Представим ситуацию. Ответственный работник по кассе, внес кассовый документ в журнал, заполнил параметры и провел его. Прошло время, и однажды главный бухгалтер вдруг нашел расхождение данных созданного документа и реальной операции. Кассир говорит, что абсолютно правильно вносил все данные, остальные работники бухгалтерии или не имеют доступа к документу, или убедительно утверждают, что непричастны к изменениям. Но факт налицо.
Итак, ответим же на вопросы «Как в 1С 8.2 посмотреть поменявшего документ?», «Как в 1с посмотреть изменившего документ?», «Как в 1С узнать кто и когда изменял документы?», «Как в 1С узнать кто изменил проводку в документе?», «Как посмотреть кто изменял документ в 1с?»
На самом деле все достаточно просто. В программе 1С:Бухгалтерия имеется встроенный инструмент по фиксации действий пользователей в информационной базе.
Проверим его действие на примере несанкционированного начисления зарплаты одному из работников организации. Откроем журнал начислений заработной платы.
Добавим в последний документ по начислению еще одного работника. Рассчитаем и проведем документ.
Казалось бы, все. Умышленное добавление к выплате незаметно насчитано, остается только дождаться формирования ответственным бухгалтером документа выплат, получить «доплату» и можно идти в магазин за обновками… Однако злоумышленнику спешить не стоит.
Ответственный бухгалтер или ГБ, почувствовав неладное весьма несложно могут взглянуть кто, что и когда изменил в документе.
Для этого открываем пункт главного меню «Сервис», и далее выбираем «Журнал регистрации». Замечу что, по умолчанию опция журнала регистрации включена. Однако, иногда, ошибочно полагая, что регистрация приведет к понижению производительности, некоторые администраторы ее отключают. Тем самым лишаясь полезной функциональности.
Итак открываем журнал.
Установив фильтр по документу видим все произведенные с ним действия.
Т.е. какой пользователь, с какого компьютера, в каком документе, и, главное, что и когда сделал.
Таким образом, от всевидящего ока 1С, при изменении документов никуда не деться.
Однако, справедливости ради, стоит отметить, что при всех возможностях журнала регистраций, его откровенно слабую информативность и нагроможденность. Если Вашему предприятию необходима конкретная детализация по измененным значениям реквизитов, можно воспользоваться разработкой лаборатории «Адвантер» (http://www.m.advanter.net) Указанная разработка имеет набор самых необходимых для бухгалтера функций по отслеживанию и информированию, встроенных в журналы документов.
Для примера продемонстрируем журнал кассовых документов конфигурации одного из предприятий, воспользовавшихся данной разработкой. В поле «Ответственный» мы видим неизменное значение человека, создавшего документ, а в поле «Изменивший» — ник пользователя 1С, внесшего последние изменения.
И, дополнительно, доступна информация по конкретным внесенным изменениям реквизитов документа. Кто, когда, в каком документе, с чего на что, с какого компьютера. Все, вплоть до знака.
Воспользовавшись одним из рассмотренных нами способов бухгалтер, имеющий доступ, всегда сможет верно определить пользователя 1С, внесшего последние изменения в документ информационной базы.
В случае, если у Вас появятся какие-либо сложности, мы, мы обязательно поможем.
Обсудить операцию и задать по ней вопросы можно в наш форум.
- Как в 1С 8.2 заполнить авансовый отчет?
- Как в 1с 8.2 начислить амортизацию?
- Где в 1С найти …? 1С 7.7 и 1С 8.2
- Как в 1С посмотреть движение товара? Для УТП 8.2 и 1С Бухгалтерия 8.2
- Как в 1С 8.2 начислить зарплату?
- Как в 1С 8.3 ввести операцию вручную ? Ручная проводка. Проводки вручную в 1С 8.3
- Как в 1с 8.2 продать ос? Как в 1с 8.2 продажа ос? Как в 1с продать основное средство? Передача основных средств 1С по предоплате.
- Как сделать групповое перемещение в другую группу ? Как в 1С 8.2 выделить несколько элементов
- Как установить 1С ? Как установить 1с 8.2 ? Как установить последний релиз 1С самому?
- Как в 1с добавить фирму? (для 1С 7.7 и 1С 8.2)
Если у Вас появились вопросы по статье или остались нерешенные проблемы обсудить их Вы можете на Форуме 1С Вопросы и ответы
Источник: www.advanter.net
Как узнать, что именно изменил пользователь в документах в программах 1С?
Что конкретно удалил либо поменял пользователь в конкретном документе в 1С? Для решения этого вопроса разработчики внедрили специальный механизм хранения версий объектов — так называемое версионирование, с помощью которого вы как раз можете увидеть всю конкретику измененных документов. В этой статье мы расскажем обо всех плюсах и минусах версионирования, а также покажем на конкретном примере в 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1, как работает механизм.
Начиная с платформы 8.3.11, механизм версионирования встроен в систему и называется «История данных». Он имеется во всех конфигурациях, работающих на основе библиотеки стандартных подсистем (БСП). Например, в 1С: Бухгалтерия предприятия он реализован, начиная с версии 3.0.35.
- просматривать, какие изменения внес пользователь в объект (справочник, документ);
- анализировать версии объектов;
- сравнивать эти версии между собой;
- восстанавливать любую из версий объекта.
Механизм версионирования позволяет пользователю выполнять гибкую настройку хранения данных, выборочно применять к объектам или табличным частям, сохранять данные лишь в определенный пользователем момент, например — при проведении документов.
Плюсов у этого функционала, конечно много.
Но есть и минусы, их тоже нужно учитывать. Важно грамотно подходить к настройке версионирования, т.к. использование данного функционала однозначно приводит к замедлению работы 1С. Это связано с тем, что история данных занимает какое-то место и при неправильной, беспорядочной настройке она может занимать больше места, нежели чем сам объект.
Центр обучения «Клерка» приглашает разобрать не менее важный аспект бухгалтерского учета — ведение учета запасов по новому ФСБУ 5/2019. Бесплатный вебинар уже совсем скоро — 20 августа.
Как включить версионирование в 1С?
Этот механизм может включить как разработчик в конфигураторе, так и сам пользователь в пользовательском режиме.
Для включения версионирования объектов выполните следующие пункты.
Шаг 1. Перейдите в раздел «Администрирование» — «Общие настройки».
Пример раздела в 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1:
Пример раздела в 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0.
Шаг 2. Разверните подраздел «История изменений» и установите галочку «Хранить историю изменений». Для перехода к настройкам нажмите гиперссылку «Настроить».
Как видите, в 1С: ЗУП и 1С: Бухгалтерии предприятия эти пункты выглядят совершенно одинаково.
Соответственно, и настройка версионирования во всех конфигурациях 1С выполняется аналогично, т.к. это одна подсистема.
Настройки истории хранения изменений
Рассмотрим основные настройки подсистемы «Версионирование» и механизма «Хранение данных» на примере программы 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1.
В составе объектов настройки два пункта: справочники и документы.
Настройку можно выполнить для каждого справочника отдельно, задав срок хранения и указав, когда сохранять версии.
В разделе «Документы» перечислены все имеющиеся в конфигурации документы, для которых также отдельно выполняется настройка хранения данных.
Параметр «Когда сохранять версии»
Для изменения параметра выделите ячейку и нажмите стрелочку. В выпадающем списке выберите нужное значение.
Значение параметра «Когда сохранять версии» может принимать значение:
- «При записи» — версия сохраняется при создании или изменении справочника либо документа;
- «При проведении» — применима для документов, для которых предусмотрено проведение. Запись производится при их проведении;
- «Никогда» — запись истории изменения объекта не ведется.
Применить настройки можно и к группе объектов.
Выберите несколько объектов с помощью кнопки Shift (в указанном диапазоне «с какого по какой») или Ctrl (выборочное выделение) и, нажав кнопку «Установить когда сохранять версии», выберите нужное значение для указанных объектов.
В этом пункте, кроме описанных выше вариантов, доступна настройка «По умолчанию». В данном случае устанавливаются рекомендуемые настройки. Для справочников это — «Никогда», для документов — «При проведении».
Для справочников варианты значений параметров отличаются от значений параметров для документов.
Параметр «Срок хранения версий»
Аналогично задается параметр «Срок хранения версий».
Выделите ячейку и выберите вариант срока хранения заданного элемента.
Он может принимать значение:
- «За последнюю неделю»;
- «За последний месяц»;
- За последние три месяца«;
- «За последний год»;
- «Бессрочно».
Для выбранной группы объектов изменить этот параметр также можно с помощью кнопки «Установить срок хранения версий».
Выделите объекты, нажмите вышеуказанную кнопку и выберите нужное значение.
Рассмотрим настройку на примере.
Пример настройки версионирования в 1С: ЗУП ред. 3.1
Установите настройки хранения истории изменений для документа «Начисление зарплаты и взносов». Значение параметра «Когда сохранять версии» — При проведении«, «Срок хранения» — «За последнюю неделю» (для примера).
После того, как активировано версионирование, в объектах 1С станут доступны кнопки в виде карандаша с часиками — «Перейти к истории изменений».
В нашем примере она расположена в журнале документов на панели инструментов, а также по нажатию кнопки «Еще».
Во втором варианте она выглядит как строка — «История изменений».
При открытии документа, в нем также присутствует такая кнопка и команда по нажатию кнопки «Еще».
Рассмотрим пример, когда бухгалтер вносила изменения в документ «Начисление зарплаты и взносов».
Конечно, когда изменения производились по одному сотруднику, проще исправить и пересмотреть начисления этого сотрудника. Но предположим, что возникла ситуация, когда «массово напортачили» в программе и данные изменены.
Для иллюстрации примера изменим заработную плату Булочкиной О.И. с 67000 руб. на 75000 руб. и посмотрим, как программа сохранит версии документов и сможем ли мы, используя механизм хранения данных, вернуться к прежней версии.
Нажмите «кнопку-карандашик» — «Перейти к истории изменений».
Становится видно информацию о версиях документа «Начисление зарплаты и взносов»: кто изменил данный объект, а также дату и время изменения.
Для просмотра версии выделите строку и нажмите кнопку «Открыть версию».
В отчете представлены вся информация, показатели и данные документа выделенной версии. Кнопками » » и «-» можно свернуть и развернуть блоки для удобства чтения.
В нашем примере мы знаем, что пользователь изменил зарплату по окладу Булочкиной О.И. на 75000 руб.
Но как же пользователь проанализирует такой объем информации и определит, какие изменения произведены в какой версии?
Для этого есть функция сравнения с помощью одноименной кнопки «Сравнить».
Для сравнения версий выделите нужные строки (с помощью Shift или Ctrl) и нажмите кнопку «Сравнить».
Обратите внимание, при выделении нескольких версий другие команды неактивны, т.к. предназначены для работы с одной строкой-версией.
В отчете отобразится таблица по выделенным версиям объекта. Голубым цветом выделены измененные данные, пролистав и проанализировав которые, пользователь может сопоставить произведенные изменения и при необходимости вернуться к той версии, которая его более устроит
Пролистав таблицу, мы видим, что пользователем Кругловой О. были изменены данные по Булочкиной О.И. Сохраненные версии № 1 и № 2 идентичные, а в версии № 3 прослеживаются изменения.
Обратите внимание на значение поля «Изменения в реквизитах». По умолчанию установлено — «Все». Поэтому отчет получился объемным. Нажав кнопку выбора с тремя точками, пользователь может задать выводимые реквизиты, отметив нужные галочками.
Главный бухгалтер, проанализировав ситуацию, приняла решение восстановить данные документа «Начисления зарплаты и взносов» до внесения изменений зарплаты.
Как это сделать?
Выделите версию объекта, на который хотите перейти и нажмите кнопку «Перейти на версию».
В моделируемом примере нас устроит версия № 2 (до внесения изменений). На нее и перейдем.
В результате проведенных манипуляций в таблице «История изменений: Начисление зарплаты и взносов от 31.08.2021» появилась четвертая версия документа с пометкой — «Выполнен переход к версии № 2 от 10.08.2021 18:32:49» (пример моделировался 10.08.2021).
Откройте документ и проверьте, что в нем изменилось.
Документ перешел к варианту до внесения в него изменений. В нашем примере зарплата сотрудника Булочкиной О.И. автоматически изменилась на 67000 руб. (напомним, она была изменена ранее на 75000 руб.). Начисление НДФЛ и страховых взносов также приняло прежние значения. Т.е. документ полностью принял первоначальный вид.
Этот способ очень удобен. Он позволяет не только отслеживать, когда и кем были произведены изменения, но и «откатывать» состояние объекта в предшествующее состояние. Перейдя на версию объекта и не получив результата, пользователь может повторить операцию снова. Переходы от версии к версии не ограничены и их можно выполнять в пределах хранящихся версий.
Напоминаем, единственный минус версионирования — это то, что хранящиеся данные занимают место и при больших объемах накопленной информации программа может начать притормаживать и подвисать, особенно при работе на слабых компьютерах. Поэтому возможно имеет смысл устанавливать версионирование только для конкретных документов в программе, по которым могут быть спорные моменты.
Объем хранимых версий объектов и их удаление в 1С
Вернемся к разделу «Настройка и хранение истории изменений».
Нажмите гиперссылку «Количество и объем хранения версий объектов».
В отчете представлена информация в графическом и в табличном варианте, где пользователь видит структуру данных версий хранения объектов.
В нашем примере видно, что объект — документ «Начисление зарплаты и взносов» имеет четыре версии и этот объем данных занимает 0,01Мб.
Но это всего лишь один документ. Поэтому, если вы настраиваете версионирование и активно им пользуетесь, смотрите какой объем занимают данные.
Обратите внимание на строку «Очистка устаревших версий». У нас пока таковых не имеется, но при их появлении появится кнопка «Очистить». Здесь также выводится информация об их количестве и объеме. Нажав на эту кнопку старые, неактуальные версии удаляются.
Для автоматизации процесса удаления устаревших версий, установите одноименную галочку «Автоматически удалять устаревшие версии» и вам не придется постоянно отвлекаться на контроль этого процесса.
Теперь вы знаете что такое версионирование и как настроить хранение истории изменения справочников и документов в программах 1С.
Как говорится: «Все гениальное — просто!». Экспериментируйте, используйте этот функционал программы и, главное, не бойтесь что-то испортить, ведь всегда можно вернуть версию объекта. Если вы сочтете это ненужным, то в любой момент вы сможете отключить эту настройку.
Источник: www.klerk.ru
Как посмотреть отчеты по продажам в 1С: Управление небольшой фирмой 1.6?
Если определенный отчет используется очень часто, для удобства его можно разместить в разделе Продажи. Для этого идем в Настройки( значки шестеренок в правом верхнем углу) — Настройки действий, выбираем нужный отчет и подтверждаем выбор нажатием кнопки Добавить.
Отчет будет добавлен в отдельное меню в нужном разделе.
Рассмотрим несколько видов отчетов, которые являются наиболее востребоваными среди пользователей программы.
Выполнение заказов
В разделе Продажи- меню Аналитика- пункт Отчеты откроет перечень всевозможных отчетов. В верхней части окна есть поисковая строка, которой можно воспользоваться, если нужного отчета в перечне нет.
Для анализа выполнения заказов покупателей откроем документ Выполнение заказов. В настройках можно уточнить необходимые параметры:
- период- на конкретную дату или за определенный месяц;
- выводить отчет в разрезе номеров заказов или с перечнем товаров/услуг;
- отслеживать исполнение заказов- на каком этапе сейчас каждая из продаж или фильтровать заказы на определенном этапе;
- просмотреть все операции по отдельному покупателю.
Оплата заказов покупателей
Отчет дает возможность анализировать взаиморасчеты с клиентами в разрезе договоров и заказов. В табличную часть в разрезе заказов выводятся предоплата, оплата и задолженность клиента.
- состояние заказа( не оплаченные, оплаченные частично и полностью);
- покупатель;
- договор с покупателем.
Задолженность покупателей по срокам
Создан для того, чтобы отслеживать сорванные сроки по платежам клиентов. Есть возможность вывести анализ только на определенную дату.
Возможна фильтрация по:
1) контрагенту, договору, документу;
2) по срокам задолженности.
Отчет удобен для количественно- суммового анализа. Поможет установить актуальность продаваемых позиций.
Табличная часть представлена в разрезе номенклатур, количества и сумм.
Дополнительно в отчет включен еще ряд подотчетов с фильтрацией по менеджерам, контрагентам, заказам, возвратам, категориям номенклатуры и отдельным позициям. Есть еще динамика по аналогичным показателям.
В этом же отчете есть возможность отразить информацию по наценке, валовой прибыли, рентабельности и себестоимости товаров в разрезе документов. Для этого нужно в боковой панели настроек Добавить строку- выбрать Документ движения, Добавить колонку- выбрать нужный показатель.
Товарный отчет Торг-29
Форма этого отчета унифицирована для программ семейства 1С: Предприятие. Ее основное назначение- учет товарных документов за выбранный период.
Источник: 42clouds.com