Подводя итоги уходящего десятилетия, журнал InformationWeek назвал Lotus Notes одним из наиболее важных продуктов 90-х годов, который наиболее тесно интегрирован с понятием «групповой работы». В течении последнего десятилетия компания Lotus действительно приложила много усилий по развитию функциональности Lotus Domino и Notes, превратив их в передовые Internet-продукты, закончив 1999 год с общим количеством пользователей Lotus Notes более 56 миллионов.
Немного истории…
Lotus Notes уходит своими корнями в некоторые из первых компьютерных программ, написанных в Компьютерной Исследовательской Лаборатории (Computer-based Education Research Laboratory, CERL) Университета штата Иллинойс. В 1973 году CERL выпустила продукт под названием PLATO Notes.
Электронный курс по работе с программой «Lotus Notes 8.5»
В июле 1984 года Оззи и Капор начали работать над инновационной разработкой, что привело пятью месяцами позже к созданию компании Iris Associates Inc., основанной на средства Lotus и связанной с последней контрактными обязательствами. Задачей Iris являлась разработка первой версии-релиза (release) Notes.
В августе 1986 года Notes уже обладал многими своими уникальными функциональными возможностями, и к нему была готова предварительная документация. Продукт был готов к поставке внутренним пользователям Lotus. В это время Lotus произвела оценку и приняла продукт. Lotus приобрела права на Notes в 1987 году.
Судьба Lotus Notes сложилась успешно еще до того момента, как вышла его первая версия-релиз. Глава компании Price Waterhouse просмотрел деморолик Lotus Notes до того, как был выпущен первый релиз. Продукт произвел на него такое впечатление, что он купил сразу 10000 копий Notes.
Коммерческая вторая версия Lotus Notes начала продаваться на рынке, начиная с 1991 г. и долгое время продукт оставался единственной технологией по поддержке совместной работы людей.
В данной статье нет места для подробного изложения истории развития Notes, начиная от первой версии и до версии 8.5 , которая была выпущена Lotus в январе 2009 г. Поэтому перейдем сразу к тем возможностям, которые дает эта технология сегодня. Следующее далее изложение является очень кратким описанием Domino и Notes.
Что такое Notes и архитектура решений Lotus.
Notes – это весьма элегантное приложение. Это многосторонний продукт, включающий в себя столь обширную функциональность, что это делает его кардинально отличным от других приложений. В этом и заключается причина, почему людям иногда сложно осознать всю уникальность возможностей этой технологии. Однако как только приходит понимание того, как Notes работает, становится ясно, что эта технология действительно лучше многих аналогичных средств Internet или продуктов от других поставщиков в области систем для коллективной работы.
Урок 1. Рабочая область IBM Lotus
Lotus Domino и Notes сами по себе, а также в сочетании с другими продуктами семейства Domino, включают следующие:
- Документоориентированная база данных
- Средства разработки приложений
- Система электронной почты
- Система реплицирования (тиражирования) документов, информации и приложений
- Средства защиты информации и разграничения доступа
- Средства календарного планирования и составления расписаний
- Web-технологии и технологии Internet/intranet
- Средства интеграции с реляционными базами данных, системами управления ресурсами предприятий (ERP) и транзакционными системами
Notes состоит из трех основных программ: сервер Domino TM , стандартный сервер Интернета и клиент Notes.
- Клиент Notes выполняется на компьютерах с программным обеспечением Windows или Macintosh. Клиент подключается к серверам Domino и Интернета, что позволяет, среди прочего, работать с общими базами данных, читать и отправлять почту, публиковать сообщения в группах новостей NNTP, выполнять поиск пользователей и баз данных, а также просматривать Web-страницы.
- Сервер Domino — компьютер с операционной системой Windows® или UNIX® — предоставляет услуги пользователям клиентов Notes другим серверам Domino, включая хранение общих баз данных и маршрутизацию почты Notes.
- Сервер IMAP или POP3 — любой компьютер, например сервер поставщика услуг Интернета, позволяющий читать и отправлять сообщения электронной почты с клиента Notes.
Защита информации.
Все компоненты архитектуры Domino и Notes используют проверенную модель безопасности, которая по общему признанию является наиболее эффективной и гибкой в отрасли. Система безопасности Domino/Notes гарантирует то, что только авторизованные пользователи имеют право на чтение, создание и редактирование информации, хранящейся в базах данных.
Стандартом de facto в отрасли для доступа к каталогам X.500 является сертификат X.509, основанный на технологии шифрования RSA с открытым ключом. Инфраструктура публичных ключей Domino и Notes (PKI – Public Key Infrastructure) имеет самое большое число инсталляций из существующих в мире. Domino может также выступать в качестве средства по созданию сертификатов (CA – Certificate Authority), выпуская сертификаты X.509 не только для Notes, но также и для других клиентов, таких как Web-браузеры.
Есть ли недостатки?
А как же! Систему писали люди, а человек — грешен по определению.
Интерфейс почтовой подсистемы отличается от привычного многим интерфейса Outlook. Это не значит, что интерфейс Outlook идеален и неповторим. Стоит привыкнуть к интерфейсу Notes, чтобы понять, что при интенсивной работе с большим количеством сообщений он удобен, и как минимум не хуже, чем MS Outlook или Outlook Express.
Как показывает практика, применение навыков разработки или проектирования, полученных, скажем, на MS SQL, может привести к тому, что приложения будут чужды среде их исполнения. Речь идет о «скользких» местах системы, с которыми знаком каждый разработчик: «Так не делать, а здесь нужно обходить вот так». Так вот: очень часто в Lotus Notes следует делать именно «так», как не стоит делать в SQL. Верно и обратное. Для профессиональных разработчиков это может оказаться сложным испытанием — вдруг осознать, что немалая часть интеллектуального багажа здесь не может быть применена.
Резюме
Lotus Notes — совершенно незаменимая технология для того, чтобы все пользователи корпоративной системы документооборота чувствовали себя также уверенно, как в офисе среди коллег, всегда и в любом месте земного шара. Чтобы руководитель, находясь в отъезде, получал любые отчёты с такой же оперативностью и в таком же виде, как и при подключении к локальной сети, нажимая всего одну кнопку «Соединиться с офисом» и после этого мог бы работать с информацией именно в тот момент, когда она нужна.
Оперативность и эффективность менеджмента в любых условиях связи и в любом месте — вот что такое система на базе технологии Lotus Notes.
Источник: itstep.wordpress.com
Пример рабочего окна Lotus Notes
Каждый прямоугольник в окне Notes соответствует базе данных, которые группируются пользователем в удобном для него порядке. Окно рабочего пространства Notes содержит несколько листов с ярлычками. На каждом листе находятся значки баз данных. Базы данных группируются на листах по определённому признаку, например, по тематике. С точки зрения традиционного делопроизводства группировку лучше всего осуществлять по видам документов (например, приказы, договора, планы, отчёты), по тематике и в соответствии с процессом документооборота (входящие, исходящие, внутренние; исполнители, корреспонденты и т.п.).
 |
Использование архитектуры клиент/сервер позволяет распределять информацию между центральным сервером Notes и локальными компьютерами пользователей оптимальным образом: наиболее трудоёмкие процессы выполняются на мощном сервере, а на локальном компьютере пользователь получает доступ к уже обработанной информации. Такое распределение работы решает сразу две проблемы: сервер обеспечивает удобный доступ к данным любому сотруднику, имеющему на то право и в любое время, а в случае роста потребностей организации в обработке информации достаточно поставить новый сервер, что значительно дешевле, чем модернизировать и даже заменять компьютеры сотрудников.
Особенно удобно использовать Notes для организации удалённого доступа к документам и данным филиалов организации, а также сотрудников, работающих на дому или находящихся в командировке (так называемых мобильных пользователей). Связавшись через модем по телефонной линии с сервером Notes, пользователь производит обновление своих данных и документов, которое осуществляется путём реплицирования – специального механизма обмена информацией между центральной базой данных и её копией, находящейся у пользователя или в филиале организации.
Обязательное условие работы любой серьёзной системы делопроизводства – наличие средств защиты информации от случайного или умышленного некорректного использования. Notes обеспечивает опознавание пользователей, хранит информацию о правах их доступа к той или иной базе данных, позволяет использовать электронные цифровые подписи. Система предусматривает шесть уровней доступа к базе данных для каждого конкретного пользователя – от полного доступа (Manager – чтение, запись, редактирование, удаление документов, форм, изменение прав доступа, установка локального шифрования, удаление баз данных, т.е. права на любые действия в системе) до возможности только читать но не редактировать документы или вносить информацию, но не иметь доступа к ранее внесённым документам. Если пользователь не имеет доступа (No Access), то он не сможет открыть и посмотреть базу данных или конкретный документ.
Lotus Notes может использоваться как самостоятельно, так и как основа для специализированных прикладных программ (приложений), представляющих более удобные и эффективные возможности для выполнения тех или иных делопроизводственных и управленческих функций.
Следует отметить, что Notes, как и любая СУБД, требует существенного объёма работ по предварительной настройке с учётом особенностей конкретной организации для эффективного использования программы. Поэтому установка системы осуществляется, как правило, специализированными компьютерными фирмами – системными интеграторами.
Многие компьютерные фирмы (так называемые системные интеграторы) предлагают проведение обследования организации и создание законченного решения с учётом потребностей этой организации, учреждения, предприятия. Однако учитывая, что в составе таких компьютерных фирм в основном работают специалисты по компьютерам и программному обеспечению определённых производителей, а специалисты по организации делопроизводства и информационно-документационному обеспечению управления в составе таких фирм отсутствуют или не имеют достаточной квалификации, то представление о том, что необходимо Вашей фирме, так называемое техническое задание должно быть выработано Вашим учреждением ещё до обращения к фирме – системному интегратору.
Большинство фирм – системных интеграторов специализируются на поддержке определённого комплекса программных продуктов и предлагают свои решения на основе какой-то одной платформы (программы). Это может быть или Lotus Notes или DOCS Open или GroupWise, а может быть даже Oracle. Выбор фирмы – системного интегратора уже предопределяет платформу (базовую программу), на которой будет строиться конкретное решение для данной организации, учреждения, фирмы. Поэтому прежде всего необходимо определить потребности организации, цели и задачи, решаемые путем внедрения автоматизированной системы делопроизводства и уже в соответствии с сформулированными задачами осуществлять выбор фирмы–системного интегратора для поставки и наладки автоматизированной системы.
Поскольку на основе Lotus Notes могут использоваться самые различные приложения третьих фирм, то при выборе поставщика необходимо также обратить внимание на наличие у него готовых решений, максимально приближенных к потребностям Вашей организации.
Примером такого комплекса приложений является пакет приложений для Lotus Notes – OfficeMedia (фирма InterTrust), представляющий систему автоматизации работы служб документационного обеспечения управления (ДОУ) и включающий в себя специализированные модули (программы) контроля распоряжений руководства, регистрации и контроля входящих и исходящих документов, хранения документов, подготовку и проведение совещаний, а также управление персоналом, управление проектами, управление продажами и многое другое, причём набор программных модулей, работающих в системе Lotus Notes зависит от специфики работы учреждения, предприятия, фирмы и решаемых каждым конкретным сотрудником задач.
Пакет OfficeMedia–Канцелярия обеспечивает реализацию следующих функций:
– ввод содержания входящей бумажной корреспонденции путём автоматического распознавания текста письма с использованием стандартных программ распознавания (OCR) типа FineReader и CuneForm;
– регистрацию всей входящей корреспонденции;
– постановку документов на контроль, осуществление контроля сроков и результатов исполнения документов;
– контроль за движением и местонахождением документов по подразделениям организации по мере их исполнения;
– подготовку организационно-распорядительных документов: приказов, распоряжений, постановлений и т.п.;
– подготовку, хранение и просмотр всей исходящей корреспонденции учреждения, организации, фирмы.
Регистрация документа в Lotus Notes (приложение OfficeMedia).
Воспользуйтесь поиском по сайту:
studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2023 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.013 с) .
Источник: studopedia.org
Презентация, доклад «IBM Lotus Notes как инструмент оптимизации управленческих и документных процессов в организации»
Вы можете изучить и скачать доклад-презентацию на тему «IBM Lotus Notes как инструмент оптимизации управленческих и документных процессов в организации». Презентация на заданную тему содержит 21 слайдов. Для просмотра воспользуйтесь проигрывателем, если материал оказался полезным для Вас — поделитесь им с друзьями с помощью социальных кнопок и добавьте наш сайт презентаций в закладки!
Презентации » Юриспруденция » «IBM Lotus Notes как инструмент оптимизации управленческих и документных процессов в организации»
