Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия создать не сложно, рассмотрим по шагам с наглядными примерами. Последовательно исследуем два варианта отражения в программе 1С выдачи денежный средств под отчет. Так же разберём основные определения по теме, коснёмся рабочих вопросов и поговорим о некоторых новшествах от 2019 г.
Основные определения и порядок взаимодействия между сторонами
Авансовый отчет представляет собой документ, который подтверждает и объясняет расходование денежных средств Организации, выданных сотруднику, в данном случае – подотчетному лицу.
Подотчетным лицом выступает сотрудник Организации, которому поручено задание и выданы на это деньги.
Список людей, которые могут выступать в роли подотчетного лица, размер авансовой суммы и сроки предоставления отчета определяются руководителем Организации.
Подотчетные суммы должны расходоваться только по целевому назначению, прописанному при выдаче финансовых средств, и не могут передаваться одним подотчетным лицом другому.
Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия: как сделать и заполнить
Сотрудник до истечения срока должен отчитаться за израсходованные денежные средства и принести в бухгалтерию оформленные надлежащим способом первичные документы, а не израсходованные вернуть в кассу или на расчетный счет, перерасход выплачивается Организацией.
На подготовку отчетных документов предоставляется три дня с момента истечения срока, на который выдавались деньги. Если за это время первичные документы так и не попали в бухгалтерию и денежные средства так и не поступили обратно в кассу или на расчетный счет Организации, то за сотрудником признается задолженность. Важно не путать, к налогооблагаемому доходу эта сумма не относится.
Целесообразные действия бухгалтера в этом случае:
1. Написать письмо сотруднику, в котором вежливо напомнить о его задолженности.
2. Составить акт сверки с сотрудником.
3. Скорей всего, далее последует:
3.1 отчет со стороны сотрудника;
3.2 заявление от сотрудника с просьбой удержать задолженность с заработной платы;
3.3 возвращение суммы долга с других источников дохода.
4. Если из пункта 3 ничего не произошло, то Организация в праве подать в суд на работника.
Выдача подотчетных сумм в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам.
Основанием для выдачи аванса может послужить приказ или распоряжение руководителя Организации, заявление от сотрудника. С 2018 года написание заявления от сотрудника не является обязательным. Заявление пишется в произвольной форме, где указывается сумма и на что нужны денежные средства. В этом случае следующим шагом будет подписание директором Организации данного документа.
Выдача авансовой суммы через кассу в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.
Формируем в программе 1С 8.3 Бухгалтерия расходный кассовый ордер:
1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» — «Касса» – «Кассовые документы» – «Выдача наличных (создание)»
Авансовый отчет в 1С 8.3 — образец заполнения
2. Указываем (заполняем документ):
2.1 Вид операции: «выдача подотчетному лицу».
2.2 Номер и дата присваиваются автоматически программой.
2.3 Получатель: выбираем из списка сотрудников.
2.4 Сумма: указываем необходимую сумму, отталкиваясь от основания (приказа или заявления).
2.5 Статья движения денежных средств: «выдача подотчетных сумм».
2.6 Комментарий: удобно указать, что послужило основанием для выдачи аванса, например, «приказ No124А от 11.07.2019 г» или «заявление от сотрудника от 11.07.2019 г.»
2.7 Счет учета: «50.01» (автоматически)
Помощь в настройке авансового отчета в 1С БУХ
2.8 Организация: выбираем и списка, если в программе ведется отчет по нескольким предприятиям. Если Организация одна, то автоматически она будет выбрана.
2.9 Открываем «Реквизиты печатной формы» — заполняем «основание»: пишем номер и дату приказа от директора или дату заявления от сотрудника.
3. Далее нажимаем «провести».
4. Проверяем сформированные программой проводки. Для этого нажимаем кнопочку «Дт/Кт». Проводки: дебет 71.01, кредит 50.01.
Проверка: если открыть оборотную сальдовую ведомость по 71 счету, то мы увидим, что за сотрудником числится авансовая сумма.
5. Заходим в только созданный расходный кассовый ордер и отправляем на печать (значок с изображением принтера).
6. Поставить подписи подотчетного лица, бухгалтера и руководителя.
7. Следующим шагом последует выдача денег сотруднику.
Перевод денежных средств в программе 1С 8.3 Бухгалтерия со счета Организации на личный счет работника.
Создаем документ в 1С Бухгалтерия 8.3, выдача денежных средств путем перечисления безналичных денежных средств на личный счет сотрудника.
1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» — «Банк» — «Банковские выписки» — «Списание с расчетного счета (создание)». Создаём новый документ (платежное поручение).
2.1 Вид операции: «перечисление подотчетному лицу»
2.2 Дата и номер документа присваиваются автоматически.
2.3 Получатель: выбираем из списка сотрудников.
2.4 Сумма: вносим необходимую сумму, указанную в основании на выдачу аванса.
2.5 Назначение платежа: «выдача под отчет денежных средств на покупку канцелярских товаров на основании приказа №1020А от 11.07.2019г.».
3. Записать документ и закрыть.
4. Далее потребуется выгрузить файл для отправки в банк, либо сформировать платежное поручение непосредственно в онлайн-банке (в Организациях связь с банком настроена по-разному).
5. После того, как с банка будет получена выписка с фактическим списанием с расчетного счета Организации, бухгалтер разносит ее в программе и снова заходит в документ, созданный при перечислении средств, ставит галочку «подтверждено выпиской банка», и прикрепляет платежное поручение. Провести документ.
6. Программа формирует проводки: дебет 71.01, кредит 51.
Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия.
Первичные документы, принимаемые к отчету. С обновлениями от 1 июля 2019 года.
Какие документы могут служить для отчета?
1. Кассовые чеки. С 1 июля 2019 года чеки обязаны выдавать или отправлять через электронную почту все продавцы, в том числе и индивидуальные предприниматели. Следовательно, онлайн-чек или чек, распечатанный на кассе, необходимо требовать за любую покупку. Электронный чек так же вполне подходит и имеет юридическую силу, как и распечатанный.
В этом случае в авансовом отчете важно указать «электронный чек». Если аванс был выдан на топливо, то к чеку нужно приложить путевой лист.
2. Квитанции об оплате, если по каким-либо причинам продавец не выдает чеки, с указанием реквизитов и подписью продавца.
3. Проездные документы.
3.1 К билету на самолет важно прикладывать так же и посадочный талон, в другом случае Организация может потерять расходы, а у сотрудника удержат НДФЛ.
3.2 Если сотрудник передвигался на поезде, то к отчету должен прилагаться выданный в кассе билет. Если билет электронный, то он должен быть с отметкой о пройденной регистрации. Без отметки электронный чек не действителен.
3.3 Если сотрудник пользовался услугами такси и заказывал через приложение, то там же необходимо запросить электронный чек и у водителя попросить квитанцию с его подписью. Иногда Организация по предоставлению услуг такси может предложить доставить подписанную квитанцию на адрес Вашей Организации. Чтобы подтвердить цель поездки, нужно попросить сотрудника из приложения распечатать так же маршрут, по которому следовал заказанный автомобиль.
4. Счета на проживание (в командировке).
5. Счета-фактуры, накладные.
Без предъявления такого рода документов, отчет не действителен.
Настройка авансового отчета по командировке в 1С
Поэтапное создание отчета в программе 1С 8.3 Бухгалтерия.
Сотрудник по истечении оговоренного срока подготавливает документы для отчета и составляет отчет самостоятельно в форме АО-1 в течение трех дней. Бухгалтер проверяет документы и, если все в порядке, приступает к оформлению документов в программе 1С.
В некоторых Организациях принято так, что сотрудник приносит в бухгалтерию лишь первичные документы и не заботится о составлении самого отчета. А уже сам отчет бухгалтер формирует в программе 1С, на основании первичных документов от сотрудника, распечатывает из программы 1С и уже готовый документ подписывает подотчетное лицо, бухгалтер и, далее, руководитель.
Поэтапное создание отчета в программе 1С Бухгалтерия 8.3:
1. Последовательно открываем вкладки: «Банк и касса» — «Авансовые отчеты» — «Создать»
2. Указываем (заполняем документ):
2.1 Номер и дата: заполняется автоматически. Так же можно изменить.
2.2 Организация: поле заполняется автоматически или выбираем, если в программе данные по нескольким предприятиям.
2.3 Подотчетное лицо: выбираем и списка.
2.4 Склад: указываем, если приобретались ТМЦ. Можно указать «основной»
3. Вкладка «Авансы». Нажимаем «добавить» и выбираем в появившемся окне «выдача наличных» или «списание с расчетного счета» (в зависимости от того, каким образом сотрудник получал авансовые деньги), далее выбираем нужный документ из списка, по которому предоставляется отчет.
4. Вкладка «Товары». Заполняем, если сотрудником приобретались какие-либо материальные ценности или оказывались услуги в пользу Организации, для этого наживаем «добавить» и приступаем к заполнению таблицы
4.1 Документ: пишем наименование документа, например: «Товарный чек № 2551265 от 11.07.2019 г.»
4.2 Номенклатура: например «канцелярские товары», выбираем и списка или создаём нужную группу товаров или услуг.
4.3 Количество: 1.
4.4 «Сумма»: указываем сумму, которая в данном чеке.
4.5 «НДС»: выбираем «с НДС» или «без НДС» (смотрим в чеке)
4.6 Если есть счет-фактура на приобретенные ТМЦ, то нужно пролистать таблицу далее и заполнить вкладку «поставщик», выбрать и списка или создать на основании прописанных в счет-фактуре полных реквизитов. Далее поставить галочку в колонке с названием «СФ» (счет — фактура) и в следующей колонке указываем дату и номер счет-фактуры.
4.7 «Счет учета»: 10.09 (при покупке материалов) или 41 (товары), формируется автоматически на основании выбранной или созданной группы товаров или услуг в номенклатуре (заполняется в начале таблицы).
4.8 «Счет НДС»: 19.03, формируется так же автоматом (правильность формирования проводок лучше сразу проверять)
5. Проводим документ и смотрим какие проводки сформировались. При оформлении, например, покупки ТМЦ образуется следующая проводка: Дебет 10.09, Кредит 71.01.
6. Выводим документ на печать, собираем подписи.
Для того, чтобы проверить правильность созданных документов в 1С, формируем оборотную сальдовую ведомость по счету 71.01 за нужный период и просматриваем отраженные суммы напротив ФИО сотрудников. Через эту ведомость удобно контролировать подотчетных лиц и вовремя напоминать о задолженности или необходимости отчитаться.
Подписанный авансовый отчет храним с аккуратно подколотыми чеками, квитанциями, проездными документами, счетами – фактурами, накладными в папке с отчетами, как правило, не менее четырех лет.
Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку
Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности
Источник: www.1cbit.ru
Как сделать авансовый отчет в 1С:Бухгалтерия
Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает расходование денежных средств, выданных сотруднику организации (подотчетному лицу) для выполнения служебного поручения (поездки в командировку, закуп ТМЦ, расходы на ГСМ, покупка канцтоваров и.т.д). Предоставляется сотрудником по форме № АО-1 или по форме которая, утверждена организацией.
Авансовый отчет по приобретенным товарно-материальным ценностям (с счетом-фактурой) Пример: С расчетного счета организации ООО «Финанс Групп» перечислены денежные средства Антонову Петру Вячеславовичу, для покупки строительных материалов. Сумма денежных средств составляет 20 000 руб.
Антонов Петр Вячеславович приобрел 15 листов ЛДСП (2800*2070), по цене 1200 руб за шт., на общую сумму 18 000 руб.(НДС в том числе). Предоставил авансовый отчет и СФ, вернул 2000 руб. в кассу организации. 1.Перечисление подотчетных денежных средств сотруднику: Для отражения данной операции в учете нужно подготовить «Платежное поручение» отправить его в банк, оплатить и выгрузить банковскую выписку в программу. Сформируется документ «Списание с расчетного счета». 
Рис. 1 «Платежное поручение» 
Рис. 2 «Списание с расчетного счета» Д 71.01 К51 Перечисление денежных средств с Р/С организации подотчетному лицу в рублях. 2.Предоставление авансового отчета сотрудником: Для отражения данной операции в учете нужно ввести документ «Авансовый отчет»
Документ «Авансовый отчет» находится в разделе «Банк и касса». В верхней части документа указываются: — дата документа — подотчетное лицо — склад, на который поступят ТМЦ
— организация В табличной части документа на закладке «Авансы» укажите документ, по которому перечислены/выданы денежные средства сотруднику. Сумма аванса заполнится автоматически. На закладке «Товары» нужно заполнить все данные по поступившим ТМЦ. Учет входящего НДС регистрируется при проведении документа «Авансовый отчет» 
Рис. 3 «Авансовый отчет, закладка Авансы»
Рис. 4 «Авансовый отчет, закладка Товары»
- Д 10.09 К 71.01 Принятие к учету инвентаря и хозяйственных принадлежностей, поступивших от подотчетного лица в рублях.
- Д 19.03. К 71.01 Учет входного НДС
- При проведении счета-фактуры полученного будет принят НДС к вычету
- Д 68.02 К 19.03 Вычет НДС по материально-производственным запасам
3.Возврат неиспользованных денежных средств в кассу организации:
Для отражения данной операции в учете нужно ввести документ «Поступление наличных».
Документ находится в разделе «Банк и касса» — «Кассовые документы», так же данный документ можно создать на основании документа «Авансовый отчет».
В этом случае заполнятся автоматически:
Вид операции: «Возврат от подотчетного лица»
Графа «Основание»: «Внесение остатка по авансовому отчету 00БП-000001 от 28.02.2021»
Рис. 5 «Поступление наличных»
Д 50.01 К 71.01 Возврат неиспользованных денежных средств в кассу организации от подотчетного лица в рублях.
Если сотрудник предоставляет товарный чек без СФ, то на закладке «Товары» не нужно заполнять реквизиты СФ и ставить галочку СФ.
Авансовый отчет по оплате работ (услуг) оформляется аналогично отчету по приобретенным товарно-материальным ценностям. Данные о полученных услугах вносятся на закладке «Прочее» в документе «Авансовый отчет».
Приобретение ГСМ по авансовому отчету
При приобретении ГСМ информация о расходах указывается на закладке «Товары» в документе «Авансовый отчет».
Документ «Авансовый отчет по командировке»
Для учета командировочных расходов в программе есть документ «Авансовый отчет по командировке».
Рис.6 «Авансовый отчет по командировке»
Поле «Аванс» заполняется автоматически, при выборе документа, по которому были выданы денежные средства сотруднику.
При добавлении строк в табличную часть автоматически рассчитывается остаток или перерасход по выданным денежным средствам и отображается под табличной частью.
Из документа «Авансовый отчет» можно создать «Билеты» по которым сотрудник ездил в командировку, переход доступен в нижней части документа по ссылке.
Документ «Авансовый отчет по командировке» формирует следующие движения:
Для просмотра состояния расчетов с подотчетными лицами, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.
Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45.
*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)
Источник: tlink.ru
Авансовый отчет и работа с подотчетными лицами
Авансовый отчет – такой привычный и простой на первый взгляд документ, но тем не менее при работе с ним у пользователей программы 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3 частенько возникают различные вопросы. В нашей новой статье мы рассмотрим, где найти, как заполнить этот документ и какие проводки он делает.
Итак, начнем с того что, как правило, сначала мы выдаем деньги подотчетному лицу либо из кассы, либо переводим с расчетного счета. Для корректной и автоматической работы программы это нужно сделать правильно.
Документ» Выдача наличных» (РКО) создаем с видом операции «Выдача подотчетному лицу»:
При списании с расчетного счета также выбираем соответствующий вид операции «Перечисление подотчетному лицу»:
После того, как наш подотчетник принес нам всевозможные документы, нам надо составить авансовый отчет. Этот документ находится в разделе «Банк и касса:»
Создаем новый авансовый отчет. Заполняем организацию, подотчетное лицо, при оприходовании товаров обязательно указываем склад. После заполнения реквизитов документа переходим к рассмотрению каждой закладки Авансового отчета.
Первая заклад «Авансы». Здесь мы должны указать документы, которыми были выданы деньги подотчетному лицу и по которым мы составляем отчет. Это может быть как РКО так и списание с р/с:
И вот при выборе документов аванса и будет важно, как мы оформили в программе эту выдачу. Так как программа автоматически подбирает расходные кассовые ордера или списания с расчетного счета только по данному лицу и соответствующим видом операции!
Т.е. если мы выбрали вид операции прочее списание, например, и указали счет 71, то конечно проводку мы получили правильную, но вот программа не сможет подобрать в авансовом отчете эти документы.
Теперь переходим к закладке «Товары». Эта закладка заполняется в том случае, если наш сотрудник купил какие то товары, оплатил их сразу и мы хотим принять их к учету авансовым отчетом не используя счет 60. При этом, если поставщик предъявил НДС, который мы будем принимать к вычету, то здесь же, при установке флажка СФ и заполнении реквизитов счета фактуры программа автоматически при проведении сформирует счет-фактуру полученный:
Какие же проводки в этом случае делает документ? Посмотрите как интересно. Мы оприходовали товар на 41 счет минуя 60. Кстати, если вместо товаров надо оприходовать материалы, надо просто изменить счет учета в документе ну или для автоматического заполнения счетов учета правильно вести справочник номенклатуры. Как настроить счета учета можно прочитать в нашей статье
Закладка «Возвратная тара» заполняется в том случае, если к нам поступил товар в таре, которую надо вернуть поставщику. Такая ситуация встречается крайне редко, поэтому я предлагаю не рассматривать ее.
Если же мы через авансовый отчет хотим провести оплату поставщику и при этом отдельно оформлять в программе документ «Поступление (акт, накладная)» то для этого надо использовать закладку «Оплата». Здесь также важно правильно заполнить реквизиты документа оплаты, поставщика, договор. И здесь мы уже не указываем счет-фактуру. Он отражается при формировании накладной.
В этом случае проводки документа будут такие:
Т.е. еще раз обратим внимание на то, что по одной и тоже накладной надо заполнять только одну закладку в авансовом отчете ИЛИ Товары ИЛИ Оплата. В противном случае суммы проводок будут задвоенными.
Ну и последняя закладка в авансовом отчете, это «Прочее». Здесь, как правило отражают командировочные расходы, расходы на билеты, оплаты получения каких-то справок, почтовые расходы. Если, например, нам надо принять к вычету НДС, выделенный в билете, то оформить эту операцию надо аналогично той, что мы делали на закладке Товары. Т.е. установить флажок «СФ», заполнить все реквизиты счета-фактуры и при проведении авансового отчета, программа все сделает автоматически: сформирует счет-фактуру, выделит и примет к вычету НДС:
В этом же разделе для каждого расхода важно правильно указать счет затрат, на которые будут относиться эти расходы и все субконто:
В этом случае документ делает вот такие проводки:
Теперь давайте посмотрим печатную форму документа. По кнопке «Печать» мы получаем унифицированную форму, в которой отражены суммы выданного сотруднику аванса, суммы израсходованных денег и задолженность за подотчетным лицом.
В нашем случае мы выдавали деньги в подотчет двумя суммами: из кассы и с расчетного счета. Сотрудник отчитался не за всю сумму, поэтому он остался должен нам 9100. Конечно лучше все таки проверять расчеты с подотчетными лицами по ОСВ по счету 71:
Значит нам остается только оформить возврат неиспользованных средств в кассу. Самый удобный и быстрый способ – это создание документа» Поступление наличных» на основании авансового отчета:
При таком формировании документа программа все сделает сама: выберет правильный вид операции, подотчетное лицо, подставит именно ту сумму, которую должен вернуть сотрудник и даже все реквизиты печатной формы заполнит автоматически:
Ну и напоследок проверяем ОСВ по счету 71:
Все в порядке. Все расчеты с подотчетником закрыты.
Вот и все, что я хотела вам рассказать про заполнение документа «Авансовый отчет». Как видите, при аккуратном заполнении всех реквизитов и параметров программа сама поможет вам все сделать правильно.
Если у вас остались вопросы пишите нам. Спасибо что вы с нами.
Источник: vc-bsoft.ru