Как оформить программу мероприятия

Под мероприятием подразумевается спланированное и проведённое при участии группы людей собрание: праздник, деловая встреча, спортивное соревнование, детский утренник, рекламная акция и т. д. Поскольку на мероприятии чаще всего присутствует большое количество участников, крайне важно позаботиться о безопасности всех приглашённых, а также о том, чтобы им было комфортно, никто не скучал, не было претензий к меню, выступлению артистов, оформлению помещения для переговоров и т. д. Для того чтобы избежать неприятных сюрпризов, необходимо тщательно подготовиться.

Подготовка мероприятия начинается с планирования. О том, как составить план мероприятия, лучше побеспокоиться заранее. Чем больше времени остается до значимой даты, тем больше возможностей всё обдумать, взвесить, избежать ошибок и негативных отзывов участников. Планы составляются в соответствии со спецификой мероприятия, но имеются и общие рекомендации по планированию.

Как ОФОРМИТЬ СЦЕНАРИЙ мероприятия [шаблон & пример]

Что предусмотреть в плане

В первую очередь цель. Ни одно мероприятие не проводится просто так. Руководители компании желают добиться определённых результатов: формирование корпоративной культуры, продвижение товара на рынке, расширение площадок для бизнеса, сплочение сотрудников, чествование юбиляра (официальное признание его заслуг перед фирмой) и т. д. Главное – цель должна быть конкретной, чётко сформулированной и достижимой. Вместе с целью определяется и вид мероприятия (фуршет, пикник, праздник в аквапарке и т. д.).

Следующий этап планирования – бюджет. Как бы ни старался организатор, реализовать все творческие идеи не удастся, если этого не позволит смета. Поэтому прежде чем решать, как составить план мероприятия, необходимо определиться с финансами.

Учитываются следующие позиции:

• количество и пол гостей (необходимо для составления меню, подбора напитков);
• место проведения мероприятия;
• оформление и техническое оснащение;
• транспорт (если мероприятие выездное);
• фото- и видеосъёмка;
• приглашение ведущего, артистов;
• призы и подарки;
• освещение мероприятия в СМИ (при необходимости).

Опросные листы

После выяснения вышеперечисленных вопросов можно приступать к составлению опросных листов для приглашённых. Так будет легче учесть пожелания гостей. По результатам анкетирования, возможно, придётся внести коррективы в план и смету. Предлагаем примерный перечень вопросов:

1. Планируете ли Вы посетить мероприятие?
2. Если не планируете посещения мероприятие, то по какой причине?
3. Как Вы узнали о проведении мероприятия?
4. Как прошла регистрация на участие в мероприятии (очень просто, просто, без особых проблем, с незначительными затруднениями, возникли затруднения)?
5. Имеются ли у Вас пожелания по меню?
6. Кто оплатит Ваше участие в мероприятии?
7. Какие темы, вопросы для обсуждения Вас интересуют?
8. Имеются ли у вас вопросы по мероприятию, какие?
9. Имеются ли у вас вопросы к ведущему мероприятия, какие?
10. Как Вы желаете получить информацию о мероприятии (адресная почта, электронная почта, телефон)?
11. Другое.

Вопросы корректируются в зависимости от вида и содержания мероприятия. Главное — составить анкету таким образом, чтобы организатор получил все интересующие его ответы. Это поможет определиться с тем, как составить план мероприятия, избежать всевозможных недоразумений. Так, деловые партнёры-мусульмане во время банкета не притронутся к свинине (значит, в меню должны быть предусмотрены блюда из курицы, индейки), а шутки ведущего корпоратива могут кому-то показаться не смешными. Разумеется, опрос должен быть анонимным.

После того как информация собрана, сотрудник приступает непосредственно к составлению плана.

Как составить план мероприятия: пример

Форма плана разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Традиционно в плане перечисляются виды работ по подготовке и проведению мероприятия, сроки выполнения и ответственные.

В начале документа указываются наименование организации и вида документа об утверждении, дата, номер и место составления документа, гриф об утверждении. Отдельно оформляются финансовые документы, листы согласования и ознакомления с документом. В виде схемы это выглядит примерно так:

(должность руководителя компании)

План мероприятий по подготовке и проведению

В плане также могут быть предусмотрены графы «результаты» и «примечания».

Составленный план обсуждается с руководством компании, утверждается и доводится до сведения сотрудников. Ответственные лица ставят свои подписи в листе ознакомления и получают на руки копию плана. После этого вопрос: «Как составить план мероприятия?» считается закрытым.

Как правило, мероприятия проводятся несколько раз в год, поэтому event-менеджеру или другому специалисту приходится заниматься составлением годового плана мероприятий. Как составить план мероприятий на год?

Годовой план

Мероприятия планируются по месяцам. Сколько мероприятий проводить каждый месяц — решает компания. Всё зависит от поставленных целей и насущных проблем. Предусматриваются однократные, периодические и текущие мероприятия. К однократным мероприятиям относится, в частности, закупка оборудования у зарубежной компании.

Текущее мероприятие тоже проводится один раз, но занимает больший промежуток времени. Периодические мероприятия повторяются через определённый временной интервал. Это может быть повышение квалификации сотрудников (конференции, семинары, вебинары), разработка и внедрение проектов, проведение корпоративов и прочее. Все мероприятия должны логично согласовываться между собой по целесообразности, тематике и срокам проведения.

Форма годового плана

Годовой план составляется в форме общего плана работ или временного графика. Иногда уместны оба варианта (например, если исполнители трудятся в разных организациях). Рассмотрим эти разновидности планов подробнее.

В общем годовом плане отмечаются порядковый номер, наименование мероприятия, сроки выполнения, результаты, ответственные исполнители и примечание. В главе «Результат» указывается продукт деятельности специалистов: схема процесса или механизма, завершённый проект, отчёт, пакет документов и т. д..

Таблица 2. Образец общего плана работ

№	Наименование мероприятия		Результаты	Сроки выполнения		Исполнители			Примечания
				Начало	Окончание	ООО	ОАО	ЗАО
1.	Международная конференция		Сборник тезисов докладов	15.01	17.01	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Привлекаются студенты профильных вузов
2.	Презентация нового сорта сыра		Отчёт о презентации нового сорта сыра	16.02	17.02	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Привлекаются технологи предприятий
3.	.

При составлении временного графика мероприятия указываются на каждый месяц. Стык между наименованием мероприятия и месяцем закрашивается. Вид документа может быть примерно следующим:

В дополнение к годовому плану разрабатываются обоснование мероприятий, формы отчётности и контроля, а также приложения. В приложения входят:

• финансовая документация;
• план коммуникаций, иного сопровождения мероприятия;
• анализ рисков.

Все вышеперечисленные планы составляются для взрослых. Но различные мероприятия проводятся и с детьми. Закономерности составления планов для ребят примерно те же, но имеются некоторые особенности.

Как составить план мероприятия для детей

Мероприятие для маленьких граждан отличается от такового для взрослых, прежде всего, воспитательной и (или) оздоровительной направленностью. Ответственными назначаются педагоги, психологи, массовики-затейники, библиотекари, вожатые в оздоровительных лагерях и другие специалисты, работающие с детьми. Специфика мероприятия зависит от возраста детей и поставленных задач. Рассмотрим особенности планирования мероприятий в дошкольном учреждении, школе, библиотеке и оздоровительном лагере.

Дошкольное учреждение

Мероприятия в детском саду являются частью годового плана. Предусматриваются:

• утренники (тематические и к праздничным датам);
• спортивные праздники;
• дни и недели здоровья (включают различные мероприятия);
• родительские собрания и т. д.

Для каждого из указанных мероприятий составляется свой план или сценарий, который утверждается заведующей и согласовывается с её заместителем. Указываются название мероприятия, цель, задачи, время и место проведения, оборудование, инвентарь, ход мероприятия (в сценарии) и ответственные. Вот пример оформления плана мероприятий ко Дню здоровья:

«____» ______________ 2014 года

заместитель заведующего по УВР

«____» ______________ 2014 года

В зависимости от специфики мероприятия могут указываться ожидаемые результаты (снижение заболеваемости воспитанников, сформированность у детей представлений о здоровом образе жизни, повышение уровня педагогической культуры родителей и т. д.).

Сценарий мероприятия для дошкольников – это игры, представления по сюжетам сказок, фокусы, аттракционы. Важно, чтобы праздник был интересным, весёлым, ярким, а главное – полезным для малышей.

Школа

Мероприятия для учеников планируются во время учебного года и на каникулах. Планы мероприятий составляют завуч, классный руководитель, учитель физической культуры, педагог-организатор, психолог. Планы, составленные педагогами, проверяются и утверждаются завучем. Предусматриваются цели и задачи мероприятия, ожидаемые результаты, назначаются ответственные.

При составлении планов учитываются возраст детей, их интересы, проблемы в классе (успеваемость, поведение, отношения в коллективе и т. д.), а также объективные факторы (время года, тип поселения, особенности местности, климата и т. д.), памятные даты. В соответствии с этим проводятся мероприятия на темы «Рыцари и принцессы», «Знакомство с музыкальным театром», «Праздник лета», «Они сражались за Родину» и другие.

Главное, чтобы детям было интересно. К подготовке и планированию мероприятия привлекаются и сами ученики. Как составить план мероприятий? Образец представлен в таблице.

директор средней школы №

Детская библиотека

Сотрудники библиотек заботятся о том, чтобы дети больше читали, любили книги. С этой целью проводятся литературные вечера, викторины, аукционы и т. д. Как правильно составить план мероприятий в библиотеке? Эта работа проводится в несколько этапов. Выбирается тема мероприятия, определяется его цель и возрастная адресность. В соответствии с возрастом участников отбираются литературные произведения, составляется сценарий.

Не забывают библиотекари и о рекламе: изготавливаются плакаты, листовки, приглашения. Важный момент – подготовка наглядно-иллюстративного материала. Само мероприятие фиксируется, анализируется и пропагандируется в СМИ. Форма плана может быть примерно следующей:

Таблица 6. Образец плана мероприятий в детской библиотеке

№	Форма мероприятия	Название мероприятия	Аудитория	Дата проведения
1.	Театрализованное представление	К Дню святого Валентина	Старшеклассники	14.02
2.	Вечер вопросов и ответов	«Кто знает больше сказок?»	Дошкольники и учащиеся младших классов	18.03
3.	.

Оздоровительный лагерь

Начинающих педагогов волнует вопрос: «Как составить план мероприятий на смену?» Традиционно в оздоровительных лагерях вожатые пользуются планом-сеткой. Отрядные мероприятия согласуются с лагерными, включаются банные дни, время заезда и отъезда. В план-сетку вносятся мероприятия, проводимые до обеда, после полдника и ужина. Выигрышный вариант – составление двух планов-сеток: на ясную и дождливую погоду.

Выглядит план-сетка примерно так. Лист бумаги разбивается на прямоугольники по количеству дней смены. В каждый прямоугольник записываются мероприятия.

Кругосветка «Здравствуй, лагерь»

Кругосветка «Верёвочный курс»

Конкурс «Алло, мы ищем таланты!»

К составлению плана-сетки целесообразно привлечь детей, ведь мероприятия планируются именно для них. Можно создать рабочую группу из наиболее активных ребят или поставить в игровой комнате ящик предложений. Не будет лишним провести мозговой штурм.

В сценарии конкретного мероприятия указываются цель, место и время проведения, оборудование, инвентарь и ход самого действа.

При составлении планов (как для взрослых, так и для детей) важно, чтобы мероприятие было целесообразным, полезным, интересным и запоминающимся.

Источник: fb.ru

Бесплатные или доступные шаблоны программ мероприятий для мероприятий с ограниченным бюджетом

Вы много поработали, собрали команду , организовали мероприятие , и скоро приедут ваши гости. Когда они прибудут туда, им нужно знать, что и когда происходит, но вместо того, чтобы раздавать скучные маршруты с указанием времени и местоположения комнат, ваши программы мероприятий должны отражать продуманный дизайн вашего мероприятия.

Однако не все являются гением графического дизайна. К счастью, существует множество бесплатных или доступных шаблонов дизайна программ мероприятий. Некоторые из этих шаблонов созданы для онлайн-платформ, а другие — для широко используемых программ, таких как Microsoft Word и Adobe Photoshop.

Я составил список шаблонов, которые вы можете использовать для разработки чистых и привлекательных программ для всех видов мероприятий, от свадеб до музыкальных мероприятий, а также несколько советов о том, что включить в вашу программу.

Что нужно каждой программе мероприятия

Независимо от того, решите ли вы создать свою собственную программу мероприятий с нуля или выбрать из списка нижеприведенных шаблонов, каждая программа мероприятия должна иметь ключевые элементы.

1. Название, дата и адрес мероприятия.

Конечно, ваши гости, вероятно, знают, на каком мероприятии они присутствуют, но с точки зрения узнаваемости бренда это помогает убедиться, что название прижилось. Кроме того, из программ мероприятий можно получить отличные предметы коллекционирования, когда мероприятие закончится, особенно если это памятный случай. Не забудьте указать дату мероприятия по той же причине. Что касается адреса, это особенно помогает, если ваше мероприятие длится несколько дней и не все ваши посетители остаются в одном месте.

2. Маршрут мероприятия

Включите время выступлений, сессий и обедов, чтобы ваши гости могли спланировать, какие впечатления они хотят от вашего мероприятия.

3. Спонсоры мероприятия

Спонсорство — это реклама, поэтому важно предоставить его всем, кто помог сделать ваше мероприятие возможным. Что может быть лучше, чем бесплатное рекламное место на том единственном предмете, который достанется каждому участнику мероприятия?

4. Контактная информация

Наконец, ваша программа мероприятия должна включать всю доступную контактную информацию, включая соответствующие адреса электронной почты, адреса социальных сетей и адреса веб-сайтов, чтобы гости мероприятия могли найти вас даже после того, как ваше мероприятие закончилось. Для дополнительного освещения не забудьте добавить хэштеги мероприятия, чтобы другие гости могли найти фотографии и сообщения о вашем мероприятии.

Бесплатные и доступные шаблоны программ мероприятий

Canva

Canva — это простая в использовании онлайн-программа для графического дизайна, которая предлагает большинство своих функций бесплатно и дополнительные варианты индивидуального брендинга за небольшую плату. В дополнение к множеству других шаблонов дизайна, эта программа загружена множеством различных шаблонов программ мероприятий, от художественных выставок до гала-концертов.

Я использовал Canva бесчисленное количество раз для создания графики для веб-сайтов, статей в блогах и кампаний в социальных сетях. Это идеальный инструмент для тех, кто только начинает заниматься графическим дизайном.

Как упоминалось ранее, бесплатная учетная запись Canva дает вам доступ к более чем 8000 шаблонов, 1 ГБ хранилища и доступ до десяти членов команды. Обновление «Canva for Work», которое стоит 12,95 долларов США на пользователя в месяц, дает вам неограниченное пространство для хранения, позволяет загружать свои собственные шрифты и увеличивает библиотеку фотографий и шаблонов до более чем 300 000 вариантов.

Для получения дополнительной информации о Canva, вот краткое руководство по использованию этого инструмента:

Microsoft Word

Я был удивлен, узнав, насколько популярным является Microsoft Word для создания программ мероприятий. Большинство результатов для шаблонов программ событий появляются в формате Word, а не в других программах, таких как Microsoft Publisher.

Эти готовые шаблоны позволяют вам просто вставить имеющуюся у вас информацию в помеченные поля и приступить к любым другим изменениям изображения, которые вы планируете добавить.

Вот несколько шаблонов на выбор ( все шаблоны бесплатны ):

• Программа мероприятия (сложенная вдвое, 4 страницы)
• Программа мероприятия (вдвое)
• Музыкальная программа
• Программа кинофестиваля
• Свадебная программа

Adobe Photoshop

Adobe Photoshop — это гораздо более глубокая программа для обработки изображений, но как только вы усвоите основы, это очень универсальный вариант. В Интернете есть множество вариантов шаблонов на выбор.

Я бы выбрал этот вариант только в том случае, если у вашей компании уже есть доступ к Adobe Photoshop, поскольку цены на программу ошибочны.

Использование этих шаблонов — простой способ сэкономить время, а не создание дизайна программы с нуля:

• Шаблон программы мероприятий Graphicfy : Цена: $ 3,95

• Template.net — Диапазон цен: Бесплатно — 13 долларов США

Другие места для поиска идей и вдохновения для программ мероприятий

Если эти шаблоны не совсем то, что вам нужно, или вы хотите создать свой собственный с нуля, есть другие ресурсы с идеями и вдохновением.

Я нашел несколько досок Pinterest, на которых собраны идеи программ мероприятий, готовые программы для просмотра и программы DIY:

• Pinterest: Стили программы для любых мероприятий
• Pinterest: Дизайн программы мероприятий
• Pinterest: программа + макет

Etsy отлично подходит для покупки доступных готовых программ или шаблонов:

• Etsy: программы мероприятий
• Etsy: шаблоны программ

Другие полезные инструменты и шаблоны мероприятий

Какие инструменты графического дизайна вам больше всего нравятся при планировании мероприятия? Какие-нибудь советы по использованию? Обязательно дайте мне знать в разделе комментариев ниже!

Пример программы мероприятий

в рамках празднования Дня славянской письменности и культуры.

в рамках фестиваля

1 ДЕНЬ ФЕСТИВАЛЯ

Заочный конкурс просветительских (публицистических) проектов

«Русь величавая» о становлении и развитии русской культуры.

Заочный конкурс письменных работ « Язык — душа народа »

Микелевичене О.А., преподаватель;

2 ДЕНЬ ФЕСТИВАЛЯ

23.04.2019г . в 14.00

«СЕМИЦВЕТЬЕ» — мастер-классы по декоративно-прикладному творчеству:

1. «Тайны старославянской азбуки» (написание имени на старославянском языке);

2. «Куклы -мотанки»

(изготовление кукол-символов материнства);

3.»Мартинички» (изготовление оберегов)

(обучение хохломской росписи);

5. «Русские мотивы»

(пейзаж за пять минут)

В развлекательную часть мероприятия включены старославянские игры, массовые народные пляски, игра на древнерусских музыкальных инструментах

«ДИВО ДИВНОЕ»

Заочный конкурс декоративно-прикладного творчества, изобразительного искусства и фотографии

Девчоночьи посиделки

«Кто Я? Формула любви».

проводит специальный гость Фестиваля:

Микелевичене О.А., преподаватель;

МКУ «Центр ППМ и СП»

3 ДЕНЬ ФЕСТИВАЛЯ

(уроки по расписанию)

Марафон уроков русского языка и литературы

«Секреты старославянской Азбуки»

«Сокровищница древнерусской литературы»

Игра среди команд ОУ города Воркута

«Знатоки русского языка»

произведений древнерусской литературы

«Мудрость Руси»

Микелевичене О.А., преподаватель

Микелевичене О.А., преподаватель

4 ДЕНЬ ФЕСТИВАЛЯ

Мастер-класс по плетению славянских поясов на пальцах «Берегиня».

Конкурс театрализованных русских сказок (былин, сказаний и пр.)

Допускается театрализация отрывка из произведения. Регламент: до 10 минут .

Творческий конкурс «Северная ясница» по номинациям:

1.вокал (соло, дуэт, ансамбль)

2.- инструментальная народная музыка (солисты–инструменталисты, оркестры и ансамбли):

3.хореография(соло, дуэт, ансамбль):

-современный народно-стилизованный танец;

— народный традиционный танец;

количество работ

(концертных номеров) от одного участника не ограничено.

Руденко Н.А., преподаватель спецдисциплин

Микелевичене О.А., преподаватель;

5 ДЕНЬ ФЕСТИВАЛЯ

ГПОУ РК «Колледж искусств Республики Коми

Конкурс дизайнеров одежды и мастеров парикмахерского искусства

1.«Иван да Марья». Традиционная славянская одежда;

2. «В духе традиций». Славянские мотивы в современной одежде;

3. «Берегиня». Аксессуары в славянском стиле.

4. «Девья краса». Славянский образ в прическе.

5. «Барышня-славянка». fashion-эскизы (заочное участие).

Показ должен быть представлен в художественной форме (возможно использование элементов театрализации, песня, танец, легенда, игра и т.п.–на усмотрение участников), обязательно музыкальное сопровождение (использование фонограммы, либо «живой звук») .

Участие возможно

очное и заочное.

– очное участие: показ костюма (образа, изделия) на подиуме.

-заочное участие: присылается видеозапись показа.

Описание работы предоставляется в текстовом документе;

– fashion-эскизы одежды авторы присылают в оргкомитет в электронном виде. Эскизы, присланные на конкурс,

размещаются в конкурсной экспозиции и на оф.сайте

Хороводно-игровая программа

«Живите ладно»

Проводит специальный гость

Центр досуга и кино «Октябрь»

Источник: znanio.ru