Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных.
Можно выделить ещё одно оптимальное определение электронного документооборота: » электронный документооборот — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен. Внутренний электронный документооборот характеризуется обменом информацией или движением электронный документов в рамках организации. Внешний электронный документооборот характеризуется обменом корреспонденции между организациями.
Демонстрация возможностей СЭД TESSA
Аббревиатура СЭД (система электронного документооборота) является практически общепринятым термином для обозначения некоторого класса задач автоматизации деятельности организаций (государственных, коммерческих, общественных и пр.) при работе документами. Наряду с “СЭД” в профессиональной терминологии используются и другие названия в качестве синонимов или близких понятий:
САД — система автоматизации документооборота;
СУД — система управления документами;
САДО — система автоматизации документационного обеспечения).
На рынке нет общепризнанного определения СЭД. Рассмотрим некоторые из них.
Одним из основных определений является трактовка СЭД как организационно-технической системы, обеспечивающей процесс создания, распространения электронных документов в компьютерных сетях и управления доступом к ним, а также обеспечивающей контроль над потоками документов в организации (имеется в виду система, обеспечивающая деятельность в конкретной организации и имеющая набор функциональности, который нужен этой организации). В российских условиях СЭД ассоциируется, в первую очередь, с решением задач организационно-распорядительного документооборота с целью управления организацией. Но в данном случае, процесс управления опирается на человеко-читаемые (в основном текстовые) документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников, необходимые к исполнению.
Данное определение СЭД представляет собой перевод термина EDMS (Electronic Document Management System, система управления электронными документами), который широко использовался на Западе в 90-е годы.
Но нужно обратить внимание, что EDMS подразумевает решение более широкого класса задач, чем СЭД, в том числе в плане поддержки видов и форматов данных.
Система электронного документооборота
СЭД (СЭД-решения) — набор специализированных прикладных программных (или программно-методических) средств, на базе которых можно создать СЭД заказчика (организации). В свою очередь, СЭД-решения могут разрабатываться на основе СЭД-платформ (ПО, предоставляющее базовый СЭД-функционал). Нужно сказать, что грань между СЭД-решениями и СЭД-платформами весьма условна.
СЭД (СЭД-проект) — комплекс услуг по созданию, внедрению и сопровождению СЭД в конкретных организациях (включая приобретение лицензий на ПО).
СЭД ориентированы на работу с электронными документами, их движением внутри организации или между организациями. Важным здесь является процесс коллективной подготовки документа, его многократное согласование, ведение версий документов. СЭД сочетают в себе функции автоматизации делопроизводства и управления электронными документами — таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и используются чаще в крупных организациях.
Под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.п. В более широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сравнить с «кровеносной системой» компании.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Электронный документооборот внутри организации
СЭД (Система Электронного Документооборота) – это аккредитованная государством система, позволяющая создавать и регистрировать документы, а также обмениваться ими между контрагентами, не применяя бумажные носители.
1032 просмотров
Что такое СЭД
Электронный документооборот регулирует законодательная база. Он затрагивает всех сотрудников организации – менеджеров, исполнительных директоров, HR, технических специалистов.
В чем суть? Вся документация хранится внутри системы, поэтому упрощается поиск и управление файлами. Сервис уменьшает риск утери или порчи бумаг. После перехода на “электронку” меньше времени уходит на подготовку документации, быстрее согласуются бумаги.
Сотрудники, получившие доступ, сплоченно работают над одним вопросом, а руководитель в режиме реального времени отслеживает прогресс. Никаких походов из кабинета в кабинет, поиска по столам и в архиве, ожиданий передачи от других сотрудников.
Весь оборот разделяют на внутренний и внешний. Последний включает входящие и исходящие файлы компании, благодаря которым обмениваются информацией с партнерами, клиентами, контролирующими органами. Сюда относят бухгалтерскую и налоговую отчетности, декларации, счет-фактуры, накладные и т.д.
Наблюдение! Не все уделяют должного внимания организации внутреннего документооборота, оставаясь сосредоточенными на внешнем. Напрасно – порядок во взаимодействии между сотрудниками напрямую влияет на эффективность работы компании.
Внутренний обеспечивает обмен между структурными подразделениями и отдельными работниками компании:
- приказы;
- уставы;
- протоколы совещаний;
- инструкции;
- заявления;
- служебные записки;
- технические записки;
- положения о структурных подразделениях.
Внутренний документооборот включает и контроль исполнения поручений. Руководитель в любой момент уточняет, на каком этапе делопроизводство, кто еще не согласовал документ и т.д.
Перечисленные бумаги не выходят за границы предприятия, потому достаточно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись.
До активной цифровизации оформление и согласование пакета документов занимало несколько недель и более. Бумаги нужно где-то хранить, переносить из кабинета в кабинет, восстанавливать при утере, а также ждать, когда почта доставит отправление в другой филиал. С внедрением ЭДО затраты на подготовку, согласование, утверждение, пересылку бумаг сократились.
Сотрудники компании ABT отмечают, что благодаря инструментам автоматизации процесс ускоряется не в разы, а в десятки раз. Но учитывайте, как до внедрения организовались процессы, какова вообще специфика проекта. По моему опыту, после внедрения увеличить эффективность реально на 20-30%, порой – в несколько раз.
К освоению ЭДО часть предпринимателей сначала подтолкнули последствия пандемии, затем – подорожание канцелярских товаров в первой половине 2022 года ввиду известных событий. Но часть руководителей по-прежнему отказывается от минимизации бумаги в документообороте. Что останавливает – необходимость первоначальных инвестиций, неумение рассчитать выгоды, непонимание того, что собой представляет процесс цифровизации. Попробую познакомить вас с СЭД, особенностями инструмента.
Для наших проектов мы внедряли Directum, LanDocs, БОСС-Референт, A2B. Я не могу выделить лучшую из перечисленных, все продукты хороши. Неплохо интегрируются с популярными CRM, стоимость каждой оправдана. То, что подошло мне, может не подойти вам или вашему партнеру, потому не спешите покупать какой-то из этих или других, представленных на рынке продуктов.
Остановитесь на 2-5 заинтересовавших программах и воспользуйтесь тестовыми версиями. Так сложится собственное мнение, основываясь на котором проще найти свой вариант.
Источник: vc.ru
Понятия СЭД и ECM
Довольно часто реализация СЭД-проекта связана с изменением или коррекцией деловых процессов организации.
Приведенное выше определение СЭД (основное понятие) представляет собой перевод термина EDMS (Electronic Document Management System, система управления электронными документами), который широко использовался на Западе в 90-е годы. При этом в формулировке IDC уточнялось, что эти документы обычно хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, поддерживаемые EDMS, включают текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, Web-документы. К общим возможностям EDMS относятся: создание документов, управление доступом, конвертация и обеспечение безопасности данных.
Обратим внимание, что EDMS подразумевает решение более широкого класса задач, чем СЭД-ОРД, в том числе в плане поддержки видов и форматов данных.
В начале нынешнего десятилетия AIIM (Association for Information and Image Management, наиболее авторитетная международная отраслевая ассоциация в области управления информацией и документами) ввела в обиход новое, широко используемое и общепринятое сегодня понятие Enterprise Content Management (ECM) — управление корпоративным контентом (информационными ресурсами компании).
По формулировке AIIM, ECM — зонтичный термин, он объединяет стратегии, организационные методы и инструментальные средства, используемые для сбора, ввода, администрирования, хранения, архивирования и доставки контента, относящегося к ключевым процессам организации. Развивая понятие ECM, аналитическая компания Gartner сегодня определяет его как стратегическую инфраструктуру и техническую архитектуру для поддержки единого жизненного цикла контента организации.
Здесь нужно обратить внимание на использование в этих определениях таких важных понятий, как “стратегии-методы-средства”, жизненный цикл контента и ключевые процессы организации. Ключевую роль в определении ECM играет новое слово Content, которое в русском языке не имеет еще общепризнанного перевода, но чаще всего используются термины “контент” и “информационные ресурсы (активы)”. На наш взгляд более правильным является первый вариант, поскольку в контексте проблематики ECM речь идет не обо всех информационных ресурсах организации, а лишь о тех, которые содержат сведения в человеко-понимаемом представлении (офисные документы, архивы образов, электронная почта, мультимедийные файлы и т. д.). Более того, тут можно еще добавить, что речь идет о “человеко-создаваемых” ресурсах, которые часто формируются в режиме коллективной работы.
Именно в этом, по-видимому, и заключается отличие ECM, скажем, от ERP, которые в основном имеют дело с данными, полученными в результате фиксации транзакционных операций, и предназначенными для машинной обработки.
Согласно Gartner, cредства реализации ECM (ECM-системы) состоят из приложений, могут продаваться и использоваться самостоятельно, но при этом способны (и даже должны) обеспечивать взаимодействие друг с другом. В состав этого ПО в общем случае входят компоненты, решающие следующие основные функциональные задачи:
- управление документами (Document Management) — экспорт-импорт, контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов;
- управление образами документов (Document Imaging) — захват, преобразование и управление бумажными документами;
- управление записями (Records Management) или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), “управление документами” — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
- управление потоками работ (Workflow) — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита;
- управление веб-контентом (WCM) — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
- управление мультимедиаконтентом (DAM) — управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами;
- управление знаниями (Knowledge Management) — поддержка систем накопления и доставки релевантной для бизнеса информации;
- документ-ориентированное взаимодействие (Collaboration) — совместная работа пользователей с документами и поддержка проектных команд.
Из приведенных тут дефиниций складывается представление о СЭД как о некоторой части ECM, но все же оно не очень укладывается в структуру Gartner. Получается, что СЭД решает самостоятельный комплекс задач, который в той или иной степени включает вопросы управления документами, записями и потоками работ.
С таким позиционированием СЭД можно согласиться, но с одним очень серьезным уточнением. Дело в том, что ECM — это не ИТ-система, функционирующая на предприятии, а скорее концепция построения корпоративных ИТ-систем, подразумевающая формирование единого информационного пространства предприятия. Следствием данного уточнения является понимание того, что существуют два основных варианта реализации СЭД: на принципах ECM (как интегрированной части общей корпоративной системы) и не-ECM (как автономного ИТ-компонента). Именно в этой плоскости лежит ключевая характеристика используемых средств автоматизации: ECM-ориентированные и СЭД-ориентированные.
Источник: www.itweek.ru