Как составлять программу конференции

Конференция — собрание людей, объединяемых профессией, интере­сами или общими целями, собирающихся для обмена информацией и совместного обсуждения вопросов, важных для ее участников. Соот­ветственно, на научно-техническую конференцию, где будут обсуж­даться новые открытия, технологические разработки и ноу-хау, свя­занные с высокими технологиями, соберутся люди, связанные с наукой и техникой и работающие в какой-то одной, а может быть, и разных или смежных областях науки или промышленности. Почему? Да по­тому, что конференция является одним из самых эффективных видов коммуникации, так как на нее собираются специалисты из разных го­родов и стран, привозят информацию о самых последних открытиях и идеях, предлагают свежие решения старых проблем, формулируют новые.

Прежде чем с легкостью и ожиданием больших результатов присту­пать к организации конференции, ответьте себе на 6 вопросов, затра­гивающих 6 разных сторон, связанных с проведением конференции:

1. Информативность. Что мы хотим сказать и услышать на нашей конференции? Есть ли у нас то, что заинтересует нашу целевую аудиторию?

Как создать конференцию в ZOOM ?

2. Адресация. Кому мы хотим это сказать и от кого услышать? При­едут ли и те и другие? Почему они приедут?

3. Время. Когда это лучше всего сделать? Чьи интересы поставить на первое место? Наши или потенциальной аудитории?

4. Место. Где проводить конференцию? В здании своей организа­ции или в престижном конференц-зале пятизвездочного отеля в центре города? Или за городом, используя преимущество близости проживания к месту проведения конференции, — все проис­ходит в одном и том же отеле, не тратится время на ежедневный проезд к месту заседаний и обеспечиваются неограниченные воз­можности общения между участниками конференции вечером, по окончании официальных заседаний? Или (что последнее вре­мя имеет место и в России) на берегу теплого моря, чтобы кто пожелает мог и отдохнуть, и развлечься?

5. Зачем? Почему мы хотим заняться этим трудным делом, органи­зацией конференции? Что мы хотим получить в результате?

6. Каким образом? Как мы надеемся реализовать свои намерения и получить искомые результаты?

Итак, наши первые действия до начала непосредственной работы по организации конференции состоят из выяснения следующих поло­жений:

♦ какие цели мы преследуем, организуя конференцию?

♦ какую тему в качестве основной следует предложить для дости­жения этой цели?

♦ какими средствами мы располагаем для проведения конференции, где мы возьмем дополнительные средства и каков общий бюджет этого мероприятия?

Далее следует ответить на вопрос: кто же всем этим занимается? Как правило, все обязанности по подготовке и проведению конференции ложатся на ОРГКОМИТЕТ, возглавляемый по положению и тради­ции, принятой, например, в научных и образовательных организациях в России, руководителем компании; это, как правило, ректор универ­ситета или директор научно-исследовательского института.

Оргкомитет состоит из двух комиссий — программной и организа­ционной, и в каждой имеется свой председатель. Комиссии нужны для принятия коллегиальных решений и разделения обязанностей и от­ветственности между членами комиссий. Однако ответственность за удачу или провал всей конференции всегда ложится на плечи ее главного ответственного лица — председателя оргкомитета конференции. Тем не менее ему не следует в своем поведении придерживаться фор­мулы: «Успех — это мои заслуги, провал — из-за них (остальных чле­нов оргкомитета)».

Кейс: как сделать ПЛАН организации КОНФЕРЕНЦИИ с первого раза

Чем занимаются комиссии оргкомитета и что входит в обязанности их членов?

Программная комиссия:

♦ разрабатывает и утверждает программу конференции, включая пленарные и секционные заседания;

♦ ведет переговоры с докладчиками всех уровней для всех дней пле­нарных и секционных заседаний;

♦ предлагает кандидата для приглашения его в качестве почетного гостя с правом выступления с первым основным докладом на от­крытии конференции (это обычно или очень известный ученый с мировым именем, или столь же известная величина из мира по­литики — все расходы по его приезду, проживанию, питанию и развлечениям ложатся на организаторов конференции; обычно такой гость уезжает на следующий день, задолго до окончания конференции).

Организационная комиссия:

♦ определяет бюджет конференции;

♦ отвечает за подготовку всей печатной продукции (приглашения, программа, различный раздаточный материал, причем не старайтесь экономить ни на качестве, ни на количестве печатных материалов);

♦ обеспечивает проведение конференции всеми необходимыми (по требованию докладчиков) техническими средствами.

Разберем в качестве примера возможные цели проведения научно-технической конференции:

1. Распространение знаний, информация о научных достижениях и открытиях.

2. Подведение итогов работы научного направления или школы, ка­федры.

3. Чествование ученого, приуроченное к юбилейной дате.

4. Реклама и продвижение новой продукции на рынок и многое другое.

Причины организации конференции иногда могут совпадать, а иног­да и не совпадать с целями ее проведения. Вот несколько возможных причин.

1. Обмен опытом — «У нас есть что рассказать, хотим узнать, как обстоят дела у других».

2. Проверка собственных позиций, взглядов, надежности результа­тов экспериментов.

3. Приглашение на работу новых перспективных сотрудников из чис­ла присутствующих докладчиков.

4. Поиск инвесторов для финансирования перспективных разработок.

Что обеспечивает успешность проведения конференции?

1. Выбор актуальной темы.

2. Приглашение в качестве докладчиков известных ученых; лиц, за­нимающих ведущее положение в своей области экономики; моло­дых, перспективных разработчиков и практиков — лиц, наилуч­шим образом способных раскрыть тему конференции.

3. Аудитория — правильный подбор участников конференции, точ­ная адресация темы и содержания докладов.

4. Правильный выбор места для проведения конференции, обеспе­чивающего возможность использования муниципального транс­порта и парковку для индивидуальных автомобилей, может по­ложительно влиять как на состав аудитории, так и на атмосферу, в которой проходит конференция.

5. Зал должен обеспечивать хорошую видимость и слышимость со всех мест, причем не только самого докладчика, но и всех исполь­зуемых им иллюстративных материалов, слайдов, видеофильмов и т. п. как в зале для пленарных заседаний, так и в помещениях для работы секций.

6. Время проведения конференции (время года, утренние или вечер­ние часы) и строгое соблюдение регламента (начало и окончание заседаний в соответствии со временем, указанным в программе). Жесткое соблюдение регламента ведения конференции — необходимый фактор, поскольку очень часты случаи, когда люди приез­жают, чтобы послушать один конкретный доклад, и плохо, если они пропустят его или им придется тратить время на ожидание.

7. Использование современных технических средств существенно эко­номит время, отводимое каждому докладчику, и обеспечивает при­менение качественно подготовленных иллюстративных материалов.

Некоторые рекомендации при планировании выступления на кон­ференции (для молодых и не очень опытных докладчиков):

♦ необходимо, естественно, хорошо знать свой предмет и то, зачем вы излагаете его в этой аудитории;

♦ следует четко разграничивать главные и второстепенные вопро­сы; как показывает практика, обязательно нужно иметь следую­щие разделы в докладе: введение, основная часть, поддерживаю­щие факты и детали, заключение;

♦ нужно подумать о том, какими словами начать выступление, например: «Для меня большая честь выступить в этом высо­ком собрании. », или «Дамы и господа, предыдущие доклад­чики. », или «С большим удовольствием я принял приглаше­ние участвовать. » и т. д.;

♦ необходимо уметь держать паузу (5 сек) после или перед изложе­нием самой главной идеи вашего выступления;

♦ следует быть уверенным в самодостаточности иллюстративных материалов, устное их сопровождение должно быть кратким; учти­те: таблицы с множеством цифр нерепрезентативны, их часто про­сто не видно, лучше заменить их графиками или диаграммами;

♦ нужно соблюдать регламент, точно уложиться в отведенное для вашего выступления время, так как отступление в любую сторо­ну будет не в вашу пользу.

Ожидаемые результаты проведения конференции могут быть сле­дующие:

♦ признание со стороны широкой общественности высокого уров­ня прочитанных докладов и выступлений;

♦ рекомендации к публикации материалов конференции;

♦ оформление заявок на открытия и изобретения;

♦ появление новых научных направлений и имен;

♦ создание новых научных коллективов по разработке определен­ных направлений;

Программный комитет занят проблемами, отвечающими на вопро­сы: что? и кто? А это означает выбор темы, докладчиков, целевой ауди­тории. Члены программного комитета рассматривают заявки на учас­тие в конференции и присылаемые тезисы, на основании чего они составляют программу конференции, как пленарных, так и секцион­ных заседаний.

Персональные приглашения в качестве докладчиков лиц, представляющих наибольший научный интерес, а также главно­го почетного гостя конференции — прерогатива и обязанность членов программного комитета, а также распределение докладов по секциям и выделение наиболее значимых из них для заслушивания на пленар­ных заседаниях. Выбор времени проведения конференции — очень важный вопрос, и программный комитет уделяет ему большое внима­ние, так как следует учесть интересы и возможности всех докладчиков и гостей, в чьем участии организаторы конференции глубоко заинте­ресованы. Готовый, окончательный вариант программы передается в оргкомитет для размножения и рассылки.

Обязанности оргкомитета очень широки и разнообразны и требу­ют с самого начала четкого определения круга вопросов, которыми он должен заниматься во все периоды подготовки, проведения и подве­дения итогов конференции. Основными исполнителями в оргкомите­те являются сотрудники отдела по связям с общественностью совме­стно с представителями административно-хозяйственного управления, в том числе и бухгалтерии.

Отметим лишь наиболее значительные функции, за которые отве­чает оргкомитет:

1. Печать и рассылка всех информативных материалов по конфе­ренции, предоставленных программным комитетом. Подробные списки с адресами также готовит программная комиссия.

2. На основании данных о количественном составе участников и их статусе, полученных от программной комиссии, занимается бро­нированием номеров в гостиницах, приобретением обратных би­летов и билетов в театры и т. п. Все это делается с учетом пожела­ния участников конференции, переписку с которыми ведут члены оргкомитета.

3. Подготовка помещений для проведения в них конференции (ме­бель, специальная видео- и аудиотехника).

4. Подготовка технического персонала по обеспечению эффектив­ной работы конференции и ее секций.

5. Финансовое обеспечение всех мероприятий конференции.

6. Транспорт для встречи и отъезда участников конференции; транс­порт по городу.

7. Обеспечение питания участников конференции (прохладитель­ные напитки, кофе); прием по случаю открытия (закрытия) кон­ференции.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru

Событие внутри события или Как разнообразить основную программу конференции?

Планируя очередную конференцию, подумайте, как сделать ее еще более привлекательной и запоминающейся для гостей. Существует множество приемов разнообразить программу, но самый проверенный — это организация вечеринок, где гости могут отвлечься от рабочих вопросов, расслабиться и завести знакомства.

На что стоит обратить внимание при организации вечеринки в рамках конференции?

Создание ажиотажа

В первую очередь, следуют подумать об изюминке, которая бы отличила ваше мероприятие от тысячи других. Каждый гость хочет чувствовать себя частью чего-то особенного, подарите такую возможность каждому.

Один из самых эффектных способов — оригинальное оформление главного входа. Позвольте гостям пройтись по коридору из живых цветов или по красной ковровой дорожке. Это побудит посетителей уже с порога сделать несколько снимков на память и поделиться ими в соцсетях. На этот случай желательно заранее заготовить хэштег, так о вас смогут узнать тысячи пользователей сети.

Контент и постановка цели

Следующая составляющая успеха — тщательная проработка контента. Подумайте о цели вечеринки. Если вы вашей задачей является продвижение продукта, изучите целевую аудиторию. В чем ее интересы? Сформируйте несколько задач и посмотрите, что потребуется для их решения.

Во главе угла поставьте цель — то, что вы хотите получить от мероприятия. Подумайте, какие впечатления и мысли должны остаться у посетителей в головах после мероприятия. В постановке цели поможет составление ассоциативной карты. Поместите в центре листа основную мысль, постепенно дополняя ее новыми креативными идеями.

Выбор тематики

Как подготовиться к выступлению на научной конференции

Научная конференция вовсе не должна быть смертельно скучным чтением лекции, под которое слышен храп из разных уголков зала. Если хотите не просто высказаться, но и сделать это так, чтобы вас было интересно слушать, читайте наш телеграм-канал. А если хотите получить выгоду от обучения, вступайте в группу.

Сегодня тема нашего разговора – подготовка выступления на научной конференции.

Особенности проведения любой конференции

Конференция – это мероприятие, цель которого познакомить научный мир с ценными и интересными идеями. И от качества презентации этих идей будет зависеть, насколько много людей услышат и заинтересуются вашей темой.

Именно на таких мероприятиях спонсоры часто ищут «жертву» – претендентов на научно-исследовательский грант.

Вот почему так важна серьезная подготовка к конференции. Но для этого нужно знать, в каком порядке она проходит и чего ожидать от события:

1. Каждый участник научной конференции за некоторое время до ее начала должен зарегистрироваться. Это нужно, чтобы организаторы могли спланировать выступления и сгруппировать темы по направлениям, составить программу для посетителей, а затем – раздать участникам номер очередности их выступления.
2. Каждая конференция имеет свою цель и тему, о которых в начале рассказывает организатор, меценат или спонсор. Это называется торжественной частью.
3. Приглашенных рассаживают по заранее распланированным местам – тематическим секциям. Начинаются выступления, которые все слушают, а потом потихоньку вникают и принимают участие в обсуждениях.
4. После всех выступлений следует фуршет – здесь особо разгоряченные смогут охладить свой пыл, выступающие – перевести дух, а все желающие – завести новые знакомства и пообщаться со старыми знакомыми.
5. Иногда приезжим из других стран и городов предоставляют обзорную программу или другие развлекательные действия.
6. Заключительный этап – публикация сборника научных трудов, представленных на конференции.

Подготовка доклада на конференцию: продумываем речь

Подготовку к выступлению на научной конференции стоит начать с продумывания речи:

1. Анализ аудитории. Определив, кто перед вами, будет легче понять потребности и проблемы людей. С учетом этой информации можно составить отличную речь.
2. Предварительное планирование. Начинать продумывать речь нужно задолго до того, как сядете за компьютер ее писать. Начните примерно за месяц, всегда держите рядом ручку и лист бумаги. Записывайте интересные речевые обороты и мысли, которые сможете потом использовать в выступлении. Основная задача – ответить на вопрос, как вы сможете решить проблемы аудитории.
3. Выделение главной мысли. Психологи утверждают, что из одной речи люди запоминают до 7 мыслей. Но всё выступление должно быть построено на одной идее. Тщательно продумайте план подготовки к конференции: одна главная идея и несколько мыслей!
4. Удовлетворение аудитории. Думайте не о том, что нужно сказать, а о том, что от вас хочет услышать зритель, как вы можете решить его проблемы своим выступлением. Главная ошибка выступающих – говорить о себе. Зрители не любят слушать о ком-то другом, они любят слушать о решении своих проблем.
5. Призыв к действию. До начала речи вы должны понимать конечную цель: какого действия вы хотите от зрителей после окончания доклада?
6. Правило одной минуты. Для одноминутной речи нужно потратить час подготовки. Если речь длится 15 минут, то потратить на нее придется не меньше 15 часов, включая и подготовку презентации.
7. Поиск оптимальной стратегии. Не бывает универсальных докладчиков. То, что может отлично подходить одному, будет некомфортно другому. Нужно найти свой стиль: темп, жанр, визуальную составляющую и т.д. Делать презентации можно разными способами: майндмэп, стикеровая карта, планирование в уме, тезисы, презентация PowerPoint, речевое оформление. Найдите тот, в котором будет комфортно вам, пробуйте новые, экспериментируйте.
8. Отклик. Если вы хорошо разбираетесь в теме доклада, считайте, у вас проблема: вы не можете мыслить объективно и посмотреть на проблему свежим взглядом со стороны. Активно просите аудиторию о помощи, пусть оставляют фидбек.

Основная идея выступления – повод для посетителей задуматься над проблемой задолго до проведения конференции. В итоге люди придут на выступление подготовленными, со своими мыслями и вопросами

Подготовка текста речи

Оптимальное время выступления – 10-15 минут, из которых 5 минут отдают на вопросы зрителей.

Скорость размеренного говорения – примерно 100 слов в минуту. Выходит, что вся речь должна уложиться в 2 листа печатного текста 12-м кеглем.

• определение научной проблемы, знакомство с целью и задачами исследования;
• этапы и ход исследования (как доказали гипотезу, удалось ли решить проблему);
• научная новизна и ценность, личный вклад оратора и итоги.

Помните: максимальная концентрация внимания слушателей – в самом начале доклада. Именно в эту часть постарайтесь вложить больше всего смысла.

Делайте предложения короткими и простыми, избегайте вводных конструкций. Это усложняет восприятие речи на слух и тратит драгоценное время.

Лучше всего – когда предложения максимально короткие и выглядят как тезисы: так аудитория запомнит больше мыслей.

Не забывайте давать расшифровку сложным терминам.

Идеальное выступление – на 1-2 минуты короче того времени, которое оратору отвели организаторы.

При подготовке нужно учесть все возможные факторы риска: волнение, технические неполадки и т.д. Сделав доклад чуть короче, вы будете спокойны, ведь у вас в запасе останутся драгоценные минуты.

Не забудьте подготовить раздаточный материал с важными цифрами, графиками, расчетами, примерами. Это поможет сэкономить время и не «разжевывать» их во время выступления.

В заключении еще раз напомните аудитории о главной проблеме. Упомяните личный вклад в решение вопроса.

Советы, как сделать выступление запоминающимся

Психологи советуют использовать в речи сильные чувства и эмоции: информация наряду с сильными эмоциональными потрясениями откладывается лучше всего.

Какая бы серьезная тема ни стояла, добавьте в ее обсуждение часть про личный опыт. Огромной популярностью сегодня пользуется формат сторителлинга – рассказ на жизненных примерах (его часто используют на конференциях TED). Если не получается привести пример из своей жизни, хотя бы в паре предложений опишите, как исследование можно использовать в жизни слушателей.

Подготовка презентации для конференции

70% людей лучше воспринимают визуальную информацию. Вот почему так важна презентация. Если хотите, чтобы вас слушали, следуйте советам специалистов:

1. Слайды должны быть краткими, не перегруженными данными. Возьмите в пример Стива Джобса, у которого на 1 слайд – 1 мысль. На одном слайде используйте минимум слов (пусть вас вдохновит на это Твиттер). Информация на слайде должна резюмировать, а не повторять речь.
2. Используйте разные способы предоставления информации: списки, картинки, диаграммы, таблицы, статистику и схемы.
3. Продумайте использование цветов. Выберите 3-4 основных тона (нейтральных), которые хорошо сочетаются друг с другом. Если с цветовосприятием у вас не очень, используйте помощь специальных ресурсов. В качестве тона выбирают пастельные оттенки (бежевые, светло-голубые, светло-зеленые и пр.), для текста на них – контрастный цвет. Помните: глаз лучше воспринимает светлый фон с темным текстом, а не наоборот.
4. Фотографии улучшают образность и наглядность. Старайтесь не использовать приевшиеся картинки из поисковика. Берите фото из бесплатных фотостоков (Pixabay, FreeStockImages, StockSnap).

Внешний вид

Для выступления на конференции придется тщательно продумать каждую деталь своего образа. Ведь это серьезное событие с серьезными людьми.

Одежда должна быть неброской и аккуратной. Рваные джинсы или шарф с яркими розами будут неуместно смотреться на таком событии. Более того, ненужные детали отвлекают от содержания доклада.

Проследите, чтобы обувь была чистой и ухоженной.

Как себя вести во время выступления на конференции

Даже при сильном волнении нужно стараться не дергаться. Выньте руки из карманов, примите открытые позы (не скрещивайте руки на груди), не грызите ногти, не стучите пальцами и ногами, не теребите одежду или другие предметы. Выход на сцену должен быть твердым и решительным.

Перед началом выступления осмотрите зал, установите зрительный контакт и выберите одну «жертву», которой будете читать речь. Улыбнитесь и сделайте глубокий вдох.

Используйте паузы во время всего выступления. Они дают возможность передохнуть не только вам, но и публике: вы даете ей время переварить полученную информацию. Если публика начала что-то активно обсуждать, дайте ей время настроиться на дальнейшую речь.

Помните: все любят обаятельных и дружелюбных. Поэтому улыбайтесь и разговаривайте с аудиторией. Спину и голову держите прямо.

Не бойтесь использовать жестикуляцию – пусть руки помогают объяснять материал. Они должны быть раскрыты, ладони повернуты к зрителям.

Не читайте доклад с листа – это некрасиво. Рассказывайте по заранее подготовленному плану.

По возможности запишите репетицию на видео и просмотрите. Так вы увидите большинство ошибок (отсутствие мимики, слова-паразиты, неловкая поза и пр.) и сможете вовремя их исправить.

Обязательно проверьте несколько раз оборудование: и свое, и организации, на базе которой будете выступать. Скопируйте речь и презентацию на флешку. Мало ли что может случиться с компьютером. По возможности изучите сцену до выступления.

Экспресс-методы борьбы со страхом перед публичным выступлением

Если вы настолько боитесь публичных речей, что у вас выступает холодный пот, а колени подкашиваются, это еще не конец. Статистика говорит, что страх публики – второй на месте сразу после страха смерти.

У нас для вас несколько советов, которые помогут с ним бороться:

• За пару часов до выступления займитесь спортом. Легкая пробежка или занятия в тренажерном зале способствуют выработке эндорфинов, которые активно борются со стрессом.
• Дайте себе добро на волнение. Тревога – это нормально, даже опытные ораторы волнуются перед выходом на сцену.
• Если боитесь придирок со стороны публики, вспомните себя: так ли часто вы сами придираетесь к выступающему? Ставите ли перед собой цель «завалить» его? Аудитория часто входит в положение спикера и настроена положительно.
• Для снижения волнения найдите в зале знакомого человека или просто приятное лицо и обращайтесь во время речи к нему.
• Если вдруг сбились, не останавливайтесь и не извиняйтесь. Большинство слушателей не знают, о чем речь в докладе дальше, и даже не заметят этого. Если зависла презентация или крупный сбой электричества, подготовьте заранее на эту тему шутку и разрядите обстановку. Присутствующие прекрасно понимают, что дело не в вас.
• Если волнение слишком велико, вообразите самый страшный для вас ход развития событий и продумайте его решение. Часто достаточно просто знать, что у вас есть план на случай самого страшного.
• Глубокое дыхание помогает успокоиться и сфокусироваться на главном. Вдохните, сосчитайте до 5 и выдохните. Делайте это упражнение в течение 5 минут, это снимает напряжение.

Как отвечать на вопросы аудитории

Да, и тут тоже есть свои хитрости.

1. Постарайтесь взглянуть на свое выступление со стороны и увидеть места, где у аудитории могут возникнуть вопросы. Это поможет заранее подготовить ответы на них.
2. Не перебивайте того, кто задает вопрос. Если не совсем понимаете или вопрос слишком обширный, уточните.
3. Сразу после вопроса повторите его для аудитории. Часто с первого раза не удается разобрать, о чем спрашивал зритель.
4. Не забудьте поблагодарить за вопрос. Это не только правила хорошего тона, но и предоставит вам несколько секунд для размышления над ответом или просто перевести дух.
5. Во время ответа используйте аргументы, примеры других работ.

Если вдруг окажется, что вы не можете ответить на вопрос зрителя, не паникуйте. Вы не можете знать все на свете.

Поблагодарите за интересный вопрос и спросите его самого, что он думает на этот счет. Хитро спросить у аудитории, кто знает ответ и может поделиться с публикой. Самое главное – спрятать растерянность.

Это были основные советы по подготовке к конференции, самая важная задача которой – доставить вам удовольствие от процесса. А помощь с речью или докладом всего окажет студенческий сервис.

Источник: zaochnik.ru