Как ведется электронная трудовая книжка в какой программе

В начале использования электронных трудовых книжек в текущем году нет ничего сложного. Для этого требуются создание уведомлений, прием заявлений, формирование электронных книжек и отчетов в ПФР. Переходя на электронные трудовые книжки, следует сформировать уведомление, дать прочитать его работникам и попросить их расписаться, получить от них заявления о варианте ведения их трудовой до декабря года.

Для начала необходимо сформировать уведомление о начале использования в компании электронных трудовых книжек. Шапка уведомления оформляется обыкновенным для компании способом. Содержание документа о начале использования электронных трудовых выглядит приблизительно так:

Уведомление о ведении электронных трудовых книжек

1. Сообщаем, что с 1 января 2020 года данные о Вашей работе собираются и ведутся в электронной форме (содержатся на информационных ресурсах ПФР).

2. Ведение трудовой книжки в электронной форме обеспечивает работнику возможность получения доступа к указанным в ней данным путем обращения за ними к руководителю, а также путем обращения с соответствующим запросом:

Как вносятся сведения в электронную трудовую книжку при трудоустройстве и увольнении?

• в отделение ПФР;
• в МФЦ.

3. Доступ к данным о Вашей работе также можно получить в личном кабинете сотрудника:

• на веб-ресурсе ПФР;
• на сайте Госуслуг.

4. С учетом всего вышесказанного трудовая книжка на бумаге больше не является базовым документом о Вашей работе, Вы вправе написать отказ от ее использования. Вы добровольно решаете вести трудовую книжку только в электронной форме и принимаете это решение самостоятельно по своему усмотрению.

5. Сотруднику, принявшему решение вести трудовую книжку лишь в электронной форме, необходимо не позже последнего дня текущего года составить на имя работодателя заявление о предоставлении ему информации о трудовой деятельности согласно статье 66.1 Трудового Кодекса России (заявление о ведении электронной трудовой книжки). В данном случае сотруднику будет предоставлена трудовая на бумаге.

6. Сотруднику, который не желает вести трудовую книжку только в электронной форме, необходимо не позже последнего дня текущего года составить на имя работодателя заявление о продолжении ведения им трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового Кодекса России (заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме).

7. Если от сотрудника не поступало ни одного из упомянутых документов, его трудовая книжка будет вестись согласно статье 66 Трудового Кодекса России (иными словами, на бумаге).

8. Право на ведение трудовой книжки на бумаге остается у сотрудника и при приеме на другое рабочее место. Переход на ведение трудовой лишь в электронной форме возможен и после обозначенной даты. Для этого нужно просто составить на имя работодателя соответствующее заявление.

К данному уведомлению необходимо приложить лист ознакомления, в котором персонал должен расписаться и поставить дату.

Затем нужно получить от каждого работника заявление о том, желает ли он, чтобы его трудовая стала исключительно электронной, либо он принял решение вести трудовую на бумаге. Во втором случае все равно нужно будет вести документ еще и в электронной форме.

Электронная трудовая книжка. Что делать работодателям?

Заявление работника на выдачу электронной трудовой в 1С

Исходя из выбранного метода: в бумажной либо электронной форме – создаются соответствующие формы для печати заявлений в 1С.

Форма для печати заявления от работника на выдачу электронной трудовой

Электронная трудовая ведется со дня получения данного заявления. При этом необходимо отдать работнику трудовую на бумаге. В ней должна быть запись в свободной форме приблизительно такого содержания: «Представлено заявление о предоставлении данных о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ».

Форма для печати заявления от работника в 1С в случае ведения трудовой на бумаге

Если трудовая книжка будет вестись на бумаге, работодатель дополнительно должен вести еще и электронную книжку.

Переход к непосредственному оформлению электронных трудовых книжек

Перед созданием электронной трудовой в 1С необходимо обязательно поставить галки в кадровой документации.

После предварительных подготовки и настройки можно начинать переход к процессу формирования новой электронной трудовой для работника.

• Открытие в меню программы «Электронные трудовые книжки», клик на «Создать», выбор «СТД-Р».
• Создание электронной трудовой в 1С.
• В форму «СТД-Р» 1С на автомате внесет необходимые сведения по работнику.

Форма для печати электронной трудовой в 1С

Возможны ее распечатка, проставление на ней подписи, выдача работнику, если это потребуется.

Источник: itcons99.ru

Переход на электронные трудовые книжки

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это условный термин, определяющий сведения о трудовой деятельности работника, которые в электронном виде хранятся в ПФР. Данные в ПФР передает работодатель, сдавая форму отчетности СЗВ-ТД о каждом кадровом мероприятии (ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, далее — Закон N 27-ФЗ).

Сведения о трудовой деятельности организация обязана выдать работнику по форме СТД-Р (ст. 66.1 ТК РФ):

• при увольнении — в последний рабочий день;
• по запросу — в течение 3 рабочих дней.

Выписка о трудовой деятельности в электронном виде доступна:

• в Личном кабинете на сайте ПФР;
• на сайте Госуслуги.

В связи с этими изменениями работодателю нужно:

• Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
• Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

• не позднее 31.10.2020 уведомить в письменной форме каждого работника о том, что он может сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее (п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887, ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, далее — Закон N 439-ФЗ);
• до 31.12.2020 получить от каждого работника заявление о способе ведения его трудовой книжки: с сохранением бумажной трудовой книжки или только в электронной форме;
• работникам, отказавшимся от бумажной трудовой книжки, выдать ее на руки с записью о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности;
• на работников, которые решили сохранить бумажную трудовую или не заявили о своем выборе, продолжать вести трудовые книжки и в бумажном, и в электронном виде (п. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ);
• впервые принятым на работу в 2020 (без трудовой книжки) предложить выбор: завести бумажную трудовую книжку или ЭТК;
• работникам, которые впервые трудоустроятся с 2021, трудовые книжки вести только в электронном виде (п. 8 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

• выбравшие бумажную трудовую книжку — могут в любое время изменить решение (п. 5 ст. 2 Закона N 439-ФЗ);
• не подавшие заявление о способе ведения трудовой книжки до 31.12.2020 — могут сделать это в любой момент после этой даты (Письмо Минтруда от 11.02.2020 N 14-2/В-141);
• выбравшие электронный вид трудовой книжки, вернуться к бумажному уже не смогут (Письмо Минтруда РФ от 03.07.2020 N 14-2/ООГ-10180).

Если сотрудник при приеме предъявляет сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), проверьте, есть ли в документе отметка об отказе от бумажной книжки. Если отметки нет — попросите работника предоставить трудовую книжку.

Электронные сведения о трудовой деятельности практически дублируют бумажный вариант трудовой книжки. Они содержат (ст. 66.1 ТК РФ):

• информацию о работнике;
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу, включая дату подачи заявления о способе ведения сведений о трудовой деятельности;
• место работы (сведения о работодателе);
• вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• должность, профессию, специальность, квалификацию, структурное подразделение;
• вид поручаемой работы;
• код выполняемой функции (при наличии);
• основание кадрового мероприятия (дату, номер и вид документа);
• причины прекращения трудового договора.

Переход на электронные трудовые книжки в 1С

Форма уведомления и заявления законодательно не утверждена, поэтому работодатель может:

• разработать собственные формы;
• использовать формы, реализованные в 1С.

В программе можно сформировать документы на всех работников в разделе Заплата и кадры — Электронные трудовые книжки — Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности .

Заполните табличную часть всеми или отдельными сотрудниками.

Укажите любой из вариантов в графе Вид заявления и нажмите Записать .

Проводить документ не нужно, иначе сведения попадут в форму СЗВ-ТД.

По кнопке Заявление на всех указанных сотрудников сформируются:

• уведомление;
• два заявления о способе ведения трудовой книжки.

Печатные формы документов можно распечатать, сохранить или отправить по электронной почте из программы.

По мере того как сотрудники будут сдавать заявления, создавайте документ Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности и выбирайте в графе Вид заявления способ, указанный работником.

Укажите актуальную дату, указанную работником в заявлении.

При проведении Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности данные о выборе сотрудника отразятся в СЗВ-ТД указанной датой.

До 15 числа направляйте в ПФР сведения СЗВ-ТД по работникам, которые подали заявления в предыдущем месяце.

См. также:

• Памятка по ЭТК от ПФР
• Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) и заполнение заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки в программах 1С
• Заполнение формы СЗВ-ТД в 1С
• Как сделать корректировку СЗВ-ТД в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Электронные трудовые: ПФР разъясняет подробности

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

1. Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) и заполнение заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки в программах 1СРаботодателям в 2020 г. предстоит выполнить ряд мероприятий для перехода.
2. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — с чего начатьС 1 января 2020 г. начался переход на электронные трудовые.
3. Как облегчить переход на электронные трудовые книжки: подсказки работодателюЧрезвычайные меры, которые приходится предпринимать работодателям и властям в связи.
4. Электронные трудовые книжки: внедряем несмотря ни на что!Прямой эфир прошёл 26 мая 2020 г. Лектор: Климова М.А.

Оцените публикацию

(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете

Источник: buhexpert8.ru