В процессе работы любого человека, организации создаются и накапливаются большие объемы различных документов (приказы, письма, договоры, служебные записки, инструкции и т. д.).
При этом со временем неизбежно растут сложности при поиске необходимых документов, поддержке их актуальности, некоторые документы теряются, для
ознакомления документы многократно копируются, нарушается режим конфиденциальности, на столах скапливается большое количество бумаг и т. д. В результате существенно увеличиваются затраты времени.
Мировой опыт свидетельствует о том, что: на поиски и согласование документов тратится до 45% рабочего времени; сотрудники тратят на поиск документов до 30% рабочего времени; 70% документов создаются заново вместо изменения существующих; 6% документов безвозвратно теряются; каждый внутренний документ копируется до 20 раз; стоимость архивного хранения бумажных документов на 80 % выше по сравнению с электронными; общие потери времени, связанные с документооборотом, — 8ч в неделю (20%) на каждого сотрудника.
Билет № 9. 1. Профессиональное использование MS Office в ДОУ и архивном деле
1. Профессиональное использование MS Office в ДОУ и архивном деле. Создание документа – это не только разработка исходящего документа, но и обработка имеющихся в организации документов. В делопроизводстве для этих целей используется пакет MS Office. MS Word – позволяет создать служебные документы, шаблоны и электронные формы, применять специальные средства форматирования.
MS Excel-табличный процессор, применен для создания и регистрации журналов по правилам ДП; поиска информации с использованием многоуровнего сортирования данных; быстрого доступа к нужному документу с помощью гиперссылки; контроля исполнения поручений при помощи установленного формирования формул и функций.MS Outlook-персональный коммуникатор, в состав которого входят: планы задач, календарь, записи, адресная книга, менеджер эл. почты. MS Power point-создание презентаций. MS Access- создание баз ланных и поиск информации в них; MS OneNote-запись заметок и управление ими.
2. Понятие СЭД. Характеристика «1С: Предприятие» (Документооборот). СЭД – автоматизированная многопользовательская система сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций (иными словами система позволяющая осуществлять документооборот электронных документов на предприятии.).
1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ дает возможность организовать четкое взаимодействие сотрудников при обработке документации, а также контролировать и анализировать их исполнительскую дисциплину. 1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ позволяет: упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе; сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов; повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей. 1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины: централизованное безопасное хранение документов, оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей, регистрация входящих и исходящих документов, просмотр и редактирование документов, контроль версий документов, полнотекстовый поиск документов по их содержанию, коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов, маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности, автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера, учет и контроль рабочего времени сотрудников.
5 Microsoft Word Tips & Tricks you should know
Воспользуйтесь поиском по сайту:
Источник: studopedia.org
Реализация типовых задач делопроизводства на примере пакета MS Office.
Документационное обеспечение управления и вместе с тем делопроизводство состоит в решении следующих задач:
Ø документирование (подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);
Ø организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
Ø систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений).
В среде пакета MS Office решение этих задач реализуется возможностями таких приложений, как Word, Excel, Access, Power Point, Outlook.
Компьютер представляет наибольшие возможности для облегчения и ускорения создания документа.
Под документом в системе MS Windows подразумевается любой файл. В зависимости от программы (приложения Windows) эти документы имеют свой формат.
Приложение Access имеет расширение .mdb. Автоматически запускается программа Access, и в ней отображается база данных.
В Power Point осуществляется презентация. Документ Power Point будет иметь расширение .ppt.
Объекты пакета Office могут импортироваться (копироваться) из одного приложения в др. Например, диаграммы из Excel можно копировать в Word; таблицы Excel можно копировать в Access.
При этом любой из документов, в зависимости от приложения, можно создать разными способами. Например, в проводнике. Можно запустить любую программу и в ней создать новый файл, соответствующего этой программе формата.
Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм – «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты.
При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа. В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе уже спроектированных бланков организации.
Как правило, типовой текст имеет уже заранее заданное форматирование. Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Настройка панелей инструментов и создание набора быстрых клавиш для каждого шаблона позволяет упростить и ускорить работу, убирая с экрана ненужные для подготовки данного документа кнопки, команды и макросы.
Помимо полностью составленных текстов конкретных документов большое распространение в настоящее время получило применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и др. инф.-справочных документов. Выявляются и вводятся в память компьютера также часто встречаемые в данной деятельности наборы профессиональных фраз и выражений, постоянно употребляемые наименования организаций (фирм), товаров, видов услуг.
Важный этап настройки шаблона – создание такого набора элементов (Глоссарий) – меню Правка, команда Автотекст. Этот набор типовых фраз и выражений можно быстро вставить при составлении индивидуального текста документа, набрав уловное сокращение (несколько букв слова, аббревиатуру) и щелкнуть по кнопке F3. При этом элемент автотекста может иметь заранее заданное оформление, им может быть не только фраза, но и рисунок, формула, таблица или любой другой объект. Все это не только ускоряет создание документа, но и позволяет избежать ошибок.
Упрощает создание документа наличие в шаблоне полей-списков – раскрывающихся списков элементов, из которых можно выбирать необходимые значения. Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности следует вводить текст конкретного документа. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны с точки зрения содержания.
Например, в кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации. На основе одного шаблона приказа по личному составу может быть создано несколько типовых текстов для наиболее часто встречающихся управленческих ситуаций. Например, приказ о приеме на работу, о предоставлении отпуска, о командировании, о переводе на другую должность, увольнении работника и т.п.
Для создания новой кнопки, вызывающей новый документ на базе конкретного шаблона возможна запись небольшого макроса.
Документ может быть представлен как в виде простого текста, так и таблицы, сопровождаться графиками и диаграммами. Документ, не предназначенный для распечатки на бумаге, может иметь внедренные в него аудио-, видео-, и др. компоненты (объекты), например, звукозапись комментария составителя или устные примечания руководителя организации и т.п. Вставка объектов любого типа в документ производится командой Объект в меню Вставка.
Отдельные документы для наглядности и удобства сопоставления информации могут быть представлены в виде таблиц. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа – электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.
С переходом делопроизводства на компьютеризированные технологии встаёт вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве осуществляется стихийно.
Неупорядоченное хранение, особенно в небольших фирмах, зачастую вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, не редкость потери документов. Если сотрудник, создавший документ, отсутствует, то нахождение нужного документа часто возможно лишь путём просмотра всех файлов, что при большом количестве документов является весьма проблематичным. Рано или поздно, но перед любой организацией встаёт проблема упорядочения и классификации файлов. Во избежание потерь информации и рабочего времени необходимо с самого начала работы организовать правильное хранение документов.
Кроме документов, изначально существующих в электронном виде, созданных на компьютере сотрудниками организации, полученных по электронной почте, в виде факса через факс-модем, сегодня всё большее число организаций переводит в электронную форму (путём сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это ещё более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме.
Современные операционные системы позволяют использовать в имени файла до 250 символов, включая пробелы. Имя файла, как правило, образуется на основе заголовка документа. Для ускорения и упрощения поиска в него рекомендуется включать дату и номер документа как его основные поисковые признаки, поскольку официальная дата документа часто не соответствует используемым операционной системой и офисными программами данным о дате создания и изменения файла.
В случае, если документ передаётся на компьютер, работающий под управлением ОС DOS, рекомендуется скопировать файл, дав ему новое имя в соответствии с требованиями DOS — 8.3 (т.е. 8 знаков имени и 3 знака расширения).
Размещение документов.
Создаваемый документ необходимо сохранить в памяти компьютера — записать в виде файла на жёстком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы могут храниться на:
Источник: poisk-ru.ru