Как создать программу для учета договоров

Сотрудники тратят много ресурсов на подготовку договоров, их согласование и контроль исполнения обязательств.

Документы сложно найти, их физическое хранение требует больших затрат.

Нарушаются сроки и этапы согласования, отправки и возврата документов.

Организовать работу с договорами в Directum RX:

• упростить составление проектов договоров;
• сократить время на утверждение документов благодаря автоматической маршрутизации и подписанию ЭП;
• своевременно отправлять контрагентам и контролировать возврат оригиналов;
• выстроить удобный контроль за исполнением и сроками действия договорных документов;
• ускорить поиск договоров и всего комплекта документов к нему.

• Подготовка договора
• Согласование договора
• Отправка контрагенту
• Контроль исполнения договора
• Контроль завершения срока действия

Возможности решения

Как сделать таблицу учета контрактов и договоров? Реестр договоров для порядка в делопроизводстве

Подготовка договора

Проекты исходящих договоров и дополнительных соглашений создаются в системе Directum RX с помощью готовых шаблонов. Номер формируется автоматически, что исключает вероятность ошибки нумерации. Дополнительно можно проверить сведения о контрагенте, чтобы оценить все риски исполнения договора. Если документ поступил от контрагента, то он заносится в систему из файла или со сканера.

Вся информация о договоре и регистрационные данные заполняются в карточке документа. Заполненные данные из карточки подставляются в содержимое договора.

Карточка договора

Заполнение текста договора значениями из карточки

Договор можно связать с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами на оплату и перепиской. Так сотрудники получают быстрый доступ ко всему комплекту документов.

В системе Directum RX договор, оформленный в нашей организации, автоматически проверяется на соответствие шаблону. С помощью сформированного отчета легко контролировать наличие обязательных разделов и полноту комплекта приложенных документов. Это помогает сотруднику сэкономить время на выполнение рутинных операций.

Для работы с договорными документами в системе предусмотрен реестр договоров. В нем можно найти ссылки на все созданные в системе договоры и дополнительные соглашения. В реестре удобно ставить отметку о выдаче бумажного экземпляра.

Комплект документов по договору

Реестр договоров

Согласование договора

Сотрудники отправляют договорные документы на согласование по заранее настроенным правилам. Задания на каждом этапе формируются автоматически, не нужно задумываться, кому отправить договор дальше.

Для согласования и подписания договоров участники используют электронные подписи. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.

Регламент согласования договоров

Чтобы на новом круге согласования не перечитывать весь текст и просмотреть только внесенные правки, сотрудники используют автоматическое сравнение документов. Оно доступно в поставке Directum Intelligence. Сравнивать можно как две версии одного договора, так и два разных документа. При этом документы могут быть в разных форматах, например в PDF, DOCX или JPG.

После сравнения в системе формируется PDF-отчет, в котором значимые различия версий выделяются цветом. Подробная информация отражается в примечаниях к фрагментам.

Источник: www.directum.ru

Учет договоров в «1С»

В программе 1 С согласование договоров, а также так или иначе связанные с ними документы составляют существенную часть объема всей документации в любой компании. Поскольку в 90% случаев деятельность компаний связана с взаимодействием с контрагентами, приходится в обязательном порядке заключать договоры купли-продажи, аренды, лизинга и др. Автоматизация учета договоров и специальная программа учета договоров позволяют намного упростить ведение документооборота, используя согласование договора в 1С. Так например, используя автоматизацию учета договоров на основе программы на платформе 1С, можно обеспечить автоматическое заполнение множества реквизитов, согласование сумм и сроков платежей, а также другие важные моменты, которые являются обязательной составляющей договора. Это не только ускоряет процесс исполнения обязательств по каждому заключаемому договору, но и позволяет избежать ошибок, которые возникают вследствие человеческого фактора.

Автоматизация договорной работы и любая программа учета договоров, которая будет использоваться в ходе деятельности предприятия, обязательно должна учитывать важность занесения в базу полной информации о контрагентах компании, когда осуществляется автоматизация учета договоров. Это сроки действия договоров, суммы, возможно в 1С согласование номера договоров и прочая информация, которая может пригодиться в дальнейшей работе.

Также в 1С согласование и автоматизация договорной деятельности и каждая программа согласования договоров должна фиксировать создание дублей по разным критериям с возможностью их удаления или корректировки – этим отличается программа для учета договоров на базе 1С, когда проводится в 1С Документооборот согласование договоров. При этом дубли должны фиксироваться и устраняться в автоматическом режиме, чтобы избежать необходимости проводить ручную «чистку» базы данных с затратой колоссального количества рабочего времени. Наличие дублей в информационной базе данных предприятия существенно замедляет работу с договорными моментами, поскольку необходимо будет сверять корректность каждой версии договора с ее дублем. Использование согласования договоров в 1С позволит избежать дубляжа при формировании договоров и их реализации, и тем самым, оперативнее работать по договорным вопросам. В программе 1С согласование договоров будет происходить максимально автоматизированно, предоставляя конечным пользователям программы готовые данные о состоянии каждого договора на предприятии.

Перечислим наиболее распространенные документы, связанные с договорами, которые должна включать программа согласования договоров (осуществляя в 1С учет договоров):

• 1С учет договоров 8 должна содержать коммерческие предложения
• программа для работы с договорами 1С должна включать дополнительные соглашения
• также автоматизация согласования договоров должна включать приложения к договорам (включая, например, календарные планы и спецификации) и др. В 1С документооборот договорная работа должна быть комплексной.

В 1С учет договоров включает в себя значительное число различных этапов, в каждом из которых участвуют те или иные сотрудники организации. Договорную работу часто называют основой бизнес-деятельности каждого предприятия, независимо от направления этой деятельности. Программа учета договоров и программа согласования договоров (где происходит управление договорами 1С) помогает автоматизировать ее, сделать обработку документов более эффективной. Реализованное в 1С согласование договоров (программа для работы с договорами 1С) и автоматизация работы с ними влияют на рентабельность компании и устойчивость ее позиции на рынке.

Автоматизация согласования договоров, учет договоров и программа для работы с договорами 1С позволяет упростить работу с ними на каждом этапе:

• подготовка проекта нового договора и дальнейшее управление договорами 1С;
• в 1С учет договоров осуществляет создание регистрационной карточки договора с номером;
• программа для работы с договорами ведет автоматизацию согласования договоров;
• в 1С учет договоров возможно их согласование;
• также программа для работы с договорами осуществляет передачу контрагенту на подпись, чтобы ускорить согласование договора в 1С;
• в 1С учет договоров осуществляет контроль сопроводительной документации, позволяя ускорить согласование договора в 1С;
• планирование исполнения договора;
• в 1С учет договоров производит осуществление контроля и при необходимости продление срока действия;
• в 1С учет договоров фиксирует также их расторжение;
• также осуществляя учет договоров, программа позволит упростить другие этапы работы с договором.

Управленческая отчетность 1 С – это широкие функциональные возможности. Автоматизация учета договоров значительно облегчает осуществление многих операций с помощью выполнения их в автоматическом режиме. Так, при ведении учета договоров в программе «1С: Документооборот 8» предусматривается возможность автозаполнения шаблона. Автоматизируя составление и учет договоров, программа позволяет автоматически заполнять следующие карточки договора:

• номер;
• дата заключения;
• контрагент;
• время действия;
• размер суммы и пр.

Особенно важно, что программа учета договоров поддерживает заполнение файлов OpenOffice и Word. Также, осуществляя в 1С учет договоров, при заполнении одного из шаблонов договоров можно вводить как основные, так и дополнительные реквизиты, в том числе предмет договора и условия осуществляемых по нему платежей и данные, содержащие дополнительные реквизиты организаций и контрагентов (в первую очередь, это, как правило, номер банковского счета). При заполнении полей программа для работы с договорами позволяет на них указать, например, реквизит договора.

Автоматизация учета договоров предполагает, что регистрационные карточки договоров находятся во встроенном справочнике программы «Внутренние документы». Для определенного вида внутренней документации создается флажок «Является договором». Когда данный флажок установлен, документ начинает автоматически считаться договором. Программа для учета договоров на базе 1С начинает учитывать его. У всех договоров внутри программы для учета договоров 1С есть специальная карточка с особыми реквизитами.

Реквизиты карточки договора

Программа для учета договоров на базе 1С подразумевает, что в карточке договора ведется учет по корреспондентам, где фиксируются сам корреспондент, с которым заключается договор, его контактное лицо и данные того, кто подписал документ от корреспондента. Внесение этих данных особенно важно, когда происходит учет договоров, потому что они могут понадобиться для поиска определенного договора, формирования отчетов, переписки, сохранения контактной информации и в дальнейшем для заполнения создаваемых шаблонов, чтобы учет договоров был всесторонним.

Также карточка должны содержать срок действия заключенного соглашения, включая его начало и окончание, признак бессрочного договора или порядок его продления. Это нужно для контроля над длительностью соблюдения соглашений и своевременного их продолжения, подобный учет договоров программа 1С полностью реализует.

В карточке договора должны быть обязательно зафиксированы сумма и валюта договора. Данная информация особенно важна при:

• поиске документов,
• формировании сводных отчетов,
• проведении настройки маршрута согласования на основании суммы,
• контроле присутствия сопроводительной документации.

При ведении учета договоров «1С» можно загрузить в программу из Общероссийского классификатора валют, а курсы — с сайта РБК. Автоматизация управления договорами также позволяет настроить определенный вид валюты по умолчанию. В 1С учет договоров 8 по сумме также можно применять и к другим документам — счетам, счетам-фактурам, накладным, актам приема-передачи и др.

Является, пожалуй, наиболее ответственным и трудоемким процессом. Управление договорами в 1С позволяет использовать расширенные возможности согласования:

• смешанное (последовательно-параллельное);
• условное;
• автоподстановка;
• с учетом графиков работы;
• с использованием составных бизнес-процессов.

Смешанное согласование подразумевает, что оно может выполняться параллельно сразу несколькими исполнителями, либо несколько участников выполняют его последовательно, затем снова – параллельно и т.д.

Автоматизация согласования договоров позволяет выполнять его условно: маршрут согласования договора определяется какими-либо условиями, например, суммой, контрагентом и т.п. Для этого реализованное в 1С согласование договоров выполняется со специальной настройкой, которая определяет в дальнейшем весь маршрут и процесс согласования договоров в 1С.

В режиме автоподстановки можно в шаблоне бизнес-процесса указать название специальной функции, которая должна возвращать ссылку на пользователя или роль. Во время формирования бизнес-процесса из шаблона автоматически вычисляется значение автоподстановки и подставляется в процесс. Программа учета договоров уже содержит преднастроенные автоподстановки. При согласовании с учетом графиков работы учитывается время работы исполнителей. Возможность предусмотрена в версии КОРП.

Согласование договоров в 1С с использованием составных бизнес-процессов создается процесс «Обработка внутреннего документа», в котором реализуется общая схема формирования и исполнения документа. Автоматизация согласования договоров позволяет создавать составные бизнес-процессы. Это позволяет провести не только согласование, но и утверждение, и регистрацию, и рассмотрение, и, наконец, исполнение внутреннего документа. В последующем программа для согласования договоров позволяет использовать сформированный бизнес-процесс можно будет использовать в качестве образца для формирования собственных бизнес-процессов компании. Автоматизация согласования договоров с использованием этой функции доступа в версии КОРП.

Передача на подпись контрагенту

При выполнении данного процесса предусмотрена возможность контроля возврата переданного экземпляра. Это означает, что после передачи договора на подпись контрагенту нужно контролировать срок возврата экземпляра компании. С этой целью можно воспользоваться встроенным механизмом журнала передачи, отражающим факт передачи документа.

Также в журнале предусмотрена функция фиксирования передачи корреспонденту — контактному лицу корреспондента, предусматривающая указание контактного лица в графе «Кому передан».

В журнале можно указать срок возврата – время, на которое передается договор, для чего нужно заполнить соответствующий реквизит.

Отчет «Журнал передачи» содержит перечень документов, находящихся у корреспондентов. В нем же можно ознакомиться со списком невозвращенных в срок документов, в 1С автоматизация договоров предусматривает данную возможность.

В программе также предусмотрено автоматическое отражение передачи корреспонденту: при отправке внешнего документа, созданного на основании внутреннего исходящего документа, факт передачи отображается в журнале (программа для работы с договорами фиксирует каждый документ).

Контроль сопроводительной документации

Договор может иметь множество связанных с ним документов, в том числе:

• приложения
• дополнительные соглашения
• протоколы переговоров и разногласий
• подрядные договоры
• накладные
• акты
• переписку и др.

При ведении в «1С» учета договоров предприятия можно увидеть структуру связей по каждому отдельному договору, проследить всю историю переписки по нему, получить список всех дополнительных соглашений, актов и т.п. Система предусматривает множество возможностей осуществления контроля сопроводительной документации.

Планирование выполнения договора

С целью исполнения договора и периодически возникающих обязательств, в частности, ежемесячных выплат или отгрузок, можно применять механизм периодических бизнес-процессов. При необходимости каждый месяц производить оплату по договору, например, 10-го числа, ответственный за данный договор должен сформулировать для бухгалтера первое поручение «Выполнить оплату по договору» и указать расписание. Функция содержится в версии КОРП.

Учет срока действия договора

В карточке каждого документа содержатся реквизиты, необходимые для указания срока его действия. В программе «1С» есть функция, позволяющая получать списки договоров, у которых скоро закончится срок действия. В отчете могут быть показаны договоры, действие которых подходит к концу на этой или на следующей неделе, в этом или в следующем месяце.

Продление срока действия

Также карточка договора может содержать порядок продления договора, содержащийся в специальном реквизите Продление, могущего иметь следующие значения: «Не продлевается», «Допускает продление», «Автоматическое продление» (на год, квартал, месяц, бессрочно).

При использовании системы для ведения учета договоров предприятия можно составлять различные виды отчетов, помогающих их контролировать и анализировать. Среди них:

• Список заключенных договоров
• Договоры, у которых истекает срок действия
• Расторгнутые договоры
• Сопроводительные документы
• Динамика изменения сумм договоров
• Динамика числа договоров

Для удобного учета договоров предприятия, которые были расторгнуты, можно воспользоваться реквизитом Расторгнут в карточке договора, который содержит программа для согласования договоров. Дополнительно в 1С согласование договоров можно также указать, с помощью какого именно документа договор не исполнен или прерван: по дополнительному соглашению, решению суда и др.

Автоматизация учета договоров и автоматизация согласования договоров позволяет использовать функцию составления отчета по расторгнутым договорам, в котором будут отражены дата и номер каждого прерванного договора, его контрагент, время расторжения, использованные документы и т.п., что ускорит процесс согласования договоров в 1С.

К числу остальных процессов договорной работы, которые включает программа для работы с договорами (либо система согласования договоров в 1С), можно отнести управление договорами 1С и поиск документов по атрибутам через 1С Договоры. В версии КОРП автоматизация управления договорами предполагает возможность потокового сканирования документов и штрихкодирования документов с поиском по штрих-коду договора, чтобы упростить при помощи 1С согласование документации.

Уже сегодня наши специалисты
бесплатно проконсультируют
вас по теме:

Источник: www.finprosoft.ru

Управление договорами в 1С Документооборот

Договорная работа – важнейшее звено в организации ведения дел любого хозяйствующего субъекта. И здесь важен не только сам процесс обсуждения и подписания договоров, но и их корректное (структурированное) хранение, при котором присутствует возможность оперативного поиска и просмотра всей истории хозяйственной деятельности. Помочь в этом сможет «1С:Документооборот» — система электронного документооборота от 1С.

Функциональные возможности системы «1С:Документооборот» в организации процесса контрактации

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

Структурное дерево не должно быть слишком разветвленным, так как слишком большое количество параметров классификации приведет к усложнению ситуации (вы рискуете запутаться в обилии характеристик документов, которые нужно принимать к учету при их систематизации). Рекомендуется сформировать «плоскую линейку» договоров с десятком их разновидностей. При этом все эти разновидности между собой должны отличаться:

• реквизитами;
• нумерацией;
• четко определенными параметрами настройки.

В соответствии с выбранными параметрами следует сформировать и дерево папок для хранения договоров. Оно должно:

• во-первых, полностью соответствовать вашим представлениям об организации массива данных документов (чтобы вам было максимально удобно в них ориентироваться и не тратить время на поиск нужного файла);
• во-вторых, в данном дереве папок должны храниться абсолютно все хозяйственные договоры организации (ни один документ не должен содержаться отдельно, потому что он не удовлетворяет структуре. Это означает, что такую структуру нужно либо пересмотреть, либо дополнить новой папкой).

На этапе формирования такого дерева папок необходимо задать права доступа к каждой папке для сотрудников вашего предприятия.

Для того, чтобы документ, который вы хотите поместить в дерево папок с договорами, был соответствующим образом классифицирован, следует указать признак «Является договором».

При этом в автоматическом режиме к документу будут применены настройки, которые дадут следующие возможности:

• Появится возможность отслеживать статус документа: «Подписан / Отклонен» и процесс (режим) «Подписание», при котором можно будет отследить, кто из ответственных лиц подписал данный документ и когда.
• Можно будет вести классификацию договоров в зависимости от наименований контрагентов (собственная компания выбирается в поле «Стороны»). Более того, можно выбирать сразу несколько контрагентов.
• Доступен режим «Мы и контрагенты» (вариант подписания).
• Можно установить срок действия договора (следует проставить реквизит-признак «С», «По», «Бессрочный» и «Вариант продления»).
• Можно указать финансовые признаки договора (поле «Сумма», «Валюта» и отдельно – «НДС»).
• Есть возможность отфильтровывать неактуальные договоры, потерявшие свою юридическую силу. (Система «1С:Документооборот» будет самостоятельно отслеживать другие документы, которые делают данный договор недействительным, или же отслеживать дату его истечения, и проставлять флаг «Расторгнут» и ссылку на обосновывающий этот статус документ).

Также нужно определиться, имеет ли смысл делать разграничение прав на уровне всех документов, сопровождающих процесс договорной работы. Таких бумаг, как правило, намного больше, поэтому в случае, если будет принято положительное решение, то сервер 1С будет сильно загружен, что замедлит работу. Но если разграничивать права доступа все-таки необходимо, то следует проставить флажки:

• «Заполнение рабочей группы является обязательным»;
• «Автоматически вести состав участников рабочей группы».

Присвоение номера

На карточке каждого документа следует внести все его параметры для его должного структурирования. Начинать следует со вкладки «Нумерация».

Номер будет присвоен документу при выполнении задачи «Регистрация» или же это можно сделать вручную, нажав на кнопку «Зарегистрировать». Настойка автоматического нумератора осуществляется в разделе «Нормативно-справочная информация» (раздел «Нумераторы»).

С помощью специализированного конструктора нумерации есть возможность задействовать в номере документа множество определяющих его суть динамических элементов (символов). В результате повысится эффективность работы с документами, ускорится поиск нужной бумаги.

Каждый нумератор может использоваться для своей разновидности документов. Причем формироваться эта группа документов может по самым разным аналитическим параметрам.

Для каждого нумератора должна быть определена периодичность и соответствующая ему аналитика.

Далее следует по каждому из видов документов настроить шаблоны запрашиваемых параметров.

Каждой разновидности документов можно присвоить сразу несколько шаблонов, содержащих запрос реквизитов и файлов.

Сам по себе шаблон подразумевает, что для каждого документа будет присутствовать набор ограничений, в соответствии с которыми будет осуществляться его поиск. Кроме того, шаблон определяет и права доступа к документу.

Далее настраиваем реквизиты для данного шаблона:

Формировать названия документов также можно с помощью конструктора (для стандартизации номенклатуры).

Теперь обратимся ко вкладке «Файл»: сюда можно приложить сразу несколько шаблонов электронной формы договора.

Одной из интересных функциональных особенностей «1С:Документооборот» является то, что в данной системе присутствует конструктор подготовки типовых договоров. В результате человеческий фактор на данном этапе исключается полностью:

• минимизируется риск совершения ошибок;
• сокращаются сроки подготовки документов;
• практически полностью исключаются ошибки при согласовании как самих договоров, так и приложений к ним;
• если указать в шаблоне список лиц, согласующих данный документ, а также перечень лиц, входящих в рабочую группу по данному договору, то это исключит ошибки компетенции (когда договор попадает на подписание непрофильному ответственному специалисту).

В общем, усиливается эффективность и безопасность всей процедуры контрактации в целом.

Обратимся теперь к «Настройке доступности по состоянию». Эта настройка дает возможность изменения различных реквизитов или содержания документа в зависимости от предоставленных прав доступа. Здесь у различных пользователей есть возможность редактировать, добавлять или убирать файлы, входящие в структуру документа в зависимости от его статуса («На согласовании»; «Подписан»; «Зарегистрирован»).

Чтобы настроить права доступа, следует обратиться к разделу «Настройка и администрирование» (п. «Настройка доступности по состоянию»).

Здесь можно установить доступность каждого поля для любого пользователя в зависимости от статуса документа.

Устанавливаем перечень лиц, для которых действительны данные ограничения.

Также следует установить перечень видов документом, на которые распространяются ограничения доступа.

После проведения всех указанных настроек вы получаете сформированный шаблон договора.

В случае, если вы создаете новый договор, то сначала открывается вкладка «Реквизиты».

Как только вы укажете в шаблоне контрагента, наименование договора будет сформировано полностью. Сохраним его.

Итак, что же мы имеем при генерировании нового договора при заполненном шаблоне:

• автоматически заполнились все реквизиты документа;
• заполнены все данные о рабочей группе по договору, а также автоматически сформирован перечень лиц, согласующих данный документ.

Если же открыть ранее созданный документ, то сначала откроется вкладка «Обзор», где можно увидеть всю информацию о договоре:

• файлы вложений со всеми дополнительными статусами;
• присутствуют или же нет какие-либо активные согласовательные процессы;
• доступ к обсуждению на внутреннем форуме;
• состояние контроля договора.

Обработка договоров с помощью «1С:Документооборот»

У представляемой системе «1С:Документооборот» присутствует эффективный функционал, дающий возможность использовать процедуры любой сложности для обработки договоров и сопровождающих их документов.

Предусмотрено 2 способа обработки документов:

1. простые дискретные процессы (последовательно: «Согласование»; «Подписание»; «Регистрация»; «Рассмотрение»; «Исполнение или ознакомление»);
2. комплексные процессы (в них предусмотрены условия маршрутизации; эскалации; проверки условий выполнения и пр.).

В последнем случае необходимо сформировать шаблон комплексного бизнес-процесса (раздел «Управление бизнес-процессами», п. «Шаблоны процессов»).

Бизнес-процесс в данном случае состоит из следующих этапов:

• Указание событий, которые являются точками начала и окончания процесса.
• Составление блок-схемы бизнес-процесса.
• Добавление в схему бизнес-процесса промежуточных второстепенных действий и событий.
• Определение исполнителей каждой из задач.
• Мероприятия по формированию и учету промежуточных документов.
• Определение перечня применяемых программ (баз данных).
• Размещение инструментов и исходных материалов, задействуемых в бизнес-процессах предприятия.
• Показатели эффективности (их определение и обоснование).
• Установление взаимосвязей данного бизнес-процесса с другими процессами на предприятии.
• Выверение структуры модели и ее корректировка.

Обработка договора: бизнес-процесс и подготовка шаблона

Процесс обработки договора начинается с согласования контрагента. Этот этап может быть, как частью комплексного процесса, так и вынесен на предварительную стадию. Участниками-исполнителями (а также согласовывающими органами) здесь являются:

• специалисты из отдела безопасности компании;
• юристы предприятия;
• специалисты из финансово-экономических служб.

Заключение

«1С:Документооборот» — это комплексная система, позволяющая систематизировать процесс работы с договорами и повысить ее эффективность. Данный программный продукт от 1С подходит для компаний разных масштабов и абсолютно всех видов деятельности. Наши компетентные специалисты сделают бизнес-процессы по теме контрактации и учета договоров на вашем предприятии намного более эффективными!

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Источник: www.1cbit.ru