Как подготовить программу конференции

Знание того, как подготовиться к конференции, может увеличить ваши шансы на то, что вам удастся это сделать практически без организационных проблем. Независимо от темы конференции или участников, подготовка может оказать непосредственное влияние на ее успех. Подготовка к конференции — важная задача, но она требует исследования и планирования. В этой статье мы обсудим, что такое конференция, и шаги, которые необходимо предпринять, чтобы хорошо подготовить конференцию.

Что такое конференция?

Конференция — это собрание, на котором присутствующие обсуждают определенную тему или набор тем. Обычно в них участвуют несколько профессионалов с глубоким знанием выбранных тем, которые выступают с речами, в которых представляют свои идеи и выводы по новым или существующим данным. В зависимости от размера конференции несколько выступлений могут проходить одновременно в разных местах.

Наиболее распространенные типы конференций:

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

Кейс: как сделать ПЛАН организации КОНФЕРЕНЦИИ с первого раза

• Бизнес-конференции: они организуются для людей, которые работают в той же отрасли или организации, и их цель обычно состоит в том, чтобы обсудить новые идеи и изучить возможности для бизнеса.
• Академические конференции: это собрания профессоров и ученых, цель которых обычно состоит в том, чтобы представить новые результаты исследований в определенной области исследований.
• Торговые конференции: в них участвуют как продавцы, так и потенциальные покупатели, и они дают возможность различным деловым людям общаться со своими клиентами.

Как подготовить конференцию

Шаги, которые обычно необходимо предпринять для подготовки к конференции:

1. Планируйте заранее

Подготовка к конференции обычно представляет собой очень сложную задачу, требующую заблаговременного планирования. Вы должны начать подготовку как минимум за шесть-восемь месяцев, чтобы вы могли убедиться, что все на месте в свое время. Место проведения конференции и услуги кейтеринга необходимо бронировать за несколько месяцев до мероприятия, чтобы не возникало конфликтов в расписании. Кроме того, если в конференции участвуют участники из разных географических мест, их необходимо уведомить заранее, чтобы они могли организовать поездку.

2. Сформируйте организационную команду

Обычно для правильной подготовки к конференции требуется большая команда, поэтому нужно формировать группы людей с конкретными задачами. Роли, которые вам, скорее всего, понадобятся в ваших комитетах конференции:

• Административный комитет: им необходимо подготовиться к организационным задачам, таким как распределение бюджета, рассылка приглашений и отслеживание ответов, продажа билетов и ответы на любые вопросы, которые могут возникнуть у участников относительно конференции.
• Комитет по планированию: они помогают спланировать все основные аспекты конференции, включая поиск и бронирование места проведения, организацию проживания для путешествующих гостей и организацию различных мероприятий между мероприятиями конференции.
• Спонсорский комитет: их роль заключается в сборе средств для конференции за счет спонсорства, грантов, сбора средств и других подобных методов.
• Комитет по маркетингу: они продвигают мероприятие через все доступные маркетинговые каналы, такие как уведомление местных СМИ, распространение рекламных материалов, создание специального веб-сайта и публикация в социальных сетях.
• Волонтеры: группа людей, которые занимаются различными мероприятиями конференции, такими как сканирование билетов на входе, обработка гардероба и показ гостей по месту проведения.

3. Определите, чего пытается достичь конференция

Конференция нуждается в повестке дня и четком наборе целей, которые она стремится достичь. Некоторые из наиболее широко преследуемых целей конференций:

• Знакомство с экспертами отрасли
• Презентация кейсов по определенной теме
• Предоставление профессионалам возможности общаться и формировать новые связи
• Предоставление предприятиям возможности встретиться с потенциальными клиентами
• Обучение участников новым навыкам

4. Создайте бизнес-план на основе доступного бюджета

После оценки того, сколько денег у вас есть в вашем распоряжении, вам нужно спланировать, как они будут потрачены. Первое, что необходимо заложить в бюджет, — это место проведения конференции, питание и гонорары выдающихся спикеров. Вам также нужно будет выделить средства на проживание и транспорт гостей, зарплату членам вашей команды, расходы на маркетинг и непредвиденные расходы.

5. Выберите дату

Выбор подходящей даты для вашей конференции зависит от нескольких факторов. Однако прежде чем рассматривать дату, необходимо определиться, сколько дней продлится конференция. Как правило, конференция с участием менее 300 человек может быть проведена за один день, в то время как для конференции с количеством участников около 300 и более обычно требуется два или более дней.

Другими аспектами, требующими рассмотрения, являются:

• Дата не должна совпадать с каким-либо крупным событием, таким как праздники, фестивали или другие, так как это может ограничить количество желающих присоединиться к вашей конференции и затруднить им поездку из-за переполненности рейсов и пробок.
• Вы должны стремиться назначить последний день конференции на пятницу, чтобы участники из других городов могли провести выходные, отдыхая и осматривая достопримечательности, если они этого хотят. Учитывая, что большинство участников конференции — профессионалы, проводить ее в выходные дни — не лучшая идея, так как это отвлекает их личное время.

6. Выберите подходящее место

После того, как дата назначена, вы можете найти и забронировать подходящую площадку для мероприятия. Основными факторами, которые необходимо учитывать при выборе места проведения, являются:

• Бюджет: стоимость места проведения должна вписываться в ваш запланированный бюджет и оставлять вам достаточно средств для других аспектов организации конференции.
• Размер и расположение: его размер должен соответствовать предполагаемому количеству гостей. Помещения, которые слишком малы для количества присутствующих, могут показаться переполненными, в то время как те, которые больше, чем необходимо, могут сделать конференцию неудачной. В идеале место должно быть удалено от любых потенциальных отвлекающих факторов, позволяя гостям полностью сосредоточиться на конференции.
• Размещение: Место проведения должно находиться на достаточно небольшом расстоянии от отелей, в которых проживают участники.
• Кейтеринг: некоторые места также могут обеспечить кейтеринг, в то время как другие требуют, чтобы вы работали с кейтеринговой компанией. Кроме того, в помещении должны быть предусмотрены условия для хранения и приготовления различных блюд.
• Легкость доступа: до места проведения мероприятия должно быть легко добраться как на автомобиле, так и на общественном транспорте.
• Доступ к техническому оборудованию: В зависимости от темы и масштаба конференции необходимы различные технические средства. Убедитесь, что место проведения имеет правильную инфраструктуру, чтобы вместить их всех.

7. Забронируйте спикеров

Большинство конференций посвящены спикерам, которые считаются лучшими фигурами в своей профессии. Обычно именно они делают участие в конференции привлекательным для других, поэтому их нужно бронировать заранее. Один из наиболее широко используемых способов убедиться, что у вас есть привлекательный состав спикеров, — это пригласить известного спикера в области конференции и использовать его, чтобы повысить свой авторитет и убедить других спикеров присоединиться.

При бронировании спикера обычно необходимо учитывать:

• Бюджет: одни спикеры сделают это бесплатно, другие потребуют компенсации.
• Необходимое оборудование: Некоторым спикерам требуется специальный реквизит и оборудование для представления своих идей.
• Другие требования: Докладчикам обычно требуется транспорт, проживание, питание и другие подобные услуги.

8. Создайте расписание конференции

Определившись с общей темой, местом, датой и основными спикерами, можно составить повестку дня конференции. В зависимости от темы и конференции это должно быть сделано таким образом, чтобы удовлетворить любопытство гостей и поддерживать их интерес на протяжении всей конференции.

9. Начните регистрировать гостей

Самый простой способ забронировать участников конференции — это обычно через специальный веб-сайт. Она должна иметь подходящее название, содержать всю необходимую информацию о конференции, в том числе ее повестку дня, и позволять любому потенциальному гостю легко купить билеты или зарегистрироваться. Кроме того, вы можете создать страницу мероприятия на стороннем веб-сайте по продаже билетов.

10. Начните продвигать конференцию

Теперь, когда все детали на месте, нужно раскрутить конференцию, сделав так, чтобы о ней услышало большое количество потенциально заинтересованных людей. Есть много способов сделать это, и большинство из них зависит от темы и размера конференции, но одними из наиболее широко используемых способов продвижения конференции являются социальные сети и приглашение на нее различных журналистов и изданий.

11. Планируйте мероприятия на месте

Последним шагом в подготовке к конференции является планирование обслуживания участников и гостей на протяжении всего мероприятия. Некоторые из аспектов, требующих уточнения:

• Кто встречает гостей и сканирует их билеты или приглашения
• Кто информирует участников о расписании конференции
• Где находится гардероб и кто им управляет
• Где можно перекусить или выпить чашечку кофе
• Как представлены спонсоры

Источник: buom.ru

Как организовать конференцию в онлайне. Пошаговый план

Относитесь к каждому шагу внимательно, организация онлайн-конференции — сложная задача, которая потребует концентрации и много сил. Но оно того стоит: если всё сделать правильно, ваша онлайн-школа получит много хорошего PR и новых клиентов.

Шаг 1. Разработать стратегию

Начните с общего планирования. Вам нужно прописать чёткую концепцию мероприятия, лучше в отдельном документе.

Для кого проводится встреча. Кто ваша основная целевая аудитория? Вы должны буквально нарисовать несколько портретов типичных слушателей конференции. Отвечайте на вопросы:

• Профессии слушателей. Чем они занимаются? Какие должности занимают? Это будет интересно исполнителям, управленцам, бизнесменам? Например, в стратегии о том, как создать конференцию по созданию лендингов, в ЦА будут маркетологи, директора по маркетингу и собственники небольших бизнесов.
• Подумайте, что больше всего волнует представителей ЦА. Какие «боли» у них есть? Продолжая пример — для бизнесменов будет интересен поиск хороших подрядчиков, для управленцев — отслеживание KPI, для исполнителей — инструменты автоматизации.
• Где представители ЦА общаются на тему конференции. Найдите форумы, профильные группы в соцсетях, чаты в Telegram. Старайтесь охватить как можно больше каналов.

Когда у вас будут ответы на эти вопросы, вы сможете чётко сформулировать идею мероприятия и заняться раскруткой.

Больше о том, как формировать темы для онлайн-школ, мастер-классов и конференций читайте в интервью с директором по развитию ACCEL Алексеем Стрельцовым.

Шаг 2. Найти спикеров

Подготовьте приблизительный список людей, которые интересны целевой аудитории. Старайтесь найти не только известных людей, уже практикующих онлайн-выступления, но и лидеров мнений в нише. Это могут быть администраторы активных форумов, представители компаний, публикующиеся в профильных СМИ, владельцы крупных пабликов и групп во ВКонтакте и Facebook.

Составьте письмо, в котором не просто приглашаете людей выступить. Предлагайте тему их доклада, объясните, какие проблемы аудитории хотите решить их презентацией.

Дайте пользу и спикеру — поясните, сколько людей планируете привлекать на конференцию, какой планируется охват. Если ваш формат разрешает спикерам продавать свои продукты, скажите об этом в письме.

Шаг 3. Подготовить программу

Основной позицией в программе конференции должен стать эксперт вашей онлайн-школы. Если планируется встреча на несколько дней, постарайтесь сделать его доклады ежедневными.

Громких спикеров ставьте в середину или конец встречи. Укажите, что сроки могут сдвигаться, поэтому зрителям лучше присутствовать на всех докладах.

Посмотрите короткий обзор нашей Антиконференции Бали — 2019.

Не забудьте упомянуть, что на встрече будет обратная связь от экспертов. Для тех, кто будет участвовать во всей конференции, подготовьте бонус — это может быть электронная книга, консультация, другие полезные материалы.

Если планируете продавать записи с конференции, скажите об этом в конце программы — чтобы те, кто не успевает побывать на самой встрече, могли планировать покупку.

Шаг 4. Найти партнёров

Чтобы организовать успешную онлайн-конференцию, хорошей программы и позиционирования недостаточно. Нужны партнеры из вашей нише.

Поступите с ними по аналогичной спикерам системе — составьте полный список компанией и брендов, которым вы можете предложить сотрудничество. Составьте коммерческое предложение, в котором укажите охват мероприятия, планируемые рекламные каналы, список спикеров, которые уже согласились участвовать и тех, кого вы пригласили.

Предлагайте компания конкретику, отправляйте персонализированные письма. Плохо — письмо в формате «давайте вы дадите нам что-нибудь для конференции». Хорошо – «Иван Иванович, у нас на конференции такой-то будет много потенциальных клиентов вашей компании. Мы предлагаем вам познакомить нашу аудиторию с вашим продуктом. Давайте бартер — с вас три безлимитных доступа к вашему сервису для розыгрыша, с нас организация конкурса плюс большой баннер на главной странице конференции»

Шаг 5. Подготовить техническую платформу

Вам нужно заранее определиться, на какой платформе будет проходить конференция. В отличие от обычного вебинара, придётся переключать основной канал на спикеров, поэтому ищите платформу с такими возможностями.

Если на конференции планируется участие хотя бы 30-100 человек, используйте платные сервисы — так будет больше надежности, нет риска, что аккаунт перестанет отвечать в самый нужный момент.

Как организовать онлайн-конференцию, основные этапы подготовки и проведения виртуальных встреч

Онлайн-конференция или видеоконференцсвязь — это вид встреч, который стал особенно популярным в последние месяцы. События переместились в виртуальный мир, но для их хорошей организации по-прежнему требуется много работы. Как правильно организовать онлайн-конференцию и что учитывать при выборе площадки для встреч?

Наряду с ограничениями, возникшими в результате угрозы коронавируса COVID-19 в стране и мире, встречи, независимо от масштабности, начали перемещаться в виртуальный мир. Онлайн-конференции, веб-семинары, программное обеспечение для видеоконференций, аттракционы для онлайн-мероприятий — стали одними из самых популярных поисковых запросов в Интернете. Изменения сопровождались неуверенностью — какой контент предложить будущим участникам? Как выбрать площадку для онлайн-конференции? Что нужно помнить и что нельзя упускать при организации виртуального мероприятия?

Онлайн-мероприятие — о чем, когда и для кого

Многие правила, по которым организуются онлайн-конференции, идентичны методу подготовки личной встречи. Простого выбора и бронирования онлайн-платформы недостаточно, если у вас нет конкретной цели мероприятия и метода работы.

Поэтому начать стоит с разделения задач. Назначьте человека, который будет координатором встречи, команду, отвечающую за ее техническую сторону и продвижение в СМИ.

В самом начале вы должны ответить на основной вопрос: какая тема и цель мероприятия. Обобщенно сформулированная тема позволяет пригласить на конференцию большую группу потенциально заинтересованных лиц. Однако широко обсуждаемый вопрос – это риск говорить обо всем и ни о чем конкретно. Поэтому стоит задуматься:

• для кого вы готовите онлайн-конференцию;
• какой группе может быть интересна тема встречи;
• из какого географического региона;
• через какие средства массовой информации вы можете передать информацию о виртуальной встрече.

Такой анализ очень важен также в связи с выбором спонсоров и партнеров, которым можно предложить сотрудничество. Здесь стоит учиться на опыте других. Например, сравнить программы и организацию уже завершенных онлайн-мероприятий.

При организации международных онлайн-конференций необходимо учитывать разницу в часовых поясах, чтобы предоставить возможность участвовать вживую, как можно большему количеству людей.

Начните продвигать мероприятие заблаговременно, чтобы привлечь и стимулировать участие людей из целевой группы. Для небольших встреч иногда достаточно опубликовать приглашение в профиле организатора, чтобы друзья и подписчики делились информацией дальше. Однако в большинстве случаев простого распространения приглашения недостаточно. Поэтому необходимо выделить время на разработку эффективной рекламной кампании.Внимательно проанализируйте, какие факторы могут побудить данную группу или сообщество принять участие в виртуальном мероприятии.

Как выбрать площадку для онлайн-конференции

Выбор профессиональной площадки для проведения мероприятия или онлайн-конференции аналогичен выбору места проведения. Принятие верного решения непременно поспособствует эффективной реализации проекта. Часто задают вопрос, может ли работа с онлайн-платформой быть такой же простой, как использование популярных платформ видеоконференцсвязи, таких как Zoom, Cisco Webex или Google Hangouts? Все зависит от того, что нам нужно. Программы и платформы онлайн-конференций динамично развиваются и создают все больше и больше возможностей для доставки контента получателям.

Поэтому, прежде чем вы решите выбрать конкретный, обратите внимание на следующие факторы:

1. Полностью ли адаптирована данная платформа для участия нескольких десятков, нескольких сотен или даже нескольких тысяч участников.
2. Поддерживаются ли предлагаемые функции (например, веб-сайт, панель клиентов, комната для вебинаров) только на русском или других языках. Это важно при организации онлайн-мероприятия международного масштаба.
3. Можно ли использовать платформу через веб-браузер или требуется установка программы.
4. Как на нем выполняются основные функции, такие как: показ презентаций, видео, проведение опросов, обсуждение в чате, совместное использование экрана, рисование на слайдах, совместное редактирование материалов участниками или экспорт записи встречи на Google Диск или YouTube.
5. Какое качество веб-конференций может предложить поставщик платформы? Очевидно, что HD является наиболее желательным, но в случае нестабильного соединения важно, чтобы говорящий мог снизить качество передачи для обеспечения стабильной связи.

Если вы решили организовать профессиональную онлайн-конференцию, проанализируйте предложения компаний, специализирующихся на подобных проектах. Обычно у них есть собственные студии, где готовятся встречи. Также они позаботятся о выборе наиболее полезных аксессуаров — информационных полос на экране или накладки.

Бюджет онлайн-конференции

Стоимость аренды платформы для онлайн-конференций зависит от нескольких факторов, о которых следует помнить:

• сколько человек ожидается на встрече;
• какие опции будут использоваться – базовый вариант или доступ к дополнительным инструментам в премиум-варианте;
• продолжительность мероприятия;
• краткосрочный или круглогодичный доступе к платформе.

Только ответив на вышеперечисленные вопросы, вы сможете оценить стоимость аренды платформы. Конечно, бюджет должен учитывать зарплату спикеров, расходы на продвижение, подготовку материалов (например, презентаций, видео, записей), доступных до и после мероприятия. Для удобства работы ответственных за организацию людей также стоит подумать об аренде конференц-зала.

Хотя традиционная конференц-связь и онлайн-конференция имеют общие черты, во многих отношениях это разные проекты. У них свои нюансы, которые следует учитывать при планировании деталей.

Помните, что виртуальные события требуют другого подхода ко времени. В онлайн-мире его восприятие меняется, и нужно быть готовым к тому, что отдельные действия могут быть более продолжительными. Длительное пребывание перед экраном будет утомительным как для докладчиков, так и для других участников собрания. По этой причине стоит заранее продумать, как долго продлятся модули встречи, и спланировать активные перерывы, которые предполагают физические движения.

Временной аспект запланированной встречи также важен. Программа короткой однодневной онлайн-конференции имеет свои ограничения. В один день может быть всего несколько сессий, а время общения должно быть очень ограниченным. Виртуальные переговорные комнаты могут быть созданы для коротких обсуждений, а добавление дополнительных опций к платформе может быть дорогостоящим. Во время мероприятия, запланированного на несколько дней, стоит использовать больше инструментов.

Спонсоры и партнеры

Они незаменимы при организации мероприятия. Сотрудничайте и привлекайте их на ранних этапах планирования онлайн-конференции. Подготовьте свое портфолио, в котором покажете свои предыдущие проекты: вебинары, мероприятия и онлайн-конференции.

Помните, что с переходом формулы на Интернет меняются потребности партнеров и возможности их реализации. Поэтому проинформируйте спонсоров, как они будут технически представлены на платформе, спросите об их ожиданиях и обсудите вопрос инвестиций.

Вы можете размещать их рекламу, например логотипы, на экране входа в систему и на своем собственном веб-сайте, а также на самой. Во время конференции стоит предоставить цифровой портфель с информационными материалами и спонсорскими ресурсами.

Спикеры

Виртуальные мероприятия и конференции требуют от них большей работы. Убедитесь, что они хорошо осведомлены о возможностях платформы и технически готовы к выступлению. Если есть возможность, поучаствуйте в их подготовке, убедитесь, что они репетировали до «нулевого часа».

Подготовьте докладчиков к выступлению в ситуации, когда перед ними нет публики. Рекомендуется подготовить обучающие видеоролики для них и других участников встречи.

Продвижение и анонс конференции

Наладьте сотрудничество с медиа-партнерами, работающими в вашей отрасли. Вместе со своими спонсорами создайте согласованный план действий, который поможет вам достичь оптимальной целевой группы.

Если в список специальных гостей входят известные имена — специалисты, практики или люди, связанные с индустрией развлечений, их участием стоит похвастаться. Перенаправьте интерес к ним на ваше мероприятие и платформу.

Хорошо спланируйте свои кампании в социальных сетях, поощряйте партнеров более широко делиться информацией. Акция не заканчивается с началом встречи. Отчеты с нее, с уникальными хэштегами, также могут размещать участники в СМИ. Таким образом вы создадите бренд и вам будет легче привлечь людей при организации последующих мероприятий.

Четко укажите в своей повестке дня, где проходят отдельные обсуждения, которые ведутся в прямом эфире. Действуйте эффективно — важно, чтобы контент, такой как презентации или записанные выступления, готовился вовремя на ранней стадии и эффективно предоставлялся во время встречи.

Дебаты и сессии вопросов и ответов должны проходить в режиме реального времени — роль взаимодействия с участниками трудно переоценить. Налаживайте коммуникацию между ними, а также спонсорами и экспонентами в социальных сетях и на платформе.

«До», «во время» и «после» онлайн-конференции

Онлайн-конференция не начинается с момента выхода в эфир и не заканчивается последним словом дискуссии. Подготовка к нему занимает гораздо больше времени, и доступ должен быть предоставлен также после окончания сеанса.

Виртуальная встреча может быть доступна еще несколько месяцев, что позволит продолжить общение между участниками и использование ресурсов.

Убедитесь, что получатели знают, что они могут вернуться к ней, а также принять участие в самых интересных обсуждениях, которые также проводятся после конференции.

Очень важно будет заранее подготовить четкий график фотосъемок и быстрого распространения постконференционных материалов . Благодаря этому вся встреча может быть записана и отправлена на веб-сайт организатора для использования в будущем. Она будет доступной для людей, которые зарегистрировались позже.

Предоставьте участникам возможность оценить мероприятие и подать заявки спонсорам и экспонентам, соблюдая принципы конфиденциальности. Оцените, какие решения стоит использовать в последующих реализациях, что следует улучшить, каковы сильные и слабые стороны онлайн-конференции. Исходя из этого, подумайте, стоит ли проводить следующую встречу такого типа онлайн или, возможно, следует выбрать гибридный вариант.

Хорошо спланированная и разработанная виртуальная встреча создаст эффективные условия для обучения, увлечет и подарит незабываемые впечатления ее участникам. Она откроет новые образовательные пути, сплотит команду не хуже, чем классические мероприятия.

Как организовать вебинар, прямой эфир или онлайн конференцию. ТОП 5 лучших сервисов для видео-связи в 2020 году. Отличные возможности для небольших мероприятий.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: vyuchit.work