Как провести презентацию программы

Сотрудникам разных профессий приходится часто доносить свои мысли до коллег, руководства, клиентов. Защищать свои решения или убеждать в продукте компаний. Во всех этих задачах помогают презентации — как коммерческие, так и презентации для устных выступлений. Как делать понятные визуальные презентации защищать решения, продавать проекты и показывать результаты читайте в нашей статье.

Перед тем, как браться за подготовку презентации, нужно определиться с целью: для чего вы делаете презентацию?

• убедить руководителя выделить бюджет под вашу задачу;
• проинформировать менеджеров по продажам о новых акциях на месяц;
• убедить клиентов приобрести несколько пакетов программ, вместо одного.

Но на кого эта цель ориентирована? На вас или на вашу аудиторию — тех людей, которым вы презентуете?

Мир слушателя — это то волнует аудиторию, к которой мы обращаемся: задачи, проблемы, потребности, интересы, желания и страхи.

Если мы хотим обратить внимание слушателя на нас, мы должны как-то вписаться в его мир. Т. е. презентация должна помогать слушателю решать его проблемы или помогать достигать своих целей. При этом польза не должна быть абстрактной, она должна быть связана с миром слушателя.

Презентация без картинок #shorts

В начале работы над презентацией стоит задать себе вопросы:

• Почему слушатель сам захочет обратить внимание на мою презентацию?
• Какие его задачи, проблемы, потребности и интересы она затрагивает?
• Что хорошего эта презентация может дать моей аудитории?

Часто полезное действие для слушателя путают с собственными целями. Но цель — это тo, чтo мы хотим от аудитории, полезное действие — это тo, чтo хочет сама аудитория.

Например: наша презентация о новинках в продуктовой линейке, в то время как наша цель: чтобы наш отдел продаж начал ее много и хорошо продавать.

Какая польза у читателя: помощь отделу продаж в заработке, тк он будет уметь продавать продукт и знать его «от» и «до». «Мир слушателя» (главные его желания, о которых он думает прямо сейчас): сотрудники отдела продаж хотят больше зарабатывать.

Поэтому, например, не может быть полезного действия «проинформировать людей». Информировать нужно нам самим. Это наша цель. А зачем люди хотят узнать нашу информацию? Например решить свои задачи или побороть свои страхи.

Практика:

Представьте вы выходите на сцену провести презентацию проекта. Вы ожидали в зале будет 10 человек, но внезапно там оказалось человек 50, бо́льшую часть которых вы не знаете. Как поступите?

Узнать ответ:

Чтобы презентация «выстрелила», нужно составить представление о мире аудитории. Нужно собрать информацию о слушателях, а уже потом начинать.

Организатор говорит это ваши из соседних отделов. Они очень заинтересовались вашим проектом. Что сделаете теперь?

Узнать ответ:

Информация от организаторов не позволяет проникнуть в мир аудитории. Нам нужно узнать, чем именно занимаются эти люди понять, зачем они пришли и что хотят услышать. Начните с интерактива: пусть поднимут руки сначала инженеры, потом маркетологи.

Как провести презентацию. 6 советов для эффективного выступления

Попробуйте решить, чтo здеcь цель презентации, а что — полезное действие?

• отчитаться о проекте и получить повышение;
• очаровать продуктом;
• увидеть пользу в томбы повысить сотрудника;
• чтобы люди стали больше доверять вашей экспертизе;
• понять, как решить старую сложную проблему.

Узнать ответ:

• наша цель;
• наша цель;
• полезное действие для аудитории;
• наша цель;
• полезное действие для аудитории.

Большинство презентаций — небольшие документы или выступления на какую-то конкретную тему. Чтобы сформулировать полезное действие таких презентаций, можно использовать формулу: «ПОМОЧЬ аудитории УВИДЕТЬ, КАК РЕАЛИЗОВАТЬ их цель».

Здесь важна не конкретная формула, а подход: мы фокусируемся не на том мы делаем — продаём или презентуем. Мы в первую очередь думаем о том положительном изменении в жизни слушателя, ради которого он был бы готов потратить на нас свое время.

Практика:

Коллега предлагает сделать презентациюбы «рассказать нашим менеджерам о новом эксклюзивном тарифе для постоянных клиентов». Беремся?

Узнать ответ:

Беремся. Но сначала ответим на вопрос, зачем менеджерам знать это. У нас есть цель, но нет полезного действия. Чтобы получить полезное действие, надо понять, зачем нашей аудитории информация о новом тарифе.

Итог: Убедительная презентация — это презентация, которая показывает людям, как ваши идеи согласуются с их интересами.

Важно: Невозможно сформулировать полезное действие, не понимая, для кого делается презентация. Поэтому на старте мы думаем, кому адресована наша презентация, и уже исходя из этого предполагаем этим людям может быть интересно.

Если презентация ориентирована сразу на две, а то и на три аудитории, то нам намного сложнее. Нужно решать задачи и одних, и других, и третьих. И часть людей будет скучать, пока мы не доберемся конкретно до их задач. Лучше делать узконаправленные презентации. Можно сделать несколько презентаций для разных читателей.

Общий принцип: чтобы человек в чём-то убедился, нужно ему это показать. Не рассказать, не засыпать выводами, а именно показать — то есть визуализировать.

Поэтому на подготовительном этапе мы ставим себе задачу: собрать как можно больше материала, который потребуется для визуализации тех ключевых задач из формулировки полезного действия.

Допустим, слушатель нашей презентации — генеральный директор. Мы определили ему интересно повышать выручку компании и снижать нагрузку на своих сотрудников. Тогда нам нужно найти какие-то данные, визуализации или прогнозы того, как именно наше предложение поможет всё это сделать. Как это доказать? Какие обещания можем дать?

Подведем итоги

• Людей волнуют собственные проблемы и задачи. Мы называем это мир слушателя.
• Чтобы они обращали внимание на наши презентации, презентация должна обещать людям что-то полезное для них. Это полезное действие.
• Полезное действие отличается от цели презентации тем цель — это то волнует нас. Читателя же волнуют не наши, а его собственные проблемы и задачи.
• Чтобы сформулировать полезное действие, мы сначала определяем аудиторию. Мы задаемся вопросом: «кто будет нашим слушателем?» Чем аудитория шире, тем сложнее сделать интересную презентацию.
• Понимая аудиторию и полезное действие, нам осталось собрать материалы — что нужнобы это полезное действие реализовать? Обычно это какие-то данные, планы, модели или визуализации.

Помимо определения всего вышеперечисленного, очень важно составить презентацию по правильной структуре.

Почему важна структура? Какие проблемы могут возникнуть, если мы будем готовить презентацию по тому, «как нам видится»?

• Переключение темы. Мы можем говорить на одну тему и переключиться на смежную. Нам кажется всё логично, потому что у нас в голове эти две темы «лежали рядом». А у другого человека эти темы лежат очень далеко друг от друга.
• Очевидная логика. У нас в голове может быть четкая логическая связь А → Б → В → Г, поэтому мы незаметно для себя сразу «схлопываем» её до А → Г. Но у нашего слушателя этой связи может не быть, поэтому наша конструкция «А → Г» для него нелогична и непонятна.
• Пропущена часть рассказа. Какие-то моменты рассказа могут в буквальном смысле показаться неважными или очевидными, и человек их автоматически пропускает. В схеме «А → Б → В → Г» это можно представить как «В → Г»: мы выбросили начало, потому что как будто и так понятно.

Для каждой аудитории структура будет своя, потому что наполнение презентации будет разным.

Что важно: каждую единицу информации завершать аргументами и выводами, не прыгать с темы на тему (с единицы на единицу).

Также очень важна визуализация — наглядное представление нашей идеи, мысли или сообщения.

Эффективная визуализация — визуальный объект, который наилучшим образом представляет нашу идею наглядными средствами:

• Если мы хотим представить продукт (телефон, одежду, автомобиль, мерч или что-то ещё) и нам важно, как он выглядит — нам нужны фотографии, видеоролики и рендеры.
• Если продукта еще нет, но есть примерная идея, как он будет выглядеть — вместо фотографий берём рисунки (акварель, эскизы, коллажи, компьютерная графика).
• Если предмет описания цифровой (экран, софт, интерфейс) — скриншоты с выделением нужного.
• Если предмет описания — документ, то показываем скан этого документа. Желательно выделить всё нужное.
• Если нужно представить много данных — инфографика: диаграммы, графики и все стандартные штуки из Excel и PowerPoint.
• Если нужно визуализировать абстрактные вещи, то и схемы используем абстрактные. Например, порядок работы, этапы процесса, структуру команды, жизненный цикл продукта.

Презентация под печать и под устное выступление — еще одно важное уточнение.

Презентация под печать – это значит:

• Слайды презентации разрабатываются из расчета их будут читать, а не слушать.
• На слайдах приводится вся информация, которую автор хотел донести. Ничего не остаётся на устное проговаривание.
• На слайдах много текста. Текст набран мелким шрифтом.
• Со слайдами можно работать, как с любым другим документом: копировать тезисы и иллюстрации в другие презентации.

По сути презентация под печать ничем не отличается от вордовского файла с отчетом.

Презентация под рассказ — это значит:

• Слайды разрабатываются из расчета они поддерживают спикера во время его речи.
• На слайдах только цифры, факты и отдельные мощные иллюстрации. При этом основного текста на слайдах нет — его должен произнести спикер.
• На слайдах мало текста. Он может быть выведен крупным шрифтом. Текст — выразительный и впечатляющий.
• С этими слайдами больше ничего не сделаешь. Их нельзя разместить в отчёте, бессмысленно пересылать руководителю. Презентация под рассказ обретает смысл только во время выступления спикера.

По сути презентация под рассказ — спецэффект для усиления речи спикера. Она не самостоятельный продукт. Её можно только вывести на экран, фоном для речи опытного спикера.

Информация составлена на основе пройденного краткого курса от Яндекса.

Источник: rarus-soft.ru

Как провести убойную презентацию:

Куратор конференции TED Крис Андерсон убежден: любого человека можно обучить искусству публичных выступлений.

Первая конференция TED состоялась более 30 лет назад. За это время в ней участвовали самые разные люди. Известные личности — политики, музыканты, звезды телевидения — привыкли выступать перед большим количеством людей, для них дать речь не проблема. Но также были и менее популярные персоны: ученые, исследователи, писатели, — многим из которых было некомфортно выступать перед публикой.

Организаторы конференции разработали методику для подготовки неопытных ораторов. Путем многократных пересмотров текста, репетиций и адаптаций невнятное сумбурное выступление превращается в завораживающую речь.

Чтобы добиться такого результата, Крис Андерсон предлагает сконцентрироваться на четырех основных моментах.

Придумайте историю

Создание истории — важнейшая часть подготовки. История лучше всего вовлекает людей в выступление, мы словно берем их с собой в путешествие. А в конце происходит чудо, и люди начинают видеть мир .

Чтобы создать , нужно определиться, где начать и где закончить.

— Отталкивайтесь от того, что уже известно аудитории о предмете презентации. Если вы переоцените знания собравшихся, ударитесь в технические подробности или переборщите с профессиональным сленгом, то вы потеряете аудиторию.

— Также не стоит разжевывать информацию слишком подробно. Помните: на презентации собрались умные люди. Позвольте им самим придумывать решения и делать выводы. Лучшие выступления по структуре напоминают детективную историю. Выступающий описывает проблему, а потом рассказывает о поиске решения. Аудитория начинает размышлять вместе со спикером.

Сообща они подходят к моменту озарения, который меняет видение проблемы.

— Не пытайтесь охватить слишком широкую тему. Вы не сможете уместить всю свою карьеру в одну короткую речь. Выберите идею, которую можно объяснить и проиллюстрировать на примерах за отведенное время. Не старайтесь охватить все — лучше копайте вглубь. Не рассказывайте обо всей области исследования — расскажите о своем уникальном вкладе.

Выберите способ презентации

Когда вы придумали историю, нужно решить, как ее рассказать. Есть три основных способа подачи информации: прочитать текст с листа либо с помощью телесуфлера, составить план с ключевыми идеями и опираться на него во время выступления или выучить речь наизусть путем многократных репетиций.

Читать текст — плохая идея. Это отдаляет от вас людей и влияет на их восприятие презентации. Чтение нарушает тесный контакт с аудиторией, выступление становится формальным.

Многие из лучших выступлений на конференции TED провели спикеры, которые выучили речь наизусть. Для важных презентаций это лучший вариант. Однако помните, что вам придется вложить много времени и сил в подготовку.

Одним из самых запоминающихся спикеров была Джилл Болт Тейлор (Jill Bolte Taylor), которая изучает работу мозга и сама пережила инсульт. Ей потребовалось 8 лет на восстановление, на конференции она рассказала, чему научилась за это время.

Перед выступлением Джилл Болт Тейлор много часов репетировала свою речь в одиночку, а потом еще десятки раз перед людьми. Она хотела быть уверенной, что владеет речью в совершенстве.

Если вы решитесь выучить речь, сделайте это на отлично. Когда выступающие плохо помнят текст, зрители это чувствуют. Слова звучат неестественно, появляются неловкие моменты, когда выступающий закатывает глаза, силясь вспомнить, что дальше. Все проблемы решает практика. Репетируйте речь до тех пор, пока слова не станут литься естественным потоком.

Тогда вы сможете сосредоточиться на смысле презентации и рассказать свою историю в непринужденной манере.

Если у вас нет времени, чтобы идеально выучить текст, не беритесь за это. Лучше напишите ключевые идеи выступления на карточках. Главное — помнить, что вы хотите сказать по каждому пункту и как перейти от одной идеи к другой.

Научитесь вести себя на сцене

Распространенная ошибка неопытных выступающих — слишком много движений. Они качаются из стороны в сторону или переминаются с ноги на ногу. Это естественная реакция, когда спикер переживает, но лишние движения отвлекают слушателей.

Перестаньте дергаться, и это существенно улучшит вашу презентацию.

Некоторым людям удается двигаться естественно, но подавляющему большинству лучше стоять на месте и ограничиться жестикуляцией.

Важно во время выступления поддерживать зрительный контакт. Найдите в аудитории 5–6 человек, которые выглядят дружелюбно, и смотрите им в глаза во время презентации. Представьте, что это друзья, которых вы не видели целый год и теперь сообщаете им новости о своей работе.

Даже если у вас не было времени на тщательную подготовку и приходится читать текст с листа, поднимайте время от времени глаза и устанавливайте зрительный контакт — это сильно изменит эффект от презентации.

Неопытному спикеру непросто справиться с нервами — и перед выступлением, и во время него. Самый простой способ справиться с нервами — глубоко дышать. Это действительно работает. Многие спикеры предпочитают сидеть в зрительном зале, пока не подойдет их очередь. Они отвлекаются на речь других выступающих и меньше переживают.

Профессор Гарвардской школы бизнеса Эми Кадди (Amy Cuddy) изучает, как позы тела влияют на наше ощущение собственной силы. Она использует самую необычную технику подготовки перед выступлением. Эми Кадди предлагает пройтись большими шагами, потянуться вверх и в стороны, чтобы увеличить пространство, которое занимает наше тело.

Не стоит слишком сильно переживать нервов. Волноваться — нормально. Это естественная физическая реакция, которая может даже улучшить выступление — волнение помогает зарядиться энергией и прояснить мысли.

Продумайте использование мультимедийных средств

Можно подумать, что использовать, по крайней мере, слайды PowerPoint — обязательно. Это не так. На самом деле многие спикеры TED вообще не используют слайды, для их выступлений слайды просто не нужны.

Используйте слайды только в том случае, если у вас есть фотографии и иллюстрации, которые оживляют историю для слушателя.

Визуальные материалы будут полезны для художников, архитекторов, фотографов и дизайнеров. Слайды могут задать темп выступлению и спасти слушателей от перегрузки профессиональным жаргоном или слишком сложной информацией.

Если вы используйте слайды, не забывайте три базовых принципа.

— Первый. Не перегружайте слайды информацией.

— Второй. Не используйте слайды вместо плана. Если вам нужно зафиксировать ключевые идеи выступления, напишите их на карточках.

— И третий. Никогда не читайте текст со слайдов вслух. Информация вызывает интерес только один раз. Когда люди читают и слышат одни и те же слова, это кажется избыточным.

Многим выступающим для иллюстрации их идей помогут видеоролики.

На одной из конференций ученый рассказывал об интеллекте ворон. Он показал видео, в котором ворона делала крючок, чтобы выловить кусочек пищи. Ворона в прямом смысле создала орудие труда. Эта история проиллюстрировала точку зрения ученого лучше, чем любые слова.

Помните:

— Ролик не должен быть длинным. Если он длится более 60 секунд, вы рискуете потерять аудиторию.

— Не используйте ролики, которые выглядят как реклама или самопиар. Люди привыкли их игнорировать.

— И самое главное — не вставляйте интервью с самим собой. Люди пришли послушать вас вживую, проигрывание роликов с вами вызовет недоумение.

Решающий фактор

Помните: нет единственно правильного способа провести презентацию. Самые запоминающиеся выступления — уникальные, свежие, непохожие на все предыдущие. Худшие — построены по шаблону. Так что не пытайтесь соблюдать все советы буквально.

Прислушайтесь к большинству из них, но сделайте выступление своим. Положите в основу выступления собственную уникальность и уникальность вашей идеи. Опирайтесь на свои сильные стороны и ведите презентацию так, как это естественно для вас.

Источник: megaplan.ru

8 правил эффектной презентации