Для того чтобы попасть в архив документов нажмите на кнопку , в появившемся меню выберите пункт Архив, в подменю — архив необходимых документов. Другой способ открыть архив: перейдите на закладку соответствующего документа и нажмите на кнопку (рис. 1). Если до этого Вы работали с формой документа (составляли или редактировали документ), то программа предложит Вам:
- Заменить;
- Создать новый;
- Не сохранять;
- Отменить действие и вернуться к заполнению формы.
Выберите нужный пункт и затем попадете в архив документов.
Рис. 1. Переход в архив документов
Смотрите также разделы «Создание документа», «Изменение документа»
Документы в архиве
На закладке Документы в сетке архива отображаются все созданные Вами документы, отсортированные по номеру в порядке возрастания и затем по дате.
В верхней части окна располагаются фильтры:
- по дате документов (рис. 2). Позволяет отфильтровать документы по указанной в них дате и вывести на экран только документы, соответствующие условию фильтра. В поле «с» введите дату начала периода, в поле «по» — конец периода.
- по наименованию фирмы. Выберите наименование фирмы-плательщика (продавца) в списке, который откроется при нажатии кнопки со стрелкой вниз (рис. 3). После того, как Вы выберите фирму, на экране останутся только относящиеся к этой фирме документы.
- по наименованию фирмы-партнера. Выберите наименование фирмы-партнера (она же получатель, покупатель), и в сетке архива будут отображены только документы, относящиеся к этой фирме.
- по оплате документов (рис. 4). Вы можете вывести на экран оплаченные, неоплаченные или все документы. Подробнее об этом читайте в разделе «Отметка об оплате документа».
- по метке документа (рис. 5). Позволяет отфильтровать документы по установленным меткам. Можно выбрать несколько меток, при этом будут отображаться документы с установленными метками.
Установленный фильтр распространяет свое действие на распечатку реестра документов. Для отмены фильтра нажмите кнопку с крестиком (рис. 6).
«Архив документов» — простой документооборот
Рис. 2. Фильтр по дате
Рис. 3. Фильтр по наименованию фирмы
Рис. 4. Фильтр по оплате
Рис. 5. Фильтр по метке
Рис. 6. Отмена фильтра
Смотрите также раздел «Отметка об оплате документа»
Операции с документами в архиве
Вы можете вывести на экран и распечатать документы в соответствии с заданными условиями фильтра: за заданный временной период; по конкретной фирме; в зависимости от факта оплаты. Любой документ из архива можно просмотреть и распечатать, при желании его можно отредактировать и(или) создать на основании его новый документ. Ненужные данные из архива можно удалить.
Оплата документов заносится на закладке Оплаты. Подробнее об этом читайте в разделе «Отметка об оплате документа».
Для работы с конкретным документом отметьте с помощью клавиатуры или мышки нужный документ и нажмите кнопку (можно просто кликнуть по нему два раза левой кнопкой мышки). При этом все реквизиты этого документа заполнят соответствующие поля рабочей формы.
Как сделать электронный архив документов
Из архивов, как уже упоминалось, можно распечатывать отчеты (реестры документов). Документы в этих отчетах отсортированы по полному наименованию фирмы, затем по порядковому номеру и по дате составления. При желании эту сортировку и внешний вид отчета можно изменить в дизайнере отчетов (см. главу «Стандартный редактор»).
На документы в архиве можно устанавливать метки, при этом строка с отмеченным документом подсветится цветом выбранной метки. Чтобы установить на документ метку, найдите его в архиве, нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт Метка. Появится список с метками. По умолчанию на каждом документе установлена метка Печатать, для добавления метки выберите пункт Новая метка. Откроется окно, в котором нужно заполнить поле Наименование и выбрать цвет метки.
На документ можно установить несколько меток, при этом строка с документом будем подсвечена цветом метки, которая идет в справочнике первой по алфавиту. Остальные цвета будут отображаться в столбце Метка. Изменить или удалить метку можно в справочнике (см. главу «Метки»).
Если документ сформирован с помощью сервиса «Пакетная печать», то у него будет активен пункт контекстного меню Пакет, в котором отобразится список связанных документов, к которым можно сразу же перейти.
Источник: pvision.ru
Как правильно архивировать документы: пошаговая инструкция архивирования, как вести архив в организации
Процедура хранения бумаг согласно их срокам давности проводится в почти каждой организации. В статье с пошаговой инструкцией расскажем, как правильно архивировать документы. Процесс включает подготовку бланков в соответствии с требованием законодательства, систематизацию, формирование дел, выполнение экспертизы и установление времени сбережения, отбор, подлежащих уничтожению, отправка в специальное хранилище. Задачей такой процедуры является упорядочивание документооборота, защита от несанкционированного доступа и сбережения на этапе исполнения.
Как организовать архив на предприятии
Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно.
Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства. Для учета необходимо завести журнал.
В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.
Зачем требуется процедура
Архивирование — это метод обустройства хранения изданий с целью систематизации их для комфортной работы и быстрого нахождения искомых бланков. Такая необходимость возникла не только в качестве обязанности на законодательном уровне, но и с практической стороны.
Во время деятельности компании накапливается огромное количество разнообразных изданий, в которых со временем сложно ориентироваться. Существует несколько разновидностей хранилищ, но система функционирования документооборота в них подобная. Содержать в порядке архивные бумаги трудоемко, необходимо знать все нюансы процесса, соблюдать требования законодательства и рекомендации по ведению архива. Правильно реализованная система позволить наладить продуктивную работу во всех подразделениях компании и построить эффективную хозяйственную деятельность.
Какие документы сдаются на хранение
- Временные — бумаги, связанные приказами и распоряжениями, регламентами и реорганизацией фирмы, переписки с партнерами и контрагентами. Они находятся на хранении до 10 лет.
- Долговременные — по кадрам, о сертификации, начале и прекращении деятельности юридического лица, по формированию архива документов, защите информации и резервному копированию, а также технико-экономический паспорт. Их сберегают свыше 10 лет.
- Постоянные — устав, учредительные бумаги, регистрационные журналы, каталоги товаров, прайсы, акты об уничтожении, номенклатуры, описи, отчеты и прочие подобные издания. Они хранятся в течение всего периода существования компании.
Как подготовить документы к сдаче
- в офисе предприятия;
- в электронном хранилище;
- сторонней фирмой.
Граничные сроки
- 1 год — заявления работников о предоставлении им какой-либо копии либо информации;
- 3 — согласие на персональную обработку данных, предупреждения и уведомления сотрудников, о дисциплинарных наказаниях;
- 5 — первичка, по учетной политике, счета-фактуры, о передаче и приеме недвижимости, реестра, справки, отчетность, в том числе о задолженностях, учетные книги и журналы по кадрам, о мерах повышения условий труда согласно инструкции по ведению архива;
- 10 — о недостачах, кредитные договоры и о займе, по движимому имуществу, аренды, залога;
- 15 — договоры по недвижимости, паспорта сделок;
- 45 — журналы регистрации и бумаги о несчастных случаях и авариях;
- 50-75 — годовые и квартальные расчеты по страховым взносам, карточки по взносам и справки 2-НДФЛ при отсутствии у работников лицевых счетов, трудовые и гражданско-правовые договора, по спецоценке, о приеме на работу, увольнении и переводе.
Общий порядок передачи бумаг на хранение
Перед сдачей архивариусу обязательно проверяют правильность оформления и формирования папок, соответствие номенклатуре. Все недостатки устраняют сотрудники, которые несут ответственность за данную документацию.
Если обнаружена недостача каких-либо экземпляров, принимают меры по их розыску и восстановлению согласно требованиям законодательства по ведению архива документов. Передача архивариусу осуществляется в присутствии лица, ответственного за формирование и хранение дел в подразделении либо лица, сдающего на сбережение. В конце описи на каждом экземпляре записывают цифрами и прописью количество переданных экземпляров и недостающие по номенклатуре единицы. При ликвидации компании процедура архивирования также является обязательной. Передачу выполняет председатель комиссии по ликвидации.
Уничтожение дел
Уничтожение изданий с истекшим периодом выполняется по определенной процедуре. Каждое подразделение составляет список наименований, подлежащих ликвидации, на основании экспертизы ценности. Акт об изъятии и уничтожении включает дела, по которым даты истекли до 1 января того года, когда он составлен.
Например, бланк с периодом сбережения до января 2021 года не может записываться в акт, написанный в 2021 году. Отвечая на вопрос о том, как вести архив документов в организации, отметим, что при изъятии первичной бухгалтерии и отчетности следует к акту приложить справку о проведении проверки контролирующими инстанциями на предмет соблюдения налогового законодательства.
Запрещается изымать издания только на основании номенклатурных записей или описи. Чтобы удостовериться, что будут уничтожены все единицы с истекшими периодами, выполняют постраничный просмотр содержимого папок. Иногда в такие папки случайным способом попадают бумаги длительного или постоянного хранения.
Следует помнить, что за преждевременную ликвидацию их предприятие несет административную ответственность. Листы истребляются с помощью шредера с классом секретности три и выше. Измельченное сырье передается на повторную переработку в соответствующие фирмы.
Оформление обложки при смене названия
- наименование компании и структурного подраздела;
- индекс дела, номер части или тома, если их несколько;
- период хранения: допускается надпись «хранить постоянно» и специальные пометки в исключительных ситуациях;
- количество листов и крайние даты тома.
Определение законченности сводной описи
Описания составляются для папок, которые подлежат сбережению после прохождения экспертизы ценности. Они представляют собой справочную информацию, содержащую перечень всех единиц, передающихся в архивный фонд свыше 10 лет. На каждый тип дела составляется отдельная опись с порядковой нумерацией с целью упорядочения организации работы с документами в архиве.
Она составляется по утвержденной форме ежегодно подразделением, в котором велись бумаги. После последней описательной статьи указывают количество наименований, их крайние номера, а также особенность нумерации. Дополнительно может прикладываться оглавление с перечнем сокращений и указателями.
При малом объеме бланков опись признается законченной, если в ней находятся годовые разделы за 5 лет. Каждый оконченный экземпляр нумеруется, составляется итоговая запись и делается заверительная надпись. В больших хранилищах описание является оконченной, если нумерация разделе за год превысила четырехзначное число.
Включение электронных баз данных
Организация архивного помещения на предприятии с нуля
- создание соответствующего приказа по фирме;
- разработка номенклатур;
- определения терминов сбережения бумаг;
- составление выписок дел по каждому подразделению согласно архивному каталогу;
- ознакомление должностных лиц с правилами архивирования;
- прием на хранение;
- проведение инвентаризации и составление номенклатур;
- поиск выявленной недостачи;
- составление правил по использованию хранилища, разрешений и ограничений доступа;
- создание переплета папок и картотек, присвоение категорий важности.
Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде
- Рассортировать бумаги по срокам.
- Составить опись на все имеющиеся в наличии экземпляры.
- Распределить бланки по папкам, оформить обложки.
- Уничтожить неактуальные страницы, которые не имеют ценности и не подлежат сохранению.
- Подшить издания в архив.
- Расставить дела по выбранному принципу, например, в алфавитном порядке.
- Издать приказ о назначении сотрудников, которым предоставляется доступ в хранилище.
- Вести текущий учет вновь поступающих единиц.
Заключение
К хранению документации выдвигаются жесткие требования и правила, за нарушение которых предприятию грозят штрафные санкции. Начинать работу по ведению архива следует с выделения помещения и назначения ответственных сотрудников. Все единицы прошиваются и нумеруются, укладываются в папки и коробки согласно временным периодам. Поддержание дел в порядке позволит быстро ориентироваться и находить искомые экземпляры в короткие сроки. При отсутствии помещений с соответствующими условиями ведение и сбережение хранилища рекомендуется доверить фирме, предоставляющей такие услуги.
Источник: vashstorag.ru
1С:Документооборот – архив документов
Сегодня немного расскажу про организацию архива в 1С 8.3 и постараюсь проиллюстрировать как это реализовано в системе 1С Документооборот .
Итак, организация архивного хранения при работе в 1С:Документооборот . Для начала немного теории: организация хранения архивных документов в архиве и эффективного их использования – это одна из задач службы документационного обеспечения, например, канцелярии. В зависимости от структуры компании может быть одна большая служба или отдельно служба архивная. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. это самостоятельный документ, составление которого является достаточно сложной и многоступенчатой задача. Представлю вам ГОСТ Р 51141.
Изображение 1 – Делопроизводство и архивное дело
Гост «Термины и определения. Делопроизводство и архивное дело» описывает номенклатуры дел архива организации . Важно учитывать, что номенклатура дел архива организации делится на номенклатуры дел структурного подразделения и общую сводную номенклатурную дел организации. Также номенклатура дел архива организации может использоваться при регистрации документов. Иногда это можно видеть, например, на внутренних документах, когда индекс дела по номенклатуре входит в регистрационный номер документа как его составная часть.
Номенклатура дел архива организации составляется на основе анализа тех документов, которые образуются в ходе деятельности организации. Обычно структурное подразделение составляет номенклатуру дел подразделения и передает ответственным сотрудникам для формирования сводной номенклатуры дел организации.
После того как номенклатура дел архива организации утверждается, выписки из соответствующих подразделениям разделов передаются для использования в работе, и если в организации появляются те документы, для которых дело не предусмотрено номенклатурой, для него заводится самостоятельное дело. Для этого имеются резервные номера в номенклатуре, под которыми записываются новые дела. Утверждённая номенклатура обычно действует в течение пяти лет и подлежит составлению или переутверждению в случае изменения структуры или функции учреждения.
Номенклатура дел архива организации может быть построена по структурной, производственно-отраслевой и функциональной схеме. Программа 1С:Документооборот позволяет строить номенклатуру по всем 3 схемам. Ниже представлен пример построения номенклатуры по структурной схеме.
Изображение 2 – Номенклатура дел, построенная по структурной схеме
В нашем случае наименование разделов и подразделов соответствуют структуре организации.
Например, канцелярия, плановый отдел, дела по работе с клиентами, финансовые, и так далее. Если в организации нет структурного деления, то тогда номенклатура строится по производственно-отраслевой схеме или функциональной. В этом случае наименование разделов номенклатуры совпадают с обозначениями управленческих функций или направлений деятельности: секретариат, планирование, финансирование, кадры и тому подобное.
На изображении номер 3 продемонстрирована печатная форма номенклатуры, в которую заносится вся информация из тех заголовков дел, которые заполняются непосредственно в системе. Таким образом после формирования номенклатуры дел архива организации её можно распечатать и передать на утверждение руководству организации
Изображение 3 – Печатная форма номенклатуры
Срок в хранения дела начинается 1 января следующего года после того, как сформирована номенклатура. Дела формируются в структурных подразделениях и обычно какое-то время хранятся в их архиве, а только затем передается в архив организации на оперативное хранение. Обычно дело сохраняется до 3 лет. Стоит обратить внимание, что в дело помещается только исполненные документы в день окончания исполнения.
Например, в системе 1С:Документооборот дело формируется достаточно просто: мы создаем скажем карточку дела, где указываем номер тома, документы с изначальной по конечную дату, которые будут располагаться в этом деле, и количество листов.
Также мы можем указать место хранения (например, первый архив, комната номер три, стеллаж под номером три, полка два и так далее). В этой карточке также в дальнейшем будет указываться информация о закрытии дела, и мы сможем посмотреть те документы, которые в этом деле располагаются с указанием даты регистрации и номера. Непосредственно в самой карточке документа мы можем указать, что документ помещается в дело. Это происходит на закладке хранения. А на закладке, продемонстрированной ниже, мы указываем количество экземпляров документа, количество листов и дело, в которое будет помещен документ
Изображение 4 – Формирование дела в 1С:ДО
Система 1С:Документооборот позволяет переносить документы из одного дела в другое, если они помещены не туда куда нужно. После формирования дела обязательно проводится его полное или частичное оформление, то есть дело переплетается, нумеруются листы и составляется внутренняя опись документов дела
Изображение 5 – Внутренняя опись документов дела