Как составить коммуникационную программу

Во многих компаниях отделы маркетинга создают коммуникационные планы, чтобы донести последовательные сообщения до целевой аудитории. Вы можете использовать эти стратегии как внутри компании, так и за ее пределами, чтобы обеспечить передачу четкой и точной информации сотрудникам и клиентам. Знание того, как разработать и реализовать коммуникационную стратегию, поможет вам обеспечить последовательную передачу сообщений, соответствующих бренду и миссии организации.

В этой статье мы обсуждаем планы коммуникаций и то, как их писать, а также приводим шаблон и пример стратегии коммуникаций, которые вы можете использовать в качестве руководства.

Что такое коммуникационный план?

Коммуникационный план, также известный как коммуникационная стратегия, — это инструмент, помогающий отделам маркетинга или связей с общественностью согласовывать свои коммуникации и создавать согласованные сообщения. В стратегии обычно излагается план донесения сообщения до целевой аудитории с описанием цели, задач и желаемых бизнес-результатов сообщения. Коммуникационные планы могут быть сфокусированы на внутренних или внешних коммуникациях или определять коммуникационную стратегию для конкретного проекта. Часто они служат основополагающим аспектом общей маркетинговой стратегии организации.

Как создать организующую схему в компании. Оргсхема Александр Высоцкий. Высоцкий Консалтинг

Реализация плана коммуникации может принести различные преимущества, в том числе:

• Ясность: Наличие коммуникационного плана может помочь организации повысить ясность в отношении того, как общаться друг с другом или с клиентами. Повышение ясности может помочь сотрудникам более эффективно взаимодействовать с клиентами и заказчиками, поскольку у них есть развитое понимание ключевых сообщений и целей коммуникации.
• Направляемые коммуникации: Вы можете использовать эту стратегию в качестве руководства для маркетинговых коммуникаций, например, при запуске нового продукта. Стратегия может определять конкретную аудиторию, ключевые сообщения и другие важные детали, которые способствуют успешной маркетинговой кампании.
• Последовательность: Коммуникационные стратегии помогают поддерживать последовательность в организации как для внутренних, так и для внешних коммуникаций. Это гарантирует, что оба вида коммуникации имеют последовательные, согласованные сообщения.

Как написать коммуникационный план

Вот шаги, которые вы можете предпринять для написания эффективного плана коммуникации:

1. Оценить текущие коммуникации

Перед составлением плана коммуникации оцените текущие маркетинговые и коммуникационные материалы организации. Эти материалы могут включать пресс-релизы, информационные бюллетени по электронной почте, графические материалы в социальных сетях, брошюры или прямую почтовую рассылку, среди прочего. Рассмотрите тон и стиль каждого маркетингового материала и оцените, насколько хорошо они работают вместе для создания фирменного сообщения. Вы также можете проанализировать маркетинговые показатели, чтобы помочь оценить вашу текущую коммуникационную стратегию. Некоторые показатели, которые следует рассмотреть, включают:

Коммуникационная стратегия: как бренду общаться с клиентами

• Вовлечение социальных сетей
• Посещаемость веб-сайта
• Коэффициент конверсии
• Объем СМИ
• Реферальный трафик
• Подписчики электронной почты

2. Определите цели

Важно определить цели, которыми нужно руководствоваться в процессе написания коммуникационного плана. Хорошо сформулированные цели могут помочь вам понять, каких результатов вы надеетесь достичь. Используйте метод SMART для постановки конкретных, измеримых, достижимых, актуальных и своевременных целей для плана коммуникации. В зависимости от типа плана, который вы создаете, вы можете работать непосредственно с другими заинтересованными сторонами для определения целей. Например, если вы разрабатываете коммуникационную стратегию для торговых представителей по привлечению новых клиентов, вы можете совместно с менеджером по продажам определить конкретные цели.

3. Резюме стратегии

Как только вы узнаете цели коммуникационного плана, напишите краткое заявление, чтобы обобщить цель стратегии. В одном-двух предложениях определите тип коммуникационной стратегии, о которой говорится в вашем плане. Опишите сообщение, которое вы хотите донести, и объясните цели стратегии. Краткое описание масштабов коммуникационной стратегии поможет вам представить план руководителям компании или заинтересованным лицам.

4. Определить целевую аудиторию

Важно определить целевую аудиторию, чтобы знать, как создать соответствующие сообщения. Подумайте о заинтересованных сторонах, которых вы хотите охватить планом коммуникации. Заинтересованные стороны могут включать покупателей, клиентов, сотрудников, инвесторов или средства массовой информации.

Изучите целевую аудиторию, чтобы понять ее демографические характеристики и типы контента, которые она предпочитает. Вы можете включить информацию о языке и тоне, которые вы можете использовать для установления контакта с целевой аудиторией. Эти детали помогают обеспечить четкое понимание аудитории и того, как лучше всего к ней обратиться.

5. Написать ключевые сообщения

Создание списка ключевых сообщений для коммуникационного плана. Этот список описывает информацию, которую вы хотите, чтобы целевая аудитория поняла. Например, если компания продает товары для дома, ключевым сообщением может быть то, что компания помогает превращать дома в дома, где семьи могут процветать. Включение ключевых сообщений в вашу коммуникационную стратегию может помочь другим понять, как обмениваться информацией. Это также может помочь командам разработать новые способы донесения ключевого сообщения в увлекательной форме.

6. Описать тактику

Решите, как вы планируете донести свои ключевые идеи до целевой аудитории. Эта тактика может включать детали о том, какие сотрудники передают сообщения и какие конкретные задачи они могут выполнять. Вы также можете определить, как часто следует делиться ключевыми сообщениями с целевой аудиторией. Это описание может отличаться для разных планов, но включение тактики может помочь убедиться, что сотрудники тщательно следуют стратегии и эффективно ее реализуют.

7. Выберите каналы коммуникации

Выберите каналы, которые вы планируете использовать для донесения вашего плана коммуникации до целевой аудитории. Выбранные вами каналы могут зависеть от типа плана, который вы реализуете. Например, если вы разрабатываете план внутренней коммуникации для сотрудников, вы можете использовать информационный бюллетень компании в качестве канала для передачи вашего сообщения. Некоторые другие виды каналов связи могут включать:

• Печатные издания
• Email-маркетинг
• Сайт
• Блог
• Внутренние коммуникационные платформы
• Подкасты
• Социальные сети

8. Отслеживайте результаты

После создания и реализации коммуникационной стратегии отслеживайте результаты, используя показатели, которые вы определили для постановки целей. Проанализируйте показатели, чтобы определить, достигли ли вы поставленных целей. Создание отчетов для маркетинговой команды и других заинтересованных сторон для оценки успеха коммуникационной стратегии. При необходимости определите области, в которые вы можете внести коррективы, чтобы продолжить работу над достижением цели.

Шаблон коммуникационного плана

Вот шаблон плана коммуникаций, который вы можете использовать для создания своего собственного:

[название компании или название отдела]
[Дата]
[Тип коммуникационной стратегии]

• [Задача 1]
• [Задача 2]
• [Задача 3]

Целевая аудитория: [Краткое описание вашей целевой аудитории (аудиторий), например, их демографические характеристики, предпочитаемый контент или то, как они воспринимают организацию.]

[Список важных сообщений, которые вы хотите донести до своей целевой аудитории.]

• [Сообщение 1]
• [Сообщение 2]
• [Сообщение 3]

[Опишите или перечислите тактику реализации данной коммуникационной стратегии.]

[Опишите или перечислите каналы связи для эффективного донесения ваших сообщений до целевой аудитории.]

Пример плана коммуникации

Рассмотрите этот пример плана коммуникации, чтобы помочь себе разработать и внедрить собственную стратегию:

Жизненные аудиосистемы
Октябрь. 1, 2022
Стратегия внутренней коммуникации

• Донести информацию о бренде до 125 сотрудников организации
• Предоставить внутренний документ, который сотрудники могут использовать для руководства в общении с клиентами
• Дайте сотрудникам возможность уверенно говорить о сообщениях бренда, чтобы улучшить репутацию компании

Целевая аудитория: Целевая аудитория включает всех 125 сотрудников компании Lifetime Audio Systems, с акцентом на отделы продаж и обслуживания клиентов. Эти сотрудники имеют полное представление о продукции и клиентах организации.

• Lifetime Audio Systems стремится обеспечить 100% удовлетворенность клиентов, предоставляя высококачественную продукцию.
• Компания обещает отвечать на вопросы, запросы или проблемы клиентов в течение 24 часов.
• Компания предлагает различные варианты планов оплаты, чтобы помочь клиентам найти доступные варианты совершения покупок.

Каждый месяц отдел маркетинга планирует создавать внутренний информационный бюллетень для сотрудников. Информационный бюллетень может включать информацию о предстоящих распродажах или новых продуктах, которой сотрудники могут поделиться с клиентами.

Отдел маркетинга планирует рассылать информационный бюллетень по электронной почте в первый день каждого месяца. Кроме того, команда планирует напечатать одностраничную листовку с ключевой информацией из информационного бюллетеня в комнате отдыха компании.

Ключевые слова:

• indeed.com

Источник: hr-portal.ru

Как разработать план внутренних коммуникаций [Примеры]

Сильная корпоративная культура и внутренние коммуникации — важнейшие элементы для развития бизнеса. По данным McKinsey

разработать инструкцию для участников исследования;

продумать шкалу оценки.

Полученные результаты используются для контроля эффективности действующей структуры и изменений, удовлетворенности сотрудников качеством доставки информации.

Пример диагностической карты:

Для получения достоверных данных рекомендуем проводить анонимные опросы. Чтобы контролировать эффективность отдельных элементов внутрикома, лучше подписать анкеты индивидуально для каждого отдела: «Бухгалтерия», «Маркетологи» и так далее.

Чтобы детально отслеживать результаты изменений, вся аналитика собирается в сумме и отдельно по столбцам (источникам).

Держите руку на пульсе
Оценивайте персонал по проверенным методикам

Этап 3. Аудит обратной связи. При построении коммуникаций нужно учитывать не только односторонние контакты в направлении «сверху вниз», но и возможность управленцев получать информацию от подчиненных о состоянии дел на предприятии и проблемах.

Для объективной оценки коммуникаторы проводят интервью с начальством. Примерные вопросы, которые могут быть заданы руководству:

• Как скоро и кто сообщает вам о трудностях при реализации проектов?
• Хотели бы вы что-то изменить в сложившейся системе?
• Есть ли у вас предложения по улучшению структуры взаимодействия с персоналом?

Этап 4. Опрос руководства о бизнес-целях компании. Его проводят специалисты внутрикома. Полученная информация пригодится при разработке плана коммуникаций, подборе тем для статей и других видов контента.

Этап 5. Доработка схемы по результатам аудита. На этой ступени сначала уточняются или назначаются сотрудники, которые будут отвечать за обмен информацией. Затем — намечаются новые, а также прочерчиваются элементы внутрикома.

3 вида элементов внутренних коммуникаций:

1. Горизонтальные — взаимодействие между равноправными сотрудниками предприятия.
2. Вертикальные — общение в формате «руководитель — подчиненный».
3. Диагональные — контактирование с другими подразделениями на разных уровнях иерархии.

Красным цветом на карте отмечаются коммуникационные каналы, требующие проработки. Возможно, связь односторонняя, вместо двусторонней, или она совсем отсутствует, — всё это отражается на схеме.

Этап 6. Определение способов и средств доставки информации. При выборе методов и технологий учитываются пожелания и особенности целевой аудитории. Не все сотрудники «дружат» с цифровыми приложениями. Есть люди, которые предпочитают, например, печатные издания. На это нужно обращать внимание.

Популярные коммуникационные каналы

Email-рассылки	Доска управления проектами Trello	Видеоконференции
Чат-боты	Веб-сайт	Группы в корпоративных или обычных мессенджерах
Горячая линия	Информационный стенд	Газета
Собрания	Ящики сбора предложений	Телефон

К основным средствам доставки данных можно отнести бумажные бланки, электронные сообщения, статьи, видеоролики, онлайн-письма, аудиофайлы, разговоры, онлайн-справочники.

Этап 7. Нанесение средств и способов обмена информации на схему. Визуализированная структура помогает увидеть картину целиком и впоследствии контролировать детали.

Разработка плана внутренних коммуникаций

План развития внутренних коммуникаций составляется в свободной форме. Для ее подготовки и суммирования результатов проведенной диагностики удобно использовать Excel. Рассмотрим блоки, которые обычно включаются в документ.

Цели

Для разработки плана нужно выбрать точные и измеримые цели:

• создание единого информационного пространства;
• донесение корпоративной культуры;
• повышение лояльности и вовлеченности персонала;
• регулярная доставка рабочих инструкций, поручений;
• повышение информированности кадров;
• сокращение типовых запросов на горячую линию.

Задачи

Далее определяются задачи, которые позволят реализовать намеченные цели. Например, развитие сайта, проведение мероприятий, создание и ведение группы в мессенджере.

Ответственные лица

Для каждого проекта назначаются ответственные лица. Они проходят инструктаж по направлениям:

• цели коммуникаторов;
• корпоративная культура;
• стратегия коммуникации;
• стиль подачи информации для разной аудитории;
• особенности внутреннего бренда.

Метрики

При планировании коммуникаций для каждой задачи должны быть определены метрики. Они необходимы для контроля эффективности внутрикома. Для формирования целостной картины происходящего достаточно выбрать 3-5 параметров оценки по каждому пункту.

Проекты Аналитика

Корпоративный сайт	Частота визитов, глубина просмотра, количество отказов.
Офлайн-мероприятия	Посещаемость, удовлетворенность, вовлеченность.

Инструменты

В плане также должны быть отражены инструменты для реализации задач и проведения аудита. Например, для контроля трафика портала может предусматриваться использование Яндекс.Метрики, а для измерения эффективности мероприятий — опросы по 5-балльной шкале и тестовые системы.

Сроки и расписание

Ограничения по времени задаются для задач с конечным сроком реализации, а расписание разрабатывается для долгосрочных проектов.

Пример плана внутренних коммуникаций:

В верхней части плана располагаются самые важные и срочные задачи. Это позволяет держать их в центре внимания.

Программа развития внутренних коммуникаций составляется на год.

Для контроля дат используются цифровые календари. Ревизия проектов проводится через 6-12 месяцев. По готовому документу ответственные лица разрабатывают контент-план с темами публикаций. Время размещения материалов может меняться в зависимости от активности пользователей на каналах.

Подведем итоги

Организованные внутренние коммуникации нужны для улучшения операционных процессов, повышения лояльности и вовлеченности персонала. Благодаря системному подходу, кадры будут получать информацию своевременно, без искажений и ошибок в понимании контекста. Внутриком в умелых руках — полезный инструмент для сбора обратной связи, идей и контроля проблем.

Автор статьи
Светлана Устилко

Специалист в сфере кадрового менеджмента. Успешный опыт массового тестирования больших групп до 700 человек. Участие в общедиагностических мероприятиях для оценки личных и профессиональных качеств с применением проективных методик и опросников. Проводит карьерные консультации с использованием тестов на профориентацию.

Источник: testwork.io

Цели и задачи документа

Коммуникационная программа представляет собой обоснованные план и бюджет кампании по связям с общественностью. Такая програм­ма либо заказывается агентству по связям с общественностью и оплачи­вается заказчиком, либо разрабатывается внутренним отделом по свя­зям с общественностью, и ее бюджет утверждается в рамках организации. Коммуникационная программа очерчивает цели и стратегию кампании по связям с общественностью.

Написание коммуникационной программы — сложная и трудоем­кая задача. Коммуникационные программы, как правило, пишутся в ограниченные сроки, но при этом требуют, с одной стороны, тщатель­ного анализа ситуации, а с другой — творческого подхода. Залогом ус­пеха при подготовке коммуникационных программ является умение ронять потребности клиента и кратко и ясно сформулировать цели и технологии кампании.

Структура коммуникационной программы

Письменное представление коммуникационной программы может быть разным. Ее стиль и формат зависят от предпочтений клиента или принимающего лица. Одни требуют, чтобы программа не превышала двух-трех печатных страниц, другие хотят иметь ее в виде большого фо- лианта, содержащего подробный анализ ситуации и другие вспомога­тельные данные. В настоящей главе приведена базовая структура про­граммы кампании по связям с общественностью, которая может быть положена в основу коммуникационной программы любого формата.

Программа (полный вариант) кампании по связям с общественнос­тью состоит из титульного листа и 9—10 разделов:

1. Введение.
2. Содержание.
3. Обзор ситуации.
4. Цели и задачи.
5. Целевые аудитории.
6. Стратегия и тактика.
7. Реализация/внедрение программы/коммуникационные инструменты.
8. Профессиональная команда.
9. Бюджет.
10. Приложения.

Титульный лист

На титульном листе указывается вид документа, название кампании, коллективный автор (агентство, отдел компании), дата выпуска програм­мы, логотип агентства/компании.

Раздел 1. Введение

Целью вводного раздела программы является установление контак­та с клиентом. Эта часть состоит, как правило, из двух абзацев. В первом абзаце выражается благодарность клиенту от имени агентства по связям I с общественностью за предоставление возможности предложить свои профессиональные услуги. Второй абзац содержит фразу, подтвержда­ющую правильность выбора агентства по связям с общественностью; здесь же высказывается надежда на продолжение сотрудничества. Во введении может быть представлена информация и о целях до­кумента (текста коммуникационной программы).

Раздел 2. Содержание

Источник: studfile.net