Презентация на тему: » Управление проектами Практикум. Интерфейс и функциональные возможности MS Project Цель – формирование навыков работы в программе MS Project: Создание.» — Транскрипт:
1 Управление проектами Практикум
2 Интерфейс и функциональные возможности MS Project Цель – формирование навыков работы в программе MS Project: Создание нового проекта Формирование последовательности задач, установка связей Определение вех проекта Определение критического пути проекта Настройка «общего временного резерва» проекта
3 Создание нового проекта на основе шаблона Создать –> На компьютере –> Шаблоны проектов
4 Структура декомпозиции работ
5 Длительность задач м, мин, минут, минута ч, час, часов д, день, дней н, нед, неделя, недель мес, месяц, месяцев ад, анед 1 час = 60 мин 1 д = 8 ч 1 нед = 40 ч 1 мес = 20 д
8 Установка связей между задачами
11 Общий временной резерв
12 Составление плана проекта Цель – усвоение принципов составления плана проекта в программе MS Project: управление ресурсами назначение фиксированных затрат задачам определение общей продолжительности и общей стоимости определение потока затрат в привязке ко времени экспорт данных
MS Project за 15 минут. Планирование проекта в Microsoft Project [живая запись] Управление проектами
13 Задача «Стройка» Начало – 1 ноября 2010 года Трудовые ресурсы строитель, 250 р/час разнорабочий, 100 р/час Материальные ресурсы бетон, 4000 р/куб. м брус, 5000 р/куб. м вагонка, р/куб. м
14 Задача «Стройка» Работы Проект, разово, р, 1 мес. Подготовка территории, 2 дня, 1 р/раб. Земляные работы, 2 дня, 1 р/раб. Фундамент, 1 д, 1 р/раб, 5 куб. м бетона, сушка 5 дней Возведение стен, 5 дней, 1 стр., 6 куб. м бруса Настил крыши, 2 д, 1 стр., 1 куб. м бруса, 2 куб. м вагонки Внутр. отделка, 3 д, 1 р/раб, 3 куб. м вагонки Вывоз мусора, 2 ч, 1 р/раб.
15 Задача «Стройка» Дополнительные затраты печка, р, покупка не позднее начала внутр. работ вывоз мусора, 2000 р, заказ контейнера не ранее окончания наружных работ
16 Установка даты начала
21 Затраты по времени
22 Создание отчетов В версии 2003 – функция «анализ повременных данных» В версии 2007 – Отчет -> Наглядные отчеты ->.
23 Мониторинг проекта Принципы мониторинга Управление загрузкой ресурсов проекта Сохранение «базового плана» проекта Сравнение текущего и «базового» проекта Отслеживание степени выполнения отдельных задач и всего проекта Оценка фактических затрат по проекту Назначение ресурсам проекта индивидуального календаря Оценка влияния индивидуальных календарей ресурсов на сроки реализации проекта
24 Фактическая ситуация Начало работ – 1 ноября 2010 Строитель – 400 руб./час Разнорабочий – 150 руб./час Фундамент готов Стены готовы на 25%, фактическая длительность работ – 10 дней
25 Необходимо определить Дата завершения Объем фактических затрат Прогнозная стоимость проекта Объем прогнозных фактических затрат по проекту на 20 декабря Процент завершения работ на 20 декабря Дата завершения, если строители работают только по выходным
MS Project 2016 за 30 минут. (Microsoft Project) — календарное планирование проекта
26 Сохранение базового плана
29 Изменение стоимости ресурсов
Источник: www.myshared.ru
Создание проекта в Microsoft Project
Задачи в плане проекта могут быть трех типов: Fixed Duration (Фиксированная длительность), Fixed Work (Фиксированные трудозатраты) или Fixed Units (Фиксированный объем ресурсов). Тип задачи выбирается на вкладке Advanced (Дополнительно) в диалоговом окне сведений о задаче (см. рис. 3.10) и определяет, как редактирование одного из свойств задачи — длительности, трудозатрат или назначений — будет влиять на два других свойства.
Рис. 3.10. Тип задачи определяется в диалоговом окне сведений о задаче
От того, какой тип задачи выбран, зависит, значение какого из трех свойств фиксируется. Например, длительность задачи Разработка дизайна квартиры, предложений от авторов в нашем проекте не зависит от того, сколько работников этим занимаются, а зависит от скорости поступления информации от работника.
Если вы создадите задачу с фиксированной длительностью и определите ее длительность в 5 дней, а затем назначите на исполнение сотрудника, то трудозатраты автоматически будут установлены в 40 часов. (см. рис. 3.11)
Рис. 3.11. Длительность задач не зависит от трудозатрат и числа назначенных ресурсов
Тип Fixed Units (Фиксированный объем ресурсов) используется в плане проекта для обозначения задач, длительность и объем работ которых полностью зависят от выделенных на них ресурсов. Например, если добавить в план задачу длительностью в 5 дней и выделить на нее сотрудника, то трудозатраты будут определены в 40 часов. Если теперь назначить на задачу еще одного сотрудника, то трудозатраты возрастут до 80 часов, поскольку теперь над выполнением задачи трудятся два человека. Если теперь изменить длительность задачи, например, до 6 дней, то трудозатраты вырастут до 96 часов, (см. рис. 3.12)
Рис. 3.12. После увеличения длительности задач с фиксированной длительностью падает нагрузка сотрудников
Диаграммы использования задач и ресурсов в большей степени, чем остальные, применяются для ввода повременных данных в файл проекта. Знать возможности этих диаграмм и уметь работать с ними очень важно, поскольку без их помощи невозможно ввести в план проекта повременные данные, например, указать, что в первый день работы над задачей сотрудник работает 1 час, а во второй день — 2 часа. Диаграмма Task Usage (Использование задач) предназначена для анализа участия ресурсов в проектных работах. В таблице, размещенной рядом с диаграммой, отображается план проекта, в котором под каждой из задач приведен список задействованных в ней ресурсов, (см. рис. 3.13)
Рис. 3.13. Диаграмма использования задач
Таким образом, диаграмма позволяет получать разнообразные данные о работе (объем работы, стоимость, загрузка ресурсов и пр.) за произвольный временной период для проекта в целом, любой из его фаз, задач или задействованного в выполнении задачи ресурса. Например, на рис. 4. видно, что 9 апреля 2013 года общий объем работ по проекту 42 часа, и складывается из объема двух ресурсов: Петров (24 часа) и Сидоров (24 часа).
Диаграмма хороша и тем, что с ее помощью можно не только получать детальную информацию о проекте, но и редактировать ее.
Тип содержащихся на диаграмме данных и формат их отображения определяется с помощью таких средств форматирования, как цветовое выделение данных, выбор шрифта, настройка временной шкалы и вспомогательных линий [21].
Источник: studentopedia.ru
В помощь менеджеру: планируем проект в MS Project
Компания Майкрософт прикладывает бесконечное количество усилий для создания программ и рабочих сред, позволяющих оптимизировать бизнес-процессы за счет автоматизации и структурирования некоторых видов деятельности. Реализуемые инструменты уже не одно десятилетие привлекают внимание как крупных международных организаций, так и представителей локального малого и среднего бизнеса. Приложение Microsoft Project – это востребованный и доступный комплекс управления целыми проектами и отдельными внутренними процессами. Далее мы остановимся подробно на общих возможностях и некоторых технических аспектах работы с инструментом от MS.
Предназначение, распространение и требования
Предлагаемая программа позволяет заменить собой сразу несколько систем контроля, учета и ведения статистики. В упрощенном представлении средство можно представить в виде планировщика, в котором отмечаются все важнейшие составные части:
- этапы выполнения;
- количество участников;
- затраты;
- используемые ресурсы;
- затраченное время.
Однако даже при максимально подробном описании каждого участка, специалист рискует совершить ряд ошибок, которые в будущем могут привести к непоправимым последствиям. Избежать этого помогает собственное средство визуализации в виде диаграммы Гантта. Форматировать задачи также можно в виде календаря, временной шкалы и других графических объектов. Хорошо реализованная технология совместного взаимодействия поможет нескольким пользователям, в том числе и удаленным, совместно разрабатывать отдельные участки проекта, сразу же согласовывая действия. Синхронизация с почтовыми сервисами, корпоративными мессенджерами и внутренними порталами позволит быстро ставить указания и контролировать их выполнение, не отвлекаясь от основной работы.
Может внедряться как полностью независимый инструмент, так и взаимодействовать с уже налаженной экосистемой классических или облачных решений от Майкрософт. С 2013 года переведен в фирменную защищенную облачную среду и продвигается как часть некоторых тарифных планов линейки Office 365. Такой подход расширил возможности для предпринимателей, которые теперь могут не переплачивать за единую версию с необходимостью покупки всех обновлений. Каждое изменение дизайна или функционала в рамках абонентской системы устанавливается автоматически и не требует дополнительной оплаты.
Сейчас предлагается несколько удобных версий, выпускаемых под единым брендом:
- Standard – минимальный набор параметров, необходимый для решения частных бизнес-задач или организации процессов в небольшой компании;
- Server – корпоративный стандарт, размещаемый на облаке или внутренней локальной сети;
- Web – облегченная браузерная версия, с помощью которой можно организовать доступ для контроля или редактирования удаленно через компьютеры, планшеты или смартфоны.
Все они имеют разные системные требования и обязательное наличие стабильного подключения к интернету. Существующие образцы доступны как для семейства операционок MS Windows, так и для MacOS более современных редакций.
Как строить планы в MS Project
Создайте новый проект
В программе есть разные шаблоны, например, Простой план проекта, Запуск нового продукта или Гибкое управление проектами. Выберите подходящую структуру или откройте Новый проект.
Новый проект до внесения данных
Определите задачи
Они зависят от типа проекта. Сначала пропишите общие этапы, а потом разделите на конкретные. Для примера будем делать простой интернет-магазин. Этапы могут быть такими: аналитика, главная страница, каталог товаров, интеграция с сервисами оплаты и доставки, личный кабинет.
На верхней панели выберите блок Задача и найдите кнопку Суммарная задача. С ее помощью создайте все общие этапы. Позже добавьте подробностей.
Общие этапы проекта
Конкретизируйте задачи
Подумайте, какие войдут в каждый этап. Добавьте их в таблицу с помощью кнопки + Задача. Или дважды кликните мышкой по пустой графе, куда хотите вставить задачу. Откроется такое окно.
Сведения о задаче
В этом окне отредактируйте сведения о задаче. Например, название или длительность, если она уже известна. Когда нет точных данных, ставьте галочку в графе Предварительная оценка. Примерная длительность задачи отобразится в таблице со знаком вопроса.
Сведения о задаче Агрегация требований
Добавьте задачи в таблицу. У нашего интернет-магазина они будут следующие.
Для аналитики:
- агрегация требований;
- прототипирование;
- техническое задание;
- проектирование базы данных.
Для главной страницы и каталога товаров:
Для оплаты и доставки:
- подключение PayPal;
- подключение СДЭК.
Для личного кабинета:
- авторизация;
- регистрация;
- восстановление пароля;
- бонусная система;
- отложенные заказы;
- персонализация;
- интеграция с Axapta.
Декомпозиция задач
Определите длительность задач
Для этого слева от каждой из них есть графа, в которой можно выбрать тип планирования. При автоматическом программа определяет длительность задачи, при ручном вы сами меняете даты. Выберите подходящий.
Длительность задач
Установите зависимости между задачами
Пока вы вносите начальные данные о проекте в таблицу слева, справа автоматически строится диаграмма Ганта. Чтобы она отображалась корректно, установите зависимости между задачами. Например, чтобы сделать прототип интернет-магазина, сначала нужно собрать требования. То есть, третья задача списка зависит от второй. Все задачи программа нумерует автоматически по мере их появления.
Проставьте зависимости в графе Предшественники. Получится так.
Зависимости между задачами
Распределите ресурсы
Теперь раздайте задачи команде и отразите это в таблице. В правом нижнем углу есть пять разных вкладок. Диаграмма Ганта (большую часть времени вы будете проводить в ней), Использование задач, Визуальный оптимизатор ресурсов, Лист ресурсов и Отчет.
Выберите Лист ресурсов. В него внесите всех сотрудников, которые работают на проекте, их ставки за час работы и график. Укажите должности или фамилии, если в команде несколько сотрудников занимают одинаковую позицию. Так вы сможете избежать путаницы.
Допустим, что в команде по одному сотруднику на каждую должность. Вот, что получится.
Лист ресурсов.
Вернитесь во вкладку Диаграмма Ганта. Найдите графу Ресурсы и проставьте должности исполнителей напротив каждой задачи.
В проекте по созданию интернет-магазина аналитик отвечает за все задачи по аналитике, дизайнер — за дизайн, верстальщик — за вестку, программист — за разработку.
Задачи с проставленными ресурсами
Если какой-то ресурс перегружен, программа это покажет: слева от задачи появятся красные человечки.
Перегруженные ресурсы
Устраните проблему перегрузки
Для этого перейдите в Визуальный оптимизатор ресурсов. Он выглядит так.
Визуальный оптимизатор ресурсов
Видно, что перегружен программист. Вернитесь назад в Диаграмму Ганта. На верхней панели выберите вкладку Ресурс, а потом кнопку Автоматическое выравнивание ресурсов. Программа сама перераспределит задачи так, чтобы разгрузить программиста. Но учитывайте, что время работы над проектом при этом увеличится.
Программа автоматически выровняла ресурсы
Решаемые задачи
Система имеет собственные алгоритмы расчета вводимых показателей и ряд по-своему практичных модулей для проработки всех моментов планирования. В едином графическом интерфейсе заключается удобное окно для визуализации построения графиков, составления связей.
Вкратце список реализуемых задач выглядит следующим образом:
- пошаговая организация проекта, выполняемая при содействии качественно проработанных интеллектуальных подсказок;
- распределение ресурсов с учетом некоторых вероятных изменений, что помогает выстраивать стратегию, максимально приближенную к реальности;
- назначать иерархию как участников процессов, так и поставленных заданий;
- применять консолидированный анализ групп, позволяющий максимально оптимизировать каждый шаг в плане;
- анализирование не только текущего положения дел, но и тенденций на основе имеющихся промежуточных и начальных данных;
- моделирование нескольких вариантов развития событий при внесении поправок, анализ теоретических рисков и их последствий.
Несмотря на внушительный объем доступных возможностей, утилита не выходит за рамки общей концепции Microsoft, сохраняя баланс между скоростью, практичностью, стабильностью и комфортом пользования. В зависимости от выбранного компанией тарифного плана, могут добавляться всевозможные модули для масштабирования, синхронизации или автоматизации.
Общая характеристика программы
Первая версия программы (создана на Java разработчиками Marc O’Brien, Laurent Chrettieneau и Howard Katz) появилась в 2007 году и была доступна для наиболее распространённых операционных сетей Microsoft Windows, Mac OS X, Linux, Unix. Чуть позже OpenProj была переведена на 10 языков, среди которых был и русский язык. После того, как программный продукт приобрела компания Serena, поддержка OpenProj была прекращена из-за возможности появления судебных исков и претензий со стороны Microsoft.
Проект получил продолжение благодаря сообществу Linux. В рамках разработки Libre Office группа волонтёров занялась работой над продуктом, переименованным в ProjectLibre.
Программный продукт от Serena Software представлен в двух вариантах:
- платный вариант – Projects On Demand (POD) – позволяет осуществлять многопользовательское управление (его стоимость – порядка 20$ в месяц),
- бесплатный вариант – собственно OpenProj – устанавливается на один компьютер и предназначен для личного использования (версия включена также в состав Star Office).
Бесплатными аналогами исходной версии OpenProj считаются Trello и GanttProject.
Платными аналогами можно назвать JIRA и Microsoft Project, однако в данный момент возможности OpenProj сравнимы с возможностями Ms Project только в самых простых конфигурациях программы Microsoft.
Источник: mycomp.su