Access – это система управления базами данных (СУБД), которая является частью интегрированного пакета Microsoft Office. Access – это реляционная база СУБД, позволяющая обрабатывать большие массивы данных, представленные в определенном формате, представляя их в удобном для пользователя виде: в виде таблиц, запросов, отчетов, форм и т.д. С ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Мощность и гибкость системы Access делает ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных.
Основы работы в Access 2000
Все составляющие базы данных: таблицы, отчеты, запросы, формы, объекты в Access хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица, которая состоит из столбцов, называемых полями и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. СУБД Access во многом похожа на Excel.
Access для начинающих. Урок 1: Интерфейс
Данные в обеих программах отображаются в виде таблицы, размер которой а Access изменяется также как и в Excel. Отличие же идет в том, что в Excel обрабатывается каждая отдельная ячейка, а в Access обработка идет по записям, причем записи обрабатываются однотипным образом.
Запуск Access: 1. Пуск 2. Программы 3. Microsoft Access (1 раз щелкнуть левой клавишей мыши)
Задание: Запустите СУБД Access.
Откроется полноэкранное окно Microsoft Access, на переднем плане которого появится дополнительное окно (рис. 22.1) с таким же названием. Нам предлагается создать новую базу данных (самостоятельно или с помощью мастера) или открыть уже существующую.
Задание: Выберите Новую базу данных. Для этого поставьте флажок на строку “Новая база данных” и нажмите Ок.
Компьютер откроет знакомое нам диалоговое окно “Файл новой базы данных”, в котором нужно выбрать папку для сохранения нового файла базы данных и его название. Обратите внимание, что Access дает свое расширение для полученного файла:.mdb
Задание: Создайте новый файл с базой данных в D:STUDENTSECONOME-2?-? и назовите его студенты. mdb
 |
На экране появится окно “Студенты: база данных” (рис. 22.2) В Access существуют несколько способов создания пустой таблицы:
1. определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора
2. использование мастера таблиц (мастер позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких, как деловые контакты, список личного имущества или рецепты)
3. ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы.
Независимо от метода создания таблицы всегда имеется возможность перейти в режим конструктора для изменения дальнейшего макета таблицы, например для добавления новых полей таблицы. Но все же целесообразнее сразу и начинать с метода создания таблицы путем конструктора.
Как сделать таблицы в базе данных Microsoft Access 2016
Задание: Создайте таблицу в режиме конструктора.
На экране появится окно “Таблица1: таблица”, в котором необходимо вводить структуру таблицы (макет), т.е. определять поля, их названия, тип, размер и т.п. (рис.22.3). Наша база будет состоять из полей: Номер зачетной книжки, Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Дата рождения, Группа. По ячейкам можно перемещаться с помощью клавиш управления курсором.
После того, как Вы написали имя поля: номер зачетной книжки, то с помощью клавиши управления курсором ® перейдите в столбец: тип данных. У вас автоматически появится надпись: “Текстовый” и рядом открывающийся список, нажав на который, из появившегося списка (рис. 22.4) можно выбрать правильный тип (в этом поле нам надо оставить тип текстовый). При работе с базой данных Access допустимы следующие типы данных: текстовый (одна строка текста до 255 символов), поле МЕМО (текст, состоящий из нескольких строк 
до 65535 символов), числовой (число любого типа), дата/время (поле, содержащее дату или время), денежный (поле, выраженное в денежных единицах), счетчик (поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи), логический (содержит одно из значений TRUE (истина) или FALSE (ложь) и применяется в логических операциях), поле объекта OLE (содержит рисунки, звуковые файлы и др.). В этом же окне на вкладке “Общие” можно задать конкретные характеристики вводимых в это поле данных.
Размер поля – это поле, содержащее количество символов для текста или вид числа (целое, длинное целое, действительное и т.д.).
Формат поля указывает в каком формате будут выводиться данные при просмотре таблицы (например, для числа это обычный, экспоненциальный, процентный и т.д.)
Маска ввода позволяет вводить данные в заранее заданной форме. Например, номер группы Э-2_ -_ (вместо _ пробелы)
Подпись – это всплывающая подсказка, когда пользователь наведет курсор мыши на это поле.
Значение по умолчанию служит для автоматического ввода некоторого, часто повторяющегося, заданного выражения.
Условие на значение предназначено для наложения условие на значение, вводимое в это поле, например, что пол – это одна буква М или Ж, номер зачетной книжки – это 6 цифр и т.п.
Сообщение об ошибке – это то предупреждение, которое компьютер выдаст в случае неправильного ввода данных в поле.
Обязательное поле. Если поставить Да, то Access не внесет в базу строку, если хотя бы одно поле в этой строке не будет заполнено значением или заполнено значением по умолчанию.
Индексированное поле – это то поле, с которого чаще всего начинается просмотр базы для выявления каких-либо записей.
В текстовом поле присутствует еще одна строка – Сжатие Юникод. Кодировка юникод необходима для больших возможностей набора текста (65536 символов).
Задание: Впишите имена полей, тип вносимых в них данных, как представлено на рис. 22.3, а также внесите все характеристики полей как представлено ниже.
| Номер зачетки | Размер поля – 6, обязательное поле – да, пустые строки – нет, индексированное поле – да (совпадения не допускаются), сжатие Юникод – да |
| Фамилия | Размер поля – 20, обязательное поле – да, пустые строки – нет, индексированное поле – да(допускаются совпадения), сжатие Юникод – да |
| Имя | Размер поля – 10, обязательное поле – да, пустые строки – нет, индексированное поле – нет, сжатие Юникод – да |
| Отчество | Размер поля – 15, обязательное поле – да, пустые строки – нет, индексированное поле – нет, сжатие Юникод – да |
| Пол | Размер поля – 1, значение по умолчанию “м”, условие на значение “м” Or “ж”, сообщение об ошибке ОШИБКА. обязательное поле – нет, пустые строки – нет, индексированное поле – да (допускаются совпадения), сжатие Юникод – да |
| Год рождения | Формат поля – краткий формат даты, маска ввода: 00.00.00;;_ обязательное поле – нет, индексированное поле – нет. |
| Группа | Размер поля – 6, маска ввода: «Э-2″0»-«0, значение по умолчанию «Э-21-1», обязательное поле – нет, пустые строки – нет, индексированное поле – да (допускаются совпадения), сжатие Юникод – да |
После того, как макет таблицы закончен мы должны его сохранить. Для этого нажмем кнопку “Сохранить” на панели инструментов Access и закроем окно с конструктором. В окне “Студенты: база данных” появилась надпись: таблица1 (рис.22.5). Выделите эту надпись и нажмите кнопку
Появилось окно с пустой таблицей (рис. 22.6).
Задание: Раздвиньте столбцы таблицы, чтобы были видны все названия. Занесите данные в таблицу, согласно данным, представленным ниже.
| Номер зачетной книжки | Фамилия | Имя | Отчество | Пол | Год рождения | Группа |
| Иванов | Илья | Петрович | м | 12.04.85 | Э-21-1 | |
| Климова | Наталья | Алексеевна | ж | 20.03.85 | Э-21-1 | |
| Захарова | Анна | Владимировна | ж | 02.05.85 | Э-21-1 | |
| Рыбина | Ольга | Александровна | ж | 25.12.85 | Э-21-2 | |
| Рыбин | Андрей | Валерьевич | м | 30.06.85 | Э-21-2 | |
| Андреева | Светлана | Ивановна | ж | 04.01.85 | Э-22-1 | |
| Суслов | Иван | Александрович | м | 25.12.85 | Э-22-1 | |
| Иванов | Максим | Станиславович | м | 16.12.85 | Э-22-1 | |
| Сабельников | Сергей | Сергеевич | м | 12.08.85 | Э-22-2 | |
| Бокова | Елена | Сергеевна | ж | 28.08.85 | Э-22-2 |
Для удаления содержимого ячейки нажимается клавиша Del. Для редактирования содержимого ячейки используется клавиша F2.
Задание: Сохраните Вашу таблиц стандартным способом и закройте ее на крестик в правом верхнем углу. (Как и в других программах Microsoft Office окно таблицы может быть слито с окном программы, поэтому верхний набор кнопок управления окном отвечает за программу Access, а нижний набор кнопок – за таблицу).
Задание: Переименуйте полученную таблицу в Студенты самостоятельно. Откройте окно таблицы Студенты и разверните его на весь экран (рис. 22.7).
Над строкой состояния можно увидеть информацию (Рис.22.8) о количестве записей в базе и номере текущей записи, а также там содержатся кнопки перехода между записями.
Если рассмотреть хорошенько окно Access, то можно увидеть, что панель инструментов Access содержит кнопки, которые присутствуют во всех программах Microsoft Office: сохранить, печать, предварительный просмотр, проверка орфографии, вырезать, копировать, вставить, копирование формата, откат, гиперссылка, справка. Но есть и специфические только для этой программы кнопки.
 |
 |
– переход в режим конструктора
– сортировка по выделенному полю (на котором стоит курсор)
– фильтрация базы по заданному критерию
– поиск нужных данных в базе
– добавление новой записи и удаление уже существующих
– переход в окно базы данных и создание нового объекта-таблицы
Задание: 1. Измените размер поля “Отчество” на 13 символов (это делается в режиме конструктор)
2. Отсортируйте таблицу по фамилии в алфавитном порядке.
3. Отсортируйте базу по датам рождения.
4. Найдите в базе запись с фамилией Захарова, Иванов.
5. Создайте новую запись: 754571, Клокова, Наталья, Вячеславовна, ж, 17.09.85, Э-22-1
6. Удалите запись с фамилией Клокова
Фильтрация данных.
Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. – фильтр по выделенному – это способ отбора записей по выделенному образцу.
Задание: 1. Необходимо посмотреть в таблице всех студентов женского пола. Выделяем букву ж в любой записи и нажимаем кнопку фильтр по выделенному. Получаем список всех студенток. Чтобы отменить действие фильтра и вывести на экран опять все записи нажимается кнопка – удалить фильтр (эта кнопка постоянно меняет свое название: если применен фильтр, то она нажата и называется удалить фильтр, если к таблице фильтр не применен, то она называется применить фильтр и отжата).
2. Найдите всех с фамилией Иванов
3. Найдите всех, чья фамилия начинается на букву Р.
4. Найдите всех, кто учится в группе Э-22-1.
5. Самостоятельно поработайте с кнопкой Изменить фильтр.
6. Пройдите по меню Access и найдите все действия, которые дублируются в виде кнопок на панели инструментов.
Задание: Создайте базу данных “Информатика”, где содержаться поля: номер зачетной книжки, оценка. Характеристики полей:
| номер зачетной книжки | Тип данных – текстовый, размер поля – 6, обязательное поле – да, пустые строки – нет, индексированное поле – да (совпадения не допускаются), сжатие Юникод – да |
| оценка | Тип данных – числовой, размер поля – целое, формат поля – основной, число десятичных знаков – 0, условие на значение >1 Or |
Ключевые поля не создавать! Номера зачеток скопировать из базы Студенты. Оценки внести самостоятельно.
Задание: Создайте базы данных “Математика” и “Экономика”, где содержаться поля: номер зачетной книжки, оценка с такими же характеристиками, что и база информатика. Ключевые поля не создавать! Номера зачеток скопировать из базы Студенты. Оценки внести самостоятельно.
Задание: Закройте все базы и завершите работу с программой Access, нажав на крестик в правом верхнем углу окна.
Источник: poisk-ru.ru
Как работать в access?
Перед началом работы вам потребуется создать или открыть уже существующую базу данных.
Откройте программу и перейдите в главное меню, нажав на команду «Файл», а там выберите пункт «Создать». Создавая новую базу, вам на выбор будет представлена пустая страница, которая будет иметь в себе одну таблицу либо же веб-база данных, позволяющая вам пользоваться встроенными инструментами программы для, например, ваших публикаций в интернете.
Кроме того, для максимального упрощения создания новой базы, пользователю на выбор предоставлены шаблоны, позволяющие создать базу, ориентированную на конкретную задачу. Это, между прочим, может помочь вам быстро создать необходимую форму таблицу, не настраивая всё вручную.
Источник: yandex.ru
Работа в Microsoft Access
2. позволяет хранить большие массивы данных , обрабатывать их, автоматизировать часто выполняемые операции , разрабатывать удобные
Система управления базами
данных Microsoft Access
позволяет хранить большие массивы
данных , обрабатывать их,
автоматизировать часто
выполняемые операции ,
разрабатывать удобные формы ввода
и просмотра данных, составлять
сложные отчеты
3. База данных Access содержит Объекты четырех типов:
Структура базы данных
База данных Access содержит
Объекты четырех типов:
Таблицы
Запросы
Формы
Отчеты
4.
Что бы начать работать в Microsoft
Access выполните следующие действия:
1. Нажмите на кнопку Office
выберите пункт создать
2. Нажмите на кнопку Новая база данных
«Начало работы с Microsoft Access»
3. Укажите имя файла
на странице
и нажмите на кнопку создать
5.
Таблицы
Таблицы служат для хранения данных,
рассортированных по рядам и столбцам
Таблица-совокупность записей. Столбцы в
таблице называются полями, а строки записями
6.
Способы создания
таблицы
С
помощью
мастера
В
режиме
конструктора
Посредством
ввода данных
и определения
полей в режиме
таблицы
7.
Поля
Поле-значение определенного атрибута данного объекта
(например фамилия пациента , год рождения, диагноз),
дата поступления
Параметры поля
Имя полясодержит до 64
символов(буквы
цифры пробелы
Тип данных
служит для ограничения
сведений, которые
можно ввести в поле,
и их описания (например
назначение для поля
числового типа
предотвращает
ошибочный ввод текста
Свойства поляявляется
атрибутом поля,
отвечающим за
отображение
данных и их ввод
пользователем
Содержание
поля
(собственно
данные)
8.
Ключ таблицы
Ключ таблицы представляет собой одно , или несколько полей ,
однозначно идентифицирующих записи в таблицах. В таблице
не может быть записей с одинаковыми значениями ключей.
Примером часто используемого
ключа является табельный
номер сотрудника, т.к. каждому
сотруднику присваивается
уникальный номер.
Ключ записи служит нескольким целям.
Если сортировка таблицы не задана,
записи упорядочиваются по значению
ключа. Кроме того , ключи используются
при определении взаимосвязи таблиц, с
помощью
которой
устанавливается
соответствие между записями двух
таблиц , состоящих из нескольких полей.
9. Создание таблицы в режиме конструктора
Для создания таблицы выполните следующие
действия:
• На вкладке Создание нажмите на кнопку
таблица
• Щелкните на вашей таблице правой
кнопкой мыши и выберите пункт
Конструктор
• Укажите имя таблицы и нажмите на кнопку
OK
10.
• Укажите имя поля и тип данных ,который
будет
соответствовать
этому
полю
(например текстовый , числовой , дата/
время , логический)
• Щелкните правой кнопкой мыши на том
поле, которое вы хотите сделать ключевым
и поставьте ключ
• Закройте вашу таблицу и нажмите
сохранить
11.
Формы
Служат для ввода и просмотра
данных.
В
них
представлены
визуальные подсказки, упрощающие
работу с данными
12. Создание формы с помощью мастера
• Щелкните на вкладку Создание выберите
кнопку Другие формы ,затем Мастер
форм
• Выберите таблицу или запрос для которой
построите форму
• С помощью стрелочки
добавьте поля
для будущий формы и нажмите на кнопку
Далее
13.
• Выберите внешний вид формы (например в
один столбец и нажмите на кнопку Далее
• Выберите стиль формы и нажмите на
кнопку Далее
• Задайте имя формы и нажмите на кнопку
Готово
14.
Запросы
Служат для извлечения и обработки
данных.С их помощью можно
объединять данные из разных таблиц
15. Создание запроса с помощью конструктора
• На вкладке создание выберите пункт
Конструктор запросов
• Добавьте таблицы , которые послужат
источником для запроса
• Закройте окно добавления таблицы
• Удерживая левую кнопку мыши перетащите
поле из вашей таблицы в Поле будущего
запроса
16.
Отчеты
Служат для подведения
итогов и печати данных
17. Создание отчета с помощью мастера
• на вкладке Создание нажмите на кнопку
Мастер отчетов
• Выберите таблицу или запрос, для которой
вы хотите построить отчет
• С помощью стрелочки
добавьте поля ,
которые будет содержать отчет и нажмите
на кнопку Далее
18.
• Вы можете добавить уровни группировки(если
нет в этом необходимости, пропустите этот пункт)
и нажмите на кнопку Далее
• Задайте порядок сортировки (если нет в этом
необходимости, пропустите этот пункт) и
нажмите на кнопку Далее
• Выберите вид макета (например в столбец или
табличный) и нажмите на кнопку Готово
Источник: ppt-online.org