Как работать с электронной программой

Преимущества «1С-ЭДО»

Сервис «1С-ЭДО» наиболее выгодное решение для пользователей программ «1С». Это интегрированная в учетную базу «1С» система хранения и обмена электронными документами, которая ускоряет процесс документооборота с контрагентами, уменьшает затраты организации на документооборот и гарантирует безопасность архива документов.

Во-первых, сервис входит в состав информационно-технологического сопровождения (ИТС), и пользователям ИТС не нужно переплачивать за дополнительное программное обеспечение и его обслуживание. Можно обмениваться со своими контрагентами: в рамках тарифа сопровождения включены 100 комплектов исходящих документов в месяц.

В один комплект документов входит универсальный передаточный документ и два других любых документа, например, счет на оплату. Если организация ведет активный документооборот с контрагентами и лимит в 100 комплектов в месяц превышается, последующие исходящие документы тарифицируются по стоимости 10 руб. за комплект.

Программа для создания электронных курсов — обзор конструктора курсов iSpring Suite 9

С 1 марта 2019 г. сервис «1С-ЭДО» доступен без предварительной покупки тарифа 1С:ИТС всем пользователям программ «1С», чьи программные продукты зарегистрированы на Портале ИТС, а установленные обновления конфигурации и платформы «1С:Предприятие 8» используются правомерно. Входящие документы не тарифицируются, то есть если вы получаете от контрагентов документы и отправляете в ответ подписанные, то такие документы не считаются трафиком. Также с 1 марта 2019 г. применяется правило: если клиент отправил в течение расчетного месяца не более пяти комплектов электронных документов, счет на оплату трафика за этот месяц выставляться не будет. Таким образом, для предприятий, которые преимущественно получают документы по ЭДО от своих контрагентов и совершают единичные отгрузки через ЭДО, сервис «1С-ЭДО» доступен без оплаты.

С 2002 г. на территории РФ появилась возможность обмениваться электронными документами так же законно, как и бумажными. А с 8 апреля 2011 г. действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ »Об электронной подписи», который определяет порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами. В настоящее время технология ЭДО внедрена в такие структуры как ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и др. контролирующие органы. Это облегчает налогоплательщикам процесс сдачи отчетности: избавляет их от затрат времени на простой в бесконечных очередях, поиск бумажных документов в архивах, восстановление недостающих документов и т.д.

• «1С:Бухгалтерия 8», ред. 2.0 и 3.0 (в т. ч. Базовые версии)
• «1C:Управление нашей фирмой 8»
• «1C:Управление холдингом 8»
• «1С:Управление торговлей 8», ред. 10.3 и 11
• «1С:Комплексная автоматизация 8», ред. 1.1 и 2.0
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0 и 2.0
• «1С:Управление производственным предприятием 8»
• «1C:ERP Управление предприятием 2.0»
• «1С:Розница 8», ред. 2.2 (в т. ч. базовая)
• «1С:Клиент ЭДО 8», ред. 2.3

Механизмы работы с электронными документами (хранение, поиск, фильтрация по типам, статусам, массовое подписание) также интегрированы непосредственно в программы «1С», что является несомненным преимуществом по сравнению с другими операторами, предоставляющими подобные сервисы.

DCACLab — онлайн симулятор электрических схем

Интерфейс сервиса «1С-ЭДО»

Документы, полученные в программе «1С», автоматически создаются в учетной системе, а также сопоставляются номенклатуры продавца и покупателя.

Список документов, которые поддерживает сервис «1С-ЭДО» на примере конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8»:

• Произвольные документы;
• УПД/УКД;
• Документ о передаче товаров;
• Документ о передаче результатов работ;
• Акт на передачу прав;
• Счет на оплату;
• Отчет о продажах комиссионного товара;
• Соглашение об изменении стоимости;
• Отчет о продажах комитенту;
• Счет покупателю.

УПД/УКД – универсальный передаточный/корректировочный документ, разработанный ФНС РФ для упрощения процесса документооборота первичной документации. То есть вместо счета-фактуры и накладной на отгрузку либо акта выполненных работ/оказанных услуг отправляется один универсальный документ.

На основании данного документа в бухгалтерском и налоговом учете отражаются операции и принимается к вычету НДС.

УПД в программе «1С» может формироваться трех видов:

• как счет-фактура;
• как счет-фактура и передаточный документ (Статус 1) – в качестве счета-фактуры и первичного учетного документа;
• как передаточный документ (Статус 2) – в качестве первичного учетного документа (для УСН).

При сдаче декларации НДС налогоплательщикам необходимо вести корректный учет первичной документации во избежание штрафов за несоответствие данных в счетах-фактурах. Как раз в данном случае электронный документооборот играет немаловажную роль.

Также, являясь частью информационной базы, архив электронных документов может быть сохранен при выполнении стандартной процедуры резервного копирования базы. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года. Следовательно, удобство хранения и поиска первичной документации в электронном виде очевидно.

Так как при получении электронного документа через сервис «1С-ЭДО» в учетной системе автоматически на основании полученного документа формируется учетный документ в базе, например, акт об оказании услуг, исключаются ошибки ввода информации (человеческий фактор), следовательно, снижается риск получения штрафа за несоответствие отраженной информации. Это же касается и других электронных документов, участвующих в формировании отчетных ведомостей.

В-третьих, техническую поддержку сервиса обеспечивает как обслуживающий организацию партнер «1С», так и линия технической поддержки разработчика сервиса. Если у вас возникли вопросы по работе с сервисом, или возникли проблемы с его работоспособностью, всегда можно обратиться на одну из перечисленных выше линий поддержки.

Из всего перечисленного выше можно сделать вывод, что электронный документооборот не просто экономит время бухгалтера, позволяя эффективнее его использовать, но и помогает исключить ошибки при ведении учета, что в свою очередь дает возможность организации избежать больших штрафов при сдаче отчетности.

Подключение сервиса «1С-ЭДО»

Сервис подключить очень просто, при наличии сертификата электронной подписи у организации и установленного на компьютере пользователя криптопровайдера подключение занимает не более 10 минут.

Для начала необходимо проверить настройки электронной подписи в базе. Для этого нужно перейти в раздел «Администрирование» – «Обмен электронными документами». В открывшемся окне при необходимости установить флаг «Электронные подписи» и перейти по ссылке «Настройки электронной подписи и шифрования». Здесь необходимо добавить действующий сертификат электронной подписи, которым планируется подписывать документы. После нажатия кнопки «Добавить» – «Из установленных на компьютере» откроется окно с установленными сертификатами, из них нужно выбрать необходимый, затем закрыть «Настройки электронной подписи и шифрования».

Настройка электронной подписи

Сертификат электронной подписи

Следующее действие – это создание профиля настроек. Вернувшись в раздел «Обмен электронными документами» нужно раскрыть вкладку «Обмен с контрагентами». Здесь установить флаг «Сервисы ЭДО», перейти по ссылке «Профили настроек ЭДО».

В открывшемся окне «Помощник подключения к сервису «1С-ЭДО» выбрать сертификат из добавленных в настройке электронной подписи и шифрования. Заполнить юридический адрес организации и код налогового органа. После заполнения необходимых данных нажать на ссылку «Получить уникальный идентификатор участника ЭДО».

Создание профиля настроек ЭДО

Профиль настроек ЭДО

После создания профиля настроек его необходимо записать, затем провести «Тест профиля настроек», указав при проверке пароль от сертификата электронной подписи. Здесь же, в «Профиле настроек», можно указать возможность использования УПД и УКД. После проведения описанных выше действий можно приступать к «Настройке ЭДО».

В открывшемся окне нужно выбрать контрагента, записать настройку, выполнить «Тест настроек» и затем отправить приглашение выбранному контрагенту. В приглашении контрагентам, использующим «1С-ЭДО» или работающим с другими операторами ЭДО СФ (см. ниже), автоматически проставляется идентификатор участника ЭДО, для пользователей других операторов ЭДО необходимо указать электронную почту. После заполнения полей формы можно отправить приглашение и записать настройку.

Приглашение к обмену документами по ЭДО

Список настроек ЭДО

В «Настройках ЭДО» отображаются отправленные созданные настройки со статусами подключения, что помогает отследить подключенных контрагентов и тех, кто только подключил себе сервис.

Роуминг

В настоящее время существует довольно много операторов электронного документооборота, которые к тому же имеют свое программное обеспечение, предназначенное специально для сдачи отчетности в электронном виде и обмена электронными документами с контрагентами, такие как:

• ЗАО «Калуга Астрал» – 1С-ЭДО;
• ООО «Компания «Тензор» – СБИС;
• ООО «Линк-сервис»;
• ООО «ЭТП ГПБ»;
• СКБ Контур – Контур. Диадок;
• АО НИИАС (РЖД).

Вы можете выбрать оператора, с которым вам будет удобнее сотрудничать. Более 1000 клиентов компании «ГЭНДАЛЬФ» используют оператора «Калуга-Астрал», обмениваясь электронными документами с клиентами как оператора «Калуга-Астрал», так и других операторов ЭДО посредством настройки роуминга.

Роуминг – это юридически значимый обмен электронными документами между операторами электронного документооборота. На данный момент есть два способа настройки роуминга с контрагентами:

1. Автоматически (посредством отправки приглашения из программы «1С») с контрагентами, оператор ЭДО которых является одним из операторов ЭДО СФ (электронного документооборота счетов-фактур), входящих в «1С-ЭДО». К ним относятся:

• ЗАО «Калуга Астрал» – «1С-ЭДО»;
• ООО «Компания «Тензор» — СБИС;
• ООО «Линк-сервис»;
• ООО «ЭТП ГПБ».

1. Вручную (посредством отправки оператору заявления о настройке роуминга) – с контрагентами операторов:

• СКБ Контур – Контур.Диадок;
• АО НИИАС (РЖД).

Подробную инструкцию по настройке роуминга можно прочитать на сайте «1С-ЭДО», в разделе Вики ЭДО.

Использование сервиса

С контрагентами, статус подключения которых «Присоединен», уже можно обмениваться электронными документами. На примере обмена с нашей организацией рассмотрим процесс принятия акта об оказании услуг. Для начала нужно перейти в «Текущие дела ЭДО», он доступен из разделов «Покупки» и «Продажи». В открывшемся окне для получения и отправки документов необходимо нажать кнопку «Отправить и получить». Система попросит ввести пароль от сертификата электронной подписи для подписания извещений о получении для отправителя, а также для аутентификации в сервисе «1С-ЭДО».

Текущие дела ЭДО

После ввода пароля в «Текущих делах ЭДО» в папке «Входящие» отобразятся пришедшие от контрагентов документы. Если это первый цикл обмена, то в полученном документе необходимо единично сопоставить номенклатуру продавца и покупателя.

После сопоставления у пользователя есть выбор: создавать документ учета на основе полученного ЭД (электронного документа) или нет. Все полученные, отправленные, сформированные пакеты электронных документов хранятся в «Архиве ЭДО», в архив можно попасть, нажав по одноименной ссылке, находящейся внизу формы «Текущих дел ЭДО». Здесь можно обратиться к любому документу, распечатать его при необходимости вместе с карточкой документа, в которой отражается информация об электронных подписях. Вся документация, которая участвует в составлении отчетности, автоматически создается в базе и хранится в ней же, что дает гарантию того, что отчеты будут сформированы правильно, и при проверке все необходимые документы будут быстро предоставлены в контролирующие органы.

Используя систему ЭДО, организации сокращают затраты на расходные материалы для бумажного документооборота, снижают риск штрафов за ошибки в отчетах, поскольку документы формируются автоматически, исключая человеческий фактор при ручном вводе, и хранятся в электронном виде, что освобождает место хранения бумажных архивов для других нужд. Сотрудники, используя ЭДО, сокращают время на ввод данных с бумажных документов на 75%, увеличивая количество эффективно затраченного рабочего времени.

Источник: www.audit-it.ru

1С: подключение — инструкция по настройке электронного документооборота, как правильно подключить клиента

Как выполнить подключение ЭДО в 1C, настроить электронный обмен документами, чтобы получать их от сторонних фирм? Одно из ключевых преимуществ программного пакета «Бухгалтерия» — это полная совместимость с цифровыми отчетами. Создаваемые с помощью данных утилит файлы имеют такую же юридическую силу, как и традиционная бумажная копия. Причем это применимо не только к гражданским договорам, но и налоговым отчетам (для отправки фискальным органам). То есть программа фактически позволяет создать полис, оформленный юридически, и отправить его самостоятельно коммерческим партнерам или же в ФНС.

Что нужно для подключения ЭДО в 1С 8 3, как пользоваться софтом

Первым делом следует установить ПО. Для его приобретения необходимо обратиться к региональному представителю разработчика (также с этим могут помочь брокеры, через которые отправляются отчеты в фискальные органы). Сама установка не представляет ничего сложного: потребуется инсталлировать ПО, далее — зарегистрировать его с помощью серийного номера (указывается в контракте).

В данном пакете содержится вся базовая информация о контрагентах, самом предприятии, данные загружаются автоматически из открытой базы ИФНС. По сути, чтобы произвести подключение организации к электронному документообороту 1С 8, предварительно нужно лишь оформить договор с оператором связи, который будет выступать в роли посредника (как правило, это та же самая компания, которая занимается формированием и отправкой налоговых отчетов).

Без этого невозможно получить доступ к открытым базам фискальных органов (откуда загружается информация). Ещё потребуется обязательно зарегистрироваться на портале разработчика, а после — создать профиль сотрудника, установив для него персональный сертификат. Все это производит системный администратор, обслуживающий сервер. Он же обязан обеспечить работу шлюза, связав основной ПК со вспомогательными.

Программный продукт 1С с поддержкой ЭДО

Генерируемые документы подписываются автоматически при их создании и заверяются цифровой подписью. То есть после этого отредактировать файл невозможно (иначе — убирается идентификатор ЭЦП). А далее они отправляются контрагентам и заверяются на их стороне.

Регистрация на портале ИТС

Перед тем как начать пользоваться системой электронного документооборота, потребуется зарегистрировать свой профиль на официальном сайте разработчика. Для этого необходимо:

1. Перейти на https://portal.1c.ru. Нажать «Войти», если аккаунт отсутствует, выбрать «Нет логина».
2. Ввести запрашиваемые реквизиты, подтвердить регистрацию.

Это как раз и требуется, чтобы произвести подключение ЭДО в 1С 8 3, после чего программа сможет автоматически подгружать информацию из ИФНС.

Криптопровайдер

Для обеспечения безопасного обмена документами на ПК (как правило, основной сервер) необходимо установить сертифицированное ПО криптопровайдера. В РФ сейчас это — КриптоПро и VipNet (утверждены к применению фискальными органами). Первый вариант — более предпочтителен и стабилен, как показывает практика. Скачать его можно с официального сайта https://www.cryptopro.ru/downloads. Он необходим для шифрования передаваемой информации с генерацией ключей (делает невозможным перехват).

Сертификат ЭЦП

Перед тем как самостоятельно подключать ЭДО (электронный документооборот) в 1С нужно убедиться в наличии кода шифрования. Именно он является аналогом ручной подписи для генерируемых файлов и предоставляет ему юридическую силу.

Добавление ЭЦП в «Бухгалтерии» выполняется следующим образом:

• в основном окне (подойдет любой продукт, поддерживающий документооборот) выбрать «Администрирование»;
• перейти в раздел «Обмен»;
• отметить пункт «Подписи»;
• нажать на ссылку «Настройка шифрования»;
• в разделе «Показать» кликнуть на стрелку (вызывает выпадающее меню);

указать сертификат (предварительно ключ необходимо установить в Windows);

убедиться, что после его выбора автоматически заполняется поле «Организация» (требуется подключение к интернету);

«Обновить»;

в строке «Программа» установить крипто-провайдера (КриптоПро).

В последнюю очередь нужно использовать «Проверить». Утилита самостоятельно определит срок действия подписи, наличие всех необходимых данных для заверения цифровых документов (в окне все разделы должны быть отмечены зеленым цветом).

Если установка ЭЦП и первоначальная настройка ЭДО в 1С прошли успешно, то дальше можно приступать к созданию учетной записи. Её формируют отдельно для каждого сотрудника, разграничивая права к отчетной сертификации. Например, один из работников сможет работать только с файлами, касающихся сметы, другой — также с отчетами для налоговой службы, третий — администратор (который и уполномочен регистрировать новые профили). Но для каждого потребуется своя подпись.

Доступ в интернет

Передача информации выполняется по специальному каналу, обязательно дополняется шифрованием. И пользователю нужно подтвердить, что со стороны сетевого оборудования ограничений к портам — нет.

Как настраивается дподключение к сети для электронного документооборота в организации 1C? Необходимо убедиться, что на рабочей станции (где расположена база отчетов) открыты порты 80 и 443 (для TCP), при этом не используются сторонние сервисы для туннелирования трафика (например, VPN). Ещё следует проверить, не закрыт ли доступ к сайтам, начинающихся с доменов webits, 1C-API, login, 1C-EDO и EDO-integration (используется tenet). Всё это рекомендуется поручить системному администратору, занимающегося обслуживанием сервера с базой данных предприятия.

Также обязательно потребуется включить поддержку протокола HTTPS (достаточно просто установить последнюю актуальную версию Internet Explorer).

Настройка

Как в 1С подключить ЭДО? Опять же необходимо запустить пакет (любое приложение), далее:

• открыть «Администрирование», перейти во вкладку «Контрагенты»;
• отметить пункт «Сервисы»;
• в следующем разделе кликнуть на «Создать учетную запись», после чего автоматически откроется помощник (с перечнем доступных параметров);
• заполнить все обязательные поля (отмечены звездочкой), после нажать «Подключить»;
• проверить все реквизиты и выбрать «ОК».

После этого создается новая учетная запись пользователя, система присуждает ему идентификатор (потребуется для обмена электронными документами в 1С).

Установка компонентов

При отсутствии ЭЦП её получают непосредственно через приложение. Можно опять же воспользоваться пакетом «Бухгалтерия 8». Подача заявки выполняется следующим образом:

• открыть раздел «Администрирование»;
• «Шифрование», кликнуть на «Добавить»;
• указать «Заявление на выпуск сертификата»;
• откроется форма заявки, где нужно заполнить все пункты;

В течение 24 часов ЭЦП будет выпущена и автоматически добавлена в программу как отдельный компонент.

Источник: www.cleverence.ru

Что такое ЭДО в 1С?

В программе есть специальное рабочее место для работы с электронными документами, для которых на данный момент не завершен электронный документооборот. Интерфейс раздела «Текущие дела ЭДО» служит для формирования, отправки, массовой отправки, подписания, утверждения, приема приглашений, перенаправления на другого пользователя и т.д.

“Продажи”/“Покупки” — “Сервис” — “Текущие дела ЭДО”

Рисунок 1 — Текущие дела ЭДО

Назначение групп в перечне доступных действий:

Рисунок 2 — Текущие дела ЭДО

• Входящие содержит входящие электронные документы, для которых требуются действия с нашей стороны, например утвердить или подписать. Для выделенных в списке элементов доступна команда “Утвердить, подписать и отправить”:

• отразить в учете содержит входящие электронные документы, еще не отраженные в учете (формирование поступления);
• подписать содержит электронные документы, которые необходимо подписать. Для выделенных в списке элементов доступна команда “Подписать и отправить”;
• исправить содержит отправленные электронные документы, требующие исправления, или исходящие, которые по какой-либо причине не удалось отправить либо один из подписантов отказался от подписания. Также в этом разделе отображаются электронные документы, требующие корректировки, которые отклонил получатель;
• аннулировать документы, отправленные контрагентом на аннулирование;
• на контроле документы, отправленные контрагентам, с незавершенным документооборотом.

• создать содержит перечень документов информационной базы, для которых необходимо сформировать электронные документы. Для выделенных в списке элементов доступны команды “Создать, подписать и отправить” и “Создать электронный документ”;
• подписать содержит электронные документы, которые необходимо подписать. Для выделенных в списке элементов доступна команда “Подписать и отправить”;
• исправить содержит отправленные электронные документы, требующие исправления, или исходящие, которые по какой-либо причине не удалось отправить либо один из подписантов отказался от подписания. Также в этом разделе отображаются электронные документы, требующие корректировки, которые отклонил получатель;
• аннулировать документы, отправленные на аннулирование;
• на контроле содержит отправленные электронные документы, для которых ожидаются действия со стороны других участников обмена, например получателя или оператора ЭДО;
• сопоставить содержит список контрагентов, от которых были получены электронные документы, содержащие номенклатуру, не сопоставленную с данными получателя. Для выделенных в списке элементов доступна команда “Сопоставить номенклатуру”;
• отправить содержит пакеты электронных документов, подготовленных к отправке. Для выделенных в списке элементов доступны команды “Отправить и Отменить”;
• распаковать содержит не распакованные пакеты электронных документов и пакеты, которые были получены, но не распознаны программой по неизвестной причине. Для выделенных в списке элементов доступны команды “Распаковать и Отменить”;
• ошибки содержит документы в которых обнаружены ошибки.

Рисунок 3 — Приглашения

• требуется пригласить содержит черновики приглашений, которые необходимо отправить участнику обмена электронными документами. Для выделенных в списке элементов доступны команды “Отправить приглашения”;
• ждем согласия содержит исходящие приглашения, для которых ожидаются действия со стороны получателя;
• требуется согласие содержит входящие приглашения к обмену. Для выделенных в списке элементов доступны команды “Принять и Отклонить”;
• ознакомиться содержит приглашения которые приняли или отклонили ваши контрагенты. Для выделенных в списке элементов доступна команда “Отправить в архив”, которая окончательно исключает документ из Текущих дел по ЭДО. Группа Ознакомиться отображается в Текущих делах только при установке флажка Отправлять документы на ознакомление в настройках обмена электронными документами (Администрирование – Обмен электронными документами).

В нижней части формы расположены команды:

Рисунок 4 — Команды в Текущие дела ЭДО

• общее состояние ЭДО – для открытия диаграммы, отображающей общее состояние электронного документооборота по компании за выбранный период;
• настройки ЭДО – для быстрого доступа к справочнику настроек ЭДО;
• архив ЭДО – для быстрого доступа к архиву электронных документов;
• диагностика ЭДО – мастер, который позволяет выполнить диагностику готовности вашего рабочего места к работе с электронным документооборотом. Мастер проверяет интернет-соединение, настройки криптографии, корректную работу с файлами, интернет-поддержку.

Источник: efsol.ru