Как оформить Чек-лист программа

отлично подходят не только для проверки, но и для организации самого рабочего процесса. Они позволяют «на лету» оптимизировать свой труд, в разы снижают количество ошибок и не дают забыть о «важных мелочах». Сегодня мы поговорим о том, как создавать свои для работы и как правильно ими пользоваться.

В каких случаях стоит работать по

Обычно по выполняют задачи, которые состоят из множества отдельных шагов. Например:

• Мероприятия по уборке (квартиры, офиса, рабочего места).
• Подготовка к важным событиям (к выступлению, отпуску, свадьбе, командировке).
• Регулярный уход (за питомцами, техникой, автомобилем).
• Аудиты и профилактические осмотры (машины, компьютера, сайта).
• Создание продукта (мебели, одежды, сайтов, статей).
• Оказание услуг (доставка товаров, организация праздников, проведение семинаров).

Об использовании в своей работе стоит задуматься в следующих случаях:

Как бесплатно создать гайд или чек-лист для инстаграм / Canva

• Если есть риск забыть о этапе.
• Если часто возникают ошибки, которые можно было бы предотвратить.
• Если в процессе работы вы часто задумываетесь о том, что делать дальше.

подходят и для разовых мероприятий. Например, перед походом в магазин люди часто составляют список покупок, а перед поездкой на море — список вещей, которые хотят взять с собой. На самом деле, все крупные задачи лучше разбивать на отдельные шаги, чтобы облегчить их выполнение (этот процесс называется декомпозицией).

Но максимальную пользу приносят , предназначенные для повторяющихся задач. В этом случае их можно постоянно дорабатывать и совершенствовать, а время на их составление окупается с лихвой.

Зачем нужны

• Ни о чем не забывать. Они своевременно напомнят отправить клиенту или изменить формат файла.
• Избегать ошибок. Допущенные во время работы промахи можно добавить в и больше их не повторять.
• «Разгрузить голову». С не нужно постоянно вспоминать, что и когда делать: мы можем сосредоточиться на самой работе.
• Поддерживать самодисциплину. У нас реже возникает искушение заняться посторонними вещами, «схалтурить» или пропустить важный этап.
• Экономить время. Не нужно каждый раз заново планировать работу: правильно составленный будет служить долго.
• Быстро совершенствовать процесс. Узнав о новых приемах и техниках, мы можем сразу же добавить их в свой и начать применять на практике.

Правила составления чек-листов

Прежде чем приступить к созданию своих , ознакомьтесь с приведенными ниже рекомендациями. Это не аксиомы, но соблюдение этих правил сделает ваши списки максимально удобными и эффективными.

Один пункт — одно действие. Попытка удержать в голове сразу несколько операций неизбежно снижает концентрацию.

Нет:	Да:
Разместить анонс в Twitter и Facebook.	Разместить анонс в Twitter.
Разместить анонс в Facebook.
Отшлифовать и отполировать.	Отшлифовать.
Отполировать.

Понятные и конкретные формулировки. Если вам каждый раз приходится вспоминать, что имелось в виду в том или ином задании, значит оно сформулировано неудачно. Критерий здесь следующий: если по вашему будет работать другой человек, сможет ли он понять, о чем идет речь?

Нет:	Да:
ЧПУ.	Подобрать для всех файлов ЧПУ-названия.
Пиксели.	Нет ли прозрачной рамки из пикселей вокруг иллюстраций?
Не слишком?	Не слишком ли густой лак?
Let’s Mortal Kombat begin!	Запустить рендеринг.

Без деталей. Если вы составляете для себя, перечисляйте лишь сами действия. Любые подробности (о которых вы и без того помните) будут только отвлекать и создавать «информационный шум». Если ваши предназначены для других людей, можно вкратце уточнить, для чего нужен тот или иной пункт и как его выполнить.

Борьба с механическим выполнением. Главный враг — это небрежное выполнение заданий и расстановка галочек «на автомате».

Если вы столкнулись с подобным, переформулируйте проблемные задания так, чтобы максимально «включить осознанность». Для этого используйте в формулировках различные физические действия: записать, скачать, потрогать, сказать Иными словами, составляйте задания так, чтобы их выполнение можно было проверить со стороны. Этот же принцип важен и для контроля чужой работы.

Нет:	Да:
Придумать пять вариантов заголовка.	Записать пять вариантов заголовка.
Проверить, все ли документы на месте.	Проверить документы по списку.
Еще раз все осмотрите и убедитесь, что номер убран.	Сфотографируйте номер.
Прочитать текст.	Прочитать текст вслух.

Профилактика ошибок. По возможности старайтесь не просто находить ошибки, а предотвращать их появление.

Нет:	Да:
Проверить, не слишком ли большие иллюстрации использованы.	Уменьшить иллюстрации.
Не подгорела ли каша?	Непрерывно помешивать кашу до готовности.
Не слишком ли горячая вода?	Нагреть воду до 50°C.

Группировка заданий. Используйте в больших ах разделы и подзаголовки: это сделает их более упорядоченными и понятными.

Нет:

Да:

Результат, а не действие. Очень часто в лучше указывать ожидаемый результат, а не действие. Это снижает риск небрежного выполнения.

Нет:	Да:
Протереть пыль.	Пыли на мебели не видно.
Установить на сайте социальные кнопки.	На сайте используются социальные кнопки.
Накормить кота.	Кот сыт и доволен.

Тестируйте. Если вы составили для себя, вам в любом случае придется его проверить. Если предназначен для других людей (например, ваших сотрудников), протестируйте его перед тем, как окончательно отдавать в работу. Пройдитесь вместе с исполнителями по всем пунктам и убедитесь, что все идет как надо.

Как составить свой

При создании вам придется вносить в него изменения: добавлять новые пункты, менять их местами, группировать Рекомендуем сперва составить перечень заданий в черновике, а уже потом оформлять его «красиво».

Для создания можно использовать следующий алгоритм:

Шаг 1. Разделить работу на основные этапы. Они станут скелетом , на который будут «нанизываться» все остальные пункты.

В качестве примера давайте составим публикации статьи на сайте:

Шаг 2. Детализировать. Не нужно ли расписать этапы более подробно? В первую очередь добавьте те операции, о которых хотя бы теоретически можно забыть.

Шаг 3. Обработать ошибки. Какие ошибки вы обычно допускаете на каждом из этапов? Можно ли их предотвратить? Если да, добавьте задачи по профилактике, а если нет — своевременную проверку.

Шаг 4. Добавить напоминания. О чем вы чаще всего забываете на том или ином этапе? А о чем можете забыть?

Шаг 5. Предупредить возможные проблемы. С какими трудностями вы чаще всего сталкиваетесь? Где обычно теряете время? Можно ли избежать этих проблем?

Шаг 6. Сгруппировать задачи. Если выгляди слишком громоздким, разделите его на части и добавьте подзаголовки. В нашем примере все это уже есть:

Шаг 7. Проверить. Протестируйте на реальном проекте. Убедитесь, что с ним удобно работать и что вы ничего не упустили. Если потребуется, добавьте новые пункты и удалите то, что не приносит пользы.

Тонкости и нюансы

• Храните исходные (с них вы будете делать копии для работы) в отдельной папке, где их нельзя случайно изменить или удалить. Каждую новую версию архивируйте: она может вам пригодиться.
• Если вы планируйте обращаться к уже завершенным (например, для учета) или если предназначены для командной работы, предусмотрите в них шапку. Подумайте, какие данные пригодятся для поиска, совместного использования, контроля или сбора статистики. Вот несколько вариантов:

• Дата
• Название проекта
• Категория работ
• Номер заказа
• Имя клиента
• Имена исполнителей и участников проекта
• Дедлайн
• Время начала и завершения

• Если во время работы нужно обращаться к или папкам на компьютере, добавьте активные ссылки на них прямо в .
• Предусмотрите возможность контроля, если составляете для своих сотрудников. Можно ли проверить выполнение заданий? Если нет, переформулируйте их.
• Для особых важных работ, в которых нельзя допускать ошибки, добавьте в дополнительные чекбоксы для проверки:

• Если нужно оценить эффективность работы, добавьте в столбик хронометража. Фиксируйте в нем время выполнения заданий.
• можно составлять из уже готовых блоков, а также комбинировать друг с другом. Например, для размещения любых материалов в корпоративном блоге нужно выполнить одни и те же действия. Следовательно, в для кейсов, интервью, обзоров будет присутствовать общий блок — «Публикация».

Где создавать

В этом разделе мы рассмотрим несколько способов создания и оформления рабочих : от самых простых и доступных, до сложных и «продвинутых». Что конкретно выбрать — зависит от ваших задач и личных предпочтений.

На бумаге

Если вам приходится работать без компьютера и смартфона, на помощь придет старый проверенный метод — лист бумаги и карандаш. Здесь есть три варианта:

Обычный список. Это самый простой, однако вполне рабочий вариант. Вам нужно всего лишь записать задачи на любом листе бумаги, а потом вычеркивать их по мере выполнения. Недостаток этого способа в том, что список задач перед каждой работой приходится составлять заново.

. Это «многоразовая» версия обычного списка. Суть ее в том, чтобы напротив каждого задания рисовать сразу несколько чекбоксов или просто оформить весь список в виде таблицы. Для создания таких лучше брать бумагу в клеточку.

Распечатка. Третий вариант — заранее распечатать уже оформленный на компьютере . Лайфхак: если под рукой нет специальных программ для , создайте в текстовом редакторе маркированный список, а в качестве маркеров установите белые квадраты или кружочки:

Если компьютер доступен, но вы по причинам не можете пользоваться интернетом, обратите внимание на следующие варианты:

Обычный текстовый файл. Если вы не придаете значения внешнему виду , то можете создать его в абсолютно любом текстовом редакторе (например, в «Блокноте»). Составьте список заданий, а после выполнения удаляйте их или помечайте словом «Ок».

Электронные таблицы. Более продвинутый вариант — таблица в Excel или LibreOffice Calc. При желании такие можно даже сделать интерактивными: добавить настоящие чекбоксы, подсчет процента выполненной работы,

. В таких программах уже есть интерактивные списки задач, из которых легко можно сделать . Создайте в органайзере отдельную категорию (папку, проект ) и разместите в ней список заданий. Чтобы они шли по порядку, их нужно перенумеровать и упорядочить по алфавиту.

Ментальные карты. можно оформить и в виде ментальных карт (с помощью xMind, Freemind и других подобных программ). Такие списки выглядят очень наглядно.

При наличии интернета возможностей для создания становится еще больше. Перечислим лишь некоторые варианты.

Google Forms. Очень простой, удобный и приятный для глаз вариант. Созданные в Google Forms можно открывать по специальной ссылке с любого устройства, а результаты их заполнения собирать в отдельную электронную таблицу.

Maxdone. В этом можно прикреплять к любым задачам. У Maxdone есть не только , но и версии для смартфонов, поэтому ваши списки будут всегда под рукой.

Checklists.expert. Это, наверное, самый известный в Рунете сервис для работы с . Здесь есть простой визуальный конструктор, возможность создавать приватные и публичные , возможность их распечатывать и скачивать в .

Evernote и Google Keep. Предназначены для создания и хранения заметок, но в эти заметки можно вставлять и свои . Затрудняемся сказать, насколько они удобны, но если вы уже пользуетесь этими сервисами, вам наверняка стоит рассмотреть и такой вариант.

Trello. Этот популярный сервис управления проектами отлично подходит и для работы с . Создавать их очень легко: достаточно скопировать и вставить в карточку список, например, из электронных таблиц. В самих можно использовать разметку Markdown и ссылки на другие карточки Trello.

Все перечисленные выше варианты предназначены скорее для индивидуальной работы или небольших команд. Что же касается крупных компаний, то здесь чаще всего внедряют в рамках различных (Битрикс24, Мегаплан ), где уже хорошо продуманы и контроль, и учет, и совместная работа. Чтобы узнать подробности, обратитесь к справочным материалам по конкретной CRM или в поддержку.

Как работать по чек-листам: 10 правил

1. Заполняйте честно. Не отмечайте те пункты, которые не выполнили, иначе такая «работа» быстро превратится в привычку. Если же вам постоянно хочется пропустить задания, подумайте: а так ли они нужны?

2. Избегайте механического выполнения. Если в местах вы начали ставить галочки «на автомате», сделайте работу более осознанной. Например, если в задании нужно подумать, записывайте результаты размышлений.

3. Подписывайте , если планируете обращаться к ним в дальнейшем или использовать в командной работе. Указывайте дату, название проекта и другие данные, необходимые для поиска и учета.

4. Регулярно обновляйте и дорабатывайте — это поможет постоянно улучшать качество вашей работы.

5. Работайте над ошибками. Допустив промах, внесите в изменения, чтобы больше его не повторять.

6. Применяйте новые знания. Узнав о приеме, который помогает ускорить или улучшить работу, сразу добавляйте его в .

7. Изучайте чужой опыт. Поинтересуйтесь, как выполняют эту работу те, кто добились в ней хороших результатов. Вполне может оказаться, что вы упускаете важное или делайте ненужное.

8. Анализируйте эффективность работы. Регулярно просматривайте свой и спрашивайте себя: можно ли ускорить или усовершенствовать тот или иной этап?

9. Избавляйтесь от всего лишнего. Удаляйте задания, которые ничего не дают и лишь отнимают время. Удаляйте этапы, которые по причине уже потеряли актуальность.

10. Периодически пересматривайте весь рабочий процесс. Иногда лучше не редактировать , а составить его еще раз, «с нуля». Вы накапливаете знания и опыт, и ваш прежний подход к работе со временем может сильно устареть.

Поделиться:

• Чек-листы
• Эффективная работа

Источник: time-blog.ru

Что такое чек лист

Аналитика воронки продаж, чаты и звонки клиентам, автоматизация рассылок, шаблоны документов и многое другое для вашего бизнеса в одной OkoCRM.

Чек-лист – это список действий, проверок, мероприятий, который помогает проконтролировать практически любой процесс: будь то запуск какой-то машины или проверка работы дизайнера. Он помогает избежать ошибок в повторяющихся циклах действий, избавляет голову от лишней нагрузки, экономит время и помогает помнить обо всем. С чек-листом у вас всегда будет руководство, которое поможет сделать все правильно и максимально эффективно. Мы подготовили развернутую статью о чек-листах, в которой рассказываем как использовать такую форму самомотивации и контроля персонала.

Виды чек-листов

1. Сделай и проверь

Do-confirm используется для проверки своей или чужой работы опытными исполнителями.

2. Прочитай и сделай

Read-do – для новичков, которым пока не знаком такой инструмент.

Правила составления чек-листов

Чтобы составить грамотный чек-лист, важно соблюдать три правила:

1. Предусмотрите для одного пункта одно единственное действие Простота – важная составляющая успеха чек-листа. Одно действие – один пункт. Так проходить по списку задач проще. Пример: Написать текст, вычитать на ошибки, разместить на сайте – это три отдельных действия и в чек-листе они будут в разных пунктах:
2. написать
3. вычитать
4. разместить

Не компануйте разные задачи в один пункт, даже если помимо работы с текстом есть дополнительные задачи.

• заказал буклеты
• забрал
• раздал промоутерам

Пример прочитай и сделай:

• закажи буклеты
• забери
• раздай промоутерам

• взял бутылку с лимонадом из холодильника
• открыл
• выпил

• открыл
• взял
• выпил

• нашел, у кого заказать
• заказал
• согласовал
• забрал

• отдал Даше
• отдал Сергею
• отдал Ване

Так чек-лист становится более понятным и логичным

Дополните чек-лист сроками Так выполнение задач будет точно попадать в дедлайны.

Сделайте чек-лист в виде таблицы, так он будет более наглядным

Все каналы продаж в OkoCRM

В одном окне чаты в Telegram и WhatsApp, VK и на сайте, почта и другие каналы продаж. Обращения клиентов не теряются.

Функции чек-листов

Чек-листы могут использовать при решении любых задач: бытовых или рабочих.

Область применения

1. Чек-лист для сборов в отпуск (что взять и ничего не забыть): нашел место
2. купил билеты
3. забронировал номер
4. забронировал транспорт

• документы
• личные принадлежности
• плейер
• 3 майки
• плавки

• кошелек
• ключи от квартиры
• ключи от машины
• паспорт
• визитница
• гарнитура
• телефон/плейер

• скачать приложение с сайта site.com
• запустить установочный файл двойным кликом мыши
• выбрать папку для установки
• нажать на кнопку установить

Подобный чек-лист очень актуально использовать для обучения пожилых родителей использованию компьютера. Желательно подкрепить его изображениями.

Используя чек-листы в быту вы станете более организованным.

1. Проверить доставку
2. открыть CRM
3. посмотреть заказы в обработке
4. посмотреть доставленные
5. сделать сводную таблицу по эффективности и скорости доставки.
6. Проверить работу подрядчиков:
7. проверить почту
8. найти письмо от SEO-шника
9. посмотреть отчет
10. проверить метрику на посещаемость
11. дать обратную связь
12. оплатить работу

Примеры для жизни и работы:

1. Перечень ошибок Правила наоборот для проверки выполнения работы. Такой перечень поможет вспомнить о часто встречающихся ошибках. Его можно использовать для проверки работы подрядчиков.
2. Лайфхаки Полезно использовать и в работе, и дома. Список приемов можно расширять, а заглядывая в такой чек-лист, вы будете черпать вдохновение, ничего не забудете и будете выполнять работу по дому или в офисе быстрее и качественнее.
3. Список критериев Актуально использовать при выборе какого-то продукта или услуги. Этот чек-лист поможет при общении с менеджером по продажам, вы найдете лучший продукт, отвечающий важнейшим запросам.

Назначение чек-листов

Чек-листы применяются для трех целей:

1. Руководство к действию
   Когда задача многосоставная и для ее достижения нужно выполнить несколько действий, чек-лист становится незаменимым инструментом, который помогает сконцентрироваться и ничего не забыть. Такие инструкции создаются для пошагового выполнения какого-то процесса, состоящего из нескольких пунктов.
   Бытовые примеры:
2. рецепт на клочке бумаги на кухне – чек-лист
3. инструкция по сборке мебели – тоже чек-лист
4. Средство контроля
   Когда нужно отследить выполнение каких-либо действий. В таких чек-листах последовательность, как правило, не имеет никакого значения. А вот сами пункты помогают ничего не забыть. Простой пример такого чек-листа – список покупок.
5. Инструмент мотивации
   Любой чек-лист – это инструмент, который разбивает большую глобальную задачу на множество мелких. Говорят, большого слона нужно есть по кусочкам. Список задач – те самые кусочки.
   С чек-листом пропадает страх перед глобальной задачей, подходит к ее разрешению легче, это не вызывает негатива.

Ситуативное использование

Чек-листы пригодятся для:

1. Выполнения комплексных задач. Это самые распространенные чек-листы. Применяются для описания шагов ведущих к достижению главной цели
2. Экстренных мер. Такие списки мероприятий используются в экстремальных ситуациях. Например, в авиации у пилотов есть чек-листы на разные случаи, в том числе критические: отказ одного из двигателей, заход на второй круг для посадки
3. Координации работы большой команды. Когда нужно объединить команду из незнакомых людей, например фрилансеров, для них актуально составить такой чек-лист. Каждый будет знать на каком этапе работ ему нужно вступать и что делать
4. Срочных действий. Когда дедлайн поджимает, To-Do листы становятся незаменимыми. Расстановка сроков на каждую задачу поможет не пропустить срок

Любой чек-лист полезен, особенно в тех случаях, когда задач непочатый край и нужно избавить себя от лишних мыслей. Последовательный список задач освободит оперативную память мозга для более важных задач.

Преимущества использования

Используя чек-листы, вы:

1. Повысите производительность труда. Вам не придется держать в голове второстепенные детали. Все задачи уже закреплены в чек-листе, нужно просто следовать привычному алгоритму действий, проверяя каждое действие
2. Снизите количество ошибок в работе. Двигаясь по плану, риски совершить ошибку минимальны. Они есть, но вероятность такого допущения значительно ниже, чем при работе без чек-листа
3. Будете легче передавать задачи сотрудникам. Можно делегировать целый пласт работ: просто скопируйте несколько пунктов в чек-листе и отдайте готовое техническое задание члену команды
4. Станете более дисциплинированным работником. Дисциплина, по своей сути, – регулярные действия, которые приносят результат. Чек-лист – тот самый алгоритм, который выработает порядок в делах
5. Упростите контроль выполнения задач. С четким алгоритмом проверять любую работу легко

Автоматизация и алгоритмизация рабочих процессов – путь к повышению эффективности и качества выполнения работ.

Коротко о главном

Чек-листы – полезный инструмент для любого человека в быту и на работе. Они упрощают работу, помогают систематизировать процессы и не забыть о важном. Берите на вооружение полезные техники и учитесь применять. Увидите, через несколько недель, без чек-листов жизнь будет не та.

Попробуйте OkoCRM бесплатно

CRM-система, управление проектами и задачами, общение с клиентами и каналы продаж — всё внутри OkoCRM. 7 дней бесплатно.

Источник: okocrm.com

Чек-листы

Вопросы в этом чек-листе помогут вам стать на шаг ближе к осознанному потреблению и покупать только те вещи, которые не просто приносят мимолетную радость, но действительно полезны и необходимы вам.

50 идей для блокнота и личного дневника
Самые свежие и актуальные идеи для вашего блокнота или дневника

Ресурсная карта
Отвечайте на самые главные вопросы с помощью ресурсной карты!

Вопросы, которые можно задать себе в конце месяца
Вопросы, которые помогут вам раскрыться или посмотреть на свою жизнь по-новому.

Чек-лист по поиску желаний