Как работать с офисными программами 2

Способы упорядочить работу с документами: чем серьезнее ваши проекты, тем сложнее система. Пять вариантов и три лайфхака в конце статьи.

Работаем с пакетом программ Microsoft Office 2000

В последнее время у нас в стране резко сократилось количество научной компьютерной литературы, зато количество литературы пользовательской, напротив, возросло. При этом существенная часть ее посвящена именно продуктам Microsoft Office. Написаны как толстые пособия о пакете в целом, так и еще более фундаментальные учебники, посвященные отдельным компонентам. У читателя может возникнуть вопрос: зачем нужна еще одна серия публикаций для обучения продуктам Microsoft Office?

Для того чтобы ответить на этот вопрос, взгляните на наших пользователей. Обычно они делятся на две категории: первые любят сначала всему научиться по толстой книге без компьютера, другие считают, что если есть компьютер, то книги уже не нужны. Приверженцы первого подхода успевают изучить толстую книгу как раз к тому времени, когда программа заменяется новой версией.

Работа с офисными программами. Урок №1

Вторые действуют по принципу: если с третьего раза не получилось, можно посмотреть в инструкцию. Для них книга в 500 страниц слишком велика. Причем жизненный цикл такой книги не так уж долог. Еще недавно был Office 97, а сегодня уже двухтысячный! При этом обновилось-то не более чем 30 процентов информации!

Есть ли смысл покупать толстую книгу, 70 процентов информации в которой вам известно? Мы не хотим сказать, что книги не нужны. Они нужны! Просто мы уверены, что для большинства аудитории не нужно в который раз «начинать все с самого начала», и оперативное периодическое издание в целом ряде случаев позволяет своевременно донести до читателя новое, не загружая его излишними подробностями и повторениями.

Поэтому мы надеемся, что многие воспользуются нашей рубрикой. Мы предполагаем, что читатель уже имеет общие навыки работы с программой Windows, однако знакомство с более ранними версиями офиса для изучения материала не обязательно. Мы не собираемся давать систематическое описание пакета (переходя к описанию следующего компонента только по завершении предыдущего): наоборот, мы планируем показать, как пользоваться разными составляющими нового офиса в решении наиболее часто применяемых на практике задач.

Начинаем работу

Надеемся, что комплект Microsoft Office 2000 уже установлен на вашем компьютере.

Задание 1. Написать с помощью программы Word деловое письмо, содержащее таблицы Word и Excel.

Выполнив данное задание, вы должны поверить в свои силы и убедиться в том, что пользоваться программами Office 2000 совсем не сложно и даже приятно.

Начните работу, щелкнув кнопкой Пуск (рис. 1), находящейся на панели задач (в левом нижнем углу вашего экрана). В результате появится главное меню.

Как видно из рис. 1, в главном меню имеется два пункта: Открыть документ Office (2) и Cоздать документ Office (3).

Как БЕСПЛАТНО и легко получить от Microsoft программы Word, Excel, PowerPoint

Выберите пункт Cоздать документ Office (3). В результате появится окно (рис. 2), в котором имеется широкий выбор создания документов офиса: новый документ Word, новая книга Excel и т.д.

Выберите Новый документ Word, выделенный на рис. 2, в котором мы и будем создавать необходимый документ1.

Предположим, что вам необходимо создать такое письмо, как показано на рис. 3.

Проследим, как его можно получить.

Ввод текста

Введите текст письма, который содержится на рис. 3 до таблицы, не меняя размера шрифта и формата. Для перевода строки пользуйтесь клавишей Enter, а для редактирования — клавишами Delete и Backspace.

Добавление таблицы Word

Для того чтобы добавить таблицу Word, выполните команду Таблица > Добавить > Таблица, как показано на рис. 4(а); в результате появится окно задания параметров добавляемой таблицы (рис. 4(б)).

Поменяйте параметры «число столбцов» и «число строк» в окне (рис. 4(б)) на необходимые вам (4×4), и вы получите заготовку нужной вам таблицы. Добавьте текст в таблицу, и письмо (рис. 3) почти готово.

Таблица Word обладает намного меньшими возможностями, чем таблица Excel, и иногда в документе важно иметь именно последнюю. Например, если вам ежедневно необходимо обновлять данные, над ними производить вычисления и рассылать их, то таблица Excel сэкономит вам массу времени. И хотя в нашей таблице пока никаких вычислений нет, уже сейчас полезно научиться вставлять таблицу Excel в документ Word. Поэтому следующим шагом мы попробуем заменить таблицу Word таблицей Excel.

Удаляем таблицу Word

Выделите таблицу Word и выполните команду Таблица > Удалить > Таблица. Тем самым мы освободим место под таблицу Excel.

Добавляем таблицу Excel

Для того чтобы вставить таблицу Excel, щелкните мышью на кнопке Добавить таблицу Excel (она изображается пиктограммой на стандартной панели инструментов (рис. 5(а)). В результате откроется меню ячеек, которое позволяет выбирать необходимый размер вашей будущей таблицы путем перемещения мыши (размер будущей таблицы отображается синим цветом). Выбрав необходимый размер, щелкните мышью на синем поле, и таблица Excel необходимого размера появится в вашем документе.

В результате в документе Word появилась таблица Excel. Вместе с появлением таблицы Excel меню и стандартные панели Word заменяются инструментами Excel (рис. 5(б)). Это свидетельствует о том, что теперь вы можете пользоваться всеми возможностями электронных таблиц, не выходя из окна, в котором набран ваш текст. Введите значения в ячейки таблицы, как показано на рис.

3. Щелкнув мышью вне листа Excel, вы вновь возвращаетесь к документу Word, а таблица принимает внешний вид аналогичной таблицы Word. Однако это не просто таблица Word, а внедренный объект Excel, и, дважды щелкнув на нем мышью, вы вновь активизируете инструменты Excel и сможете производить все необходимые расчеты, доступные из Excel.

Документ почти готов, но, возможно, он выглядит не очень изящно: в нем не хватает форматирования текста и так называемой шапки письма.

Форматирование текста

В программе Word имеется огромное количество способов усовершенствовать текст, чтобы он лучше читался и выглядел изящнее. Рассмотрим несколько элементарных операций по форматированию текста.

Для начала поменяем шрифт в обращении.

Выделите мышью фразу «Уважаемые господа» и выполните команду Формат > Шрифт.

В результате появится меню (рис. 6), в котором вы можете поменять шрифт, начертание шрифта (обычный, курсив, полужирный и т.д.), размер и видоизменение шрифта (подчеркнутый с тенью и т.п).

Выбирая параметры шрифта, вы имеете возможность одновременно просматривать, как выглядит начертание выделенной вами фразы в окошке «Образец».

Подобрав наиболее приятное, на ваш взгляд, изображение, можно применить процедуру, нажав на кнопку ok.

Чтобы обращение выглядело, как на рис. 3, выберите шрифт Times New Roman, начертание — полужирный, размер 12, и установите режим подчеркивания.

Добавление графического объекта

Ваше письмо практически готово. Однако выглядит оно несолидно: нет вашего фирменного знака.

Если его художественной продуманности и дизайну вы не придаете особого значения, такой знак можно сделать средствами Word буквально за пять минут. Предположим, что речь идет о фирме под названием «Кенгуру». Если вам достаточно графически «обыграть» название вашей фирмы в значке, то это очень легко сделать с помощью процедуры WordArt, которая и была использована для создания значка на рис. 3.

Выберите команду Вставка > Рисунок > WordArt (рис. 7(а)). Данная команда откроет окно выбора стиля надписи WordArt (рис. 7(б)).

Выберите понравившийся вам стиль надписи и нажмите OK.

Введите запрашиваемый текст «Кенгуру» вместо «текст надписи» (рис. 7(в)) и после нажатия ok получите его объемное начертание, как показано на рис. 7(г).

На рис. 7(г) показаны инструменты, позволяющие варьировать форму, цвет и другие параметры вашего объекта. Так, например, можно изменить вид текста, вписав его в некий геометрический шаблон, скажем, в треугольник, как это показано на рис. 7(д).

Возможно, полученное изображение вас не удовлетворит… Например, вам покажется, что оно получилось достаточно сложным для прочтения и не годится, чтобы использовать его для фирменного знака… В этом случае можно вновь поменять стиль, не отказываясь от данного текста, а непосредственно перейдя из текущего окна к процедуре изменения стилей. Для этого нужно выбрать первую пиктограмму на панели инструментов (рис. 7(д)) (буква А на фоне таблицы), что вернет вас к таблице на рис. 7(б).

Выберите третью сверху ячейку в первом столбце. Изображение вашего текста вновь станет плоским и приобретет желтый цвет. Желтый цвет плохо читается на белом фоне. Замените цвет на черный путем выбора кнопки с пиктограммой «кисточка с краской», и у вас получится такой же графический объект, как показан на рис. 3.

Добавьте под вашим логотипом адрес организации, укажите, кому вы адресуете письмо, как показано на рис. 3, и документ готов. Осталось сохранить его на диске.

Сохранение документа

Для сохранения документа выполните команду Файл > Сохранить как, в результате появится окно (рис. 8). Ваш документ имеет временное название Doc1 и тип файла Документ Word. Документы, подобные созданному, удобно хранить в папке Мои документы — она всегда находится под рукой. Щелкните мышью по значку папки Мои документы, и при сохранении ваш документ попадет в эту папку.

Вы можете поменять имя вашего файла на то, которое позволит быстрее его найти, и сохранить в формате Документ Word. Можно также поменять формат документа и сохранить его, например, как HTML-документ. Если все параметры указаны верно, нажмите кнопку Сохранить, и документ будет сохранен на диске.

Возможно, вы сохраните свой документ в какой-либо другой папке. Важно, чтобы после его сохранения вы смогли найти свой документ и открыть его вновь.

Открытие готового документа

Вернемся к рис. 1, на котором пунктом (3) обозначена процедура открытия документа Office.

Щелкнув мышью на значке Открыть документ Office, вы получите таблицу, аналогичную показанной на рис. 8, где также присутствуют папки Мои документы и Журнал. Если вы сохранили документ в какой-либо папке, отличной от Мои Документы, вам может быть весьма полезна папка Журнал2, помогающая найти документы, которые вы недавно открывали. Найдите свой документ в списке папки Журнал и откройте его, дважды щелкнув на нем мышью. Теперь можно быть уверенным, что все, что было создано, никуда не пропало и действительно хранится на вашем компьютере.

• ПК и комплектующие

• Настольные ПК и моноблоки
• Портативные ПК
• Серверы
• Материнские платы
• Корпуса
• Блоки питания
• Оперативная память
• Процессоры
• Графические адаптеры
• Жесткие диски и SSD
• Оптические приводы и носители
• Звуковые карты
• ТВ-тюнеры
• Контроллеры
• Системы охлаждения ПК
• Моддинг
• Аксессуары для ноутбуков

• Принтеры, сканеры, МФУ
• Мониторы и проекторы
• Устройства ввода
• Внешние накопители
• Акустические системы, гарнитуры, наушники
• ИБП
• Веб-камеры
• KVM-оборудование

• Сетевые медиаплееры
• HTPC и мини-компьютеры
• ТВ и системы домашнего кинотеатра
• Технология DLNA
• Средства управления домашней техникой

• Планшеты
• Смартфоны
• Портативные накопители
• Электронные ридеры
• Портативные медиаплееры
• GPS-навигаторы и трекеры
• Носимые гаджеты
• Автомобильные информационно-развлекательные системы
• Зарядные устройства
• Аксессуары для мобильных устройств

• Цифровые фотоаппараты и оптика
• Видеокамеры
• Фотоаксессуары
• Обработка фотографий
• Монтаж видео

• Операционные системы
• Средства разработки
• Офисные программы
• Средства тестирования, мониторинга и диагностики
• Полезные утилиты
• Графические редакторы
• Средства 3D-моделирования

• Веб-браузеры
• Поисковые системы
• Социальные сети
• «Облачные» сервисы
• Сервисы для обмена сообщениями и конференц-связи
• Разработка веб-сайтов
• Мобильный интернет
• Полезные инструменты

• Средства защиты от вредоносного ПО
• Средства управления доступом
• Защита данных

• Проводные сети
• Беспроводные сети
• Сетевая инфраструктура
• Сотовая связь
• IP-телефония
• NAS-накопители
• Средства управления сетями
• Средства удаленного доступа

• Системная интеграция
• Проекты в области образования
• Электронный документооборот
• «Облачные» сервисы для бизнеса
• Технологии виртуализации

1999	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2000	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2001	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2002	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2003	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2004	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2005	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2006	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2007	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2008	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2009	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2010	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2011	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2012	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
2013	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Источник: compress.ru

Начинаем программировать

В последние годы огромную популярность приобрело так называемое объектно-ориентированное программирование ( ООП ). Для того, чтобы эффективно работать в VBA , нужно понимать основные положения ООП . В частности, вам нужно разобраться, что такое классы , объекты , что такое методы , свойства и события объектов .

Класс — это шаблон для создания объектов . Например, пусть у нас есть класс «автомобиль». Он создан по общему чертежу, по единой проектной документации. Но каждый отдельный объект — конкретный экземпляр автомобиля -индивидуален. Например, они различаются цветом, особенностями отделки салона и так далее. Точно также происходит и при работе с программными классами и объектами . Один класс может породить множество различных объектов .

На первых этапах VBA-программирования вам не придется самостоятельно создавать классы , но вы постоянно будете обращаться к объектам из своих процедур. Однако знайте, что VBA в MS Office 2007 поддерживает написание полностью объектно-ориентированных приложений классов и инструментария работы с ними.

Объект — это нечто целостное, неделимое, содержащее в себе данные и код. В объекте может храниться информация и программные инструкции для обработки этой информации.

У объектов есть свойства и методы . Объекты могут откликаться на события . Чтобы объяснить эти важнейшие понятия, разовьем уже использованный пример.

Напомним: наш объект — это автомобиль. Какие свойства есть у автомобиля? Цвет, тип двигателя, скорость движения и так далее. А какие методы ? Что наш автомобиль умеет делать? Например, передвигаться, ехать.

Получается, что у автомобиля есть как минимум два метода : «начать движение» и «остановиться». Точно так же, свойства и методы есть и у объектов , которыми мы будем пользоваться в VBA . А как насчет событий ? Например, событием по отношению к автомобилю может быть нажатие педали газа, которое приводит к увеличению скорости.

Детали работы объекта скрыты от пользователя. Обычно пользователю доступны лишь те свойства и методы , которые специально для этого предназначены. Пользователь не может повлиять на внутренние механизмы объекта , работая лишь со специально выделенными для взаимодействия с внешним миром методами и свойствами .

Обращение к методам объектов в VBA ведется таким образом:

Объект.Метод

Возможны и другие варианты использования методов . Например, если в метод нужно передать какой-то параметр , его вызов будет выглядеть так:

Объект.Метод (Параметры)

Обратите внимание на то, что объект и метод отделены точкой. Если вы вводите в редакторе VBA имя объекта и ставите после него точку — редактор подскажет вам, какие методы и свойства есть у этого объекта .

С помощью методов объекта мы даем объекту команды. Например, такая команда : Application.Quit , приводит к закрытию приложения. Очевидно, что Application — это объект » Приложение «, а Quit — это метод «Выйти».

Со свойствами обычно работают так:

Объект.Свойство=Значение

Такой командой мы присваиваем некое значение свойству объекта .

А так: Переменная=Объект.Свойство можно присвоить некой переменной свойство объекта . Подробнее с переменными мы познакомимся ниже. Пока можете считать переменные специальными «ящиками» в памяти компьютера, в которых можно хранить различные данные.

Свойства — это, как мы уже говорили, признаки объектов . Например, такая команда , txt_User_Name.Text=»Александр» , выведет в текстовом поле ( объект txt_User_Name ) слово «Александр» . Очевидно, что эта команда модифицирует свойство объекта Text , которое отвечает за выводимый на объекте текст.

Если вам пока непонятно, что это за текстовые поля и их свойства — просто читайте дальше. В следующей главе мы подробно все это обсудим — и вы сможете соединить теорию, которую вы уже знаете, с практикой.

Событие — это действие, которое объект распознает и на которое реагирует. Например, событием может быть щелчок мышью по кнопке, открытие нового документа и т.д.

Объекты могут объединяться в коллекции объектов . Фактически, коллекции — это объекты , которые содержат в себе другие объекты . Обычно в коллекцию входят объекты , имеющие один и тот же тип — то есть — одинаковые объекты .

В следующей главе мы вплотную займемся работой с объектами , а пока обсудим очень важную тему — объектные модели приложений Office.

2.4. Введение в объектные модели приложений Office

Объекты приложений Office объединены в иерархическую структуру, которую называют объектной моделью. У каждого приложения своя объектная модель , то есть свой набор объектов . Например, в Microsoft Word на верхнем уровне иерархии стоит библиотека классов Word . Она включает в себя множество классов , например — Application , который символизирует приложение Microsoft Word . Application , в свою очередь , включает в себя другие объекты , методы , свойства . Например, такая команда приводит к закрытию Microsoft Word :

Word.Application.Quit

Обычно при работе в MS Word опускают вызов объекта Word , то есть вышеприведенную команду вполне может заменить такая:

Application.Quit

Вызов объекта Application тоже можно опускать, но делать это допустимо не всегда. Например, команду Application.Quit сократить уже не получится

Как мы уже говорили, в редакторе VBA есть средство для просмотра информации об объектах — Object Browser. Для его вызова служит одноименная кнопка на панели инструментов, или клавиша F2 (рис. 2.3.).

Рис. 2.3. Окно Object Browser

В левой части окна (она называется Classes ) находится список классов и перечислений, входящих в библиотеку Word (или в ту библиотеку, которая выбрана в поле Object Browser ), в окне Members of можно просмотреть методы , свойства и события выбранного в предыдущем окне класса .

Значок с изображением руки в этом окне означает свойство , значок молнии — событие , значок с изображением маленького предмета с черточками — метод .

Здесь нет информации о том, что делает тот или иной метод , что означает то или иное свойство и т.д. Как же узнать подробности? Для начала — задуматься над именами классов , объектов , свойств, методов , событий . Правда, для их понимания нужно знать значения английских слов, которые использованы для их именования.

Далее, можно поискать информацию по интересующим вас объектам в справочной системе VBA , а так же — в базах данных Microsoft (www.microsoft.com).

Если вы не знаете, какой именно объект нужен для выполнения того или иного действия, но знаете как выполнить это действие с помощью визуальных средств приложения (например — с помощью кнопок на вкладках), вы можете исследовать объектные модели с помощью макрорекордера.

Объектные модели приложений огромны. С одной стороны, для эффективного использования всех объектов , нужно хорошо в них разбираться, с другой же — запомнить все это многообразие очень сложно. К счастью, для повседневной работы вам достаточно знать лишь основные классы и объекты объектных моделей, а если вам понадобится что-нибудь особенное — всегда можно воспользоваться справкой или использовать макрорекордер .

Помимо обычных объектных моделей приложений Office, вы можете использовать в своих программах другие объектные модели. Например, программируя для Word , можете воспользоваться объектной моделью Excel а так же — любыми другими моделями, установленными в системе. Для этого нужно подключить нужные модели из редактора VBA с помощью команды меню Tools -> References (Инструменты o Ссылки) (рис. 2.4.).

В данном случае мы подключаем библиотеку Microsoft Excel (она ценна встроенными функциями) к Microsoft Word , то есть сможем пользоваться некоторыми функциями Excel в Word . Подключенные модели можно просматривать в окне Project Explorer.

Рис. 2.4. Подключение библиотеки объектов Microsoft Excel

Подключив объектную модель Microsoft Excel в Microsoft Word , вы сможете программно работать с документами MS Excel из программ, написанных в MS Word (и наоборот). Если вы собираетесь работать с базами данных — вам понадобится особая объектная модель ADO и т.д.

2.5. Старые и новые версии Office: совместная работа

Старые версии в исходном виде не умеют работать с новыми файлами. Чтобы они смогли читать новые файлы, нужно установить специальный конвертер, который можно скачать с сайта Microsoft , однако это не гарантирует полную совместимость программного кода. Так, объектные модели приложений Office 2007 дополнены новыми объектами (например, OMath для работы с формулами в MS Word ).

Если вам приходится работать в среде, которая предусматривает параллельное использование двух разных версий Office, лучше всего создавать и отлаживать программы именно в той версии, в которой вы планируете их использовать.

Большая часть материала данной книги справедлива для всех современных версий Office, однако, как уже было сказано, объектные модели приложений различаются, поэтому, используя тот или иной объект в устаревших версиях — обязательно сверяйтесь со справочной системой или исследуйте операции с помощью макрорекордера.

2.6. Выводы

В этой лекции вы узнали самое главное о программировании на VBA . Теперь вы знаете, как найти редактор Visual Basic и где хранится код макроса. Теперь вам нужно научиться пользоваться редактором, ориентироваться в его инструментах. Всему этому посвящена следующая лекция.

Источник: intuit.ru