Я приведу доводы за и против использования Evernote для создания электронной картотеки цеттелькастен (он же зеттелькастен и Zettelkasten). И расскажу про свой опыт использования этого инструмента.
Про сам метод цеттелькастен можно рекомендую прочитать в резюме книги “Как вести умные заметки”.
Evernote я выбрал не случайно. Просто я пользовался этой программой для ведения заметок и хранения архивной информации более десяти лет. Поэтому там накопилось много материала, который не перенести в другую систему без потерь. Я писал про важность Evenote в материале “Что для меня Evernote” уже восемь лет назад и пользуюсь программой с 2008 года.
Отказываться от такого багажа совершенно ненужно. Поэтому пришлось приспосабливать для Цетелькастен ту программу, которой пользуюсь. И это вышло вполне неплохо.
Плюсы Evernote для ведения картотеки цеттелькастен
- Evernote существует с 2008 года. По меркам программного обеспечения — очень долго. Продукт продолжает развиваться и есть надежда, что его разработка не прекратиться в один момент. Большинство других программ для ведения заметок появились относительно недавно и в их будущем куда меньше уверенности.
- Есть другие приложения для заметок в которые можно импортировать заметки. Даже если Evenote, вдруг, прекратит существовать — будет возможность перенести базу заметок в другое приложение и продолжить работу.
- Evenote достаточно минималистичное приложение. В нём есть всё, что необходимо для ведения картотеки цеттелькастен и он не перегружен дополнительными функциями и сложным интерфейсом. Интерфейс многих других программ для ведения заметок перегружен. А в минималистичных, как правило, не хватает простого способа связывать заметки друг с другом.
- Evernote работает на всех современных платформах и достаточно надёжно синхронизируется онлайн. На смартфоне, планшете и ноутбуке у меня одна и та же база цеттелькастен в которую я могу заносить заметки. Ограниченная кроссплатформенность — главная проблема конкурентов Evernote.
Минусы Evernote для ведения картотеки цеттелькастен
- У Evernote большие проблемы со стабильностью. Компания пытается сделать продукт лучше, но временами он становится хуже. Бывали случаи с потерей заметок при синхронизации (не уменя). Были клиенты Evernote настолько неудачные, что компания просто отменяла их и писала код заново. Сейчас я доволен стабильностью работы, но проблемы могут вернуться.
- Evernote не самая быстрая программа для заметок. Ничто не сравнится по скорости работы с заметками в простых текстовых файлах.
Остальные плюсы и минусы — скорее дело вкуса, чем реальная оценка удобства.
1. Создание нового пациента через картотеку
Например, основа Evernote — блокнот в котором уже размещаются отдельные заметки. Блокноты можно вкладывать друг в друга. Для меня — это очень удобное свойство. Можно выделить группы заметок по одной теме в блокнот. Никто не мешает связывать ссылками заметки из разных блокнотов.
Создаём карточки в стиле Zettelkasten. Картотека Лумана
Ссылки будут работать даже если перенести заметку из одного блокнота в другой. Возможность разбить картотеку на логические блоки для меня большой плюс. Но некоторые предпочитаю “плоскую” структуру заметок.
Evernote поддерживает теги. Я считаю это очень удобной способностью группировать заметки. В “классическом” цеттелькастен тегов нет, но это слишком удобная возможность, чтобы просто игнорировать её.
Ведение картотеки Цетелькастен в Evernote я буду сравнивать с “образцовым” ведением цетелькастен на индексных карточках, согласно принципов картатеки Николаса Лумана.
Принципы цеттелькастен в Evernote
- Принцип атомарности. Каждая заметка должна содержать одну идею. Evernote, как инструмент, не мешает и не помогает этому. Размер заметки не ограничен, нет возможности ограничить его програмно. Возможно, это можно сделать хитрым шаблоном с JavaScript кодом. Но и самоограничения работают неплохо. В идеале — заметка помещается целиком на экран. Если включился скроллинг — стоит подумать о разделении заметки на части. Мне нравится отсутствие “жёстких” ограничений. Я быстро печатаю и некоторые идеи можно изложить как “поток сознания”. Печатать не обращая внимания на опечатки, кратость и наличие структуры. А потом сжать, если это потребуется.
- Принцип автономии. Полностью соблюдается в Evenote. Заметка переносится со всей метаинформацией. Её можно переносить между блокнотами и экспортировать. Технически, с ней ничего не произойдёт. Важно лишь, чтобы
Большинству молодых компаний и предпринимателей по роду деятельности приходится вести списки клиентов, партнеров, работников. В какой-то момент возникает потребность создания единой картотеки клиентов — базы данных людей и организаций.
Все дело в растущих объемах информации, увеличении числа контактов у каждого из нас. Невозможно держать в голове огромный объем информации: перечень организаций — список клиентов и партнеров, кому и когда звонили, до чего договорились, когда и зачем следует позвонить ему в следующий раз. А программа всегда «знает» и «подскажет вам» кому и зачем необходимо позвонить именно сегодня.
Быстрый поиск контактов — еще одна весомая причина создания электронной базы данных (БД).
Создание картотеки
В последнее время стало очень модным хранить свои персональные и секретные данные в облаках. Это ведь удобно! Но есть и обратная сторона — вы, даже не задумываясь, доверяете свои секретные данные системным администраторам, обслуживающим облачные сервисы. У них всегда есть доступ к базе, где хранятся данные пользователей.
Совет: Создавайте свою картотеку по организациям и людям в программе и храните ее на вашем ПК или флешке в зашифрованном виде, а не в соц.сетях, телефоне или где-то в облаках, на чужих серверах.
Создать картотеку можно даже в Word-файле. Но документ Word — это не база данных, он не позволяет структурированно хранить данные и напоминать о датах. Существуют гораздо более удобные инструменты, например, программа органайзер Exiland Assistant для Windows. Ее и рассмотри в данной статье.
Exiland Assistant позволяет вести:
- Подробную базу по людям: клиентам, сотрудникам, друзьям
- Информацию по организациям
- Заметки
- Ссылки
- Задачи и события
- Пароли к сайтам можно хранить как в заметках, так и в разделе web-ссылок
Криптостойкое шифрование данных обеспечивает ее защиту от кражи и потери, а встроенная в версию Personal и Enterprise функция автоматического создания резервных копий БД защитит ее от поломки флешки и случайных изменений..
Чтобы показать как создать картотеку на компьютере, скачайте демо версию Exiland Assistant Personal. Программа не требует установки, достаточно распаковать zip-файл — появится папка Exiland Assistant Personal, перенести всю папку в нужную директорию на вашем компьютере или на флешку. Запустите из этой папки главный файл программы «ea.exe» и пройдите мастер 1-го запуска по шагам. Если после этого вы увидите записи в БД — это демо-данные, можете поизучать их и чуть позже создайте свою базу, используя меню База данных.
Рассмотрим создание картотеки на примере базы с демо-данными. Итак, перед нами главное окно программы.
Картотека людей. Раздел «Контакты»
Для создания информации о человеке встаньте курсором на группу в дереве групп слева, в которой хотите создать запись, и нажмите кнопку создания записи над таблицей — появится карточка человека, заполните ее и нажмите «Сохранить». Вы можете заранее не создавать группу в дереве, ее можно создать прямо из карточки.
Такого удобства и возможностей программы по созданию электронной картотеки людей я еще не встречал. Понравилось то, что о человеке можно указать любые личные данные, вплоть до увлечений. Органайзер позволяет хранить следующие данные о человеке:
- Ф.И.О
- Фотографию
- Место работы, должность
- Адреса проживания и прописки
- Телефоны (мобильный, домашний, рабочий)
- Email, Skype, Web-сайт, учетки в соц.сетях: ВКонтакте, Google+, Facebook, Одноклассники и т.д.
- Дату рождения или только год
- Напоминать ли о Дне рождения данной персоны
- Семейное положение
- Пол
- Количество детей
- Возраст и Знак зодиака — вычисляемые поля, их отображение можно отключить в настройках
- Увлечения
- Ник, псевдоним
- В большом поле «Примечания» можно вносить произвольным текстом любую информацию о человеке
Не хватает какого-то поля? Не проблема — расширяемая структура данных Exiland Assistant позволяет добавлять свои поля ввода в карточку и отображать их в таблице в главном окне органайзера.
Каждую запись в базе можно пометить цветом, если необходимо выделять ее среди других.
Теперь о том, как добавить фотографию человека. Для картотеки по людям обычно достаточно видеть лицо человека, программа позволяет вставить фото размером 100×120 пикселей. Если вы попытаетесь вставить большую фотку — появится окно подрезки и масштабирования фотографии и вы сможете указать, какую область изображения вставить. Потрясающая возможность, и никакие дополнительные редакторы не нужны, да и фотография в базе мало места занимает. А значит приложение не будет тормозить со временем, когда накопятся записи.
Я только недавно пришел к выводу, что каждому просто необходимо хранить информацию о людях, с которыми сводит тебя судьба по жизни, поскольку никогда не знаешь, в какой ситуации тебе этот человек понадобиться. И если все эти данные собраны в одном удобном месте — в ноутбуке под Windows, то это получится бесценная база.
Не перестаю говорить спасибо авторам, так как они настолько продумали и собрали воедино всю информацию, которая нужна по жизни человеку, и которая храниться обычно в самых разных местах.
Картотека организаций в Exiland Assistant. Раздел «Организации»
По аналогии со списком людей Exiland Assistant предоставляет возможность вести картотеку организаций в соответствующем разделе. Да, здесь тоже все неплохо продумано, карточка по-умолчанию позволяет вносить следующие сведения о фирмах, клиниках, магазинах, и т.д.:
- Полное и краткое наименование организации
- Сфера деятельности
- Организационно-правовая форма (она же форма собственности): ООО, ЗАО и т.д.
- Юридический адрес и фактический
- Описание географического расположения в населенном пункте и район
- Общие телефон, факс, e-mail
- Дни и время работы
- Web-сайт и ссылка на прайс-лист
- Масштаб предприятия
- Список контактов организации: Ф.И.О., должность, телефон и e-mail
- Филиалы и подразделения — их в карточке предусмотрено только 3, хотя реально может понадобиться и больше
- События по данной организации: здесь можно вести историю звонков, записывать результаты обзвона, планировать встречи, презентации. О датах звонков программа картотека будет напоминать.
- На вкладке «Ссылки» данную запись можно связать с другими записями, а также внести ссылки на web-ресурсы и локальные и сетевые папки и файлы
Встроенная в программу картотека личных дел (раздел «Задачи») поможет навести порядок в списке ежедневных задач, вести учет по проектам.
Как видим, софт Exiland Assistant достаточно прост и в то же время функционален. Область применимости — практически любая сфера деятельности. По заявлению разработчика, органайзер также предназначен для использования дома.
Где скачать программу для ведения картотеки
Exiland Assistant существует только для Windows разных версий: Windows 10, Windows 8, Windows 7 и представлена в 2 редакциях: Personal (однопользовательская улучшенная), Enterprise (многопользовательская для локальной сети). Сравнить их возможности можно здесь.
Бесплатно скачать программу-картотеку для ведения клиентов можно на официальном сайте. Для скачивания регистрация не требуется.
Источник: exiland-soft.com
Творческая картотека
Среди инструментов работы с информацией и развития творческого мышления одним из самых годных для меня оказалась весьма архаичная штука. Самое универсальное и четкое описание этого инструмента я встречал у гуру отечественного тайм-менеджмента, товарища Глеба Архангельского, но сама идея мелькает в ноосфере то здесь, то там, начиная, наверное, с писателей еще века 18-го. Называется он (у Архангельского) творческой картотекой.
Идея, сама по себе, проста и интуитивно понятна. Суть: сделать этакую кормушку для подсознания, его «раскачки» на выработку креативных идей по нужной теме, а заодно – реализовать один из базовых принципов GTD, согласно которому все должно оперативно фиксироваться где-то на внешнем носителе и выкидываться из головы. Механизм: записываешь удачные идеи на отдельные карточки и впоследствии периодически эдак медитативно перебираешь их. Всё.
Теперь подробнее
Для начала – что считать «идеей»?
А это зависит от рода твоей деятельности. Для ученого – факты, касательно которых он спинным мозгом чует, что «это бззз не просто так», но доказать пока что не может. Для журналиста и копирайтера – отдельные удачные фразочки, заголовки, темы. Для писателя – зарисовки, наброски и проч.Очень полезная вещь – картотека – для стартапера, маркетолога и вообще человека, которому нужно «родить» некое новое видение, новый подход к проблеме. Этим нужно писать на карточках вообще все, что, согласно чутью, может иметь отношение к стоящей задаче, да и вообще все, что нравится. Инструмент задействует ассоциативное мышление, так что красивый ход, описанный в книжке про военную разведку (и идея которого была законспектирована на карточке), может вдруг переплавиться в решение старинной проблемы, например, с персоналом.
Главное тут – идея должна быть одна. Ее не надо пытаться ни к чему привязать, это – отдельный смысловой квант, будь то каламбур из двух слов или схема работы синхрофазотрона.
Здесь мы как раз касаемся правил GTD, которые гласят, что любую фигню, которая вас заинтересовала, стоит фиксировать, оставляя ее описание (или напоминалку об этой фигне) в специальном накопителе, и разгребать этот накопитель с определенной регулярностью.
Важно найти накопитель, работать с которым тебе будет удобно. Еще не так давно пальму первенства прочно удерживал диктофон, но сегодня черкнуть на планшетике в Evernote для многих оказывается проще.
Если начать делать это, оказывается, что интересных мыслей в течение дня тебе приходит довольно много. Гораздо больше, чем ты сам думал, а главное – приходят они всегда неожиданно и в неподходящее время (вот тут и начинает играть роль удобство накопителя). И вечером какие-то из этих идей сразу «идут в дело», а некоторые девать некуда, а выкидывать жалко. Вот их и нужно помещать в картотеку.
Запись должна быть короткая, но содержательная и ясная, чтобы не приходилось потом пытаться понять, о чем это. Конспект с адекватными сокращениями и, возможно, рисунками – самое оно. Кроме того, запись должна быть хорошо читаемой, видной.
Картотека – бессистемна, т.е. карточки не должны храниться в порядке. Они, наоборот, должны представлять собой хаос, сумбур, скопище всего и сразу. И в одном месте. Собственно, в этом вся фишка.
Моя самая первая картотека велась, как положено, на картонках, которые я хранил в старой обувной коробке. Когда я тряс ее, они прикольно грохотали внутри.Теперь – как работать с этим
К картотеке полагается обращаться регулярно и медитативно.
Что искать?
А) Ответы на свои вопросы.
Б) Структуры.Поясню.
Первое. Смысл подобного инструмента – именно в поиске нетривиальных решений для текущих задач. Только не нужно ждать, что ответы придут сами и будут очевидны. Возможно, вы сами не поймете, что решение актуальной для вас проблемы сформировалось благодаря работе с картотекой (по ассоциации с чем-то), и отрефлексируете это только потом.Второе. Смысловые «кварки» в картотеке будут постоянно пытаться соединяться друг с другом. Процесс это неспешный, а на выходе вы будете получать некие концепции, сложные (относительно своих исходников) смысловые структуры. Это могут быть структуры статей, идеи стартапов, идеи «как нам перестроить компанию» или просто некие оформившиеся представления о тех или иных жизненных явлениях. («Гляди-ка, действия правительства Китая в отношении Индии повторяют принцип работы синхрофазотрона»).
Пожинаем плоды
Когда такая структура оформилась, т.е. несколько карточек для вас плотно «сцепились» вместе в смысловом плане, получившуюся макро-идею нужно вынимать из картотеки (физически убирать оттуда эти карточки) и по возможности запускать в работу. (Скорее всего, идея будет не абстрактная, а имеющая отношение к решению волнующих вас проблем, см. пункт А).
Структура очень важна. Например, мне доводилось читать про использование подобной картотеки голливудскими сценаристами. Современный сценарий – это тоже известная структура, и довольно жесткая. «Нанизывать» события на требуемый каркас, удерживая и их, и его, в голове, довольно сложно. Выручают карточки: когда их разносишь по тому же каркасу, который визуализирован на доске, видишь, что вот эти десять штук, например, все относятся к одному и тому же этапу развития сюжета, и значит, половину нужно выкинуть; зато другие этапы провисают. (До этого большое количество карточек создавало впечатление, что сценарий добротный).
Когда речь идет о формировании любой другой смысловой структуры, работают те же принципы: разместив ее элементы в нужном порядке, ты видишь, целостна ли она, или «хромает».
Многие карточки никак и никогда не пригодятся. Если карточка надоела, примелькалась, замылила глаз, содержащаяся на ней мысль стала для тебя общим местом и перестала восприниматься как нечто самостоятельное и оригинальное – долой такую карточку. В картотеке нужно регулярно проводить ревизию.
Бумажная картотека vs. электронная
До сих пор спорный момент.
С одной стороны, хранить картонные карточки в обувной коробке – уже вообще как-то не комильфо. С другой, лично я отмечаю меньшую эффективность всех попыток перенести картотеку в электронную среду сравнительно с ее бумажным существованием.Причина, в общем, понятна – бумажные карточки можно трогать, перебирать, физически руками складывать из них комбинации. Очевидно, эта моторика «раскачивает» подсознание мощнее, нежели перемещение виртуальных карточек при помощи мыши.
Полумера – стикеры или бумажки на магнитной/пробковой доске. Выглядит адекватнее самопальных картонок, но все же менее «материальны» и удобны. Зато с такой картотекой возможна некая командная работа.
Источник: habr.com