Концерты, конференции, выставки или спортивные праздники – ответственная работа и незабываемый опыт. За организацией таких мероприятий стоит немало задач, которые нужно тщательно контролировать. Не допускайте ситуаций, когда что-то нужно решать в последний момент.
Независимо от типа события, есть ряд конкретных вещей, о которых важно помнить и о которых мы расскажем в статье.
1. Площадка
После выбора темы мероприятия проанализируйте, кто ваша аудитория, оцените ее масштабы и приступайте к решению одной из задач — выбор площадки для проведения. Выбирать площадку нужно не при помощи интуиции, а опираясь на опыт (свой или других организаторов).
Недостаточно посмотреть фотографии объекта. Если площадка не знакома, то заранее оцените ее “вживую”, во избежание недоразумений. Необходимо позаботиться о том, чтобы место проведения было удобным и практичным для спикеров и зрителей. Заранее уточните наличие указателей, чтобы никто не заблудился перед началом. Иначе вместо отслеживания плана программы, вы будете тратить время на координирование “потеряшек”.
Как сделать бюджет на мероприятие, чтобы утвердить его с первого раза [шаблон]
Оставьте несколько вариантов на выбор. Затем вы без проблем решите, какая больше всего подходит. Если площадка открытая, то в случае изменения погодных условий, следует заранее установить навесы. Не забудьте заключить подробный договор с площадкой, прописав все до мельчайших нюансов.
2. Техническое оснащение
Ни одно масштабное мероприятие не проходит без специального оборудования. Вам не обойтись без хорошо поставленного света и звука. В случае оренды профессиональной аппаратуры проконтролируйте предоставление разрешительных и согласованных документов на установку и монтаж.
Установка технического оснащения — только часть работы. Ведь без постоянной подачи электричества ничего работать не будет. Продумайте бесперебойное подключение приборов, чтобы избежать энергетической перегрузки. Некоторое оборудование требует согласований на городском уровне. Учитывайте данные требования при подборе техники, особенно это правило касается использования спецэффектов.
Помните, организатор решает технические и бытовые вопросы. Не забудьте заключить договор и подключить к работе кейтеринговую службу, которая займется обслуживанием зоны отдыха и питания, а клининговую службу для поддержания чистоты и комфорта во время и после ивента.
3. Программа и спикеры
На этом этапе вы уже знаете, кто будет главным гостем мероприятия, как и его программу. Всегда поддерживайте связь с выступающими и спикерами. Если организацией занимается несколько человек, то у вас не должна разниться информация о дате, месте, времени и продолжительности ивента.
Заблаговременно до начала события составьте четкую программу по минутам (тайминг), чтобы не возникло непредвиденных сдвигов. Ознакомьтесь с презентациями выступающих или концертной программой музыкантов, и убедитесь, что отведенного времени хватит. Учитывайте перерывы. Зрители устают от насыщенного расписания – это тоже необходимо учесть.
Как Делать КРУТЫЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ — Где брать идеи? + Полезные сервисы, Шаблоны и Макеты
Если мероприятие требует регистрации или купленного билета, продумайте заранее механизм проверки участников. Наконец, назначьте ответственных и отрепетируйте все до мелочей. Выбиваться из графика нельзя.
4. Создание сайта/страницы события
На дворе 21 век. Время раздачи бумажных приглашений и листовок давно прошло. Пора браться за современную артиллерию в виде сайтов, лендингов, страниц в соц.сетях и т.д.
Создать такую страницу (лендинг) проще всего с помощью специальных конструкторов. Они не требуют навыков программирования, работать с ними может каждый. Для примера возьмем специализированный сервис Nethouse.События. Он заточен под организаторов. Сервис разрешает создавать страницы ивентов с регистрацией, или без, продажей билетов онлайн и т.д.
За полчаса с помощью удобного редактора вы самостоятельно создадите страницу мероприятия, управляя настройками и блоками: обложка, описание, спикеры, партнеры, программа, фото и видео, контакты, отзывы и т.д. Тему (дизайн) можно изменить в любой момент в пару кликов мыши. В результате вы получите адаптивную страницу, которая одинаково отображается на компьютерах, смартфонах и планшетах.
Прямо с созданной страницы можно поделиться ссылкой на мероприятия во всех популярных социальных сетях. Продвижение играет важную роль в успехе события, поэтому мы посвятили этому отдельный раздел статьи.
5. Создание визуального образа
Мало вещей, за исключением яркой мелодии, запоминаются быстрее, чем сильный визуальный образ. Лого уникален в том смысле, что он производит впечатление на людей, будь-то в электронном письме или плакате на улице.
Такое изображение сопровождает вас и организованный ивент на всем пути — с веб-сайта до сумок и футболок. Он станет образом, которые делегаты будут ассоциировать с мероприятием или конференцией.
Люди посещают их по разным причинам, но чаще они хотят повеселиться, узнать новую информацию и вдохновиться. Он должен одновременно вдохновлять людей и придавать им месседж ивента. Потратьте пару минут и создайте визуальный образ мероприятия с помощью онлайн-сервиса, например, Logaster. Создав лого самостоятельно, вы вложите в него частичку себя. Люди это обязательно оценят.
6. Продажа билетов и закрывающие документы
Часто сложности в организации начинаются именно здесь. Например, для подключения продажи билетов приходится идти в банк и проводить “идентификационный” платеж. Или самостоятельно заниматься подготовкой закрывающих документов для корпоративных клиентов. Или несколько дней ожидать вывода средств, и отдать комиссию до 15% за вывод. Сервис Nethouse.События постарался учесть все эти негативные моменты и снять часть головной боли с организаторов.
7. Продвижение
Рекламируйте ивент всеми доступными способами. Начните с простого — расскажите о нем на страницах в социальных сетях. В случае если вы уже организововали подобное мероприятие, сделайте рассылку по его участникам. Попробуйте разные виды платного трафика: в поиске и рекламных сетях Яндекс и Google, в лентах ВКонтакте, Facebook и Instagram.
Не забудьте периодечески оценивать эффективность рекламных каналов с помощью Яндекс.Метрики и Google Analytics. Для этого маркируйте все ссылки UTM-метками и настройте цели на регистрацию или покупку билета, в зависимости от специфики ивента. Отсекайте все, что не работает на вас.
8. Партнёры и спонсоры
Они способны не только увеличить охват аудитории, но и привлечь дополнительные средства и активности (розыгрыш призов, фотограф, развлекательная программа в перерывах и тд.). К тому же, привлечение влиятельных партнеров способно поднять статус ивента и привлечь больше аудитории.
Партнеры взамен получают рекламу бренда. Как правило, выделяется специальная зона, на которой располагаются их стенды.
В заключение
Организация события – сложный процесс, поэтому очень важно все распланировать. Составьте чек-лист и разбейте его на блоки, например, “Привлечение участников”, “Запуск лендинга”, “Площадка”, “Спикеры”. Если вы организуете мероприятие не один, назначьте ответственного за каждый блок. Также не забудьте заключить договоры с спонсорами и контрагентами.
Помните, что чем больше вы будете проводить мероприятий, тем лучше будет получаться и меньше времени будет уходить на подготовку. Удачи!
Источник: spark.ru
Копилка идей event-менеджера: 25 тем для создания неповторимого мероприятия
Любой может организовать мероприятие, но сделать его запоминающимся — настоящее искусство.
Специально для вас мы сделали подборку креативных идей и тем, которые можно с успехом использовать для организации собственных мероприятий. Независимо от того планируете ли вы небольшой круглый стол или фестиваль с многочисленной аудиторией, вы обязательно почерпнете несколько любопытных идей из нашего списка.
Межгалактическая вечеринка
В одном из отелей прошел кейс WM Events в стиле межгалактической вечеринки. Гостей встречали танцоры в космических костюмах, а холл был украшен светодиодами и необычной драпировкой в виде свисающих с потолка струн.
Выставка меловых рисунков
В рамках рекламного мероприятия Cadillac ATS vs. The World была создана передвижная выставка меловых рисунков, на которой были представлены рисунки экзотических дорог, ведущих из Патагонии в Китай. Впечатляющий стрит-арт, созданный местными художниками, был дополнен технологиями виртуальной реальности, благодаря которым зрители увидели, как автомобиль Cadillac ATS перемещался по маршруту, нарисованному на асфальте.
Надувной аквапарк
Рекламная акция для продвижения новой модели посудомоечной машины LG превратилась в настоящий аттракцион. Организаторы соорудили надувную водную горку в форме посудомоечной машинки и привлекли к акции интернет-блогеров.
Выездное мероприятие
Выигрышным вариантом для загородного события будет мероприятие в стиле «кемпинг». Например, как это сделало агентство Red Carpet Events and Design. Площадка была декорирована деревянной мебелью и просторными тентами, гости пили пиво, могли поиграть в шахматы или насладиться игрой на гитаре и послушать рассказы астрономов о звездах.
Креативный кейтеринг
Объединив усилия с кейтеринговым агентством, магазин контейнеров устроил в честь открытия нового магазина гастрономический сюрприз для гостей. Согласитесь, гораздо приятнее видеть перед собой не пустые контейнеры, а боксы, заполненные вкусными угощениями. Организаторы тем самым не только накормили гостей, но и продемонстрировали универсальность своей продукции.
Потайной бар
Организаторы pop-up акции от бренда спортивных напитков Gatorade придумали скрыть вход в интерактивную зону за холодильником с напитками. За дверью посетителей ждал бар и презентация технологий виртуальной реальности для спортсменов.
Раскрась стену
Компания по выпуску полимерных материалов Covestro на своем ежегодном мероприятии Innovation Celebration предложило гостям оставить «автограф» в на стене в виде красочного пятна, тем самым подчеркивая их сопричастность к бренду, чей логотип представляет собой круг, состоящий из множества цветов.
Домашняя вечеринка
Бренд Absolut в честь выхода на рынок новой лимитированной коллекции водки Absolut Electrik устроили настоящую домашнюю вечеринку. После веселья в гостиной посетители могли переместится в гараж, где их ждало выступление роботов-музыкантов. Площадка была оформлена в электро-стиле со множеством необычных элементов.
Event-команда даже придумала специальные браслеты с индикатором удовольствия. Гости, у которых уровень удовольствия был самым высоким, получали призы от организаторов. Мероприятие собрало более 650 посетителей и стало одним из самых популярных в сети — 100 млн упоминаний в СМИ и 1,5 млн упоминаний в социальных сетях — невероятный успех!
Улица в павильоне
Для ежегодной конференции дистрибьюторов MillerCoors, демонстрирующих 22 лучших пивных бренда, event-агентство воссоздало историческую улицу Rainey Street, которая находится в городе Остин в Техасе. Улица всегда славилась своими увеселительными заведениями, что прекрасно согласуется с идеей мероприятия.
Игра слов
В рамках акции «Free the Bubbles» производители сифонов SodaStream сделали акцент на игре слов, раздавая майки со своим логотипом и надписью «Get Buzzed». С одной стороны это был призыв пользоваться продукцией компании, поскольку бутылки с газом издают подобный шипящий звук, с другой стороны организаторы призывали гостей поделиться информацией в соцсетях, ведь эту фразу можно также перевести как «распускать слухи».
Вечеринка под открытым небом
Представляя публике свой новый программный продукт, технологический бренд AOL решил выйти за рамки обычной презентации и устроил мероприятие под открытым небом. Разделив пространство на блоки, организаторы провели ряд дискуссий, презентаций и подарили гостям концерт с участием Snoop Dogg, Wiz Khalifa и Demi Lovato.
Город будущего
Саммит лидеров в рамках конференции AThttps://event.ru/overviews/kopilka-idey-event-menedzhera-25-tem-dlya-sozdaniya-nepovtorimogo-meropriyatiya/» target=»_blank»]event.ru[/mask_link]
Как ничего не забыть: план организации мероприятия
В этой статье разберём, что такое идея мероприятия, можно ли получить прибыль, даже если у вас бесплатный вход, где взять интересные фишки, как собрать команду мечты и ничего не забыть.
С чего начнём? Конечно, с идеи.
Идея мероприятия
Вы задумали интересный фестиваль и уже рисуете в мыслях афишу? Стоп. Для начала нужно решить, зачем организовывать это мероприятие, а именно — определиться с аудиторией, её размером, понять, платежеспособна ли она. Это можно проверить в соцсетях. Исходя из полученных данных, решаем, каким будет мероприятие:
- Платным или бесплатным.
- По масштабу: на 100-200 человек, 1000 человек, или это будет мероприятие городского масштаба.
Варианты монетизации
Если вы собираетесь заработать, сразу решите, как будете это делать:
- Платный вход.
- Продажа мест мастерам или продавцам. Например, вы организуете ярмарку и продаёте место мастеру, который представит свою продукцию.
- Привлечение спонсоров и партнеров.
Подумайте, у кого есть интерес прорекламировать что-то этой аудитории.
Программа мероприятия
Чем больше интересного контента вам удастся включить в программу, тем большее количество людей вы привлечете. В рамках одного фестиваля может быть очень много блоков: ярмарки, мастер-классы, концерты, лекции и не только. Так вы сможете значительно увеличить охват, привлечь не одну целевую аудиторию, а несколько. Вспомните, например, фестиваль «ВКонтакте» в Санкт-Петербурге: из-за насыщенной программы туда пришли и школьники, и подростки, и взрослые люди, и даже целые семьи.
Больше интересных фишек
Источник фото: vilingstore.net
Помимо обширной программы обязательно должна быть классная фишка, а лучше — не одна. Например, конференция про SMM становится особенной, если провести её в мультимедийном зале, когда всё происходящее отображается на стенах и на полу. А джазовый концерт на крыше с видом на закат выглядит привлекательнее обычного концерта в зале.
Итак, в качестве фишек можно использовать:
- Необычные особенности площадки.
- Хэдлайнера, которого все знают.
- Визуальный ряд.
- Ещё что-нибудь, что придумаете именно вы.
Как проверить идею на адекватность?
Прежде чем механизм будет запущен, проверьте вашу идею. Это можно сделать двумя способами.
- Опросить респондентов, которые являются целевой аудиторией. Нравится ли им? Пошли бы они на такое мероприятие? Это покажет заинтересованность аудитории.
- Спросить у профессионала, крупного организатора с опытом (особенно актуально для начинающих).
Подготовка плана подготовки
Вам нужно будет собрать команду, найти площадку, провести рекламную компанию, сделать сайт и печатную продукцию, провести работу с партнёрами и успеть ещё очень много вещей. Плюс непредвиденные обстоятельства. Если кажется, что на отрисовку афиши нужен 1 день, смело закладывайте неделю. И так с каждым пунктом. Это поможет уложиться в сроки.
Как ничего не забыть?
Не держите всё в голове, ведите список дел в одном месте. Желательно, в Google Docs . Вся необходимая информация будет по одной ссылке, а не в бесконечных чатах и почтовых сообщениях. Время от времени занимайте позицию вечно недовольного и придирчивого человека. С этим настроением проверяйте сценарий мероприятия от начала до конца. Это поможет обнаружить неочевидные промахи.
Визуальная упаковка
Когда идея и план разработаны, пора наконец-то всё это визуализировать. Если вы не дизайнер, привлеките профессионала. То же касается презентации для партнёров или карты мероприятия.
ТЗ дизайнеру
Помните, что дизайн — это решение вашей визуальной задачи. Подумайте, что хотите получить, и только потом составьте грамотное задание для дизайнера. Четко опишите, что именно должно быть на афише или листовке.
- Дата, место, время, адрес, номер телефона, ссылки на соцсети, почта.
- Какой будет текст? Кто и где увидит эту афишу?
- Установите дедлайн, предусмотрите запас по времени.
- Обговорите размер готового материала (А4, А5 и т. д.).
- Хвалите вашего дизайнера. Не забывайте показывать коллегам по команде, что вы их цените.
ТЗ копирайтеру
Вы можете заказать хороший текст у профессионального копирайтера за ту же 1000 рублей и потом видоизменять его под свои нужды.
Либо написать текст самостоятельно.
В любом случае учтите, что сейчас все смотрят картинки и видео, а большие тексты не любят. Поэтому:
- Не пишите огромные тексты.
- Перечислите все самое главное в первом предложении.
- Не нахваливайте себя.
- Поставьте побольше ссылок для дополнительного ознакомления.
Про деньги и про смету
Заведите отдельный гугл-файл для сметы, обозначьте пункты «Аренда площадки», «Гонорары артистов», «Печатная продукция», «Дизайн» и другие. Сделайте отдельную вкладку для партнёров. Ведите подробный учёт в одном месте.
Если ни разу не делали подобное мероприятие, поищите в сети пример сметы. Так вы можете обнаружить вещи, о которых не подумали.
Командная работа
Иметь свою сформировавшуюся команду, где каждый знает, за что отвечает, бесценно. Ниже советы для тех, кто набирает людей.
- На каждую задачу — 1 ответственный человек.
- Если возникает новая задача, за ней снова закрепляется определённый человек. Иначе никто не сделает.
- Нужно обговорить заранее все условия сотрудничества.
- Иногда люди просто уходят из проекта (заболели, забыли, не интересно), это нормально.
- Узнавайте больше о том, как управлять. Прочитайте, например, книгу Ицхака Адизеса «Идеальный руководитель».
Как найти подрядчиков
- Искать через знакомых — это просто и безопасно.
- Не стесняйтесь спрашивать у человека примеры работ.
- Если нашли в сети, смотрите отзывы клиентов, а лучше — спрашивайте у клиентов, устроило их качество работы или нет.
- Используйте сервисы по поиску работников.
- Обратите внимание на волонтёров.
Площадка для мероприятия
При выборе площадки руководствуйтесь следующими критериями:
- Прежде всего, площадка должна подходить под концепцию.
- Посмотрите, где проходят события, похожие на ваши. Это можно сделать «ВКонтакте», на KudaGo и не только.
- Самое простое — взять площадку в аренду, лучше договориться сделать это бесплатно. Есть два способа. Первый: процент со входа, когда 80% прибыли вы забираете себе, а 20% отдаёте площадке (70 на 30 — тоже распространённый вариант). Второй способ актуален, если это, например, бар. Тогда вы забираете деньги со входа, а площадка — прибыль с бара.
- Бесплатно — не всегда хорошо. Вероятнее всего, будет либо невыгодная дата (например понедельник), либо непопулярное место (новое или простаивающее).
Когда площадка выбрана, обратите внимание на следующие детали:
- Кто делает афиши? Возможно, у места есть свой арт-директор, или они делают афиши сами.
- Время работы площадки, наличие мебели и аппаратуры, кондиционера — всё это нужно уточнить заранее.
- Что с браслетами на вход?
- Кто платит звукорежиссёру, билетёру, охраннику. Здесь можно привлечь друзей или волонтёров.