Почти год все мероприятия в университете проходят дистанционно. Дарья Конева (Ингруп СтС), Сергей Старцев (Республика ученых) и Алена Макшанчикова (дирекция по развитию студенческого потенциала) рассказывают, что нужно знать, если вы планируете онлайн-мероприятие, как вовлечь аудиторию и каких ошибок важно избежать.
С чего начать подготовку мероприятия
Дарья Конева:
- Команда. Мероприятия, будь то онлайн или офлайн, почти невозможно провести одному. Важно, чтобы люди понимали, в чем конкретно их зона ответственности и что онлайн отличается от офлайна.
- Уникальность мероприятия. Нужно понять, какие мероприятия уже проводились и в чем принципиальное отличие вашего от тех, что уже были.
- Лучшие практики. Стоит изучить успешные механики и форматы, которые уже сработали в других онлайн-мероприятиях и адаптировать их под ваши цели, задачи и аудиторию.
Алена Макшанчикова:
- Предварительный ресерч. Начать организацию любого мероприятия важно с понимания целей, задач, аудитории и ограничений, с которыми вы работаете.
- Контент. Если удалось понять, для чего и для кого ваш проект, подумайте о контенте, который хотите подготовить для гостей. Это поможет определиться с дальнейшими организационными шагами: выбрать сервис или платформу проведения, определить шаги по продвижению, которые помогут гостям выделить ваше мероприятие из альтернативных и др.
Сергей Старцев:
Как организовать мероприятие | С чего нужно начать? | Леонид Лис
- Технические вопросы. Нужно рассчитать количество зрителей и подобрать подходящие платформы, которые могут вместить всех участников.
- Красивый визуал. Люди, очевидно, устали от онлайн-ивентов, поэтому существует не так много способов привлечь их внимание. Красивое графическое оформление – один из таких инструментов.
- Модерация. Если вы планируете мероприятие с открытым чатом, следует заранее подумать о его модерации.
- Пиар. Самое важное: как можно раньше сообщать потенциальным участникам о своем мероприятии. Каналов информации море: корпоративные рассылки, телеграмм-каналы, официальный портал. Очень важно, чтобы анонс или какой-то открывающий материал появлялся каждый день. В области контента для продвижения мероприятия можно экспериментировать и выкладывать не только тексты и интервью. Например, наше последнее мероприятие мы делали с помощью ребят из Научных боев, которые внедрили свою фишку – карточки с разнообразной информацией.
Высшая школа экономики/Даниил Прокофьев
Этап №1. Как сделать так, чтобы участникам не было скучно
Алена Макшанчикова:
Правильные тема и дата. Студентов, как и сотрудников, удержит интересный контент и корректно подобранный формат. Удобное время и дата также позволят сфокусироваться на вашем мероприятии и не отвлекаться на рабочие или учебные письма и остальные задачи.
Дарья Конева:
Уникальность. Чтобы убедить аудиторию потратить час только на ваше мероприятие, необходимо предложить ей уникальный полезный контент, который нельзя найти в открытом доступе.
Это Главная Ошибка Монтажа Видео Среди Всех Начинающих — Как Монтировать Видео для Youtube?
Сергей Старцев:
Практика. Верный способ заставить людей дольше остаться у экрана – прикладной характер мероприятия. Многочасовые лекции будут менее востребованы, чем мастер-классы и школы по развитию навыков. Это может быть улучшение академического письма, развитие стрессоустойчивости у молодых ученых, советы по публикационной активности и пр.
Алена Макшанчикова:
Учет особенностей аудитории и взаимодействие с участниками. Если ваше мероприятие предполагает длительное вовлечение аудитории, важно помнить о ряде ограничений: например, детям до 5 лет сложно участвовать в занятии или игре без помощи родителей, детям от 6 до 10 трудно удерживать внимание более 30 минут и пр. Обратная связь и взаимодействие с участниками во время всего занятия поможет поддержать и вовлеченность гостей, и общую динамику происходящего.
Сергей Старцев:
Длительность. Мероприятия стоит организовывать короче и динамичнее: тема или спикер могут меняться каждые 20-30 минут.
Этап №2. Как выбрать платформу
Алена Макшанчикова :
Платформу для проведения мероприятия важно выбирать, основываясь на задачах и целевой аудитории. Для каких-то проектов будет достаточно ZOOM, какие-то трансляции можно вывести на портал университета или на страницы проекта в социальных сетях.
7 бесплатных программ для event-менеджмента с открытым исходным кодом
Представьте себе следующее: вам предстоит провести множество мероприятий, и вы, как event-менеджер, отвечаете за то, чтобы все прошло гладко. Вы вложили средства в программное решение для управления мероприятиями, которое помогает планировать события, регистрировать участников и заниматься бронированием и продажей билетов.
Однако до начала мероприятия остается два дня, и вам нужно отправить всем зарегистрированным участникам письмо с напоминанием, но решение, которым вы пользуетесь, не предоставляет такой возможности. Если бы вы тщательно оценили программное обеспечение перед покупкой, эта ситуация никогда бы не возникла.
Таких сценариев можно легко избежать, если лучше понять требования к системе и сопоставить их с тем, что могут предложить программные средства для управления мероприятиями. На рынке существует несколько открытых и бесплатных решений для управления мероприятиями. Однако, чтобы найти инструмент планирования мероприятий, который отвечает всем потребностям организатора, необходимо оценить его возможности.
В этой статье собраны семь бесплатных программ для управления мероприятиями с открытым исходным кодом, которые помогут облегчить ваш выбор.
Больше программ и решений вы можете найти на нашем сайте.
Eventee
Бесплатная версия: Поддерживает до 100 участников и одно мероприятие в год.
Платная версия: Базовый план стоит 999 $ в год и поддерживает до 500 участников и одно мероприятие в год.
Eventee — это облачный софт для организации индивидуальных, живых и даже гибридных мероприятий. Eventee помогает пользователям управлять мероприятиями и привлекать участников. В число его возможностей входят опросы и анкетирование аудитории, бронирование, прямая трансляция и пользовательские интеграции.
Eventee также предоставляет статистику участников, такую как время сессии и уровень вовлеченности, которая может быть использована для улучшения будущих событий. Функция планирования повестки дня позволяет менеджерам планировать многочисленные этапы и процессы своих мероприятий.
Функция сетевого взаимодействия в программе позволяет участникам связываться и организовывать виртуальные встречи друг с другом. Eventee предлагает мобильные приложения для устройств на базе iOS и Android.
Поддержка клиентов осуществляется по телефону, электронной почте и через базу знаний на сайте.
Eventleaf
Бесплатная версия: Поддерживает до 100 участников одного мероприятия.
Платная версия: Базовый план стоит 1 $, а профессиональный план — 2 $ за одного участника. Он не имеет ограничений по количеству участников.
Eventleaf — это программное обеспечение для регистрации и управления мероприятиями с такими функциями, как продажа билетов онлайн, отслеживание участников, управление календарем и порталы для сбора платежей.
Он дает возможность пользователям создавать лендинги, на которых представлены программа мероприятия, приглашенные лица, докладчики и место проведения. Пользователи также могут создавать индивидуальные именные бейджи со сканируемыми штрих-кодами для участников.
Eventleaf также можно использовать для сбора платежей и рассылки индивидуальных опросов для получения обратной связи о мероприятиях.
Пользователи бесплатной версии получают доступ к круглосуточной поддержке по электронной почте, в то время как пользователи платной версии получают доступ еще и к горячей линии по телефону.
FLOOR
Бесплатная версия: Поддерживает до 50 участников.
Платная версия: Базовый тарифный план начинается от 150 $ в квартал.
FLOOR — это облачная платформа, ориентированная на сообщества, созданная для менеджеров и организаторов мероприятий. Программное обеспечение помогает пользователям управлять, продвигать и монетизировать свои мероприятия и взаимодействовать со своими виртуальными сообществами. Его функции включают создание веб-сайта события, маркетинг, прямые трансляции, управление аудиторией, бронирование и продажу билетов.
Пользователи FLOOR также могут проводить кампании для оценки эффективности своих мероприятий. Затем эти проекты могут быть оптимизированы с помощью данных, которые предоставляет FLOOR.
FLOOR предлагает мобильные приложения (для iOS и Android), которые позволяют event-менеджерам продвигать их по различным каналам и взаимодействовать с аудиторией удаленно.
Кроме того, FLOOR предлагает поддержку по электронной почте и телефону, а также круглосуточную поддержку в режиме реального времени.
MeetingHand
Бесплатная версия: Поддерживает до 50 бесплатных регистраций.
Платная версия: $2,99 за регистрацию на одно мероприятие после первых 50 регистраций.
MeetingHand — это онлайн-платформа для управления мероприятиями, которая помогает менеджерам планировать, организовывать и продвигать свои проекты. Некоторые из ее функций включают управление регистрацией мероприятий, маркетинг, создание веб-сайта управление посетителями и продажа билетов.
MeetingHand также имеет функцию отчетности, которая позволяет пользователям создавать настраиваемые отчеты по различным аспектам их мероприятий, таким как регистрация, бронирование и оплата.
Пользователи MeetingHand также могут создавать дополнительные события и планировать конкретные мероприятия для участников, такие как семинары, экскурсии и ужины на конференциях. Организаторы могут повысить вовлеченность аудитории с помощью push-уведомлений и функций онлайн-чата в мобильных приложениях продукта (доступны для iOS и Android).
MeetingHand предлагает поддержку по электронной почте, а также по телефону и круглосуточную справочную службу на своем сайте.
Odoo
Бесплатная версия: Odoo community edition доступна без интеграций.
Платная версия: Интеграция с дополнительными приложениями Odoo начинается от $4 в месяц за каждое приложение.
Odoo — это полностью интегрированное программное решение «все в одном» с открытым исходным кодом, предназначенное для выполнения различных бизнес-функций. Модуль Odoo Events помогает event-менеджерам управлять всеми этапами процесса планирования мероприятий.
Организаторы могут проектировать и создавать веб-сайты и целевые страницы мероприятий, планировать множество мероприятий и управлять участниками. Odoo также интегрируется с электронной почтой и платформами социальных сетей. Кроме того, пользователи могут интегрировать Odoo с инструментами поисковой оптимизации (SEO) и Google Analytics для отслеживания вовлеченности и оценки маркетинговых усилий.
Odoo предлагает бесплатным пользователям только облачное развертывание, в то время как платные пользователи могут выбрать и локальное развертывание. У Odoo также есть мобильные приложения для iOS и Android.
RSVPify
Бесплатная версия: Включает все основные функции и поддерживает мероприятия с количеством приглашенных до 100 человек.
Платная версия: Премиум-план начинается от $19 в месяц или 1,95% + $0,90 с каждого проданного билета.
RSVPify — это облачная платформа сквозного управления мероприятиями для проведения личных и виртуальных событий. Ее функции включают управление списками гостей, продажу билетов и встраиваемые формы RSVP для регистрации участников.
Кроме того, программа предлагает составление схемы рассадки с помощью перетаскивания для планирования оптимальной рассадки, опции меню, позволяющие гостям делиться выбором блюд и диетическими потребностями, а также проверку возраста для мероприятий, имеющих возрастные ограничения.
Программное обеспечение предлагает функцию вторичных мероприятий. Она позволяет руководителям мероприятий приглашать избранных гостей на вторичные мероприятия, такие как репетиционные ужины или обеды после конференции. RSVPify предлагает библиотеку поддержки, видеоуроки и круглосуточную поддержку пользователей на основе тикетов.
Splash
Бесплатная версия: Бесплатно для личного использования и периодических мероприятий малого бизнеса.
Платная версия: Базовый тарифный план стоит $9 500 в год для частных лиц и небольших команд.
Splash — это решение для управления событиями и маркетинга для живых и виртуальных мероприятий. Пользователи сервиса могут создавать фирменные маркетинговые шаблоны мероприятий, страницы регистрации, а также персонализированные приглашения, напоминания и обновления для участников.
В Splash также встроена аналитика событий, которая помогает менеджерам отслеживать события и их влияние. Его приборная панель данных помогает пользователям понять и сегментировать посетителей на основе их предпочтений, местоположения и вовлеченности.
Splash также предлагает бесшовную интеграцию с различными сторонними инструментами управления проектами, импорта данных и коммуникации.
Программное обеспечение работает в облаке и предлагает живое и очное обучение пользователей. Решение имеет мобильные приложения для iOS и Android и предлагает 24×7 живую поддержку через чат и электронную почту
Как выбрать правильное программное обеспечение для управления мероприятиями
Выбор подходящего программного обеспечения для управления мероприятиями может быть сложным. Поскольку на рынке представлено так много вариантов, руководители и организаторы должны учитывать такие факторы, как количество участников, требования к функциям и возможности хостинга. Эти факторы помогут покупателям сузить круг вариантов и принять обоснованное решение.
Вот некоторые важные соображения при инвестировании в инструмент управления мероприятиями:
Оцените размер мероприятия: В то время как некоторые бесплатные продукты не имеют ограничений по количеству участников, другие могут ограничивать его, скажем, 50 или 100 участниками. Поэтому, прежде чем выбрать инструмент, покупатели должны убедиться, что они знают размер аудитории, которую они собираются обслуживать, и покрывает ли бесплатный инструмент это количество.
Проверьте стоимость обновления: Покупатели должны спросить поставщика программного обеспечения о дополнительных функциях, которые включает обновление. Они также должны поинтересоваться, какие дополнительные расходы взимаются за такие услуги, как приоритетная поддержка или миграция данных.
Обратите внимание на поддержку интеграции: Покупатели должны выяснить у поставщика, предлагает ли он интеграцию с другими программными инструментами. Кроме того, им следует узнать, может ли поставщик создавать API для поддержки пользовательской интеграции со сторонними инструментами управления проектами и коммуникации.
Какие вопросы следует задать при выборе бесплатного решения
Вот несколько вопросов, которые покупатели могут задать поставщику программного обеспечения, прежде чем начать с ним сотрудничество:
Каковы условия подписки?
Покупателям следует заранее уточнить условия подписки. Вопрос о том, есть ли у поставщика контракт с фиксированной ценой или он взимает плату за каждого посетителя или мероприятие, поможет сравнить и заключить наилучшую сделку.
Помогает ли программное обеспечение в маркетинге и продвижении?
Онлайн-маркетинг является важной частью любого мероприятия. Как покупатель, вы должны узнать, есть ли в программном обеспечении встроенные возможности маркетинга мероприятий, поддерживает ли оно интеграцию с социальными сетями и другими маркетинговыми платформами.
Могут ли быть предоставлены тематические исследования и отзывы?
Покупатели могут запросить отзывы клиентов и тематические исследования, чтобы понять, насколько хорошо работает программное обеспечение для предприятий, занимающихся организацией мероприятий. Это также поможет выявить общие проблемы, с которыми могли столкнуться пользователи.
Источник: picktech.ru
Как самостоятельно организовать праздник / мероприятие?
Организация праздника довольно трудоемкий процесс, зачастую требующий от организаторов специального образования. Организация праздника это тонкое искусство сочетания обязательных и необязательных элементов.
Детали могут, как создать, так и разрушать уникальную атмосферу праздника. Мероприятия должны вдохновлять, удивлять и вызывать эмоции!
Сегодня мы с вами поговорим об организации праздника, а именно корпоративного мероприятия! Как учесть всё и составить смету мероприятия?! Сейчас мы с вами пошагово разберём из чего состоит мероприятие?!
1. Определить задачи и цели мероприятия.
Принципиальным является формулирование цели и задач любого мероприятия, а также то, что весь процесс подготовки и проведения мероприятия должен в обязательном порядке постоянно сверяться с обозначенными целями и задачами. Цель даёт возможность управлять будущим эффектом от мероприятия. Основной целью большинства календарных и корпоративных мероприятий является повышение лояльности к компании, укрепление межличностных коммуникаций .
И перед нами встаёт задача, как сделать мероприятие таким, чтобы достичь определённой цели.
2. Определить бюджет. Теперь необходимо понять, сколько компания готова заплатить за достижения цели. Опыт показывает, что для любого бюджета можно получить приемлемое решение. Лучше всегда отталкиваться от бюджета – это экономит время и вам, и вашему event менеджеру.
3. Определить дату и время проведения мероприятия.
4. Необходимо назначить ответственного от лица компании, который будет компетентен решать все вопросы, связанные с организацией мероприятия.
5. Определить аудиторию, статус, количество гостей. Проработать приглашения гостям ( рассылка по почте/курьерская доставка) .
Определив количество гостей, проще будет подобрать концепцию программы. Мероприятие до 200 персон отличается своей эксклюзивностью, идёт активное вовлечение гостей в программу, минус такого мероприятия, большая стоимость на одного человека. Мероприятия от 200 до 1000 персон, не требуют индивидуальности, акцент идёт на сцену, создаются развлечения, за которыми наблюдают, изюминкой мероприятия как пример может стать световое шоу, фейёрверк. Целевая аудитория напрямую влияет на все основные слагаемые мероприятия : площадка, меню, программа мероприятия.
Поговорим о рассадке гостей: круглая рассадка выглядит более празднично, но она занимает много места. При рассадке также нужно учесть, каким способом подаются блюда – если меню «в обнос», то тогда при расстановке столов нужно оставлять достаточно места для официантов, иначе гости мероприятия будут передавать тарелки с одного конца стола на другой. Необходимо всегда оставлять несколько резервных мест.
6. Сформировать пожелания к месту проведения мероприятия. Для удобства поиска площадки, необходимо определиться с пожеланиями, такими как: географическое местонахождение, площадь , меню, стилистика площадки, нахождение парковки. Парковка – немаловажный момент мероприятия.
Есть бесплатные парковки, парковки с ограниченным количеством мест, парковки, совмещенные с гостиницами, парковки с почасовой оплатой. Есть площадки, где стоимость аренды включена в стоимость банкета. Обычно такой политики придерживаются рестораны.Есть площадки, где нужно оплачивать аренду и стоимость банкета.
Правильно сформированные пожелания сэкономят время на поиски.
7. Развлекательная программа. Сформировать пожелания по наполнению развлекательной программы, концепции мероприятия.
При разработке концепции необходимо учитывать два следующие ограничения:
— Соответствие концепции и программы реальным потребностям и возможностям компании.
— Наличие необходимого времени и ресурсов на подготовку мероприятия в рамках разработанной концепции и программы.
8. Сформировать пожелания к меню с определением бюджета.
9. Определить приезд гостей ( трансфер/каждый добирается сам).
Трансфер зависит от удаленности площадки, количества гостей и сюжета. Это могут быть: автобус, микроавтобус, лимузины, карета, вертолеты и так далее. Время в пути тоже можно использовать как часть сценария: начать программу в пути, обыгрывая концепцию программы, рассказать о месте проведения мероприятия и т.д.
10. Заключить договор с event менеджером /агентством (при его привлечении). Договор с event менеджером/агентством заключается после ознакомления предварительного сценарного плана и сметы мероприятия.
11. Утвердить место проведения мероприятия.
12. Составить и утвердить и меню.
13. Сформировать точный бюджет мероприятия из расчета утвержденного меню, составленной программы и дополнительный расходов.
14. Заключить договор с подрядчиками и внести предоплату. По практике размер предоплаты составляет 30%-50% от общей суммы по смете, сроки внесения предоплаты составляют от 3х до 7 рабочих дней.
15. Составить технический сценарий и план график мероприятия.
Всё что необходимо для реализации мероприятия у вас есть. Составляем технический сценарий. Это один из основных документов мероприятия. В нём прописываем временной тайминг с учётом всех позиций участвующих в мероприятии. Прорабатываем рассадку гостей ( свободная/ по карточкам)
Пример: монтаж технического и светового оборудования, выезд и прибытие автобуса , тех. персонал ответственный за зоны, подача блюд , список гостей и т.д.
16. Детализируем сценарий мероприятия. Прописываем поминутный тайминг, добавляем последние коррективы.
17. Ещё раз утверждаем у руководства компании смету, сценарий, развлекательную программу, площадку, оформление, формат фоновой музыки .
18. Рассылаем приглашения гостям
19. Подготовка мероприятия по плану.
20. За день до мероприятия необходимо обзвонить всех кто принимает участие в организации мероприятия (подрядчики).
21. В день мероприятия следовать техническому сценарию мероприятия.
При привлечении профессионального event менеджера /агентства все приведенные выше пункты будет организовывать, и курировать ваш персональный профессиональный event менеджер. Для проработки предложения от Вас понадобиться исходная информация с 1 по 9 пункт.
С уважение на интересные и красивые проекты, Анастасия , profevent.org/
Ключевые слова:
- Организация праздника
- организация мероприятия
- Тимбилдинг
- организация тимбилдинга
Источник: hr-portal.ru