Как составляется программа мероприятий

Уточнение, корректировка.

План должен начинаться с текущего состояния и завершаться тем, что мы хотим получить. Он должен вести нас от нашего сегодняшнего положения к нашей цели.

Шаги должны быть настолько мелкими, чтобы было понятно, как сделать каждый шаг, и чтобы можно было понять, какие шаги уже сделаны, а какие предстоит сделать.

Для каждого шага должно быть определено время, в которое он должен быть сделан. Это позволяет понимать хронологическую последовательность шагов, четко знать, когда и что нужно делать, оценивать степень выполнения плана.

Регулярно контролируйте выполнение плана.

Если план выполняют несколько человек, то для каждого шага должен быть задан исполнитель. Также нужно предусмотреть взаимодействие участников с целью координации и контроля своевременности шагов.

Желательно понимать, какие шаги зависят от каких предыдущих. Это полезно при корректировке плана, если такая понадобится.

При корректировке старайтесь менять шаги, но не сроки.

Организация мероприятий: 13 шагов к ИДЕАЛЬНОМУ ивенту [инструкция]

Продумайте, где в плане может что-то пойти не так. Перечислите риски. Составьте резервные планы на случай реализации этих рисков. Вы должны понимать, что будете делать, если что-то пойдет не так, как запланировано.

Планирование (составление плана) — важнейшая составляющая часть достижения цели. Большая задача сама по себе пугает. Непонятно, с какой стороны к ней подступиться. Это демотивирует, вгоняет в депрессию. Наличие понятного исполнимого плана само по себе убеждает в достижимости цели и мотивирует.

Единственный способ съесть слона — есть его по частям.

Удобнее всего составлять план в текстовом редакторе или редакторе таблиц, так как нам придется раздвигать строчки, вставлять комментарии и корректировать план на этапе исполнения. На бумаге это делать невозможно. Специализированные программы для планирования я пробовал использовать, но разочаровался, не нашел в них каких-то дополнительных преимуществ по сравнению с обычным редактором таблиц.

Структура плана мероприятий

План состоит из шагов, сгруппированных в этапы. Мелкие этапы могут группироваться в более крупные. Каждый пункт плана должен содержать срок начала и завершения этапа.

Я планирую таким образом. Ставлю цель. Как правильно ставить цели, можно прочесть по ссылке. Для начала в моем плане всего две строчки (первая и последняя): текущее состояние дел и желаемый результат (цель). Далее я иду к середине плана с двух концов.

С одной стороны пишу этапы, которые можно предпринять, начиная с текущего состояния (назовем их реальными этапами). С другой стороны пишу условия достижения конечной цели, которые, по моему мнению, ближе, чем сама цель (желаемые этапы). Вставляю эти строчки между первой и последней.

Стараюсь найти такие этапы, чтобы они в конце концов встретились, то есть из последнего реального этапа вытекал первый желаемый. Обычно это удается, хотя и не всегда с первого раза. Возможно, понадобится изучить опыт других людей, которые уже решали похожие задачи, посоветоваться. Если цель такая, которую раньше никто не достигал, то все равно ее достижение состоит из этапов, многие из которых другие люди уже проходили. Так что в планировании этих этапов нужно опираться на чужой опыт, а уникальные шаги придется продумывать самому.

10 минут, чтобы узнать о профессии организатор мероприятий

Для примера рассмотрим план освоения иностранного языка. В скобках указана последовательность, в которой я добавлял этапы.

• Иностранный язык не знаю (1)
• Выясняю у друзей, знающих язык, как они его выучили (3)
• Подбираю и покупаю самоучитель языка (7)
• Осваиваю язык по самоучителю до уровня ‘читаю со словарем’ (8)
• Записываюсь на курсы с носителем языка, осваиваю произношение и понимание со слуха (9)
• Учу слова, расширяю словарный запас (10)
• Читаю литературу на языке (11)
• Читаю периодику на данном языке через интернет (6)
• Смотрю спутниковые телевизионные программы на данном языке (5)
• Посещаю страну, где говорят на этом языке, для практики (4)
• Иностранный язык знаю на разговорном уровне (2)

Планирование мероприятий по уточнению плана. Контроль и корректировка

Пункты плана после 3-го добавляю по итогам выполнения третьего, то есть выяснения у друзей путей освоения языка. Это нормально. В планах нередко приходится вставлять некоторые исследования, на основе которых потом продолжается планирование. Но важно помнить цель и срок, к которому ее нужно достигнуть. Получив нужные данные, стараемся составить план, приводящий к цели в нужное время.

В сложных планах практически невозможно все запланировать заранее. По итогам одних шагов может появляться информация, влияющая на другие. Я советую запланировать все шаги на основе той информации, которая имеется. По мере выполнения плана, когда будет появляться новая информация, вносить коррективы. Но при этом постоянно удерживать внимание на конечной цели и сроках.

Всегда нужно стараться корректировать план так, чтобы сроки не сдвигались. Начать сдвигать сроки легко, остановиться практически невозможно. Корректировка сроков — последний рубеж, когда уже ничего другого предложить нельзя. Мой опыт показывает, что если постоянно контролировать исполнение плана, понимать, что дела идут не так, как планировалось, сразу после возникновения проблем, а не в конце этапа, то удается внести коррективы и выполнить план в срок, несмотря на возникшие сложности.

Так что важнейшим элементом выполнения плана является оценка степени его выполнения. Необходимо регулярно выяснять, идет ли выполнение плана по графику. Это важно и для коллективного, и для индивидуального плана. Как оценить степень выполнения? Для этого нужна достаточная детализация.

Степень детализации плана

Теперь детализирую этапы до такого состояния, чтобы выполнение каждого шага было очевидным и занимало максимум несколько часов. Если детализация выполнена верно, то легко оценить выполнимость каждого шага и можно контролировать, насколько план выполняется.

Например, этап ‘Выучить 3 000 иностранных слов за год’ детализирован недостаточно. Непонятно, реально ли это, как к этому подступиться, невозможно контролировать исполнение. В конце года станет ясно, что план провален, но что-то предпринимать будет поздно.

Такая детализация исправит положение: ‘Ежедневно изучать десять слов, повторять слова за последние десять дней, повторять слова за день, который был месяц назад, повторять слова за день, который был два месяца назад’. Эти шаги понятно как выполнить. Выполнение этих шагов легко контролировать. Вы либо выполнили эти шаги за день, либо нет. Эти шаги приводят к нужном результату — освоению за год 3 000 слов.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи.

Подписчики. Подписка. Арбитраж трафика. Перепродажа посетителей. Темы .
Подписка на новости на сайте. Перепродажа посетителей. Выбор тем для публикации.

Мой хитрый метод контроля и мотивации.
Регулярный личный контакт, разбор проблем, благодарность за успехи — мой подход .

Уверенность в себе. Создать, развить способность быстро вызывать довер.
Как убедить, впечатлить незнакомого человека, понравиться, вызвать доверие с пер.

Наемный работник, рабочий, бригада, домашний персонал. Оплата, взаимоо.
Сколько платить, как правильно построить отношения с наемными работниками, подря.

Подбор, наем, подобрать, выбрать, нанять работника, рабочего, разнораб.
Как подобрать и нанять работника? Как найти нужного человека? Секреты подбора до.

Новая модель продвижения.
Новая модель продвижения продукта через лидеров мнения в социальном интернет-про.

Источник: hw4.ru

Узнаем как составить план мероприятия: образец

Под мероприятием подразумевается спланированное и проведённое при участии группы людей собрание: праздник, деловая встреча, спортивное соревнование, детский утренник, рекламная акция и т. д. Поскольку на мероприятии чаще всего присутствует большое количество участников, крайне важно позаботиться о безопасности всех приглашённых, а также о том, чтобы им было комфортно, никто не скучал, не было претензий к меню, выступлению артистов, оформлению помещения для переговоров и т. д. Для того чтобы избежать неприятных сюрпризов, необходимо тщательно подготовиться.

Подготовка мероприятия начинается с планирования. О том, как составить план мероприятия, лучше побеспокоиться заранее. Чем больше времени остается до значимой даты, тем больше возможностей всё обдумать, взвесить, избежать ошибок и негативных отзывов участников. Планы составляются в соответствии со спецификой мероприятия, но имеются и общие рекомендации по планированию.

Что предусмотреть в плане

В первую очередь цель. Ни одно мероприятие не проводится просто так. Руководители компании желают добиться определённых результатов: формирование корпоративной культуры, продвижение товара на рынке, расширение площадок для бизнеса, сплочение сотрудников, чествование юбиляра (официальное признание его заслуг перед фирмой) и т. д. Главное – цель должна быть конкретной, чётко сформулированной и достижимой. Вместе с целью определяется и вид мероприятия (фуршет, пикник, праздник в аквапарке и т. д.).

Следующий этап планирования – бюджет. Как бы ни старался организатор, реализовать все творческие идеи не удастся, если этого не позволит смета. Поэтому прежде чем решать, как составить план мероприятия, необходимо определиться с финансами.

Учитываются следующие позиции:

• количество и пол гостей (необходимо для составления меню, подбора напитков);
• место проведения мероприятия;
• оформление и техническое оснащение;
• транспорт (если мероприятие выездное);
• фото- и видеосъёмка;
• приглашение ведущего, артистов;
• призы и подарки;
• освещение мероприятия в СМИ (при необходимости).

Опросные листы

После выяснения вышеперечисленных вопросов можно приступать к составлению опросных листов для приглашённых. Так будет легче учесть пожелания гостей. По результатам анкетирования, возможно, придётся внести коррективы в план и смету. Предлагаем примерный перечень вопросов:

1. Планируете ли Вы посетить мероприятие?
2. Если не планируете посещения мероприятие, то по какой причине?
3. Как Вы узнали о проведении мероприятия?
4. Как прошла регистрация на участие в мероприятии (очень просто, просто, без особых проблем, с незначительными затруднениями, возникли затруднения)?
5. Имеются ли у Вас пожелания по меню?
6. Кто оплатит Ваше участие в мероприятии?
7. Какие темы, вопросы для обсуждения Вас интересуют?
8. Имеются ли у вас вопросы по мероприятию, какие?
9. Имеются ли у вас вопросы к ведущему мероприятия, какие?
10. Как Вы желаете получить информацию о мероприятии (адресная почта, электронная почта, телефон)?
11. Другое.

Вопросы корректируются в зависимости от вида и содержания мероприятия. Главное — составить анкету таким образом, чтобы организатор получил все интересующие его ответы. Это поможет определиться с тем, как составить план мероприятия, избежать всевозможных недоразумений. Так, деловые партнёры-мусульмане во время банкета не притронутся к свинине (значит, в меню должны быть предусмотрены блюда из курицы, индейки), а шутки ведущего корпоратива могут кому-то показаться не смешными. Разумеется, опрос должен быть анонимным.

После того как информация собрана, сотрудник приступает непосредственно к составлению плана.

Как составить план мероприятия: пример

Форма плана разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Традиционно в плане перечисляются виды работ по подготовке и проведению мероприятия, сроки выполнения и ответственные.

В начале документа указываются наименование организации и вида документа об утверждении, дата, номер и место составления документа, гриф об утверждении. Отдельно оформляются финансовые документы, листы согласования и ознакомления с документом. В виде схемы это выглядит примерно так:

(должность руководителя компании)

План мероприятий по подготовке и проведению

В плане также могут быть предусмотрены графы «результаты» и «примечания».

Составленный план обсуждается с руководством компании, утверждается и доводится до сведения сотрудников. Ответственные лица ставят свои подписи в листе ознакомления и получают на руки копию плана. После этого вопрос: «Как составить план мероприятия?» считается закрытым.

Как правило, мероприятия проводятся несколько раз в год, поэтому event-менеджеру или другому специалисту приходится заниматься составлением годового плана мероприятий. Как составить план мероприятий на год?

Годовой план

Мероприятия планируются по месяцам. Сколько мероприятий проводить каждый месяц — решает компания. Всё зависит от поставленных целей и насущных проблем. Предусматриваются однократные, периодические и текущие мероприятия. К однократным мероприятиям относится, в частности, закупка оборудования у зарубежной компании.

Текущее мероприятие тоже проводится один раз, но занимает больший промежуток времени. Периодические мероприятия повторяются через определённый временной интервал. Это может быть повышение квалификации сотрудников (конференции, семинары, вебинары), разработка и внедрение проектов, проведение корпоративов и прочее. Все мероприятия должны логично согласовываться между собой по целесообразности, тематике и срокам проведения.

Форма годового плана

Годовой план составляется в форме общего плана работ или временного графика. Иногда уместны оба варианта (например, если исполнители трудятся в разных организациях). Рассмотрим эти разновидности планов подробнее.

В общем годовом плане отмечаются порядковый номер, наименование мероприятия, сроки выполнения, результаты, ответственные исполнители и примечание. В главе «Результат» указывается продукт деятельности специалистов: схема процесса или механизма, завершённый проект, отчёт, пакет документов и т. д..

Таблица 2. Образец общего плана работ

№	Наименование мероприятия		Результаты	Сроки выполнения		Исполнители			Примечания
				Начало	Окончание	ООО	ОАО	ЗАО
1.	Международная конференция		Сборник тезисов докладов	15.01	17.01	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Привлекаются студенты профильных вузов
2.	Презентация нового сорта сыра		Отчёт о презентации нового сорта сыра	16.02	17.02	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Привлекаются технологи предприятий
3.	.

При составлении временного графика мероприятия указываются на каждый месяц. Стык между наименованием мероприятия и месяцем закрашивается. Вид документа может быть примерно следующим:

В дополнение к годовому плану разрабатываются обоснование мероприятий, формы отчётности и контроля, а также приложения. В приложения входят:

• финансовая документация;
• план коммуникаций, иного сопровождения мероприятия;
• анализ рисков.

Все вышеперечисленные планы составляются для взрослых. Но различные мероприятия проводятся и с детьми. Закономерности составления планов для ребят примерно те же, но имеются некоторые особенности.

Как составить план мероприятия для детей

Мероприятие для маленьких граждан отличается от такового для взрослых, прежде всего, воспитательной и (или) оздоровительной направленностью. Ответственными назначаются педагоги, психологи, массовики-затейники, библиотекари, вожатые в оздоровительных лагерях и другие специалисты, работающие с детьми. Специфика мероприятия зависит от возраста детей и поставленных задач. Рассмотрим особенности планирования мероприятий в дошкольном учреждении, школе, библиотеке и оздоровительном лагере.

Дошкольное учреждение

Мероприятия в детском саду являются частью годового плана. Предусматриваются:

• утренники (тематические и к праздничным датам);
• спортивные праздники;
• дни и недели здоровья (включают различные мероприятия);
• родительские собрания и т. д.

Для каждого из указанных мероприятий составляется свой план или сценарий, который утверждается заведующей и согласовывается с её заместителем. Указываются название мероприятия, цель, задачи, время и место проведения, оборудование, инвентарь, ход мероприятия (в сценарии) и ответственные. Вот пример оформления плана мероприятий ко Дню здоровья:

«____» ______________ 2014 года

заместитель заведующего по УВР

«____» ______________ 2014 года

В зависимости от специфики мероприятия могут указываться ожидаемые результаты (снижение заболеваемости воспитанников, сформированность у детей представлений о здоровом образе жизни, повышение уровня педагогической культуры родителей и т. д.).

Сценарий мероприятия для дошкольников – это игры, представления по сюжетам сказок, фокусы, аттракционы. Важно, чтобы праздник был интересным, весёлым, ярким, а главное – полезным для малышей.

Школа

Мероприятия для учеников планируются во время учебного года и на каникулах. Планы мероприятий составляют завуч, классный руководитель, учитель физической культуры, педагог-организатор, психолог. Планы, составленные педагогами, проверяются и утверждаются завучем. Предусматриваются цели и задачи мероприятия, ожидаемые результаты, назначаются ответственные.

При составлении планов учитываются возраст детей, их интересы, проблемы в классе (успеваемость, поведение, отношения в коллективе и т. д.), а также объективные факторы (время года, тип поселения, особенности местности, климата и т. д.), памятные даты. В соответствии с этим проводятся мероприятия на темы «Рыцари и принцессы», «Знакомство с музыкальным театром», «Праздник лета», «Они сражались за Родину» и другие.

Главное, чтобы детям было интересно. К подготовке и планированию мероприятия привлекаются и сами ученики. Как составить план мероприятий? Образец представлен в таблице.

директор средней школы №

Детская библиотека

Сотрудники библиотек заботятся о том, чтобы дети больше читали, любили книги. С этой целью проводятся литературные вечера, викторины, аукционы и т. д. Как правильно составить план мероприятий в библиотеке? Эта работа проводится в несколько этапов. Выбирается тема мероприятия, определяется его цель и возрастная адресность. В соответствии с возрастом участников отбираются литературные произведения, составляется сценарий.

Не забывают библиотекари и о рекламе: изготавливаются плакаты, листовки, приглашения. Важный момент – подготовка наглядно-иллюстративного материала. Само мероприятие фиксируется, анализируется и пропагандируется в СМИ. Форма плана может быть примерно следующей:

Таблица 6. Образец плана мероприятий в детской библиотеке

№	Форма мероприятия	Название мероприятия	Аудитория	Дата проведения
1.	Театрализованное представление	К Дню святого Валентина	Старшеклассники	14.02
2.	Вечер вопросов и ответов	«Кто знает больше сказок?»	Дошкольники и учащиеся младших классов	18.03
3.	.

Оздоровительный лагерь

Начинающих педагогов волнует вопрос: «Как составить план мероприятий на смену?» Традиционно в оздоровительных лагерях вожатые пользуются планом-сеткой. Отрядные мероприятия согласуются с лагерными, включаются банные дни, время заезда и отъезда. В план-сетку вносятся мероприятия, проводимые до обеда, после полдника и ужина. Выигрышный вариант – составление двух планов-сеток: на ясную и дождливую погоду.

Выглядит план-сетка примерно так. Лист бумаги разбивается на прямоугольники по количеству дней смены. В каждый прямоугольник записываются мероприятия.

Кругосветка «Здравствуй, лагерь»

Кругосветка «Верёвочный курс»

Конкурс «Алло, мы ищем таланты!»

К составлению плана-сетки целесообразно привлечь детей, ведь мероприятия планируются именно для них. Можно создать рабочую группу из наиболее активных ребят или поставить в игровой комнате ящик предложений. Не будет лишним провести мозговой штурм.

В сценарии конкретного мероприятия указываются цель, место и время проведения, оборудование, инвентарь и ход самого действа.

При составлении планов (как для взрослых, так и для детей) важно, чтобы мероприятие было целесообразным, полезным, интересным и запоминающимся.

Источник: autogear.ru

Организация и проведение онлайн-мероприятий

По мере роста технологий и возможностей интернета проведение онлайн-мероприятий превратилось в привычное дело. Онлайн-трансляция стала особо популярным форматом, когда пандемия разделила людей и ограничила только виртуальным общением. Тысячи масштабных мероприятий перешли в форматы онлайн, что позволило участвовать в них людям со всего мира.

Интерактивные онлайн-мероприятия стали ценным инструментом для бизнеса, они помогают вовлекать целевую аудиторию и продавать продукцию. Если вы думаете о деловых событиях, но не знаете, как провести онлайн-мероприятие, стоит начать с основ.

Сегодня для проведения конференций, гибридных мероприятий, прямых трансляций или спортивных мероприятий не всегда нужно прикладывать много усилий. Есть десятки профессиональных подрядчиков, которые могут разработать и провести любое событие в режиме онлайн и под ключ за несколько дней. Но будет не лишним разобраться самим, в чем заключается подготовка онлайн-мероприятий.

Что такое виртуальное мероприятие

Отличительная особенность виртуальных мероприятий — это то, что они частично или полностью проходят в интернете. Спикеры могут собраться в одном зале или студиях, организаторам доступны онлайн-мероприятия такого уровня, как музыкальные концерты на сотни тысяч человек или эксклюзивные вебинары по приглашению. Любое событие такого формата транслируется на специальные виртуальные платформы, сайты онлайн-мероприятий или социальные сети. Организация онлайн-мероприятий может проходить в режиме реального времени или в формате трансляции уже готового материала.

Часто после трансляции онлайн-мероприятия делятся контентом — презентациями спикеров и записью выступлений. Это увеличивает число доступных событий, ведь пользователи смогут его посмотреть, даже если не попали на прямые эфиры.

Проведение мероприятий в онлайн-режиме раскрывает все больше успешных и интересных проектов и дает ощутимую выгоду бизнесу. Не нужно тратить деньги на аренду помещения и обустройство площадок, продумывать логистику. Тимбилдинг на корпоративных мероприятиях или участие в отраслевых конференциях — можно позволить событие в любом формате и под любую задачу. Кроме того, это отличный способ расширить географию присутствия.

Тем не менее, некоторые люди считают, что мероприятия в онлайне безличны, поскольку не происходит персонального физического взаимодействия. Проблемы с сетью, фоновый шум, отсутствие качественных звука или видео и т. д. могут негативно сказаться на впечатлениях участников. Но возможности современных площадок гарантируют, что технически все пройдет на высочайшем уровне.

Разработка концепции

Установите четкие цели

Как и любую другую организацию и проведение мероприятия, начните с определения цели. Чего вы хотите добиться с помощью виртуального мероприятия:

• Повысить узнаваемость бренда.
• Презентовать продукт или его обновления.
• Пасширить потенциальную аудиторию.
• Обучить сотрудников или клиентов.
• Организовать нетворкинг и т.д.

Какой бы ни была конечная цель, начните с ее формулировки. Затем вы можете преобразовать план в SMART-цель — конкретную, измеримую, достижимую, реалистичную и ограниченную по времени. Например, если вы хотите привлечь подписчиков на рассылку, определите цель следующим образом: увеличить число подписчиков на рассылку новостей в 5 раз в течение одного месяца после проведения онлайн-мероприятия.

Это дает больше представления о том, в каком направлении планировать и как провести мероприятие. Кроме того, это также важно для измерения воздействия события.

Определите повестку дня и спикеров

О чем ваше мероприятие в режиме онлайн? Проведение прямых трансляций может быть посвящено чему угодно, поэтому важно конкретно обозначить тему. Подумайте о том, как она воспринимается зрителями, чем интересна. Если следовать определенному направлению, участники получат четкие выводы после окончания онлайн-мероприятия.

Если вы планируете обучать аудиторию, давать советы и рекомендации или делиться отраслевыми идеями, хорошо продумайте список спикеров. Некоторые бренды могут провести события онлайн с собственными экспертами, другие — приглашают сторонних авторитетных экспертов. Это всегда играет на руку репутации компании.

Выявите особенности

Теперь самое интересное — специфика, которой отличается именно ваша организация и проведение онлайн-мероприятий. Определите:

1. Тип события.Онлайн-конференция, вебинары, интерактивные онлайн-мероприятия для сотрудников, круглый стол, бизнес-завтрак или форум.
2. Место проведения онлайн-мероприятия. Будет ли это прямая трансляция из одной точки, нужны ли вам телемосты, стоит ли приглашать гостей в зал.
3. Время и продолжительность трансляции виртуального мероприятия. Если вы ожидаете зрителей из разных регионов страны или со всего мира, учитывайте разницу в часовых поясах и соответствующим образом планируйте расписание.

Составление программы

Как сделать онлайн-мероприятие, чтобы аудитория не потеряла внимание? Это главный вопрос, которым задаются все организаторы. Посетители могут смотреть трансляцию из дома, где есть всевозможные отвлекающие факторы. Поэтому проведение интерактивных прямых эфиров поддерживает интерес к тому, что происходит на их экранах.

Неожиданные пункты программы, привлекательный контент и спикеры, умеющие общаться через камеру, — вот принципы, на которых будет строится проведение трансляции интересного мероприятия.

1. Сценарий и порядок выступлений. Если у вас будет многопотоковое вещание, не ставьте самые главные доклады в один зал, заставляйте зрителей переключаться между трансляциями. Так вы сможете разнообразить программу и дать спикерам во всех залах понять, что их выступления интересны.
2. Модерация. Организация онлайн-трансляции — это всегда риск со стороны спамеров или конкурентов, которые могут попытаться нарушить ход событий. Ситуация может быстро выйти из-под контроля и оставить негативное впечатление у зрителей. Поэтому важно назначить несколько модераторов, чтобы они могли быстро контролировать происходящее — помогать вести дискуссию, блокировать пользователей или даже убирать окно чата с экрана.
3. Интерактив. Вовлекайте зрителей: задавайте вопросы во время или после выступлений спикеров, проводите опросы и голосования в прямом эфире — все это сейчас доступно на платформах для онлайн-мероприятий, таких как Webinar. Их можно протестировать бесплатно и понять, какие именно онлайн-инструменты вам нужны.

Подготовка

Чтобы онлайн-мероприятие прошло гладко, нужно грамотно закрыть технические вопросы и обеспечить высокое качество звука и видео. Убедитесь, что нет фонового шума и сбоев в работе сети. Перед выходом в прямой эфир дважды проверьте все настройки и оборудование. Если вы не обладаете достаточным опытом, обратитесь к агентству. Специалисты не только создадут концепцию мероприятия с помощью креативных идей, но и организуют online-трансляцию в профессиональных студиях.

Если вы решили справиться сами:

• Убедитесь, что ваш фон не слишком отвлекает, чтобы люди сосредоточились на обсуждении.
• Проверьте аудио, видео и сигнал в сетях чтобы убедиться, что все работает оптимально.
• Проведите тест-драйв с несколькими членами команды. Это поможет выявить проблемы и исправить их до трансляции важного мероприятия.
• По возможности отрепетируйте выступления со всеми спикерами. Пусть они познакомятся с площадкой, интерьером, увидят, где стоят камеры.

Протестировав все заранее, вы сможете избежать непредвиденных задержек и организовать онлайн-трансляцию вовремя. А пунктуальность важна для поддержания имиджа бренда и установления доверия с аудиторией.

Техническое обеспечение

Платформа вещания

Платформы виртуальных мероприятий могут помочь с проведением онлайн-мероприятий. Большинство трансляций проходят в прямом эфире, и вы можете использовать разные платформы для потоковой передачи.

Некоторые предлагают простые возможности, другие — онлайн-инструменты и опции, которые выходят за рамки обычных программ для видеоконференций.

Геймификация, возможности общения с другими зрителями и спикерами, интерактивные функции, доступ по запросу, всплывающие уведомления — все это можно использовать, чтобы вовлекать пользователей в эфир. Естественно, некоторые решения для онлайн-совещаний лучше, чем для проведения праздника. Придется выбрать, что больше всего подходит для ваших задач.

Техника

Чтобы адаптировать обычное мероприятие под онлайн-формат, нужно быть технически подкованным. Количество камер, освещение и выбор другой техники зависит от множества факторов: количество спикеров в кадре, площади помещения, оформления, динамики на площадке. Для решения этих вопросов потребуется команда специалистов, которая найдет самое эффективное решение.

В Webinar Group, помимо сервиса Webinar, входит оператор онлайн-мероприятий COMDI. Компания предоставляет:

• Творческих и технических специалистов.
• Виртуальную платформу для вещания.
• Лендинг мероприятия.
• Подбор площадки или собственную студию.
• Всю технику от света до камер.
• Решение организационных вопросов.
• Бесперебойное соединение даже при высоких нагрузках.
• Телемосты из любой точки мира.
• Трансляцию в социальные сети.

Среди функций платформы для вещания COMDI вы сможете найти подробную аналитику, контроль присутствия, чаты, разные виды голосований и опросов.

Привлечение участников

Разработайте необходимый контент

Многие онлайн-мероприятия требуют соответствующего контента. Для начала вам понадобится рекламный контент, который поможет продвигать мероприятие по электронной почте и в социальных сетях. В идеале это должна быть оригинальная графика, подчеркивающая повестку дня, время и выступающих.

Думайте о фирменном стиле

Создавайте визуальные материалы для онлайн-мероприятий, учитывая ваши гайдлайны. Если событие крупное и станет регулярным, подумайте о разработке отдельного фирменного стиля для него. Он должен сочетаться с брендом компании — например, иметь схожие цвета и графику. Благодаря этому участники смогут в дальнейшем узнавать ваши мероприятия, это повышает лояльность аудитории.

Часто необходимы презентационные материалы и инфографика. Убедитесь, что у них тоже выдержан единый стиль — это произведет хорошее впечатление на зрителей, и они придут на следующую трансляцию.

Займитесь продвижением заранее

Помните, что от продвижения зависит успех проведения онлайн-мероприятия и его посещаемость. Привлекать аудиторию можно сразу по нескольким каналам:

• Через email-рассылку.
• Страницы в социальных сетях.
• SEO-оптимизацию целевых страниц онлайн-мероприятий.
• Таргетированную рекламу.
• Контекстную рекламу.
• Отраслевых блогеров и экспертов.
• Через спикеров.
• СМИ и любые другие маркетинговые каналы, которые вам доступны.

Создайте интригу

Делитесь тизерами с подробностями о событии, чтобы вызвать интерес и не дать зрителям забыть о мероприятии. Вы также можете пообещать провести конкурс в прямом эфире — это всегда работает. Формат может быть любой: наградите за лучший вопрос или комментарий, отдайте приз самому активному участнику или «спрячьте» ключевое слово в выступлении одного из спикеров.

Как вы видите, организация и проведение онлайн-мероприятия — дело не всегда простое. Но уже даже после первого опыта вы будете знать, каких ошибок можно избежать, какие инструменты лучше использовать и как превратить event-маркетинг в сильную сторону вашего бизнеса.

Источник: webinar.ru