Как подписать программу электронной подписью

Подписание документов электронной подписью представляет собой способ визирования договора или простого письма, различных видов отчётности, таких как налоговая или бухгалтерская. На данный момент оборот документов практически полностью переходит в безбумажную сферу, поэтому ЭЦП является обычным делом.

Подписание документа, и что для этого потребуется

Для защиты электронного документа электронной подписью, у человека должны быть:

• Полностью подготовленный к подписанию документ. После того как будет поставлена подпись, отредактировать его не получится.
• Сертификат ЭП. В соответствии с действующим законодательством РФ, ЭЦП представляет собой единственный возможный вид подписания документа, который наделяет его официальной юридической силой. При этом дополнительные условия взаимодействия между участниками сделки могут отсутствовать.
• Специальное программное обеспечение. Чтобы использовать технологию электронной подписи, владельцу нужно поставить на свой компьютер специальные программы.

Обратите внимание! В различных удостоверяющих центрах компьютеры уже изначально настроены для работы с электронными подписями. Здесь подписать файл ЭЦП проще всего.

Как подписать документ в программе eParakstītājs

Если электронная подпись пока еще отсутствует, потребуются специальные программы для её создания. Чаще всего используются специальные плагины или виртуальные сервисы. Но можно также установить отдельные программы.

Зачем подписывать документы электронной подписью

Перед тем как подписать документ электронной подписью, сначала разбираются с вопросом, для чего это нужно делать. Использование технологии подразумевает решение следующих важных вопросов в экономике электронного формата:

• Строгий контроль сохранения электронного документа. Если какие-то сведения в нем изменить, то подпись станет недействительной. Существуют определенные алгоритмы, на основании которых вычисляется электронная подпись. Исходя из этого, ЭЦП соответствует лишь заданному документу.
• Защита документов от подделки.
• Фиксация авторства. После использования электронной подписи автор документа уже не сможет отказаться от своих обязательств, которые в нём рассматриваются.
• Доказательство авторства. Если кто-то захочет присвоить информацию из документа себе, то у него не получится этого сделать, поскольку закрытый ключ электронной подписи имеется только у её владельца.

Использования электронной цифровой подписи является уместным, облегчающим взаимодействия между двумя или более сторонами сделки, в рамках конкретных направлений рынка и денежного обращения. Это:

• банковские операции;
• виртуальная торговля;
• регистрация сделок с недвижимостью через интернет (это очень удобно собственников квартир, которые находятся не на территории России);
• декларирование товаров на таможне;
• сервисы, которые помогают гражданам страны обращаться в различные органы власти;
• налоговая и бухгалтерская отчетность;
• многие другие сферы, где необходимо подтверждение и фиксация условий договора.

Как подписать документ электронной подписью с Smart ID

Необходимые технические требования к ПО для начала работы

Для начала работы с электронными подписями необходимо обеспечить подходящее рабочее место:

• процессор с частотой 1,2 ГГц. Обязательна также поддержка технологии SSE2;
• ОЗУ от 2 Гб;
• пространство на диске от 10 Гб;
• лицензионная операционная система Windows;
• доступ к сети интернет;
• браузер, чтобы подписать ЭЦП Контур УЦ СКБ;
• доступ в браузере к сайтам контур.ру по порту 443.

Обратите внимание! Потребуется также носитель, на котором хранятся закрытые ключи. Это может быть флеш-карта или диск.

Работа с документами Word/Excel, основы их подписания

Существует много типов документов, которые подписываются в формате Word:

• трудовые документы;
• хозяйственные договора;
• иски в суды;
• заявления в институты.

Стандартный набор Microsoft Office не дает подписать документ ЭП так, чтобы у него появилась юридическая сила. Поэтому потребуется установить программный модуль вроде КриптоПро Office Signature. Модуль является платным, но разработчики предлагают тестовый срок. В течение него использование будет полностью бесплатным. После того как рассматриваемый плагин установится на компьютер, подписание документов будет выполняться по следующей схеме:

1. Главное меню.
2. Сервис.
3. Параметры.
4. Безопасность.
5. ЦП.
6. Откроется табличка, в которой потребуется выбрать сертификат ЭЦП, установленный на ПК.
7. Подписать.

Последним этапом будет введение ключа (специальный шифр, который каждый пользователь самостоятельно устанавливает для своей подписи). Формат электронной подписи в данном случае будет SIG, и проблема в том, что она может не распознаваться, если открывать ее другими программами или онлайн-сервисами.

Чтобы адресат прочитал подпись, разрешается прикрепить не только документ с ней, но и сам плагин. После недолгой и почти полностью автоматической установки получатель сможет прочитать ЭЦП.

Обратите внимание! Если использовать плагин КриптоПро, то проверить электронную подпись можно даже на тех компьютерах, где этот плагин не установлен.

Инструкция по подписанию документов в различных версиях World отличается. Когда подпись создаётся в одной программе, но проверяется в другой, почти всегда результаты будут некорректными. Работа с программой Excel ведется точно так же, как и с Ворд. Здесь будет использоваться та же программа для подписи документов ЭЦП.

Как подписать документ формата PDF

Если поставить электронную подпись требуются в таких программах, как Adobe Acrobat или Adobe Reader, то потребуется воспользоваться специальным модулем КриптоПро ПДФ. В программе Adobe Reader рассматриваемый модуль может использоваться полностью бесплатно. Если требуется использовать его с другими подобными программами, тогда разработчики выделяют небольшой тестовый период, по истечению которого потребуется приобрести лицензию.

Если нужно поставить электронную подпись в документе формата PDF, необходимо настроить основную программу с модулем КриптоПро pdf. После пользовательских настроек в меню появляется пункт «работа с сертификатами». Сначала выбирается этот пункт, после чего пользователю нужно нажать кнопку «подписание».

Поскольку модуль является интеллектуальным и настроенным непосредственно для того, чтобы ставить в документах электронные подписи, он самостоятельно распознает место, где её можно расположить. Если в документе присутствует несколько таких мест, модуль предложит на выбор все варианты, из которых пользователю нужно будет выбрать подходящий.

Установка специальных программ для работы с ЭП

Если необходимо подписывать документы, формат которых не подходит для таких программ как Ворд, Excel, Adobe Reader и подобных, разработчики предлагают установку специального программного обеспечения. В качестве примера можно рассмотреть программу КриптоАРМ. Пользователям предлагается несколько версий этой утилиты.

Обратите внимание! Базовая версия «старт» обладает ограниченным функционалом, но она предлагается полностью бесплатно. Все остальные версии работают бесплатно только во время тестового периода. Чтобы продолжить использование улучшенных версий программы после окончания теста, пользователю потребуется купить лицензию.

В зависимости от установленной версии Windows или самой программы КриптоАРМ, алгоритм по подписанию документов будет немного отличаться. Поскольку такое программное обеспечение появилась на рынке сравнительно недавно, разработчики предлагают подробную инструкцию по использованию. Для этого нужно выбрать раздел «подписать», после чего следовать предлагаемым вариантам.

На выбор программа может предлагать такие пункты, как:

• Количество файлов. Пользователь может подписать 1, 2 или более файлов, а также поставить свою подпись на целую папку с документами.
• Формат подписи. Она может быть встроенной или отдельной. Встроенная подпись располагается непосредственно внутри документа, а отдельная – в отдельном файле.
• Сертификат. Предлагается, если у пользователя есть более чем 1 ЭЦП.

Использование для подписания ЭЦП онлайн-сервисов

Если рабочее место не подходит для установки такого программного обеспечения, которое будет поддерживать программы для работы с электронными подписями, можно воспользоваться специальными онлайн сервисами. Наиболее распространенным из них является Контур.Крипто.

Онлайн сервис работает полностью бесплатно и позволяет:

• создавать электронную подпись;
• шифровать электронные файлы;
• подписывать как отдельные, так и архивные файлы;
• подписывать документы двумя или более людьми.

Чтобы начать работать с онлайн сервисом, необходимо зарегистрироваться, а также установить на ПК ПО. Установка выполняется в автоматическом режиме. Сама программа обладает интуитивно понятным интерфейсом.

Для подписания потребуется:

1. Загрузить документ на сайт. Его размер должен быть не более 100 Мб. Что касается форматов, то на сервисе нет никаких ограничений.
2. Выбрать сертификат. Предварительно он должен быть установлен на компьютер пользователя.
3. Создать файл. Это делается автоматически сразу после того, как пользователь нажимает кнопку «подписать». Созданный файл хранится на сервере, но также при необходимости его можно скачать на ПК.

Последним шагом станет отправка документа адресату. Сделать это можно непосредственно из сервиса. Также файл можно сохранить на свой компьютер, после чего отправить его получателю через почту или Messenger.

Обратите внимание! Web Service Контур.Крипто работает только с системами Microsoft Windows. Если на ПК пользователя установлена другая операционная система, ему нужно выбрать другой вариант создания или подписания электронной подписи.

Возможности СБиС

СБиС – уникальное программное обеспечение, которое предоставляет пользователям широкие возможности по обмену различными юридическими знаниями. С помощью Системы Бухгалтерского и Складского учета можно:

• редактировать документы;
• перевести документы в цифровой формат;
• расширить документы до нужного формата;
• заверить документы ЭЦП;
• подписать документы электронной подписью Контур.

Несмотря на то, что программа не рассчитана непосредственно на работу с электронными подписями, многими гражданами она используется именно для этого. Помощь ПО СБиС в юридических вопросах сложно переоценить. Помимо широкого функционала, оно также предлагает полезную и актуальную информацию о выполнении разных юридических действий.

Визирование документов электронно-цифровой подписью можно производить как с помощью специальных программ (например, КриптоПро), так и онлайн сервисов (например, Контур.Крипто). В некоторых случаях используется программное обеспечение типа СБиС. В зависимости от формата документа (Word, Excel или PDF), процедура имеет свои особенности. Изучив рекомендации и инструкции выше, нетрудно разобраться в этом вопросе и без проблем использовать ЭЦП в повседневной жизни.

Источник: ligabiznesa.ru

Как подписать файл электронной подписью SIG

Система электронного документооборота позволяет обмениваться важными бумагами в онлайн режиме. Это позволяет сократить расходы на печать и работу курьеров. Кроме того, документы передаются моментально и не требуют дополнительных действий. Для легитимации электронных документов используется электронно-цифровая подпись формата SIG.

Вам достаточно один раз получить её, чтобы использовать для подписи разнообразных бумаг. В этой статье расскажем, каким образом подписать файл электронной подписью SIG, что для этого нужно и какая она бывает.

Какая бывает ЭЦП?

ЭЦП – это аналог обычной подписи в цифровом виде. В ней зашифрована информация, доказывающая, что документ был подписан лично вами. Хранится подпись в виде файла формата .sig. Он защищён от простого копирования, а также отвечает высоким стандартам безопасности. Это нужно, чтобы предотвратить хищение ЭЦП и подмену личности.

Все есть три вида электронной подписи:

1. Простая. Содержит идентификацию личности владельца;
2. Усиленная неквалифицированная. Получается в специальном приложении, позволяет проверять, какие изменения вносились в документ;
3. Усиленная квалифицированная. Именно её обычно используют для подписи документы. Заверенные ею, они становятся равнозначны физическим бумагам.

Из-за важности усиленной квалифицированной подписи получить её просто так не получится. Для этого понадобится обратиться в организацию, имеющую лицензию от Минкомсвязи РФ. Зато её можно использовать для участия в электронных торгах и других подобных мероприятиях.

Если вы не знаете, как получить или скачать файл SIG с ЭЦП читайте об этом в статье.

Как поставить ЭЦП на документ

Есть несколько способов подписать файл при помощи SIG. Выбор метода зависит от того, какой документ нужно подписать. Во всех случаях перед установкой подписи вам понадобятся:

• Финальная версия документа. После установки ЭЦП изменения вносить будет нельзя;
• Наличие усиленной квалифицированной электронной подписи;
• Программа для формирования ЭЦП;
• Программы, необходимые для электронной подписи документа.

Рассмотрим алгоритм действий с разными типами файлов подробнее.

Документ Microsoft Exel/Word

В наборе офисных программ от Microsoft встроена функция подписи документа. Но она не даёт им юридической силы, поэтому не используется. Поэтому для подписи таких бумаг используются специальные плагины. Обычно в формате MS Office сдают:

• Иски в арбитраж;
• Хозяйственные договора;
• Акты с заказчиками;
• Трудовые договора;
• И т.д.

Чтобы установить на файл ЭЦП, понадобится скачать специальную утилиту, подключаемую к текстовому редактору. Чаще всего пользуются программой «КриптоПро Office Signature». Она стоит недорого и продаётся на сайте https://www.cryptopro.ru.

Найдите соответствующий товар на сайте компании, и нажмите на пункт «Купить».

После этого откроется список с продуктами. В разделе «Дополнительное ПО» выберите пункт «КриптоПро Office Signature».

После этого откроется страница покупки. Выберите нужные вам товары и оплатите их удобным вам способом. Тогда вы сможете скачать и установить программу для подписи электронных документов на свой компьютер. Также на сайте можно получить консультацию от специалистов «КриптоПро» о том, как работать с их программой.

Также, если вы не уверены, что готовы купить утилиту сейчас, воспользуйтесь пробным режимом. Он даст вам возможность попробовать все возможности бесплатно в течение определённого срока.

После установки программы зайдите в документ и выберите пункт «Настройки». Там найдите раздел «Безопасность» и «Цифровые подписи».

В открывшемся меню понадобится выбрать, какой сертификат ЭЦП вы хотите использовать. Далее для файла создастся подпись, а вам останется нажать на «Подписать». После этого документ будет иметь юридическую силу.

Документ формата PDF

Некоторые документы создаются и отправляются в формате PDF. Для их подписи используется утилита КриптоПро PDF. Вы получите её бесплатно, если пользуетесь официальной версией программы Adobe Reader. Для других утилит от Adobe требуется покупать сервис для ЭЦП отдельно.

Лучше использовать ЭЦП вместе с программой Acrobat Reader DC. Установите и настройте обе программы. Для работы с подписью нажмите на кнопку «Работа с сертификатами» в меню документа.

Далее выберите пункт «Подписание». У вас будет возможность выбрать, какую именно ЭЦП использовать и куда её поставить.

Установка отдельной программы

Чтобы не устанавливать плагины отдельно для каждого формата файлов, можно скачать специальную программу для подписи. Для начала рекомендуем попробовать КриптоАРМ Старт. Это базовая версия утилиты, которая распространяется бесплатно. Её функционал ограничен, но подойдёт, чтобы разобраться с возможностями ЭЦП.

Прямо через интерфейс программы вы сможете выбирать документы и подписывать их различными сертификатами.

Также смотрите подробное руководство в видео:

Источник: it-doc.info

Как подписать документ электронной подписью

Прогресс не стоит на месте. Людям больше не нужно распечатывать отчеты, подписывать каждую страницу и отвозить в контролирующие органы. Да и подать заявление в любое государственное ведомство стало намного проще. При наличии ЭЦП можно завизировать документ любого формата, причем сделать это довольно легко.

Документы, подлежащие подписанию ЭП

Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи», существует ряд документов, подлежащих визированию ЭЦП, прописан алгоритм того, как подписывать документы электронной подписью. К примеру, заявки на участие в тендере государственных закупок подаются подписанными цифровой подписью. Контракты, заключаемые после проведенных торгов, вступают в силу только после подписания их ЭЦП.

Где еще может возникнуть необходимость в цифровой подписи:

• Отчетность предприятий, предназначенная для сдачи в контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат. Это существенно упрощает процесс подачи отчетов. Можно подписать и отправить их онлайн или по электронной почте. Многие сервисы перед отправкой предлагают проверить отчеты на наличие возможных ошибок.
• Электронный документооборот (ЭДО). Позволяет подписать любую официальную бумагу. Сервис можно применять внутри фирмы, между ее подразделениями, или совершать обмен со сторонними компаниями.
• Государственные услуги. С помощью сервиса удобно подавать официальные заявления во многие ведомства, например, зарегистрировать сделку с недвижимостью в Росреестре или зарегистрировать кабинет налогоплательщика на сайте ФНС и пользоваться всеми доступными сервисами.
• Арбитражный суд. Можно подать заявление и отправить в качестве доказательств счет-фактуры, договора, сметы, подписанные ЭЦП.

Согласно Административно-процессуальному кодексу РФ документы, подписанные ЭЦП, имеют юридическую силу, равнозначную бумажным, так как она заменяет печать организации и подпись уполномоченного лица.

Виды

ЭЦП содержит не только данные о своем владельце, но и подтверждает подлинность документа после подписания. Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 утверждены виды подписей и способы их получения.

1. Простая (ПЭП) — наиболее распространена в корпоративных сервисах ЭДО. Применяется для визирования спецификаций и писем. Подтверждается специальными кодами и паролями. Но ее нельзя использовать при подписании документов и в системе, содержащей государственную тайну. По юридической силе приравнивается к собственноручной. При первом применении требует подтверждения.
2. Усиленная неквалифицированная (НЭП) — позволяет установить личность, подписавшего документ и отследить изменения после визирования. Создается при помощи криптографической обработки информации с применением закрытого ключа. Используется для ЭДО с внешними организациями, но требует заключения дополнительного соглашения между сторонами, в котором оговаривается, что доступ к сведениям о сертификатах может разрешаться только уполномоченным лицам.
3. Усиленная квалифицированная (КЭП) — обладает такими же возможностями, что неквалифицированная, но с усиленной защитой. Для ее создания и проверки используется крипто защита, сертифицированная ФСБ РФ. Получить КЭП можно в аккредитованном Минкомсвязи РФ удостоверяющем центре. Подпись нужна для отчетности перед контролирующими органами, работы с государственными информационными системами, участия в госзакупках. Для визирования документов сторонам не требуется заключать дополнительное соглашение. Ее юридическая сила признается согласно федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Подписание ЭД

Как подписать документ ЭЦП, если он находится за пределами информационных систем, в которые уже встроены специальные механизмы? Для этого необходимо предпринять следующие шаги:

• сделать редактирование окончательного варианта документа. После визирования в него нельзя будет внести изменения;
• проверить наличие действующей квалифицированной электронной подписи;
• воспользоваться средствами электронной подписи, предоставленными Удостоверяющим центром при получении сертификата;
• использовать специальную программу для создания ЭЦП, требующую установки на компьютер. Можно выбрать между веб-сервисами, плагинами или отдельными программами.

Подпись с помощью программного комплекса «КриптоПРО CSP»

Подписать файл ЭЦП с помощью программы Криптопро совсем не сложно. Можно использовать КриптоПРО CSP. Она позволяет работать с файлами MS Word и PDF. Кроме установленной программы понадобятся сертификат, выданный Удостоверяющим центром, и сертификат владельца подписи.

Как подписать электронной подписью документ Ворд (MS Word)

Как подписать ЭЦП Word:

1. Открыть документ, зайти в меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить электронную подпись (КриптоПРО)».
2. Выбрать нужную ЭЦП, если требуется, то написать комментарий и нажать «Подписать».
3. Система проверяет операцию на ошибки, если все в порядке, то появится окно, которое сообщит, что все прошло успешно.

К сведению! Этим же способом можно завизировать документ в формате Excel.

Как подписать электронной подписью документ PDF (Adobe Acrobat PDF)

На компьютерах пользователей установлены разные версии Dорда, а у некоторых такая программа вообще может отсутствовать. В связи с этим, встречаются проблемы с открытием документа. Поэтому в работе с деловыми бумагами используют формат GLA. Как подписать файл pdf с помощью ЭЦП Криптопро? Для этого понадобится специальное приложение КриптоПРО PDF, под которое устанавливается СКЗИ КриптоПро CSP.

Какие действия предпринять, чтобы подписать pdf эцп:

1. Открыть нужный файл, нажать на панели кнопку «Инструменты» и выбрать ярлык «Сертификаты».
2. Далее нажать на кнопку «Поставить цифровую подпись» и в поле файла указать место, где она будет находиться.
3. В открывшемся окне выбрать цифровое удостоверение для подписи и нажать кнопку «Продолжить»
4. Откроется окно с предварительным просмотром. Проверить, все ли в порядке, после этого нажать «Подписать».
5. Последним появится окно с оповещением об успешном визировании.

Подписание программным комплексом «КриптоАРМ»

КриптоАРМ является отдельной программой, которую необходимо установить на компьютер. Она предназначена для шифрования данных и проверки электронных подписей с помощью сертификатов открытых ключей. С ее помощью могут подписываться документы любого формата, такие как *.png, *.jpeg, *.ppt, архив, видео, базы данных и прочие. Программа имеет три версии:

• Старт. Бесплатная базовая версия, не требующая ввода электронного лицензионного идентификатора. Дает возможность использования ЭЦП с помощью криптопровайдеров стандартного типа, механизмов, встроенных в операционную систему Windows. При наличии установленной программы СКЗИ КриптоПро CSP пользователь сможет только проверять ЭЦП на электронном документе, создавать электронные подписи на этой версии нельзя.
• Стандарт. Платная версия, которая дает возможность шифрования файлов произвольной формы, проверяет подлинность ЭЦП и имеет поддержку криптопровайдеров.
• Стандарт-PRO. Тоже платная версия. Имеет все возможности Стандарта, кроме этого содержит модули TSP и OCSP, а также модуль Усовершенствованной подписи.

Подпись графического файла

Подписать любой графический файл можно с помощью программы КриптоАРМ. Какие шаги для этого необходимо предпринять:

1. Запустить программу. На панели инструментов выбрать пункт «Подписать».
2. Появится окно с инструкцией. Изучить ее и нажать кнопку «Далее».
3. В открывшемся окне «Выбор файла» сделать выбор и перейти к следующему окну.
4. Откроется окно с документами. Выбрать тот, который необходимо подписать, и нажать «Далее».
5. В окне «Выходной формат» можно оставить настройки по умолчанию или установить свои и перейти дальше.
6. В «Параметрах подписи» можно добавить комментарии, выбрать способ отправки файла подписи и по желанию настроить дополнительные параметры. Когда все необходимые настройки будут произведены, перейти к следующему окну.
7. В «Выборе сертификата подписи» следует выбрать нужный. Для этого нажать кнопку «Выбрать», указать нужный файл и перейти дальше.
8. Откроется итоговое окно с описанием сохраненных данных для создания электронной подписи. Если в дальнейшем документы планируется подписывать в этом же порядке, то можно сохранить все настройки и нажать кнопку «Готово».
9. Система автоматически проверит наличие ошибок и оповестит о том, что визирование прошло успешно.

Дополнительная информация! Программа позволяет выбирать сразу несколько отдельных файлов или целую папку с документами.

Подать заявления и отчеты в государственные ведомства и контролирующие органы, упростить и настроить корпоративный документооборот можно разными способами. В современном мире подписать документ электронной подписью стало так просто, что многие уже не представляют своей жизни без ЭЦП.

Источник: ontask.ru