Как составить программу командировки

Содержание

Цель командировки — это отражаемое в приказе обоснование необходимости направления работника в служебную поездку, поручение, которое он должен выполнить.

Цель командировки — что это такое и где указывается

Для правильного оформления документации по командировочным расходам очень важным является обоснование командировки, правильно поставленная цель рабочей поездки сотрудника. Ее указывают в письменном распоряжении работодателя. Это распоряжение позволяет направить сотрудника на выполнение служебного задания с целью получения предприятием прибыли.

За время пребывания в служебной поездке поставленное задание должно быть выполнено. Это требование указано в ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением правительства №749 от 13.10.2008.

Обоснование зависит от видов деятельности, которыми занимается компания. В ТК РФ и подзаконных актах не указано, с какой целью едут в командировку, на практике это решает руководитель, задание формируется исходя из потребностей предприятия: оформление документации, представительство, выступление, проверочные и контролирующие мероприятия, исследовательская работа, проведение экспериментальных работ и т. д.

Командировки в 2023 году: что нового

Правильная формулировка цели позволяет избежать лишних рисков, если цель поездки не достигнута. Например, формулировка «для подписания договора с компанией «Компания»» звучит однозначно, а формулировка «оценить возможность сотрудничества с компанией «Компания»» включает в себя и отрицательный результат как один из вариантов достижения цели. Это допустимые примеры цели поездки в командировку, но их использование зависит от конкретной ситуации на предприятии.

Какие бывают цели

Они носят различный характер и условно разделяются на универсальные и специальные:

Универсальные направлены на развитие бизнеса компании и включают в себя поиск клиентов или привлечение инвесторов, расширение рынка сбыта.
Специальные цели могут иметь различный характер и отражать необходимость предприятия в конкретный момент времени, например участие в судебном деле.

Рекомендуется делать формулировку конкретной и включать в нее полную информацию о задании.

Самые распространенные примеры цели командировки в приказе:

участие представителя компании в переговорах (обязательно указывается контрагент) по вопросам (указывается предмет переговоров);
представительство в судебном заседании арбитражного суда (полное наименование суда) по делу (номер дела);
проведение инспекции филиала (адрес филиала).

Задание для командированного лица рекомендуется указать в служебном плане рабочей поездки. Это делается обязательно, если такое требование закреплено в локальном нормативном акте организации. Директор или другое уполномоченное лицо составляет и подписывает документ. Сотрудник расписывается в плане после ознакомления с ним.

Процесс: Оформление служебной командировки

Кроме задания, план содержит информацию о месте или организации, куда направляется сотрудник, перечень вопросов, подлежащих решению, и длительность поездки.

Образец плана служебной поездки

План командировки

На основании постановления правительства №1595 от 29.12.2014, вступившего в силу 08.01.2015, составление командировочного удостоверения, плана и отчета о выполнении задания перестало быть обязательным и необходимо только в том случае, если соответствующее требование содержится в локальных нормативных актах предприятия.

Если цель не указана или не соответствует задачам деловых поездок

В связи с отменой обязательной выдачи командировочного удостоверения и подготовки плана служебной поездки задание указывается в приказе. Удостоверения и план подготавливаются только в том случае, если это требование закреплено в локальных нормативных актах организации.

Обоснование должно соответствовать деловой направленности. Если оно указано неверно или отсутствует, рабочий выезд сотрудника по направлению руководства признают недействительным проверяющими органами.

Несколько принципов, как правильно написать цели и задачи командировки, чтобы этого не случилось:

в соответствии с интересами компании, производственной необходимостью;
описать подробно с конкретными деталями;
в соответствии с должностной инструкцией работника;
в соответствии со сроками и маршрутом поездки.

Если задача объемная, допускается разбить ее на ряд подзадач. Для сотрудников с разъездным характером деятельности выезд в другой населенный пункт, связанный с выполнением стандартных задач, служебной поездкой не является.

Допустимые примеры цели командировки для директора:

представительство на презентации, участие в конференции руководящего состава;
участие в проверочных мероприятиях контролирующих органов;
присутствие на открытии нового подразделения, филиала, магазина, торгового центра, цеха и т. д.;
ведение переговоров с целью заключения новых или изменения действующих договоров, обсуждения условий договорных обязательств;
проверка деятельности, эффективности работы и реальных показателей подразделения, филиала.

Самые распространенные примеры цели командировки менеджера по продажам:

заключение договора на поставку товаров и продукции компании;
участие в конференции или презентации;
участие в переговорах с потенциальными клиентами;
решение спорных ситуаций по поставкам;
проведение маркетинговых исследований;
изучение рынка сбыта.

А это примеры цели командировки водителя:

доставка руководства;
доставка груза;
доставка товарно-материальных ценностей, накладных;
приобретение запчастей для транспортных средств;
проведение технического осмотра, осуществление планового или внепланового ремонта транспортного средства.

Источник: clubtk.ru

Цель командировки: примеры формулировок

Цель командировки — это сформулированное во внутренних документах организации задание, на выполнение которого направляется сотрудник. Шаблоны локальных актов, касающихся служебных поездок, могут быть составлены кадровой службой самостоятельно. К формулировкам в них Налоговая служба относится с пристальным вниманием.

Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия. Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации. Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.

Законодательное регулирование

С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749.

До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:

приказ директора фирмы;
командировочное удостоверение, заполнение которого производилось по определенным правилам: так, обязательно отмечалось время прибытия и убытия сотрудника;
служебное задание, в котором была также сформулирована цель поездки и в котором сотрудник составлял отчет о проделанной работе.

С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием. Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.

Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.

Кого нельзя направить в командировку

При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:

беременных женщин;
несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
принятые по ученическому договору;
участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.

Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:

Правила определения цели

Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:

соответствует виду деятельности и интересам компании;
не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;
отвечает принципу целесообразности и выполнения возложенных задач в определенный документами срок поездки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрения);
не содержит общих, расплывчатых формулировок.

Распространенные примеры

Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:

заключение договора, подписание соглашения, достижение договоренностей о контракте (подписание предварительного договора);
представление интересов на судебном заседании;
ведение переговоров с контрагентами;
присутствие на научной конференции и представление доклада;
обмен опытом, прохождение обязательного обучения или курсов повышения квалификации.

План может быть представлен в отдельном документе.

Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:

инвентаризация;
проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
проверка правил ведения бухгалтерской документации и т. д.

В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.

Примеры для различных должностей и специальностей

Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:

«убываю в командировку с целью. »

Какие могут быть причины отправиться в служебную поездку у человека на руководящей должности? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков сбыта, поиска новых клиентов и т.д.

Цели могут быть сформулирован следующим образом:

для участия в переговорах;
для презентации продукта;
для заключения договора поставки оборудования и т.д.

Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.

Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:

установка устройства или изделия;
наладка его работы;
обучение штата предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
тестирование работы аппаратов;
сервисное обслуживание или производство гарантийного ремонта;
осуществление профилактических работ.

Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.

Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной. Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.

Организация командировки: этапы, риски и полезные инструменты

Эффективная и комфортная работа с командировками зависит от множества факторов. Но прежде всего от инструментов, которыми пользуется компания, и внутреннего документооборота. Важно, чтобы этот бизнес-процесс был грамотно выстроен — от внедрения тревел-политики до отчетности и взаимодействия сотрудника с внутренними службами.

Алексей Викулин

В этой статье мы разберем основные этапы работы с командировками, акцентируем внимание на рисках, которые влекут дополнительные затраты, а также рассмотрим инструменты, которые помогают бизнесу оптимизировать процесс.

Как управлять командировками в 2022 году
Сложности в организации командировок
Три принципа системной работы с командировками
Пять полезных инструментов для оформления командировок

Как управлять командировками в 2022 году

Каждая компания выстраивает работу с командировками по-своему. Где-то этот процесс автоматизирован, а где-то осуществляется вручную. Но в обоих случаях он включает не менее шести этапов.

Потребность

Начинается все с того, что сам сотрудник или работодатель выступает инициатором командировки. На этом этапе в месседжерах, во время разговора за чаем или на онлайн-встрече обсуждается процесс командировки.

Планирование

После одобрения самой идеи поездки наступает этап планирования, когда нужно продумать логистическую цепочку: найти расписание рейсов и их стоимость, подобрать подходящие по времени варианты.

Часто из-за отсутствия опыта в бронировании у сотрудников возникают сложности, они могут упустить важные нюансы. Например, выбирают рейсы, гостиницы без учета корпоративных тарифов, которые выгодны для юрлиц. Они могут не знать о том, что у компании заключен прямой договор с гостиницей, поэтому для нее действуют спецусловия.

Помимо всего прочего важно учесть такие детали, как багаж, трансфер по городу. Всё это неизбежно влияет на увеличение стоимости командировки.

Согласование затрат

После планирования утверждаются бюджеты. Этот вопрос обсуждается с руководителем и внутренними службами. Если в компании нет быстрых каналов связи, то обычно возникают сложности: задача по согласованию затрат попадает в общий список дел, в результате сроки затягиваются и стоимость командировки неизбежно увеличивается. Приходится переплачивать за билеты, так как у авиаперевозчиков динамическое ценообразование.

Вот почему у компаний, которые постоянно занимаются организацией командировок, есть потребность в одном канале коммуникации. Он не только ускоряет согласование, но и фиксирует договоренности, подсказывает сотрудникам, какие вопросы нужно решить перед командировкой.

Организация поездки

Этот блок работы включает разные задачи: подписание приказа, оплату билетов и проживания, оплату такси, аэроэкспресса, перечисление аванса и, наконец, саму поездку. И здесь важно учитывать любые форс-мажорные обстоятельства — например, отмену рейса, возврат билетов.

На этом этапе приходится решать все сопутствующие вопросы: какая ручная кладь нужна, когда следует прибыть в аэропорт, что делать в экстренных ситуациях, например, если сотрудник опоздал на рейс.

Здесь важно определиться, кто в компании занимается покупкой услуг — сам сотрудник, кадровик, бухгалтер или тревел–менеджер. Если это делает сам сотрудник, то он должен не просто понимать, как действовать в ситуации форс-мажора, но и иметь необходимую для этого сумму денег.

Любая непредвиденная ситуация вызывает стресс. Например, в процессе возврата билета у сотрудника могут возникнуть сложности из-за перепутанной буквы или цифры. Кроме того, без должного опыта можно не предусмотреть форс-мажор и взять меньше аванса. А если сотрудник не отличается лояльностью к работодателю, то возможна и другая модель поведения, когда показатели заведомо завышаются для обоснования большей суммы аванса.

Сбор отчетных документов после командировки

Затраты на любую командировку нужно обосновать. Если сотрудник сам оформлял командировку, то еще до поездки он должен знать, какие документы для бухгалтерии ему нужно собрать.

Самая распространенная проблема возникает именно с неполным пакетом документов. Сотрудник может забыть взять необходимый документ (например, акт о проживании в гостинице) или потерять его (например, посадочный талон или чек на такси).

Работа с данными

При ручной работе документы по командировке просто попадают в архив. В этом случае проанализировать их сложно. Автоматизированная организация командировок, наоборот, дает возможность и поработать с данными, и урезать расходы.

Сложности в организации командировок

Все перечисленные выше этапы обычно курирует один человек. Это может быть как сам сотрудник, который едет в командировку, так и специалист из бухгалтерии или отдела кадров, в отдельных случаях — тревел-менеджер.

Поскольку при организации командировок приходится учитывать множество вводных, то ни новичок, ни опытный специалист в этом деле не застрахованы от ошибок. Вот только некоторые из них.

Неактуальные цены на услуги. В стремлении сэкономить бюджет сотрудник может выбрать самый дешевый тариф на билет и не учесть того, что в этом случае ему придется доплачивать даже за небольшой чемодан. А если командировка отменится, то дешевый билет, скорее всего, невозможно будет вернуть.

Проблемы при возврате или обмене услуг. Они могут возникнут при получении обратной связи от поставщика услуг. Например, некоторым авиакомпаниям непросто дозвониться, а лоукостеры нередко делают звонки для клиентов платными.

Множество разных источников информации. В результате санкций российский потребитель потерял возможность бронировать услуги в популярных сервисах. Если сотрудник сам оформляет командировку, то он может не знать об альтернативных вариантах.

Три принципа системной работы с командировками

Осознанное управление командировками держится на трех «китах». Такой подход позволяют владеть информацией и эффективно управлять ресурсами компании, сократить разницу между ожиданием и реальностью, а также минимизировать конфликтные ситуации с сотрудниками в случае форс-мажора.

Персонал

Этот блок связан с управлением персоналом и, в частности, с автоматизацией рутинных процессов. Благодаря ей ускоряется выполнение задач, а внимание специалистов перенаправляется на вопросы, где недостаточно IT-решений.

Риски

Важно хорошо управлять процессами 24/7, чтобы не зависеть от графика отпусков или часовых поясов и иметь возможность решить проблему в любой ситуации. Например, если отменили рейс, а человека нужно доставить домой или разместить в гостинице.

В управлении рисками самое главное — безопасность сотрудника. Поэтому при оформлении командировки нужно учитывать различные особенности, обладать информацией обо всех ограничительных мерах в регионах.

Чем лучше компания управляет командировочным процессом, тем быстрее она окажет необходимую помощь своему сотруднику. Представьте такую ситуацию: человек уехал в командировку и перестал выходить на связь. Если номер в гостинице для него бронировала компания, то она может связаться с персоналом и попросить их проверить номер. Если командировкой занимался сам сотрудник, то оперативно получить информацию не получится.

Бюджет

Осознанный подход к управлению командировочным бюджетом предполагает поиск выгодных для компании решений. Прежде всего важно навести строгий порядок в самом процессе, чтобы каждая командировка оформлялась по заранее установленному алгоритму, а у сотрудников не было возможностей что-либо нарушить. Например, сегодня, благодаря таким инструментам автоматизации, как Контур.Тревел, можно оформлять командировки буквально за несколько кликов.

Если ранее вам приходилось выстраивать множество локальных связей с различными поставщиками, отдельно заключать с ними договоры, требовать закрывающие документы, то теперь это делать не нужно. Все оплаты осуществляются одной итерацией за отчетный период. Закрывающие документы становятся автоматически доступны в сервисе, как только услуга оказана.

В базе сервиса Контур.Тревел более миллиона объектов размещения, у многих из них прямые договоры с СКБ Контур. Мы содействуем тому, чтобы компании подписывали прямой договор с отелями в наиболее часто посещаемых городах, тогда в рамках этого договора они будут получать в объектах размещения скидку до 30 %. Это прямая экономия.

Евгений Петров
руководитель проекта Контур.Тревел

Пять полезных инструментов для оформления командировок

Помимо автоматизации, которая помогает ускорить и упростить процесс, также важен документ с правилами. Ему должны следовать все, кто имеет отношение к командировкам. Остановимся на каждом инструменте отдельно.

Тревел-политика

Это внутренний документ компании, утверждающий единые принципы организации командировок для всех сотрудников. У такой политики есть несколько ключевых принципов: она пишется понятным языком, сотрудники о ней знают и умеют ею пользоваться, документ актуален и постоянно обновляется.

Онлайн-сервисы для организации услуг под B2B-сегмент

Это специализированные сервисы, которые предназначены для организации командировок. Они предоставляют актуальные варианты проезда и проживания, дают возможность купить билеты по корпоративным тарифам от авиакомпаний и проживание от отеля. Весь объем закупок консолидируется в одном месте.

Удобная работа с командировками в одном окне. Устанавливайте ограничения на покупки тревел-услуг, приобретайте билеты и отели с отсрочкой.

В сервисах можно настроить разные уровни доступа, они работают с мобильного приложения, обеспечивают безопасное хранение паспортных данных, содержат отчетные документы установленного образца. Возможна интеграция с внутренними сервисами компании.

Сбор данных и аналитика

Любой компании полезно иметь детализированные данные по услугам, статистику по затратам, объему покупок по конкретным авиакомпаниям, отелям. Также немаловажно отслеживать динамику изменения затрат, количества транзакций, билетов, ночей.

Сбор данных позволяет заблаговременно планировать покупки, экономить на скидках у перевозчиков, корпоративных тарифах в отелях, создавать топ-листы (по направлениям, городам, отелям), оценивать качество услуг.

Внешний ЭДО

Он дает компаниям возможность быстро обмениваться юридически значимыми документами с поставщиками без дублирования на бумаге. Это может быть обмен документами по предоставленным услугам, подписание с отелем прямого договора, интеграция с внутренними сервисами компании, экономия времени и сокращение затрат на бумажном документообороте.

Внутренний ЭДО

Благодаря внутреннему ЭДО исключена потеря документов, передача происходит по защищенному каналу связи. Бухгалтер может получить подписанные документы от сотрудника сразу, а не ждать его возвращения из командировки.

Алексей Викулин, эксперт в области тревел-менеджмента, Контур

Оперативная и автоматизированная работа с командировками в одном окне

Источник: kontur.ru