Актуальность выбранной темы работы. На сегодняшний день, бизнес и предпринимательство развивается бурными темпами, и деловые отношения не стоят на месте. В свою очередь, все чаще приходится совершать деловые поездки с целью переговоров и заключения необходимых документов.
Немаловажным аспектом в данном случае является подготовительные работы по встрече ожидаемой делегации в нашем государстве. Как правило, все этим должен заниматься протокольные отделы. Все чаще протокольные отделы заменяются офис-менеджерами или секретарями. Они то и несут всю ответственность за разработку программы по встрече делегации. В данном случае перед секретариатом стоит проблема правильной разработки соответствующей программы.
Целью написания курсовой работы является разработка программы пребывания иностранной делегации в нашей стране с учетом всех требований протокола и этикета. Для достижения поставленной цели передо мной встал ряд следующих задач:
– разработать общую программу, которая предназначена для приезжих гостей;
КАК СОСТАВИТЬ ПРОГРАММУ ЗАНЯТИЙ5 ПОЛЕЗНЫХ СОВЕТОВ🤩
– разработать подробную программу, включающую технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и организаций;
– по проделанной работе сделать соответствующие выводы.
Предметом исследования для написания работы послужит программа пребывания в нашем государстве, объектом исследования – иностранная делегация.
Цель и задачи работы обусловили ее структуру, которая состоит из введения, двух глав и двух параграфов в каждой главе, заключения, списка использованной литературы и приложений.
1. Основы дипломатического этикета: прибывающая делегация и принимаемая сторона
1.1 Подготовка приемов иностранной делегации
Проведение любого приема должно сопровождаться тщательной подготовкой. Заранее необходимо продумать тип приема согласно цели пребывания, для которого все это делается, место проведения, разработать список приглашенных лиц, предварительно заполнив и разослав приглашения. Помимо всего прочего обязательным элементом разработки программы пребывания иностранной делегации является составление меню и плана рассадки за столом в том случае, когда речь зайдет о завтраке, обеде и ужине, так как это относится к обязательной части программы пребывания[1, c . 21-25].
В том случае, когда прием намечен в резиденции посла или посольстве, жена посольства должна позаботиться о подготовке помещений, сервировке столов, инструктаже официантов, обслуживающих прием.
До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания в стране:
Общая программа должна включать в себя информацию о следующих вопросах:
– деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы);
– приемы (завтраки, обеды и прочее);
– поездка по стране;
– проводы делегации [1, c . 44-48].
Что касается подробной делегации, то в ней, во избежание срывов и накладок, необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Так, в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопросов, как:
КАК СКРЫТЬСЯ ОТ ГОСУДАРСТВА: МЕТОД СНОУДЕНА
– персональный состав встречающих;
– участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;
– размещение в гостинице и прочее.
Каждый пункт подробной программы требует детальной проработки с обязательным указанием ответственных исполнителей.
В случае, если глава делегации прибывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу, или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его [1, c . 109-118].
При разработке программы следует учесть, что несмотря на рабочий деловой характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные неформальные встречи как хозяевами, так и гостями. Первая такая встреча всегда организуется принимающей стороной.
При организации встречи в ресторане необходимо выбрать стол, находящийся вдали от оркестра, входных дверей, служебного помещения. Не следует также устраивать такие встречи в ресторане, где обычно питаются гости.
Для того, чтобы и гости могли воспользоваться возможностью организовать встречу для нашей делегации, необходимо запланировать в программе один свободный вечер.
В программе каждого дня полезно оставлять свободное время для второго завтрака и личных дел. Делегации, пребывающие с краткосрочным визитом на несколько дней, лучше принимать в течение рабочей недели, не занимая суббот и воскресений, в противном случае необходимо предусмотреть программу и на выходные дни [1, c . 121-128].
Разрабатывая подробную программу встречи, необходимо детально продумать следующее:
– рассадку прибывшей делегации и членов встречающей делегации в автомобилях при трансфере из аэропорта в гостиницу;
– рассадку делегации за столом переговоров;
– рассадку на торжественном приеме;
– меню для торжественного приема, учитывающее национальную специфику прибывшей делегации;
– оформление визитных карточек.
Как правило, если продолжительность пребывания иностранной делегации составляет не более трех дней, культурную программу и поездки по стране можно исключить, так как это займет значительное время, предусмотренное для основных переговоров.
Насчет общей программы пребывания гостей на короткий срок, в нашем случае 3 дня, то она может включать в себя следующие элементы:
– составление пригласительного письма;
– встреча в аэропорту или на вокзале;
– размещение в гостинице;
– завтрак, обед и ужин;
– деловые переговоры [2, c . 13-17].
1.2 Информация о пребывающей делегации
В нашу страну намечается приезд иностранной делегации из Германии, которая является представителями компании «Натур-Продукт». Данная компания занимается поставкой медицинского оборудования и лекарственных препаратов во все страны мира, и находится на рынке медицинских услуг уже более 20 лет.
Целью приезда данной компании в Россию является заключение договора о поставке медицинского оборудования для проведения хирургических операций в сфере сердечно-сосудистой системы. Данная делегация состоит из 5 человек:
– Герман Гольфен – генеральный директор компании «Натур-Продукт»;
– Стефани Шмидт – заместитель директора по внутренним отношениям;
– Йозеф Брук–начальник отдела по поставке оборудования и лекарственных средств;
– Хельга Норден – начальник юридического отдела;
– Карл Мантер – переводчик.
Срок пребывания по запланированным данным составляет 3 дня.
Дата прибытия 8 июля 2013 года, дата убытия 10 июля 2013 года.
1.3 Информация о встречающей делегации
Медицинский центр «Чистый Пульс» занимается проведением сложных операций на сердечно-сосудистой системе, и работает на протяжении 20 лет. За последние три года износ оборудования составил более 50%, в результате чего требуется экстренное приобретение нового.
Встречающая делегация состоит из четырех человек:
– Никифоров Александр Андреевич – генеральный директор медицинского центра «Чистый Пульс»;
– Анна Самоходкина – секретарь генерального директора;
– Юлия Антонова – переводчик;
– Михайлов Юрий Николаевич – ответственный за прием делегации.
2. Программы пребывания делегации
2.1 Общая программа пребывания
2.1.1 Приглашение иностранной делегации
Текст приглашения должен содержать следующие данные о партнере:
– фамилию, имя и отчество;
– число, месяц и год рождения;
– пол, гражданство, номер паспорта;
– цель поездки (переговоры, выставка, семинары и т.д.);
– дату въезда и выезда из страны;
– наименование принимающей организации;
– фамилию и должность лица, подписавшего соглашения.
Срок пребывания определяется деловой целесообразностью. Приглашение направляется в виде телекса или письма, и оно является достаточным основанием для получения визы.Минимальный срок обращение за визой в российское посольство или консульство составляет 5 дней, для получения многократной визы 14 дней.
Для получения визы иностранному партнеру следует предоставить следующие документы:
– письмо-запрос на визу от иностранной фирмы;
– российскую визовую анкету;
В ряде случаев двусторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну [2, c . 100-109].
2.1.2 Регистрация пребывающей делегации
Иностранные граждане проживают на территории Российской Федерации по паспортам, зарегистрированным согласно «Правилам пребывания иностранных граждан».
Свои паспорта иностранные граждане представляют для регистрации по прибытии в пункт назначения в течение 3-х дней, исключая праздничные и выходные дни.
От регистрации освобождаются:
– лица, имеющие дипломатические паспорта и члены их семей;
– лица, имеющие паспорт ООН, и члены из семей;
– лица, прибывшие в командировку до 3 суток, не считая праздничных и выходных дней;
– лица, не достигшие 18 летнего возраста;
– лица, следующие транзитом через территорию Российской Федерации;
– иностранные туристы, совершающие круизы.
Принимающие организации регистрируют своих деловых партнеров, прибывших по приглашению, на срок не более 3 месяцев [2, c . 115].
2.1.3 Тактика встречи гостей
На встречу делегации следует выезжать в таком составе, который соответствует статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его заместитель. Главного встречающего сопровождают 2—3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.
В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного встречающего. Происходит их взаимное представление.
После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их составе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы (при встрече в аэропорту, на вокзале цветы вручают в целлофановой упаковке). После короткой процедуры взаимных приветствий гости, в сопровождении встречающих, в автомобилях направляются в гостиницу.
Главный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По протоколу наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева.
Машина подается правой дверцей к тротуару. Дверцу машины открывает кто-нибудь из встречающих или водитель машины. Первым садится и выходит почетный гость. Главный встречающий обходит машину сзади и садится в автомобиль через левую дверцу после того, как в машину сел почетный гость. Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером.
Если в машине едет еще один пассажир, он занимает место между главным гостем и главным встречающим, либо, если машина большая, на откидном сиденье [3, c . 99-104].
В тех случаях, когда условия не позволяют подать автомобиль с правой стороны, почетный гость первым садится в машину через левую дверцу, остальные следуют за ним. По прибытии на место машина паркуется так, чтобы свободным был выход с правой стороны.
В том случае, когда глава иностранной делегации прибывает вместе с супругой и во встрече участвует супруга главного встречающего, дамам подается вторая машина, и они занимают в ней места по той же схеме, по которой происходила рассадка в первой машине.
Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем находится встречающий член российской делегации равного с гостем ранга, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место считается самым почетным. Дамам место на переднем сиденье по протоколу предлагать не принято [3, c . 115].
Внимание!
К сожалению, данной работы нет в готовом виде.=(
Но Вы можете посмотреть аналогичную работу ЗДЕСЬ.
Если Вы хотите заказать выполнение учебной работы жмите здесь
Источник: student112.ru
Порядок встречи делегации
Один из семинаров столичной бизнес-школы, который мне удалось посетить в этом году, был посвященном правильному составлению программы пребывания иностранных делегаций. Прежде чем перейти к рассмотрению конкретных инструментов планирования встреч «на высшем уровне», тренер поинтересовался у группы: «Какой вопрос в первую очередь приходит вам в голову, когда вы узнаете, что к вам скоро приезжают партнеры или иностранные гости?» Одна из слушательниц семинара робко ответила и одновременно спросила: «Зачем?» Второй по популярности был вопрос «Надолго ли?», в связи, с чем все присутствующие сразу же вспомнили сакраментальный анекдот про тещу. Напомню: теща раздевается в прихожей, учтивый зять принимает ее пальто. «Надолго ли вы к нам, мама?» — «Да пока не надоем, зятек!» — «Что, даже чаю не попьете?!» Так как же по всем правилам, без грубых нарушений протокола, выдержать это «нашествие», которое почему-то в информационном письме о приезде этих замечательных людей было названо «дружественным визитом»?
Подготовка программы пребывания и организация приема представителей иностранных государств основываются на соблюдении положений протокольной практики и ее особенностей, вытекающих из национальных традиций и культуры Беларуси. Слово «протокол» означало в византийской дипломатии первую часть составленного в торжественных выражениях документа, в котором перечислялся состав участников переговоров. В настоящее время протокол предоставляет собой свод правил, в соответствии с которыми регулируется порядок различных церемоний, формы одежды, официальной переписки и т.д.
Любое нарушение этих правил создаст трудности для стороны, допустившей нарушение, так как она должна будет принести извинения и найти способ исправить ошибку.
Протокол помогает создать дружественную и непринужденную обстановку на встречах, переговорах, приемах, что способствует взаимопониманию и достижению желаемых результатов. Неправильно рассаженные гости на приеме, не по этикету одетые участники переговоров — каждая из этих и многих других «мелочей» способна тормозить, охлаждать, а иногда и ухудшать отношения между партнерами и препятствовать их дальнейшему позитивному развитию. И наоборот, именно протокол способствует успешному решению деловых вопросов.
Порядок въезда, выезда и пребывания представителей иностранных государств в Беларуси
При приглашении иностранного делового партнера в Беларусь возникает ряд вопросов, которые необходимо решать быстро и юридически грамотно. К таковым относятся следующие:
— как правильно оформить приглашение?
— как получить визу на въезд в страну?
— как регистрировать прибывших?
— как составить программу пребывания?
Оформление приглашения
Иностранцы могут въезжать в нашу страну только при наличии въездных виз. Основанием для получения зарубежным партнерам визы на въезд в страну является приглашение принимающей стороны. Подавляющее большинство иностранных партнеров прибывают в Беларусь по деловым однократным въездным визам, дающим право один раз въехать в страну, находиться на ее территории в течение указанного в визе срока и выехать обратно. Деловая виза выдается на срок до 90 дней, а если она не была использована в течение срока ее действия, то продлению не подлежит.
Приглашение, необходимое для получения деловой визы, оформляется на бланке приглашающей организации с указанием реквизитов и регистрационного номера, подписывается руководителем и скрепляется печатью. Приглашение должно содержать следующую информацию о партнере:
— число, месяц и год рождения;
— пол, гражданство, номер паспорта;
— цель поездки (переговоры, выставка, семинары и т.п.);
— дату въезда и выезда из страны.
Кроме того, в приглашении указывается полное наименование принимающей организации, фамилия и должность подписавшего приглашения, а также перечисляются ее обязательства по обеспечению соблюдения правил пребывания и регистрации на территории Республики Беларусь приглашенными иностранными гражданами.
Приглашение может быть адресовано как непосредственно приглашаемому лицу, так и консульскому учреждению Республики Беларусь и направляется в виде письма либо передается по факсу. Решение о выдаче однократной деловой визы консульскими учреждениями принимается в срок до 5 рабочих дней с момента подачи визовой заявки. В порядке исключения визы могут быть выданы иностранным гражданам в международных пунктах пропуска через Государственную границу Республики Беларусь (единственным таким пунктом в Беларуси пока является консульский пункт в аэропорту «Минск-2»), а также в консульском управлении МИД Беларуси. Этот порядок распространяется, как правило, на иностранных граждан, прибывающих из стран, где отсутствуют консульские учреждения Республики Беларусь. В этом случае принимается только оригинал приглашения.
Въезд в Республику Беларусь и выезд иностранных граждан обратно разрешается по действительным паспортам или заменяющим их документам при наличии виз, если иной порядок не установлен соответствующими соглашениями Республики Беларусь с иностранными государствами.
В ряде случаев двусторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну.
Для продления визы приглашающая организация не позднее, чем за три дня до истечения срока действия визы должна обратиться в подразделение паспортно-визовой службы МВД (ОВИР) по месту жительства с мотивированным заявлением.
Регистрация
Принимающая сторона обязана в течение 3-х суток, исключая праздничные и выходные дни, позаботиться о регистрации паспортов иностранных граждан в органах внутренних дел, дающих право жительство пребывания на основании письменного обращения принимающей организации. За регистрацию и продление срока регистрации (после продления органами внутренних дел срока действия визы) взымается государственная пошлина.
При условии проживания иностранных граждан в гостинице паспорта регистрируются администрацией гостиниц. От регистрации освобождаются:
— лица, прибывшие на срок до 3 суток, не считая праздничных и выходных дней;
— лица, имеющие паспорта ООН, и члены их семей;
— члены делегаций, прибывающие в нашу страну по приглашению Президента, Национального собрания и Кабинета Министров Республики Беларусь. Сотрудники иностранных дипломатических представительств, консульских учреждений, представительств международных организаций проходят регистрацию в МИД.
Программа пребывания
К приезду зарубежных партнеров обычно готовится две программы: общая, предназначенная для гостей, и подробная (рабочая) — для организаторов приема.
Программа для гостей представляет собой расписанный по дням и часам график пребывания их в стране (на белорусском или русском языке и на языке гостей), который вручается им в начале визита.
В рабочей программе отражаются все организационно-технические детали приема иностранных партнеров. Обычно она включает следующие пункты:
— встреча (в аэропорту или на вокзале) и персональный состав встречающих;
— определение мест питания;
— содействие в прохождении пограничного и таможенного контроля;
— получение и доставку багажа, транспортное обеспечение;
— размещение (а перед этим своевременное бронирование мест) в гостинице или в подготовленном заранее другом местопроживании;
— деловая часть (беседы, переговоры и т.п.);
— приемы (завтраки, коктейли, обеды, ужины);
— культурная программа (посещение театров, музеев и пр.);
По каждому пункту указывается ответственный исполнитель.
Программа для гостей и принимающей стороны разрабатываются на все дни визита. В программе каждого дня следует оставлять свободное для личных дел гостей.
Образец рабочей программы пребывания иностранных партнеров
«___» _______ 2004 г.
пребывания немецкой делегации в количестве 3 человек, прибывающих в ОДО «Караван историй» для решения вопросов по взаимному сотрудничеству.
Герман фон Берг — президент фирмы «ННН»
Фриц Вольф — руководитель отдела закупок
Хельга Редигер — менеджер
Прибытие 27 ноября 2004 г.
Убытие — 29 ноября 2004 г.
Ответственный за прием делегации — начальник отдела маркетинга Лазарчик Александр Петрович (тел. рабочий ________________, мобильный _________________).
| Дата | Время | Мероприятия | Ответственные лица |
| 27.11 28.11 29.11 | 9.00 10.30 11.30 12.00 — 14.00 14.00 — 15.00 15.00 — 17.00 17.00 — 21.00 10.00 — 14.00 15.00 — 16.00 16.00 — 19.00 21.00 — 23.00 10.00 | Встреча в аэропорту «Минск-2» Размещение в гостинице «Планета» Уточнение программы пребывания Торжественный прием в честь приезда гостей. Начальная стадия переговоров Обед в ресторане (название) Продолжение переговоров Свободное время: посещение театра (название) Продолжение переговоров Подписание соглашения о сотрудничестве Свободное время: экскурсия (прогулка) по городу Торжественный ужин в ресторане «Раковский бровар» Отъезд из гостиницы «Планета» и проводы в аэропорту «Минск-2» | Лазарчук А.П. Лазарчук А.П. Петров И.И. Макаров П.И. Левченко С.Н. Савичев В.И. Калинина А.П. Тарасова В.П. Васькова А.Н. Макаров П.И. Веремева Н.Н. Завьялов И.А. Лазарчук А.П. |
Коммерческий директор (при наличии соответствующей должности — начальник отдела ВЭД)
_____________________ (П.И. Макаров)
Порядок встречи делегации
Определение количественного и персонального состава лиц, встречающих иностранных партнеров регламентируется следующими протокольными правилами. Ранг и должность встречающего главы делегации должны соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации, т.е. если приезжает глава иностранной фирмы, то его должна встретить глава принимающей фирмы.
Глава принимающей делегации для встречи гостей обычно прибывает в сопровождении 2-3 человек (исходя из деловых соображений это могут быть руководители отдельных служб, специалисты, а также переводчик). Дамам, прибывшим с делегацией, вручаются цветы (полностью упакованные в целлофан, чтобы пыльца не испачкала костюмы и не вызвала аллергию). Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава делегации также с супругой.
Источник: poisk-ru.ru
7. Программа пребывания делегации
Приему делегации для деловых переговоров (может быть и один человек) предшествует составление 3-х программ:
• деловая, где указывается намечаемые вопросы переговоров и посещения объектов, фирм, полигонов, предприятий и т.д. с указанием продолжительности и ответственных работников;
• культурная (аналогично первой), В ходе культурной программы вы можете предложить гостям осмотр достопримечательностей города, посещение театров, выставок, музеев, знакомство с местной национальной кухней.
• закрытая (составляется для собственной фирмы или для конкретных работников своей фирмы. В ней указаны цеди и задачи, которые они должны негласно выполнить (в ходе переговоров и сопровождения партнера по переговорам).
Например: составить деловую характеристику на каждого члена делегации переговоров, какие марки алкогольных напитков, сигарет и т.п. предпочитают; выявить невысказываемые профессиональные интересы и т.д.
Первая и вторая программы объединяются и называются «Программа пребывания». Программа пребывания вручается партнерам по переговорам без указания ответственных лиц.
В ходе предварительной работы следует также заранее продумать вопросы:
• встречи и размещения прибывающих (когда, где, во сколько, кто, на какой машине и т.д.);
• подготовки помещения переговоров (кабинет, расположение столов, пепельниц, напитки и т.д.);
• распределение времени переговоров (через какие промежутки времени делать перерыв и какова должна быть их длительность, время начала и окончания переговоров и т.д.);
• рабочий язык переговоров (на каком языке должны быть написаны приглашения, как осуществлять перевод, на каких языках будут составляться документы и т.д.);
• кто будет работать е делегацией в качестве сопровождающего (встречают ранг в ранг или на ранг ниже, а постоянно сопровождает какой-либо сотрудник принимающий фирмы).
8. Специфика подготовки к групповым переговорам.
Когда в переговорах участвуют делегации, то к подготовке их проведения предъявляются специфические требования.
Необходимо провести как можно более основательный анализ состава партнеров. Для этого требуется проанализировать следующие факторы:
• различные позиции членов делегации, влияние, которое они могут оказать на ход переговоров и на принятие решений;
• специальные задания каждого члена делегации и предполагаемое влияние этих факторов на переговоры;
• возможные групповые интересы или противоположность интересов среди членов делегации.
Подготовка к деловым переговорам включает и целый ряд мер, касающийся собственной делегации. Это, в частности, определение состава участников с учетом уровня компетентности и численности делегации партнеров, а также с учетом уже существующих индивидуальных контактов (если они были) с ее членами.
Остальные фазы подготовки к групповым переговорам как правило не отличаются от подготовки к переговорам двух лиц. При этом делегация сплачивается в группу. Это означает:
• коллективное обсуждение (завершающееся принятием решений) отдельных этапов переговоров:
• назначение выступающих (кто по какой проблеме выступает);
• решение того, кто и с помощью каких аргументов будет отвечать на ожидаемые возражения;
• распределение ролей (кто и когда задает вопросы, какие вопросы и т.д.).
По этим и другим, относящимся к цели переговоров вопросам должно быть достигнуто полное согласие до начала переговоров.
К групповым переговорам предъявляются и другие специфические требования. Так, большую роль играет строгая дисциплина членов делегации. Групповые переговоры — это, в основном, переговоры между руководителями делегаций.
Остальные ее члены — консультанты руководителей (т.е. если партнеры обращаются с вопросом или просьбой к одному из членов делегации, то он берет слово лишь в том случае, если его просит об этом руководитель). Руководитель делегации несет основную ответственность за ход переговоров. Так, он решает, отвечать ли на вопросы противоположной стороны, отложить ответ или изменить тему.
В зависимости от предмета, значения и цели переговоров желательно провести репетицию переговоров, потренироваться на их проведении.
Источник: studfile.net