Если в вашей организации есть транспортные средства в собственности юридического лица, или даже принадлежащие частным собственникам, но используемые в рабочей деятельности, то вам необходимо знать, как делать путевые листы в 1С. Этот функционал в значительной мере расширяет возможности учета и расчета, а также позволяет в принципе автоматизировать процедуру.
Сокращается влияние человека на процесс, он практически в нем не участвует, что экономит время сотрудников, а также избавляет от досадных ошибок. Тем более что декларировать расходы на ГСМ и оплату водителей придется в любом случае. Поэтому внедрение функционала стоит считать строго обязательным. В этом обзоре мы разберем все аспекты, связанные с созданием и обработкой документов учета.
Как выписывать путевые листы в 1С, активировать функционал
Учет путевых листов в программе 1С (часть 1)
Чтобы возможность в принципе была доступна, на новой конфигурации ее необходимо предварительно включить. Для этого нам нужно перейти в раздел «настроек» на «главной» и выбрать подраздел – «функциональность». В нем есть несколько различных модулей, которые могут быть интегрированы в конфигурацию. В том числе и нужный нам.
Дальше есть два варианта, мы можем просто поставить активацию всех имеющихся возможностей одной кнопкой. И тогда искомая функция тоже станет доступной. Либо вручную поставить соответствующую галочку у нужного поля. Обработка документов путевых листов в 1С будет возможна только при наличии этой галочки, в базовых настройках они отключены по умолчанию.
Основные функции
- Автоматизация при занесении информации по спидометру или топливу. Также автоматически можно внести сведения по пробегу. Причем как на основании сохраненной информации на сервисе, так и посредством онлайн-хранилища.
- Полный учет ГСМ. Причем фиксируются траты по нескольким параметрам: по количеству заправок, времени, пройденному пути. Администратор сам выбирает, в какой форме вести расчет.
- Контроль всего расхода денег для транспортного средства. Сюда входит обязательное страхование или, по желанию, Каско. А также замена комплектующих и расходных материалов (как масло). Также сюда относятся расходы на проведение обязательного технического осмотра.
- Установка графика по замене. Точнее, выставляется норма для различных периодов, сезонов, климатических и технических условий.
- Как в 1С оформить путевые листы, стоит знать и для оплаты труда водителя транспортного средства.
- Также есть и различные формы печати, сквозные и двусторонние, выставление корректной нумерации.
Дополнительный функционал
Помимо описанных выше возможностей, которые используются практически в обязательном порядке, есть и некоторые дополнительные. Их применение не является строго необходимым, и зависит оно, скорее, от специфики самой фирмы. Перейдем к ним.
Работа с блоком «Диспетчерская» в программе. Особенности работы с документом «Путевой лист».
- Возможность внедрения собственной формулы по расчету ГСМ, использование встроенных стандартных от Министерства транспорта.
- Параллельный учет топливного расхода разного типа. С выдачей в виде общего массива или отдельных статей затрат.
- Экспорт составленных ранее проводок в другие версии конфигурации.
- Наличие варианта внесения правок на уже учтенные элементы и дальнейший перерасчет в автоматическом режиме.
- Мануал, где в 1С найти путевые листы, как провести процедуру.
- Настройки массовой печати сразу огромной партии документации.
Бланки и образцы
Для всех стандартных легковых автомобилей применяется исключительно единичная стандартизированная форма под номером 3. А вот грузовой транспорт, как мы уже сказали, рассчитывается по-другому. Здесь используется сразу 3 варианта:
- 4-П. Такой вариант в основном используется для оплаты труда сотруднику, если используется повременной тариф.
- 4-С. А этот выбор применяется к ситуациям, когда водитель осуществляет свою деятельность на основе сдельной оплаты. То есть, каждая отдельная поездка оплачивается в индивидуальном порядке.
- 4-М. Этот бланк становится актуальным, если груз отправляется за границу, тогда используется особая форма.
Источник: www.cleverence.ru
Путевые листы в 1С 8.3: пошаговая инструкция
Путевые листы в 1С 8.3 — пошаговая инструкция их создания описана в нашем обзоре. Как создать ПЛ в 1С? Как будет отражено списание ГСМ при этом? Рассматриваем порядок работы с ПЛ в 1С в нашем обзоре.
Вам помогут документы и бланки:
- Новшества в порядке применения путевых листов
- ПЛ в программе «1С»
- Порядок внесения сведений в ПЛ в 1С
- Итоги
Новшества в порядке применения путевых листов
ВАЖНО! С 01.03.2023 при составлении путевых листов надо опираться на приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390, заменивший собой прежний приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368.
Какие нововведения утвердил новый нормативный документ? Их не так много, и они не относятся к революционным новшествам.
Самое главное из них — это введение в оборот электронного путевого листа (ЭПЛ).
Сразу возникает резонный вопрос: раз путевой лист стал электронным, можно ли создать такой путевой лист в 1С и работать с ним?
Можно. ЭПЛ входит в состав системы электронных перевозочных документов (ЭПД), которая была запущена раньше введения ЭПЛ. Ранее были утверждены форматы трех ЭПД:
Подробнее об электронных транспортных накладных читайте в статье.
Теперь в их число также входит и ЭПЛ. Для работы с электронными перевозочными документами в 1С можно подключить дополнительный модуль 1С-ЭПД.
На данный момент функционал путевых листов в 1С 8.3 также реализован. Можно делать в 1С списание по путевым листам, вести учет ГСМ.
Для автотранспортных предприятий специально разработано решение, чтобы корректно и удобно вести учет путевых листов — 1С УАТ «Управление автотранспортом».
Где найти путевые листы в 1С 8.3, расскажем дальше в статье.
Образцы заполнения разных путевых листов приведены в «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
ПЛ в программе «1С»
Для начала использования путевых листов в 1С:Бухгалтерия необходимо подключить необходимый функционал.
Проходим путь: Главное — Настройки — Функциональность программы — Запасы. Ставим флажок «Путевые листы».
Далее, чтобы учет путевых листов в 1С велся корректно, необходимо внести сведения по трудящемуся, который будет управлять авто и кому будут выписываться ПЛ.
Для этого проходим путь: Справочники — Сотрудники — Физические лица — Карточка физлица — Все документы.
Кнопкой «Создать» вносим реквизиты водительского удостоверения физлица:
Далее выбираем: Вид документа — Водительское удостоверение.
Образец трудового договора с водителем вы найдете здесь.
Заполняем форму своими данными и нажимаем «Записать и закрыть»:
