Как сделать программу мероприятия

Как создать проект по планированию мероприятия в Asana

Создать проект по планированию мероприятия можно несколькими способами. Чтобы сразу приступить к работе:

1. Начните с шаблона для планирования мероприятий, настроив его с учётом потребностей своего коллектива.
2. Импортируйте имеющуюся электронную таблицу, в которой вы сейчас ведёте планы мероприятий.

Как получить доступ ко всем шаблонам Asana

Если вы пользуетесь бесплатной версией, хотите создать собственный проект по планированию мероприятия с нуля или применить общепризнанные передовые методы к проектам Asana, начните с выполнения этих действий по созданию проекта.

Пригласите поставщиков и подрядчиков в проект своего мероприятия в качестве гостей

Даже если работу с поставщиками вы начали по электронной почте, можно пригласить ключевых поставщиков или подрядчиков в качестве гостей в проект мероприятия. Если все участники проекта будут сразу видеть сроки выполнения, задачи и вложения, это поможет делать всё вовремя. К тому же, это существенно упрощает контроль важных файлов, таких как договоры и счета.

Создание программы мероприятия

Советы по проведению мероприятий и управлению ими

Теперь, когда вы создали проект по планированию мероприятия, эти советы помогут вам управлять им и отслеживать все детали по ходу выполнения работ.

1. Публикуйте обновления статуса и следите за продвижением проекта на вкладке «Обзор»

По мере реализации плана мероприятия пользуйтесь вкладкой Обзор, чтобы публиковать обновления и просматривать список текущих событий в рамках проекта. В обновления статуса можно переносить основные моменты, что позволяет делиться различными графиками и вехами. Asana позволяет сохранить обновление статуса в виде шаблона, чтобы всегда использовался один и тот же формат.

2. Составьте план мероприятия с помощью хронологии и корректируйте его по мере появления новых элементов

В большинстве случаев план мероприятия содержит такие важные детали, как сроки выполнения и зависимые элементы, привязываемые к какой-либо значимой дате. Хронология позволяет отобразить эти элементы в плане ещё до начала работы и согласовать их для обеспечения успешности мероприятия.

Как создать план с помощью хронологии:

1. Создайте в виде списка задачи по всему, что нужно будет сделать в связи с проведением мероприятия.
2. Нажмите на вкладку Хронология в верхней части проекта, чтобы перейти к соответствующему представлению.
3. Запланируйте задачи, перетаскивая их по хронологии. При обнаружении нестыковок по времени перенесите задачи на другие даты.
4. Корректируйте сроки выполнения задач, чтобы исполнители могли лучше спланировать время на свою работу до того, как срок истечёт.
5. Если задачи необходимо выполнять в определённом порядке, определите зависимости между ними. Для этого наведите указатель мыши на одну задачу, а затем перетащите точку на связанную с ней задачу.

В процессе выполнения работы хронология также помогает оперативно устранять нестыковки, прежде чем они нарушат ваши планы. Например, если бронирование места проведения мероприятия занимает больше времени, чем ожидалось, в хронологии можно переместить зависимые задачи. При этом исполнители задач автоматически получат уведомления об изменении сроков их выполнения. Это позволит своевременно приступить к работе без лишней суеты, дополнительных совещаний и аврала, который возникает, когда уже слишком поздно что-то менять.

Как ОФОРМИТЬ СЦЕНАРИЙ мероприятия [шаблон & пример]

3. Отслеживайте важные электронные письма (проводя при этом меньше времени в почтовом ящике)

Вы всегда можете пригласить поставщиков в свой проект мероприятия, но если вы общаетесь по электронной почте, попробуйте дополнения Asana для Gmail, Outlook и других почтовых клиентов. При получении электронных писем с важными документами или поручениями вы сможете добавлять их в Asana прямо из почтового ящика, назначать их в качестве задач, добавлять в проекты мероприятий и делать многое другое. При этом ключевые сведения о планировании и задачах не будут теряться в электронной почте, и вам не придётся бесконечно долго копаться в почтовом ящике.

4. Используйте шаблоны, чтобы экономить время на каждом последующем плане мероприятия и не упускать важных деталей

Все мероприятия отличаются друг от друга, но обычно у них есть общий базовый список действий. Чтобы не терять время на его воссоздание для каждого нового мероприятия и не держать его в виде отдельного документа в отрыве от места реализации ваших планов, можно создавать и сохранять шаблоны мероприятий в Asana.

1. Создайте базовый список задач для мероприятия в виде проекта. Если речь не идёт об одном и том же человеке, который регулярно выполняет одну и ту же задачу, не нужно каждый раз назначать задачи и прописывать сроки выполнения.
2. Нажмите … в заголовке проекта и выберите пункт Сохранить проект как шаблон.
3. Чтобы защитить шаблон от редактирования и внесения изменений, его можно сделать в виде проекта, доступного только для комментирования
4. Далее, для каждого последующего мероприятия, просто скопируйте шаблон. Для этого нажмите оранжевую кнопку +, выберите пункт Проект, а затем перейдите на вкладку с сохранёнными шаблонами своей организации.
5. По мере доработки списка задач по мероприятию шаблон можно обновлять, чтобы не повторять ошибки и не применять устаревшие приёмы.

Советы по организации работы в день мероприятия

1. Работайте из любого места и в автономном режиме с помощью мобильных приложений Asana

В дни, предшествующие мероприятию, а также в день его проведения, ваши сотрудники наверняка будут заниматься подготовкой на месте. В этих условиях сложнее ориентироваться и оперативно находить информацию о том, что ещё нужно сделать. Мобильное приложение Asana обеспечивает постоянную доступность плана мероприятия для вашего коллектива (даже в автономном режиме на устройствах iOS и Android) до, во время и после мероприятия.

Например, с мобильного устройства можно оставить отзыв прямо на изображении мероприятия, перед тем как поделиться им, или подтвердить, что повестка мероприятия была своевременно отправлена всем участникам по электронной почте. Это повысит эффективность взаимодействия между сотрудниками, занимающимися мероприятием, даже если они находятся в разных местах.

2. Обеспечьте возможность интерактивного обсуждения в режиме реального времени с помощью интеграции с приложением Slack

Многие коллективы используют Asana и Slack для координации и обмена информацией о работе, особенно когда наступает время проведения мероприятия. Вместо переключения с одного инструмента на другой можно использовать интеграцию Asana для Slack.

Когда ваш коллега просит поделиться мнением о презентации, а вы выполняете какое-то другое задание в рамках мероприятия, можно создать задачу в Asana прямо из беседы в Slack, чтобы не забыть про неё и сохранить весь исходный контекст.

Советы по отчётности о работе, связанной с проведением мероприятий, и о ходе её выполнения

Чтобы узнать, как создавать отчёты для анализа хода работ по мероприятию, начните отсюда. Чтобы узнать, как размещать и отслеживать обновления статуса мероприятия, начните отсюда.

Контролируйте ход работ и распределение трудовых ресурсов по различным мероприятиям с помощью портфелей и функции «Загрузка»

Чтобы понять темпы выполнения работ по мероприятию и оценить степень загруженности сотрудников специалисты по планированию мероприятий обычно собирают информацию посредством совещаний, переписки по электронной почте и электронных таблиц, что отнимает много времени и чревато неточностями. Вместо этого лучше создайте портфель проектов со всеми планами мероприятий, чтобы видеть ход работ в реальном времени, сроки запуска и приоритеты в одном месте.

Затем перейдите на вкладку Загрузка, где в наглядной форме представлена степень загруженности специалистов по мероприятиям с учётом задач, уже назначенных в Asana. Функция «Загрузка» помогает принимать взвешенные кадровые решения, адекватно распределять трудовые ресурсы и обеспечивать своевременное проведение мероприятий.

По умолчанию оценка загруженности сводится к подсчёту задач, но, как известно, не все задачи одинаковы. Вы можете создать настраиваемые поля для трудозатрат по всем проектам из портфеля, чтобы получить более наглядное представление об общем количестве часов или уровне трудозатрат по каждой задаче.

Ресурсы для планирования и проведения мероприятий с помощью Asana

Любите учиться по видео? Хотите узнать, как наши клиенты планируют мероприятия с помощью Asana? Ознакомьтесь со следующими ресурсами:

РесурсыСсылка

Шаблон для планирования мероприятий	Использовать шаблон
Видеоинструкция	Смотреть видео из серии «Как работать в Asana»
Курс по требованию	Записаться в Академию Asana
Истории успеха	Узнайте, как Autodesk, G2 и DMEXCO планируют свои мероприятия с помощью Asana
Электронная книга — руководство по повышению производительности для специалистов по проведению мероприятий	Читать электронную книгу
Советы от сообщества	Посетите ближайший вебинар или откройте тему на Форуме сообщества

Эта статья была полезна? Да / Нет

• Я только начинаю работу в Asana

• Изучите основы

• Как начать пользоваться Asana
• Использование пробного периода
• Начало работы с мобильным приложением Asana

• Приглашение нескольких коллег
• Проверяйте уведомления и управляйте ими в разделе «Входящие» в Asana
• Управление задачами и определение их приоритета

• Адаптируйте свою группу

• Помогите команде начать работать в Asana
• Asana и электронная почта
• Планирование и реализация проектов с помощью функции «Хронология»
• Планирование с помощью календаря Asana
• Контроль инициатив и управление ресурсами

• Самые популярные интеграции Asana
• Создание и использование шаблонов Asana
• Лучшие функции, о которых необходимо знать
• Экономьте время в Asana
• Находите работу и сохраняйте поисковые запросы
• Обновления статуса проектов и отчётность

• Развёртывайте Asana в разных отделах

• Внедряйте Asana в разных командах
• Баланс прозрачности и конфиденциальности

• Создание пользовательских интеграций
• Другие ресурсы

• Шаблоны электронных писем

• Представление Asana всей команде
• Внедрение Asana в вашей компании
• Приглашение нескольких первых участников совместной работы

• Почему Asana?
• Повседневные рабочие процессы в Asana
• Горячие клавиши
• Как Asana взаимодействует с рабочей средой?

• Предстоящие обучающие вебинары Asana

• Для всей компании

• Управление проектами
• Проектные предложения и ситуативные запросы
• Отзывы и согласования
• Конвейеры
• Asana для Agile и Scrum
• Планирование целей компании

• Повестки совещаний
• Встречи «один на один»
• Идеи и их коллективное обсуждение

• Контент-календарь
• Управление кампанией
• Планирование мероприятий и управление ими
• Запуск кампании по маркетингу продуктов
• Дорожная карта запусков

• Дорожная карта продукта
• Обратная связь от клиентов
• Запуск продуктов

• Творческие задания и ситуативные запросы
• Совещания по обратной связи о дизайне и его обсуждению
• Календарь производства видеоматериалов

• Asana для операционных отделов

• Адаптация новых сотрудников
• Внутренние ресурсы
• Отслеживание работы с кандидатами
• Проведение собеседований

• Служба поддержки ИТ

• Планирование спринтов
• Контроль ошибок

• Asana для специалистов по продажам и работе с клиентами
• Отслеживание работы с контрагентами

• Онлайн-кампания по сбору средств
• Контроль грантов
• Планирование мероприятий по сбору средств
• Работайте с волонтёрами и управляйте процессом их адаптации

• Что такое рабочий процесс
• Создание основы рабочего процесса
• Как добавить динамику в свой рабочий процесс

• Отслеживание заданий по учёбе
• Групповые проекты
• Управление студенческими организациями
• Планирование студенческих мероприятий

• Основы

• Навигация в Asana
• Ваша учётная запись
• Раздел «Мои задачи»
• Раздел «Входящие»
• Настройки моего профиля
• Поиск и представление результатов поиска
• Форматирование текста
• Сообщения
• Приложение для компьютеров Asana
• Двухфакторная аутентификация

• Действия с задачами
• Теги и поля задачи
• Зависимости между задачами
• Комментарии и вложения в задачах
• Подзадачи
• Шаблоны задач

• Общее сведения о проектах
• Обзор проекта
• Ход работ по проекту и обновления статуса
• Панели мониторинга проектов

• Список
• Компоновка в виде доски
• Вид календаря
• Представление файлов

• Управление организацией
• Основы работы с группами
• Университетские организации
• Часто задаваемые вопросы о гостях

• Общее сведения о рабочих пространствах
• Управление одобренными рабочими пространствами | Руководство по продукту

• Разрешения для задач
• Разрешения для проекта
• Разрешения для группы

• Основы iOS

• Основы работы на Android

• Повышение тарифа и оплата
• Платные тарифные планы и стоимость за пользователя в Asana
• Роли администраторов
• Обязательная двухфакторная аутентификация (2FA)
• Консоль администратора
• Аутентификация для организаций Premium и Enterprise
• Настраиваемые поля
• Служебные учётные записи
• Предоставление и отзыв привилегий пользователей
• Часто задаваемые вопросы о покупке
• Хронология
• Подразделения
• Портфели
• Загрузка
• Формы
• Корректировка
• Правила
• Согласования
• Начало работы с целями в Asana | Руководство по продукту
• Отмена подписок
• Ссылки на доступ только для просмотра
• Отчёты
• Объявления от администратора
• Управление длительностью сеанса
• Конструктор рабочих процессов
• Управление ключами Enterprise (EKM)
• Разрешения на доступ к формам

• Отправка задач по электронной почте
• Уведомления по электронной почте

• API
• Google и Asana
• Chrome и Asana
• Календари и Asana
• Google Формы и Asana
• Дополнение для Gmail
• Harvest и Asana
• Instagantt и Asana
• Slack и Asana
• Zapier и Asana
• Microsoft Teams и Asana
• Tray.io и Asana
• Средство импорта файлов CSV
• Wufoo и Asana
• Asana для Outlook
• Asana для Adobe Creative Cloud
• Asana для Salesforce
• Импорт данных из других инструментов в проекты Asana
• Asana для Tableau
• Asana для Jira
• Интеграция с Power BI
• Jira Server
• Интеграция с Zoom
• Интеграция с Zendesk
• ServiceNow и Asana
• Vimeo и Asana | Руководство по продукту
• GitHub и Asana | Руководство по продукту
• Splunk и Asana | Руководство по продукту

• Все функции Asana
• Общие вопросы
• Конфиденциальность и безопасность
• Сочетания клавиш
• Заметки по выпуску
• Центр ресурсов eDiscovery
• Asana для некоммерческих организаций
• Asana и контроль соблюдения требований международной торговли
• Изменения в автоматических платежах для Индии, обусловленные предписаниями Центрального банка Индии
• Платежи в мексиканских песо и бразильских реалах

• Демонстрация Asana
• Вебинары с клиентами

• Обмен информацией

• Адаптация новых сотрудников на примере Arvig
• Работа с клиентами на примере Crema
• Создание культуры компании на примере EquityZen
• Объединение глобальной команды с помощью Asana + GSuite
• Стратегия коммуникации с Sanebox
• Управление удалёнными командами на примере Sonder (ранее Flatbook)

• Переход на Asana на примере MeUndies
• Как облегчить переход коллектива на работу в Asana (с участием Пола Майнорса)
• Обучение в Asana на примере Web Explorations

• Как менеджеры продуктов Asana отслеживают запуски продуктов
• Организация работы в Asana на примере Ditch the Clutter
• Отслеживание работы на примере Magoosh
• Тренинг с участием Тодда Кавано по управлению с помощью Asana
• Цели, контент-календари и многое другое с Полом Майнорсом
• Как создавать продуктивные повседневные рабочие процессы (с участием Пола Майнорса)
• Управление задачами на примере Small Axe
• Использование метода GTD и повышение производительности на примере Springest
• Как Workplace Options использует настраиваемые поля

Регистрация

Используйте свой рабочий адрес электронной почты, чтобы мы смогли подключить вас к нужной группе в Asana.

Источник: asana.com

Ваша уникальная программа мероприятий онлайн.

• Создавайте программы мероприятий онлайн в удобном редакторе.
• Легко добавляйте информацию и визуальные ресурсы в шаблон.
• Загрузка в формате PDF для печати или как цифровой файл.

Выбор больших и маленьких брендов

Наш редактор программы мероприятий используют более 20,525,288 маркетологов, менеджеров и педагогов из 133 стран:

ЛЕГКО РЕДАКТИРОВАТЬ

Шаблоны программ мероприятий

Начните быстро и уверенно, используя один из наших шаблонов программы мероприятий. Выберите тот, который лучше всего соответствует вашему видению, и просто измените информацию установленную по умолчанию на собственные данные. Все шаблоны предназначены для легкой настройки и персонализации.

select * from templates where type = ‘banner’ and content_type LIKE ‘%invitations%’ order by is_featured DESC , is_premium ASC LIMIT 0,8

Sherwood Dental Invitation

Architect Graduation Invitation

Save the Date Invitation

Baby Shower Invitation

Grand Opening Invitation Invitation

Concert Invitation

Wine Tasting Party Invitation

Baby Shower Invitation

Возможности конструктора программы мероприятий

Легко создавайте увлекательные программы мероприятий с помощью конструктора программ мероприятий Visme. В редакторе есть множество элементов дизайна, с которыми справится даже новичок в этом деле.

Увлекательные шаблоны для программы мероприятий

С помощью наших профессионально разработанных шаблонов, ваши программы мероприятий можно создать быстро и на высоком уровне. Отредактируйте расписание в соответствии со стилем бренда и мероприятия. Заполните текстовые поля и создайте программу мероприятия, достойную церемонии Оскар.

Составьте программу вашего мероприятия

Независимо от того, будет ли программа вашего мероприятия печатной или цифровой, элементы дизайна в редакторе Visme помогут вам создать увлекательную и запоминающуюся программу мероприятия. Добавьте активы бренда, изображения и визуальные эффекты, чтобы завершить дизайн.

Визуализируйте расписания с помощью таблиц и значков

Организуйте запланированные активности в программе вашего мероприятия, используя таблицы. Добавьте визуальное оформление, иконки и другие визуальные элементы. Для создания программы мероприятий онлайн добавьте анимированные формы и интерактивные эффекты для более запоминающегося дизайна.

Замечательные функции конструктора программы мероприятия

• Разнообразные шаблоны расписаний и программы мероприятий на ваш выбор
• Миллионы стоковых фотографий для использования в качестве фона или акцентов
• Загрузите свои фирменные шрифты и сохраняйте стиль бренда на протяжении всего дизайна
• Используйте таблицы для настройки расписаний и инструкции по проведению занятий.
• Добавьте интерактивные и анимированные элементы в ваши программы мероприятий онлайн.
• Программы мероприятий легко скачать как PDF-файл и сразу же распечатать.

Программы мероприятий, которыми хочется поделиться

Можно скачайте программу мероприятия в формате PDF и распечатайте, чтобы раздать участникам оффлайн-события. На виртуальном саммите используйте интерактивные функции и отправляйте программы мероприятий онлайн, по ссылке. Вы также можете добавить расписание или программу события на свой веб-сайт и дать участникам и гостям активную ссылку, чтобы они смогли ознакомиться с детальной информацией.

ПОДРОБНЕЕ ПРО ПРОГРАММЫ МЕРОПРИЯТИЙ

Что такое программа мероприятия?

Программа мероприятия — это физический или цифровой документ, в котором содержится вся необходимая гостю информация о вашем событии.

Он включает расписания, расписания и биографии основных докладчиков, а также другую актуальную информацию о мероприятии.

Используйте конструктор программ мероприятий, чтобы создавать запоминающиеся программы мероприятий для гостей и участников.

Для начала, выберите шаблон из библиотеки шаблонов. Введите всю необходимую информацию, такую ​​как расписание, биографии основных докладчиков и подробности о докладе. Используйте анимированные и интерактивные функции для создания уникальной цифровой версии программы мероприятия.

ВСЕ, ЧТО ВАМ НУЖНО И ДАЖЕ БОЛЬШЕ

Больше, чем программа мероприятия

Быстро и легко создавайте цифровые или печатные программы мероприятий с помощью бесплатного конструктора программ Visme. Благодаря множеству элементов дизайна, значков, изображений и спецэффектов вы сможете быстро создать привлекательную программу мероприятия.

УКРАСЬТЕ СВОЙ КОНТЕНТ

Фото и графика

Выбирайте из миллионов бесплатных изображений и фотографий, чтобы украсить программу вашего мероприятия. Просмотрите панель графических инструментов, чтобы найти нужный значок, иллюстрацию или анимированную фигуру.

Your browser does not support the video tag.

ВПЕЧАТЛЯЙТЕ

Интерактивность

Привлекайте внимание гостей интерактивным контентом. Поднимите свою программу мероприятий на новый уровень с помощью привлекательных горячих точек и эффектов прокрутки.

ВИЗУАЛИЗИРУЙТЕ ДАННЫЕ

Схемы и диаграммы

Используйте простые в использовании диаграммы, графики и виджеты данных Visme, чтобы визуализировать все виды информации в мгновение ока.

КАК ЭТО РАБОТАЕТ

Программа мероприятий за 5 шагов

Мероприятия продолжительностью более часа обычно включают в себя различные события, основные доклады, семинары и многое другое. Благодаря хорошо продуманной программе мероприятия вы можете указать тайминг мероприятия, направить участников и организовать любой процесс.

Создайте расписание или программу мероприятия в виде листовки для печати или цифровой графики и легко поделитесь информацией со своими гостями и командой.

• Нажмите синюю кнопку «Создать» на этой странице, чтобы приступить к созданию программы мероприятия.
• Выберите шаблон для начала, который наиболее соответствует вашему видению.
• Настройте цвета, шрифты и изображения в соответствии с вашим мероприятием.
• Введите расписание мероприятий и важную информацию, которой хотите поделиться.
• Скачайте программы мероприятий в виде документа для печати или поделитесь ими онлайн.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ

Как использовать редактор программы мероприятия

• Соберите всю информацию, необходимую для программы вашего мероприятия. Расписания, подробности и информация о основных докладчиках.
• Решите, будете ли это печатная программа мероприятия или программа мероприятия онлайн (цифровая). Для большинства личных мероприятий потребуются распечатанные программы событий, в то время как виртуальные мероприятия могут использовать преимущества web.
• Войдите в панель управления Visme и найдите доступные шаблоны программ мероприятий на вкладке «Печатные материалы».
• Выберите шаблон, с которого вы хотите начать, и нажмите синюю кнопку, чтобы начать редактирование и настройку.
• Введите всю информацию о мероприятии в поля и вставьте изображения своего бренда или выполните поиск стоковых фотографий на левой боковой панели.
• Используйте функцию таблиц для визуализации расписаний и расписаний в рамках программы вашего мероприятия, чтобы ваши посетители знали, чего ожидать.
• Используйте свои любимые комбинации на основе бесплатной библиотеки шрифтов в редакторе Visme или загрузите свои собственные в свой Brand Kit.
• Для личных мероприятий загрузите программы в формате PDF. Так Вы легко сможете распечатать ваше расписание и любые программы мероприятий.

Часто задаваемые вопросы

Сколько стоит составить программу мероприятия с помощью конструктора программ мероприятий?

С помощью Visme можно совершенно бесплатно создать средство для создания программ для мероприятий. Вы можете легко скачать в формате PDF или поделиться с помощью активной ссылки.

Могу ли я настроить все в шаблонах создателя программ мероприятий?

Да. Все предназначено для персонализации. От изображений до шрифтов. Легко вводите собственную информацию, расписание событий и расписания.

Могу ли я создать цифровую и интерактивную программу мероприятия с помощью создателя программы мероприятий?

Да! Вы можете использовать все интерактивные и анимированные функции в создателе программы событий Visme. От всплывающих окон до анимированных персонажей и специальных эффектов для повышения визуальной ценности. Поделитесь ссылкой или вставьте на свой сайт.

Могу ли я использовать свой бренд-кит с создателем программы мероприятий?

Абсолютно. Когда у вас есть Brand Kit, настроенный в Visme, он доступен для всех видов проектов, а не только для программ мероприятий. Чтобы иметь Brand Kit, вам необходимо приобрести стандартный план.

Могу ли я распечатать программу мероприятия, созданную с помощью программы создания программы мероприятий?

Да, вы можете легко загрузить дизайн в формате PDF с метками за обрез или без них и распечатать его дома или отправить на массовую печать.

В каких размерах я могу разработать программу своего мероприятия?

Размер по умолчанию в создателях программ событий составляет 11 дюймов x 8,5 дюймов, но вы можете настроить размер холста на все, что захотите. Все, что вам нужно сделать, это настроить элементы и переставить.

Ваши программы мероприятий достоины быть красивыми , как и весь ваш контент

Создайте дизайн бренда для своего бизнеса, независимо от вашего уровня подготовки.

Как организовать крутое мероприятие своими силами

Я хочу самостоятельно организовать мероприятие. С чего начать?

Продумайте идею мероприятия. Это должна быть не абстрактная мысль, а вполне конкретная цель. Чётко ответьте на три вопроса:

Что я хочу организовать?

Так вы определите формат мероприятия. Это может быть вечеринка, фестиваль, лекторий или кинопоказ. Подумайте, для какой аудитории вы это делаете и сколько человек хотите привлечь.

Где будет проходить мероприятие?

Исходя из формата решите, какое вам нужно место. Например, закрытое помещение на 200 человек, зрительный зал на 500 человек или площадка на открытом воздухе на 70 человек.

Когда будет проходить мероприятие?

Выберите точную дату заранее, чтобы успеть сделать всё в срок. Небольшое мероприятие на 100 человек можно подготовить за месяц, а музыкальный фестиваль на 1 000 человек — не меньше чем за полгода. Чем раньше вы определитесь, тем проще вам будет найти площадку.

Готовая идея будет выглядеть так: «Я хочу устроить техно-вечеринку на городском пляже 31 августа в честь последнего дня лета. На тусовке должно быть не меньше 200 человек и два приглашённых диджея».

Я смогу сделать всё в одиночку?

Вряд ли. Дел много, а в сутках только 24 часа. Поэтому лучше собрать команду единомышленников, между которыми вы поделите все задачи. Хорошо, если рисовать афиши будет дизайнер, продвигать проект — опытный SMM-специалист, а настраивать оборудование — звукач.

Не бойтесь передавать часть обязанностей другим людям. Главное, чтобы они были заинтересованы в результате и на них можно было положиться. Вы серьёзно облегчите себе жизнь, назначив продюсера мероприятия. Его задача — решать все вопросы и споры, контролировать команду и брать на себя ответственность за происходящее.

Если не знаете, где искать нужных людей, помогут онлайн-сервисы:

• EventCatalog.ru — самая большая база площадок и подрядчиков.
• theGIFTED — мгновенный поиск работников и интересных персонажей.
• YouDo — поиск волонтёров или работников за небольшую плату.

Команда есть, что делать дальше?

Составьте список всех дел. Вам наверняка нужно продумать концепцию мероприятия, определить бюджет, найти и подготовить помещение, пригласить музыкантов, арендовать оборудование, сделать афиши, организовать кейтеринг (доставку и подачу еды и напитков). Не останавливайтесь, пока рядом с каждым пунктом не будет стоять галочка.

Соберитесь всей командой, обсудите план действий и распределите обязанности. Каждый должен понимать, за что он отвечает. Для всех задач установите дедлайн.

Используйте Trello или «Google Таблицы» для работы с задачами. Удобно, когда доступ к документу есть у всей команды.

Обязательно записывайте все новые номера в контакты. Лучше делать это по схеме «Имя_Должность_Дата мероприятия». Например, «Влад Фотограф 15.07». Так вы точно не запутаетесь.

Я боюсь что-то забыть. Можно мне примерный план?

Можно. Стандартный план выглядит так:

1. Договориться о встречах с волонтёрами, командой и спонсорами.
2. Подготовить билеты, гостиницу и трансфер для приглашённых гостей.
3. Заказать дизайн и печать листовок, плакатов, фирменных футболок и всего остального, что нужно заранее рисовать и печатать.
4. Арендовать и подготовить площадку. Продумать места для посетителей, персонала, оборудования и парковки. Согласовать списки гостей и организаторов с владельцами площадки.
5. Прописать тайминг события — что в какое время будет происходить. Вы должны знать с точностью до минуты, когда подают еду, а когда говорит ведущий.
6. Арендовать технику. Минимальный набор: ноутбук, колонки, микшер, два микрофона, экран и проектор. На больших мероприятиях удобно использовать для связи с командой рации с гарнитурой.
7. Договориться с фотографом и видеографом. Прописать техзадание, договориться о сроках и заключить договор.
8. Нанять обслуживающий персонал: охрану, гардеробщика, официантов, службу клининга. Количество людей зависит от мероприятия. Вполне возможно, что вам не потребуется дополнительный персонал или вы найдёте волонтёров.
9. Найти ведущего. Это важно. От него будет зависеть настроение гостей и общая атмосфера мероприятия.
10. Продумать логистику: как доставить людей, оборудование и еду к месту мероприятия и обратно.

Внештатные ситуации — скорее норма, чем исключение. Предусмотрите план Б для каждого пункта: что делать, если вам внезапно откажут в площадке? А если будут проблемы со звуком? А если пойдёт дождь?

Я не уверен, что смогу найти деньги на проект. Какие есть варианты?

Сначала посчитайте примерный бюджет мероприятия и составьте смету. Учтите все расходы: помещение, оборудование, приглашённые гости, реклама, полиграфия, логистика, кейтеринг, команда. Например, расходы на приглашённых гостей включают покупку билетов, проживание, питание, трансфер и гонорар. Расходы на команду: оплата телефонной связи, питание, покупка реквизита.

Когда вы точно поняли, сколько нужно, начинайте собирать деньги. Где их искать — зависит от формата мероприятия.

Если устраиваете что-то социально значимое (городской фестиваль граффити, научно-популярную лекцию для школьников), можно подать на грант, запустить сбор средств на Planeta.ru или привлечь волонтёров.

Если делаете коммерческое мероприятие — ищите спонсора, заинтересованного в пиаре. Сделайте красивую презентацию и ясно опишите, какую выгоду спонсор получит от участия в вашем проекте и что от него требуется. Только будьте честными и не обещайте того, чего сделать не можете. У вас будет больше шансов на успех, если целевая аудитория вашего мероприятия совпадёт с целевой аудиторией компании-спонсора.

Если организовываете свадьбу лучшего друга — подключайте знакомых и друзей. Они могут предоставить вам подходящую площадку, технику и ведущего.

Хороший способ уменьшить бюджет коммерческого мероприятия — торговаться с подрядчиками и работать по бартеру. Самые затратные подрядчики — кейтеринг и алкогольный бар. Ставьте свои условия, чётко прописывайте техзадание и не стесняйтесь просить скидку.

На что обратить внимание, чтобы всё прошло на высоте?

Важна каждая мелочь, даже количество туалетов и наличие велопарковки. Но есть пять главных элементов, от которых зависит успех любого мероприятия:

• Свет. Хороший свет — это когда сцену отчётливо видно, прожектора не слепят, а на гостей не падают некрасивые тени.
• Звук. Проверьте технику несколько раз, настройте микрофон и согласуйте с владельцем помещения регламент уровня шума на площадке.
• Чистота. Никакого мусора, грязных полов и неубранных туалетов.
• Безопасность. Изучите план эвакуации и проведите инструктаж для команды и волонтёров. Все должны знать, где находятся запасные выходы, огнетушители и аптечка.
• Температура. Никому не должно быть слишком жарко или слишком холодно — стоит проверить циркуляцию воздуха и исправность кондиционеров. Комфортная температура в помещении в тёплое время года — 23–25 °C, в холодное — 22–24 °C. Если проводите музыкальный фестиваль, температура должна быть ниже (20–22 °C), потому что после танцев у сцены всем точно станет жарко.

С кем нужно согласовывать мероприятие, чтобы нас не выгнала полиция?

Нужно подготовить два уведомления: в администрацию города и в ОВД (если на мероприятии будет меньше 2 000 человек). Их можно отправить по почте или курьером, по два экземпляра в каждый орган. Если вы планируете мероприятие, на котором будет больше 2 000 человек, нужно дополнительно отправить уведомление в правительство региона и в региональное ГУВД.

Уведомление пишется в свободной форме: нужно указать, что вы устраиваете, какое название и цель мероприятия, где и когда оно будет проходить, сколько ожидается участников, кто организаторы. Примеры уведомлений поищите в интернете.

Заключайте договоры со всеми подрядчиками, которые поставляют вам технику, кейтеринг или дают в аренду помещение. Чётко обговаривайте все детали и следите за тем, чтобы они были в договоре. Например, если договорились, что финальная уборка за собственником помещения, этот пункт должен быть в договоре.

Как анонсировать событие, чтобы о нём узнало как можно больше людей?

Придумайте название и логотип. Пусть дизайнер нарисует афиши и разработает фирменный стиль. Сделайте простейший сайт с информацией о событии — например, на Tilda.

Разошлите пресс-релиз с информацией о мероприятии: что, где и когда вы проводите, кто организаторы, партнёры и основные участники. Старайтесь заинтересовать журналистов. Не пишите слишком сухо и отправляйте пресс-релизы в профильные СМИ — те, у которых такая же целевая аудитория, как и у вашего события. Контакты редакции на большинстве сайтов можно найти в открытом доступе.

Не забывайте о продвижении в соцсетях. Создайте встречу в Facebook*, «ВКонтакте» и страницу события в Instagram*. Запустите таргетированную рекламу и правильно настройте показы: она должна показываться только вашей целевой аудитории, чтобы рекламный бюджет не уходил впустую. Попросите крупные городские сообщества и блогеров рассказать о вашем мероприятии на своих страницах. Если совсем не разбираетесь в SMM, почитайте блог «Нетологии» — там много полезных материалов о продвижении в соцсетях.

Всё готово. Ещё что-то нужно предусмотреть?

Будьте во всеоружии. У организатора всегда должен быть заряженный телефон со связью и интернетом, зарядник, запасной ноутбук, удлинитель, переходники HDMI на все возможные разъёмы, стикеры, скотч, несколько зажигалок, канцелярский нож, лейкопластырь и болеутоляющие таблетки на случай, если разболится голова.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.

Источник: lifehacker.ru