Как оформить программу конференции

Содержание

До встречи с vc.ru я несколько лет работала организатором крупных конференций: искала площадки, привлекала спонсоров, организовывала продвижение, подбирала спикеров и создавала программы мероприятий. Вместе с этим я посещала много событий, чтобы развивать насмотренность и изучать рынок: кто какие приёмы использует, кого из спикеров стоит вовлечь в свои проекты.

За это время у меня сложилось представление о хороших конференциях и тех, чья программа «разваливается» из-за неправильной подготовки. Я хочу поделиться опытом, который может помочь в организации мероприятий.

Начинать нужно с идеи

Первое, с чего нужно начать — ответить на вопрос: «Зачем я делаю это мероприятие?».

Чтобы проработать идею, я задаю себе несколько вопросов:

Какую одну главную идею я хочу донести с помощью этого мероприятия?
Какую проблему я решаю?
Кто моя аудитория? Почему она захочет прийти на это событие?
Так ли важна эта идея, чтобы вокруг неё строить мероприятие? Может быть, мою задачу эффективнее решит онлайн-сообщество или рассылка по электронной почте?
Вдохновляет ли меня идея? Горят ли у меня глаза, чтобы с энтузиазмом не спать в ближайшие три месяца, работая над проектом? Если нет, какой смысл я могу найти в этом проекте, который бы не противоречил моим ценностям?

Отвечать на вопросы нужно честно. Эту работу вы в первую очередь проделываете для себя. Впоследствии она помогает продавать идею проекта потенциальным спикерам и партнёрам. Когда вы по-настоящему во что-то вовлечены, то отклик найдётся. Люди вовлекаются в вовлечённость.

Как организовать конференцию без бюджета, заработать и масштабировать. Сенаторов Андрей.

Поэтому важно найти в идее что-то своё, то, что будет вдохновлять вас объяснять задачу мероприятия другим людям.

Например, последний проект, который я реализовывала, был направлен на развитие здоровой корпоративной культуры: той, где сотрудников уважают, где ценности команды перекликаются с задачами бизнеса. Главная идея мероприятия: люди — на первом месте. Не финансы, не стратегия, не конкуренты, а сотрудники. С таким посылом мы обращались к спикерам, партнёрам, участникам.

Мне было важно делать этот проект, поскольку на прошлом месте работы я регулярно слышала: «Сиди на месте, твои идеи здесь неуместны, больше ответственности мы тебе не доверим». Поэтому мне искренне хотелось, чтобы как можно больше руководителей учились доверять своим командам и поверили, что возраст — не помеха большим достижением, и не нужно заранее считать, что «молодой, значит, безответственный».

Строгая приверженность идее не позволяли нам пропускать в проект спикеров, чьи ценности говорили обратное: «Да, люди — это важно, но я хочу затесаться в проект, чтобы создать себе репутацию, а в компании у меня ад».

Многие владельцы бизнеса и генеральные директора оскорблялись, когда мы отказывали им в выступлениях, но мы знали, что если размыть границу и сделать хотя бы одно исключение, программа мероприятия не будет целостной. Люди, сидящие в зале, моментально чувствуют фальшь со сцены. Поэтому вера в идею помогала нам фильтровать «неправильных» спикеров и находить тех, кто разделял концепцию и транслировал со сцены близкую нам позицию.

Кейс: как сделать ПЛАН организации КОНФЕРЕНЦИИ с первого раза

Подход «сначала идея, затем всё остальное» можно масштабировать на любые конференции. Даже корпоративный праздник можно построить вокруг одной идеи. Например, сблизить сотрудников после сложного периода в жизни компании.

Разложить идею на модули в программе

Следующий шаг — это разложить идею на задачи. Понять, через какие инструменты достигать своего видения. В этом помогает подход «идея-задача». Например, идея мероприятия — вдохновить руководителей относиться к сотрудникам как к людям, а не роботам для извлечения прибыли и обогащения акционеров.

Определить задачи помогут следующие вопросы:

В чём заключается роль руководителя?
Что вдохновляет людей работать с азартом, а что убивает желание напрочь?
Как быть, если в компании кризис, нужно сократить половину штата, а в оставшихся сотрудниках сохранить уверенность в будущем и снизить страх остаться без работы?
Как вдохновить команду на перемены?
Как найти «своих» людей?
Из чего состоит корпоративная культура нашей компании?

Другой подход — это разложить идею на программные модули. Например, когда мы готовили мероприятие для молодёжи, мы придумали видение: «От мысли к действию». Мы хотели вдохновить студентов на создание возможностей для развития и на реализацию задуманного.

Для этого мы создали в программе три блока: «Моя карьера», «Мой бизнес» и модуль для тех, кто не знает, чего хочет. Каждый блок мы наполнили вдохновляющими выступлениями спикеров, прикладными воркшопами, презентацией возможностей, деловыми играми и другими форматами.

Каждый модуль программы и вопрос должны быть соединены с главной идеей мероприятия. Тогда у участников создастся ощущение целостного опыта во время мероприятия. И спикеры будут не лебедем, раком да щукой, а единой командой.

При этом приверженность одной идее не означает, что на протяжении всего мероприятия состав спикеров будет пережёвывать одну и ту же пластинку. Важно подобрать выступающих с разным опытом и обозначить им общую канву, помочь подготовиться и не зажимать в чересчур строгих рамках.

Фокус-группы для первой проверки

Следующий шаг — это тест-драйв идеи на целевой аудитории.

Каждый член команды вне зависимости от зоны ответственности проводил глубинное интервью. Так все понимали, из чего состоит продукт, больше вовлекались в идею. И не создавалось перекоса — например, когда программный директор понимает суть проекта, а технический менеджер знает только размеры площадки и заказ на кейтеринг.

Глубинные интервью помогли нам собрать боли участников и положить их в основу будущей программы. На этом этапе часто отметались ненужные идеи. То, что казалось нам гениальной темой, порой было уже неактуальной. Поэтому важно жить не в своих догадках, а пойти к участникам и с помощью правильно составленных вопросов получить информацию.

При этом мы не показывали черновик с модулями и не презентовали идею. Мы не спрашивали мнение участников на первые наработки. Люди часто не знают, чего хотят. Если бы я сообщила топ-менеджерам, что на конференцию по управлению людьми приглашаю в роли спикера кардиохирурга, то вряд ли получила бы поддержку с их стороны.

Читайте также:

Программа все будет хорошо видео

После фокус-групп стоит пообщаться с менторами. Это отдельные эксперты или специализированные организации, которые разбираются в вашей теме и могут дать профессиональную оценку вашим идеям. На этих встречах по разбору программы часто бывает больно и кажется, что всё придётся переделать.

Важно не поддаваться первому впечатлению, спокойно вернуться в офис, дать мнению других людей отлежаться некоторое время, а затем внимательно отфильтровать чужую обратную связь. Для меня откровением было то, что не нужно сразу бежать и делать так, как сказали сторонние эксперты. Нужно помнить, что они провели с вашим продуктом два часа, а вы с ним сидите два месяца и больше погружены в происходящее.

Поэтому стоящие и конструктивные комментарии нужно забирать на проработку, а остальное — оставлять в стороне.

Черновик программы

После обсуждения идей с экспертами, разговоров о видении и задачах проекта можно приступать к формированию программы.

Мне помогал такой алгоритм:

Сформулировать список тем на основе проведённых исследований.
Разложить темы в логичном порядке. Нельзя сначала говорить с участниками о качествах хорошего руководителя, не пояснив, почему люди — это важно. Сначала нужно сделать так, чтобы каждый из участников задал себе вопрос: «А хорош ли я как руководитель?». Только потом на эту благодатную почву можно закладывать идеи и инструменты. Если люди в зале не чувствуют потребности получать знания, то всё пройдёт мимо и будет воспринято как «отличная мысль, спасибо». Прорывного инсайта и глубоких вопросов у аудитории не появится.
Каждой теме подобрать подходящий формат. Стоит задать себе вопрос: «Какой формат лучше всего раскроет эту тему?». Например, с задачей вдохновить участников на размышления о своей гениальности может справиться один спикер, выступающий в формате TED — в течение 20 минут. За это время он может поделиться своей историей и поселить в голове участников сомнения. Далее нужно помочь гостям сделать то, что рассказал спикер. Можно применить формат воркшопа. Если есть задача спровоцировать дискуссию и помочь участникам определиться с позицией по спорному вопросу, можно организовать дебаты среди спикеров. Каждой теме — свой формат.
Проставить тайминг. Теперь можно рисовать программную сетку. Вы знаете, что хотите донести и в каком формате. Важно учесть, что человеку может быть трудно сидеть и слушать одного спикера в течение полутора часов. В зависимости от масштаба спикера мы выделяли на его выступление от 20 минут до часа. На воркшопы, где предполагалось активное участие, закладывали в среднем полтора часа. Также стоит заложить время на кофе-брейки, обеды, утренние сборы, церемонии открытия и закрытия.
Теперь стоит проверить программу на эмоциональный поток. То есть проследить эмоциональный настрой участников по ходу всего мероприятия. Где пик, где люди сосредоточенно работают в командах, а где они могут начать знакомиться с другими гостями и перестают стесняться.

Подбор спикеров

Когда известно, о чём будет проект, можно начинать работу со спикерами. Первым делом я обычно составляю таргет-листы на каждую секцию. Смотрю на тему и исследую рынок — кто из спикеров лучше всего подходит по контексту к определённой теме.

В каждой категории находится примерно 30 спикеров. Самое большое количество спикеров, с которым мне приходилось работать, — 100 человек. Мы с командой составили сложную многоуровневую программу трёхдневного форума, которая требовала вовлечения большого количества экспертов. Таргет-лист той конференции насчитывал около 500 фамилий. В среднем на десять «холодных» спикеров приходится одно соглашение сотрудничать.

Важно осмотрительно помещать каждую фамилию в список. Вариант «напишу предложения всем, а там кто выстрелит» — плохой. Есть риск, что согласятся больше, чем нужно, и среди них будут те, кто вам не подходит. Поэтому приглашая человека, нужно быть уверенным, что он подходит.

При этом мы всегда оставляли за собой как за организаторами право отказать в выступлении. Это значит, что первая встреча проходила в ознакомительном формате, мы расспрашивали спикера, он — нас. Изучали опыт, смотрели на соответствие нашим ценностям. Если после встречи первое очарование проходило, а в сухом остатке ничего не оставалось, — отказывали.

Важно доверять своей интуиции. Это позволит сохранить целостность конференции и создаст репутацию организатора, который тщательно собирает программу и знает, что он делает.

Всех спикеров мы делили на несколько категорий: «звёздные», «жемчужины» и «тренеры».

В первую группу попадают известные нашей аудитории имена, с помощью которых организатор привлекает регистрации и продаёт билеты. Это, как правило, спикеры, которым мы отдавали выступления на большой сцене.

Вторая группа — неизвестные рынку имена, которые мы «с лупой» искали по всей стране. Но эти люди настолько крутые, что именно о них будут говорить после мероприятия.

Третья — практики, эксперты, у которых есть знания в определённой области. Они смогут обучить навыку в формате воркшопа. Например, у нас есть задача — объяснить участникам, как развивать эмоциональный интеллект, чтобы выстроить отношения в команде. Для этого мы приглашаем человека, который обучает специальным методикам, а не говорит, что у него это получается от природы.

Часто бывало так, что встреча со спикером разворачивала нас в новую сторону и помогала отыскать новую тему. Программа — это живой организм, который каждый раз немного меняется. Иногда программа менялась за неделю до конференции, потому что встреча со спикером помогла нам под другим углом посмотреть на тему.

Другой момент — приглашение неожиданных спикеров. Мы никогда не боялись звать на деловые мероприятия спикеров из разных сфер: спорта, медицины, благотворительного сектора. Таким образом мы создавали метафору, которую участники вполне могут понять из контекста. Также это разбавляет общую тональность мероприятия, добавляет участникам любопытства и помогает смотреть на вещи под новым углом.

Например, когда мы рассматривали тему о стоимости ошибки на рабочем месте, мы пригласили кардиохирурга поделиться своим опытом. Ошибка на его работе — смерть. Выслушав выступление, участники задумались, что происходит, когда ошибаются они, сравнили масштаб последствий.

После таких выступлений участники нередко меняют место работы или сферу деятельности, потому что видят страстно влюблённых в своё дело спикеров, которые ценят то, чем занимаются. Участников это вдохновляет на перемены: поиск новой работы или смену сферы деятельности.

Работа со спикерами

После подтверждения участия спикера, размещения информации о нём на сайте, в приглашениях и рассылке начинается этап подготовки выступления. По-хорошему, этой работой должен заниматься отдельный специалист, который не ищет стулья, не считает капкейки на кейтеринг и не находится на площадке в ночь перед проектом для монтажа с технической командой.

По моему опыту, эффективно работает такой алгоритм подготовки выступления:

Экстра-программа

Кроме деловой программы мы продумывали особенные события, которые позволяют участникам не заскучать и постоянно быть в тонусе во время мероприятия.

Например, один из спикеров для метафоры о единой атмосфере в зале бросал участникам клубки шерстяных ниток. У нас остались клёвые фотографии с этого момента, а у участников — яркие эмоции. При этом в зале находились взрослые люди, которые заплатили за участие в конференции несколько десятков тысяч рублей. Но кто сказал, что мероприятие с серьёзной повесткой должно быть непременно строгим?

#UXEvent

Блог об организации конференций и нетворкинговых событий

Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 1

После прелюдий, принципов и нелирических отступлений переходим к первому блоку процесса управления программой (agenda management) образовательного события:

Как правильно распланировать программу конференции?

Я не очень люблю правила, но тем не менее использую это слово — правильно — исключительно краткости ради. Так что договоримся на берегу: под ‘правильно’ здесь и далее я понимаю следующее: грамотно, управляемо, в соответствии с достижением целей.

Главное правило построения программы конференции: дивгаемся от общего к частному.

Нарушение этого правила — корень зла 99% неудавшихся конференций. Непрофессиональные организаторы мыслят примерно таким образом: «Так, что у нас там? Конференция по маркетингу? Один день на все?

Ну, начнем часиков в десять, раньше все равно никто не приедет, где-то в час дня устроим перерыв обед, после обеда еще часа два-три… С утра пока туда-сюда, регистрация, в конце тоже полчасика на подведение итогов — вот у нас получилось около пяти часов на доклады. По полчаса на человека хватит? Плюс вопросы, перерывы… где бы нам раздобыть штук 8 докладчиков на околомаркетинговые темы?»

Все бы было не так смешно, если б ни было так печально: увы, придумать полноценную программу конференции по всем правилам способны немногие, потому что это сакральное знание каким-то образом не самозарождается в головах неопытных организаторов. А на приобретение соответствующего опыта нужно время, которое в век бешеных скоростей и развития технологий особенно ценно.

Спроектировать уникальную, целостную, оставляющую неизгладимое впечатление программу конференции возможно только при последовательном прохождении семи шагов.

Не пропуская ни одного шага, не меняя их местами. И ни в коем случае не в обратном порядке.

Чтобы смягчить строгость главного правила, замечу: да, идеи в процессе подготовки любят фонтанировать, и они никогда не соблюдают этого правила. Уникальный навык опытного менеджера программы заключается в том, чтобы записывать все идеи, которые приходят в голову, но обдумывать и развивать их только тогда, когда до них дойдет очередь. А очередь эта определяется теми самыми семью шагами.

Шаг 1. Как правильно поставить цели конференции

«Выполнить каждый шаг» на деле значит ответить на ключевые вопросы. И ответить необходимо письменно. О том, как эти ответы красиво и грамотно оформлять, я расскажу в отдельном посте, в сейчас сосредоточимся на главном. Первый шаг требует стратегического и отчасти маркетингового мышления.

Создание программы конференции шаг за шагом. Шаг 1: цели конференции

Какова роль конференции? Что ее присутствие меняет в большем, чем она сама, контексте?

В соответствии с одним из четырех принципов работы менеджера программы, опишите, какое значение конференция будет иметь для города, страны, отрасли, компании, трендов года — чего угодно, что больше и длительнее, чем она сама.

Когда она происходит?

Определите даты, наиболее подходящие для влияния на описанный в предыдущем вопросе контекст, и обозначьте время (длительность). Длительность обычно определяется бюджетом конференции и иногда форматом, но на данном этапе не стоит зацикливаться на этом. Куда важнее масштаб конференции: будет это полдня, пара выходных или основательный выезд за город на неделю?

Чего мы хотим добиться этой конференцией?

Поставьте четкие цели и определите, как вы их будете измерять.
Всеми любимые KPI (key performance indicators) — это измеримые показатели, глядя на которые можно однозначно сказать как во время конференции, так и по ее завершению, насколько вы приблизились к цели. Это одновременно и мера прогресса, и мера результата. В завивисимости от целей конференции измерители могут быть разными: количество участников, количество упоминаний в медиа, оценка в отзывах больше 4.6 из 5 и так далее.

Кто будут участники? Каков их профиль (профессиональный, культурный, социальный)?

Опишите портрет участника так, как будто описываете персонажа в книге. Кто эти люди? Что они знают, чего не знают? Чем интересуются, что их раздражает? Что они считают продуктивно потраченным временем? Вы собираетесь втянуть их в сомнительную авантюру — потратить несколько часов (а то и дней) своей жизни на вашу конференцию.

Зачастую вы хотите, чтобы они еще и деньги за это заплатили. Вы не можете себе позволить такой роскоши как не знать, чего хочет участник. Он ведь просто не придет.

Есть ли необходимость разделить участников на разные треки?

Если аудитория существенно различается по уровню и потребностям в получении знания, может быть ее стоит разделить на несколько параллельных групп — треков или, как их еще называют, потоков. Треки могут идти полностью отдельно или иногда сходиться на общие сессии и снова расходиться — это вы пропишете потом, на данном этапе необходимо понять, есть ли потребность в разделении вообще.

Поздравляю! Получив ответы на все вопросы первого шага, вы заложили четкую основу всей конференции. Есть цели, есть понимание целевой аудитории, есть контекст. Секрет в том, чтобы ответы на эти вопросы были в голове каждого организатора, вне зависимости от того, какую роль он играет во всем процессе. Даже если это девочка в фирменной футблоке на стойке регистрации, она должна знать ответы на эти вопросы.

Только так можно добиться ответственности на основе чувства сопричастности, только так можно вывести организацию события на качественно новый уровень. А для многих людей «на подхвате», особенно волонтеров, понимание глобальных целей и аудитории может стать источником мотивации.

Как и кто должен отвечать на эти вопросы?

Возможны разные варианты получения этих ответов. Можно прописать все ответы и донести их до всей команды на первой встрече. А можно ответить на вопросы всем вместе и в процессе командной работы родить единое понимание. Также можно менеджеру проекта прописать ответы заранее, а потом встретиться лично с каждым членом оргкомитета и донести все в более персонализированном, основанном на индивидуальной мотивации формате.

Другие посты из серии:

Хотите разобраться в искусстве построения программы конференции более глубоко и детально?

Я консультирую организаторов индивидуально и помогаю им применить принципы и алгоритмы адженда-менеджмента на практике. Вместе с вами мы разберемся, как создать эффективную программу вашего события. Вот как это работает.

Когда я была руководителем всероссийского форума для студентов и выпускников технических специальностей Breakpoint 2016, нам необходим был человек, который мог бы дать выжимку по специфике проведения мероприятий для IT-шников, ну и концептуально, который бы мог дать фидбек на черновик нашей программы. Таким человеком оказалась Аня.

Она и по профайлу нашей целевой аудитории смогла подсказать, основываясь на своем опыте, и дала честную обратную связь, всё аргументируя. Фидбеки, идеи, советы от Ани были очень полезны и повлияли на то, каким будет мероприятие в итоге. После этого опыта я часто читаю статьи на uxevent.com. Организовывая потом даже городские фестивали на 100 000 посетителей и антикоррупционные форумы, я продолжаю использовать логику построения программы, которую описывает Аня. А какие-то материалы на сайте становятся свежей почвой для размышления.

Источник: uxevent.com

18 отличных советов по организации конференций

Прошлым летом коллеги из Rackspace попросили мою компанию Rosenfeld Media поучаствовать в организации конференции по поведенческим особенностям пользователей в среде промышленных решений. Идея была прекрасной, Rackspace сильно помогал нам, в числе прочего предоставив место для проведения мероприятия.
Вторая причина – люди очень милы в общении со мной. Я спросил у разных людей, которые организовывали успешные конференции, советов, и их ответы были очень полезны и объёмны. Самое малое, что я могу сделать – собрать их в одном месте и передать их знания вам.

Итак, представляю самые полезные советы по организации конференций.

1: Убедитесь в необходимости вашего мероприятия

В 2015 году по мнению экспертов будет проведено порядка 6000 конференций по поведенческим особенностям пользователей. Это только на Земле. Многие будут хорошими, многие – отличными. Серьёзная конкуренция, не так ли? Собираетесь ли вы организовать мероприятие только ради мероприятия, или вы знаете, что оно действительно необходимо?

Хотел бы я знать заранее, что, какой бы захватывающей ни была моя идея, сначала нужно проверить, нуждаются ли в ней те люди, которые должны были покупать на неё билеты. Тогда бы я не тратил впустую время и силы. Всё, что нужно – подумать о том, для чего это мероприятие. Близка ли людям эта проблема? Обещает ли моя конференция помочь с ней, и захотят ли клиенты принять в ней участие?

— Джонатан Кан (#dareconf)

Организация конференций – дело более дорогое, чем вы себе представляете. Чтоб не разориться, сначала убедитесь в наличии спроса. Начать можно с недорогих разведывательных мероприятий – организовать дискуссии в социальных сетях. Вы сможете немного узнать про спрос и получите возможность обсудить с людьми ваше представление о конференции. Или, как советует Джефф Крам:

Лучшие конференции, которые я видел, фокусируются на первоначальном создании и поддержке сообщества, после чего уже организовываются мероприятия для их личных встреч. Это приводит к более энергичным конференциям, когда люди хотят поучаствовать в ней, а не просто должны там быть.

— Джефф Крам (Delight Conference)

Для конференции Enterprise UX 2015 мы уже работаем с аудиторией разными способами, в том числе организовывая ежемесячные дискуссии и консультации. Идею о проведении конференции мы вначале обсудили со многими нашими собеседниками в нескольких соцсетях, и их реакция была нечто вроде: «Ну наконец-то кто-то это делает!».

2: Определитесь с видом мероприятия

Джаред Спул выделяет пять типов мероприятий. Тип сильно влияет на разработку программы, выбор места проведения и стоимость билетов, не говоря уже об остальных вещах.

Родственные: события вроде IA Summit, UXPA и Interactions, где встречаются люди, работающие над одним проектом. Чаще всего это единственный способ встретиться с людьми, которые делают с тобой общее дело. Обычно там делятся опытом и технологиями.

Сетевые: организуются венчурными капиталистами. Программа имеет второстепенное значение после социальной деятельности, когда люди встречаются и знакомятся. Длинные перерывы и собрания более важны, чем лекции.

Торговые: передвижная ярмарка для продажи и торговли. Помещение для выставки важнее, чем лекции, которые обычно просто реклама, проплаченная спонсорами. Примеры — Macworld и CES

Образовательные: посетители желают изучить новые технологии и получить умения. Важно, кто делает доклады и на какую тему. Социальная деятельность сведена к минимуму.

Академические: предназначены для получения ссылок в публикациях. Примеры: CHI, UIST и SIGGRAPH. Работы просматриваются общественностью и публикуются, чтобы авторы могли получить необходимые для их учёных степеней упоминания.

Ошибка начинающих организаторов в том, что они не учитывают, что разные типы конференций требуют разных форматов и структур. Гибриды удаются плохо. Тип мероприятия влияет на всё, от времени на перерыв до управления программой.

— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

Если ваша конференция не предназначена для широкой аудитории:

Только по приглашениям, без приёма заявок со стороны, чтобы не возиться с системой заявок, если мы знаем, кого именно мы хотим пригласить.

— Дэн Сцук и Джо Вонг (UX Hong Kong)

3: Если не заботиться о деталях, о них позаботятся участники

Важна каждая деталь. На встрече дизайнеров позаботьтесь, чтобы все мелочи были выполнены как следует. Профессионалы в области поведенческих особенностей пользователей очень критично относятся ко всему этому, будут обсуждать это во время события, и это впечатление повлияет на общее впечатление о мероприятии.

— Корнелиус Рэхиру (UXcamp Ottawa)

Детали важны и в долгосрочной перспективе. Если посетители рассказывают, как хорошо всё было организовано, это положительно повлияет на их возврат в следующий раз. А также это значит, что вы хорошо справились в этот раз, и в следующий нужно будет только полировать шероховатости, а не переделывать всё с нуля.

Лучше всего пройтись по всей программе с точек зрения разных участников:

Побудьте на месте не только посетителей, но и ораторов, спонсоров, волонтёров, принимающих, прессы, безопасников, рядовых посетителей и т.д. Изучите и представьте, что им нужно до, во время и после мероприятия. Хорошо бы продумать и разные детали, но не забывайте о базовых потребностях согласно пирамиде Маслова.

— Грант Кармайкл (Midwest UX, TEDxGrandRapids)

4: Обратитесь за помощью к профессионалам

На одно-два самых первых мероприятия привлекайте специалистов, которые делают организацию мероприятий. Логистика при работе с отелями, меню, интернетом, расположением помещений, потоками, регистрациями, возвратом денег – это просто кошмар.

— Кристина Халворсон (Confab Events)

Из-за сложности события необходимо учиться у других.

5: Разделите обязанности с самого начала