Как работать с программой crm

“Так это же база данных”, – скажете Вы. Совершенно верно. Только от базы данных в Эксель она отличается тем, что на каждого клиента здесь заведена отдельная карточка, где хранится всё его взаимодействие с компанией.

А также прикреплены записи разговоров менеджера с ним и документы, которые ему отправляли. Но это так, основные инструменты црм системы. В статье я расскажу о всех, а также покажу, какие бывают, и как они работают.

Для чего нужна CRM

В общем, кругом одни плюсы и возможности для компаний огромны. Но давайте их структурируем, чтобы Вы сразу понимали, как это все внедрить. Итак, основные цели crm системы:

1. Создание полной базы данных о Ваших клиентах;
2. Сохранение всей истории сделок с ними;
3. Помощь и составление плана по работе с клиентами;
4. Внедрение программы лояльности для Ваших клиентов;
5. Контроль работы сотрудников за счет системы учета времени;
6. Стандартизация работы сотрудников, адаптация новичков;
7. Анализ работы отдела продаж/менеджеров по продажам в разрезе воронки продаж;
8. Прозрачная отчетность;
9. Анализ спроса и желаний клиентов.

Эти знания — лишь основа, но она пригодится, когда Вы поймете, что работать в Excel или блокноте уже нет сил и решите внедрить систему.

Обучение CRM

Виды crm систем

Перед тем, как внедрять систему, стоит знать о её видах, так как все они разнятся как по задачам, так и по направленности бизнеса. Существует несколько видов crm систем. И о них я расскажу ниже.

1. Операционные

Главная задача црм — повысить лояльность клиента за счет контакта с компанией. В эту категорию можно отнести большинство систем. Они автоматически выставляют счета, напоминают менеджеру перезвонить человеку, систематизируют информацию о заявках и сделках, записывают телефонные звонки и т.д.

2. Аналитические

Такие системы не только фиксируют взаимодействия с клиентами и товаром. В них также можно узнать, из каких источников покупают чаще всего, на каком из этапов срываются сделки, увидеть, как распределены клиенты по воронке продаж. И, естественно, все данные будут отображаться в реальном времени.

3. Комбинированные

Можно сказать, программы, совмещающие в себе всё. То есть операционные системы с аналитикой и возможностью общаться с клиентами. Поэтому внедрять в своей компании cрм системы для отдела продаж — жизненно необходимо Именно такие мы рекомендуем использовать для бизнеса. О конкретных расскажу чуть позже.

4. Коллаборационные

Выстраивают общение с людьми для сбора обратной связи. Полученные данные помогут изменить ассортимент — добавить или убрать что-то, пересмотреть политику цен и процесс обслуживания.

Отдельных таких программ нет. Под эти цели создаются индивидуальные решения, либо используются имеющиеся каналы связи, с которых фиксируется информация в основной црмке.

Работа менеджера в CRM системе. Исходящий звонок. Часть1

Каких форматов бывают

Помимо того, что все CRM для бизнеса делятся на универсальные и отраслевые (которые заточены под конкретную сферу), они ещё разные по форматам — коробочная или облачная версии. Я расскажу про каждую.

1. Коробочная версия

То есть Вы покупаете решение и устанавливаете его на свой сервер, Естественно сразу понятен основной минус — доступ к системе сотрудники смогут получить только с сервера. Но главные отличия «коробки» заключаются в том, что:

• Свободная настройка. любую црм и так можно настроить В коробочной CRM без ограничений можно менять логотип, цветовую схему, структуру меню, страницы, их содержимое и т.д.;
• Любой хост. Коробочная версия может быть установлена на сервер с любым хостером, а также внутри локальной сети на собственном корпоративном сервере;
• Язык PHP. Коробочные версии CRM написаны на языке программирования PHP (открытый исходный код), позволяя гибко настраивать систему и расширяя варианты интеграции;
• Веб-кластер. Коробочная версия также дает доступ к веб-кластерам, которые позволяют распределить нагрузку на сервер и дают инструменты для масштабирования системы.

И да, чтобы настроить все это под себя, необходимы деньги, хороший программист и другие технические заморочки. Но тем не менее, коробка — это возможность внедрить нетипичные решения.

2. Облачная версия

Версия CRM, установленная на сервере разработчика — покупаете подписку и пользуетесь программой онлайн. А если что-то изменилось, например, понадобились дополнительные функции, стало больше сотрудников, филиалов и т.д., Вы сможете легко поменять тариф.

Гибкость подписки позволяет даже маленькой компании позволить себе покупку системы. И конечно, зайти в систему можно с любого устройства и в любом месте.

Но изменить что-то в коде продукта будет невозможно, так как все хранится на сервере поставщика црм. Плюс для работы у Вас всегда должен быть доступ к интернету. Но, это, я думаю, не проблема.

ТОП CRM-систем

Наконец-то мы дошли до crm программ. Стоимость будет зависеть от версии и необходимого функционала в тарифе. Для удобства сервисы поделены на две категории. В таблицах указана минимальная стоимость, поэтому для уточнения переходите прямо в сервис.

— Популярные

Тут я привел самые популярные сервисы. Они давно проверены и ими пользуется большинство.

Далее менеджер ставит себе задачу перезвонить этому клиенту ровно через 2 дня. В указанный срок он видит в программе горящую задачу — позвонить именно сегодня! Совершая звонок одним нажатием клавиши благодаря подключенной IP-телефонии.

Менеджер, после отложенной сделки, может сделать пометку в программе и поставить напоминание «позвонить через неделю». В итоге лид либо закрывается на сделку, либо помечается как “отработанный”. Естественно, вся история звонков тоже записывается, и Вы можете послушать их в любой момент.

Что в итоге? Вы, как руководитель бизнеса, видите — работает менеджер или нет. Выполняет ли свои KPI. Можете отследить воронку и посмотреть проделанную работу по каждому клиенту. Видеть, сколько компаний находится на том или ином этапе.

— Пример 2. Услуги

Многие владельцы бизнеса активно используют crm системы в сфере услуг (да и в других сферах естесственно). Допустим, компания устанавливает окна, и CRM связана с сервисом сквозной аналитики или коллтрекинга. По классике жанра, компания привлекает клиентов через рекламу в интернете. Это их главные каналы привлечения трафика.

Человек увидел объявление этой компании в контекстной рекламе и оставил заявку. В программе на него заводится карточка, и в ней видно, по какому каналу рекламы пришел клиент (вплоть до ключевого слова). Менеджер заполняет её (имя, телефон, пожелания), далее ему назначается замер на определенное время.

Кстати. Если Вы хотите подключать коллтрекинг, то у меня для Вас подарок – подборка ТОПовых сервисов. Uiscom – 2 000 бонусов на счет (по коду 99129), Roistat +7500 руб. на баланс сервиса для тестирования (ко коду INSCALE1120), Callibri ( код 76C6IMERUQ), Mango-office (скидка 100% на лицензионные платежи в месяц подключения).

Менеджер в программе закрепляет за клиентом определенного замерщика, которому передается этот заказ и автоматически переводит покупателя на следующий этап воронки — “Замер”.

Система сама распределяет заявки по специалистам, ставит менеджеру напоминание и автоматическую задачу отправить смс покупателю за пару часов до того, как к нему приедет замерщик (или еще можно подключить сервис, который автоматически позвонит клиенту и скажет заготовленную фразу).

Замерщик едет, все замеряет и, приехав в офис, вносит в карточку все данные, чтобы менеджер позвонил ему и озвучил итоговую сумму. Но, как это часто бывает, потенциальному покупателю нужно будет посоветоваться с супругой и озвучить прочие возражения. Поэтому менеджер ставит себе напоминание позвонить клиенту через 2 дня в 14:39.

Но это не всё. Пока человек думает, на него настраивается ретаргетинг, так как у нас есть информация о нем, (данные берутся из сайта в CRM). Он напоминает, что клиента ждут специальные цены/рассрочки на его заказ, во всех социальных сетях и по всему интернету. В итоге он сдается и идет заключать договор.

Что в итоге? Вы знаете, с какого канала рекламы пришел этот клиент и дожимаете его именно благодаря системе, инструментами сквозной аналитики и новейшим технологиям интернет-маркетинга.

Также можно посмотреть, кто был молодцом, а кто накосячил (я сейчас про сотрудников). Результаты внедрения налицо — и Вам как руководителю эта информация будет чертовски полезной.

Сколько стоит

Итак, мы решили, что нам нужна CRM — система. Как и за сколько её получить? Давайте поговорим не только о том сколько стоит та или иная crm, но и о том, какое разделение по стоимости существует для разных типов CRM — систем.

— Виды оплаты

Итак. Как правило, оплата за использование системы бывает двух видов (редко встречаются другие варианты):

• Пакетная. Её функционал рассчитан на определенное количество сотрудников. Любые дополнительные опции, например, увеличение карточек или работников — за отдельные деньги;
• По числу сотрудников. Если их 5, то платить за каждого определённую сумму (например, 600 руб в месяц). Дополнительный сотрудник — дополнительные 600 рублей в месяц к общему счету.

— Оплата за функции

Хорошо, с основными вариантами оплаты разобрались. Но у нас же есть фирменная фраза — “Всё зависит от Ваших аппетитов”. Поэтому помимо базовой стоимости (при необходимости), Вам нужно будет заплатить за дополнительные функции и возможности:

• Техническая поддержка и обновление. К примеру, покупая коробочную версию Битрикса 24, Вы получаете год ТП и обновлений в подарок. В дальнейшем Вам будет необходимо доплачивать;
• Технические возможности. Вы купили коробочное решение. Но в случае, если сотрудники ездят в командировки по всей стране, они должны иметь возможность доступа к CRM круглосуточно. А для этого Вам нужны выделенные сервера;
• IP-телефония, коллтрекинг и сквозная аналитика. Если Вы хотите знать, где и как совершаются сделки, то придется доплатить за внедрение и использование этих функций. В некоторых случаях это бесплатно, а в некоторых платно;
• Интеграция с другими расширениями. Как правило, большинство современных CRM и сервисов прекрасно интегрируются. Но если у Вас какое-то особое решение, то придется доплачивать разработчикам/программистам за связку.

— Расчет затрат

Что в итоге? Давайте представим небольшую компанию. Как всегда опт с отделом продаж, где работают 8 менеджеров, руководитель отдела продаж, бухгалтеры, операторы, кладовщики и естественно руководитель.

Итого 15 человек. Какова будет стоимость внедрения системы в среднем по рынку?

1. Сама CRM. При оплате за пакет: 5 490 рублей в месяц. При оплате за сотрудника: 7 500 р. в месяц;
2. Сервер, MS SQL базы и программист (при коробочной версии). Минимально 20 000 р. в месяц;
3. IP-телефония + виртуальная АТС UIS. От 5 000 рублей в месяц (но она и так должна быть);
4. Коллтрекинг и сквозная аналитика. 8 000 рублей в месяц (но не обязательно);
5. Дополнительные интеграции (1С, БЭСТ, емейл трекинг и т.д.). Около 2000 рублей в месяц;
6. Дополнительные модули (например, управление складом). Стоимость не определена.

Итого стоимость внедрения crm 20+ тысяч (грубо) руб в месяц при команде в 15 человек на облачной версии, и при коробочной версии не менее 40+ тысяч в месяц (плюс разовая покупка). И вуаля, в Вашем бизнесе полный порядок.

Как выбрать систему

Стоит запомнить — в каждом бизнесе и компании все индивидуально. Мы, конечно, собрали удобный рейтинг CRM-систем, где разбили все программы по видам бизнеса, но даже это не панацея.

И чтобы инструмент работал (даже если он автоматизирует какие-то процессы), необходимо немного поработать самому, иначе толку не будет. Поэтому я укажу на основные критерии выбора црм, с которыми Вам будет проще определиться.

— Формат

Коробка или облако — решать Вам. Отталкивайтесь от своих нужд и не кидайтесь на первую встречную систему. Потыкайте, почитайте, воспользуйтесь бесплатной версией — такая есть во всех представленных. Посмотрите, подходит ли Вам SaaS формат, либо сфера специфическая и точно придется адаптировать црм под себя.

— Удобный и простой интерфейс

Программа должна быть интуитивно понятной, её страницы быстро загружаться, таблицы легко читаться. Иначе и внедрение займет вагон времени, и во время работы все будет вставать колом, так как сотрудники просто не смогут быстро выполнять свои задачи. Плюс адаптация новеньких и обучение также затянется.

И да, не полагайтесь только на свою логику. Если удобно Вам, не значит, что поймет каждый. Поэтому как вариант — собрать отзывы от сотрудников.

— Интеграции

Они незаменимы для экономии времени менеджеров, автоматизации и оптимизации их работы.

1. С IP-телефонией. Позволяет звонить клиентам прямо в CRM, фиксировать входящие/исходящие звонки и записи разговоров;
2. С почтой. Дает возможность отправить документы людям прямо из системы, а в некоторых случаях она сама даже создает его;
3. С базой 1C. Упростит работу со счетами, актами, любой бухгалтерской документацией и позволит отследить задолженности.

Чем больше црмка предлагает интеграций, тем удобнее работать. Информация не будет теряться, а нужные действия менеджеры смогут совершить в пару кликов.

— Доступ для сотрудников

Если будет возможность присвоить разным категориям сотрудников разные права доступа к функциям CRM или действиям в программе (то есть, существуют не только администратор и рядовой пользователь, но и руководитель, офис-менеджер, бухгалтер), то каждый из работников будет пользоваться программой в рамках своих полномочий, не отвлекаясь на лишнее.

— Отзывы о программе

Чтобы не совершать ошибок, учитесь на ошибках (и успехах) конкурентов, которые примерно в одной весовой категории с Вашим бизнесом. Выясните, какими программами они пользуются. К слову, многие сервисы размещают на главной странице сайта логотипы и отзывы компаний, которые пользуются их услугами.

— Наличие приложения

Ситуации бывают разные: часто сотрудники могут находиться вне офиса. Поэтому перед внедрением отметьте возможность использования системы с разных устройств: во-первых, работа может осуществляться не только из офиса, а во-вторых, некоторые софты предполагают и наличие собственного мобильного приложения, чтобы контакты клиентов, списки задач и уведомления были всегда под рукой.

Коротко о главном

Программное обеспечение CRM позволяет бизнесу быть эффективнее и, следовательно, больше зарабатывать и меньше отвлекаться на рутину. При этом для крупных компаний внедрение стоит сущие копейки.

Недаром 74% зарубежных компаний уже внедрили или планируют внедрить сrm. И, если верить статистике, то продажи увеличиваются на 25-35% после внедрения. Так что, “надо, Петя, надо!”.

Давайте подведем итог. Итак, для чего она нужна CRM? Для решения следующих проблем:

• Входящие заявки теряются;
• Неизвестно, работают менеджеры или нет;
• Менеджеры уносят базу после увольнении или сливают её;
• Повторные продажи и допродажи отсутствуют;
• Низкая скорость обработки заявок;
• Безответственность сотрудников.

Выбор системы следует делать исходя из размеров Вашего бизнеса, его оборота, клиентской базы и количества сотрудников. Напоследок оставлю свой личный топ систем:

Нашли ошибку в тексте? Выделите фрагмент и нажмите ctrl+enter

Источник: in-scale.ru

Как работать с программой crm

В этой статье мы разберем CRM-системы — что это простыми словами? Зачем они нужны и как с ними работать? Поехали!

CRM на английском языке является аббревиатурой термина Customer Relationship Management — программа, в которой находятся инструменты для управления взаимоотношениями с клиентами.

Но что такое CRM доступным языком? Инструмент, направленный на эффективную работу с клиентами. Позволяет легко коммуницировать сотрудникам предприятия с заказчиками и между собой.

Среди основных преимуществ CRM ярко выделяется автоматизация рабочих процессов компании, а также усиление контроля и аналитики. Использование CRM позволяет снизить количество ошибок, совершаемых менеджерами. Позволяет определить слабые места в воронке продаж. Увеличивает скорость и качество обслуживания клиентов, стимулирует продажи и увеличивает конверсию.

Как работает CRM-система?

CRM представляет собой программу, которая собирает и записывает все данные о клиентах и сделках по отдельным карточкам. При каждом взаимодействии менеджера с клиентом вся информация заносится в CRM-карточку сделки.

Алгоритм работы CRM следующий:

• Клиент пишет сообщение или отправляет заявку — вне зависимости от источника канала, запрос поступает менеджеру. Сотрудник открывает диалог и проводит консультацию. Все операции записываются в CRM-карточке.
• Если клиент не отвечает на сообщение или просит перезвонить, менеджер ставит задачу и напоминание о новой консультации.
• Менеджер связывается с клиентом, рассказывает необходимую информацию и помогает оформить заказ. Система автоматически создает новую сделку, над которой начинают работать сотрудники компании. CRM-система позволяет отслеживать руководителю компании каждый этап сделки и прогресс работы сотрудников.
• Работники отправляют товар на отгрузку или предоставляют требуемую услугу. При необходимости система автоматически уведомляет работников об истечении сроков заказа.
• Клиент получает требуемый продукт и совершает оплату. Оплата поступает на счет предприятия, CRM закрывает сделку и обновляет карточку клиента. Руководитель получает полные сведения о заказе, данных заказчика и качестве работы сотрудников для оценки эффективности.
• Модуль автоматизации отправляет заказчику благодарственное письмо или предлагает дополнительную услугу. Все изменения фиксируются в системе.

Подобный подход позволяет разграничить зону ответственности работников и ускорить время обработки заказа. Большинство рутинных процессов выполняется системой автоматически: все внимание работников концентрируется только на работе с клиентом.

Живой пример

Петр занимался сборкой мебели на заказ, после открыл собственную фирму. Изначально при малом количестве заказов управлять бизнесом было просто. Фирма получала заказ, мастера делали мебель, заказчики оставались довольными и обращались еще раз.

Однако в определенный момент уровень сервиса стал падать. Из-за переизбытка заказов ухудшилась коммуникация между сотрудниками и при общении с клиентами. Не оптимизированный учет заказчиков привел к нарушению сроков сдачи заказа, потери клиентов, увеличению времени обслуживания.

Перенос клиентов на облачную CRM помог Петру решить сразу несколько проблем. Сотрудников стало проще общаться с клиентами, увеличилось качество обработки заявок, наладилась коммуникация между сотрудниками. Заказчики перестали уходить, а компания смогла выйти на прежний уровень и справиться с нагрузкой.

• Все заявки и сообщения клиентов на сайте, группе ВК и с аккаунта Instagram автоматически перенаправляются в CRM. Для обработки заявок теперь требуется только 1 оператор, а вся работа ведется внутри CRM — нет необходимости заходить в рабочие аккаунты соц. сетей.
• Менеджер согласовывает с клиентом заказ: определяет количество и требования к товару, договаривается о сроках и оплате. При необходимости подает заявку на выезд мастера для замера. Все поступившие заявки обрабатываются как лиды, все данные клиентов заполняются автоматически в карточки.
• После определения заявки менеджером как качественная, система генерирует новую сделку. Мастера получают уведомление о новом заказе и сроках работы. Система также напомнит сотрудникам о заказе перед окончанием срока.
• Мастера отправляют готовый заказ, заказчик ждет доставку и оплачивает товар.
• Данные об успешном заказе вновь записываются в карточку клиента. Руководитель предприятия получает данные для анализа эффективности работы менеджеров и мастеров.
• Генератор продаж по заданному сценарию предлагает клиенту дополнительную услугу или бонус. Клиент повторно обращается для нового заказа.

В итоге компания Петра вышла на новый уровень организации рабочего процесса. Сотрудники работают в штатном режиме и не срывают сроки, руководитель — получает прибыль и работает без стресса.

Отдельное внимание требуется уделить конфиденциальности данных. Перевод бизнеса в CRM позволил Петру настроить уровни доступа для всех сотрудников. Благодаря этому при увольнении менеджеры не смогут забрать базу клиентов, а во время работы — по ошибке изменить или удалить какой-либо файл. После настройки прав доступа Петр теперь может быстро определить кто был ответственный за тот или иной процесс в компании.

Эффект от работы с CRM

Внедрение CRM оказывает благоприятный эффект сразу на все аспекты бизнеса. После интеграции происходит оптимизация внутренних процессов и стимулирование продаж предприятия. Среди примеров успешной интеграции CRM Битрикс 24 специалистами компании Первый БИТ выделяются:

• Строительная компания «Стрижи» — производительность выполнения управленческих операций возросла на 30%.
• Сеть фитнес-центров «Фитнес Лето» — конверсия по лидам увеличилась на 30%.
• Компания «Russia Discovery» — уменьшились потери входящих запросов от клиентов, повысилась конверсия.
• Компания «Литрес» — была автоматизирована работа 6 отделов продаж.

Вы можете получить бесплатную консультацию или подать заявку на внедрение по номеру горячей линии или через форму связи. Наши менеджеры подскажут нужна ли CRM конкретно в вашем случае и что требуется для внедрения.

Нужна ли мне CRM?

Система CRM не является панацеей для бизнеса. Существует ряд случаев, когда от внедрения компания получит больше проблем, чем пользы. Целесообразность внедрения CRM зависит от сложности и количества рабочих процессов предприятия. Также необходимо учитывать объем клиентской базы, количество предоставляемых услуг и штат сотрудников.

Вам нужна CRM, если:

• Общение с клиентом осуществляется по шаблонам телефонных звонков, email или сообщений в мессенджерах — настройка роботов и генератора продаж позволяет автоматизировать обработку заявок и генерацию лидов в сделки. Это увеличивает скорость обработки данных, и повышает качество предоставляемого сервиса.
• Необходимо настроить воронку продаж или увеличить конверсии — CRM-модуль позволяет настроить туннель продаж, оценить эффективность источников лидов и причины их потерь.
• Требуется оптимизация рабочих моментов или реализация сложных бизнес-процессов — автоматизация снижает нагрузку на менеджеров компании и предупреждает ошибки по причине человеческого фактора. Это предотвращает потерю лидов и повышает лояльность клиентов.
• Требуется инструмент для аналитики внутренних процессов предприятия — CRM-модуль позволяет получить доступ ко всей статистике компании через отчеты. Благодаря этому можно определить эффективность работы менеджеров, продаж или используемых рекламных инструментов. Спрогнозировать дальнейшую работу компании или устранить текущие ошибки.

CRM не нужна, если у компании:

• Малый объем продаж за день — в случае слаборазвитой коммерческой деятельности внедрение полноценного CRM-модуля экономически нецелесообразно.
• Небольшой штат сотрудников — для небольшого коллектива CRM только усложняет рабочий процесс и коммуникацию.
• Используется незначительное количество рекламных каналов — при отсутствии полноценного отдела продаж большинство функций CRM останутся незадействованными.

Обратите внимание!
Для малого бизнеса на этапе развития или микробизнеса в целом внедрение полноценной CRM крайне нецелесообразно. В этом случае есть смысл использовать только ручной труд, либо перейти на бесплатные решения. Оптимальным вариантом считается Битрикс24, в котором есть облачный офис и полный набор CRM-инструментов в бесплатном тарифе. Единственное условие — штат сотрудников не должен превышать 12 человек.

Какие процессы автоматизирует CRM?

Внедрение CRM-модуля позволяет сэкономить тысячи часов работы сотрудников предприятия именно за счет автоматизации внутренних процессов. Система автоматизирует:

• Сбор данных — регистрирование заявок и заказов клиентов, заполнение CRM-карточек. Запись диалогов, звонков и аудиосообщений, количества и состав заказов, методы оплаты. Подсчет количества лидов и клиентов, времени работы менеджеров. Сбор данных для анализа эффективности сотрудников, рекламных инструментов или маркетинговой кампании.
• Выполнение задач внутри предприятия — обеспечение быстрой и безопасной коммуникации сотрудников внутри компании и с внешними агентами. Защищенный документооборот и бухгалтерия. Удобное планирование задач и контролирование этапов их выполнения.
• Запуск рассылок — автоматический запуск рассылок через социальные сети, email или мессенджеры с помощью шаблонов или готовых сценариев. Информирование клиентов о новой продукции или акционных программах. Отправка персонализированных предложений, поздравлений или системных оповещений.
• Календарь и напоминания — настройка системных уведомлений и напоминаний для сотрудников в разрезе поставленных задач или процессов.
• Запуск отчетов — автоматический анализ и сбор статистики для типовых отчетов. Контроль эффективности работы менеджеров, анализ лидов и сделок. Возможность настройки системы для создания сложносоставных отчетов.

Автоматизация продаж и внутренних процессов компании позволяет снизить нагрузку на работников. Предотвратить ошибки, совершаемые при ручном вводе и ускорить обработку заявок. Облегчить управление компанией, а также обеспечивать аналитику и прогнозирование.

Автоматизация бизнес-процессов с помощью CRM — это обязательный шаг для развития компании, повышения качества услуг и масштабирования бизнеса.

Что должно быть в CRM?

Существует определенный набор опций, который должен присутствовать в любой системе управления бизнесом. В список входят:

• Автоматизация бизнес-процессов — система должна предусматривать возможность автоматизации задач по скриптам. Программа должна самостоятельно отправлять рассылки, уведомлять о поставленных сроках и задачах.
• Функция аналитики и ведение статистики — важна возможность получения детализированной статистики в режиме реального времени, а также сложносоставных отчетов.
• Учет клиентов — вся информация о заказчике должна вноситься в единый раздел для удобной работы менеджеров. Важно, чтобы в карточку клиента записывались не только диалоги, но и совершенные покупки, методы оплаты и т. д. Все карточки формируют клиентскую базу, которая находится в хранилище компании и защищена от кражи.
• Система управления продажами — модуль настройки воронок продаж с удобной визуализацией. Построение схемы с воронкой необходимо для быстрого просмотра и корректировки данных по любому этапу сделки руководителем предприятия.
• Интеграция с любыми программами и сервисами — CRM без проблем должна синхронизироваться с почтовыми службами и мессенджерами, IP-телефонией и сайтом компании. Все поступающие заявки от клиентов обязательно фиксируются в системе независимо от канала связи.
• Настройка зоны доступа — разграничение прав доступа позволяет защитить данные и сохранить конфиденциальность. Работники компании не могут повлиять на сторонние процессы или забрать клиентскую базу после увольнения. Переговоры и обмен документацией для особых проектов могут выполняться в закрытых группах.
• Система управления задачами — должна быть настроена внутренняя коммуникация между всеми сотрудниками компании через группы, чаты и задачи. Все поставленные задачи должны сразу отправляться ответственному лицу и вноситься в календарь.
• Возможность доработки через API — без открытого API невозможна интеграция с корпоративным ПО, продукцией 1С или мобильным приложениями. Невозможность интеграции стороннего софта с CRM сильно ограничивает ее возможности и функциональность.

Отсутствие любой из перечисленных опций негативно отражается на управлении внутренними процессами компании. Ухудшает качество коммуникации сотрудников компании между собой и с клиентами. Затрудняет эффективное управление продажами и аналитику.

Что в итоге?

В статье вы узнали, как работает CRM-система. Если вам требуется помощь, сотрудники компании Первый БИТ помогут решить любой вопрос. Мы проводим внедрение , интеграцию и доработку CRM любого уровня сложности. Также предоставляем консультации онлайн или обучение сотрудников . Поможем настроить CRM-систему и увеличить эффективность вашего бизнеса.

Источник: bit-24.ru

Настройка CRM — полная инструкция

CRM — система управления взаимоотношениями с клиентами, позволяющая автоматизировать бизнес-процессы компании и увеличить количество проводимых сделок. Грамотно настроенная система позволяет снизить объем производственных затрат, облегчает управление, планирование и прогнозирование предприятием, увеличивает лояльность покупателей.

Сегодня рассмотрим, как проводится корректная настройка всех функций в CRM и как избежать ошибок при внедрении системы. Разберем основные тонкости и подскажем как правильно выбрать систему для вашего предприятия.

Основные цели установки и настройки CRM

Большинство компаний считают внедрение СРМ панацеей, позволяющей сразу решить комплекс проблем и обеспечить стабильный рост продаж. На практике эффективность системы напрямую зависит от преследуемых целей для ее установки и корректной настройки ее модулей. Итак, зачем нужна и как правильно настроить CRM?

Чаще всего продукт устанавливается для решения следующих задач:

• Увеличение продаж, в том числе повторных.
• Расширение клиентской базы.
• Получение оперативной аналитики и отчетов.
• Увеличение качества обслуживания клиентов.
• Регистрация и учет всех клиентских данных.
• Исключение ошибок и негативных факторов при обработке данных.
• Контроль расходов на рекламу и более эффективное управление рекламными каналами.

Подытоживая можно определить, что настройка CRM предполагает достижение двух основных целей: автоматизацию и рост продаж, а также планирование и контроль процессов внутри организации. Глобальная задача Customer Management Relationship заключается в определении подходящей стратегии развития и направления вектора управленческих решений, способных улучшить работу компании. Именно это позволяет расширить занимаемую долю на рынке и обеспечить увеличение продаж организации.

С чего начать процесс настройки?

После внедрения продукта и дополнительных модулей необходимо настроить весь инструментарий под нужды организации. Для этого необходимо загрузить в систему всю информацию, добавить сотрудников и определить их зону ответственности, завершить технические работы. Настраивание системы включает в себя:

• Сбор информации для последующего переноса — в систему загружается рабочая документация, архивные данные и реестры предприятия. В первую очередь необходимо загрузить файлы бухгалтерии, информацию по текущим сделкам, контакты сотрудников и т. д.

Электронная документация и архивы загружаются обычно в форматах CSV или UTF-8, однако при необходимости могут быть конвертированы в любой удобный формат. Кроме того, также требуется загрузить данные с бумажных носителей: с блокнотов и записных книг, стикеров на мониторах сотрудников, личных реестров. На этапе выгрузки вся информация систематизируется и распределяется по библиотекам в логическом порядке.

• Разработка шаблонов и отчетов — формирование шаблонов упрощает работу со сделками и рассылками менеджерам. Отказ от заполнения информации вручную увеличивает скорость обработки и точность вносимых данных, облегчает рассылку или ведение документации. В свою очередь разработка сводных отчетов позволяет получить в режиме онлайн всю информацию о процессах компании и разработать план по развитию или корректировке ошибок.

Важно! Данный этап необходим для автоматизации рабочих процессов предприятия и доверить разработку отчетности и шаблонов рекомендуется только специалисту по СРМ. При отсутствии IT-специалиста в штате можно обратиться к услугам техподдержке или интегратора.

• Разграничение прав доступа — для защиты рабочих данных и корректного регулирования внутренних процессов обязательно требуется распределение прав доступа для всех сотрудников. Разграничение доступа осуществляется согласно квалификации и должностным обязанностям каждого сотрудника.