Как создать и вести базу клиентов в программе excel

CRM (Customer Relationship Management) — это ПО, которое позволяет выстроить отношения с клиентами и следить за сделками. Систему используют для оптимизации бизнес-процессов. В CRM можно надежно хранить клиентскую базу, оперативно обрабатывать заявки, отслеживать объемы продаж, контролировать работу менеджеров, продумывать маркетинговые планы по продвижению. Расскажем, как создать CRM в Эксель и предложим готовые шаблоны для работы.

Кому полезно вести CRM-систему в Экселе

Фрилансерам, малому бизнесу и компаниям, которые только начинают свою работу. Если у вас небольшая компания (менее пяти человек), нечастая обработка заказов (1–3 раза в неделю), мало клиентов, длинный цикл продаж от момента обращения до совершения сделки — в этих случаях удобна CRM-система в Excel. Информации не так много, ее легко систематизировать вручную.

Представим, что у вас малый бизнес. Вы знаете свой ассортимент, пока он невелик, закупки осуществляете 1–2 раза в месяц, ориентируетесь, с какой скоростью разбирают те или иные товары, и можете прогнозировать продажи. В Excel можно создать отдельную вкладку «Каталог», куда вы будете заносить категории товаров, их общее количество и остатки, возможную дату поставки.

Как сделать и вести базу клиентов в Excel?

Скорее всего, вы сами контролируете продажи, а каждый сотрудник вносит информацию в таблицу во время своей смены. Бывают моменты, когда товар заканчивается. Клиентов терять не хочется, поэтому вы собираете контакты, чтобы оповестить человека о том, когда товар снова появится в наличии.

Вам подойдет CRM в Экселе — это бесплатный и гибкий способ контролировать процесс. Вам не нужно тратить время на обучение сотрудников работе с системой, вы можете создавать любые, нужные вам вкладки с описаниями и статусом товаров, вести несложную аналитику.

Кому CRM в Экселе не подойдет

С большой вероятностью, среднему и крупному бизнесу. В некоторых случаях и малому бизнесу вести CRM на базе Excel невыгодно — все зависит от специфики бизнес-процессов.

Также если клиентская база стремительно растет, запросов стало больше, они распределились по разным каналам (соцсети, мессенджеры, формы на сайте), сотрудники не успевают обрабатывать заявки, штат расширяется — пора задуматься о том, как автоматизировать работу и какую CRM-систему подключить.

Таблицы в Эксель требуют ручного сопровождения, хотя и существует множество шаблонов и полезных советов по использованию программы, которые сокращают время работы. К тому же, сами файлы не мобильны в использовании, в них неудобно выстраивать параллельную работу сотрудников. Например, если один менеджер фиксирует клиентскую базу, а другой отслеживает количество товаров. Есть Google Sheets, где эта проблема решается, но появляются другие трудности. Гугл-таблицы имеют более ограниченный функционал, меньшую мощность работы, зависимость от интернета.

В Эксель трудно организовать активную работу большого числа сотрудников. Менеджеры могут просто не успевать вносить данные, а учитывая человеческий фактор, часть информации может и вовсе потеряться. Однако на начальном этапе развития бизнеса возможностей программы будет достаточно.

Как построить CRM в Excel: инструкция

CRM-система в Excel бывает простой и сложной — зависит от того, какие задачи стоят перед бизнесом. Перед тем как работать в Эксель, проанализируйте информацию, которую вам необходимо отслеживать.

Чаще всего это база клиентов, каталог товаров или услуг, заказы и продажи. Если у вас средняя команда (более 7–10 человек), добавляется учет менеджеров и задач, которые они решают. Рассмотрим, как создать CRM в Excel на примере цветочного магазина.

Шаг 1. Соберите базу клиентов

Создайте столбцы с данными о клиентах: номер заказчика, ФИО, контакты, наименование заказываемого товара или услуги, комментарий о покупателе (в свободной форме), дату первого и последнего заказа.

Вносите в таблицу только тех, кто уже сделал заказ, в нашем случае — приобрел букет. Тех, кто просто интересовался и спрашивал о наличии тех или иных цветов, сроках создания букета и стоимости, в таблицу не вносим.

По каждому полю легко потом задать сортировку, например, можно посмотреть, когда чаще всего покупали определенный вид цветов.

Это простая версия таблицы. Для расширенной нужно добавить столбики с дополнительной информацией, но лучше не делать их слишком много. Занесите данные о канале привлечения клиента, активном или неактивном статусе (выходит человек на связь или нет), дате, когда нужно напомнить клиенту о себе.

В Эксель есть функция настройки связей между ячейками. Например, можно задать системе задачу, чтобы у всех активных покупателей спустя несколько месяцев загоралась красным ячейка с датой напоминания.

Шаг 2. Сформируйте каталог

Назовите новый лист «Каталог» и внесите туда всю информацию о товарах и услугах. Это удобно — менеджер в любой момент может к ней обратиться, проверить наличие, уточнить дату поставки, стоимость и быстро ответить на вопросы клиента.

Для цветочного магазина таблица будет включать колонки: наименования цветов, стоимость за одну штуку, количество, дату ближайшей поставки. А также услуги — сбор букета, консультирование по флористике, доставку свежих букетов каждую неделю. Для услуг лучше создать отдельную вкладку, так как тут учитывают отличные от товаров показатели — наименование, стоимость, средние сроки выполнения, исполнителя.

Шаг 3. Ведите учет заказов и продаж

Каждое действие — это отдельная вкладка. Например, чтобы вести учет количества обращений в цветочный магазин и продаж, назовите категории «Дата», «Посещения», «Звонки», «Продажи». Чтобы отследить, какие цветы покупают клиенты, какие услуги выбирают и как это формирует доход, нужны столбцы «Дата», «Имя товара», «Сумма продажи», «Сумма заработка», «Клиент».

Шаг 4. Ведите аналитику

После того, как назвали столбцы, зажмите Ctrl+T и создайте рабочую таблицу. С помощью этой функции можно задавать фильтры для ручной сортировки.

В Excel можно создавать сводные таблицы и графики, чтобы наглядно проанализировать интересующие параметры и проследить зависимость между показателями. Выделите любую колонку, нажмите «Вставка» → «Сводная таблица». Справа появится окно, выберите столбцы, которые хотите сравнить.

Например, чтобы проанализировать продажи цветов, выберите категории «Товар», «Сумма продаж» и «Сумма заработка». Снова выделите столбцы, на вкладке «Главная» нажмите на «Условное форматирование» → «Гистограммы». Теперь помимо цифр в столбцах видны окрашенные отрезки, которые визуализируют данные.

Еще в Эксель можно делать срезы. Нажмите на любую ячейку → «Вставка» → «Срезы». В появившемся окне выберите параметры. Например, чтобы проанализировать продажи отдельных категорий цветов, выберите «Товар». Далее обозначьте позиции: «Розы», «Ромашки», «Тюльпаны».

Появится статистика относительно таблицы, которую задали выше («Товар» — «Сумма продаж» — «Сумма заработка»). Чтобы углубить аналитику, подключите еще один параметр — «Дата». Это поможет понять, какие цветы лучше всего продавались в сезон. Зайдите в «Срез», выберите «Дата» и задайте период. Сводная таблица изменится с учетом уже двух показателей — будет понятно, какие цветы за выбранный сезон принесли наибольшую прибыль.

Эти возможности Эксель заменяют расширенную аналитику в полноценной CRM-системе. Все наглядно, но задавать категории и создавать графики нужно вручную.

Что выбрать: CRM-систему или Excel?

Перечислим основные преимущества и недостатки Эксель по сравнению с CRM.

Плюсы и минусы работы в Эксель

Плюсы

• Не во всех CRM есть бесплатная демоверсия или пробный период, в отличие от Excel или Google Sheets.
• Для работы на фрилансе и малого бизнеса CRM система на базе Эксель — оптимальное решение. Скорее всего, вам не нужно погружаться в глубокую аналитику и проводить детальные сравнения. Базовых функций хватит.
• Для небольшой команды легче и быстрее настроить процессы через электронные таблицы.

Минусы

• Если работать с большим количеством данных, программу нужно знать на высоком уровне. Освоение Excel приравнивается к программированию. Научиться работать с автоматизированной CRM намного легче.
• Получить многоуровневый отчет через Эксель часто бывает невозможным или требует глубокой настройки и прописывания макросов и формул. CRM позволяет анализировать много параметров из разных таблиц.
• Сложно настроить доступ. В CRM для каждого сотрудника устанавливается ограничение. Например, используя Эксель, менеджер видит результаты работы своего коллеги. Информация не защищена, каждый сотрудник может скопировать себе клиентскую базу и воспользоваться ей в личных целях.
• С помощью таблиц практически невозможно оценивать всю коммуникацию с клиентом. Нельзя зафиксировать все сообщения, диалоги звонков, ответы в форме на сайте. Программа не предусматривает интеграцию с сервисами коммуникации.
• Excel не позволяет контролировать работу менеджеров, особенно качество обработки заявок.
• Нельзя синхронизировать с другими сервисами, например, бухгалтерскими системами и программами для планирования работы.
• Нет возможности прикреплять дополнительные файлы: договоры, счета, чеки.
• Нужно следить и проверять на ошибки, ведь все данные вносятся вручную, на точность и качество сильно влияет человеческий фактор.

Частые вопросы по CRM в Excel

Как сделать CRM в Excel?

Для начала решите, какие параметры вам нужно учитывать и фиксировать, затем создайте для каждого из них вкладки (листы). Начните с базового:

• клиентская база;
• каталог товаров и услуг;
• учет продаж и заказов.

Внутри вкладок создавайте столбцы с более детальной информацией (ФИО, дата заказа, сумма, статус клиента и пр.).

Где скачать готовый шаблон CRM в Эксель?

В интернете шаблонов много — подберите нужные под задачи бизнеса. Эти шаблоны CRM в Excel помогут учитывать лиды и данные по воронке продаж.

• Шаблон клиентской базы, продаж, действий команды. Скачать
• Шаблон клиентской базы и входящих заявок. Скачать
• Шаблон журнала телефонных звонков клиента. Скачать
• Шаблон таблицы для продаж, воронки, расширенной клиентской базы в Excel. Скачать

Как работать с базой клиентов в Excel?

В таблице создайте соответствующие столбцы с данными о клиентах: номер заказчика, ФИО, контакты, заказываемый товар, комментарий, дату первого и последнего заказа. Записывайте только тех, кто совершил покупку, а не просто обратился с вопросом. Следите за активным или неактивным статусом, напоминайте о новых предложениях. Сортируйте данные, используйте различные фильтры, чтобы упростить этот процесс.

Итоги

• Эксель как упрощенная версия CRM подходит для небольших компаний и малого оборота данных.
• Таблицы знакомы большинству менеджеров и не потребуют отдельного обучения сотрудников.
• В Excel можно вести клиентскую базу, ассортимент, отслеживать продажи и делать аналитические срезы по разным показателям.
• В Экселе нельзя настроить разграничение доступа и интеграцию со сторонними сервисами. Также эта программа не подходит для контроля качества работы сотрудников.
• Стоит перейти на автоматизированную систему управления бизнес-процессами (CRM), если компания разрастается, заказов и продаж становится больше.

Источник: www.bitrix24.ru

Как создать базу клиентов в программе Excel

Доброго здоровья, уважаемый читатель журнала «Web4job.ru”! В этой статье мы поговорим о том, как создать базу клиентов в программе Excel, рассмотрим способы ведения базы данных и как работать с таблицами.

Как создать базу данных клиентов в программе Excel

Отработав во фрилансе определенный период времени, накапливается большое количество заказчиков, тех, с кем вы работали ранее или продолжаете работать до сих пор.
В числе клиентов имеются те, кто обращался к вам за оказанием услуг по одному или по два раза. Хочется, чтобы они остались в числе постоянных.

Для анализа своей работы можно вести базу данных клиентов посредством разных программ, но, чтобы за них не платить, можно разработать ее самостоятельно
в программе Excel.

Вести можно простым способом и сложным, т.е. с большим количеством граф, строк и функций.

Простой способ ведения базы данных

Можно разработать таблицу в форме, которая будет удобна вам.

В лист «Услуги» включать все услуги, предоставляемые вами клиенту, объединять их примерно по 10 видов и переносить в таблицу.

В лист «Мои клиенты» включить всех клиентов, с которыми вы работали. Он включает данные, указанные в таблице.

По количеству первой графы No п/п вы будете видеть, сколько у вас было клиентов.

Во вторую графу можно включать ФИО клиента или наименование организации.

В графе «вид услуги» указывается основной вид заказа, в случае, если их несколько, оставшиеся расписать в графе «Примечание».
В этой графе описываются пожелания или предложения клиента.

Графа «Дата первого заказа» показывает, с какого времени вы с ним сотрудничаете.

Графа «Дата последнего заказа» дает возможность проследить, когда был последний заказ.

Перечень можно отсортировать по любому значению. Например, отсортировав по виду услуги, можно определить, какие виды более востребованы.
И заказчикам, покупающим уникальные статьи по копирайтингу, сделать предложение о написании таких статей.

В таблицу можно дополнять и другие графы, если это потребуется.

Как работать с простой базой

• В базу данных включать только реальных покупателей, которые сделали заказ и оплатили его;
• Хотя бы раза два в год анализировать данные для выявления заказчиков, давно не делавших заказы, и писать им письма;
• Если количество заказов уменьшается, стоит попробовать предложить клиентам скидку и написать им об этом.

Расширенный способ ведения базы данных

При этом способе ведения базы данных для каждого заказчика имеется возможность выделить дополнительные сведения.

В случае, если клиент не проявлял себя более полугода, ему нужно позвонить.
Получив от него новый заказ, надо указать новую дату, если заказов нет, перевести его в статус «не активный».

Посмотрим видео Как создать базу клиентов в программе Excel

Как сделать и вести базу клиентов в Excel

Создание и работа с клиентской базой

Создание таблицы базы данных

Заключение

В этой статье мы рассмотрели тему Как создать базу клиентов в программе Excel, способы ее ведения и как работать с таблицами.

Надеюсь, статья оказалась полезной. Если возникли вопросы, можете задать их через форму комментариев под этой статьей.

Также буду признательна, если поделитесь статьей со своими друзьями в социальных сетях.

Источник: web4job.ru

Как создать и вести базу клиентов в программе Excel?

За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.

Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.

В статье рассмотрим два варианта ведения базы — простой и сложный, с большим числом полей и функций.

База клиентов в Excel (простой вариант)

Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.

Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.

Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:

• Порядковый номер клиента. Позволяет понять, насколько велико число Ваших клиентов.
• Имя клиента – можно вводить имя или ФИО, а также название компании
• Телефон
• E-mail
• Что заказывает – поле заполняется путем выбора услуги из выпадающего списка. Если клиент заказывает несколько услуг, можно выбрать из списка основную, а другие указать в комментариях.
• Комментарий – описание клиента в свободной форме, особенности работы с заказчиком.
• Дата первого заказа – дата получения первого заказа. Позволяет понять, насколько долго Вы уже работаете с клиентом.
• Дата последнего заказа – важный параметр, позволяет отследить последнюю продажу клиенту. Например, Вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал – написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.

По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).

При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.

Как работать с простой базой клиентов в Excel?

• Добавляйте в базу всех новых клиентов, которые оформили реальный заказ (т.е. тех, кто просто позвонил или один раз что-то написал, но не купил – добавлять не нужно);
• Раз в полгода отслеживайте клиентов, которые давно не делали заказы. Напишите им, напомните о себе. Чаще, чем раз в полгода, писать не стоит – иначе Вы рискуете слишком надоесть клиенту. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах стоит чаще напоминать о себе 🙂
• Если Вы чувствуете спад в количестве заказов, сделайте клиентам специальное предложение. Например, сделайте скидку на копирайтинг и напишите постоянным клиентам, кто заказывает тексты, о снижении цен.
• Используйте столбец с комментариями, чтобы указать особенности каждого клиента, которые помогут Вам эффективно работать с заказчиком. Например, каким-то заказчикам нужно помочь с составлением технического задания – отметьте это в комментариях, чтобы не забыть помочь с ТЗ.

База клиентов в Excel (расширенный вариант)

В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:

• Канал привлечения – источник получения клиента. Список источников можно отредактировать на листе «Каналы привлечения». Допускается указывать до 20 каналов.
• Статус – активный или не активный. По умолчанию ставьте всем клиентам активный статус. Ниже я расскажу, в каких случаях его нужно менять на не активный.

В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.

Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.

Резюме

Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.

Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.

Дополнительные материалы

Что такое CRM-система?
Обзор бесплатных и платных CRM, помогающих вести проекты и отслеживать важные задачи.

Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?
Бесплатная программа в Excel, которая поможет вам привести дела в порядок.

Источник: www.kadrof.ru