Настоящая статья написана на основе практического опыта выполнения проекта по автоматизации управления складской техникой средствами «1С:Управление автотранспортом ПРОФ».
Целью проекта являлась автоматизация процессов эксплуатации и обслуживания складской техники средствами конфигурации программы «1С:Предприятие 8. Управление Автотранспортом ПРОФ» (далее — УАТ).
В рамках проекта были поставлены задачи по повышению автоматизации работы сотрудников с УАТ и упрощению работы сотрудников с УАТ.
По согласованию с заказчиком в связи с отсутствием необходимости был отключен следующий функционал УАТ: · интеграция с внешними системами (отчеты процессинговых центров, штрафы, парковки), · картография, · мониторинг транспорта, · формирование заявок на перевозки, · планирование и учет логистических услуг, · билеты и выручка, · бюджетирование и учет движения денежных средств.
2. Учет складской техники и оборудования в конфигурации «1С:Управление автотранспортом ПРОФ»
1С: Управление автотранспортом ПРОФ. Обзор типового функционала и возможностей программы
В рамках этого блока работ выполнены следующие доработки. Справочник «Транспортные средства и оборудование» дополнен реквизитами, позволяющими учитывать технические характеристики складской техники. Новые характеристики выведены в отчете «Списочный состав ТС».
Списочный состав ТС
Убран 1С учет транспортных средств (далее – ТС) в разрезе автоколонн. Документ «Перемещение ТС и оборудования» дополнен статусами «Отправлено», «Принято» с возможностью контроля изменения статусов по дате и ответственному. Добавлен учет арендованных ТС.
3. Учет персонала в документе о проведении инструктажа
В рамках этого блока работ создан новый документ о проведении инструктажа, позволяющий учитывать факт и дату проведения инструктажа операторов складской техники. Данные по инструктажу можно просмотреть с помощью нового отчета «Прохождение инструктажа».
Прохождение инструктажа
4. Учет работы ТС, ГСМ и ТМЦ в Управлении Автотранспортом ПРОФ
В рамках этого блока функционал УАТ дополнен автоматизированным рабочим местом (далее – АРМ) «Работа ТС». АРМ «Работа ТС» позволяет в рамках одного окна выполнять операции по выдаче ТС в работу, приемке ТС из работы, заправке ТС топливом, выдаче расходных материалов, формированию заявок на ремонт техники. 
АРМ работа ТС
Особенностью этого блока является то, что для складской техники нужно было исключить необходимость учета остатков топлива в транспортном средстве, но иметь возможность сопоставлять фактический и нормативный расход топлива по каждому ТС за период. Для этих целей было реализовано в 1С списание топлива из ТС документом «Заправка ГСМ» в момент заправки в количестве заправленного топлива и исключено списание топлива из ТС документом «Путевой лист». Учет нормативного расхода топлива остался без изменений (по путевым листам). Отчеты по ГСМ были скорректированы с учетом выполненных доработок и позволяют сопоставить фактический и нормативный расход топлива за период.
Учет ремонтов и тех обслуживаний. Работа с агрегатами — 11.10.2018
Ведомость движения ГСМ и ТЖ (расширенный)
В рамках блока реализован функционал управления складскими запасами по методу «мин-макс». Для этих целей был регистр сведений «Минимальные остатки номенклатуры» преобразован в регистр сведений «Нормативные остатки номенклатуры», позволяющий задать не только минимальный, но и максимальный уровень запаса. 
Нормативные остатки номенклатуры
В УАТ добавлен документ «Заявка на ТМЦ», позволяющий сформировать потребность в ТМЦ и передать ее в корпоративную информационную систему (КИС), и регламентное задание для автоматического формирования заявок на ТМЦ на основе данных по фактическим и нормативным остаткам ТМЦ на складах. 
Заявка на ТМЦ
5. Учет агрегатов Учет агрегатов и ремонтов в Управлении Автотранспортом ПРОФ
Функционал блока дополнен возможностью учета тяговых аккумуляторных батарей (далее — ТАКБ) – их установки на ТС, эксплуатации, снятии и зарядки. Учет установки и снятия ТАКБ выполняется с помощью документа «Операции с агрегатами», а контроль параметров эксплуатации и зарядки ТАКБ выполняется созданными для этого отчетами «Журнал зарядки ТАКБ» и «История зарядки ТАКБ». 
История зарядки ТАКБ
В рамках этого блока работ изменена логика учета состояний ТС при оформлении документов «Заявка на ремонт» и «Ремонтный лист». Документы дополнены признаком «Эксплуатация запрещена», позволяющим установить ТС состояние, запрещающее его выдачу в работу без оформления ремонтного листа, или наоборот — сформировать ремонтный лист, не запрещая эксплуатацию ТС.
Также расширен функционал назначения статьи расходов при выполнении обслуживания и ремонтов – статья расходов определяется не только видом обслуживания, но и типом ТС и признаком арендованного ТС.
Определение статей бюджетов расходов
Добавлено регламентное задание по автоматическому формированию заявок на техническое обслуживание техники. Регламентное задание использует данные регистра сведений «Плановые данные ТО».
6. Учет плановых и фактических расходов в Управлении Автотранспортом ПРОФ
Функционал блока упрощен для учета происшествий со складской техникой и учета штрафов, налагаемых на операторов техники в связи с происшествиями.
Учет плановых и фактических расходов на транспорт основан на планировании работы ТС в разрезе статей расходов. По этим же статьям расходов выполняется учет фактических расходов на ТС, регистрируемых документами: · Поступление материалов и услуг (в части услуг), · Заправка ГСМ, · Выдача расходных материалов, · Ремонтный лист, · Прочие доходы и расходы.
Для корректного сопоставления плановых и фактических расходов для справочника «Статьи расходов» включена иерархия элементов, что позволяет осуществлять обобщенное планирование и более детальный сбор факта.
План-фактный анализ доходов и расходов
7. Какие операции позволяет выполнить мобильное приложение в Управлении Автотранспортом ПРОФ
В рамках этого блока работ была поставлена задача создать мобильное приложение, которое может быть использовано на различных мобильных устройствах, независимо от операционной системы устройства, и обеспечить выполнение основных задач склада по управлению складской техникой в отсутствии доступа к стационарному рабочему месту с УАТ.
Мобильное приложение УАТ
Разработанное мобильное приложение позволяет выполнять следующие операции: · выдача ТС в работу и приемка ТС из работы с учетом состояний ТС, · подача заявок на ремонт, · учет заправок ГСМ и установки / снятия ТАКБ, · учет выдачи ТМЦ со склада, · учет инструктажей сотрудников, · выполнение инвентаризации ТМЦ и агрегатов на складе и ТС, · ввод в эксплуатацию и перемещение оборудования, · работа с заданиями (блок CRM).
По результатам выполненных работ можно с уверенностью сказать, что конфигурация «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» является программным продуктом, который может быть адаптирован для широкого круга задач и, вероятно, лучшим выбором в случае необходимости автоматизации управления складской техникой.
Специалист компании «Кодерлайн»
Дмитрий Карнаухов
Источник: www.koderline.ru
Опыт внедрения 1С УАТ на дистрибьюторский центр
Всё смешалось в компании Х. Затраты на транспортный отдел растут и никто ничего не понимает. Финдиректор не понимает на что идут средства. Гендиректор не понимает, почему вместо новой Тойоты для сынишки он должен покупать колпаки на ГАЗели по миллиону долларов за штуку. Начальник транспортного сказал “я вас понимаю” и уехал закупать втулки полурессор.
Наступает критический момент, финдиректор бросает шапку оземь и произносит: “Нам нужна рентабельность!”. “Рентабельность. ” — выдыхают разом присутствующие и переводят взгляды на начальника информационного отдела. “Устроим” — произносит тот и покупает желтую коробку с 1С: Управление автотранспортом. Формируется рабочая группа, начинается внедрение.
Что хотим получить в итоге
Штат бухгалтеров в транспортном отделе разносит ГСМ и запчасти. Водители больше не ложатся костьми за каждый литр пережега — расход рассчитывается точно. Маршрутные, путевые, ремонтные листы создаются вовремя и правильно. Автоматизирован расчет зарплаты водителям: учитываются всевозможные надбавки, вычитаются пережеги.
Автоматизирован информационный обмен между существующими ИС: из ремонтных листов формируются требование-накладные в 1С Бухгалтерии и запчасти приходуются аккурат на счет 10.5. Из ЗУПа своевременно выгружаются физические лица. Но главное — вся аналитика производится парой кликов!
Начальник транспортного отдела может отчитаться о каждом литре солярки, каждом аккумуляторе, каждом рубле, потраченном на ремонт. Он может получить данные о состоянии любой машины в любой момент времени. Таким образом, все довольны: транспортный легко ведет учет, бухгалтерия не вмешивается в процесс и только контролирует правильность выгрузок, финотдел получает актуальные данные о рентабельности. Это картина идеального учета, который при грамотном подходе можно реализовать на базе 1С УАТ.
Что имеем сейчас
Начальник транспортного ведет учет карандашом в блокноте, а компьютер последний раз включал случайно, задев пяткой. Диспетчер вбивает данные по приходу-расходу в эксель, где по очень простым формулам вычисляется предполагаемый расход (естественно, учитывается минимум параметров).
В конце месяца водители бьются за каждый литр пережега, убеждая диспетчера, что в Верхних Матюках он стоял в пробке, а в Нижних Пупках пришлось ехать в объезд из-за ремонта дороги. Реального маршрута и расхода топлива не знает никто.
Для приходования запчастей в бухгалтерию передается первичка с пометками, а тамошние девочки вбивают номенклатуру как попало, потому как имеют смутное понятие о том, чем различаются шкив ободной и диск тормозной. Из-за этого транспортный и бухгалтерия нередко путаются в передаваемых данных. Начисление зарплат делает скрипт на VBA во всё том же экселе. Машины носят имена собственные — Газель Потертая и Петербильт Зеленый, фиксированного списка транспортных средств нет. В конце месяца, когда приходят документы из процессинговых центров поставщиков ГСМ, бухгалтеры в транспортном вручную сверяют итоговые цифры, а случае несоответствия погрязают в разбирательствах с водителями.
Как будем внедрять
- увеличение потребности в трудовых ресурсах. В УАТ необходимо будет вводить очень большое количество информации для формирования отчетов и получения рентабельности;
- данные должны вводиться штатом квалифицированных бухгалтеров. Подход “наши девочки разберутся” гарантированно ведет к провалу;
- требуетсся интеграция с существующими ИС предприятия. В случае с дистрибьюторской оптовой базой — это интеграция с системой складского учета (WMS), и бухгалтерскими программами;
- необходима высокая координация работы всех задействованных подразделений на всех этапах. Это прежде всего транспортный, информационный, бухгалтерия, склад;
- изменения в бизнес-процессах. Если в компании есть менеджер по качеству, то он взаимодействует с начальниками подразделений и описывает новые регламенты;
- техническая сложность. В информационном отделе необходим человек, который в течение нескольких месяцев будет заниматься только внедрением. Это разработка инструментария информационного обмена на подготовительном этапе и “доработка напильником”, пока всё не устаканится.
- минимальные затраты на переобучение персонала;
- минимальные затраты на техническое сопровождение;
- относительно короткие сроки выполнения (1-2 месяца);
Ключевой момент: путевые листы и расход ГСМ
Для начала я взялся за автоматизацию учета расхода ГСМ — это было основной задачей бухгалтеров в транспортном отделе. Существующая методика подразумевала минимум вводимой информации — пробег туда, пробег обратно, груз туда, груз обратно. С газелями, в которых перевезенный груз не учитывался, было ещё проще: только пройденный путь и тип топлива — либо СУГ, либо бензин. При детальном рассмотрении экселевского файла были выделены элементарные формулы расчета расхода; в них использовались несколько коэффициентов, выверенных годами методом проб и ошибок.
В УАТе расчет расхода топлива реализован гораздо сложнее. Опишу несколько моментов, с которыми возникли вопросы.
- маршрут следования. При формировании путевого листа формируется маршрут следования по принципу “точка-точка”. Это значит, что в если машина едет из точки А в точку Б через точку С, то в справочнике маршрутов должны быть “А-С” и “С-Б”. Мало того, если от А до С машина ехала по трассе, а от С до Б — в черте города, то расход будет разным, и эти два отрезка нужно вбивать с различными условиями эксплуатации (трассой и городом соответственно). Таким образом, для формирования задания в путевом листе бухгалтеру нужно точно знать маршрут следования и дорожные условия. А если у дальнобойщиков таких точек пять? Десять? Даже после тщательного заполнения путевого листа разница между ним и расчетом в экселе достигала десятков литров, и это при том, что было вбиты все коэффициенты (поправки на дорожные условия, рефрижератор, массу прицепа, массу оборудования, прогрев, сезон и прочее). Получается интересная зависимость: чем больше бухгалтер введет информации о маршруте, тем точнее выведется расход. Мне представляется, что система идеально подойдет к АТП, где автобусы ходят строго по расписанию и по фиксированных маршрутам. Но автоматизировать расчет на рейсах службы доставки, когда водитель неизвестно сколько колесит по городу, развозя товар в точки, а потом может из-за пробки сделать “крюк”, оказалось нерешаемой задачей. Пришлось дописывать в конфигурацию модуль, рассчитывающий расход по формулам из экселя и добавлять костыли в форму документа;
- концепция “модель-ТС”. В УАТе есть справочники “Модели ТС” и “Основные средства”. ОС двигают регистр сведений “Первоначальные сведения о транспортном средстве”, где хранятся все параметры транспортного тредства, такие, как госномер, объем бака, масса и прочие. Модель (ГАЗ-33023) может быть одна, а машин этой модели может быть десять. Нормы расхода — свойство модели. Следовательно, все десять ГАЗелей одной модели будут иметь единые нормы расхода, правда, у каждой из них можно ввести поправочный коэффициент, на который нормы модели будут умножаться. Но если одна ГАЗель после ремонта газобаллонного оборудования должна неделю ездить только на бензине, тогда как остальные ездят на газе, то для неё приходится создавать новую модель ГАЗ-33023-Бензин. Кроме того, через неделю нужно не забыть перезакрепить обратно. Если вдруг понадобится перепровести все созданные за эту неделю путевые листы, то нормы, естественно, будут взяты уже ТЕКУЩИЕ и путевые, которые были введены позже, становятся некорректными! Короче, я пришел к выводу, что лучше для каждой машины создавать свою модель. Так как нормы привязаны к датам, то они гибко настраиваются и влияют только на одну машину (здесь тоже не обошлось без доработок);
- учет стоимости топлива. В УАТе существуют два способа введения стоимости. Первый: в документе “ЗаправкаГСМ”, к которому привязан путевой лист. Если в рейсе была заправка, то бухгалтер может сразу же сформировать документ в соответствующей вкладке путевого листа и указать стоимость на основе данных из чеков. Второй: стоимость прогружается в конце учетного периода на основе документов, полученных из процессинговых центров поставщиков. Документы “ЗаправкаГСМ” и “ПутевойЛист” перепроводятся. В этом варианте нужно указывать 4 параметра: дату, АЗС, тип топлива и стоимость. Таким образом, если стоимость топлива менялась раз в 3 дня (вполне реальная ситуация), видов топлива три (СУГ, бензин, ДТ), поставщиков — 4, то бухгалтеру нужно сделать 10*3*4 = 120 прогрузок. Очевидно, первый вариант предпочтительнее. Ввод стоимости топлива при каждой заправке целесообразно вменить в обязанности бухгалтера. Было бы нелишним доработать документ ЗаправкаГСМ так, чтобы он не проводился без стоимости заправки;
- перепроведение/перерасчет путевых листов за произвольный период. Если бухгалтер ошибается, то все последующие путевые листы оказываются некорректными, так как конечный остаток предыдущего — это начальный остаток следующего. Написать обработку несложно, она сэкономит массу времени бухгалтера.
Что касается затрат на запчасти, мы можем получать из документов требование-накладная 1С Бухгалтерии. Для этого нужно ввести в документ дополнительный реквизит для привязки к основному средству.
Что удалось получить
Автоматизировав учет путевых листов и введя в конфигурацию УАТ дополнительный реквизит для связи с 1С Бухгалтерия по основным средствам, мы получаем (по каждому из транспортных средств):
- расход по каждому из видов топлива в разрезе пластиковых карт, поставщиков;
- суммарная стоимость заправок по каждому из видов топлива в разрезе пластиковых карт, постащиков;
- суммарный пробег;
- суммарный перевезенный груз;
- первоначальная стоимость, амортизация, стоимость с учетом амортизации;
- суммарные затраты на запчасти.
Для получения исчерпывающей картины не хватает расходов на ремонты, страховки, ТО, налогов и расходные материалы. Тем не менее, при минимальных затратах мы получили бóльшую часть показателей. Это можно считать успехом.
Выводы
- 1С УАТ — мощная система для управления рентабельностью перевозок. Это полноценная бухгалтерия, только с уклоном в автотранспорт. Соответственно, учет в ней должен вестись квалифицированным штатом бухгалтеров;
- осваивание системы во время внедрения — заведомый путь к провалу;
- лучше всего система подходит к АТП с фиксированными маршрутами и расписанием рейсов. Система, к сожалению, не подходит для тех случаев, когда неизвестен точный маршрут рейса. Как вариант — оснащать транспорт “черными ящиками” и строить информационный обмен с УАТ.
- ключи к успеху — скоординированная работа всех задействованных отделов и тщательное изучение нюансов движения ГСМ. Последнее избавит от лихорадочного поиска пропавших тысяч под дулом пистолета бухгалтера.
Источник: habr.com
1С УАТ (Управление автотранспортом). Практика внедрения.
Сие повествование – есть последовательность шагов внедрения системы учёта и автоматизации бизнес-процессов на предприятии. Все описанные ниже события, происходят в настоящее время. Поэтому данный материал, будет дополняться новой информацией!
Подробнее про «Патч для 1С УАТ » (БагФиксУАТ) Вы можете узнать здесь.
Предприятие, описываемое в данной статье, занимается грузоперевозками. Основной системой учёта хранения и движений материальных запасов, кадров, бухгалтерии и логистики является — 1С 7.7 Комплексная конфигурация. Которая, на протяжении нескольких лет, была вся «перепилена» и дополнена новым функционалом.
Для предприятия наступил тот момент, когда потребности ведения бизнеса, давно переросли возможности хорошо зарекомендовавшей себя, но устаревшей платформы 1С 7.
Было продумано много вариантов «на чём и как» работать дальше. В пользу 1С 8.3 выбор был однозначен. А на счёт конфигурации, было рассмотрено масса вариантов, вплоть до написания своей «с нуля». Итогом выбора стал УАТ 2.1.3.1 (Управление автотранспортом), по причине того, что это решение, больше всего подходило под требования организации.
По крайней мере, так были официально заявлены возможности этой конфигурации. Плюсом в пользу УАТ, послужила ещё её свежесть и частота обновлений. Создавалось впечатление, что эта конфигурация бурно развивается, своевременно исправляются ошибки и появляются новые функции.
Забегая вперёд, скажу, это только впечатление. Вся конфигурация состоит из ошибок… Причём, некоторые из них, настолько лежащие на поверхности, что иной раз приходила мысль – вообще кто ни будь перед релизом, тестировал это решение…
Задуманный функционал, как и логика процессов в УАТ вполне прилична, но ошибки, просто сплошные ошибки и недоработки, сводят положительные стороны на нет. Естественно, поправить и доработать можно всё, но только не закрытые модули, которые также присутствуют в конфигурации. И самое главное – цена лицензии. Она не оправдывает свою цену.
Так почему же УАТ? Как правильно и ёмко сказали на одном из интернет ресурсов: «… Он плох, но безальтернативен…». В общем таковы реалии…
Могу сразу сказать, что в поставке присутствует демоверсия (заполненная виртуальными данными конфигурация). Но посмотреть её возможности без ключа, вы также не сможете. Защита устроена таким образом, если при запуске не обнаружен лицензионный ключ, появляется форма его установки. При отказе от установки ключа — конфигурация закрывается. Поэтому, только купив УАТ, вы сможете ознакомиться с его возможностями.