ВАЖНО! С 01.03.2023 при составлении путевых листов надо опираться на приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390, заменивший собой прежний приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368.
Какие нововведения утвердил новый нормативный документ? Их не так много, и они не относятся к революционным новшествам.
Самое главное из них — это введение в оборот электронного путевого листа (ЭПЛ).
Подробнее о ЭПЛ читайте в нашей статье «Как оформить электронный путевой лист» .
Сразу возникает резонный вопрос: раз путевой лист стал электронным, можно ли создать такой путевой лист в 1С и работать с ним?
Можно. ЭПЛ входит в состав системы электронных перевозочных документов (ЭПД), которая была запущена раньше введения ЭПЛ. Ранее были утверждены форматы трех ЭПД:
Подробнее об электронных транспортных накладных читайте в статье .
Теперь в их число также входит и ЭПЛ. Для работы с электронными перевозочными документами в 1С можно подключить дополнительный модуль 1С-ЭПД.
На данный момент функционал путевых листов в 1С 8.3 также реализован. Можно делать в 1С списание по путевым листам, вести учет ГСМ.
Путевые листы в 1С. Заполнение путевого листа в 1с. Учет и печать путевых листов.
Для автотранспортных предприятий специально разработано решение, чтобы корректно и удобно вести учет путевых листов — 1С УАТ «Управление автотранспортом».
Где найти путевые листы в 1С 8.3, расскажем дальше в статье.
Образцы заполнения разных путевых листов приведены в «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
ПЛ в программе «1С»
Для начала использования путевых листов в 1С:Бухгалтерия необходимо подключить необходимый функционал.
Проходим путь: Главное — Настройки — Функциональность программы — Запасы. Ставим флажок «Путевые листы».
Далее, чтобы учет путевых листов в 1С велся корректно, необходимо внести сведения по трудящемуся, который будет управлять авто и кому будут выписываться ПЛ.
Для этого проходим путь: Справочники — Сотрудники — Физические лица — Карточка физлица — Все документы.
Источник: dzen.ru
Работа с путевыми листами в 1С
Согласно общих правил работы с маршрутными документами, перед началом работы водитель получает путевой лист, согласно которому выполняет задание. После выполнения задания, водитель сдает путевой лист диспетчеру. Только после этого диспетчер имеет право выдать водителю новый путевой лист.
Как правило, документ выдается на один день или смену, но программа позволяет выписывать документы на месяц и на любой другой срок. В работе с программой мы так же будем придерживаться этого правила – выписывать новый путевой лист только после проведения предыдущего. Условно разделим работу на 2 этапа.
Создание путевого листа, печать и выдача водителю
Рассмотрим на примере путевого листа грузового автомобиля (форма №4-С).
Создаем новый документ. Для этого перейдите в пункт «Путевые листы» > «Путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С)».
Ролик «Путевые листы в 1С:Бухгалтерия»
Для введения нового путевого листа в программу используйте кнопку «Создать», после чего откроется форма редактирования.
Организация и подразделения заполняются автоматически из значения по умолчанию (может быть указана в карточке ТС или константой), либо выбором.
Дата должна соответствовать дате выезда ТС из гаража.
Автомобиль выбираем из справочника. Если за автомобилем закреплен прицеп, то он автоматически заполнится в строке «Прицеп №1», либо выбрать соответствующий.
Заполняем строку «Водитель 1».
Дата и время выезда из гаража в блоке «Работа и ГСМ» заполняются автоматически и равна дате документа. Показатели спидометра и ГСМ при выезде заполнятся автоматически из предыдущего путевого листа, или если на этот автомобиль были введены начальные данные. При необходимости вы можете принудительно обновить остатки при выезде и пересчитать путевой лист. Это удобно при исправлении документов задним числом. Для группового пересчета используйте обработку «Пересчет ГСМ и Спидометра».
Далее выбираем «Заказчика» из справочника. Если в карточке заказчика указан адрес по умолчанию, он будет подставлен в колонку адреса. Адреса можно заполнять вводом с клавиатуры или выбором из справочника.
Можно выбрать любой ранее сохранный адрес, не обязательно принадлежащий выбранному заказчику.
На этом этапе можно распечатать путевой лист, поставить соответствующие подписи и выдать его водителю. Можно печатать с данными возврата и без.
После чего нажать Записать.
Документ запишется, но не будет проведен. Проводить будем на следующем этапе, после того как водитель вернет документ обратно. Оставлять документ не проведенным удобно ещё и потому, что сразу видно какие документы выданы, но не возвращены и не обработаны.
Получение путевого листа от водителя, заполнение фактическими данными и проведение
По окончании смены водитель сдает путевой лист, где у него будут заполнены: показатели спидометра и топлива при въезде в гараж, количество топлива, выданного по заправочному листу за этот день, ездки, количество перевезенного груза. Эти данные нам необходимы для правильного расчета топлива по норме.
Для этого заходим в пункт «Путевые листы» > «Путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С)» или «Путевые листы (все)», находим путевой лист, открываем и заполняем все недостающие данные: дату и время при въезде в гараж, «нулевой пробег» (если известно, сколько км ТС двигалось без груза), выдано ГСМ, табличную часть, а именно, для точного расчета расхода ГМС по норме нужно заполнить графы,
где пробег за все ездки.
Поправочный коэффициент (D) заполняется либо автоматически из автомобиля (если при вводе в справочнике «Транспортные средства» этот коэффициент был учтен), либо в ручную руководствуясь разделом 2 п. 5, п.6 методических рекомендаций Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте или спецификацией ТС.
Когда табличная часть будет заполнена, то показатель спидометра «на конец дня» заполнится автоматически.
Для автобусов, самосвалов, специальных автомобилей нужно заполнить «Т-Количество работы спец. оборудования».
Если все данные внесены верно, то автоматически рассчитается расход по норме, который может соответствовать или не соответствовать фактическому расходу ГСМ.
Если нужно, чтобы фактический расход был равен расходу по норме, можно нажать кнопку «=», либо установить вручную.
Вкладка «Топливо» заполняется автоматически, заглядывать в неё имеет смысл только если ТС использует несколько видов топлива. На этой вкладке, при необходимости можно вручную отредактировать «фактический расход» и «выдано» по конкретному виду топлива. Подробнее о работе с несколькими видами топлива.
Иногда возникает необходимость списать топливо датой возвращения (например, если путевой лист выдан на длительный срок и переходит на другой месяц). В этом случае установите галочку «Провести датой возврата» на вкладке топливо. Следующий путевой лист должен быть позже даты возврата, чтобы не нарушалась последовательность.
Кроме того, вы можете рассчитать заработную плату водителя, на вкладке «Заработная плата». Подробнее о настройках расчета.
Если пробег между адресами не известен, вы можете загрузить его из бесплатного он-лайн сервиса. Подробнее о автоматическом заполнении пробега.
На этом создание путевого листа завершено. Записываем и проводим. Печатаем при необходимости. Подробнее о режимах печати путевых листов.
Источник: pobedasoft.ru
Путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия
Организации могут использовать легковые автомобили для служебных поездок. В программе 1С Бухгалтерия 8.3 автоматизирован учет путевых листов (с релиза 3.0.74).
- Вести учет путевых листов.
- Печатать путевые листы.
- Отражать покупку ГСМ наличными, банковской картой или топливной картой.
- Списывать ГСМ.
- Вести учет ГСМ по транспортным средствам.
В инструкции рассмотрим, как использовать новый функционал.
Как включить функционал
Для включения функционала учета путевых листов нужно зайти в меню “Главное — Настройки — Функциональность”:
Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С.
Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00.
Услуги и цены можно увидеть по ссылке.
Будем рады помочь Вам!
Здесь нужно включить полную функциональность, либо на закладке “Запасы” установить флажок “Путевые листы”.
Изменения в плане счетов
В программе внесены изменения в план счетов:
- Добавили субсчет 10.03.1 “Топливо на складе” — с помощью него можно вести учет ГСМ без путевых листов, как раньше.
- Добавили субсчет 10.03.2 «Топливо в баке автомобиля» — с помощью него можно вести учет ГСМ по путевым листам по каждому транспортному средству.
- Добавили счет 76.15 «Приобретение по топливным картам». Нужен для учета количества топлива без суммы:
Транспортные средства
Для учета автомобилей используется справочник «Транспортные средства». Открыть его можно в разделе “Справочники — ОС и НМА”:
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
- Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
- Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.
При создании нового автомобиля указываются:
- Государственный знак;
- VIN;
- Марка;
- Собственник автомобиля — организация или контрагент;
- Используемое топливо и его норма расхода.
Топливо создается в справочнике “Номенклатура”, вид номенклатуры должен быть “Топливо”.
Добавление водительского удостоверения
Для водителей нужно указать данные водительского удостоверения. Информация вводится в справочнике “Физические лица” по ссылке “Все документы”:
Добавляем новый документ. Вид документа указываем “Водительское удостоверение”, вводим фамилию и имя водителя, серию, номер удостоверения и другие данные:
Эта информация будет использоваться при печати путевых листов.
Учет путевых листов
Ввод остатков ГСМ
До появления функционала учета путевых листов топливо учитывалось на счете 10.03.1 на складе. Получается, что на этом счете могут быть остатки. Для учета по путевым листам нужно перенести остатки с помощью документа “Операция”. Создадим новый документ и введем проводку Дт 10.03.02 и Кт 10.03.01:
То есть, переносим остатки ГСМ со склада в баки автомобилей.
Приобретение и списание ГСМ
Разберем, какие проводки будут формироваться при приобретении и списании ГСМ при учете путевых листов.
Оплачивать топливо можно наличными, банковской картой или топливной картой. От способа оплаты зависит, какие документы и проводки будут создаваться.
Оплата наличными или банковской картой
При оплате наличными или банковской картой создается документ “Путевой лист”. Создадим новый документ в разделе “Покупки”.
Указываем организацию, дату документа, транспортное средство, сотрудника (подотчетное лицо), проверяем счет затрат. При выборе автомобиля автоматически подставляется норма расхода:
На закладке “Топливо” вводим:
- Документ и его номер — это может быть кассовый чек или топливная карта. В данном случае “Кассовый чек”.
- Дату.
- Количество и стоимость ГСМ.
На закладке “Маршрут” вводим:
- Пункт и время отправления и назначения.
- Показания одометра в начале и конце пути.
- Автоматически рассчитается расстояние и расход.
Внизу документа отображается начальный остаток топлива, сколько заправили, сколько израсходовали на поездку, а также рассчитывается конечный остаток в баке.
После сохранения документа можно вывести на печать:
- Путевой лист.
- Путевой лист по форме №3.
- Авансовый отчет.
Проведем документ и посмотрим проводки:
- По Дт 10.03.2 отражается операция заправки ГСМ в бак (количество и сумма).
- По Кт 10.03.2 отражается операция списания ГСМ. Обращаем внимание, что списывается только количество. Списание выполняется на указанный в документе счет затрат.
- Проводка по Кт 10.03.2 по списанию суммы израсходованного топлива будет выполнена при закрытии месяца операцией “Корректировка стоимости номенклатуры”:
Сумма рассчитывается по средней стоимости за месяц.
Оплата по топливной карте
При оплате по топливной карте создается два документа:
- Путевой лист.
- Поступление (акт, накладная) с видом операции “Топливо”.
При заполнении документа “Путевой лист” выбираем документ “Топливная карта” и указываем количество ГСМ, цену и сумму указывать не нужно:
Остальная информация заполняется аналогично.
Проведем документ и посмотрим проводки:
По Дт 10.03.2 отражается операция заправки ГСМ в бак (только количество, без суммы).
Для отражения суммы создаем документ “Поступление (акт, накладная)”, операция “Топливо”:
По Дт 10.03.2 отражается сумма топлива. Здесь количества ГСМ нет, так как оно уже было отражено в путевом листе.
В конце месяца также выполняется операция “Корректировка стоимости номенклатуры”.
- Проводки по вводу начальных остатков в 1С
- Проводки по Списанию с расчетного счета в 1С
- Проводки по Поступлению на расчетный счет 1С
- Проводки Приходного кассового ордера в 1С
Источник: 1s83.info