От четкой формулировки задачи зависит ее качество и срок выполнения. Если сотрудники будут неправильно понимать руководителя, они начнут ошибаться или совсем перестанут выполнять задания. Компетентный начальник должен наставлять персонал, определять цели и методы выполнения рабочих обязанностей и делиться ими с подчиненными. В статье рассмотрим, как ставить задачи сотрудникам, какие бывают ошибки в постановке и чем хороша CRM для управления проектами.
Что такое постановка задач сотрудникам и почему она важна
Постановка задач — это процесс составления точной формулировки задания с описанием условий для его выполнения. Правильно поставленная задача помогает минимизировать количество вопросов, упростить и ускорить работу подчиненных.
Грамотная постановка задач помогает не только отдельным сотрудникам, но и всему коллективу. Если команда понимает область ответственности друг друга, им проще находить ответы на вопросы, корректировать действия и работать вместе над одной целью.
Как ставить задачи, чтобы они выполнялись. Правильная постановка задач подчиненным
Работать над задачами удобно в системе управления проектами Битрикс24. В карточке каждой задачи видно, когда она была поставлена, кто над ней работал, и как велось обсуждение. Связанные задачи можно объединять в проекты, подключая к ним необходимые инструменты: календарь, чат, фотогалерею, базу знаний. Выстраивайте работу над задачами по любой удобной методике — диаграмма Ганта, Скрам, канбан-доска, сортировка по горящим срокам — и задавайте разные фоны проектам, чтобы быстро их отличать друг от друга.
Виды задач в управлении проектами
- Важные и долгосрочные. На их планирование и достижение нужно больше всего времени, сил и ресурсов. Например, увеличение количества клиентов, рост прибыли, выход компании на новый рынок.
- Текущие важные. Это те задачи, которые сотрудник должен решить сегодня или в ближайшие дни. Пример: провести встречу с крупным клиентом, спланировать задачи отдела на следующую неделю.
- Повседневные. Задания, которые ежедневно выполняет ваш персонал: звонки клиентам, выставление счетов, отгрузка товара.
- Ситуативные. Появляются в работе в зависимости от обстоятельств и ситуаций.
SMART-цели в постановке задач
Корректно формулировать задачи поможет SMART — система эффективной постановки задач и достижения цели. С ее помощью просто расписать желаемый результат в деталях. Аббревиатура расшифровывается по названиям критериев. Во время постановки задач сотрудникам проверяйте формулировку на соответствие каждого:
- Конкретная (specific). Четко обозначайте ожидаемый результат и избегайте абстракций. Пример: увеличить конверсию сайта на 30%.
- Измеримая (measurable). Прописывайте критерии, по которым вам и вашим сотрудникам будет легче оценить результат. Это могут быть конкретные суммы прибыли или количество новых сотрудников во время кадровых перестановок.
- Достижимая (achievable). Оцените выполнимость задачи. Для этого взвесьте ресурсы: сроки, количество и опыт персонала, бюджет. Если чувствуете, что чего-то не хватает, снизьте планку. Например, вместо «увеличить продажи на 40% за месяц» — «увеличить продажи на 20% до конца года».
- Значимая (relevant). Подумайте, точно ли эта задача сейчас подходит по экономической обстановке и состоянию компании. Не стоит тратить силы и деньги на открытие новых офисов в пандемию, а лучше дождаться стабильности.
- Ограниченная во времени (time bound). Избавьтесь от размытых формулировок «быстро» или «срочно». Вместо этого обозначьте в таск-трекере дедлайн с небольшим временным запасом, чтобы сотрудник успел выполнить задачу.
3 лучших способа контролировать выполнение задач сотрудниками
Алгоритм постановки задач сотрудникам
Некомпетентный руководитель может перекладывать вину на сотрудников и обвинять их в безответственности или лени. Но результат во многом зависит от самого управленца и правильного алгоритма постановки задач. Чтобы помочь подчиненному успешно выполнить задание:
- Определите ответственного сотрудника с учетом его компетенций, мотивации и опыта.
- Выберите подходящие время и способы постановки задачи — устно, на почту, в программе для ведения проектов, утром или вечером рабочего дня.
- Опишите задание в деталях, чтобы у сотрудника была полная картина.
- Обозначьте необходимые результаты в конкретных цифрах и показателях.
- Убедитесь в понимании задачи, задав сотруднику вопросы.
- Предоставьте все доступы, контакты, скрипты, сайты, если это нужно для выполнения.
- Обозначьте этапы, когда вы проверите промежуточный результат, и когда нужен итог.
- Давайте обратную связь после анализа промежуточных итогов и финальной проверки выполненной задачи.
Примеры постановки задач в таск-менеджере
Рассмотрим правильные примеры постановки задач из области IT-технологий и digital-сферы.
Задача для аналитика: подготовить статистику посещаемости сайта за последние три месяца до конца дня. В отчете указать среднее время просмотра страницы и количество уникальных пользователей.
Задача для копирайтера: написать текст рассылки для клиентов с сообщением о недельной скидке 30% на коробочную версию CRM. Показать 2–3 готовых варианта в среду.
Задача для верстальщика: создать прототип мобильного приложения компании до конца месяца. В прототипе отразить все пункты из меню: его можно запросить у маркетолога.
Задача для маркетолога: подготовить анкету для опроса постоянных клиентов из 10 вопросов. Цель опроса — выявить проблемы в работе сервисной службы. Отправить менеджеру до конца недели.
Какие бывают ошибки при постановке задач
Частые ошибки связаны с тем, что руководитель не учитывает ресурсы и реальные возможности компании, а также не отслеживает промежуточные результаты. Иногда постановщик забывает дать референсы и другую информацию, которая поможет сотруднику корректно выполнить задачу. Рассмотрим восемь типичных ошибок.
Нереалистичные цели и задачи
Когда руководитель неверно оценивает ресурсы организации, опыт сотрудников и их мотивацию, задачи получаются оторванными от реальности. Перед постановкой проведите анализ показателей компании, например, количество продаж, совершенных звонков, отказов клиентов. Представьте желаемый результат и подумайте, насколько возможно его достичь и за какой срок. Разбивайте одну большую задачу на 2–3 маленьких, причем с персональным дедлайном для каждой.
Узкий фокус внимания
Концентрация внимания всех сотрудников на одной задаче приводит к проблемам в компании. Пример: руководитель направляет свои силы и ресурсы подчиненных на разработку интернет-магазина. За время работы над этой задачей из фокуса выпадают социальные сети, так как их перестают вести. Это приводит к потере клиентов. Распределяйте персонал по задачам так, чтобы при выполнении не страдали другие бизнес-процессы отдела и фирмы.
Руководители не следят за ведением проекта
Еще одна грубая ошибка — интерес и внимание руководителя только к конечному результату. Такие управленцы полностью или частично игнорируют ход выполнения задач и достигнутого в промежутках успеха. Для правильного выполнения задачи делите ее на этапы и отслеживайте результат в специальных сервисах для ведения проектов, включайтесь в процесс, если видите проблемы. Это поможет своевременно устранить недочеты и помочь сотруднику.
Ставьте задачи в Битрикс24
Организуйте эффективную работу над задачами и проектами в удобном таск-трекере.
Негативные цели
Эти цели ухудшают обстановку в коллективе, увеличивают стресс и снижают мотивацию персонала. Избегайте негативного посыла при постановке задач, угроз увольнения или лишения премии. Например, вместо требования не опаздывать к началу рабочего дня, укажите на необходимость приходить вовремя.
Слишком много целей
При большом количестве одновременно поставленных задач сотрудники теряются и могут упустить важное. Это приводит к непониманию приоритетности выполнения и к плохим результатам. Адекватно оценивайте возможности коллектива и распределяйте задачи между всеми подчиненными.
Отсутствие примеров
Если задача для сотрудника новая, он может выполнить ее по-своему. В итоге вы получите неверный результат и потратите время на переделывание. Дополняйте задачи инструкциями, удачными и неудачными примерами и давайте советы. Делитесь опытом или порекомендуйте обратиться к работнику, который уже выполнял подобную задачу.
Отсутствие обратной связи
Без обратной связи сотрудник будет полагаться только на личный опыт. Он может сделать неверно или не в том формате, что нужно. Это приведет к трате времени на устранение недочетов и срыву дедлайна. Уточните, все ли ему понятно в задаче, поинтересуйтесь о ходе выполнения и ответьте на возникающие вопросы. Когда проверяете промежуточные и итоговый результаты, отмечайте, что получилось и какие есть плюсы и минусы.
Неадекватные дедлайны
Желание быстрее получить результат может не совпадать с реальными возможностями коллектива и привести к ошибкам или срывам сроков. Когда планируете задачу, оценивайте способности всех участников процесса и ставьте только реальный срок. Если на промежуточных этапах замечаете, что подчиненные не успевают, подключайте дополнительные ресурсы или двигайте даты выполнения.
Когда сотрудники выполняют много задач, руководителю сложно контролировать работу, дедлайны и эффективность каждого. На странице Эффективность в Битрикс24 показано, сколько задач закрыл менеджер за выбранный период, есть ли замечания и нарушения сроков и сколько сейчас у него активных задач. Умное ПО для управления проектами поможет вам рассчитать зарплату, KPI и премии.
Что в итоге
От формулировки задачи зависит ее качество и срок выполнения. Используйте SMART-методику в постановке задач. Если задачи сложные или новые, подготовьте инструкции, референсы и делитесь советами. Большие цели делите на этапы и проверяйте промежуточные результаты.
Используйте таск-менеджер для команды, чтобы улучшить взаимодействие, собирать статистику по задачам и успевать все в срок. Давайте обратную связь сотрудникам и хвалите даже за небольшие достижения, чтобы они чувствовали свою значимость.
Источник: www.bitrix24.ru
Учет задач в 1С
Вам нужно поставить задачу подчиненному? Или вы не хотите забыть про важную встречу? Чтобы ставить задачи, контролировать их выполнение, а также получать напоминания, вы можете использовать один из многочисленных органайзеров. Но гораздо удобнее не переключаться между разными программами и использовать встроенные возможности «1С:Предприятие»!
Рассмотрим основные возможности блока работы с задачами в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3».
Список задач
Для просмотра списка задач и добавления новых воспользуйтесь спецаильной формой. Меню: Сервис – Задачи с оповещением – Список задач В списке задач отображаются ваши текущие задачи: Если вы установите флаг «Отображать форму при запуске системы», то список задач будет открываться автоматически при входе в базу. По умолчанию в списке отображаются только текущие задачи, причем просроченные отмечаются красным цветом. По нажатию на кнопку вы можете включать и выключать просмотр уже выполненных задач.
Создание задачи
Для создания новой задачи вы можете использовать кнопку «Добавить» в списке задач или пункт меню: Сервис – Задачи с оповещением – Поставить задачу В новой задаче необходимо указать краткое и полное описание задачи. Если задачу делаете для себя, то в качестве исполнителя оставьте себя. Если задачу должен выполнить другой сотрудник, то выберите его в поле «Исполнитель».
В поле «Исполнить до» указывается срок исполнения, если задача не будет выполнена в срок, то она считается просроченной и отображается красным цветом. 
При желании по задаче можно установить напоминание. Для этого ставится флаг «Напомнить» и поставить дату напоминания: 
Напоминания и выполнение задачи
Когда дата напоминания наступит, программа выдаст вам информационное окно: 
Вы можете открыть задачу, выполнить задачу или отложить напоминание, используя соответствующие кнопки. Независимо от напоминаний, все задачи всегда доступны в вашем списке задач. Выполнить задачу можно по кнопке «Выполнить» 
Статистика по задачам
Для просмотра статистики по задачам вы можете использовать отчет «Статистика по задачам пользователей». Меню: Отчеты – Статистика по задачам пользователей В отчете по каждому пользователю отображается количество выполненных и текущих задач. Также отдельно показываются просроченные задачи. Пример сформированного отчета:
Источник: 1CStyle.ru – комплексное обслуживание программных продуктов «1С:Предприятие»
Источник: www.klerk.ru
Как ставить задачу разработчикам сайта, чтобы вас правильно поняли
Как сформулировать хотелки, решить проблемы на берегу и приблизить результат к сайту мечты: чеклист на постановку задач на разработку от Notamedia.
Привет! Я Аня, специалист по продукту в digital-агентстве Notamedia. Наш отдел проектирует сайты и мобильные приложения — выявляет требования и бизнес-цели, изучает предметную область, специфику и цели пользователей, создает архитектуру и интерфейсы будущего решения.
В этой статье я расскажу о том, что делать, если вы решили обратиться в агентство за разработкой сайта. Как понять чего вы хотите, и как поставить задачу так, чтобы результат вас не разочаровал.
Перед тем, как обратиться в агентство, нужно четко определить формат работ: разработка сайта — это широкое понятие, поэтому сразу решите, что вам в итоге нужно.
- Редизайн текущего сайта. В результате редизайна у сайта меняется визуальное решение, а структура страниц и информация на них остаётся прежней.
- Переработка текущего сайта. В этом случае меняется всё — визуальное решение, структура страниц, информация на них. При переработке могут добавляться новые функции и интеграции.
- Создание нового сайта с нуля. Структура, информация и визуальное решение также создаются с нуля.
При редизайне сайта достаточно будет сформулировать пожелания к новому визуальному решению и найти подходящие референсы сайтов, которые вам нравятся.
При переработке и создании сайта нужно сформулировать гораздо больше требований.
- Цель разработки сайта.
- Кто будет пользоваться сайтом, кто ваша целевая аудитория.
- Сценарии пользователей.
- Функционал сайта.
- Структура сайта.
- Контент.