Инструкция в управленческой деятельности (от лат instructio — наставление, устройство) — это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Инструкция оформляется на общем бланк организации. Титульный лист включает в себя следующие реквизиты:
· наименование вида документа,
· место и год издания.
В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются её требования, например: ИНСТРУКЦИЯ по документационному обеспечению управления
Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В тексте Инструкции используются слова: должен, следует, необходимо, не допускается, запрещается и т.п.
Как писать инструкции для людей? Работа персонала по инструкциям
Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим её. Утверждается инструкция специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем организации.
На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если срок введения инструкции в тексте распорядительного документа не указан, им считается день подписания и регистрации документа.
Разновидностями инструкции являются инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) и должностная инструкция.
Инструкция по делопроизводству (ДОУ) — это правовой акт, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными, словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности (9).
Разрабатывается Инструкция на основе соответствующих законодательных актов РФ, общегосударственных нормативных документов: Основных правил работы ведомственных архивов, государственных стандартов на унифицированные системы документации, нормативно-методических материалов Росархива, ведомственных правил. В настоящее время ведомства сами составляют типовые инструкции по делопроизводству в целом или по какой-либо его части для всей группы однородных предприятий или учреждений отрасли.
Инструкции по ДОУ делятся на типовые, примерные, индивидуальные.
Всё, что нужно знать о должностных инструкциях за 6 минут
Типовые инструкции разрабатываются для подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами определенных отраслей народного хозяйства.
Примерная инструкция составляется с учетом требований типовой инструкции, но без учета особенностей конкретной организации.
На основе типовой и примерной инструкций организация разрабатывает индивидуальные инструкции применительно к условиям своей деятельности.
Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.
В разделе Общие положения прежде всего устанавливается сфера распространения Инструкции (например, «Инструкция распространяется на все документы», «. на административные документы», «. кроме конфиденциальных документов» и пр.). В общих положениях должна быть установлена ответственность за несоблюдение положений Инструкции.
Основная часть Инструкции состоит из двух тематических разделов: «Документирование» и «Организация работы с документами».
В разделе Документирование определяются:
· вопросы деятельности организации, которые подлежат обязательному документированию;
· виды документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационно-справочной деятельности;
· общие правила документирования;
· правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, подписания и утверждения;
· порядок изготовления и размножения документов;
· правила оформления и заверения копий и приложений;
· порядок использования и хранения бланков, печатей и штампов;
· порядок работы исполнителей с документами.
В разделе Организация работы с документами устанавливаются:
· порядок приема, обработки и распределения входящих документов;
· порядок передачи документов внутри организации;
· порядок подготовки, обработки исходящих документов;
· порядок учета количества документов;
· общие правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
· характеристика форм регистрации;
· описание принятой технологии и порядок индексации документов;
· принципы построения информационно-справочной работы в организации;
· порядок систематизации и классификации справочной информации;
· порядок постановки на контроль;
· типовые сроки исполнения;
· общие правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях;
· порядок составления номенклатуры дел организации;
· правила формирования в дела отдельных категорий документов;
· порядок систематизации и индексации отдельных категорий документов;
· организация проведения экспертизы научной и практической ценности документов;
· правила оформления дел для передачи на хранение;
· требования к описанию документов постоянного и временного хранения;
· порядок передачи дел в архив учреждения.
Приложения к инструкциидолжны содержать максимум справочно-иллюстративного материала. В приложениях должны быть обязательно помещены:
· оттиски печатей и штампов;
· образцы заполнения форм документов;
· перечень документов, не подлежащих регистрации;
· перечень категорий документов, подлежащих обязательному контролю;
· формы номенклатуры дел и др.
Таким образом, Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.
Подготовку Инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре предприятия, содержится полный перечень присущих ей трудовых функций, форм и сроков отчетности, условия оплаты труда, а также оговаривается объем прав и ответственности работника, занимающего данную конкретную должность (10).
Правильно составленные должностные инструкции позволяют каждому работнику четко представить себе круг должностных обязанностей, необходимые внутри- и внеорганизационные функциональные связи, помогают им более эффективно планировать рабочее время, способствуют более равномерному распределению нагрузки между работниками подразделения.
В масштабах всей организации должностные инструкции служат для рационального распределения полномочий и ответственности среди всего персонала, ликвидации дублирования работ. Они используются при определении критериев оценки результативности труда (аттестации) работников, для разработки систем продвижения по службе и программ развития персонала. В них содержится четкая информация, необходимая для эффективного отбора претендентов на ту или иную должность.
Как нормативно-правовой документ, должностные инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых и производственных конфликтов, определения правомерности тех или иных форм административных взысканий и т.п.
Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Если в подразделении несколько одинаковых должностей и при этом работники, занимающие эти должности, выполняют одинаковые функции, то разрабатывается одна должностная инструкция.
Если работники, занимающие одинаковые должности, выполняют различные обязанности, необходимо несколько должностных инструкций, в каждой из которых будет закреплен круг должностных обязанностей, соответствующий их фактическому распределению между работниками.
Фактическое распределение обязанностей отражается в самом тексте должностной инструкции, а также может быть отражено в заголовке, например: Должностная инструкция секретаря руководителя;. секретаря приемной.
В должностной инструкции должна быть оформлена виза ознакомления с документом тех работников, на чью деятельность распространяется ее действие.
Должностная инструкция может состоять их следующих разделов:
1) «Общие положения» — указывается наименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от занимаемой должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования к работнику (уровень образования, навыки, стаж работы); требования к специальным знаниям и навыкам.
2) «Функции» — определяется основное назначение должности. Функции работника всегда формулируются как перечень видов работ или решаемых вопросов. Именно функции работника определяют состав должностных обязанностей. Раздел «Функции» можно не включать в должностную инструкцию, если в разделе «Общие положения» сформулировано общее назначение должности.
Этот разделможет представлять собой перечень конкретных операций, выполняемых работником при реализации возложенных на него функций. Например, если в функции работника входит «контроль исполнения документов», то обязанностями, соответственно, будут:
· постановка документов на контроль,
· контроль за ходом исполнения документов,
· снятие документов с контроля,
· анализ исполнительской дисциплины,
· информирование руководства о результатах исполнения документов.
4) «Права» — устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:
· право принимать решения на этапе предварительного рассмотрения документов (перечисление вопросов, которые он может решать самостоятельно);
· право давать указания по конкретным вопросам;
· право самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;
· право обращаться к руководителю с предложениями;
· право представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях;
· право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению;
· право требовать выполнения определенных действий от других работников,
· право визировать определенных видов документов;
· право возвращать документов на доработку;
· право на получение необходимой для работы информации (статистической, экономической и др.), в том числе и конфиденциальной;
· право доступа к нормативным документам; к информационному фонду организации, архиву, электронным базам данных;
· право получения необходимые периодические издания;
· право пользоваться и иметь в распоряжении словари, справочники, компьютерные программы-переводчики и т.д.
В необходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников (а не только права по должности):
· право на все виды установленной компенсации за свой трудовой вклад;
· право на комфортные условия;
· право на повышение квалификации;
· право на максимальную реализацию своих профессиональных потребностей.
Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
5) «Ответственность» -определяются критерии оценки работы и меры персональной ответственности работника.
Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, материальной, административной или уголовной.
· непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям;
· несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах;
· нарушение сроков выполнения работ, предусмотренных нормативами;
· отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств;
· отказ выполнять письменные и устные распоряжения руководителя.
При составлении разделов «Права» и «Обязанности» главное — предоставить работнику права в том объеме, в каком это необходимо для выполнения должностных обязанностей. Типичная ошибка, допускаемая составителями должностных инструкций, — возложить на работника обязанности, но не предоставить ему права для их реализации. То же касается и ответственности. Права на осуществление тех или иных действий в первую очередь, необходимы при выполнении работы, связанной с другими работниками или основанной на результатах труда других работников.
6) «Взаимоотношения» — определяется порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.
Раздел имеет координирующее значение и особенно важен для установления и регламентации связей между различными структурными подразделениями, установления их иерархии и взаимных обязательств.
7) В текст должностной инструкции может быть включен раздел «Условия оплаты труда», в котором указывается:
· какой должностной оклад устанавливается работнику в соответствии с контрактом или штатным расписанием;
· какие он может получать премии;
· какие он может получать надбавки;
· как ему можно повышать зарплату (при каких условиях и с какой периодичностью);
· может ли работник совмещать профессии (должности) и др.
8) В методической литературе предлагается завершать должностную инструкцию разделом «Оценка работы» (Показатели оценки работы), в котором могут быть закреплены как общие показатели оценки деятельности, так и конкретные, установленные непосредственным и вышестоящими руководителями, а также закрепленные во внутренних нормативных и технологических документах организации.
К числу общих показателей относятся:
· полнота реализации закрепленных за работником задач, должностных обязанностей и предоставленных прав;
· качество составления и оформления документов;
· отсутствие ошибок и служебных нарушений;
· отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей;
· квалифицированное применение требований инструкции и других нормативных документов;
· своевременное выполнение должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения документов.
Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.
20.7. Регламент. Правила как вид организационного документа
Регламент — это правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются:
· наименование коллегиального или совещательного органа,
· наименование вида документа,
· дата и номер документа,
Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.
В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.
Правила (в форме множ. ч.) как вид организационного документа разрабатываются тогда, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности.
По сфере применения правила можно разделить на
1) имеющие общее значение для всех отраслей, (правила по технике безопасности; основные правила работы архивов организации),
2) отраслевые, относящиеся только к одной отрасли (правила приема в высшие учебные заведения; правила бытового обслуживания населения).
Каждого работника, принятого в организацию, касаются Правила внутреннего трудового распорядка.
Правила внутреннего распорядка — локальный нормативный акт, детально регламентирующий организацию повседневной деятельности учреждения, взаимные обязательства работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.
Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса РФ (ст. 189-190).
Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается заместителем руководителя, утверждается руководителем организации.
Правила внутреннего трудового распорядка четко структурированы и содержат следующие разделы:
· порядок приема, перевода и увольнения работников,
· основные обязанности работников,
· рабочее время и его использование,
· поощрения за успехи в работе,
· взыскания за нарушение административной и трудовой дисциплины.
С учетом специфики деятельности организации в Правила могут быть включены разделы «Внутриобъектный режим», «Организация работы» и др.
Воспользуйтесь поиском по сайту:
studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2023 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.012 с) .
Источник: studopedia.org
Как написать понятное руководство — советы для копирайтеров
Да, вы все правильно поняли. Это руководство о том, как писать руководства. Мне нравится писать гайды, я на них, можно сказать, собаку съел. С удовольствием делюсь своим опытом.
Руководство — прекрасный пример контент-маркетинга. Оно не только показывает вашу экспертность, но и несет огромную пользу людям.
Я разделяю гайды на 2 типа:
- Полное руководство — описывает сервис или какой-то процесс целиком. Например, создание сообщества Вконтакте — от начала и до конца.
- «Как-руководство» — дает ответ на конкретный вопрос. Как создать маркированный список в Google Docs, как сварить борщ, как вкрутить лампочку и т. д.
Узнайте, кто ваша ЦА
Для начала подумайте, кто будет читать ваш гайд? Зеленый новичок, который никогда раньше не делал ничего подобного? Или человек, который уже что-то умеет, но хочет узнать еще больше?
Разница между способами подачи материала будет огромной. Для новичков нужно разжевать все очень тщательно. Подробно опишите каждое действие, каждую кнопку и деталь, чтобы у читателя не осталось ни одного вопроса.
Руководство для котов, например
Но, если вы пишите руководство для специалистов, очевидную информацию можно смело опускать. Например, интернет-маркетологи, вероятно, понимают, чем CTR отличается от CTA — им не надо этого объяснять.
Проблема в том, что слишком подробные инструкции сделают руководство громоздким. Новичкам никуда не деться — придется читать и вникать во все это. А специалистам пробираться через кучу очевидных вещей будет лень — они пойдут искать гайд покороче.
Пишите кратко и по делу
Вода портит любой текст. Но руководства в ней просто тонут. Ни один человек не будет пытаться выискивать что-то полезное среди «на сегодняшний день» и «все мы знаем». Не надо этого.
Подробнее о том, как делать не надо, читайте в этой статье.
Начните сразу с сути. Вот пример отвратительного вступления:
Каждый, кто работает с Фотошопом, рано или поздно сталкивается с необходимостью нарисовать круг. Специально для таких людей мы и написали это руководство.
А вот хороший, годный первый абзац:
В руководстве я собрал 11 методов рисования кругов в Фотошопе. Гайд актуален для версии CC 2015 и выше.
Все четко и понятно. Вроде бы и вступление есть, и воды не налили. Чем короче получится руководство — тем охотнее его станут читать. Но оно должно быть достаточно емким, чтобы научить читателя решать его проблему.
А где само руководство то? Видимо, на дне морском…
Ищите баланс между лаконичностью и подробностью.
Подберите стиль текста
Вы уже прикинули, кто будет читать ваш гайд? Теперь подумайте, на каком языке этим людям будет удобно воспринимать информацию.
Пишете гайд по Dota 2? Смело пихайте в него сленг! Почитайте форумы и другие гайды, посмотрите пару видео, разберитесь в терминах — и вперед.
Ничего не понятно? А вот для ЦА текста — самое оно
Пишете о том, как заливать фундамент? Ну, вряд ли ваш текст будут читать барышни с утонченным вкусом. Пара шуток или легких ругательств вполне может украсить гайд. Вот сравните:
Ни в коем случае этого не делайте. Так вы нанесете непоправимый ущерб.
Сделаете так — будет полная жопа.
Да, немного вульгарно. Зато коротко, понятно и отличается от сотни однотипных гайдов. Конечно, клиент может не оценить. Но потестировать подобное однозначно стоит.
Мне нравится добавлять в гайды немного юмора и разговорных слов. Я стараюсь писать так, будто объясняю что-то своему товарищу. Людям это нравится больше, чем сухой текст, как в официальной инструкции к прибору или программе.
Не забывайте структурировать контент
Во-первых, забудьте про длинные абзацы. Если абзац занимает больше 6 строк — разбивайте его на 2. Читать сразу станет легче.
Во-вторых, почаще используйте списки. Если вы что-то перечисляете — делайте это с помощью списка. Даже если там получится всего 3 пункта.
Хорошо отформатированный текст и читать приятно
Инструкции тоже упаковывайте в списки. Исключение можно сделать, если каждый шаг вы сопровождаете иллюстрацией. Тогда список не нужен — текст отлично разбивается на части картинками и скриншотами.
Если вам нужно что-то сравнить — рисуйте таблицы.
Иллюстрации — наше все
Гайд без иллюстраций — плохой гайд. Его никто не поймет. Да что там, его даже пытаться понять не станут.
Как бы круто вы ни писали — лучше все же показать. Нужно вам, чтобы человек нажал на четвертую слева маленькую красную кнопку в нижнем углублении на правой панели вашего прибора? Ну так сделайте фотографию и выделите эту кнопку стрелкой.
А теперь попробуйте это объяснить без картинок
Если нет фотографий — постарайтесь найти видео на YouTube и вырежьте из него нужные кадры. Или нарисуйте схему в графическом редакторе — тоже отличный способ наглядно что-то показать.
Описываете работу с компьютером? Делайте скриншоты. Делайте много скриншотов. Лучше потом удалить лишние, чем понять, что какого-то шага не хватает, и начинать все заново.
Я для скриншотов использую программу LightShot. Можно выбрать область на экране, сразу добавить стрелочки, рамки и надписи и сохранить в формате png. Очень удобно.
Есть вещи, которые тяжело объяснить даже фотографиями или скриншотами. Например, если вам нужно показать что-то в действии: установку патрона на перфоратор, физическое упражнение или перетаскивание виджета на смартфоне. В этом случае на помощь приходит Gif-анимация.
Гифки — это круто!
Мне нравится, как делает Максим Ильяхов. Он упаковывает в гифку процесс редактирования текста. Вот вам абзац, вот из него удаляется все лишнее, вот как все выглядит в итоге. Очень круто.
Подробнее о создании гифок читайте на сайте Texterra.
Можно пойти еще дальше — и снять видеогайд. Он станет прекрасной альтернативой текстовому руководству. Хочешь читать инструкции — пожалуйста. Хочешь посмотреть видео — вот оно.
В конце не забудьте показать фотографию результата. Особенно это важно для кулинарных рецептов и гайдов по рукоделию. Если тортик, браслетик или резная фигурка получились непрезентабельными — вряд ли кто-то захочет повторить ваш опыт.
Я немного режу по дереву и мог бы написать клевый гайд об этом
Ссылки в руководствах
Вы ведь не забыли, что гайд должен быть лаконичным? Это значит, что не надо давать в нем определения вообще всем вещам, которые вы упоминаете. Но информативностью жертвовать тоже не стоит. Поэтому советую активно использовать ссылки.
В этом руководстве я дал ссылку на обзор сервисов для создания gif-анимации. Конечно, я мог бы сам описать все эти программы. Даже более подробно, чем в той статье. Но ведь мой гайд не об этом. Не каждый захочет читать про гифки. Кому-то оно неинтересно, кто-то уже умеет.
Ссылка — оптимальный вариант. Хочешь — переходи и читай, не хочешь — листай дальше.
Кому надо, тот перейдет и прочитает
Это работает еще круче, если у вас есть сайт с кучей руководств. Например, нужно написать серию текстов о командной строке Windows. Конечно, вы можете писать, как открывать эту несчастную командную строку в каждом гайде. А можете вынести процесс в отдельный мини-гайд, и давать на него ссылку на каждой странице. Это будет круче с точки зрения и SEO, и юзабилити.
Таким же образом можно писать и полные руководства. Вместо того, чтобы помещать длиннющее полотно текста на одной странице, можно разбить его на разделы и сделать грамотную перелинковку. Так, например, устроены гайды для всех сервисов Google и Yandex.
Руководство от Google
Конечно, такие гайды будут стоить дорого. Вряд ли кто-то за 200 рублей захочет делать десятки скриншотов или фотографий, изучать сленг целевой аудитории и создавать наглядные гифки.
Зато этот контент точно будет работать. Подробное руководство с большой вероятностью попадет в ТОП поисковых систем. Люди будут советовать его друзьям и коллегам, репостить в социальных сетях и добавлять в закладки.
Например, мой гайд по Google Docs собрал уже почти 1500 репостов.
Это огромный плюс к посещаемости и отличное доказательство экспертности
Если вы напишете качественный гайд для своего ресурса — скоро посещаемость сайта увеличится. Если для клиента — он скажет вам большое человеческое спасибо и обязательно обратится к вам еще раз.
Спасибо, что дочитали до конца. Надеюсь, этот гайд поможет вам создавать классный и полезный контент.
Источник: molyanov.ru
Как написать хорошую инструкцию
Инструкция — это правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Основной целью инструктивной документации является обучение последовательности действий или оказание помощи в качестве справочной информации по обучению.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских документов.
На каждого работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция. Должностная инструкция имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, должностные взаимоотношения.
Инструктивная документация может быть также представлена описанием операционной системы компьютера, инструкциями по выполнению рабочего или специального задания или руководством по программному обеспечению.
Каковы основные принципы создания инструктивной документации?
Хорошие инструкции точно сформулированы, понятны, полны, последовательны и эффективны. Каждая из этих характеристик является ориентиром для автора инструкций.
Первый принцип: избегайте неопределенности. Чем более конкретна инструкция, тем лучше. Лучше сказать: «свернуть налево у большого дуба, где стоит дом с зеленой черепичной крышей с надписью «продается»», чем просто сказать: «Свернуть у большого дерева». Описывая доходчиво, избегайте слов, имеющих множественный смысл или бессмысленных. Точность — важный аспект ясности.
Второй принцип: будьте понятны. Инструкции следует готовить для конкретных получателей. Нацеливайте Ваше сообщение на предполагаемую аудиторию. Если Вы готовите документацию для компьютерной системы, Вам необходимо учесть уровень информированности о системе Вашей аудитории. Использование жаргона и акронимов может быть допустимо в одних аудиториях и неприемлемо в других.
Кроме того, инструкции можно сделать более понятными, используя короткие предложения, общепринятые слова и хорошие связки.
Третий принцип: предоставляйте полную информацию. Инструкции могут быть ясными и понятными, но все же неудачными, если они неполные. Если упустить какой-нибудь важный шаг при описании методики, то это может привести в невозможности выполнения задания.
Кроме определения всех основных действий или элементов Ваших инструкций предусматривайте возможность возникновения различных проблем или вопросов. В качестве одного из средств проверки Ваших инструкций на полноту задавайте себе вопросы: Кто? Что? Когда? Где? Как?
Почему?
Четвертый принцип: будьте последовательны. Выдаваемые инструкции будет легче осуществить, если они последовательны и согласованы. Различайте структурные уровни внутри Ваших инструкций и делайте их очевидными для получателя. Например, в письменных инструкциях трактуйте каждый основной шаг одинаково, каждый шаг следующего уровня также согласовывайте, и т.д. Каждый основной шаг предпочтительно начинать с новой страницы, использовать один и тот же шрифт и форматы и начинать с краткого обобщения.
Пятый принцип: будьте эффективны. Эффективность означает сведение к минимуму текста инструкции при соблюдении четырех предшествующих принципов. Эффективности достигнуть нелегко, поскольку ясные, однозначные, понятные, последовательные инструкции, вероятно, будут длинными. Однако следует искать способы минимизировать Ваши инструкции.
Например, начинать каждое из семи действий с фразы «Ваш следующий шаг при выполнении задачи. » неэффективно. Вместо этого используйте подобную фразу однажды, а затем, после двоеточия, перечислите все семь действий.
С чего следует начать подготовку инструкции?
При создании инструктивной документации кроме применения основных принципов также следует учитывать, каким образом данная информация может быть использована Вашей аудиторией. Пилот самолета обращается к списку необходимых действий и условий каждый раз перед взлетом. Специалист, работающий с компьютером, обращается к инструкции для того, чтобы вспомнить комбинацию клавиш для редко используемой команды. Новый служащий следует наставлениям, подготовленным его предшественником, чтобы справиться со сложной задачей. Претендент на какую-либо должность изучает должностные инструкции, чтобы оценить уровень своего интереса к этой должности.
Каждый из этих документов имеет четкую цель и особенности, связанные с его предполагаемым применением. При подготовке инструкций Вам поможет следующий список вопросов, на которые Вы должны найти ответы, прежде чем приступать к написанию документации:
- Для чего предназначена эта документация?
- Я составляю документацию для отдельного пользователя или для группы пользователей?
- Будет ли пользователь обращаться к этой документации более одного раза?
- Как долго будет использоваться данная версия документации? (Каков срок ее жизни?)
- Нужен ли глоссарий?
- Проверена ли мною документация на восприятие неподготовленным пользователем?
- Подходит ли стиль написания для самого низкого уровня потенциальных пользователей?
- Следует ли включать предметный указатель?
- Какое визуальное подкрепление, наглядные пособия могли бы быть полезными?
5.2 Как следует оформлять официальные внутрифирменные инструкции?
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. Гриф утверждения имеет два варианта оформления:
УТВЕРЖДАЮ
Президент Акционерного общества «Олимп»
подпись В.Л. Плотников
30.03.2011
УТВЕРЖДЕНО
Приказ министра здравоохранения России
15.11.2011 № 287
На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru