Организации используют разные виды программного обеспечения: офисные программы, таск-менеджеры, ERP, BPM, CRM, ITSM-системы и другие специализированные приложения. Для большей части корпоративного ПО нужна лицензия.
По данным Deloitte, в России и странах Содружества расходы на покупку лицензий на ПО в год составляют 25% от общих расходов на ИТ. При этом 85% компаний не используют ПО для управления лицензиями, а остальные делают это неэффективно. Компании тратят на лицензии большие деньги, но эти затраты не контролируются. За каждую лицензию нужно вовремя платить, и просрочки тоже создают проблемы: не заплатили за ПО — его отключили, работа встала, бизнес несёт убытки.
Практика управления лицензиями известна как Software Asset Management (SAM), иногда — Software License Management (SLM). Это один из элементов управления ИТ-активами компании — IT Asset Management (ITAM). Подробные рекомендации по внедрению ITAM даны в последней версии библиотеки ITIL . Авторы ITIL рекомендуют поддерживать информацию об использовании лицензий на ПО в актуальном состоянии.
Обзор базовых лицензий свободного ПО/ Ирина Шубина [Python Meetup 2013]
Это помогает избежать лишних затрат и стрессовых ситуаций. Бывает, что поставщик ПО запрашивает аудит использования лицензий, но информации об этом у компании нет. Аудит может выявить нарушения, за которыми последуют финансовые либо другие штрафные санкции, предусмотренные лицензионным соглашением.
В этом посте поделимся советами, как правильно управлять лицензиями на программное обеспечение. Правильное SAM — такое, при котором вложения в корпоративное ПО превращаются в инвестиции, а не в плохо контролируемые расходы.
Почему важно управлять лицензиями
Отсутствие контроля за лицензиями рано или поздно приводит к проблемам в вашем ИТ-отделе. Отметим основные:
● Неконтролируемый перерасход. Вы можете переплачивать за лицензии на ПО — например, покупать версии с необязательной функциональностью или новую коробочную версию вместо продления корпоративной лицензии. Делается это, как правило, бесконтрольно.
● Теневые ИТ. Ваши сотрудники могут использовать нелицензионное и даже нелегальное ПО, нередко скрывая это от руководства.
● Нарушение лицензионных соглашений. Сотрудники компании могут устанавливать лишние копии ПО или пытаться обойти ограничения, прописанные в лицензионном соглашении.
● Снижение эффективности бизнеса. В работе нелицензионного ПО возникают критические ошибки, сбои и другие проблемы. Они нарушают бизнес-процессы. На профессиональную техподдержку при этом надеяться не приходится (как и в случае с просроченными лицензиями).
● Сложность учёта некоторых лицензий. В лицензионных соглашениях сложных систем типа SAP перечислено множество условий: количество пользователей, запусков, ролей пользователей и т. д. Эти условия нередко меняются прямо «на лету». В ручном режиме отслеживать всё это крайне сложно, а когда у компании несколько подобных систем — практически нереально.
● Отсутствие учёта запусков ПО (а не только инсталляций). Некоторые программы закупаются в промышленных масштабах, устанавливаются на компьютеры, но не используются. При этом лицензии исправно оплачиваются. Финансовые потери от подобных проблем, как правило, недооцениваются. ITAM помогает учитывать ПО, которое не используется.
Как провести в учете расходы на лицензию?
● Неготовность к аудитам. Вендоры периодически проводят аудиты. При неправильном учёте лицензий это может привести к неприятным последствиям. Поэтому нужно контролировать, чтобы всё ПО было лицензионным и вовремя оплачивалось.
Далее — несколько рекомендаций, как правильно управлять лицензиями на программное обеспечение.
Выберите главные направления для внедрения SAM
Не стоит пытаться сразу охватить все аспекты управления лицензиями. Сосредоточьтесь на том, что важно для ваших бизнес-процессов.
Что можно сделать сразу:
1. Определить и подробно описать вендоров, на продукцию которых тратится большая часть бюджета на ПО. Например, продукты Microsoft, 1С, SAP, Oracle или Autodesk.
2. Актуализировать нормативные и финансовые требования, которые необходимо соблюдать компании при использовании этого ПО.
3. Определить области риска, в которых нерациональное использование ПО приносит бизнесу наибольшие убытки.
Выбрав ключевые направления SAM, компании будет проще начать его внедрение. В дальнейшем процесс управления лицензиями можно расширять на всё ПО компании и на соответствующие подразделения, которые его используют.
Проведите инвентаризацию существующего ПО и лицензий
Это так же полезно, как генеральная уборка в квартире. Инвентаризация даёт ясное представление о том, в каком состоянии находятся лицензионные и ПО-активы. Возможно, вас будет ждать сюрприз.
В идеале руководство или ИТ-отдел должны ясно представлять себе все виды ПО, которые используются в компании, — от мессенджеров, установленных на рабочих ПК сотрудников, до промежуточного ПО, которое применяет отдел разработки. Это можно оформить в виде подробного перечня с детальными характеристиками каждой служебной программы.
То же касается инвентаризации лицензий. ИТ-отдел должен быть в курсе того, какие лицензии и на какое ПО куплены компанией, когда требуется их обновление или продление, от каких лицензий можно отказаться.
Нужно учитывать, что эффективный контроль лицензий требует понятной классификации: мастер-копия программы, копии программы на внешних носителях (флеш-диск, CD и пр.), установленные рабочие экземпляры ПО, лицензионные ключи, коды доступа в виде токена, отдельные программные компоненты и т. д.
Внедрите правила и процессы SAM
Задокументируйте правила (политики) по управлению жизненным циклом каждого типа лицензии на каждый вид ПО. Например:
● Какие действия требуются после окончания срока действия лицензии.
● Как продлевается лицензия на конкретное ПО.
● Список сотрудников, ответственных за управление лицензиями.
● Какое ПО запрещено устанавливать на рабочие ПК сотрудников.
● Как блокируются попытки несанкционированной установки.
● Какие меры принимаются при обнаружении нелицензионного (или нелегального) ПО: удаление программы, штрафы, увольнение сотрудника и т. д.
● Как используются лицензии на мобильные приложения или, например, на облачные сервисы.
После утверждения правил можно приступать к описанию процессов SAM, а затем и к внедрению. Такими процессами могут быть:
● Заказ новой лицензии или нового ПО.
● Процесс работы с поставщиками (вендорами).
● Порядок установки лицензионного ПО.
● Поддержка лицензий.
● Мониторинг использования ПО и график проверок (ревизий).
● Порядок удаления несанкционированного ПО.
Используйте инструменты для автоматизации SAM
Как и любой сложный бизнес-процесс, SAM желательно автоматизировать. Одной excel-таблицей здесь не обойтись. При наличии удобного инструмента, который поможет автоматизировать большинство рутинных задач — например, будет оповещать о том, что срок лицензии истекает, — для этой задачи будет достаточно одного менеджера.
Выбор инструмента автоматизации зависит от размеров вашей компании и количества ПО, которое используется. Иногда может хватить простой ITSM-системы. Иногда для специфических задач нужно докупать программные модули от разных компаний.
Нередко компании, которые хотят автоматизировать управление лицензиями, покупают специализированные SAM-платформы.
Для небольших компаний SAM-платформа может быть избыточна. Поддержку SAM можно организовать на основе базы данных управления конфигурациями (Configuration Management Database, CMDB). CMDB помогает контролировать всё программное обеспечение и лицензии, которые используются организацией. Например, приобретённые лицензии можно регистрировать в CMDB в качестве конфигурационных единиц. Каждой такой единице можно задать ограничение в виде количества возможных установок (инсталляций). Некоторые лицензии можно «привязать» к определённому оборудованию и т. д.
Плюс использования CMDB в рамках существующей ITSM-системы в том, что для внедрения SAM в данном случае компании не нужно покупать дополнительное ПО корпоративного класса. Максимум, что требуется, — адаптация существующего модуля под выработанную политику управления лицензиями.
Разработайте план по развитию процесса SAM
Если бизнес растёт, скорее всего, растёт и «парк» ПО. Поэтому процесс управления лицензиями необходимо регулярно пересматривать и оптимизировать. Это важно с точки зрения оптимального управления расходами, а также синхронизации SAM с общей стратегией развития компании. Лучше, если оптимизация SAM будет заранее спланирована.
Для того чтобы план развития был эффективным, можно привлечь стороннюю компанию-аудитора, специалисты которой знают, что такое ITAM, используют лучшие практики ITIL и рекомендации ISO/IEC 19770-1. Главное преимущество такого подхода в том, что аудитор может беспристрастно и объективно оценить бизнес-процессы компании. После чего — предложить оптимальные решения и составить «дорожную карту» для поэтапного развития SAM.
Заключение
Контроль за лицензиями — это в первую очередь вопрос контроля бюджета на ИТ. Если использование лицензий не контролируется, компания с большой вероятностью несёт потери: деньги на лицензии тратятся впустую, а ПО используется неэффективно. При таком подходе реальный ИТ-актив постепенно превращается в мнимый. Рецепт — грамотно выстроенная практика Software Asset Management.
Источник: it-guild.com
Приобретение неисключительных прав проводки
Любая организация в процессе своей работы пользуется неисключительными правами, приобретёнными по лицензионному договору, например различными компьютерными программами.
То, как учитываются эти расходы, зависит от ряда моментов: например, от цели приобретения, периодичности оплаты, а также суммы. Подробнее обо всех важных нюансах рассказывает наш эксперт.
Права пользования компьютерными программами могут приобретаться для создания основного средства, нематериального актива, для использования в текущей деятельности предприятия или извлечения прибыли, например, дальнейшей передачи по сублицензионному договору.
И здесь есть ряд нюансов.
- Если неисключительные права приобретаются для создания основного средства или нематериального актива, то расходы отражаются по дебету счёта 08 «Вложения во внеоборотные активы», в корреспонденции с кредитом счетов 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» (76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами») на сумму договорной стоимости приобретения неисключительного права (п. 9 ПБУ 14/2007, п. 8 ПБУ 6/01).
- Если же права приобретаются для использования в текущей деятельности организации, например на пользование программным обеспечением или электронной подписи, то какие именно бухгалтерские записи производятся, зависит от периодичности внесения оплаты и от суммы.
То, как их отражают, зависит от вида лицензионных платежей (п. 39 ПБУ 14/2007):
- как расходы отчётного периода, если за использование программного обеспечения установлены периодические платежи (роялти);
- как расходы будущих периодов, которые нужно списать в течение срока действия договора, если за пользование программным обеспечением установлен фиксированный разовый (паушальный) платёж. В случае, когда срок договором не установлен, то его принимают равным пяти годам.
Проводки по начислению периодических платежей (роялти)
Проводки по начислению и списанию фиксированного разового (паушального) платежа
Нужно отметить и то, как учитывается само право пользования в балансе. Нематериальные активы, полученные в пользование на основании сублицензионного договора, учитываются на забалансовом счёте в оценке, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре (п. 37, абз. 1 п. 39 ПБУ 14/2007).
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
| Отражено право пользования неисключительным правом на программное обеспечение для компьютерной техники | 012 |
- Если сумма платежа разовая и незначительная, например 1 000 рублей, то такие расходы списываются единовременно в составе текущих затрат. Это связано с тем, что эффект от их распределения по отчётным периодам будет незначительный. Поэтому, руководствуясь принципом рациональности, организация может принять решение о единовременном учёте расходов (п. 6 ПБУ «Учётная политика организации» (ПБУ 1/2008).
- Если права получены для дальней передачи по сублицензионному договору, то в бухгалтерском учёте расходы на это учитываются в составе:
- расходов по обычным видам деятельности, если предметом деятельности организации является предоставление за плату объектов интеллектуальной собственности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации»);
- прочих расходов в ином случае (п. п. 5, 11 ПБУ 10/99).
Если вознаграждение по лицензионному договору выплачивается в виде роялти, то их нужно признать в учёте того отчётного периода, за который они начислены (п. п. 16, 18 ПБУ 10/99, п. 39 ПБУ 14/2007).
С помощью СПС КонсультантПлюс вы будете легко ориентироваться в законодательстве, вовремя отслеживать все изменения.
Паушальный платёж за полученное неисключительное право учитывается в числе расходов будущих периодов и списывается в состав текущих расходов равномерно в течение срока действия лицензионного договора (п. 39 ПБУ 14/2007).
Если в период действия сублицензионного договора объект интеллектуальной собственности продолжает использоваться и организация получает доход одновременно и от этого, и от своей основной деятельности, то в этом случае платёж по лицензионному договору распределяется между видами деятельности. Это связано с тем, что доходы от обычных видов деятельности и прочие отражаются в отчёте о финансовых результатах обособленно (п. 18 ПБУ 9/99). А значит, отдельно надо показать и расходы, связанные с получением этих доходов (п. п. 19, 21 ПБУ 10/99). Такое распределение может быть произведено пропорционально долям в общем объёме доходов.
Уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс помогут вам при возникновении сложных ситуаций.
Ознакомиться с материалами по бухгалтерскому и налоговому учёту, связанному с приобретением неисключительного права, можно в СПС КонсультантПлюс:
Вопрос
Как отразить в налоговом учёте организации-лицензиата, применяющей упрощённую систему налогообложения, объект налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов» или ОСНО, расходы по выплате лицензиару единовременного лицензионного вознаграждения за право пользования программой для компьютера?
Ответ
На упрощённой системе налогообложения расходы на приобретение прав на использование программ для компьютера и баз данных на основании лицензионного договора учитываются в целях налогообложения согласно подп. 19 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ (НК РФ). При этом особого порядка признания указанных расходов в целях применения УСН гл. 26.2 НК РФ не установлено.
Таким образом, сумма вознаграждения, установленная лицензионным договором, признаётся в составе расходов на дату её уплаты лицензиару, то есть в данном случае в марте (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
При применении ОСНО расходы в виде вознаграждения за право использования программы для компьютера по лицензионному договору организация вправе учесть для целей налогообложения прибыли на основании подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются в том отчётном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты, и определяются с учётом положений ст. 318 — 320 НК РФ (п. 1 ст. 272 НК РФ).
П. 1 ст. 272 НК РФ также предусмотрены случаи, когда расходы подлежат распределению между несколькими отчётными периодами.
Так, согласно абз. 2 п. 1 ст. 272 НК РФ расходы признаются в том отчётном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок. В случае если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена чётко или определяется косвенным путём, расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно.
Кроме того, в случае если условиями договора предусмотрено получение доходов в течение более чем одного отчётного периода и не предусмотрена поэтапная сдача товаров (работ, услуг), расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно с учётом принципа равномерности признания доходов и расходов (абз. 3 п. 1 ст. 272 НК РФ).
По мнению Минфина России, исходя из вышеприведённых норм п. 1 ст. 272 НК РФ, при выплате разового платежа по лицензионному договору на приобретение программы для компьютера лицензиат не вправе учесть сумму уплаченного им вознаграждения единовременно. Указанную сумму расходов он должен признать в течение срока действия лицензионного договора с учётом принципа равномерности признания доходов и расходов (что предусмотрено абз. 3 п. 1 ст. 272 НК РФ).
При этом позиция, занимаемая Минфином России в отношении определения периода распределения указанных расходов, в случае если срок предоставления прав на использование программы в лицензионном договоре не установлен, носит неоднозначный характер. Так, в ряде писем Минфин России разъясняет, что при отсутствии срока в лицензионном договоре налогоплательщик вправе сам определить период списания указанных расходов (см., например, Письмо от 15.02.2021 № 07-01-09/10106). В то же время в некоторых письмах Минфин России рекомендует руководствоваться пятилетним сроком, предусмотренным п. 4 ст. 1235 Гражданского кодекса РФ (см., например, Письмо от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14039).
Однако приведенная выше точка зрения Минфина России о необходимости равномерного признания расходов в виде разовых платежей по лицензионным договорам с неустановленным в них сроком предоставления прав на использование программы для компьютерной техники не является единственной. Арбитражные суды занимают иную позицию, согласно которой расходы на покупку программ для компьютеров налогоплательщик вправе учитывать единовременно независимо от того, определён в договоре срок использования программного продукта или нет.
Ведь согласно абз. 3 п. 1 ст. 272 НК РФ расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно с учётом принципа равномерности признания доходов и расходов только в случае, если условиями договора предусмотрено получение доходов в течение более чем одного отчётного периода и не предусмотрена поэтапная сдача товаров (работ, услуг).
Лицензионный договор с не установленным в нём сроком предоставления прав на использование программы для компьютеров не предусматривает получения лицензиатом каких-либо доходов в течение нескольких отчётных периодов. Значит, норма абз. 3 п. 1 ст. 272 НК РФ о равномерном распределении расходов к такому договору применяться не должна (по данному вопросу см., например, Постановления ФАС Московского округа от 01.09.2011 № КА-А40/9214-11, от 07.09.2009 № КА-А40/6263-09).
Если же исходить из нормы, предусмотренной абз. 2 п. 1 ст. 272 НК РФ, то она не содержит порядка самостоятельного распределения налогоплательщиком расходов, следовательно, налогоплательщик определяет порядок её применения в своей учётной политике и может установить, в частности, и единовременный порядок признания таких расходов (см., например, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 09.08.2011 № А56-52065/2010, ФАС Северо-Кавказского округа от 16.08.2011 № А63-6159/2009-С4-20).
Источник: www.4dk.ru