Как пользоваться программой касса

И в веб-версии, и в приложениях CloudShop для смартфонов есть раздел «Кассы и смены». Чтобы создать кассу, зайдите в этот раздел. В веб-версии жмите на кнопку «Создать кассу», в приложении на Android — нажимайте на «+».

Вносите данные:

1. Наименование. Задайте понятное имя кассы, чтобы было понятно, по какой кассе прошёл платёж и на какой открыта смена.
2. Магазин. Впишите тот, в котором располагается касса. Все остатки товара автоматически будут показаны по данному магазину.

Шаг второй. Настройте безналичную оплату.

В строке «Терминал» укажите счета банков, терминалы которых установлены в магазине, чтобы все платежи по картам фиксировались на нужном счёте. Подробнее, как настроить прием оплаты по картам — мы рассказываем тут.

Шаг третий. Прикрепляем сотрудников.

Добавлять сотрудников к кассе вы можете как при создании ее, так и при редактировании. Укажите всех сотрудников, которые могут работать на этой кассе, включая себя.

R-KEEPER как работать на кассе

Важно! Кассиры могут открывать смены только по очереди т.е. одновременно двоим работать на одной кассе не получится.

Шаг четвертый. Открываем смену.

Чтобы продавать, вам нужно открыть смену. Тогда и товары того магазина, к которому прикреплена касса, появятся в интерфейсе кассира. При открытии кассы важно провести сверку денег. Выберите кассу и введите то количество наличных, которое сейчас в ней есть, в окошко «Сумма денег в кассе».

Закрытие смены и инкассация.

Смена не ограничена по времени. Но когда кассир закрывает смену, он может сверить имеющиеся у него данные с отчетом по кассовой смене. Отчет в «Меню», в разделе «Смены». Здесь же можно инкассировать деньги из кассы либо на банковский счет, либо в центральную кассу магазина (у нас она называется «Счёт магазина»). Сделать это можно в этом же меню, выбрав «Перевод денежных средств» во вкладке «Финансовые операции».

Теперь можно закрывать смену.

Остались вопросы? Пишите в чат поддержки, всё разъясним и поможем

Источник: cloudshop.ru

Как пользоваться онлайн-кассой: пошаговая инструкция

UMAG Быстрый старт Касса

Онлайн-касса — это аппарат с фискальным накопителем, который сначала записывает, а затем передает данные о доходах бизнеса напрямую в ФНС. Согласно Федеральному закону 54-ФЗ , через онлайн-кассу обязан работать фактически любой бизнес. Если касса будет работать с ошибками, для налоговой это будет значить, что вы умышленно искажаете информацию о доходах. Есть риск получить предупреждение или штраф. Какие требования нужно учесть и как избежать ошибок, разбираемся в статье вместе с налоговым консультантом Анной Кожевниковой .

• Анна более 15 лет является юристом, предпринимателем и налоговым консультантом. Оборот клиентов — от 5 до 700 млн рублей в год.
• Ведет телеграм-канал более чем с 2 000 подписчиков, где доступным языком рассказывает о налогах, изменениях в праве, минимизации рисков для бизнеса.
• Автор и ведущая курсов и онлайн-тренингов для предпринимателей.

Какие есть требования к онлайн-кассам

Требования к кассам указаны в Федеральном законе № 54-ФЗ ( Ст. 4 ):

• у кассы должен быть обозначен заводской номер на корпусе;
• необходимо устройство для печати чеков и точные электронные часы;
• касса должна поддерживать работу с фискальным накопителем, формировать электронные чеки.

Если бизнес продает в интернете, печать бумажных чеков не требуется — их отправляют в электронном формате.

Чтобы предпринимателю было проще купить кассу, которая соответствует всем требованиям, ФНС разработала Реестр контрольно-кассовой техники. В нем есть сведения о каждой модели.

Что такое фискальные документы: какие формирует онлайн-касса

Это чеки и отчеты, которые после формирования хранятся в фискальном накопителе. А также у ОФД — посредника, через которого документы попадают в налоговую.

Отчеты
О регистрации онлайн-кассы	Формируют во время регистрации онлайн-кассы: на следующий день, как получили ее регистрационный номер, — не позднее.
Об изменении параметров регистрации	Формируют, если параметры кассы изменились. Например, кассу перенесли из одной торговой точки в другую. Тогда меняют параметр «адрес» и создают отчет.
Об открытии	Вручную создает продавец в начале каждой смены.
О закрытии смены	Налоговая получает данные: сколько чеков пробили, на какую сумму, сколько других фискальных документов сформировала касса. Еще в этом отчете отображаются сведения о том, пора ли менять фискальный накопитель. В нем появится соответствующая отметка.
О закрытии фискального накопителя	Если у онлайн-кассы меняется владелец, она снимается с учета. А еще, когда пришло время менять фискальный накопитель.
О текущем состоянии расчетов	Отчет показывает, какие фискальные документы и в каком количестве онлайн-касса не направила ОФД. Запускает продавец в конце смены.
Чеки
Кассовые	Это чеки по продажам, возвратам, авансам, выдаче денег. Отображают любой денежный расчет. Такие чеки продавцы выдают покупателям.
Коррекции	Нужны, если продавец неверно рассчитал покупателя — пробил не ту цену, количество или артикул.

Маркетинг

Как работать с блогерами: от поиска и составления ТЗ до оценки рекламы

Как работать с блогерами: от поиска и составления ТЗ до оценки рекламы

Как пользоваться онлайн-кассой

Открыть смену

Прежде чем начать торговлю в магазине, продавец запускает формирование отчета об открытии смены. Для этого выбирает нужный раздел в меню кассы.

После касса сформирует отчет об открытии смены и направит оператору фискальных данных. Если с отчетом все в порядке, на кассу придет уведомление, и она автоматически распечатает отчет на чековой ленте. Сразу после этого кассир может начать торговлю и выдавать покупателям чеки.

Пример отчета об открытии смены

Выдать чек покупателю

Обычно кассир берет за товар деньги, пробивает чек прихода и отдает клиенту. Но покупатели могут платить по-разному. От этого зависит, как и кто формирует чеки.

• При расчете наличными или картой чек формирует продавец, причем сразу после оплаты.
• При переводе денег по реквизитам продавец формирует чек на следующий рабочий день после того, как деньги пришли на банковский счет компании.
• Если оплата происходит через сайт, продавец чек не формирует, — это делает касса в фоновом режиме.

Кассир может выбивать разные чеки. Например, покупатель возвращает товар — кассир выбьет чек на возврат. А если продавец неверно указал количество товара или пробил не тот артикул, то он обязан выдать чек коррекции.

Закрыть рабочую смену

Кассир обязан сформировать отчет о закрытии смены в конце рабочего дня. В отчет попадают все кассовые операции за смену, а конкретно — количество:

• пробитых чеков;
• фискальных документов, которые не передали ОФД;
• суммы по разным чекам.

Важно помнить, что по закону рабочая смена не привязана к суткам и длится 24 часа. Это значит, если кассир начал работать во вторник вечером, а закончил вечером в среду, смену надо закрывать.

Пример отчета о закрытии смены

Плохо, если кассир не успел или забыл закрыть смену. О нарушении обязательно узнает налоговая служба и назначит штраф. Но есть нюансы:

• Если смену не закрыли вовремя, но при этом не успели пробить чеки, как можно скорее формируйте отчет о закрытии. Тогда претензий от налоговой не будет.
• Если смену не закрыли, но при этом пробили чеки, скорее сообщайте в ИФНС. Не тяните, вам надо опередить ОФД. Приводите аргументы, например, что произошла авария или ЧП. Если доводы покажутся убедительными, штраф все равно назначат, но минимальный.

Провести инкассацию

Деньги из кассы продавец сдает после того, как сформирован отчет о закрытии смены. Без отчета инкассацию провести нельзя.

Ошибки в работе с онлайн-кассами: как их не допустить и исправить

Большое количество ошибок связано с неверными настройками кассы. Помимо стандартных реквизитов, в кассовом чеке должны быть место, признак расчета, информация о товаре, ставка НДС ( ст. 4.7 закона 54-ФЗ ).

Еще в документе должны быть особые сведения : сайт для проверки подлинности, номер мобильного телефона или email, если покупатель хочет получить документы в электронном виде, QR-код.

Какие еще бывают ошибки:

• неверная сумма чека;
• неправильный способ расчета: наличный или безналичный;
• чек не учтен в ФНС из-за сбоев;
• не совпадают даты формирования чека и фактического поступления денег.

Важно: если компания или ИП самостоятельно обнаружит ошибку в чеке, исправит ее, а затем предоставит данные о нарушении в ФНС, штрафа по ст. 14.5 КоАП не будет.

Как исправить ошибку в чеке

В фискальных документах есть отдельные операции, чтобы внести корректировки. Ошибку можно исправить с помощью чека коррекции или чека возврата — это зависит от формата фискальных документов (ФФД), который вы используете.

Версию ФФД можно посмотреть в отчете об открытии смены. В поле ФФД прописаны цифры 2, 3 или 4. Они обозначают форматы фискальных документов 1.05, 1.1 или 1.2 соответственно. Другой вариант — в личном кабинете ОФД, если оператор дает такую возможность. Например, на Платформе ОФД.

Проблемы с онлайн-кассой: что делать

В магазине могут произойти различные ЧП. Например, сломается фискальный накопитель или коммунальные службы отключат электричество. Вот инструкции, что делать, чтобы все было по закону.

Отключилось электричество. Если выбило пробки и в магазине нет электричества, задача кассира — остановить торговлю и не выдавать товарные чеки, так как это нарушает закон.

Может случиться, что электричество отключилось, когда продавец рассчитывался с покупателем. Тогда в кассовой операции могут быть ошибки. Надо дождаться, когда электричество дадут, и провести чек коррекции.

Отключился интернет . Это не так страшно. Чеки попадут ОФД, когда интернет снова появится. Рекомендуем проверить, что чеки ушли. Это можно сделать в личном кабинете оператора, через отчет о текущем состоянии расчетов или закрытии смены.

Фискальный накопитель не работает. Отнесите его в сервисный центр. Если в сервисном центре сообщат, что накопитель сломан, его надо заменить, а старую кассу перерегистрировать. После необходимо проверить, как работает онлайн-касса . Если все в порядке, можете снова на ней работать.

Что будет, если не использовать онлайн-кассу

Есть некоторые исключения, кому все-таки разрешили торговать без онлайн-кассы. Например, если бизнес продает печатные издания в киосках, ценные бумаги, торгует на рынках и ярмарках. Полный список есть в законе № 54-ФЗ ( ч. 2 ). Всем остальным торговать без онлайн-кассы нельзя.

• индивидуальный предприниматель или должностное лицо заплатит от ¼ до ½ величины расчета, который осуществили без кассы. При этом меньше 10 тысяч рублей штраф быть не может.
• юридическое лицо заплатит от ¾ до одного размера суммы расчета без использования кассы, но никак не меньше 30 тысяч рублей.

• должностных лиц дисквалифицируют на год или два;
• деятельность индивидуального предпринимателя и юрлица приостановят на срок до 90 дней.

Самое главное: как работать с онлайн-кассами

• Онлайн-касса — это специальный девайс для торговли. Он формирует чеки и отчеты и передает их в ФНС. Предпринимателю не надо ходить в отделение и заносить бумажные копии.
• По законам РФ без кассы торговать нельзя, иначе — штраф. Если бизнес нарушает закон все время, суд может приостановить деятельность компании.
• В законодательстве прописаны требования к онлайн-кассам, но проще не вникать в них, а выбрать кассу из реестра ФНС — они соответствуют всем необходимым стандартам.
• Кассир должен не забывать открывать смену — иначе касса не будет выдавать чеки. Не менее важно вовремя закрывать смену, чтобы бизнесу не назначили административный штраф.

Источник: www.calltouch.ru

Работа онлайн-кассы

Сегодня без онлайн-касс могут работать только немногие ИП и компании, их список есть в ст. 2 54-ФЗ, но большинству предприятий ККТ нужна. В статье расскажем, зачем применять онлайн-кассу и как она работает.

Зачем онлайн-касса бизнесу

Закон о применении онлайн-касс приняли, чтобы обеспечить прозрачность торговых операций. Приставка «онлайн-» появилась в названии техники, потому что новые кассы умеют передавать в налоговую через интернет все пробитые чеки о покупках и возвратах. С новыми ККТ бизнес проводит через кассы не только наличные деньги, но и безнал, для этого нужно только подключить эквайринг.

Больше не нужно ежегодно проверять каждую кассу в налоговой. Кассу можно зарегистрировать или снять с учета лично в ФНС или онлайн, если есть электронная подпись. А еще обслуживать кассу должен производитель, так что эта Чтобы отправлять данные в налоговую, нужен посредник — оператор фискальных данных (ОФД).

Предприниматель или компания заключает с ним договор и получает личный кабинет на сайте ОФД, где можно смотреть чеки, получать аналитические отчеты по кассам и торговым точкам, строить прогнозы. Государство же благодаря онлайн-кассам контролирует работу бизнеса и не дает ему уйти в тень. Если компания или ИП работают честно и данные из касс совпадают с налоговыми декларациями, к ним реже приходят с проверками.

Чем отличаются кассы для маркировки

Если вы продаете маркированные товары, у онлайн-кассы должна быть специальная прошивка, а еще придется заключить допсоглашение с ОФД, чтобы он отправлял чеки и в налоговую, и в систему «Честный знак». Если планируете работать с маркировкой и на текущей кассе такой прошивки нет, придется заменить кассовую программу, а может быть и саму кассу.

Касса для маркированных товаров работает особым образом. На товаре есть метка, кассир при продаже считывает ее сканером штрих-кода, и метка попадает в чек. Затем чек с меткой отправляется к оператору фискальных данных, а оттуда — в налоговую и систему маркировки «Честный знак», чтобы там товар с его кодом вывели из оборота. Чтобы обеспечить такую работу, нужна более сложная кассовая программа.

Как работает онлайн-касса

1. Кассир вводит в кассу данные о покупке — вручную или с помощью сканера штрих-кодов. Если покупатель расплачивается наличными деньгами — принимает купюры, если картой или смартфоном — отправляет сумму на банковский терминал (терминал связывается с банком, проверяет карту клиента, списывает с нее средства и печатает «слип» — банковский чек).
2. После приема оплаты через терминал или наличностью кассир пробивает чек на кассе и отдает его клиенту.
3. Фискальный накопитель фиксирует чек, подписывает его фискальным признаком и отправляет ОФД.
4. ОФД фиксирует чек, проверяет его, сохраняет, а затем раз в сутки передает в налоговую накопившиеся чеки с этой кассы.
5. При необходимости покупателю отправляют электронный чек по SMS или e-mail.

Чтобы работать с кассой, ее нужно предварительно зарегистрировать в налоговой:

1. Выбрать, купить или арендовать онлайн-кассу. Собрать ее, проверить работоспособность, настроить кассовую программу.
2. Настроить интернет-соединение. Если планируете пользоваться разными типами связи, настройте в кассе возможность переключения между ними — например, с wi-fi на мобильный интернет.
3. Выбрать ОФД и заключить с ним договор.
4. Подайте заявление о регистрации кассы лично в налоговой, или в личном кабинете на сайте ФНС, или из личного кабинета ОФД. Если в заявлении будут неточности, налоговая откажет в регистрации. Если бланк заполнен верно — присвоит кассе регистрационный номер и отправит вам.
5. В течение суток после получения ответа из налоговой в технику нужно ввести сведения: регистрационный номер из ФНС, данные из ОФД и информацию о вас. Будьте очень внимательны: если допустите ошибку при вводе номера, фискальный накопитель придется просто выбросить!
6. После этого через ОФД из кассы в налоговую отправляется тестовый чек, и ФНС проверяет правильность его работы. Затем в течение 10 рабочих дней присылает регистрационную карточку ККТ.
7. Теперь можно внести регистрационные данные в личном кабинете ОФД и добавить туда кассу.

Что должно быть в чеке онлайн-кассы

В чеке указывают набор реквизитов:

• данные о продавце — это название фирмы или ФИО предпринимателя, налоговый режим, в рамках которого продан товар;
• данные о месте расчета — адрес магазина, организации или сайта;
• номер чека;
• номер смены;
• ФИО кассира;
• время и дата печати чека;
• продажа или возврат;
• название товара или услуги, цена и стоимость с учетом скидки, если скидка была;
• если продавец — плательщик ОСНО, указывают ставку и сумму НДС;
• наличная или безналичная форма расчета;
• QR-код с зашифрованными данными о покупке — при сканировании этого кода с помощью специальной программы чек отображается в электронном виде.

А еще в чеке можно писать приветствия для покупателей, давать рекламу своих товаров и услуг — творчески использовать пространство чека.

Как выбрать онлайн-кассу

Прежде всего нужно решить, какой тип онлайн-кассы вам нужен. Упрощенно можно разделить все кассы на несколько категорий.

Автономная касса. Это небольшой аппарат, который занимает мало места и может работать от аккумулятора. Часто в одном корпусе совмещены касса и банковский терминал. Экран у такого устройства обычно маленький, а кассовая программа довольно простая, так что кассиру приходится запоминать коды товаров или услуг, чтобы пользоваться смарт-кассой.

Но с нею удобно работать курьерам, специалистам по надомным услугам, да и в магазине или киоске с небольшой проходимостью она будет хороша. Некоторые модели могут работать с ЕГАИС.

Фискальный регистратор. Это устройство с фискальным накопителем и мини-принтером, которое печатает кассовые чеки и отправляет их в ОФД. А вот кассовой программы на регистраторе нет — его нужно подключить к компьютеру, планшету или смартфону, на котором кассовая программа установлена.

Стационарная касса или POS-система. Это полноценная касса, которая устанавливается на место кассира и работает от электросети. Она включает мини-компьютер и кассовую программу, фискальный накопитель, принтер чеков, большой сенсорный экран или простой экран и клавиатуру. К ней можно подключить сканер штрих-кодов, банковский терминал, весы, мини-клавиатуру для ввода пин-кодов. С ЕГАИС работают большинство таких касс.

Кассы для интернет-магазинов. Для интернет-магазинов нужна касса, которая принимает оплаты через сайт и отправляет покупателям электронные чеки. Если у магазина есть пункт выдачи, это может быть реальная касса, которая умеет печатать бумажные чеки и отправлять электронные. А еще можно работать с облачной, или виртуальной кассой, которую вы арендуете: физически она стоит в дата-центре, там принимает платежи через сайт и рассылает чеки клиентам.

Так что выбирая кассу, нужно отталкиваться от специфики ваших продаж. Для услуг подойдет один вариант, для торговли в крупном магазине другой, для ресторана третий. Важно еще, есть ли маркированные и подакцизные товары, а для продажи алкоголя нужна касса, которая работает с ЕГАИС. Задавайте эти вопросы консультанту при выборе кассы.

Еще один важный момент: объем чеков за день. Для низкой проходимости или услуг может хватить и недорогой смарт-кассы, которая медленнее обрабатывает операции и печатает чеки. Для крупной торговой точки нужна быстрая POS-система.

Перед покупкой обязательно найдите модель своей кассы и кассовой программы в Госреестре ККТ на официальном сайте ФНС. А еще при покупке уточните, придется ли вам вносить абонентскую плату за пользование кассовой программой. Сразу решите, какое дополнительное оборудование для кассы вам нужно — как минимум, это терминал для эквайринга, он тоже должен интегрироваться с кассой. А программа товароучета может заметно упростить анализ статистики, работу с остатками товаров и прочей аналитикой.

Отчеты из касс можно автоматически отправлять в онлайн-бухгалтерию — это упростит работу бухгалтера. Например, Контур.Бухгалтерия умеет принимать такие отчеты, а еще — банковскую выписку. В системе лего вести учет, платить налоги и зарплату, отчитываться через интернет, контролировать финансы, долги, продажи — и не только. Все новички могут бесплатно тестировать Бухгалтерию в течение двух недель.

Источник: www.b-kontur.ru