Как работать в программе 1с отель

Об этом редакция Horeca.Estate пообщалась с Павлом Бабенко , генеральным директором ЗАО «Гостиничные технологии», разработчиком системы управления для гостиничного бизнеса 1С:Отель.

• Павел, на ваш взгляд, программа лояльности нужна для каждого отеля или есть исключения?
• Я убежден, что далеко не каждому отелю в принципе нужна программа лояльности. Например, есть отели, которым выгоднее платить комиссию ОТА, чем продвигать дополнительные услуги через прямые продажи. В этом случае программа лояльности не будет выполнять свою задачу. Если же отелям, наоборот, выгодно увеличивать объем прямых продаж, то им развивать программу лояльности просто необходимо.

• В таком случае, какие программы лояльности в отеле наиболее востребованы сейчас среди гостей? Какие из них наиболее выгодны отелю?
• Начну с самой простой: скидки. Цель отеля, который вводит скидки — увеличить прямые продажи. Условно говоря, “забронировал напрямую — получаешь скидку, бронируешь чаще — получаешь скидку более высокого уровня”. Эту схему легко настроить в 1С:Отель. В нашей системе мы разработали автоматическую проверку уровня скидок, накопленных гостями. Как только гости достигают нового уровня в программе лояльности, система автоматически назначает им следующий уровень, а менеджеру отсылает письмо с информацией, какому гостю и за какие “заслуги” назначен следующий уровень скидки.

Другой инструмент программ лояльности — это бонусы. Разумеется, для отеля бонусы выгоднее скидок: чтобы потратить бонусы, гостю надо вернуться. Иными словами, бонусы — это обещание скидки в будущем.

Работа в 1С:Отель. Начальная страница

Последнее время мы много внимания уделяли тому, чтобы отель мог максимально быстро и эффективно запустить Бонусную программу (Программу лояльности).

• И что 1С:Отель предложил в этом направлении?
• Мы предположили, что для начала отелю необходимо изучить ожидания гостей . Следовательно, до разработки программы, отелю надо провести среди гостей предварительный опрос или интервью. Для этого есть самые простые и бесплатные способы: Google formes, Yandex formes, анкета на бумаге, личное общение. Как показывает практика, личное общение на стойке регистрации — это самый эффективный способ узнать потребности гостей и повысить их лояльность. Это первое.

Второе: важно создать простые правила , которые проще настроить и легче продать гостям. Все правила, которые вы сформулируете, должны быть внесены в программу лояльности в отеле и доведены до гостей.

Рекомендации от 1С: ОтельУсловия, которые мы рекомендуем прописать в Программе лояльности в отеле:

• Какой % от суммы проживания идет на бонусный счет гостя (например, 5%)
• 1 бонус = 1 рубль
• Брони с Booking.com не участвуют
• Приветственные бонусы
• Начисление бонусов сразу после заезда/после выезда
• На что можно потратить бонусы
• Какой % услуг можно оплатить бонусами
• Бонусы сгорают или нет

1С: Отель, бронирование одного гостя

Единых правил, приемлемых для каждого отеля, не бывает. К примеру, если у отеля много корпоративных клиентов, то он может распространить систему бонусов и на эту категорию гостей. Соответственно, прописать эту информацию в Программе лояльности. Также в зависимости от востребованности той или иной услуги отель решает, на что гость может потратить бонусы: на все услуги или только на дополнительные, на апгрейд номера и т.д. При этом отелю выгоднее, чтобы бонусами оплачивалась только часть покупки, остальное — за счет гостя.

Аналогично, исходя из интересов отеля, решаем вопрос насчет сгорания бонусов. Например, если постоянные гости приезжают к вам раз в два года, а ваши бонусы сгорают через год, то эта не будет им интересна. Если у вас много гостей, которые к вам приезжают по выходным, то ваши условия сгорания бонусов их устроят.

Это что касается разработки Бонусной программы. Далее отелю необходимо подготовить процедуру вступления гостей в Программу .

• Какие инструменты на этом этапе вы рекомендуете использовать?
• Если у отеля большая клиентская база, я рекомендую использовать все инструменты для оповещения гостей о вступлении в Программу лояльности. Первый инструмент — заполнение бумажной анкеты : обычно анкета находится на ресепшн и гость заполняет ее вручную при заезде. Второй вариант- заполнение специальной формы на сайте : Google formes, Yandex formes, Bitrix24 form и т.д. Это лучше, чем анкета, поскольку позволяет автоматизировать включение гостя в программу лояльности. Также отель может самостоятельно включать гостей в программу лояльности , учитывая собственные критерии: кто приехал хотя бы один раз, кто приехал повторно и т.д. В этом случае гостю начисляются баллы и отправляется виртуальная карта в виде ссылки. Для отеля это еще и дополнительный повод коммуникации с гостем. Четвертый вариант — виджет на сайте .
• Гости узнали о программе. Как они смогут к ней присоединиться?
• Мы предлагаем на выбор несколько простых способов: размещение QR-кода на стойке регистрации и в номере, отправление ссылки в подтверждение бронирования или ссылки в в follow up письме гостю, а также на сайте отеля.
• Разумеется, отелю важно автоматизировать учет использования бонусов гостями. В какой информационной системе это лучше сделать?
• Отель может работать с любой информационной системой. Например, настроить в системе управления отелем (PMS) вариант оплаты услуг “бонусами”. В этом случае гость может оплатить услуги на стойке регистрации . Другой вариант — сделать оплату доступной на всех точках продаж : для этого POS-система интегрируется с системой управления отелем. Очень важно дать возможность гостям потратить бонусы в ресторане. С точки зрения ресторана, это просто оплата по карте гостя, которая привязана к его бонусному счету. Эта схема работает с такими системами, как 1С:Трактир, 1С:Ресторан и R_Keeper.

Третий вариант учета использования бонусов — организовать доступность онлайн: в модуле онлайн-бронирования или в онлайн-счете гостя . Гостям удобно, если бы они смогли воспользоваться бонусами еще до заезда, чтобы заказать допуслуги и оплатить их бонусами. Все это каждый гость может сделать из своего личного кабинета.

Разумеется, отелю выгоднее, чтобы бонусами оплачивалась только часть услуги или покупки, остальная часть — за счет денежных средств гостя.

Разрабатывая Программу лояльности, необходимо учитывать, что гостя надо информировать о состоянии его бонусного счета. Гостю очень важно знать, сколько у него бонусов (начислено, потрачено, списано), на что он может их потратить. Об изменениях в бонусном счете необходимо отправлять уведомления.

• Какие каналы для коммуникации с гостем сейчас наиболее эффективны?
• Надо использовать все, учитывая их особенности. Например, sms по-прежнему остается самым дорогим, но и самым эффективным каналом. E-mail-рассылка , наоборот, самый бюджетный способ коммуникации, но наименее читаемый.

1С:Отель — организация управления отелем с помощью системы автоматизации

1С Отель является отраслевым решением для автоматизации управления отелем или гостиницей любого типа и размера. Внедрение систем автоматизации позволяет оптимизировать и ускорить работу, а также сделать все операции прозрачными и контролируемыми. Рассказываем об основных возможностях решения, которые могут быть вам полезны.

Что такое 1С:Предприятие 8. Отель

1С:Отель — решение для автоматизации гостиничного бизнеса, разработанное на базе платформы 1С:Предприятие 8.3. Данная конфигурация программы поддерживает автоматизацию работы портье (администратора), менеджера по бронированию, супервайзера номерного фонда, бронирования конференц-залов, а также планово-экономической службы.

Платформа 1С:Предприятие 8.3 устойчива и имеет надежную защиту, что позволяет программе 1С:Отель быть надежным и производительным решением для гостиничного бизнеса. Кроме русского языка пользователям доступны на выбор английский и немецкий, поэтому программа может быть использована для отелей не только в России, но и за рубежом. Все необходимые инструменты для эффективного управления отелем и повышения среднего чека доступны в сборке, поэтому не нужно будет постоянно докупать новые модули для расширения возможностей. Для начала работы нужно приобрести лицензию на использование ПО 1С:Отель. Вам будет доступны все возможности программы, а при расширении нужно будет докупить только дополнительные лицензии на отдельные рабочие места.

Возможности продукта

• ускорить работу администратора отеля;
• повысить прямые продажи;
• работать над повышением лояльности гостей;
• продавать дополнительные услуги;
• контролировать работу горничных;
• контролировать и уменьшать дебиторскую задолженность;
• получать точную отчетность о ключевых показателях работы;
• настроить интеграцию с внешними системами;
• управлять сетью отелей.

Рассмотрим подробно, какие функции для эффективной работы доступны в программе.

Ускорение работы фронт-офиса

Для удобства все значимые показатели отеля располагаются на главном экране программы, а быстрые ссылки позволяют перейти к выполнению операции за 2 клика.

Оценить загрузку номерного фонда можно с помощью интерактивной карты. Она также позволяет переносить брони в режиме dragКонтур», «Скала», «Территория» и «Московская безопасность».

Также система подразумевает возможность экспресс-заселения по QR-коду. При сканировании QR-кода из системы бронирования происходит автоматический поиск и проверка брони, заселение гостя и выдача ключей от номера. Такой код гости получают при заполнении паспортных данных в систему бронирования и оплате брони заранее.

Система позволяет вести взаиморасчеты с гостями и контрагентами. Программа предусматривает гибкие настройки правил начисления счета, а также разделение всех счетов по видам услуг, суммам и срокам. Кроме этого программа учитывает глубину кредита и сумму нефискальных предавторизаций по карте гостя. Механизм оформления авансов прост, а операции проводятся через онлайн ККМ для соответствия 54-ФЗ. Все это позволяет сократить время оформления операций и исключить ошибки.

Повышение продаж отеля и управление лояльностью

Форма наличия номеров позволяет быстро оценить загруженность, проверить цены на номера и забронировать в 2 клика как один номер, так и целую группу номеров. В результате ускоряется обслуживание и клиент может получить счет с подписью и печатью за несколько минут.

Механизм квот позволит выделять часть номеров для распоряжения турагенства. При этом нельзя просто снять бронь и заселить туда гостей без одобрения туроператора. В системе можно создавать “мягкие” и “жесткие” квоты. Контроль за датами освобождения квот ведется автоматически, поэтому освободившиеся номера становятся сразу доступны для прямого заселения гостей.

Система управления тарифами позволит установить гибкие тарифы. А с помощью календаря управления ценой и ограничениям по тарифу можно настроить уровень цен в зависимости от сезона. При высокой загрузке отеля система автоматически поднимет уровень цены.

Для повышения лояльности можно настроить систему простых или накопительных скидок, а также бонусную программу. можно настраивать разный % скидки на разные категории услуг, тем самым продвигать только определенные позиции, которые будут выгодны отелю. При накопительной системе уровень предоставляемой скидки клиенту меняется автоматически.

Для уведомления гостей о бронированиях, поступлении оплаты или информации об отелей можно настроить автоматическую рассылку. На телефон вашего гостя после бронирования поступит информация с дальнейшими указаниями по оплате, экспресс-заселению или информации об отеле.

Для продажи дополнительных услуг в 1С:Отель выделено специальное рабочее место, с помощью которого можно быстро оформить продажу как гостям, так и покупателям, не заселенным в отель. Если вы оказываете в отеле услуги СПА, фитнеса или в заведении есть ресторан, можно настроить интеграцию с соответствующими конфигурациями 1С для использования единого счета клиента. Обмен данными доступен с 1С:Салон красоты, 1C:SPA-Салон, 1С:Фитнес клуб и 1С:Ресторан. Так гость сможет оплатить любую услугу отеля у стойки администратора и видеть общий счет за все услуги, а упрощение расчетов позволит повысить средний чек.

Через 1С:Отель вы можете заказать трансфер по просьбе гостя. Система поддерживает несколько возможностей оплаты: записать на номер, наличными, водителю. В заказе можно указать всю информацию: место, время, количество пассажиров, а также указать необходимость в детских креслах.

Оптимизация работы горничных

Для отслеживания занятости номеров и состояния уборки каждому присваивается статус. Изначально все номера отеля “свободные и чистые”. Когда в него въезжает гость, номеру присваивается статус “занят, чистый”. На следующий день номер нуждается в уборке, поэтому его статус меняется на “занят, грязный”.

После того, как его убрала горничная, статус снова меняется на “занят, чистый”. Когда гость выезжает, номеру присваивается статус “свободный, грязный”. После уборки горничная меняет статус на “свободный, чистый”, а в номер можно заселить новых гостей.

Для горничных доступен отчет, показывающий, какие номера нужно убрать. Также можно выдавать отдельные задания каждому сотруднику.

Для назначения задач сотрудникам используется специальное место супервайзера.

Учет материалов и номенклатуры ведется автоматически. Система рассчитывает плановый и фактический расход, а норматив считается в зависимости от вида работы и категории номера. В отчете вы можете посмотреть, каким должен быть расход материалов и оценить, правильно ли расходуют горничные моющие средства.

Уменьшение дебиторской задолженности

По каждому выставленному счету система контролирует срок оплаты и статус счета, а интеграция с 1С:Бухгалтерия позволит выгружать счета в бухгалтерию, а обратно в 1С:Отель загрузить платежи по ним. Такой обмен позволит вести бухгалтерский учет и готовить отчетность для налоговых органов без дублирования информации.

Можно настроить автоматическую рассылку, напоминающую об оплате счета. Если счет вовремя не оплатить, бронь на него снимается, а номер поступает в свободную продажу.

Точная отчетность

Программа автоматически рассчитывает основные показатели эффективности работы отеля, а именно:

• выручка на номер (RevPAR);
• загрузка;
• средняя цена (ADR);
• средняя продолжительность проживания (ALS);
• сумма продаж.

Отчет легко настраивать для удобного анализа работы отеля в разных разрезах деятельности. Для любого отчета можно настроить автоматическую рассылку по графику в формате Excel или pdf.

Также в системе предусмотрен набор регламентированных для предприятий гостиничного бизнеса отчетов: Журнал регистрации иностранных граждан, РОССТАТ Форма №1 (КСР) квартальная, РОССТАТ Форма №1 (КСР) годовая, РОССТАТ Сведения о кол-ве иностранных граждан по целям визита квартальная.

1С:Отель поддерживает интеграции со следующими системами:

• электронные замки;
• системы платного ТВ – hoteza, videoluxe;
• сканеры паспортов – PassportBox, ABBYY Passport Reader SDK;
• чат-боты – Telegram для сотрудников отеля, hotbot для общения отеля с гостями;
• ККМ-онлайн (54-ФЗ) «Штрих-М» и «Атол».
• менеджеры каналов продаж (Channel Manager) – OTA Gateway, AvailPro, TravelLine, SiteMinder (необходима подписка на сервис правообладателя).

Решение позволяет эффективно управлять отелем или целой сетью. Система позволяет в одной базе вести учет по разным отелям, отслеживать отчетность по всей сети и создать общую базу клиентов.

Для мобильных сотрудников вы можете организовать работу с использованием планшета или мобильного устройства, а работу с системой обеспечить через Интернет. Для каждого сотрудника или должности можно настроить роли и ограничить право доступа к ненужным для них функциям.

Как видите, 1С:Отель предлагает широкий функционал для эффективной организации и контроля работы всех участников процесса. Для внедрения программы в своем заведении оставляйте заявку. Менеджеры компании Денвик проконсультируют вас и подберут необходимое оборудование и лицензии.

Источник: denvic.ru

Автоматизация отеля. Технологические фишки программы 1С:Отель

В предыдущих статьях мы детально рассмотрели такие преимущества 1С:Отель, как Multi Property и программа лояльности отеля. Сейчас расскажу более подробно о технологических особенностях программного обеспечения.

Читайте и подписывайтесь на наш Telegram канал

Автор – Павел Бабенко генеральный директор ЗАО «Гостиничные технологии», разработчик системы управления для гостиничного бизнеса 1С:Отель

Могу сказать, что в настоящее время всеми технологическими преимуществами, которые есть в 1С:Отель, не обладает ни одна система управления отелем. Остановлюсь кратко на основных преимуществах нашего программного обеспечения.

• Единая база данных «Тонкий клиент»

Что это значит для отеля на практике. Если к вашей гостиничной сети присоединяется новый отель, вы можете сразу дать отелю доступ ко всей клиентской базе сети. Все, что вам нужно, — это работающий интернет. Более того, рабочие места этого отеля (базы данных, необходимые сотрудникам разных отделов) также подключаются к центральному офису. Включение нового отеля в общесетевую базу занимает всего 1 день и происходит в автоматическом режиме.

• Дистанционный доступ к базе данных отеля

Вам не надо находиться на территории отеля, чтобы работать с клиентской базой. Это другая «фишка» Тонкого клиента. Она позволяет отделу продаж работать удаленно, а отелю – не нанимать сотрудников в офис. Если вам нужна статистика или отчетность, вы также можете зайти в систему удаленно и получить дистанционный доступ к базе данных.

• Управление распределенными базами данных отеля

Этот функционал очень удобен для отелей, которые расположены в регионах, где плохо или с перебоями работает интернет. В этом случае из центральной базы выделяется тот сегмент клиентской базы, который принадлежит отелю, и устанавливается локально на его сервере. Этот сегмент работает вне зависимости от наличия интернета. При этом сервер этого отеля связан с «центром», и как только интернет появляется, то автоматически происходит обновление. В результате все данные по этому отелю появляются автоматически в центральной базе.

Также на все отели распространяется единое программное обеспечение, и по всем отелям сеть получает единую отчетность.

• 1С:Отель поставляется вместе с API (Application Programming Interface)

API — это техническая часть сервера, которая позволяет подключить ту или иную дополнительную программу. О том, какие API нужны для отеля, расскажу в одной из следующих статей.

1С:Отель — это открытая PMS-система, в которой API доступно всем разработчикам. С помощью API вы можете подключить те модули, которые нужны вашему отелю.

API и открытый исходный код актуальны не только для сетевых отелей. Для сетевых отелей API необходим, чтобы устанавливать приложения и и дополнительные интеграции. Обычно отели хотят установить приложение для гостей. В этом случае без API не обойтись, поскольку такое приложение должно быть интегрировано в центральную базу отеля.

В 1С:Отель предусмотрены API для бронирований, продаж, бухгалтерии, для интеграции с CRM. Все это уже включено в стоимость программы, так что дополнительно покупать ничего не надо. Это значит, что встроенное API позволяет отелю значительно сэкономить на затратах — если отель захочет поставить дополнительную программу к своей PMS.

Система управления отелем: Как выбрать наиболее оптимальную?

К примеру, если отель использует Fidelio и хочет подключить TravelLine, то за хороший онлайн-коннектор ему придется заплатить около 10 тысяч долларов. А у нас этот коннектор с TravelLine уже предусмотрен. Профит очевиден.

• Открытый исходный код (открытое ПО)

Рассмотрим кратко, зачем нужен открытый код — с точки зрения собственника или директора отеля.

Например, отелю необходимо внести изменения в программу. Программист сделает эту работу за 30 тысяч рублей в течение недели. Но если у вас есть открытый код, то он предусматривает саму возможность вносить изменения в программу. Для этого достаточно пригласить специалиста, работающего с 1С. В этом случае работа будет стоить значительно дешевле.

При этом сертифицированных специалистов в 1С сейчас достаточно много: по статистике 1С, в России их около тысяч.

Кстати, сейчас во многих госкомпаниях уже стоит требование открытого ПО. Если у поставщика Microsoft или Oracle, то от такого поставщика отказываются.

• Микс облака и сервера: частное корпоративное облако

Частное корпоративное облако означает, что вы будете полностью владеть своей базой и регулировать к ней доступ. Это не облачное решение на неизвестном сервере, а то, что устанавливается конкретно к вам. Вы владеете как сервером, так и программой базы данных. Опять возвращаемся к первому преимуществу: «Тонкий клиент» и есть микс сервера с облаком.

Многие разработчики облачных систем говорят, что у них также сервер находится в облаке, соответственно, никакой разницы между их решениями и решением 1С:Отель нет. Однако их PMS, условно говоря, находится неизвестно где. А наше решение сеть отелей ставит на свои собственные сервера и полностью их контролирует.

Могу точно сказать, что 1С:Отель — единственная система автоматизации отеля, у которой есть все эти необходимые отелю «фишки».

Мнение автора может не совпадать с позицией редакции.

Источник: horeca.estate