Основной и главный документ, который оформляет кадровик на работника организации – приказ о приеме.
Он создается в программе, созданной на базе 1С Предприятие 8.3. Внесенные в специальные справочники сведения о сотруднике система формирует в документ. Рассмотрим более подробно алгоритм приема нового сотрудника на работу с помощью программы 1С Предприятие 8.3.
Следует обратить внимание на то, что как физическое лицо человек уже может быть внесен в информационную базу, а вот непосредственно как новый сотрудник организации – нет.
При оформлении нового работника в организацию, используя информационную базу программы 1С, нас в первую очередь, будут интересовать два понятия – «Физические лица» и «Сотрудники». В последнем варианте, сотрудник может быть внесен в справочник несколько раз.
Так, например, работник уволился, затем, снова решил работать и его опять приняли на работу, либо он работает по совместительству – данный факт тоже будет дублироваться в справочнике «Сотрудники». Что касается физического лица, то оно может быть в справочнике только в единственном числе (более подробно проблему «двойников» и способы устранения ошибок мы рассмотрим ниже). Поэтому принимая на работу нового работника, стоит быть внимательным и не создать физическому лицу двойника. Кроме того, в процессе работы также важно отслеживать, чтобы двойные физические лица не появлялись в информационной базе. Если же они все-таки появились, то их нужно удалить.
Как оформить приём на работу в 1С I Крысанова Анастасия
Как принять нового сотрудника в 1С Предприятие 8.3
Чтобы создать нового сотрудника организации, данных которого нет в базе, можно воспользоваться двумя способами:
- Заполнить справочник под названием «Физические лица». Впоследствии, когда будет заполняться раздел «Сотрудники» информационная база программы 1С автоматически обнаружит физическое лицо и выдаст данные на сотрудника.
- Создать сведения на нового сотрудника, при этом не создавая отдельное физическое лицо. Оно сформируется автоматически.
Рассмотрим более подробно первый способ.
Выбрав «Кадры-Физические лица», нажимаем «Добавить» и заносим основную информацию о новом работнике:
- ФИО;
- дата и место рождения;
- гражданство;
- пол;
- паспортные данные;
- ИНН;
- сведения об инвалидности (если таковая имеется).
Справа есть специальное поле для размещения фотографии.
После этого создаем работника организации, открыв раздел «Кадры-Сотрудники». Нажав «Создать» в появившейся строке «Сотрудник (создание)» вносим сведения о фамилии и имени.
Программа выдаст следующее:
Если в информационной базе есть однофамильцы, то программа выдаст их все, кадровик должен быть выбрать из списка нужное. Как только выбор физического лица сделан, подтверждаем, что созданный в настоящий момент работник и ранее созданное физлицо – один и тот же человек.
Кадровый учет в 1C 8.3 ЗУП редакции 3.1. Инструкция для начинающих (пошаговое описание)
Обратите внимание, что вносить персональные данные работников в ИБ лучше всего вторым способом, т.к. он гораздо понятнее, проще и практически исключает возможность ошибок. Если в справочнике уже есть физлицо, то фамилию и имя нового работника нужно вносить очень внимательно, не допустив ошибки возникновения двойника физического лица.
Настроим 1C под ваши нужды прямо сейчас!
- Любые настройки, отчеты в 1С, обмены 1С
- Выезд специалиста на следующий день
- 24/7 принимаем ваши заявки
Задвоенные физические лица
Рассмотрим ситуацию о том, что в информационной базе уже есть сведения о физическом лице, но при создании сотрудника, соответствующего ему сделана ошибка.
Прием на работу в 1С 8.3 ЗУП (редакция 3.1) — пошаговая инструкция
Правильное ведение кадровых данных в программе 1С:ЗУП очень важно. Иначе вы будете сталкиваться с частыми ошибками в документах и отчетах, например при начислении заработной платы. Многие отчеты из данной программы сдаются в контролирующие органы и ошибки здесь неуместны.
В этой пошаговой инструкции мы подробно рассмотрим процесс приему на работу сотрудника в 1С 8.3 ЗУП редакция 3.1.
Справочник «Сотрудники»
В данном примере мы используем демонстрационную версию программы и выполняем все действия под учетной записью начальника отдела работы с персоналом. В зависимости от доступных пользователю прав, данный функционал может иметь другое место расположения или вообще быть недоступен.
Перейдем на начальную страницу и нажмем на гиперссылку «Новый сотрудник».
Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С.
Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00.
Услуги и цены можно увидеть по ссылке.
Будем рады помочь Вам!
В открывшейся карточке справочника выберите организацию.
Далее в поле «Полное имя» укажите ФИО нового сотрудника полностью.
Помните, что в программе существует алгоритм разбивки данного поля на отдельные реквизиты: фамилию, имя и отчество. Он отделяет их друг от друга по пробелам. В случае двойной фамилии, ее необходимо указывать через тире без пробелов.
Справа от поля полного имени есть три гиперссылки:
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
- Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
- Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.
- Склонения. При нажатии на данную гиперссылку перед вами откроется окно склонения ФИО данного сотрудника во всех падежах. Если вы принимаете на работу человека с необычной фамилией, проверьте, правильно ли произвелось автоматическое склонение.
- Изменить ФИО. Данный механизм позволяет менять фамилию, имя и отчество сотрудника, если оно изменилось в документе, подтверждающем личность с указанием даты этого изменения. Если вы сами ошиблись при занесении в программу, такой способ будет неверным. Пример использования – сотрудница вышла замуж и сменила фамилию.
- История ФИО. Здесь показывается полная история изменения фамилии, имени или отчества, произведенная при использовании предыдущего механизма.
Далее заполните в карточке сотрудника его дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС. Данные поля не являются обязательными к заполнению, но все же, желательно их заполнить во избежание проблем в дальнейшем.
Личные данные, сведения об образовании, семье, трудовой деятельности, страховании заполняются по соответствующим гиперссылкам вверху формы. При необходимости, вы так же можете прикрепить к карточке сотрудника файл, например, с его фото или скан — копиями документов.
Когда вы укажете все необходимые данные, нажмите «Записать и закрыть».
Справочник «Физические лица»
После создания сотрудника в программе 1С 8.3 ЗУП автоматически создался новое физическое лицо. Этот справочник находится в разделе «Кадры».
Физическое лицо и сотрудник – это разные вещи. Физическое лицо может не являться сотрудником.
Для одного элемента справочника физических лиц возможно существование нескольких сотрудников. Так заведено потому, что человек может работать в компании не только по основному месту работы. У него может быть несколько договоров, например, основной, совместительство и ГПХ.