится ответственность за создание должных условий для организации надёжного архива. Кроме того, законом установлены различные сроки хранения для разных видов, которые должна соблюдать каждая российская компания. Неисполнение данных правил влечёт за собой юридическую ответственность.
Заранее спланировать работу с ключевыми документами
Подготовьте календарь, в котором будут прописаны важные рубежи для кадрового учёта. Это необходимо для того, чтобы вовремя составлять график отпусков, актуализировать документы и своевременно осуществлять иную кадровую деятельность.
Обязательные кадровые документы
В каждой организации, где имеются наёмные сотрудники, в должном порядке требуется присутствие обязательных документов по учёту кадров (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Обычно во время проверок их запрашивают уполномоченные органы: Государственная инспекция труда РФ, Пенсионный фонд РФ и т.д. Вот перечень таких документов:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
- График отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
- Журнал о прохождении инструктажей (ст. 212 ТК РФ);
- Инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ);
- Положение о персональных данных (ст. 88 ТК РФ);
- Положение об оплате труда (ст. 69 ТК РФ).
Как вести кадры в программе
Введите имя пользователя, чьи записи вы хотите найти
Нет аккаунта? Зарегистрироваться
Профессионалами не рождаются
Кадровое делопроизводство «с нуля»
- Jul. 21st, 2009 at 12:42 AM
Вам поручили поставить кадровое дело с нуля. А опыта работы в этой области у Вас мало. Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. Тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.
Итак, Вам поручили кадры.
1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами.
Всё это понадобится Вам в работе.
Нужные нормативные акты в последней редакции Вы можете найти здесь .
Лучший вариант справочной «литературы» — электронная библиотека «Пакет Кадровика» — в ней есть оооочень много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др. Можно выбрать и другие базы данных.
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.
2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.
Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять) и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.
3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.
Список таких документов есть здесь .
Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.
4. Оформляем директора
Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в «Пакете Кадровика», необходимые образцы документов там же.
Еще в Пакете Вы найдёте семинар «Оформление трудовых отношений с наёмным директором» и массу консультаций по теме в соответствующем разделе консультаций.
5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты
(см. таблицу из пункта 3).
Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.
Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную.
Скачать эту форму штатного расписания можно здесь .
Указания по заполнению унифицированных форм здесь .
Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в «Пакете Кадровика» посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематический семинар и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также в Пакете можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.
6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками.
Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В «Пакете Кадровика» есть хорошие шаблоны трудового договора и книга «Принимаем на работу: оформление трудовых отношений в пользу работодателя». Вот в частях 2 и 3 этой книги полезно и доступно рассказано, как составить законный, но в то же время выгодный трудовой договор.
7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения, консультациями по оформлению и книгами, семинарами по теме. Если у Вас нет Пакета, то некоторые документы можно скачать здесь .
8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки.
Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся директору. Издаем приказ о принятии директором на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк и образец приказа. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. Все необходимые материалы по ведению трудовых книжек (бланки приказов, утвержденная «Инструкция. «, образцы записей и мн. др.) приведены в качестве дополнительных материалов в «Книге движения трудовых книжек и вкладышей в них», которая обязательно должна быть в компании, своевременно заполняться, а также быть прошнурованной, пронумерованной и опечатанной сургучной (!) печатью.
Таким же образом оформляется и ведется «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее».
9. Оформляем на работу работников.
Пошаговую процедуру приёма на работу можно скачать здесь .
На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, Книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов, консультации по их оформлению есть в «Пакете Кадровика».
Если у Вас нет этой программы, то Вам пригодятся следующие ссылки.
Бланки и образцы некоторых документов есть здесь .
Книгу «Личные карточки: правила оформления» можно скачать здесь .
Практическое руководство по ведению трудовых книжек и образцы записей в них можно скачать здесь .
Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое…
Материал из рассылки Консалтинговой компании «Стратегия». *** Краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового дела во вновь открывающейся фирме.
(наиболее полезна эта инструкция для пользователей «Пакета Кадровика», а для тех, у кого нет этой программы, будем давать ссылки на материалы сайта кадровиков)
Профессионалы, что добавим?
Tags:
- Кадровое делопроизводство,
- новичкам
Источник: hr-ok.livejournal.com