Автоматическое создание документа — базовая единица оптимизации ресурсных затрат Вашей организации. Деятельность любой компании неразрывно связана с документооборотом, будь то управление персоналом — кадровая служба (заявления на отпуск, увольнение, больничный), бухгалтерия, либо же просто формирование определенного пакета документов по той или иной активности компании.
Зачастую, сам процесс подготовки документов сводится к монотонным действиям по расстановке конкретных значений по заранее отведенным позициям в шаблоне. Слабыми сторонами данного подхода являются: низкая скорость подготовки документации и высокая степень возникновения ошибки ввиду человеческого фактора. При росте объема документации вероятность ошибки только возрастает, например, Вам нужно подготовить доп соглашения для всего штата сотрудников. Основные задачи программы автоматического создания документов Word на основе шаблонов — свести к минимуму вероятность возникновения ошибок ввода, значительно увеличить скорости самого процесса. Все действия сводятся к выбору записи или записей данных о сотруднике/клиенте/заказе/поставщике из исходной таблицы и указанию шаблона подготавливаемого документа.
8 способов, как создать PDF файл (документ)
Ссылки для скачивания:
Как начать работу с автоматическим формированием документов Word:
1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.
2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать». 
3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».
4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.
Автоматическое создание документа — этап 1. Настройка программы
Все действия по настройке макроса и сам процесс построения документов происходят на листе «Настройки», который условно можно разделить на две области: таблица исходных данных и панель кнопочного управления.
Таблица исходных данных состоит из строки меток (условных обозначений каждого столбца) — строка №3, заголовка с названиями столбцов — строка №4 и построчных записей — начиная с 5й строки. Количество колонок, их названия и условные обозначения можно свободно редактировать, соблюдая простые правила:
Делаю РАБОЧИЕ ИГРЫ в PowerPoint, MS Word (2048)
- Если Вы добавляете новую колонку, у нее должно быть название и условное обозначение.
- Для склонения ФИО сотрудника в Родительный или Дательный падежи используйте встроенные функции =RODP() и =DATP() соответственно.
- Не допускайте наличия пустых колонок (без названий и обозначений) между колонками данных.
- Не удаляйте колонку «ФИО сотрудника», т.к. она является ключевой для работы программы. Вы можете ее переименовать — заказчик, ответственный, клиент, менеджер и т.д. на свое усмотрение. Она используется в процессе сохранения итогового word документа, как часть имени, например: Иванов А.В. Заявление на отпуск, Петров В.К. Накладная на отгрузку.
Также Вы можете разбивать записи таблицы (строки) на группы. Например Вы хотите завести сотрудников по отделам или заказчиков по направлениям деятельности, или городам расположения и т.д..
Панель кнопочного управления автоматизированного создания документов состоит из следующих элементов интерфейса:
- Добавить запись — вставляет новую строку в заранее выбранную вами ячейку. Также можно добавлять записи вручную с помощью стандартной вставки строки excel;
- Добавить группу — вставляет новую серую строку группы в заранее выбранную вами ячейку;
- Удалить элемент — удаляет любую выбранную строку таблицы данных;
- Очистить таблицу — полностью стирает данные из таблицы. Можно использовать для очистки листа от тестовых данных;
- Создать документ — выбор шаблона word для построения документа. Перед этим в таблицы должны быть выбраны записи данных, по которым необходимо произвести построение.
Перед запуском процедуры автоматизированного создания документов убедитесь, что указаны верные пути к word шаблонам и папке сохранения результатов построения!
Автоматическое создание документа — этап 2. Шаблоны Word
Процесс подготовки word шаблонов для автоматического построения документов включает в себя рад несложных действий. Создайте общую папку для всех шаблонов, в ней создайте папки категорий, чтобы разделить шаблоны по областям применения (названия категорий укажите на свое усмотрение).
В каждой подпапке определенной категории расположите непосредственно документы word с расставленными метками. Метки расположены в 3й строке таблицы над каждый ее столбцом. Поставьте метки в те места шаблона, в которые вы хотите прокачать данные из определенного столбца. Например, там где должно быть фио сотрудника укажите [fio].
Порядок действий запуска автоматического создания документов
Когда таблица данных заполнена, а метки в шаблонах расставлены по своим местам пора приступать к самой интересной части — автоматизированному формированию документов word.
В первую очередь, выделите строку или диапазон данных таблицы, по которым хотите сформировать документы:
Шаг номер два — нажмите кнопку «Создать документ». Перед Вами появится диалоговое окно, в котором нужно выбрать подпапку — категорию документа и один, либо несколько шаблонов построения. Далее кликните по кнопке «Сформировать документы».
Мои поздравления! Документы успешно сформированы и лежат по указанному Вами пути для сохранения!
Заказать разработку программ или доработку любого проекта
Благодарю Вас за прочтение данной статьи. Надеюсь, что материал подан понятно и я смог ответить на большую часть Ваших вопросов по поводу автоматизации создания документов. Но, как говорится, лучше один раз попробовать, чем сто раз прочитать. Скачивайте программу по ссылке вверху или внизу статьи, в архиве также идет набор тестовых данных, которые содержат как шаблоны, так и заполненную таблицу самого макроса. Просто разархивируйте файлы в любое доступное место и начинайте работу.
Ссылки для скачивания:
Здесь можно ознакомиться с другими программами автоматизации, которые представлены на моем сайте:
Источник: excellab.ru
Как создавать документы Word с помощью Node.js
В этой статье мы создадим приложение, которое позволит пользователям вводить свой данные в текстовом редакторе и генерировать из него документ Word. Мы будем использовать Express для внутреннего интерфейса и React для внешнего интерфейса.
Back End
Подготовка шаблона документа
Опишем процесс создания и подготовки шаблона документа Word для его последующего автоматического заполнения из программы.
В предыдущей статье мы описали процесс создания формы в Excel для последующего переноса данных в шаблон документа. Теперь разберем как создать шаблон документа и научить программу заполнять нужные данные в заданные части текста.
Создание полей для вставки
Первое что необходимо сделать — указать программе, какие данные мы хотим заполнять. Давайте перейдем к нашей форме и зададим поля для заполнения. Это делается очень просто.
- Выберите ячейку с данными. Например, номер договора.
- Выберите в меню программы команду Новое поле.
- Укажите название поля в диалоговом окне.
- Короткое наименование заполняется автоматически, при желании можете его изменить. Оно нам понадобится в шаблоне документа.
Проделайте эту операцию для всех данных, которые хотите заполнять в шаблоне документа.
Просмотр всех созданных полей
Вы можете список всех полей в файле. Для этого выберите команду на ленте Список полей.
Откроется форма, в которой можно посмотреть список полей и их текущие значения.
Шаблон документа
Все готово для вставки полей в шаблон документа. Откройте файл с шаблоном, который хотите создать.
Для примера мы возьмем простой договор. В этот документ расставим метки с короткими названиями наших полей, которые мы создали в форме Excel. У нас должно получиться примерно так:
Как видите, мы просто в фигурных скобках указали наши поля , и так далее. Таких полей может быть сколько угодно. Выделять цветом их необязательно.
Источник: micro-solution.ru