Как в программе зарплата и кадры начислить аванс

По ч. 6 ст. 136 ТК зарплату нужно выплачивать не реже чем раз в полмесяца. Точная дата выплаты регламентируется внутренними документами (ПВТР), колдоговором или трудовым договором.

С 2023 года дата фактического получения дохода по оплате труда — это дата выплаты указанного дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 ТК). По п. 4 ст. 226 НК, при каждой выплате дохода требуется удержать исчисленный размер НДФЛ.

Расчет налога осуществляется на дату фактического получения дохода (п. 3 ст. 226 НК), поэтому при выплате аванса за первую половину месяца надо посчитать и удержать НДФЛ.

Обновление 1С:Зарплата и управление персоналом

• Настроим воинский учет;
• Настроим КЭДО;
• Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
• Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.

В 1С:ЗУП 8 (ред. 3) метод расчета аванса («Фиксированной суммой», «Процентом от тарифа», «Расчетом за первую половину месяца») раньше настраивали в индивидуальном порядке для каждого работника при регистрации его приема. Это делалось через документ «Прием на работу» во вкладке «Оплата труда» (рис. 1).

Выплата аванса по правилам 2023 года в 1С:Бухгалтерии 3.0

С 2023 года при приеме работника способ расчета аванса не требуется назначать, поскольку по умолчанию применяется метод «Расчетом за первую половину месяца».

Важно! В ведомостях на выплату аванса с датой позже 01.01.2023 г. не будут указываться работники, по которым применялись методы расчета аванса — «Фиксированной суммой» и «Процентом от тарифа». Исчисление аванса с 2023 года по всем работникам будет осуществляться методом «Расчетом за первую половину месяца» вне зависимости от ранее указанного способа.

Исчисление аванса осуществляется через документ «Начисление за первую половину месяца». Для этого пользователь заходит в меню «Зарплата», выбирает раздел «Создать» или «Все начисления» (рис. 2).

В графе «Месяц» проставляется месяц, за первую половину которого будет считаться зарплата.

Графа «Организация» формируется по умолчанию. Когда в учетной системе зарегистрировано больше одной компании, нужно выбрать ту, работникам которой рассчитывается аванс.

В графе «Дата» фиксируется дата регистрации документа.

Графа «Подразделение» заполняется, когда нужно рассчитать аванс конкретного структурного подразделения.

В графе «Расчет первой половины месяца до» указывается дата, до которой включительно нужно учесть отработанное время при расчете начислений. Автоматически здесь указывается дата — 15-ое число текущего месяца.

В графе «Планируемая дата выплаты» (снизу) уточняется предполагаемая дата выплаты аванса. В графе в автоматическом режиме указывается дата выплаты аванса — как по учетной политике компании. Проверить дату можно в меню «Настройки», далее выбрать «Организации», зайти во вкладку «Учетная политика и другие настройки», перейти в «Бухучет и выплата зарплаты» и выбрать вкладку «Выплата зарплаты».

Как начислить аванс по зарплате в 1С 8.3 Бухгалтерия

Чтобы автоматически заполнить таблицу в документе, пользователь нажимает кнопку «Заполнить». Заполнение осуществляется по всем работникам компании или выбранного подразделения с учетом их отработанного времени. В расчет входят также все плановые начисления и удержания работников, в карточке которых поставлен флажок «Начисляются при расчете первой половины месяца» (рис. 3).

Кроме того, при начислении аванса рассчитывается НДФЛ (с учетом вычетов) на планируемую дату выдачи аванса. Когда выплата приходится на другой день, доход и налог автоматически переучитываются на фактическую дату выплаты. Вручную корректировать ничего не нужно.

Далее нужно использовать кнопку «Провести и закрыть».

Регистрировать выплату аванса требуется через документы «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость через раздатчика» и «Ведомость на счета». Документы находятся в меню «Выплаты» в разделе «Все ведомости на выплату зарплаты». Вид документа определяют в зависимости от метода выдачи зарплаты (рис. 4).

Чтобы в автоматическом режиме заполнить таблицу документа на выплату, требуется указать характер выплаты «Аванс» в графе «Выплачивать». Далее надо нажать кнопку «Заполнить». Суммы к выплате рассчитываются с учетом удержанного налога — можно увидеть в колонке «НДФЛ к перечислению». НДФЛ с аванса удерживают на дату выплаты из графы «Дата выплаты» (снизу).

По умолчанию дата выплаты такая же, как и дата документа на выплату. Кроме того, при заполнении ведомости на выдачу аванса учитывают суммы, которые начислены межрасчетными документами, выплата которых была определена «С авансом» (рис. 5).

Чтобы проанализировать расчет и выплату аванса, используют отдельные специальные отчетные формы:

• «Анализ зарплаты по сотрудникам (за первую половину месяца)»;
• «Расчетная ведомость Т-51 (за первую половину месяца)»;
• «Расчетный листок (за первую половину месяца)».

Чтобы сформировать отчеты по зарплате, пользователь заходит в меню «Зарплата» и выбирает «Отчеты по зарплате».

В расчетном листке за первую половину месяца отражается сумма зарплаты за период, НДФЛ и ведомость выплаты аванса (рис. 6).

В справке о доходах работника размер аванса указывается как отдельный доход (доход входит в справку за январь, поскольку дата выплаты аванса — 20.01.2023 г.), а также указываются размеры рассчитанного и удержанного НДФЛ, вычеты (рис. 7).

При окончательном исчислении месячной зарплаты через документ «Начисление зарплаты и взносов» рассчитанные в аванс суммы не учитываются, зарплата начислится за полный месяц. Однако здесь отсутствуют задвоенные суммы, поскольку при регистрации суммы дохода для расчета НДФЛ дополнительно создается отрицательная сумма дохода на размер ранее рассчитанного аванса.

Таким образом, положительная сумма дохода на всю начисленную месячную зарплату и отрицательная сумма дохода на сумму ранее исчисленного аванса — это доход за вторую половину месяца (рис. 8).

Затем при выплате зарплаты программа рассчитывает сумму с учетом ранее выплаченного аванса и удержанного НДФЛ. Сумма зарплаты к выплате в общем за месяц за вычетом ранее выплаченной суммы аванса — это и есть сумма к выплате за вторую половину месяца (рис. 9).

Расчетный листок за месяц формируется, когда пользователь заходит в меню «Зарплата», выбирает «Отчеты по зарплате» и далее «Расчетный листок». В нем отражается общая начисленная сумма месячной зарплаты, НДФЛ и ведомости по выплате зарплаты за первую и вторую половины месяца.

В справке о доходах работника аванс и зарплата выделяются как отдельные доходы. Зарплату выплатили за вторую половину месяца 3 февраля, а потому доход включен в февраль (рис. 11).

Для повышения эффективности работы пользователей к программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» можно подключать удобные сервисы:

• 1С-Отчетность— для подготовки и сдачи регламентированной отчетности из программ «1С» во все контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Росалкогольрегулирование, Росприроднадзор и ФТС;
• Информационная система 1С:ИТС— для получения справочной информации по ведению кадрового учета, расчету заработной платы и работе в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8». В информационной системе 1С:ИТС представлены: «Справочник кадровика», новости, комментарии и консультации специалистов по вопросам кадрового учета, пошаговые инструкции по ведению кадрового учета и расчетам с персоналом в программах «1С», составлению и отправке отчетности в контролирующие органы;
• 1С:ДиректБанк— для прямого обмена с банками информацией по зарплатным проектам в электронном виде. Можно формировать файлы-заявки на открытие и закрытие лицевых счетов, реестры перечисляемой сотрудникам зарплаты. В типовой поставке формирование таких файлов предусмотрено по универсальному стандарту, который поддерживают многие банки.

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Источник: www.1cbit.ru

Как начислить аванс в 1С ЗУП Зарплата и Управление персоналом 3.1 (8.3)

Проконсультируем по начислениям и выплате авансов в 1С:ЗУП. Первая консультация бесплатно!

от 700 руб.

Сопровождение 1С:ЗУП

Поддержка вашей работы в 1С, регулярные консультации, помощь в настройках и устранении ошибок.

от 700 руб.

Автоматизация расчета зарплаты

Система не только для расчета зарплаты: анализ ФОТ, расчет KPI, исчисления налогов и взносов, сдача регламентированной отчетности.

Каждый работник обязан добросовестно исполнять свои обязанности, предусмотренные трудовым договором, а каждый работодатель обязан в полном объеме и своевременно выплачивать заработную плату.

Как установлено статьей 136 Трудового кодекса, зарплата должна выплачиваться минимум каждые полмесяца. Дата ее выплаты должна приходиться на 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Оплата за первую половину месяца условно обозначается как «аванс»

С точки зрения гражданского кодекса выплата аванса – это предварительная оплата поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг. Аванс одна сторона передает другой при наличии встречных обязательств или договорных отношений как обеспечение исполнения своих обязательств до начала выполнения встречного обязательства.

Аванс необходимо отличать от задатка. Аванс от задатка отличается, что при неисполнении договора передавшая сторона, ответственная за неисполнение договора, теряет задаток. Если за неисполнение договора отвечает сторона, принявшая задаток, тогда задаток возвращается в двойном размере. При выдаче аванса такое правило не применяется. Аванс является частью исполнения обязательств, а не как форма их обеспечения.

Прямого определения термина «аванс» трудовое законодательство не имеет. Смысл этого термина можно трактовать как некоторую условную сумму, которая выплачивается работнику в середине месяца и прямо не зависит от количества и качества труда. На сумму ранее выплаченного аванса уменьшается заработная плата, рассчитанная и выплаченная по итогам месяца.

Поэтому вместо термина «аванс» зачастую используется более официальный – «заработная плата за первую половину месяца». Вместо «Выплата аванса» – «Выплата заработной платы за первую половину месяца», вместо «Начисление аванса в 1С ЗУП» – «Начисление…» и вместо «Изменить аванс» – «Изменить…» и т.д. соответственно. Из этой статьи вы сможете узнать, как провести все эти операции в 1С ЗУП 3.1 (8.3). Для выполнения этих действий подходит программа любой версии: 1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ, КОРП или Базовая.

Бесплатная
консультация
эксперта

Анна Викулина
Руководитель Центра
сопровождения 1С
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Расчет

Внедрение 1С:ЗУП позволяет производить подобный расчет тремя способами, и каждый из них имеет свои отличия:

• Расчетом за первую половину месяца;
• Фиксированной суммой;
• Процентом от тарифа.

При выплате фиксированной суммой – расчет производится без учета отработанного времени. Если процентом от тарифа – расчет также производится без учета отработанного времени, а для расчета размера заработной платы за указанный период учитывается весь фонд оплаты труда работника (все плановые начисления, назначенные работнику). То есть, если выплата настроена процентом от тарифа, отсутствует возможность при выплате учитывать только некоторые из плановых начислений. Например, при выборе способа расчета процентом от тарифа, нельзя рассчитывать размер заработной платы за первую половину месяца только от размера оклада, без учета ежемесячной премии.

Способ начисления выплаты в 1С ЗУП 3.1 назначается каждому сотруднику. Назначение способа производится в документе «Прием на работу». Способ указывается на закладке «Оплата труда» (рис.1).

Если выбран способ – «Фиксированной суммой», то появится поле, куда нужно ввести сумму за период. Если «Процентом от тарифа», то появится поле, куда будет нужно ввести размер процента от нее.

Когда при помощи 1С ЗУП 3.1 начинает рассчитывать зарплату организация, в которой ранее применялась для расчета другая программа, то способ начисления можно назначить в документе «Начальная штатная расстановка» (рис. 2).

Увидеть способ начисления, назначенный конкретному сотруднику, можно непосредственно в карточке самого сотрудника (рис. 3) в реквизите «Аванс».

Корректировка данных

Изменить ранее назначенный способ можно при помощи документов:

• Кадровый перевод;
• Кадровый перевод списком;
• Изменение оплаты труда;
• Изменение аванса.

Документы «Кадровый перевод», «Кадровый перевод списком» находятся в журнале документов «Приемы, переводы, увольнения» в разделе «Кадры». Документ «Изменение оплаты труда» находится в журнале «Изменение оплаты сотрудников» и доступен как в разделе «Кадры», так и в разделе «Зарплата». Документ «Изменение аванса» находится в одноименном журнале и доступен в разделе «Зарплата».

Для того чтобы изменить способ расчета в документе «Кадровый перевод», нужно на закладке «Оплата труда» включить флажок «Аванс» и выбрать новый способ начисления (Рис. 4). При помощи документа «Кадровый перевод» можно изменить способ для одного сотрудника.

Чтобы изменить схему начисления в «Кадровый перевод списком», нужно заполнить табличную часть документа сведениями о работниках, у которых требуется изменить способ начисления. Дважды щелкнув мышкой по сотруднику, в появившемся окне надо выбрать закладку «Оплата труда», включить флажок «Аванс» и выбрать из списка нужный нам способ. Возможные значения списка (в порядке следования):

• Фиксированной суммой;
• Процентом от тарифа;
• Расчет за первую половину месяца (рис.5).

При помощи документа «Кадровый перевод списком» можно изменить способ начисления нескольким сотрудникам.

Чтобы изменить способ расчета в документе «Изменение оплаты труда», нужно включить флажок «Изменить аванс» и выбрать нужный (Рис. 6). При помощи документа «Изменение оплаты труда» можно изменить способ расчета для одного сотрудника.

Чтобы изменить способ расчета при помощи документа «Изменение аванса», необходимо в поле «Способ расчета аванса» выбрать новое значение. Заполнив табличную часть сведениями о сотрудниках, которым нужно изменить способ расчета (методом подбора или добавления), установить новое значение суммы или процента (для способов «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа»), записать и провести. При помощи документа «Изменение аванса» можно изменить способ для нескольких сотрудников (Рис. 7). При этом прежнее значение способа для работника показывается в табличной части.

Начисление

Начисление способом «Расчетом за первую половину месяца» производится с учетом отработанного времени. Поэтому для начисления указанным способом предназначен документ «Начисление за первую половину месяца». Он доступен из раздела «Зарплата» (рис. 8).

Для того чтобы начислить аванс расчетом необходимо:

1. Указать месяц, за который будет начисление;
2. Дату, до которой производится расчет первой половины месяца (по умолчанию 15-е число текущего месяца);
3. Если расчет заработной платы производится в разрезе подразделений, то выбрать подразделение, для работников которого необходимо рассчитать аванс;
4. Нажать на кнопку «Заполнить».

Построение системы премирования по KPI

Получите видеоинструкцию «Реализация системы KPI в программе 1С:ЗУП КОРП»

Источник: wiseadvice-it.ru

Начисление и выплата аванса в 1С: ЗУП 8 ред. 3 и 1С: ЗКГУ 8 ред. 3

Согласно законодательству Российской Федерации, заработная плата сотруднику должна выдаваться не реже, чем раз в полмесяца. Для этого в программах 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8 (редакция 3) и 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3) реализован механизм начисления и выплаты аванса, а уже затем зарплаты. Программные средства поддерживают три варианта начисления аванса: фиксированной суммой, процентом от тарифа и расчетом за первую половину месяца.

Вариант начисления аванса устанавливается в документе «Прием на работу». Хотелось бы обратить внимание, что вариант устанавливается для сотрудника, а не для физического лица. Это означает, что физическое лицо может занимать основную должность и работать по внутреннему совместительству, при этом у него могут быть указаны разные виды аванса по каждой из деятельностей.

Осветим в этой статье весь цикл установки необходимых настроек и начисления аванса сотруднику расчетом за первую половину месяца, а в конце статьи я также сделаю оговорку о другом, более простом, способе выплаты аванса – фиксированной суммой.

Предварительно для любого вариант необходимо установить даты, когда будут выплачиваться аванс и зарплата. Для этого перейдем по гиперссылке «Реквизиты организации» из раздела «Настройка»:

Откроется следующее окно:

Перейдем на последнюю вкладку, там воспользуемся гиперссылкой, как показано на рисунке:

После установки даты уплаты аванса начнем работу с создания нового сотрудника в справочнике «Сотрудники»:

После нажатия кнопки «Создать» в списке сотрудников:

Заполняем форму нужными данными, затем на основании создаем документ «Прием на работу»:

В открывшейся форме также заполняем необходимые поля:

Далее перейдем в раздел «Оплата труда». В этой форме и устанавливается вариант расчета аванса:

Автоматически программное средство устанавливает вариант расчета аванса — «Расчетом за первую половину месяца», если необходимо, можно выбрать другие варианты расчета, предусмотренные программой:

После принятия нового сотрудника, вся информация по нему введена и сохранена, требуется создать документы учета рабочего времени. В статье выбран вариант расчета за первую половину месяца, требуется вводить документы учета рабочего времени разбиением по 15 дней. Сделать это можно документом «Табель»:

По кнопке «Создать» в списке создаем новый документ:

Изменяем реквизит «Данные за» на вид «Первая половина месяца»:

Затем по кнопке «Заполнить» автоматом сформируется рабочее время сотрудников согласно производственному календарю и графику работы. Обращу ваше внимание, что в учреждении должны быть заполнены и актуализированы все имеющиеся графики работы (заполняются раз в год).

Приступаем непосредственно к начислению аванса. В разделе «Зарплата» создаем новый документ «Начисление за первую половину месяца»:

Нужно выбрать месяц начисления, затем воспользуемся кнопкой «Заполнить», автоматом сформируем документ:

Начисление аванса закончено, теперь выплатим аванс работникам. В начале статьи при установке дат выплаты заработной платы и аванса также был выбран вид выплаты «Зачислением на карточку», без указания проекта зарплаты. Уплату аванса произведем документом «Ведомость перечислений на счета». Соответственно, для выплаты через кассу используется документ «Ведомость в кассу», а если осуществляется перечисление на лицевые счета, созданные в зарплатном проекте организации – «Ведомость в банк».

Каждому работнику требуется указывать вид выдачи зарплаты. Сделать это можно, воспользовавшись гиперссылкой из карточки, как на рисунке ниже:

Установить переключатель в нужное положение и ввести счет в банке работника:

Когда нужные настройки установлены, создаем документ «Ведомость перечислений на счета»:

По кнопке «Создать» формируем новую ведомость. В документе в строке «Месяц выплаты» пропишем текущий месяц и изменим реквизит «Выплачивать» назначение «Аванс»:

Воспользуемся снова кнопкой «Заполнить». Происходит заполнение теми работниками, которым выбран вариант «Выплата перечислением на счет в банк».

Под реквизитом «Выплачивать» имеется возможность настройки доли уплаты сумм начисления (процентов), которыми будет заполняться ведомость. Для создания ведомости на выплату аванса нужно установить 100 процентов:

Также хотелось бы отметить, что если в учреждении кроме стандартных начислений имеются другие, то необходимо настроить эти начисления таким образом, чтобы и они входили в расчет аванса:

В форме списка начислений выбираем нужное:

В самой нижней строке формы начисления устанавливаем флаг в реквизите «Начисляется при расчете первой половины месяца»:

В этой статье были рассмотрены все необходимые настройки и требуемые для этого документы для расчета аванса вариантом «Расчет за первую половину месяца».

И в заключение, хотелось бы добавить, что в программных средствах, помимо рассмотренного варианта расчета аванса, довольно часто используется вариант «Фиксированной суммой». Если выбран этот вариант начисления аванса, дополнительные документы по вводу рабочего времени и начисления не вводятся, сразу формируется документ выплаты.

Автор статьи: Светлана Батомункуева

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Источник: xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai