Как работать в программе учет в кафе

Основная сложность бухучета в ресторане заключается в том, что в рамках одного заведения происходят производство, розничная торговля и предоставление услуг. Важно при регистрации бизнеса правильно выбрать систему налогообложения, т.к. от нее зависят объем и сложность учета, который придется вести.

У нас есть отдельные статьи на эту тему:

«Инвентаризация в кафе, ресторане или баре: кому поручить и что делать с результатами».

«Как вести бухгалтерию общепита в соответствии с актуальным законодательством: объясняют эксперты».

«Бухучет в ресторане, баре или кафе: как выбрать форму собственности и систему налогообложения, чтобы его не вести».

Давайте рассмотрим нюансы организации бухучета в ресторане, которые вам придется учесть в своей работе.

Как вести учет в кафе без калькуляций. Экономим время и нервы.

Учет производства в ресторане

Бухгалтерия в общепите больше связана не с торговлей, а с производством: покупкой ингредиентов, их обработкой и продажей в готовом виде как отдельного товара.

Бухучет производства в ресторане сложен. Чаще всего используют метод «партион» — производство и продажа готовой продукции партиями, например, 15 пицц или 10 салатов, где на каждую партию списывается определенное количество отдельных ингредиентов.

Сложность заключается в том, что нужно отслеживать все эти затраты, а еще не забывать про труд персонала, обслуживание оборудования, его износ и т. п. Упростить процесс помогает автоматизация бухгалтерского учета в ресторанах и кафе.

Чтобы в реальном времени вести такой детальный учет по работе заведений, нужно внедрить систему автоматизации, которая будет передавать все данные в вашу бухгалтерскую программу. Чтобы понять, как это работает, попробуйте сервисы PosterPos , IIKO или R-Keeper .

Бухгалтерские приложения не могут обеспечить такой детальный учет, в них нужно вводить всю информацию вручную — это долгий и кропотливый процесс, велики шансы, что данные будут внесены неточно.

Бухучет в ресторане чаще всего ведут в 1С, с ней Poster полностью интегрирован: умеет выгружать накладные, справочники. Вашему бухгалтеру не нужно разбираться в ПО, которым будете пользоваться вы, или ваш управляющий, а он может спокойно работать в привычной системе.

Если не внедрите систему автоматизации в самом начале, организовать корректный и достоверный учет, в том числе налоговый, будет крайне сложно. Чем лучше и функциональнее ваша система, тем меньший объем бухгалтерских работ нужно будет делать.

Надеемся, с налоговым учетом и автоматизацией процессов мы разобрались, поэтому идем дальше, чтобы понять, как вести бухгалтерский учет в ресторанах и кафе.

Договор о материальной ответственности (ДМО)

Это соглашение между работником и заведением общепита где:

• оговариваются обязанности администрации и работника по обеспечению сохранности имущества заведения, с которым работает сотрудник;
• устанавливается материальная ответственность работника за необеспечение сохранности этого имущества.

При этом неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. ДМО важен не только для работодателя, которому дает уверенность в том, что продукцию или оборудование не испортят, но и для самого работника, так как он ограждает его от безосновательных подозрений и претензий.

Помимо договора о материальной ответственности к бухучету в ресторанеможно отнести товарные отчеты.

Товарный отчет материально ответственных лиц

Это отчет по движению запасов, товаров и тары. Его составляют в двух экземплярах материально ответственные лица.

К первому экземпляру прикрепляют все приходные, расходные накладные и сдают в бухгалтерию, а второй оставляют у себя.

Периодичность и сроки составления отчета устанавливаются приказом. На практике же в общепите его делают отдельно за каждый день.

Товарный отчет состоит из приходной части, которая заполняется материально ответственным лицом на основании первичных документов, которые подтверждают поступление товара.

Перед составлением отчета все документы должны быть рассортированы как «приход» и «выбытие» товара. Расходная часть заполняется на основании товарных чеков, Z-отчетов и расходных накладных.

Порядок заполнения отчета:

1. Титульная страница.
2. Суммы остатка товара и тары на начало дня. Остатки должны сходиться с данными на конец дня из предыдущего отчета.
3. В хронологическом порядке заполняются данные о поступлении и выбытии товара за день в соответствии с первичными документами, на основании которых делались операции.
4. Сумма остатка на конец дня.

С товарными отчетами разобрались, дальше идет одна из самых затратных частей — оплата труда.

Учет оплаты труда

Бухгалтерский учет в ресторанах и кафе включает в себя учет численности работников, отработанного времени и выработки.

Для начала вам нужно определить количество работников, которые будут задействованы на каждом участке, исходя из площади и заполняемости заведения. Кроме того, не забывайте про соблюдение норм охраны труда.

Как правило, это график работы 2 через 2, 40 часов в неделю с отдельной оплатой за вечерние, ночные, праздничные и выходные в соответствии с Трудовым кодексом РФ .

Есть две формы оплаты труда, которые чаще всего применяются в общепите:

1. Повременная: расчет заработной платы производится исходя из оклада или тарифной ставки за фактически отработанное время.
2. Повременно-премиальная: зарплата состоит из оплаты труда за фактически отработанное время и премии (месячной или квартальной) за качественное выполнение работ и оказание услуг.

Отдельная тема — официальное оформление отпусков и больничных. Нужно составить график отпусков на каждого сотрудника, издать приказ на отпуск и выплачивать отпускные за три дня до начала отпуска.

Начислим зарплату и рассчитаем обязательные отчисления в госфонды!

Так мы постепенно приближаемся к самой трудоемкой, требующей особого внимания бухгалтера, задаче — учету результатов инвентаризации в кафе или ресторане.

Инвентаризация в ресторане, баре или кафе

Как правило, инвентаризация проводится каждое первое число месяца, перед ней обязательно нужно проводить все приходные и расходные документы.

Если у вас бар, то инвентаризацию управляющему или иному ответственному лицу лучше проводить вместе со старшим барменом. На кухне инвентаризация проводится с шеф-поваром и технологом.

После проведения инвентаризации данные в кафе или ресторане обрабатываются, и остатки вводятся в систему учета. Все полуфабрикаты по кухне и бару раскладываются на отдельные составляющие и добавляются к фактическому остатку.

Дальше проводим анализ результатов инвентаризации в ресторане, кафе или баре. Если есть расхождения или другие вопросы, делаем проверку прихода–расхода, технологической карты, процента обработки продукта. Если есть ошибка, ее нужно обязательно исправить, чтобы не вносить неверные данные в систему. Потом вы можете забыть про это и только усугубите проблему.

Если возник вопрос по проценту потери при первичной обработке продукта:

• проводим дополнительную проработку;
• создаем акт проработки и пересчитываем процент потери.

Если проблема в техкарте, тогда делаем дополнительную проработку блюда и пересчитываем весь расход по задействованным продуктам за период.

Также существует частичная инвентаризация в ресторане, которая проводится для проверки одной категории товаров, если при исправлении всех недочетов все равно остается недостача или излишек.

Учет сырья, товаров, тары на складе и в бухгалтерии

Бухгалтерский учет в ресторанах и кафе включает в себя также фиксацию поступлений товаров и сырья, их оценку. Все начинается, с оформления договоров по запросу от заведения к поставщику.

Поставщик должен отправить заказчику:

• два экземпляра договора;
• уставные документы предприятия;
• прайс;
• санитарные сертификаты на продукцию;

В договоре с поставщиком важно указать:

• сроки поставки после заявки;
• время доставки;
• порядок компенсации при нарушении этих сроков;
• сроки оплаты и отсрочки оплаты продукции;
• порядок компенсации при просрочке оплаты;
• условия возврата неликвидной продукции и возмещение в таких случаях.

Работа с закупщиком, деньги ему нужно выдавать только под отчет. В конце дня закупщик заполняет авансовый отчет на основании чеков и товарных накладных, после чего сдает остаток либо ему возвращают перерасход.

Как показывает практика многих успешных заведений, можно работать и с поставщиками, и с закупщиком. Периодически поставщики не успевают привезти продукцию вовремя и закупщик может спасти ситуацию. К тому же, нужные позиции иногда выгоднее купить на рынке или в супермаркете.

Наравне с поставками вашему бухгалтеру или вам, если не собираетесь никому доверять свою бухгалтерию, придется учитывать списания. Это могут быть:

• порча;
• питание персонала;
• угощение гостя;
• проработка блюд для ознакомления официантов, фотографий и так далее;
• проверка вкусовых качеств блюда;
• проверка веса блюда;
• проверка соблюдения санитарных норм (для СЭС) и т.д.

Как бухгалтеры рассчитывают рентабельность заведения?

Вариант 1: чистую прибыль заведения разделить на сумму всех расходов и умножить на 100% (рентабельность затрат).

Вариант 2: сумму балансовой прибыли разделить на стоимость активов и умножить на 100% (рентабельность активов).

Доверьте бухучет в ресторане, кафе или баре Фингуру! Вы получите в свое распоряжение троих бухгалтеров (по зарплатам, первичке и налогам) с опытом работы в сфере общепита и пониманием всех важных нюансов.

Источник: fingu.ru

Бухгалтерский учет в кафе

Бухгалтерский и налоговый учет в сфере общепита считается сложным: в нем сочетаются учет производства блюд, торговли готовыми товарами, организации развлечений. А еще нужно создавать технологические карты, работать с маркировкой и системой ЕГАИС. Расскажем о главных принципах учета в общепите.

Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии

Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты. Попробовать бесплатно

В чем специфика учета в общепите

К предприятиям общепита относят кафе и рестораны, бары, столовые, кулинарии, кафетерии, кофейни (ГОСТ 30389-2013 согласно приказу Росстандарта от 22.11.2013 № 1676-ст). Для бухгалтерского учета таких предприятий нет отдельных регламентов в законе. Компании сами должны разработать алгоритм учета по отраслевым инструкциям и методикам и закрепить его в учетной политике, главное — не нарушать действующие законы (письмо Минфина от 29.04.2002 № 16-00-13/03). Предпринимателям, работающим в общепите, тоже рекомендуется прописать порядок налогового учета в учетной политике, чтобы опираться на него — в том числе при налоговых проверках. Почти всем предприятиям отрасли приходится вести учет отдельных участков:

• товарно-материальные ценности: закупленные товары без изменений продаются посетителям (например бутилированная вода, бутерброды и маффины в кофейне), в работе используется посуда, мебель, салфетки и пр.;
• производство: при приготовлении блюд нужно рассчитывать их себестоимость, а цены на сырье постоянно меняются, нужно списывать сырье и испортившиеся блюда, иногда в производстве используют сырье, закупленное как товар (скажем, когда кончилась вода в больших бутылях и пришлось взять из кладовки маленькие бутылки);
• специфические виды расходов: брак и бой посуды, украшение зала для банкета, отчисления правообладателям музыки, которая транслируется в зале и пр.

Как видим, учет в общепите — очень комплексный. К тому же он очень нуждается в автоматизации: например, цены на сырье могут меняться каждый день, лучше доверить пересчет себестоимости программе, чем держать для этого несколько бухгалтеров. Поэтому стоит выбрать сервис, который автоматизирует работу с продуктами и ингридиентами, упростит учет алкоголя, будет передавать документы в бухгалтерию и составлять аналитику для руководителей.

Автоматическое заполнение КУДиР

Ведите учет, платите зарплату, принимайте банковскую выписку и вносите данные о доходах и расходах в Контур.Бухгалтерии. Сервис сам заполнит КУДиР, декларацию и другие отчеты.

Как выстроить учет товарно-материальных ценностей в кафе

Как правило в кафе выделяют три главных отдела: склад (кладовая), кухня и зал для посетителей. Иногда в особые подразделения выносят бар, блюда на вынос и развлечения для посетителей: музыка, концерты, украшение зала.

Учет на складе

Учет в кладовой специфичен из-за того, что у кафе есть товары для продажи в зале и сырье для производства блюд. А некоторые позиции могут пересекаться. Вода в небольших бутылках продается посетителям и может использоваться для приготовления напитков, тогда она становится сырьем.

Такие разграничения оформляют еще на этапе создания технологических карт и складской номенклатуры: вода как сырье приходуется отдельно и по литражу, а вода как товар приходуется поштучно. На практике случаются пересечения между этими типами номенклатуры, когда вода по литражу закончилась и пришлось открыть маленькую бутылку. Поэтому при инвентаризации остатков возможна пересортица по таким позициям на счетах 41 и 10.

Для приходования ТМЦ используют такие записи:

• Дт 41 (10) Кт 60 — получены товары (сырье) в кладовую;
• Дт 41 (10) Кт 71 — приобретены товары (сырье).

Важно! Большинство заведений общепита применяют УСН и не работают с НДС. Но и заведения на ОСНО с 2022 года освобождены от НДС при соблюдении определенных критериев. Это избавляет от учета по НДС, который в общепите осложнен еще и тем, что по одним продуктам применяется ставка 10%, по другим — 20%.

ТМЦ учитывают по фактической себестоимости (п. 9 ФСБУ 5/2019 «Запасы»). Это значит, что стоимость формируется из цены покупки и накладных расходов на доставку (и другие расходы), которые оформляются так:

• Дт 10 (41) Кт 60 — товар доставлен.

Со склада ТМЦ переходят в зал для продажи (та же бутилированная вода, алкоголь) или на кухню для обработки. Такое перемещение оформляют документом, который кафе может разработать самостоятельно. Чаще всего используют бланки на основе заборных листов: в нем отмечают каждую позицию ТМЦ, отправленную со склада под роспись материально-ответственных лиц. Но этот этап тоже можно перевести в электронный вид с помощью подходящих программ.

За сохранность сырья или товара отвечает тот отдел, в котором ТМЦ находится: на складе это может быть кладовщик, на кухне — кто-то из ее работников, в зале это официанты. Такое разделение не обязательно, но оно бывает нужно, если при инвентаризации выявили недостачу и нужно найти виновных.

Инвентаризация в кафе проводится часто — как минимум, ежемесячно. Скоропортящиеся запасы нужно списывать при порче, еще приходится регулировать пересортицу между 10 и 41 счетом, следить за формированием промежуточных полуфабрикатов для приготовления блюд и своевременно это учитывать.

Онлайн‑бухгалтерия для малого бизнеса

Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.

Учет на кухне

Расчет себестоимости блюд — пожалуй, главная особенность общепита. В приходных накладных от поставщиков есть сведения о стоимости закупки продуктов. Но не все продукты можно учесть по себестоимости закупки, чтобы включить в себестоимость блюда в определенной пропорции.

Скажем, в кафе используется авокадо. Если освободить плод авокадо от кожуры и косточки, то мякоть составит примерно половину от веса плода. Отварная говядина используется в составе салата. Если отварить говядину, ее вес уменьшится, зато на ее основе получится бульон, который применяется в других блюдах.

Для корректного расчета себестоимости сперва нужно приготовить все компоненты блюда как полуфабрикаты и рассчитать их себестоимость. То есть этапы работы с продуктами на кухне должны совпадать с этапами их принятия к учету.

Для расчета себестоимости полуфабрикатов и блюд используют технологические карты. Это внутренние документы, которые фиксируют ингредиенты и их количество в составе блюда, а еще показывают продукты на входе и выходе, ведь в процессе приготовления вес или объем исходных продуктов может изменяться. К слову, обычно для целей учета сразу фиксируют единицы измерения — килограмм и литр.

Например, тесто есть в составе пиццы и пирогов. Само тесто делается из муки, воды, соли, сахара, яиц, дрожжей. То есть сперва нужно составить технологическую карту по производству теста и рассчитать его себестоимость. После этого создаются технологические карты по производству пиццы и пирогов, в них одним из ингредиентов будет тесто с уже рассчитанной себестоимостью.

Иногда приходится создавать целую цепочку технологических карт для расчета себестоимости конечного блюда. Скажем, себестоимость мякоти авокадо будет отражена в отдельной технологической карте. На основе такой карты можно составить карту для расчета себестоимости роллов с авокадо или соуса из авокадо гуакамоле. Далее, соус входит в состав брускетты, для которой создается еще одна технологическая карта.

Важно! Некоторые «простые» продукты только на первый взгляд не требуют технологических карт. Например, свежемороженая икра: при оттаивании ее вес меняется, поэтому для первичного формирования техкарт лучше пригласить опытного технолога-пищевика. Кроме того, даже если готовить блюдо по типовому рецепту, выход может получиться разным на разных кухнях. Так что при составлении техкарт лучше провести замеры на собственной кухне и составить индивидуальные карты.

В производство сырье списывается такими проводками:

• Дт 20 Кт 10 — сырье отпущено в производство;
• Кт 20 в Дт 90 — списана себестоимость сырья.

Для расчета стоимости полуфабрикатов используют промежуточный счет 21 «Полуфабрикаты»:

• Дт 10 Кт 60 — закуплено 3 кг авокадо;
• Дт 21 Кт 10 — передан на кухню 1 кг авокадо;
• Дт 20 Кт 21 — в производство блюд передано 0,5 кг мякоти авокадо;
• Дт 90 Кт 20 — списана себестоимость авокадо в составе салатов и брускетт.

Расчет стоимости через техкарты и списание себестоимости нужно автоматизировать, чтобы тратить минимум времени и снизить риск ошибок. Расчеты актуальны на дату, когда они сделаны. Если на следующий день в кладовую приходят продукты от другого поставщика и по другой цене или кончилась мука для пиццы, ее срочно закупили в ближайшей «Пятерочке», — и расчеты приходится менять.

Сервис сам рассчитает авансы и налоги

Контур.Бухгалтерия рассчитает суммы на основе данных учета, подготовит платежки и отчеты, напомнит об уплате и отправке.

Как учитывать выручку в кафе

Блюда в кафе продаются по меню, а продажные цены в меню обычно утверждают на несколько месяцев и не пересматривают из-за роста или снижения закупочных цен. Скажем баклажаны летом стоят 70 рублей, а зимой — 300 рублей за килограмм. Стоимость аджапсандала, в который входят баклажаны, может иметь летний и зимний вариант или оставаться одинаковой круглый год. Если закупочные цены выросли значительно и на многие группы продуктов, цены в меню стоит пересмотреть.

Почти вся выручка кафе — это платежи физлиц, как правило, через кассу. Поэтому заведению понадобится онлайн-касса и платежные терминалы для официантов, чтобы принимать оплату по картам в зале. Возможны платежи на счет заведения, например при заказе банкета или доставки блюд.

Выручка кафе считается доходом от обычных видов деятельности. Для оформления поступлений используют такие проводки:

• Дт 50 Кт 90.1 — поступление наличных денег;
• Дт 57 Кт 90.1 — поступление безналичных денег по эквайрингу;
• Дт 51 Кт 57 — выручка по эквайрингу за вычетом банковской комиссии зачислена на расчетный счет;
• Дт 91 Кт 57 — учтена банковская комиссия;
• Дт 62 Кт 90.1 — поступление безналичной выручки от конкретных лиц;
• Дт 90.2 Кт 20 (41) — списание себестоимости проданных блюд.

Как учитывать расходы в кафе

Регламенты и стандарты бухучета дают общие правила признания расходов, но не отражают особенности общепита. Компании сами формулируют порядок учета затрат и фиксируют его в учетной политике.

Расходы делят на прямые и косвенные (ПБУ 10/99):

• прямые расходы — это издержки, связанные с производством блюд и напитков: продукты, зарплата работников, амортизация оборудования на кухне и пр. — прямые издержки учитывают на счете 20;
• косвенные расходы — это другие издержки, которые с производством не связаны: зарплата администраторов и клинеров, аренда помещения, затраты на мебель и оформление зала и пр. — косвенные издержки учитывают на счетах 25, 26.

Часто счет 20 используют только для учета стоимости сырья для приготовления блюд, а другие затраты относят в дебет 44 счета «Коммерческие расходы». Это помогает формировать себестоимость производства на 20 счете и учитывать изменения закупочных цен на продукты, которые влияют на оборот по счету. Тогда по итогам месяца счет 44 тоже закрывают в себестоимость продаж.

Кроме прямых расходов в виде амортизации или зарплаты поваров на 44 счете могут отражать такие издержки:

• на украшение зала для банкета;
• на организацию развлечений: отчисления правообладателям музыки, закупка карандашей и бумаги для детского праздника, выступление артистов;
• на амортизацию оборудования в зале, в баре и амортизацию дорогостоящих вывесок;
• на различные акции: печать летнего или праздничного меню, работу промоутеров и пр.

Особые издержки вроде просроченных продуктов и разбитой посуды учитывают такими проводками:

• Дт 94 Кт 10 (41) — по итогам инвентаризации;
• Дт 73 Кт 94 — если порчу или бой посуды относят на виновных лиц;
• Дт 91 Кт 94 — при списании расходов «в пределах естественной убыли и эксплуатационных потерь», которые уменьшают налоговую базу — такие нормы введены приказами Минсельхоза РФ);
• Дт 91 Кт 94 — при списании издержек сверх норм, которые не уменьшают налоговую базу, когда нельзя установить виновных лиц.

Учет, налоги, зарплата на УСН

Вносите доходы и расходы в Контур.Бухгалтерию, а система сама сформирует КУДиР и декларацию по всем правилам.

Как автоматизировать учет в кафе

Автоматизировать в кафе можно большинство процессов, и это облегчит работу и сократит риск ошибок. С помощью технологий работники будут меньше времени тратить на рутину: например, официантам не надо записывать заказы посетителей на бумажке, а сразу отмечать их в кассовой программе, которая отправит заказы на кухню и в бар. Точно так же можно автоматически считать остатки, принимать продукты, создавать отчеты и видеть, какие блюда приносят прибыль, а какие нет.

Для автоматизации в кафе обычно выделяют три блока, каждый из них мы рассмотрим более подробно:

• кладовая и кухня — создание техкарт и расчет себестоимости блюд, заказ продуктов и сырья, учет остатков и просрочки, работа с маркировкой, алкоголем и пр.;
• зал и касса — прием заказов, их распределение и отправка на кухню и в бар, пречеки и расчет, чаевые;
• бухгалтерия и аналитика — отправка отчетов и данных из касс в бухгалтерию, расчет зарплат, управленческие отчеты для руководителя, ведение клиентской базы.

Выстроить частичную автоматизацию можно с помощью Excel, но это не охватит все потребности бизнеса и потребует много времени. Другой вариант — заказать разработку собственного софта для кафе, но это долго и дорого. Оптимально — подобрать систему автоматизации общепита из существующих на рынке, например Контур.Маркет.

При выборе программы или сервиса обратите внимание на такие условия:

• можно ли интегрировать сервис с бухгалтерией и кассой;
• можно ли работать с алкоголем, маркировкой, продуктами животного происхождения;
• работает ли программа с оборудованием, которое у вас закуплено (касса, весы), и какое оборудование надо докупить (терминалы, сканеры, ящик для денег и пр.), а возможно все это можно купить у поставщика софта.

Кухня и кладовая

Система автоматизации позволяет создавать техкарты, рассчитывать калории и БЖУ, добавлять в карты ингредиенты и полуфабрикаты, а еще салфетки, упаковку для заказов на вынос. Благодаря этому происходит контроль за остатками сырья и можно вовремя планировать закупки, чтобы блюда не попадали в стоп-лист.

Автоматизировать можно такие процессы:

• получение продуктов с помощью ЭДО, через который проходят электронные накладные;
• контроль за минимальным остатком: система вовремя предупредит, какой продукт нужно заказать;
• контроль за сроками хранения — система тоже может предупреждать о скором истечении срока годности;
• инвентаризацию для сверки реальных остатков с данными учетной системы.

Госсистемы

При работе с баром система обменивается данными с ЕГАИС, затем автоматически составляет отчетность в ФСРАР. При работе с молоком, мясом, рыбой, творогом приходится подтверждать документы на них от ФГИС «Меркурий», а оборот по маркированной молочной продукции и воде отражают в системе «Честный ЗНАК» — с этим тоже помогает софт для автоматизации общепита.

Касса

Кассовый софт помогает быстрее передавать заказы на кухню: работники в цехе получают распечатку с заказом, а гостю выдается пречек со списком блюд в заказе и их стоимостью. Затем он оплачивает блюда через терминал удобным способом и получает фискальный чек. Во многих системах можно оставить чаевые безналичным платежом.

Управление сотрудниками

Системный модуль для управления персоналом показывает расписание с именами работников, их сменами, выходными, перерывами, создает для бухгалтерии отчеты об отработанном времени — это помогает быстрее рассчитывать зарплату.

Управление прибылью

Аналитика в системе показывает эффективность работы официантов, популярность и прибыльность блюд, производительность кафе в целом. На основе реальной статистики можно менять меню и цены, чтобы повышать прибыль.

Бухгалтерия

Если система интегрируется с бухгалтерским софтом, она отправляет в учет входящие накладные, сведения из касс, отчеты о безналичной рознице, отчеты об отработанном времени. Бухгалтеру не нужно ждать эти документы или запрашивать их у руководителя. Например, Контур.Маркет интегрируется с Контур.Бухгалтерией.

Итак, у бухучета в кафе есть своя специфика: компании разрабатывают порядок учета самостоятельно и закрепляют его в учетной политике. Автоматизация упрощает работу с поставками, прогнозы по расходу продуктов, ускоряет выполнение заказов гостей и помогает работать с госсистемами. Если софт для автоматизации работы кафе интегрировать с бухгалтерским софтом, программой лояльности и кассой, у бизнеса появляется единая система управления.

Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии

Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.

Источник: www.b-kontur.ru

Учет в кафе

С чего начинается бизнес? С идеи. Идея описывается в бизнес-плане (уставе — если это проект). А бизнес-план потом реализуется и описывается в учете. Именно на этой стадии, задумки и реализации и кроется наибольшее количество рисков, если учет правильно не организован — выручка-то будет, а вот прибыли может и не быть, во всяком случае ожидаемой.

Но чтобы получить нужный результат, нужно разобраться с причиной, а причина — это учет в кафе. Это как домашний бюджет, если не вести учет хоть в какой-то форме, то деньги будут уходить непонятно куда и в любых количествах, и хорошо, если они не будут заканчиваться, а если постоянно заканчиваются? Вот и с кафе, рестораном точно также, важно достичь результата — непременно нужен грамотный, без излишеств учет в кафе.

Учет для ресторана кафе — это автоматизация чего? Если спросить бухгалтера, то вам любой бухгалтер скажет прописную истину — бухгалтерский учет нужен для создания бухгалтерской отчетности.

Но сегодня смотреть на учет кафе как на автоматизацию отдельного участка (бухгалтерии, прежде всего) уже нельзя, может и хорошо было бы работать без онлайн-кассы, всяких там ОФД, госрегуляторов, контролеров, надсмотрщиков и т.д., но условия ведения бизнеса в сфере общепита требуют… требуют и требуют! Так что неволей приходится смотреть в сторону интеграции всех программ учета, которые хотелось бы применять в своем кафе, ресторане. То есть, по идее, не должно быть никакого дублирования работы, никакой бессмысленной работы по переносу данных с бумажек в электронный вид и т.д. Безусловно, это будет удобно, это будет прозрачно — борьба с хищениями, с нарушениями технологических карт будет максимально эффективной, списания можно будет минимизировать до минимального минимума и т.д. Очень много выгод и возможностей это даст, но чтобы это получить нужно постараться, прежде всего разобраться в самой теме — с помощью каких программ сегодня можно создать современный учет в кафе.

В общем, для ретро-подхода к организации бизнеса в сфере общепита уже не остается места, государство заставляет использовать онлайн-кассы, практически всё сделано, чтобы ЕНВД исчезло, а значит вести в кафе учет УСН придется почти всем (ОСНО далеко не каждый бизнес выдержит, но из-за поставщиков и других причин многим всё же приходится открывать общепит на ОСНО). А если есть онлайн-касса, то нужно кассовое ПО, ПО для автоматизации торговли — учета склада, скидок, клиентов, ингредиентов, производства, доставки, списания и т.д., и т.п.

Одно тянется за другим, на самом деле. Однако учет в кафе можно вполне попробовать ограничить минимальным набором ПО, но тут мы сталкиваемся с упорным маркетингом производителей ПО — они в большинстве случаев предлагают мощные решения, где есть всё или почти всё. Соответственно, программа для учета в кафе включать в себя будет по-максимуму, остается только разобраться насколько подходит программа для учета в кафе или ресторана к конкретному бизнесу. Попробуем разобраться, и узнать, что есть! Не в смысле [что есть на завтрак], а что существует из ПО для учета в кафе)

Автоматизация учета в кафе

Программы учета для кафе и ресторанов представлены на российском рынке в изобилии, каких только названий нет! И все что-то обещают, что-то умеют. Однако хочется предостеречь — большая часть, это программы учета для кафе и ресторанов в виде инсталляционного софта, то есть придется покупать лицензию, как правильно задешево, но не спешите радоваться.

За покупкой лицензии будет стоять правильная установка (нарушения оборачиваются статьями УК, как бы парадоксально не звучало), а за это придется заплатить скорее всего, далее начнется процесс внедрения, а это не быстро и не дешево, затем каждый чих вам придется оплачивать, вызывая программиста, в общем и целом, если вы не знаете что это за путь, много раз подумайте, и поизучайте его. Учет в кафе на таком пути будет иметь максимальное количество рисков. Возможно вы уже догадались, или просто сталкивались на своем опыте, это, в частности, программа 1С — с ней безусловно можно наладить учет в кафе, как бухгалтерский, так и общепитовский, благо что вселенная 1С заполнены десятками и даже сотнями конфигураций, платформ и т.п., и т.д. Но нужно понимать, что сделать-то можно всё, но какая будет цена вопроса? Потянет ли бизнес такую автоматизацию, окупится ли она, какие перспективы интеграции одной программы учета с другими программами, в общем правильные вопросы правильно нужно задавать вовремя.

А что же с остальной частью программ для учета в кафе? А они являются онлайн-сервисами, то есть программами учета, работающими онлайн, и вот тут-то заложено на порядок больше возможностей, практически идеально прозрачное ценообразование и минимальные риски. С чем может столкнуться учет в кафе в таких случаях? Онлайн-сервис может не подойти, но вы ничего не потеряете.

Причина очень проста, вы не инвестируете в онлайн-сервисы ни рубля, практически всегда можно попробовать бесплатно, причём попробовать поработать — прелесть онлайн-сервисов заключается в том, что они уже настроены под бизнес, разработчиков нанимать не нужно, обучать персонал за деньги не нужно (да и в принципе не требуется обучение никому), «допиливать» ничего не нужно. Важно чтобы функционал онлайн-сервиса подходил, уменьшить его можно, это решают разные тарифы, то есть можно можно брать и платить только за то, что нужно, а вот если какого-то функционала нет — то «допилить» его нельзя, онлайн-сервисы, как правило, не имеют открытого API.

Поэтому нужно смотреть, что в данный момент конкретный-онлайн сервис умеет (если это не очевидно — лучше в поддержку позвонить, или написать), а если того, что не хватает, не критично — можно посмотреть на планы развития онлайн-сервиса. Любой нормальный онлайн-сервис постоянно развивается!

Если по каким-то причинам онлайн-сервис перестал устраивать (бизнес вырос, рынок изменился, да мало ли причин), то с него можно уйти, вы ничего не теряете, вы не вкладывались в сервера, лицензии, внедрение. Единственно, на что стоит обратить внимание — это возможность вести учет в кафе независимо, жизнь не стоит на месте, и если вы захотите поменять сервис, то важно выгрузить из него все данные, также выгрузка (экспорт) данных важна при работе с несколькими программами /онлайн-сервисами одновременно.

Опыт работы на рынке, и популярность среди предпринимателей, бухгалтеров является не просто каким-то чьм-то частным мнением, это опыт десятков тысяч предприятий, кажется, что рассматривать решения с меньшим опытом и охватом не стоит. Если кому-то интересно, то на ранее популярных, но всё ещё «живых» каталогах ПО типа «Софтодром» можно найти заброшенные авторами программы. Собственно, риски понятны с такими решениями. Вот исходя из анализа перечисленных критериев и будет построен наш обзор самых современных и популярных онлайн-сервисов в России для кафе и ресторанов. По сути, исходить стоить из двух самый популярных в России решений — программы 1С и онлайн-сервиса Контур Бухгалтерия, именно для интеграции с ними рассмотрим самые популярные решения по автоматизации всестороннего учета в кафе

Учет продуктов в кафе

С бухгалтерией разобрались, но, по сути, самым важным учетом для бизнеса будет учет блюд, продуктов, ингредиентов и т.д. То есть сердцем автоматизации кафе будет товароучетная программа. Среди лидеров рынка в первую очередь стоит упомянуть двух игроков, в своем роде гигантов, это онлайн-сервис Контур Маркет (тот же разработчик, что и у Контур Бухгалтерии), и онлайн-сервис Мой Склад.

Начнём с последнего. Почему учет в кафе стоит попробовать организовать с онлайн-сервисом Мой Склад? К этому онлайн-сервису подключено более 1 млн предприятий в России, также он является чуть ли не самым первым онлайн-сервисом для бизнеса в России, все прочие решения, которые сегодня будут упомянуты, хоть и не менее крутые, но всё же появились позже.

Мой склад позиционируется как программа для розницы, производства, стритфуда, кафе и ресторана, в Моем складе есть CRM (скидки, карты, акции — фантазия может летать сколько хочет), в комплекте идёт кассовое ПО, без доплаты (а мы помним, что без онлайн-касс в России никуда) — кассовое оборудование можно легко подключать, включая сканеры штрихкода, смартфоны и т.д., то есть можно работать с весовым товаром (а куда в кафе без этого), имеются технологические карты блюд, есть приложения на смартфон, интеграция с популярными CMS — можно вмиг настроить работу с интернет-магазином, есть та самая выгрузка данных для подготовки налоговой отчетности ( 100 очков Гриффиндору ) и т.д. Есть всевозможная аналитика, директор/собственник сможет видеть и анализировать все процессы, все участки, причем даже если «точек» несколько. Описывать можно долго, но как уже отмечалось проще попробовать — регистрация в сервисе Мой Склад быстрая, бесплатная , и ни к чему не обязывает, пробовать можно без ограничений. Можно быстро посмотреть видео, пусть и за 2018 год, но принципиально на рынке ПО ничего не поменялось, многое станет понятным в плане возможностей этого онлайн-сервиса:

Ну не то, чтобы Ахиллесова пята, но у любой товароучетной программы такого высокого уровня есть место, куда они не стремятся попасть, это отчетность. То есть одним программным решением для кафе не обойтись, 1С этого не сделает (даже конфигурация для бухгалтерии), и тем более Мой Склад. Что тут делать? Если есть возможность подготовить файлы отчетности, налоговой, бухгалтерской, то их можно задешево (от 1500 руб за год!) послать онлайн — для этого есть сервис контур отчет . Его старший брат, гораздо более функциональный, мощный и распространенный — это сервис Контур Экстерн. Но далеко не каждый предприниматель знает как сформировать отчетность, бухгалтерскую, налоговую, поэтому такие сервисы скорее всего подойдут не всем.

А вот сервисом для всех и для всего будет онлайн-сервис для формирования и отправки отчетности — Контур Бухгалтерия (в сервисе регистрация бесплатная, полмесяца можно работать без ограничений ), давно уже ставший эталоном для онлайн-бухгалтерии в России, хотя, по честному, сервис настолько далеко ушёл в развитии, что никто и не пытается особо его догнать. 1С, к сожалению, в эту гонку так и не вступила, онлайн-решения от этого гиганта не являются онлайн-сервисами в полном смысле этого слова.

В Контур Бухгалтерии ведется весь учет, прямо в сервисе формируется вся отчетности, и прямо из сервиса отправляется, доплачивать, докупать ничего не нужно, всё в одном. Надо сказать, что учет в кафе — это по сути бухгалтерская работа, но выполнить её при определенных условиях может и сам предприниматель, а в каких-то случаях, конечно, бухгалтер — особенностью Контур Бухгалтерии является возможность предпринимателю всё делать самому (даже при базовых познаниях в бухгалтерии), а также можно работать совместно директору и бухгалтеру, а также директору, бухгалтеру и менеджерам!

Контур Бухгалтерия, к тому же, интегрирована с сервисом для учета в кафе, который позиционируется как сервис учёта ингредиентов от закупки до чека, что очень круто и удобно. Ведь это та самая интеграция, о которой написано выше, и о которой довольно много сегодня говорят. Это сервис Контур Маркет.

Очередной онлайн-сервис от одного и того же производителя — компании СКБ Контур, но это не удивительно, компания лидирует на рынке онлайн-сервисов для бизнеса, к тому же есть нормальный видеоролики, можно всё посмотреть, есть безупречная круглосуточная техническая поддержка, полноценные возможности всё попробовать до приобретения (тест-драйв есть у Контур Экстерн, чуть ли не 3 месяца, у Контур Маркет — триальный период на полмесяца — общепит подключается к тарифу «Премиум Общепит» с модификаторами (допсервисами) «ЕГАИС», «Маркировка» и «Меркурий»), Контур Бухгалтерия — тоже полмесяца (ну и плюс квартал в подарок при использовании кода партнера 1240 — код проверяли, всё работает!). Контур Маркет интегрируется и с 1С, конечно, проблем никаких нет.

Просто когда всё от одного производителя, то часто бывает, что так и надежнее, и интереснее. Например, при подключении к Контур Маркет (а это всего лишь [от] 5300 руб в год), в подарок получаете бесплатно сервис Контур Клик — сервис поможет вам чуть ли не за минуты создать сайт и запустить продажи! Ничего докупать не нужно, ни хостинг, ни домен, всё интегрировано с Бухгалтерией и Маркетом, можно смело продавать (через Яндекс кассу принимать платежи, в том числе). Ну и другие бонусы всплывают в таком случае.

Итак, как выглядит самый важный для учета в кафе онлайн-сервис — тот инструмент, который автоматизирует работу по учета ингредиентов на всём пути их жизни:

Как видите, интегрирован учет блюд, технологических карт блюд, поставлена под контроль дисциплина, всё связано с онлайн-кассами, с бухгалтерией, поэтому если такой сервис подходит кафе, то можно надеяться на качественный рывок! Кстати, а что именно Контур Бухгалтерия получает из сервиса Контур Маркет, какие данные? И как именно интернированы Контур Маркет с 1С?

В первом случае, Контур Маркет отправляет данные о продажах кафе в сервис Контур Бухгалтерия. В конце рабочего дня онлайн-сервис Контур Маркет формирует z-отчет о закрытии смены. Z-отчет поступает в Бухгалтерию в виде приходного кассового ордера (ПКО). Накладные появляются в Контур Бухгалтерии в течение часа после их создания в Контур Маркете.

Сохраните, проведите или удалите документ. Проводку можно делать с автоматическим созданием счета-фактуры. Итого, с таким сервисом помимо автоматизации учета в кафе, будет проще обрабатывать первичные документы кафе, рассчитывать налог, вести книгу учёта доходов и соблюдать кассовую дисциплину, которую общепит конечно же должен соблюдать.

Что требуется для настройки интеграции? Во-первых, подбора соответствующих тарифов — со стороны Контур Маркета передавать приходный кассовый ордер можно на любом тарифе, а передавать накладные можно только на тарифах «Оптимальный» и «Премиум». Со стороны Контур Бухгалтерии получать приходный кассовый ордер и накладные из Контур Маркета можно только на тарифах «Комфорт», «Оптимальный» и «Максимальный». Во-вторых, техническая сторона. Интеграция настраивается одной-единственной кнопкой — для этого нужно зайти в «Реквизиты и настройки» (в личном кабинете сервиса Контур Бухгалтерия), найдите пункт «Интеграции с продуктами Контура» и нажмите «Включить».

Во втором случае, с 1С и Контур Маркетом интеграция позволяет получать из Контур Маркета в «одиэске» отчёт о розничной реализации, а также приходные накладные. Интеграция онлайн-сервиса и учетной программы помогает ускорить ведение бухучёта в 1С алкогольным и неалкогольным организациям. Отчеты о розничной продажи доступны пользователям платформы 1С: Предприятие 8.х следующих конфигураций: Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление производственным предприятием 1.3, Комплексная автоматизация 1.2. И ещё одна важная возможность есть — это загрузка документов о приёме товаров, для получения такой возможности потребуется платформа 1С: Предприятие 8.х и конфигурация Бухгалтерия предприятия 3.0. Интеграция недоступна при работе с облачной 1С. Ну и последнее примечание, и касается оно ограничения — для работы необходима совместимая с сервисом Контур Маркет онлайн-касса, а также оплаченный тариф Контур Маркета «Оптимальный» или «Премиум»

Источник: www.kontur-online.ru