Можно ли организовать фестиваль самостоятельно, не имея большого бюджета и поддержки именитых спонсоров? Редактор ИМИ и соорганизатор инди-фестиваля «Утренник» Юля Рябова разобрала ключевые аспекты подготовки DIY-фестиваля и важные моменты, о которых стоит помнить организаторам, чтобы избежать ошибок. «Утренник» состоялся 7 сентября 2019 года в Воронеже: на двух сценах выступили десять артистов, в числе которых RSAC, «АИГЕЛ», «Комсомольск», «Хадн дадн» и другие группы. Событие посетили более 700 зрителей.
Прежде чем начать подготовку
Определитесь с концепцией и позиционированием фестиваля. Каким вы видите свой фестиваль — будет ли это опен-эйр или серия концертов на разных площадках, каким жанрам вы отдадите предпочтение в лайнапе, сколько сцен хотите задействовать, нужен ли вам фудкорт и бар, сколько зрителей вместит ваша площадка.
Оцените предполагаемую аудиторию вашего фестиваля: проанализируйте, какая музыка популярна в этом регионе, насколько распространена культура посещения мероприятий, есть ли у вашего фестиваля конкуренты, а также насколько платежеспособны ваши потенциальные посетители и на какую минимальную посещаемость вы можете рассчитывать. Не сделав этого, нет смысла приступать к дальнейшим шагам: без хотя бы примерного просчета целевой аудитории вы рискуете уйти в минус, сделав большое событие для небольшого количества людей .
Как организовывать фестиваль в регионах / Кейс танцевального фестиваля «Репутация» Владимир Лоцманов
Соберите команду фестиваля, договоритесь об условиях работы «на берегу» и обязательно зафиксируйте их юридически — даже если вы работаете с друзьями. Начните с небольшой команды единомышленников — по мере подготовки фестиваля вы сможете расширить свой штат, если это будет необходимо. Пропишите в договоре ответственность каждой стороны, условия сотрудничества и сроки выполнения поставленных задач. Фестиваль — это масштабное мероприятие, буквально расписанное по минутам: чем меньше у вас и вашей команды будет неопределенности, тем выше вероятность, что все пройдет без накладок, а вы не только окупите свои затраты, но и выйдете в плюс.
Оформите юрлицо — простого ИП будет достаточно. Статус юрлица необходим для заключения большинства договоренностей: от контрактов с участниками команды и техническими подрядчиками до подписания документов на выступление с артистами.
Первые шаги
Убедившись, что ваш фестиваль найдет своего зрителя, а команда подойдет к его организации со всей ответственностью, можно приступать к выбору подходящей площадки. Не забывайте, что площадка — это не только пространство. Это еще и затраты на охрану, постройку сцен, создание инфраструктуры фестиваля и проведение коммуникаций. Изучите все возможные варианты — как правило, арендовать площадку мечты получается не всегда, будьте готовы идти на компромисс со своими желаниями, исходя из бюджета мероприятия и доступных локаций.
Выберите даты проведения фестиваля. Учитывайте все возможные факторы: пересечение по времени с другими развлекательными событиями, актуальными для вашей аудитории, сезон отпусков, когда потенциальные зрители могут уехать, городские праздники. Также изучите местное законодательство о порядке проведения массовых мероприятий и тишине — в некоторых регионах шуметь разрешается до 23:00, в других — до 22:00.
Зоя Скобельцына. Как создать фестиваль с нуля: от идеи к продакшену и продажам // ONE LOVE FEST
Составьте лонглист артистов, которых вы хотели бы пригласить на фестиваль. Ранжируйте список в соответствии с популярностью выбранных музыкантов, выделите возможных хедлайнеров, исполнителей, открывающих фестиваль и артистов, которые составят основной костяк фестиваля. Свяжитесь с их менеджерами и запросите условия, на которых они согласны выступить в названные вами даты, а также технический и бытовой райдеры.
Посчитайте, во сколько вам обойдется организация фестиваля при всех возможных вариантах выбора площадки и вариаций лайнапа. Оцените, какое количество билетов по какой цене необходимо продать, чтобы выйти в ноль и чтобы заработать. Сопоставив результаты со своими ресурсами, определитесь с площадкой и лайнапом. Обязательно зафиксируйте договоренности и внесенные предоплаты с арендодателем, подрядчиками по сценам и инфраструктуре и музыкантами юридически.
Узнать больше о том, на каких фестивалях может выступить артист и какие документы нужны музыканту для того, чтобы выступить, вы можете на образовательном онлайн-интенсиве «Новая музыкальная индустрия», который начнется 20 июля. Количество мест ограничено.
Составьте график платежей
В процессе подготовки фестиваля вы будете расходовать средства на его организацию и параллельно получать прибыль с продажи билетов. Если вы проводите фестиваль впервые, у него нет годами сложившейся аудитории или суперхедлайнера, который привлечет тысячи слушателей, не стоит рассчитывать на продажи в первые недели после анонса, так же, как не следует рассчитывать на мгновенную прибыль от билетов early bird: далеко не все зрители готовы покупать кота в мешке. Будьте готовы вложить собственные средства на первых порах, пока публика не узнает о вашем фестивале больше и не начнет покупать билеты.
Составьте табличку с графиком платежей: зафиксируйте для себя точные суммы и даты, в которые вы обязаны расплатиться с арендодателями, подрядчиками и артистами, согласно заключенным договорам. Это позволит равномерно распределить траты и избежать неловких просьб о переносе платежа.
Настройте процесс продажи билетов
Пожалуй, что и для зрителя, и для организатора самый удобный способ продажи билетов — электронный. Но прежде чем заводить страницу фестиваля на одной из платформ для онлайн-продаж, изучите все возможные варианты: разные площадки размещают электронные билеты на разных условиях. Ticketscloud, Radario, Timepad, Qtickets — на рынке билетных операторов сегодня представлены десятки подобных компаний: одни просто предоставляют страницу продажи, другие дополняют услугу набором промосервисов, третьи — работают по системе подписки и будут удобны организаторам повторяющихся ежемесячных мероприятий.
Заключите договор с выбранным сервисом и настройте прозрачный процесс вывода денег за купленные билеты с вашего счета — весь ваш доход необходимо фиксировать в таблице расхода-прихода для большей ясности и понимания текущего финансового положения команды организаторов.
Подумайте о спонсорах
Окупить расходы на организацию и проведение фестиваля поможет поддержка спонсоров. Подумайте, каким компаниям может быть интересно участие в вашем событии, и что вы можете им предложить. Прежде чем связываться с представителями выбранных вами брендов, подготовьте коммерческое предложение фестиваля — презентацию, в которой вы рассказываете о своем событии с точки зрения бизнес-показателей : опишите возраст, демографию, интересы и платежеспособность своей целевой аудитории, укажите прогнозируемое количество зрителей, которое вы планируете привлечь, объясните, почему ваш фестиваль может быть интересен инвесторам в качестве точки соприкосновения с новыми потребителями их продукции, а также укажите стоимость сотрудничества — от бесплатного инфопартнерства до брендирования сцен и других кастомизированных возможностей на коммерческой основе.
Общаться с потенциальными спонсорами стоит заблаговременно: бюджеты на маркетинг и подобные активности, как правило, закладываются в начале года — даже если ваше предложение будет интересным, не факт, что вам удастся запрыгнуть в последний вагон. Также учитывайте, что бренды могут предоставить не только финансовую поддержку, но и сотрудничать с вами по бартеру: например, в обмен на брендированную зону на площадке. Иногда партнеры предлагают бесплатную продукцию для гостей фестиваля, помогая тем самым создавать инфраструктуру события.
О том, как привлечь коммерческих партнеров к сотрудничеству по музыкальному фестивалю в условиях кризиса, во время вебинара рассказывала директор по работе с коммерческими партнерами «Дикой мяты» Мария Пархачева.
Продумайте инфраструктуру площадки
Фестиваль — это не только музыка: на протяжении нескольких часов на вашей площадке будут находиться сотни зрителей, которым нужно обеспечить комфортное пребывание . Начертите схему выбранной локации: где будет оборудована сцена (или сцены), куда лучше поставить туалеты и сколько их должно быть в расчете на предполагаемое количество зрителей, в какой точке вы расположите фудкорт и бар, целесообразно ли строить маркет для мерча и товаров локальных брендов и какие зоны вы можете предложить для спонсорских активностей. Не забывайте, что приоритетной задачей в процессе планирования площадки фестиваля играет комфорт зрителя: зоны необходимо расположить так, чтобы маршруты посетителя были просты и понятны.
Если вы арендуете пустую открытую площадку для опен-эйра, вам необходимо также нанять охрану на все время проведения фестиваля, начиная с саундчека артистов. На рынке охранных услуг сегодня представлено множество частных охранных предприятий — выберите наиболее подходящий вам вариант и не забудьте внести эти траты в свой бюджет и график платежей. Аренда кареты скорой помощи и оплата смены фельдшера — еще один важный пункт, который должен быть в вашем чек-листе. Безопасность участников — превыше всего.
Бар и фудкорт — зоны, которые вы можете закрыть при помощи партнерских отношений с локальными заведениями или коммерческим размещением на площадке за фиксированную сумму или процент. Выбирая партнеров по еде, обратите внимание, что меню выбранных вами ресторанов должно включать в себя «удобные» блюда, которые можно быстро съесть в условиях фестиваля. Договариваясь о баре на площадке, помните, что по закону продавать алкоголь без соответствующей лицензии запрещено. Поэтому, если вы не располагаете выездной лицензией на продажу алкоголя, привлеките партнера, который согласится продавать напитки на согласованных с вами условиях.
Распределите роли внутри команды
Ответственный и оперативный менеджмент — залог успеха любого мероприятия. Все не должны заниматься всем : когда вы набрали команду и планируете заключить с каждым участником договор, четко распределите обязанности и зафиксируйте их. Как минимум, вам нужен специалист, который будет отвечать за функционирование сцен, маркетолог для организации партнерств и промо фестиваля, человек, ответственный за инфраструктуру и работу с волонтерами и несколько членов команды, которые будут заниматься букингом артистов и их сопровождением в день фестиваля. Задачи по разработке дизайна, настройке рекламы, строительство сцен и других подобных задач, как правило, можно отдать подрядчикам, но в любом случае, внутри команды должен быть человек для контроля выполнения задач и соблюдения сроков.
Безусловно, в условиях ограничений один человек может совмещать в себе сразу несколько функций. Распределение этих задач во многом зависит от масштаба фестиваля, поэтому обсуждая роли внутри команды, отталкивайтесь в первую очередь от необходимого минимума для реализации задуманного.
Промо фестиваля
Как бы ни были хороши лайнап, фудкорт и зона с развлечениями, о них никто не узнает без грамотного промо. Обязательно заведите каналы фестиваля в соцсетях, прикиньте, исходя из вашего бюджета, какую сумму вы готовы потратить на таргетинг и размещение анонсов в тематических телеграм-каналах, у релевантных блогеров и группах во «ВКонтакте». Подумайте, в каких СМИ вам важно появиться, нужна ли вам наружная реклама и что из этого вы можете закрыть по бартеру — за бесплатные билеты — или на основе дружеских отношений с администраторами. Заранее найдите фотографов и видеографов, готовых поснимать в день фестиваля — эти материалы пригодятся вам после его проведения.
Не забывайте, что промоактивность необходимо поддерживать постоянно , поэтому, прежде чем завести каналы в соцсетях, пропишите контент-план по каждой площадке. Оцените, сколько постов в неделю вы готовы делать, по каким датам следует распределить анонсы участников лайнапа, выберите место в сетке постов для партнерских публикаций, заранее разработайте механики для привлечения подписчиков в паблик и повышения активности пользователей (например, конкурсы или опросы). Попросите артистов-участников фестиваля записать видеоприглашения на свои сеты в рамках фестиваля и опубликовать их в том числе в своих каналах. Чем больше говорят о вашем фестивале, тем лучше. И обязательно прикрепляйте ссылку на онлайн-продажу билетов к каждому посту (и не забудьте добавить эту информацию в описание профилей).
В день фестиваля — о чем важно помнить
Когда площадка готова, каждый участник команды знает свои задачи, а билеты на фестиваль раскуплены, наступает тот самый день. Помните, что радоваться пока что рано — не стоит начинать праздновать успех с самого утра, даже если у вас солдаут. В день фестиваля вы должны сохранять трезвый ум и быть в состоянии оперативно реагировать на любые непредвиденные ситуации — а без них, как правило, не обходится ни одно событие.
Убедитесь, что у всех участников команды и волонтеров заряжены телефоны и есть с собой полные пауэрбанки — вы должны быть на связи постоянно. Оденьтесь удобно, возьмите с собой бутылку воды, раздайте всем участников четкий тайминг фестиваля и график выполнения их задач. Проведите инструктаж для стейдж-менеджеров, охранников и волонтеров, объясните, что делать, если ситуация по каким-то причинам выходит из под контроля. Поставьте точки оплаты на входе для тех, кто не успел купить билет в предпродаже.
Главное, что важно помнить в этот день — ни один фестиваль не проходит идеально, но, если организаторы грамотно подготовились, ошибок не заметит никто, кроме них.
Постпромо
Ваш фестиваль отгремел с успехом, но расслабляться еще рано. Постпромо — не менее важный этап, чем просто промо фестиваля, это задел на будущее, красочный рассказ о том, как это было, для тех, кто все пропустил. Публикуйте фотоотчеты, напомните СМИ, с которыми вы договорились о репортаже, что ждете тексты, размещайте отзывы в соцсетях и зафиксируйте все эти материалы в коммерческом предложении для партнеров фестиваля на следующий год.
Что еще почитать и посмотреть о подготовке фестиваля
- Вебинар директора по работе с коммерческими партнерами на фестивалях «Дикая мята» и «НЕБО: теория и практика» Марии Пархачевой о том, как привлечь коммерческих партнеров к сотрудничеству по музыкальному фестивалю в условиях кризиса.
- Вебинар программного и букинг-директора фестиваля Bosco Fresh Fest Ника Бабина о том, как создавался фестиваль «Chess https://i-m-i.ru/guides/how-to-make-a-fest» target=»_blank»]i-m-i.ru[/mask_link]
Как провести фестиваль
Приняв решение о проведении фестиваля, надо разобраться, что же такое фестиваль. Большая советская энциклопедия сообщает: «Фестиваль — массовое празднество, включающее показ достижений в области музыки, театра, кино, эстрады». Итак, нам нужны участники, которые смогут показать выдающиеся достижения в сфере искусства, и зрители, которые по достоинству оценят таланты участников. Начинаем действовать. Напишем положение о фестивале, и нам сразу станет ясно, какие вопросы нужно решить, что бы мероприятие прошло на ура.
Статьи по теме:
- Как провести фестиваль
- Где собираются барды
- Как создать атмосферу праздника
- Как организовать праздник самостоятельно
Вам понадобится
- Организаторские способности, команда единомышленников.
Инструкция
Определим цели и задачи фестиваля. Цель – это глобальное достижение, ради которого проводится мероприятие.
Задачи – конкретные достижения мероприятия. Определение цели и задач фестиваля является ключевым вопросом. Ведь в период подготовки мероприятия все действия должны сверяться на соответствие целям и задачам фестиваля.Составьте список организаторов фестиваля. Подумайте, сможете ли вы самостоятельно организовать фестиваль или вам потребуется помощь (ресурсная, материальная, творческая). Кроме того, список организаторов фестиваля покажет статусность вашего мероприятия.
Соберите организационный комитет фестиваля. Оргкомитет осуществляет общее руководство, в его состав входят представители организаторов фестиваля.Оргкомитет занимается подготовкой, рекламой и проведением фестиваля, определяет бюджет, распоряжается им. Именно на оргкомитет ложится вся работа по организации фестиваля: встреча/расселение/регистрация участников и членов жюри, составление графиков проведения репетиций, выступлений коллективов, общая и техническая координация мероприятий, организация обеспечения и поддержание порядка на площадках фестиваля.
Определите, кто и на каких условиях будет участвовать в фестивале:
• организации/физические лица/творческие коллективы;
• пол и возраст участников;
• география участников фестиваля;
• с регистрационным взносом/без регистрационного взноса.Жюри — важный аспект любого соревновательного мероприятия. Здесь принцип очень и очень прост: чем известнее имя члена жюри, тем лучше. Но помните, член жюри должен быть компетентен именно в той области, в которой проводится фестиваль.
Определитесь с регламентом фестиваля. Начало и окончание приема заявок (форма заявки и место подачи).
Сколько будет этапов или туров фестиваля (заочный отборочный, очный отборочный, финал). Сроки этапов/туров фестиваля. Дата, место, время проведения отборочных туров и финала (открытие, закрытие, награждение участников) фестиваля. Перечень мероприятий, которые пройдут в ходе финала фестиваля, место и время проведения (круглые столы, мастер-классы, культурная программа и т.д.).
Гала-концерт и награждение победителей фестиваля.Позаботьтесь о награждении победителей фестиваля. Эта часть фестиваля должна стать зрелищной и запоминающейся (не скупитесь на режиссера фестиваля), по возможности с ценными призами, достойными победителей.
Прежде, чем приступить к поиску финансов для проведения фестиваля, необходимо составить детальную смету. В ней следует учесть все от ручек для членов жюри и бейджей для участников до аренды места проведения финала фестиваля и призов победителям:
•Регистрационный взнос участников фестиваля (размер, форма оплаты, категории участников, имеющие возможность освобождения от уплаты взносов).
•Гранты различных учреждений (министерств Российской Федерации, Правительств областей и городов, коммерческих предприятий).
•Средства организаторов фестиваля.
•Привлеченные спонсорские взносы государственных и негосударственных предприятий и организаций, частных и иных лиц. (Наличие спонсоров украшает любое мероприятие, подтверждая факт интереса общественности к тематике фестиваля. Составьте варианты спонсорских пакетов.)
•Финансы от продажи билетов на мероприятия фестиваля.Информационная поддержка фестиваля средствами массовой информации (газеты, журналы, радио, телевидение, агентства, занимающиеся наружной рекламой, издательские дома и т.д.) расценивается, как финансовая поддержка. Для них тоже необходимо составить спонсорский пакет. Именно средства массовой информации помогут анонсировать фестиваль, расскажут о происходящих событиях фестиваля, познакомят широкую общественность с героями фестиваля (участниками, организаторами, жюри).
Если вы смогли ответить на все вопросы, то пора приступать к организации фестиваля. Но помните, фестиваль – это масштабное мероприятие. Для его организации и проведения вам потребуется команда единомышленников, упорный труд, море терпения и оптимизма.
Источник: www.kakprosto.ru
5 копеек о фестивалях или памятка о том, как организовать фестиваль.
14 лет я занимаюсь организацией Blues-Bike Festival Suzdal, ставшего за эти годы знаковым событием в музыкальном и мотоциклетном мире на постсоветском пространстве и вошедшего в 2020 году, по мнению Всемирного Фонда Блюза, в 100 лучших фестивалей мира.
Исходя из своего опыта я составил памятку для тех, кто думает или пробует организовать музыкальный фестиваль. Оговорюсь, что мои рекомендации носят общий характер и основаны на понимании желаний и ценностей мотоциклетной общественности, но вполне могут быть использованы в подготовке фестиваля для других сообществ, объединённых ценностными предпочтениями.Этап 1. Для чего проводить фестиваль?
Ответа на вопрос «Зачем вам это нужно?» первостепенен. От этого будет зависеть все, что будет происходить дальше. Не нужно ставить размытые цели. В моем случае первоначальный посыл был рассказать мотоциклистам о Суздале, который мне очень нравится, затем рекламное событие для моего сигарного бренда Total Flame, а сегодня — это и первое и второе и еще развитие музыкальной и мотокультуры, приносящее удовольствие, уважение и денежное вознаграждение. В любом случае цели должны быть шире, чем организация «корпоратива» для близкого круга.
Важно помнить, что даже если цели соответствуют ценностям гостей, для которых организуется фестиваль, потребуется от 3 до 5 лет, чтобы в них поверила публика.
Время и терпение главный ключ к успеху.Этап 2. Создание концепции.
Ответив себе на вопрос «зачем?», время переходить к формулированию главной идеи фестиваля. Например, в Суздале — это музыкальный фестиваль блюзовой музыки для мотосообщества с девизом «No colors, no brands». Сформулированная идея должна ясно определять те ценности, которые разделяет публика вашего фестиваля. Без этого невозможно создать событие, способное стать легендарным.
Место фестиваля – это не просто GPS-координаты. Оно должно быть интересно публике. Это может быть природа, архитектура, история, все, что угодно, добавляющее ценности фестивалю и создающее его стиль.
Место не должно быть в жобичах только по тому, что для вас там отличная рыбалка или охота. Удобство подъезда, парковка и размещение очень важны. Комфорт для гостей здесь определяющий.Наличие инженерных коммуникаций сегодня просто необходимо, чтобы сделать мероприятие на уровне крутого праздника, а не Грушинского фестиваля.
Вместимость площадки также важна. Место должно комфортно разместить публику, на которую вы рассчитываете.
Предпочтительнее частная территория, а не муниципальное пространство, поскольку минимизирует согласовательные процедуры с властями.Сколько дней проводить фестиваль — важный вопрос, на который нужно ответить. Если публике ехать не далеко и ее негде разместить для ночлега – один день вполне адекватен. Если добираться до места несколько часов, то без ночевки не обойтись и, значит, необходимо организовывать мероприятие на несколько дней. Как правило, удачное время с пятницы по воскресенье.
Найти свой музыкальный стиль очень важно. «У меня друг Гарик Сукачев и он выступит» (условный пример) – стратегия не фестиваля, а корпоратива. Необходимо сформулировать общий принцип музыкального наполнения и ему следовать. Когда я начинал, такого знания у меня не было, отсюда размытость первых фестивалей, но как только идея блюзовой музыки была сформулирована, у фестиваля в Суздале появилось лицо.
Определившись с местом, продолжительностью и музыкальным форматом переходим к определению названия и созданию фирменного стиля фестиваля. Как это делать, написаны тома литературы и вокруг этой задачи кормится множество талантливых людей и компаний. Скажу лишь, что это деликатный и важный вопрос, не терпящий спешки.
Выбирая название, гуглите варианты, чтобы убедиться в уникальности имени, иначе вас с кем-то все время будут путать.Сайт, социальные сети, презентация для партнеров.
Создав айдентику, можно переходить к созданию сайта и аккаунтов в социальных сетях. Без этого вы не сможете коммуницировать с аудиторией, проводить рекламные кампании, работать со спонсорами и партнерами.
На старте не рекомендую заморачиваться на сложном и дорогом сайте. Его цель – выдача в поисковиках, продажа билетов и внятный рассказ о фестивале. На первом этапе можно самому за пару часов сделать сайт в https://ru.wix.com/ или https://tilda.cc/ru/ . Если дела пойдут в гору, через пару лет, когда вы обрастете контентом и четким позиционированием, можно привлечь профессионалов, чтобы ваш сайт стал суперклассным.
А вот что точно нужно сделать – это купить идеальный домен. Он с вами навсегда и тут следует выбирать из расширений .com или .ru, а они не всегда стоят дешево.
Сайт важен для поисковиков, но он не решает сегодня задач быстрой адаптивности и коммуникации. Для этой задачи лучше сделать страницу в https://taplink.ru/ — на сегодня самый удобный способ коммуникации и быстрой адаптации к новостям и событиям.
Например, страница фестиваля, которая указана во всех соц сетях и которую я использую в качестве визитной карточки, выглядит так — https://taplink.cc/suzdalblues.Определитесь с хэштегом фестиваля. Это в будущем упростит вам возможность отслеживать публикации.
Подготовьте презентацию фестиваля для потенциальных партнеров. Она понадобится на следующем этапе.
То, к чему я пришел несколько лет назад – для публики нужно создавать интересные маршруты, которыми они могут путешествовать на, с и во время фестиваля. Это создает неповторимую атмосферу фестиваля. Люди обсуждают не только то, что было на фестивале, но и дорогу, которая становится его частью. При этом люди будут путешествовать вашими маршрутами и в другое время, вспоминая и рассказывая о вашем фестивале.
Примеры таких маршрутов в Суздаль:
По усадьбам Владимирского Ополья https://ancient-manors-opole.taplink.ws
Волжская Атлантида https://volga-atlantida.taplink.ws
В этом году я готовлю новый маршрут для гостей фестиваля.Командообразование нужно разбить на два этапа. Постоянная – работает практически весь год и фестивальная – создается для непосредственного проведения фестиваля.
Задачи первой команды: работа по подготовке фестиваля, работа после фестиваля, коммуникация с аудиторией, властями, партнерами.
Задача второй команды – реализация всех идей и планов во время работы фестиваля.
Количество людей в команде определяется из задач, масштабов и бюджета. Например, первая команда Suzdalblues — 7 человек, а вторая — почти 100, включая волонтеров.Тема, на которой умерло не одно хорошее начинание. Начинаем, потом найдем деньги – самая короткая дорога к провалу. Калькулировать, сколько продадим билетов – гипотеза, которая никогда не оправдывается. У вас уже есть, что показать в качестве концепции, значит, можно общаться с друзьями и потенциальными партнерами для наполнения бюджета до стадии «подготовка фестиваля».
Бюджет минимально должен включать следующие статьи: аренда места, свет-звук, гонорары музыкантов, включая расходы на дорогу и проживание, стоимость инженерных сетей, охрану, обустройство площадки, стоимость команды, организацию питания (сами заплатят, чтобы приехать к нам крутым, в первые годы не работает или работает плохо), установка шатров и конструкций, реклама и продвижение фестиваля, мерчь, налоги и комиссии.
Этап 3. Подготовка фестиваля.
Важно, чтобы даты фестиваля не совпадали с другими мероприятиями, которые интересны вашей публике. Эти события уже раскручены, а вы только заявляете, что будет круто и, вероятней всего, выбор будет сделан не в вашу пользу. Поэтому гугл и опросы вам в помощь.
Без них никуда. Постоянная коммуникация с властями не только важна, но и неизбежна. Вам нужно добиться, чтобы власти хотели проведения фестиваля, а не делали вам одолжение. Это отнимает много сил, но результат стоит того. Пример такой работы: Suzdalblues проводился в 20 и 21 году в условиях тотального запрета на массовые мероприятия.
Власти хотели, чтобы фестиваль состоялся.
Владельцы и сотрудники территории должны быть замотивированы в успешном проведении фестиваля. Если этого не будет, вы погрязнете в куче не решаемых мелких проблем, которые превратятся в большие, когда приедут гости.
Необходимо наладить постоянную работу с инженерным персоналом, охраной, службой размещения и т.д.
Если фестиваль однодневный, вам все равно необходимо решить проблему размещения персонала и охраны как минимум на 3 дня плюс размещение музыкантов.
Если фестиваль проходит несколько дней, помимо персонала, охраны, музыкантов, нужно организовать проживание ваших гостей. Без внятного понимания возможностей ночлега к вам не поедут.У вас должен быть четкий план проведения фестиваля, чтобы весь персонал был с ним ознакомлен и знал кому, когда и что делать. Он должен включать минимум пять пунктов:
Начало – время начала фестиваля, к которому все службы должны закончить свою подготовительную работу.
Лайнап – время и продолжительность выступления артистов.
Активности – время, продолжительность и тематика.
Ведущие – что, когда говорят, чтобы фестиваль шел как по нотам.
Окончание – время, когда все службы начинают демонтаж поляны.Партнёры (торговля, питание, спонсоры, бренды, СМИ).
Подготовьте список потенциальных партнеров. Чем он больше, тем лучше. У вас есть презентация – рассылайте её, звоните всем, до кого можете дотянуться. Партнеры – это ваше лицо и знак качества для гостей.
Мерч и сувениры.
Составьте список мерча, который вы бы хотели иметь. Подумайте над количеством (лучше меньше, чем больше – это ваши деньги).
Определитесь с подрядчиком. Здесь важна не только цена, но качество и сроки. Дедлайн для мерча ставьте за месяц до даты фестиваля. По опыту знаю, если дедлайн за месяц до мероприятия, то готово будет в лучшем случае за неделю.
Делайте пробные образцы, чтобы не удивиться, когда готовая продукция к вам прибудет.Билеты в случае продажи.
Определитесь, как будете продавать билеты — сами или билетные агрегаторы. Агрегаторы берут комиссии. Для самостоятельной продажи понадобится дополнительный персонал.
Определитесь с механикой прохода: только по билетам (риски — билеты будут передавать третьим лицам и вы лишитесь части выручки), браслеты (минимизирует, но не исключает передачу третьим лицам, но визуально охрана способна вылавливать безбилетников).
В любом случае вы должны быть готовы к тому, что на фестиваль будут попадать безбилетники, вопрос — как на это реагирует охрана. Возможен вариант, что это может стать бизнесом для охраны.Если мероприятие на открытом воздухе подумайте об удобстве публики. Палящее солнце или, не дай бог, дождь не должны помешать празднику. Определитесь с зонированием территории и установкой шатров и мебели.
Определитесь, каким образом будет организована торговля на фестивале: места, ассортимент. Торговцам должно быть удобно, а гостям комфортно.
Одна из самых сложных тем.
Питание должно быть безопасным, вкусным, приемлемым по ценам и достаточным. Выбор партнеров очень деликатный. Смотрите, где работали до этого. Собирайте отзывы. Не плодите большую конкуренцию, все понесут убытки и к вам не поедут в следующий раз.
Коммерческие условия могут быть разными от арендной ставки до процентов от прибыли (требует доверия). Я предпочитаю второй вариант.Рассмотрите возможность клубам ставить свои шатры и организовывать питание. Денег заработаете меньше, а благодарностей и респекта получите больше.
Это отдельная тема, поскольку часто забывается, что людям нужно не только комфортно поесть и выпить, но и ….
Подумайте о доступности, удобстве и достаточности этого неотъемлемого фестивального компонента.Подъезд и парковка.
Если вы не убедили себя в том, что люди придут к вам пешком, подумайте об удобстве подъезда и, главное ПАРКОВКЕ. Если вы забудете об этом – гости вас проклянут! Все усилия по подготовке и проведению фестиваля будут уничтожены негативом транспортной логистики.
Должна быть вежливо-сурова и решать несколько задач: охрана периметра (безбилетные инциденты и отсечение асоциальных персон), безопасность на территории фестиваля (локализация конфликтов, удаление асоциальных персон, охрана артистов и периметра сцены).
Реклама и продвижение.
Привлекайте лидеров мнений, СМИ, настройте рекламу в своих социальных сетях, а также партнеров и артистов.
Что делать со скептиками и хэйтерам? Они будут всегда. Если есть обоснованная критика необходимо реагировать, решать проблему. Если не обоснованная, не замечать. Не нужно кормить собой вампиров.Постоянно следите за бюджетом. Соответствие с запланированным балансом доходов и расходов – ваша уверенность в успехе и залог долгосрочности проекта.
Это то, на что повлиять невозможно. При выборе дат смотрите на статистику дождей в этом месте за последнии 10 лет. При принятии решений во время подготовке фестиваля всегда задавайте себе и подрядчикам вопрос «А если дождь?». Имейте план «Б» на случай непогоды. Люди к вам приехали, они поймут, что дождь, но не поймут, что вы не позаботились их развлечь в этом случае.
К тому же перед поездкой на фестиваль все будут смотреть прогноз погоды и, если им будет непонятно, как организатор планирует действовать в этом случае, они не поедут.
Работа с местным населением.
Определите круг лиц с бесплатным допуском на фестиваль. Вам важно, чтобы среди местного населения формировалась лояльность.
Работа с клубами и сообществами.
Подумайте о дополнительных преференциях для сообществ, разделяющих ценности фестиваля. Это даст вам возможность быстро сформировать лояльную аудиторию фестиваля.
Этап 4. Проведение фестиваля.
Составьте список задач и необходимое число людей для их решения. Продумайте условия (деньги, проживание, питание, бесплатный билет и т.д.).
Определите ответственного по каждой задаче, его полномочия и ограничения.
Составьте график работы персонала.
Определите каналы коммуникации: рабочий и экстренный.Определите с подрядчиками график монтажа, чем должны быть обеспечены (инженерные коммуникации, охрана, подсобный персонал и т.д.)
Работа с артистами.
Имея сценарий мероприятия и лайнап, составите план приезда, встречи, проживания, отъезда, сопровождения на фестивале артистов. Определитесь с ответственным за эту задачу.
Работа с партнерами.
Комфорт партнеров очень важен. Чем они позитивнее, тем комфортней гостям. У них не должно быть ощущения брошенности. Позаботьтесь об ответственном по решению возможных проблем, которые у них могут возникнуть. Важно, чтобы все технические вопросы были согласованы до фестиваля.
Решите, кто будет делать фото и видео съемку на фестивале. Этот контент вам будет необходим для постпромоушена.
Безопасность (МЧС, скорая, полиция).
На этапе подготовки в установленном порядке необходимо уведомить специальные службы о вашем мероприятии и получить согласования и рекомендации по проведению. При проведении мероприятия необходимо следовать договоренностям, чтобы не поставить фестиваль под угрозу закрытия.
Навигация и информация.
Используйте наружную навигацию и мессенджеры для информирования гостей фестиваля.
Работа на входной группе.
Здесь создается первое впечатление об организаторах. Гостям должно быть удобно, а персонал четко и вежливо выполнял свою работу. Рассчитайте объём пространства и количество людей, необходимое для решения этой задачи. Подумайте о вероятном времени максимального наплыва гостей, чтобы обеспечить на это время входную группу достаточным персоналом.
Коммуникация команды и реагирование на внештатные ситуации.
Составьте инструкцию о действиях персонала, подрядчиков и охраны в случае непредвиденных ситуаций, определитесь с каналом коммуникации.
Имейте ввиду, что на все музыкальные фестивали проникают агенты Российского авторского общества. Не буду давать оценку их деятельности, ибо сами все понимаете. На билет они не потратятся (хотя бывают исключения), а вот шазамить в сторонке и потом вчинить иск на десятки тысяч рублей могут вполне.
Создайте аккредитацию СМИ на фестиваль. Вы заранее будете знать, кто к вам приедет.
Определитесь, кто дает интервью (об этом должен знать персонал и аккредитованные СМИ). Заранее подготовьте важные тезисы о фестивале. В сюжеты обычно включают пару секунд спича организатора, а выдергивают на интервью на поляне вас спонтанно. Поэтому будьте готовы за пару секунд донести самое важное, а не мычать, пытаясь сформулировать мысль в кутерьме сотен срочных задач.Этап 5. Фестиваль завершен, работа нет.
Демонтаж площадки.
Все подрядчики и охрана должны знать время начала демонтажа и правила отъезда с площадки. Назначьте ответственного по контролю за этими работами.Благодарность команде.
Все должны почувствовать сопричастность к результатам своего труда. Инструменты выбирайте сами, но этот момент важен.Систематизация жалоб и пожеланий, работа над ошибками.
Составьте список всех жалоб и пожеланий. Проведите работу над ошибками и отберите конструктивные пожелания для следующего фестиваля.Работа с властями (благодарственные письма).
Все руководители и сотрудники подразделений органов власти должны получить благодарственные письма. Поверьте, на следующий год вам будет комфортнее с ними работать.Расчеты с подрядчиками и артистами.
Ничто так не убивает репутацию фестиваля, как неоплаченный счет. Помните, что фестиваль для вас завершен только тогда, когда заплачен последний рубль.Подготовка фото-видео материалов.
Определите срок получения материалов от ваших фото и видео партнеров.Благодарность гостям.
Разместите в социальных сетях благодарность гостям.Благодарность партнерам.
Разошлите благодарственные письма вашим партнерам.Благодарность музыкантам.
Поблагодарите музыкантов через привычный канал связи.Отчет для спонсоров.
Подготовьте и отправьте отчет и благодарность спонсорам.Сбор статей, постов, отзывов в СМИ и социальных сетях.
Отслеживайте все публикации о фестивале и собирайте их в одном месте.Пост-реклама фестиваля.
Подготовьте план постпромоушена фестиваля.Если все получилось – начинаем подготовку нового фестиваля (см. этап 3)
Источник: www.maximprivezentsev.com