При работе с планом проекта может оказаться, что средств программы Microsoft Project вам недостаточно. Например, вам потребуется произвести вычисления с данными проекта и построить различные графики. С другой стороны, может возникнуть ситуация, когда у заказчика или участника проекта отсутствует Microsoft Project.
В этой главе вы узнаете о связи Microsoft Project с другими программами. Обмениваясь данными с программой Microsoft Excel [Майкрософт Эксел], вы можете выполнить сложные расчеты с данными проекта, создать разнообразные диаграммы, а также включить электронную таблицу в план проекта.
Если ваш план проекта получился достаточно большим, может оказаться удобней работать с данными проекта, используя базу данных программы Microsoft Access [Майкрософт Эксес]. Эту программу также удобно использовать для пополнения существующей базы данных информацией из проекта и, наоборот, для включения базы данных в план.
Импортировав план проекта в программу Microsoft Outlook [Майкрософт Аутлук], можно создать механизм напоминания сотрудникам о необходимости выполнения определенной работы в заданное время. Если вы создали в Microsoft Outlook список людей, его можно включить в проект как дополнительные ресурсы.
VBA фреймворк Юпитер Excel Часть 1 Создание интерфейса приложения
Если экспортировать план проекта в Web-формат и разместить его на сайте, то с планом сразу могут познакомиться другие участники и заказчик, что существенно повысит эффективность совместной работы над проектом.
Если вы экспортируете диаграмму из плана проекта в изображение, то потом в графическом редакторе будет возможность внести изменения или просмотреть рисунок.
Интеграция с программой Microsoft Excel
При создании проекта может оказаться, что у некоторых участников проекта установлена только программа Microsoft Excel. В этом случае следует воспользоваться возможностью интеграции программ Microsoft Project и Microsoft Excel. Кроме того, Microsoft Excel полезно использовать для выполнения сложных расчетов с данными проекта, создания разнообразных диаграмм. В этом разделе вы рассмотрите интеграцию с программой Microsoft Office Excel 2003, т.е. узнаем, как копировать электронную таблицу в план проекта, перемещать диаграмму Ганта в документ Microsoft Excel, импортировать и экспортировать план проекта.
Сначала скопируем ячейки электронной таблицы в план проекта.
Источник: studfile.net
База данных в Excel
Хотя в MS Office для создания обширных сложно связанных баз данных и последующей работы с ними предназначена программа Access, миллионы пользователей по всему миру предпочитают создавать простые (и не очень) базы данных в Excel. Причин этому несколько, и самая.
. главная из них – широчайшая распространенность, доступность и известность программы Excel, имеющей огромную аудиторию пользователей в отличие от программы Access, в которой работают в основном профессиональные программисты!
Складской учет в Excel. Программа Склад: Продажи
Если вы задумали вести дневник затрат на автомобиль, составить фильмотеку и управлять ей, вести учет выпускаемой продукции на работе, грамотно вести учет закупок и продаж в бизнесе, то вам неизбежно придется создавать базы данных и использовать при обработке данных разнообразные фильтры и генераторы всевозможных отчетов.
Этот пост открывает небольшой, но важный цикл коротких простых статей об азах грамотного хранения информации и способах обеспечения быстрого и удобного доступа к этим данным.
Адресован этот цикл статей в основном начинающим, но, возможно, он будет полезен и более опытным пользователям для систематизации и повторения ранее полученных знаний.
Чуть-чуть теории.
Обычная двухмерная таблица Excel, созданная с соблюдением некоторых определенных правил является таблицей базы данных.
Столбцы таблицы Excel – это поля базы данных, а строки – это записи базы данных.
Поле (столбец) содержит информацию об одном признаке для всех записей базы данных.
Запись (строка) состоит из нескольких (по числу полей) разнообразных информационных сообщений (признаков), характеризующих один объект базы данных.
Расширяемая база данных – это таблица, в которую постоянно добавляются новые записи (строки) информации. При этом названия и количество полей (столбцов) остаются неизменными.
Все вышесказанное очень важно понимать, знать, и помнить!
Создавая таблицу базы данных в Excel, необходимо выполнять несколько важных правил, которые облегчат в будущем вашу жизнь при извлечении информации! Их нетрудно запомнить!
Основные правила создания базы данных в Excel.
1. Первая строка базы данных должна содержать заголовки столбцов!
2. Каждая последующая строка базы данных должна содержать хотя бы одну заполненную данными ячейку.
3. Не следует применять объединенные ячейки в пространстве таблицы базы данных!
4. Каждый столбец должен содержать только один тип данных – или текст, или числа, или даты!
5. Вокруг базы данных ячейки должны быть пустыми, либо это должен быть край рабочего пространства листа.
6. Необходимо присвоить диапазону базы данных имя.
7. Следует объявить диапазон базы данных списком.
Пример.
В качестве примера создадим небольшую учебную базу данных в Excel, представляющую записи информации о работе участка завода, выпускающего строительные металлоконструкции.
Начальник участка ведет базу данных в Excel. Он ежедневно вводит информацию о выпущенной продукции. Для чего он это делает и ответы, на какие вопросы может получить в будущем, мы узнаем в последующих статьях. А пока займемся созданием информационного пространства для хранения важных данных о производстве.
Загружаем программу MS Excel и приступаем к работе.
Написанный заголовок не будет находиться в области базы данных! Строка №6 не имеет отношения к таблице базы данных, обратите на это внимание.
2. В ячейки A7…F7 записываем заголовки столбцов – полей базы данных.
3. Далее построчно в ячейки A8…E17 заносим записи о выпуске металлоконструкций.
4. В ячейку F8 вписываем формулу: =D8*E8 и копируем ее в ячейки F9. F17 .
5. Присваиваем диапазону базы данных имя.
Для этого выделяем область базы данных вместе с заголовками столбцов A7…F17; в главном меню выбираем «Вставка» — «Имя» — «Присвоить…». В выпавшем окне «Присвоение имени» пишем имя, например — БД2 и нажимаем на кнопку «ОК» – диапазону присвоено имя!
6. Объявляем диапазон базы данных списком.
Для этого вновь выделяем область базы данных вместе с заголовками столбцов; в главном меню выбираем «Данные» — «Список» — «Создать список».
В выпавшем окне «Создание списка» проверяем правильность указанной области расположения данных и наличие галочки у надписи «Список с заголовками». Нажимаем на кнопку «ОК» – список создан!
База данных в Excel готова!
Итоги.
Если активировать любую из ячеек внутри списка («встать мышью»), то мы увидим:
1. Объявленный список окаймлен синей жирной граничной линией.
2. На заголовки списка наложен автофильтр, кнопки которого появились в ячейках с заголовками столбцов.
3. В самом низу списка появилась пустая строка со звездочкой в начале, приглашающая добавить очередную запись в базу данных.
Итак, созданный список является автоматически расширяющейся базой данных в Excel с именем БД2. Можно продолжать наполнять ее информацией. По мере готовности к отгрузке изделий (в производстве металлоконструкций они называются отгрузочными марками или просто — марками) начальник участка должен делать очередные построчные записи .
Для чего мы уделили столько внимания созданию элементарной таблицы?! Это всем станет понятно, когда будем фильтровать, сортировать данные и формировать различные отчеты по запросам, но об этом читайте в последующих статьях. Эти азы работы с информацией в Excel я постараюсь изложить максимально кратко, интересно и просто. Правильная и продуманная предварительная подготовка «скелета» для хранения информации — это залог того, что в будущем вы легко найдете необходимые данные!
Ссылка на скачивание файла с примером: database (xls 31,0 KB).
Статьи с близкой тематикой
- Формула массива в Excel
- Волшебные сводные таблицы Excel!
- Ввод данных в Excel через форму
- Расширенный фильтр в Excel
- Автофильтр в Excel
Отзывы
19 комментариев на «База данных в Excel»
-
Анатолий 30 Апр 2014 04:12
Спасибо! Интересно и поучительно.
Отлично. С нетерпением буду ждать продолжение.
если нужна простая база, делаю в My visual database
My visual database — неплохая альтернатива MS Access.
Александр, спасибо за статью. Как в excel 2010 создать список, не нашел в главном меню «Данные» — «Список» — «Создать список».
Эдуард, я не нашел «с ходу» возможности объявлять списком таблицу в Excel 2010. Удивительно! Видимо, посчитали разработчики эту функцию ненужной, или так хорошо «закопали», что мы ее не видим. Я продолжаю работать в Excel 2003, не вижу кардинальных преимуществ в более новых версиях.
Александр, прошу прощения, статью не прочитал (нет времени в данный момент), но я ее скопировал, установил слежку за Вашей темой. И Вам огромное спасибо! Пользоваться таблицами я начал еще с ДОСовского Supercalkа! От Excelа я в восторге!
Просто, понятно, доходчиво описано русским языком ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ, а не программиста. Спасибо
Добрый день Александр. У меня Ексель 2010. Путь к списку: «параметры Ексель»-Основные- установить флаг «показывать вкладку» «Разработчик» на ленте-далее «Разработчик»-элементы управления-вставить-Список. Но дальше непонятно. Mit freundlichen Grüssen, Евгений.
Что произошло со списками Excel? Средство «Список Excel» отсутствует на ленте, которая входит в компонент «Microsoft Office Fluent». Причина Средство «Список Excel» существует, но оно переименовано. Списки Excel теперь называются таблицами Excel.
Решение Для создания таблицы Excel (ранее известной как список Excel) выберите диапазон, который нужно преобразовать в таблицу, а затем выполните одно из следующих действий: На вкладке Вставка в группе Таблицы выберите команду Таблица. Клавиши быстрого доступа Для создания таблицы, кроме клавишей CTRL+L, теперь можно нажать клавиши CTRL+T. На вкладке Главная в группе Стили выберите команду Форматировать как таблицу, а затем выберите нужный формат. СОВЕТ. Появится окно Работа с таблицами с новой вкладкой Конструктор, обеспечивающей доступ к дополнительным возможностям, таким как параметры таблицы и стили. Для получения дополнительных сведений см. статью Создание и удаление таблицы Excel. см. справку Exel
Спасибо, Евгений. Только жаль строка для ввода новой информации (со «звездочкой» — *) отсутствует. По крайней мере в Excel-2007. Но это — мелочи.
То, что я разглядел, обнадёживает. Извини, скопировал текст, чтобы прочитать крупнее, — к старости слаб глазами стал. (не так красиво звучит, как у Крылова про мартышку, зато правда 🙂
Зажми, Валера, на клавиатуре Ctrl, покрути колесико мышки — буквы станут большими-пребольшими, и будет счастье. 🙂
Статья интересная и полезная. Вот только назвать таблицу эксель таблицей базы данных. имхо, изврат, не дотягивает эксель до БД, собственно, для этого есть аксесс. С таким же успехом можно назвать пистолет артиллерией) А так, все здорово, спасибо!
Спасибо большое!
Добрый день. Я должна решить вопрос какую crm выбрать для интернет магазина Посмотрела и нагуглила пару обзоров fastweb.ru/razrabotka-crm/ crm.realect.ru/ bogdanmind.com/crm-sistema-dlja-uchebnogo-centra-dlja-chego-nuzhna-kakuju-vybrat-obzor-2018/ Мне не подходит ничего. Может подскажете как найти? Может есть какие критерии выбора crm?
Здравствуйте, Anikakix. Кроме Вас никто не может знать — что Вы хотите. Критерии Вы должны сформулировать (или подглядеть у коллег-конкурентов).
Источник: al-vo.ru
Как создать и вести базу клиентов в Excel?
Microsoft Excel — универсальный аналитический инструмент, который позволяет выполнять сложные расчеты, сортировать и структурировать данные. С его помощью управляют финансовыми документами, составляют отчеты и многое другое. В этом материале мы рассказываем, как создавать и вести клиентскую базу в Microsoft Excel.
Кому полезно вести CRM-систему в Excel
- начинающим предпринимателям;
- малому бизнесу с небольшим штатом (до 5 человек);
- фрилансерам.
Допустим, вы не очень часто обрабатываете заказы — 1–3 раза в неделю. В таких условиях вы хорошо знаете каждого клиента, и внедрять CRM-систему — это лишнее. Вам будет достаточно вести таблицу в Excel. Но делать это нужно обязательно — так вы сохраните все контакты, и это поможет вырастить бизнес.
CRM в Excel — это бесплатный и гибкий способ контролировать продажу товаров и услуг. Каждый сотрудник уже знаком с программой хотя бы частично, и не придется тратить время на обучение.
Кому CRM в Excel не подойдет
Опций Excel становится недостаточно, когда компания расширяется. В такой ситуации нужно переходить на CRM-систему — и чем раньше, тем лучше.
Полноценная CRM-система нужна:
- среднему и крупному бизнесу;
- некоторым видам малого бизнеса с небольшими заказами для большого числа клиентов;
- любому бизнесу при увеличении клиентской базы, распределении запросов по разным каналам (формы на сайте, мессенджеры, страницы в социальных сетях).
База клиентов в Эксель требует ручного управления. Все данные вносятся сотрудниками, а потом их нужно объединять в общую таблицу. При большом количестве обращений сложно сохранять актуальность базы, поэтому процесс нужно автоматизировать.
С этой задачей прекрасно справляются CRM-системы, в которых доступ к данным можно предоставить любому пользователю. Вся коммуникация с клиентом сохраняется и становится видна разным сотрудникам. Ручной ввод данных минимален.
Как создать базу клиентов в Excel
Для удобства дадим инструкцию на примере. Возьмем продавца вязаных игрушек, который делает все товары самостоятельно и постепенно развивается. У него есть две категории товаров:
- готовые игрушки, которые клиенты просто видят и покупают;
- работа на заказ: покупатель находит мастера и просит его связать для него игрушку.
У такого предпринимателя есть три способа привлечения клиентов:
- группа VK;
- доски объявлений;
- офлайн-точки — ярмарки мастеров, сувенирные магазины.
Мастер на регулярной основе сотрудничает с двумя магазинами. К игрушкам, которые продаются в этих магазинах, прикреплены визитные карточки с контактами мастера. Иногда по ним обращаются за новыми заказами. То же самое происходит с клиентами, которых мастер находит сам на ярмарках мастеров.
Постепенно клиентов становится много, и для повышения качества услуг мастер решает завести и развивать базу в Excel. Расскажем, как он будет это делать.
Шаг 1. Соберите базу клиентов
Сначала нужно найти все имена и контакты, а затем собрать историю заказов с наименованиями и датами. Чтобы в дальнейшем вести аналитику, важно добавить графу с каналом привлечения. Для удобства работы можно сделать отдельный столбец с комментарием о покупателе в свободной форме.
Таблица будет выглядеть примерно так:
| № | Имя | Контакт | Канал | Заказ 1 | Заказ 2 | Заказ 3 | Комментарий |
| 1 | Екатерина | [ссылка на страницу VK] | Группа VK | Готовая игрушка: белый кот, 21.03.2019 | Заказ: синий бегемот, 08.09.2022 | Общается на «вы». | |
| 2 | Иван | [аккаунт в Telegram] | Ярмарка | Заказ: гном, 06.05.2022 | Заказ: большой заяц, 09.08.2022 | Заказ: кукла с желтыми волосами, 12.02.2023 | Просит работать быстро. |
Это простой вариант таблицы, в которую стоит постепенно добавлять новые данные. Можно внести клиентов, которые интересовались товаром, но не оформили заказ. Очень важные клиенты — обратившиеся за товарами, которых уже не было в наличии: информация о таких обращениях демонстрирует, какие игрушки пользуются самым высоким спросом.
Дополнительно стоит указывать данные об офлайн-магазинах, в которых продаются игрушки.
Шаг 2. Составьте каталог
Несмотря на то, что все товары мастера уже есть в его группе VK и на досках объявлений, намного удобнее вести таблицу, в которой данные структурированы. Можно использовать следующие поля:
- наименование;
- размер;
- ссылка на публикацию;
- дата публикации;
- дата продажи;
- канал продажи.
Каталог можно создать на отдельном листе, а также завести другой документ для актуальных товаров (непроданных). При необходимости можно пересылать такой каталог клиентам.
Шаг 3. Ведите учет продаж
Каждую продажу стоит фиксировать в обеих таблицах. База клиентов пригодится вам для дальнейшего взаимодействия с ними, а каталог — для аналитики.
Шаг 4. Ведите аналитику
Если мастер продолжит вести таблицы, вскоре у него появится статистика продаж. Он сможет понять:
- какие игрушки лучше продаются;
- какие площадки лучше продают;
- по какой цене товары продаются быстрее и многое другое.
Покажем на примере, как это работает.
В 2022 году мастер сделал много сувенирных игрушек-кроликов (символов 2023 года) небольшого размера и продавал их по невысокой цене. В октябре-ноябре они продавались совсем плохо, мастер перестал вязать кроликов и переключился на другие заказы. Но в декабре случился пик продаж, и готовых кроликов не хватило. По количеству обращений мастер смог составить план на 2023 год по изготовлению сувенирных драконов — символов 2024 года.
Как вести клиентскую базу в Excel
Чтобы проще пользоваться аналитикой, используйте удобные функции Microsoft Excel — фильтрацию, сортировку и поиск.
Фильтрация
С помощью фильтра можно оставить только те данные, которые вам интересны, и исключить ненужные для текущего анализа. Например, мастер из нашего примера может выбрать в базе данных только тех клиентов, которые пришли из группы VK и посмотреть статистику продаж по этому параметру.
Чтобы включить фильтрацию, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Фильтр». После этого в каждом столбце появится флажок. Нажав на флажок в столбце «Канал», можно выбрать значение «Группа VK». После этого все клиенты, которые пришли из других каналов, будут скрыты.
Сортировка
Сортировка тоже помогает вести аналитику. Можно отсортировать данные по алфавиту, числовым значениям и датам. К примеру, продавец игрушек может провести сортировку по датам в каталоге, чтобы посмотреть, в какие месяцы его товары продаются лучше всего.
Чтобы использовать сортировку, выделите одну из ячеек диапазона, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите на кнопку «Сортировка». В открывшемся окне выберите нужные параметры.
Excel позволяет сортировать всю базу, но для более точной аналитики ее можно сначала отфильтровать по конкретным параметрам, а уже затем отсортировать.
Поиск
Чтобы легко находить клиентов и товары в каталоге, можно отсортировать все записи по алфавиту или использовать поиск. Нажмите Ctrl + F, чтобы открыть окно поиска. Начните вводить нужные данные, а программа подсветит релевантные ячейки.
Что выбрать: CRM-систему или Excel
Выбор зависит от размера бизнеса и количества человек в штате. Невозможно передавать таблицу от сотрудника к сотруднику, не замедлив при этом их работу и не потеряв данных. Рекомендуется внедрять CRM-систему, если у компании более 3 потенциальных заказов в неделю.
CRM-система значительно ускоряет работу коллектива и помогает расширению бизнеса. Она доступна онлайн из любой точки и фиксирует все потенциальные заявки из разных источников.
Например, RetailCRM создана специально для интернет-торговли. Она перенаправляет сообщения из WhatsApp, Telegram, Viber, Юла, Авито, VK, онлайн-консультанта в единый Inbox и автоматически распределяет обращения между сотрудниками. Система использует автоответы, которые моментально реагируют на сообщения. А для роста повторных продаж можно запустить автоматические правила.
Для повышения эффективности отдела продаж можно использовать amoCRM. Она также собирает в единую систему запросы из разных источников, хранит всю историю переписки, позволяет совершать звонки в один клик. Для работы в amoCRM практически не требуется обучение, так как у нее простой и интуитивно понятный интерфейс. В систему встроен мессенджер, который позволяет сотрудникам общаться, не выходя из программы.
Комплексное решение для средней и крупной компании — Битрикс24. Это не просто CRM, а полная автоматизация рабочих процессов. Битрикс24 позволяет управлять клиентской базой, выставлять задачи сотрудникам, использовать общий календарь, хранить данные на общем корпоративном диске и многое другое.
Плюсы и минусы работы в Excel
База данных клиентов в Excel — хороший стартовый этап для бизнеса. Вы можете бесплатно получать аналитику и принимать решения по вопросам развития. Если доступ к базе нужен нескольким сотрудникам, ее можно перенести в Google Таблицы и пользоваться теми же функциями. Excel — оптимальный инструмент для фрилансеров, которым просто не нужны CRM.
Но этот способ ведения базы имеет много минусов для компаний:
- Для обработки больших объемов данных требуются настолько развитые навыки работы в Excel, что их можно сравнить с программированием. Намного легче освоить CRM-систему.
- В Excel практически невозможно анализировать данные из разных таблиц и сводить их в единую систему. А CRM делает это автоматически.
- Таблицы не позволяют оценить всю коммуникацию с клиентом.
- В Excel нельзя прикреплять к таблице дополнительные файлы и невозможно синхронизировать работу программы с другими сервисами.
- Так как данные вносятся вручную, приходится регулярно проверять ошибки, иначе аналитика будет неточной.
CRM-системы решают больше задач, чем таблицы в Excel, и работать с ними намного проще. Чем раньше бизнес внедряет CRM, тем больше у него шансов на быстрое развитие.
Источник: www.mtt.ru