Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция
В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.
Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.
Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.
Знакомство с Microsoft Access.
Microsoft Access – это интерактивная реляционная СУБД (relational database management system – RDBMS) для WINDOWS.
Это программа, которую можно использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений, которые установлены. Работа с ней упрощена посредством манипулятора мыши.
Как сделать таблицы в базе данных Microsoft Access 2016
Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access.
В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД.
СУБД – система управления базами данных.
Функции СУБД
1. Определения данных
СУБД должна допускать определения данных (внешние схемы, концептуальную схему, внутреннюю схему, а также все связанные отображения) в исходной форме и преобразовывать эти определения в форму соответствующих объектов.
2. Обработка данных
СУБД должна уметь обрабатывать запросы пользователя на выборку, изменение или удаление соответствующих данных в базе данных или на добавление новых данных в базу данных.
3. Безопасность и целостность данных
СУБД должна контролировать пользовательские запросы и пресекать попытки нарушения правил безопасности и целостности, определенных АБД.
4. Восстановление данных и дублирование
Восстановление и дублирование данных осуществляется СУБД или администратором.
5. Введение словаря данных
Словарь данных – это исчерпывающий набор таблиц или файлов, представляющий собой каталог всех описаний данных.
6. Производительность
СУБД должна выполнять все указанные функции с максимально возможной эффективностью.
Характеристика СУБД Microsoft Access
СУБД MS Access похожа по своему назначению и возможностям на программу электронных таблиц MS Excel. Однако между ними существуют принципиальные и существенные различия:
- таблица в MS Access отличается от таблицы MS Excel тем, что в ней для каждого поля записи определен тип данных, т.е. нельзя в разные строки столбца таблицы заносить разнотипные данные;
- MS Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого устанавливают правила проверки на уровне таблиц;
- с таблицами MS Excel удобно работать, если они содержат ограниченное количество строк. Таблицы БД могут включать в себя огромное количество записей. СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества необходимой информации;
- MS Access позволяет хранить все данные в одном файле и осуществлять доступ к этим данным постранично;
- создание связей между таблицами в MS Access позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей;
- взаимосвязи между таблицами MS Access позволяют избежать дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц;
- MS Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности ограничены. MS Access может поддерживать одновременную работу 50 – ти пользователей;
- система защиты от несанкционированного доступа MS Access позволяет каждому пользователю или группе пользователей работать с теми объектами, на которые выданы права администратором системы. Возможен запрет на использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах.
Объекты СУБД MS Access
Access для начинающих. Урок 1: Интерфейс
Таблицы
Таблицы базы данных могут иметь различное назначение:
Таблицы постоянной информации должны содержать данные, не меняющиеся в течение длительного времени (списки сотрудников, название технических операций).
Таблицы переменной информации – это таблицы, информация об объектах в которых постоянно дополняется или изменяется пользователем.
Запросы
Запросы базы данных представляют собой некоторый набор команд, предназначенных для поиска и обработки информации в таблицах по заданным пользователем условиям. Современные СУБД позволяют формировать запросы:
– на выборку (поиск (выбора) информации в конкретной таблице).
– обновление (предназначены для автоматического обновления данных в отдельных ячейках).
– добавление (предназначены для автоматического добавления записей в таблицы).
– удаление (предназначены для автоматического удаления записей из таблиц БД).
– создание таблиц (создание новых таблиц на основе уже имеющихся).
Формы
Формы при разработке ИС предназначены для организации «дружественного» интерфейса между пользователем и компьютером. По назначению формы можно разделить на следующие группы:
- формы для ввода данных в таблицы;
- формы для ввода условий выполнения запросов;
- формы для автоматического управления работой системы.
Отчеты
Отчеты – это виды документов для вывода результатов обработки информации. Как правило, отчеты могут соответствовать формам отчетности, принятым на предприятии. Это могут быть формы бухгалтерской отчетности или формы технологической документации.
Отчеты разрабатываются на основе информации, содержащейся в таблицах БД или формирующейся в результате выполнения запросов.
Страницы
Страница доступа к данным – предназначена для связи переданной Web – страницы с базой данных, которая находится на сервере. Web – страница, имеющая подключение к БД, позволяет просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать сохраненные данные.
Модули
Модули – объекты, содержащие программы, созданные с помощью языка VBA, применяемые для настройки, оформления и расширения БД. Модули могут быть независимыми объектами или относиться к формам, отчетам.
Макрос
Макрос – программа, состоящая из последовательности макрокоманд. Макрокоманда – это инструкция, ориентированная на выполнение определенного действия над объектами Access и их элементами.
Источник: evrokrovlya.com
Основы работы с субд Microsoft Access 2007
Основы работы с СУБД Microsoft Access 2007: методические указания по выполнению лабораторной работы для бакалаврантов 1-го курса всех направлений очной формы обучения / сост. Л. В. Самойлова. – Хабаровск : РИЦ ХГАЭП , 2011. – 32 с.
Рецензент Д. В. Тимошенко, канд. техн. наук, доцент кафедры ДВС ТОГУ
Утверждено издательско-библиотечным советом академии в качестве методических указаний для бакалаврантов 1-го курса всех специальностей очной формы обучения
Людмила Викторовна Самойлова Основы работы с субд Microsoft Access 2007
Методические указания по выполнению лабораторной работы для бакалаврантов 1-го курса всех направлений очной формы обучения
Редактор Г.С. Одинцова
Подписано к печати Формат 60х84/16.
Бумага писчая. Цифровая печать. Усл.п.л. 1,9. Уч.-изд.л.
1,3.
Тираж 100 экз. Заказ №___________________
680042, Г. Хабаровск, ул. Тихоокеанская, 134, хгаэп, риц
Основные понятия
В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных.
Под базой данных принято понимать совокупность логически организованных и взаимосвязанных данных, совместно используемых различными задачами в рамках некоторой единой автоматизированной информационной системы.
Программное обеспечение, осуществляющее операции над базами данных, получило название СУБД – система управления базами данных. СУБД позволяет структурировать, систематизировать и организовывать данные для их компьютерного хранения и обработки.
СУБД – совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования базы данных многими пользователями.
Программа Microsoft Access 2007 представляет собой систему управления базами данных. Она входит в состав Microsoft Office Professional 2007, что обеспечивает её связь с другими офисными приложениями (тестовый редактор Word, программа для работы с таблицами Excel). Используя СУБД Microsoft Access, можно легко хранить и обрабатывать большие объёмы информации, контролировать правильность данных на стадии их ввода, извлекать из базы данных нужные сведения, подготавливать отчёты, создавать формы для более удобной работы с данными. Одновременно с базой данных могут работать несколько пользователей. Microsoft Acсess обладает огромными возможностями, и в то же время для начала работы и создания собственной базы данных достаточно освоить лишь несколько простых операций.
Программа Microsoft Access представляет собой реляционную СУБД (от англ. relation – отношение). Это означает, что база данных в Access состоит из взаимосвязанных таблиц.
Таблица базы данных – это обычная таблица, состоящая из строк и столбцов.
Столбцы таблицы называются полями (атрибутами). В них хранятся атрибуты объекта. Каждое поле таблицы имеет уникальное имя и содержит строго определённый тип данных.
Строки таблицы называются записями (кортежами). Запись содержит несколько ячеек таблицы, хранящих определённые сведения об объектах. Каждая запись содержит информацию об одном объекте. Строки следуют в произвольном порядке и не имеют номеров. Поиск строк производится не по номерам, а по идентификаторам (ключам).
Ключ – это поле, по которому производится связывание таблиц.
Ключ может быть простым и составным. Ключ, определённый по одному полю таблицы, называется простым. Если ключ состоит из двух и более атрибутов, его называют составным.
Ключ может быть первичным и внешним. Первичный ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Это значит, первичный ключ должен определять единственную запись (строку) в таблице, то есть быть уникальным.
Внешний ключ – это атрибут одного отношения, являющийся первичным ключом другого отношения. Внешние ключи используются для организации связей между таблицами базы данных (главной и подчинённой) и для поддержания ограничений ссылочной целостности данных.
Для заполнения таблиц информацией можно вводить данные вручную в режиме редактирования таблицы, создать форму для ввода данных или импортировать данные из внешних источников. Для поиска, отбора, сортировки данных можно создать запросы, а для наглядного представления данных и вывода на печать – отчёты.
Источник: studfile.net
Access 2013: Краткое руководство по началу работы + ВИДЕО
В Access 2013 на вкладке Файл выберите пункт Учетная запись. Здесь вы сможете изменить сведения о пользователе, выбрать другой фон или тему, просмотреть список доступных служб и добавить новые, отобразить сведения о своих продуктах Office и управлять подписками на них.
Вкладка «Учетная запись»
Куда исчезла команда «Создать резервную копию»
Создавать резервные копии важных данных всегда полезно. Чтобы сделать это в Access 2013, на вкладке Файл выберите команду Сохранить как. Затем в разделе Сохранить базу данных как → Дополнительно выберите команду Резервная копия базы данных.
Куда исчезла команда «Создать резервную копию»
Действия, которые вам могут потребоваться
Из приведенной ниже таблицы вы узнаете, где найти некоторые наиболее часто используемые инструменты и команды в Access 2013.
| Открытие, закрытие, создание, сохранение, печать и публикация базы данных, а также действия по управлению ею. | Файл | Представление Backstage (выбирайте ссылки в области слева) |
| Просмотр объектов, вырезание, копирование и вставка данных, форматирование текста, добавление строки итогов и поиск данных | Главная | Группы Режимы, Буфер обмена, Сортировка и фильтр, Записи и Форматирование текста |
| Добавление частей приложения, таблиц, запросов, форм, отчетов и макросов | Создание | Группы Шаблоны, Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты и Макросы и код |
| Импорт файлов, отправка данных и установление связей с внешними источниками | Внешние данные | Группы Импорт и связи и Экспорт |
| Сжатие и восстановление базы данных, работа с кодом Visual Basic, макросами и отношениями, анализ данных и их перемещение в SharePoint | Работа с базами данных | Группы Сервис, Макрос, Отношения, Анализ и Перемещение данных |
| Просмотр и использование объектов базы данных | Область навигации | Группа Все объекты Access |
| Устранение проблем с файлами и добавление пароля к базе данных | Файл | Группы Сведения, Сжать и восстановить и Зашифровать с использованием пароля |
| Создание веб-приложения Access | Файл | Команды Создать, Пользовательское веб-приложение или веб-шаблоны |
Что случилось с функцией «Сводная диаграмма»
В Access 2013 нельзя создавать сводные диаграммы и сводные таблицы, но вы можете импортировать их из Excel и других приложений, а затем добавлять с помощью элемента управления Диаграмма.
Что случилось с функцией «Сводная диаграмма»
«Длинный текст» — новый тип данных, заменивший Memo
Если вам нужен тип данных Memo для больших текстовых полей, попробуйте использовать тип Длинный текст.
«Длинный текст» — новый тип данных, заменивший Memo
Веб-приложения Access
Веб-приложения Access похожи на веб-базы данных, с помощью которых вы можете просматривать данные и предоставлять к ним доступ в облаке. Благодаря веб-приложениям вы получаете возможность безопасного и централизованного хранения данных и управления ими. В Access 2013 вы можете легко создать веб-приложение или изменить его структуру. Воспользуйтесь одним из шаблонов или создайте собственное веб-приложение.
Шаблоны со словами «рабочего стола» в имени предназначены для создания клиентской базы данных. Чтобы создать веб-приложение Access, выберите один из шаблонов со значком глобуса.
Совместная работа с пользователями предыдущих версий Access
Предоставляя общий доступ к файлам или обмениваясь ими с людьми, которые работают в одной из предыдущих версий Access, учитывайте указанные ниже моменты.
| Вы открываете файл базы данных, созданной в Access 2007 | Вы можете открывать в Access 2013 файлы, созданные в Access 2007, и работать с ними, но не увидите и не сможете использовать такие функции, как сводные таблицы и условное форматирование | Импортируйте только таблицы и заново примените форматирование в Access 2013 |
| Вы сохраняете базу данных в формате файла Access 2007 | Вы сможете открыть базу данных и работать с ней. | Ничего |
| Вы сохраняете базу данных в формате файла Access 2010 | В Access 2007 и Access 2010 используется один и тот же формат файлов. Если вы опубликовали веб-базу данных в формате Access 2010 и открыли ее в версии Access 2013, вы сможете просмотреть ее, но не изменить | Если вы опубликовали базу данных Access 2010 в виде веб-базы данных и решили позже превратить ее в веб-приложение Access, импортируйте данные в пользовательское веб-приложение |
Источник: ladyoffice.ru