Рабочая инструкция и рабочий регламент — чем отличаются эти два инструмента управления?
Если вы стандартизируете деятельность своей компании или подразделения, а также если вы разрабатываете рабочие или должностные инструкции, вам будет полезно узнать в чем главные отличия регламентов от инструкций.
Рабочая инструкция и регламент: отличия и применение
- Рабочая инструкция, регламент и процесс: в чем отличия
- Как написать рабочую инструкцию: 7 правил
- Рабочая инструкция за 12 шагов
РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ, РЕГЛАМЕНТ И ПРОЦЕСС: В ЧЕМ ОТЛИЧИЯ
Термин «рабочая инструкция» неотрывно связан с термином «рабочий регламент». Регламент — это документ, который регулирует бизнес-процесс.
Таким образом все три понятия — процесс, регламент и инструкция — являются взаимосвязанными. Эти термины используются в современном менеджменте по управлению процессами организации — Business Process Management (BPM).
Многие руководители часто путают эти три термина. Большинство руководителей пишут рабочие инструкции и называют их регламентами (в английской терминологии регламенты называются процедурами) или определяют регламент как процесс.
Как создать мир | Пошаговая инструкция и практика | Саморазвитие
► Что такое Бизнес-процесс?
Стандарт ISO 9001 (Системы менеджмента качества) определяет понятие Бизнес-процесса как «Набор связанных или взаимодействующих действий, которые преобразуют входы в выходы».
Можно уточнить: процесс — это последовательность действий с порядком реализации во времени, которая преобразует заданные входные данные в выход (результат, продукт).
Любое действие или набор действий, которые используют ресурсы для преобразования входных элементов в результаты, можно рассматривать как процесс.
Бизнес-процессы моделируются на основе стандарта модели бизнес-процессов и нотации BPMN (Business Process Management Notation).
Модель бизнес-процесса визуально представляется в виде блок-схемы:
Не путайте регламент процессом.
► Что такое Регламент?
В стандарте ISO 9001 говорится, что Регламент — это «Определенный способ выполнения деятельности или процесса». Если у вас есть процесс, который должен происходить определенным образом, и вы указываете, как это происходит, значит вы разработали Регламент.
Регламент является обязательным для разработки любой системы менеджмента качества.
Важно, что не все процессы должны иметь регламенты. И что один и тот же процесс может быть связан с одной или несколькими регламентами.
Регламент будет определяться необходимостью детализировать конкретный способ выполнения действий процесса с учетом юридических вопросов, соблюдения нормативных требований, способов и техник выполнения или политик компании.
Регламенты используются для тех видов деятельности, в которых связаны несколько операций и задействованы разные люди или отделы компании (например Регламент закупок, Регламент оценки поставщиков, Регламент привлечения клиентов, Регламент автоматизации счетов-фактур и т.п.).
C# Как создать видео-обзор своей программы. Инструкция.
► Что такое Рабочая инструкция?
Рабочие инструкции — это документы, которые ясно и точно описывают правильный способ выполнения определенных задач.
Рабочая инструкция часто требуется для описания выполнения сложных задач. Таких, которые требуют использования различных инструментов, различных знаний, а также, если действия сотрудника могут причинить неудобства или повреждения, если они будут выполнены не в установленном порядке.
То есть рабочая инструкция описывает, диктует или оговаривает шаги, которые необходимо выполнить для правильного выполнения любого конкретного действия или работы.
Например, «Инструкция предоставления скидки», «Инструкция расчета стоимости проекта», «Инструкция оформления командировки» и т.п.
Рабочие инструкции в основном сосредоточены на объяснении того, как будет выполняться конкретная работа. Рабочая инструкция является обязательной. Если она не обязательна, то это будет Рабочим руководством.
КАК НАПИСАТЬ РАБОЧУЮ ИНСТРУКЦИЮ: 7 ПРАВИЛ
Рабочая инструкция должна быть похожа на пошаговое руководство: делай раз, делай два, делай три.
Рабочие инструкции должны четко разъяснять, как сотрудники выполняют свои задачи. В них нет места для интерпретации. Они не должны быть расплывчатыми. С помощью рабочей инструкции вы хотите свести к минимуму вероятность того, что они запутают ваших сотрудников. Это означает, что ваши инструкции должны быть максимально краткими и простыми.
Интернет изобилует забавными примерами плохо написанных инструкций и других, имеющих забавное двойное значение. Ниже представляем 6 правил, по которым специалисты Active Sales Group разрабатывают рабочие инструкции на проектах по усилению систем управления:
► Правило № 1 — ЯСНОСТЬ
Сотрудник читает рабочую инструкцию и сразу понимает смысл. Избегайте многосложных слов, сложных предложений, жаргона, сокращений, слишком большого количества технических терминов (без их объяснения).
Пишите рабочие инструкции так, чтобы их было легко понять каждому сотруднику, выполняющему задание. Даже новичку.
Используйте простые структуры предложений: существительное (подлежащее) — глагол (сказуемое) — определение (прилагательное) — существительное (дополнение) — существительное (обстоятельство места).
Пример: «Менеджер (подлежащее) использует (сказуемое) полученные (определение) данные (дополнение) для формирования запроса на расчет (дополнение)».
Важно: избегайте деепричастных и причастных оборотов! Всегда используйте вместо них слово «который/-ая».
Используйте нумерованные списки и иерархические списки для ясного изложения смысла инструкции.
► Правило № 2 — ДОСТУПНОСТЬ
Если ваши регламенты и инструкции лежат на сетевом диске, но вы перевели отдел на дистанционную работу, не забудьте обеспечить быстрый доступ сотрудников к документам.
Помните, что необходимо управлять качеством работы не только офисных сотрудников. Легкий доступ к рабочим инструкциям должен быть у торговых представителей, работников склада и производства, а также продавцов на торговой точке.
► Правило № 3 — ДОСТОВЕРНОСТЬ
Сотрудники должны рассматривать рабочие инструкции как достоверные, полезные и точные. В противном случае это просто еще одна хорошая идея, о которой никому нет дела. Проконсультируйтесь с наиболее опытным сотрудником, выполняющим задание, и попросите его объяснить, как выполняется работа. Убедитесь, что ваши инструкции соответствуют действительности.
► Правило № 4 — СОГЛАСОВАННОСТЬ
Рабочие инструкции должны следовать единому стилю. Согласованность в терминологии, стиле и методах изложения упрощает их изучение и усвоение. Также с точки зрения согласованности и релевантности они должны отвечать существующим навыкам сотрудников.
► Правило № 5 — КРАТКОСТЬ И ЯСНОСТЬ
Рабочая инструкция — это всегда краткость и ясность. Пишите максимально кратко и четко.
Если вы не можете объяснить подчиненным в простой форме, значит, вы недостаточно хорошо это понимаете! Найдите время, чтобы понять это полностью. Это позволит избежать ошибок в дальнейшем.
Написание рабочей инструкции — это не значит выглядеть умно. Ваш текст должен быть понятен и ветеранам, и новичкам. Постарайтесь сделать его максимально коротким и простым.
► Правило № 6 — ВИЗУАЛЬНОСТЬ
Как создать пошаговую инструкцию и привлечь целевую аудиторию
Написать можно любую статью, но порой необходимо составить инструкцию. Да так, чтобы она была интересна и понятна читателям. И если вы ведёте свой блог или сайт, то вам пригодится универсальный алгоритм по созданию инструкции для ваших подписчиков и потенциальных клиентов.
Как написать инструкцию — план
Для начала пройдёмся по плану создания статьи-инструкции.
1. Определение конкретной темы
Прежде чем писать инструкцию, необходимо уточнить тему. На какой вопрос она будет отвечать. Для этого нужно изучить интересы целевой аудитории. Возможно, стоит предварительно провести опрос, что их волнует больше всего.
И тут есть два варианта, которые подойдут для соцсетей. Задать вопрос напрямую, чтобы подписчики оставляли комментарии. Или же предложить несколько вариантов для выбора одного или нескольких. Так вы узнаете, что на данный момент актуально.
2. Составление плана инструкции
Теперь самое время перейти к разработке формата инструкции. Решите, какого размера она будет. Если это пост для сообщества, то возможна как короткая заметка, так и лонгрид. Если вы составляете пошаговую инструкцию на сайте, то подойдёт полноценная статья.
После этого разрабатываем план инструкции. Прописываем примерные заголовки. Определяем последовательность разделов. Например:
Пункт №1 — описание
Пункт №2 — описание
Пункт №3 — описание
Это поможет составить логический по смыслу текст, удобный для восприятия. Вместо слова «пункт» можно указать «этап» или «шаг». Или же просто пронумеровать и написать различные заголовки. Здесь на ваше усмотрение.
3. Подбор графики, видео, аудио
Любой текстовый контент будет выглядеть завершённым, если его снабдить изображениями, видео или аудио. В случае с инструкцией всё индивидуально. Подумайте, что можно добавить к тексту.
Возможно, это будет видеоролик, таблица, схема или диаграмма. Подберите обложку для своего поста. А также рекламный баннер или коллекцию фотографий. Далее распределите графическую информацию по порядку.
4. Написание текста под инструкцию
Структура вашего поста или статьи может представлять только разделы или включать подразделы. В сообществах соцсетей их можно разделять при помощи заголовков, цифр, смайлов, символов и т.д. А на сайтах при помощи заголовков H1-H6 и маркированных или нумерованных списков.
Когда вы уже определили местоположение графики, вам будет легче составлять описание. Например, если вы пишите инструкцию по настройке плагина для сайта, то создайте скриншоты. Расположите их под нужными заголовками и пошагово описывайте действия, которые необходимо совершить.
5. Добавление наглядных примеров
Примеры для инструкции могут быть представлены как текстом, так и графикой. Всё зависит от тематики. И помогут они вашей аудитории легче усвоить изложенную информацию. Поставьте себя на место читателей. Вспомните, какие инструкции попадались вам. И как приводились примеры.
Согласитесь, такой текст выглядит понятней и привлекательней.
6. Оптимизация поста или статьи
По завершении любой текст требует проверки и оптимизации. Ещё раз прочтите инструкцию и подумайте, всё ли написано логично. Не пропустили ли вы какой-либо пункт. А может, иногда встречаются определённые нюансы и преграды? Для описания этого можно выделить дополнительный раздел.
К тому же, текст смотрится красивее, если блоки имеют примерно одинаковый объём. А чтобы текст не выглядел сухим, добавьте небольшое вступление и заключение (выводы, итоги). Попробуйте изучить свою инструкцию глазами подписчика. Вам было бы всё понятно? Вы достигните результата, если будете идти по шагам?
Как составить инструкцию правильно — рекомендации
А теперь я хочу дать несколько советов, которые сделают вашу статью-инструкцию ещё более интересной для целевой аудитории и клиентов.
- Не лейте слишком много воды. Иначе читатель просто потеряется в огромном количестве текста. Поэтому не приводите десять историй из жизни в качестве примера, хватит одной.
- Не пишите бесполезные статьи и посты. Если сомневаетесь, воспользуйтесь сервисом wordstat, который покажет статистику запросов за месяц. И если их нет, информация неактуальна.
- Исключайте ошибки. Сейчас речь идёт не про орфографию. А про недостаток экспертности. Если сомневаетесь, лучше уточните сведения в интернете. Либо не пишите вообще.
- Излагайте материал на доступном языке. Если ваша статья рассчитана не только на специалистов, но и на новичков, избегайте сложную терминологию и сокращения. Либо приводите расшифровку.
- Не растягивайте введение до неприличия. Первый вступительный абзац должен быть кратким. Поэтому не стоит разъяснять такие простые вещи, как «что такое инструкция», если уже пишите о том, как её создать.
А на этом я завершаю алгоритм. Как видите, ничего сверхъестественного в нём нет. И если вы являетесь экспертом в своей области, то без труда напишите полезную инструкцию самостоятельно. Нужно лишь следовать рекомендациям, тогда подписчики несомненно оценят ваши старания.
Источник: ontortuga.ru
Как написать инструкцию с нуля
17-01-2021, 21:41
Writing Manuals
103
Написание инструкций по выполнению определенных функций покажет руководству на работе ваши способности. Такая инструкция также подтвердит, что вы способны выполнить проект самостоятельно.
Шаги
Укажите тему. Будьте точны в ее границах и сфере.
- Вы пишите для новичков, профессионалов или для кого-то со средними знаниями?
- Вашу инструкцию будут использовать на групповых занятиях или для самостоятельного изучения?
- Пример: Вы готовите руководство «Как установить двери». Один раздел может быть посвящен дверям-купе, другой – входных дверям, еще один – дверям для черного входа.
Решите, какая логическая структура изложения материала подойдет лучше всего. Взаимосвязь разделов относится не только к последовательности действий. Иногда вначале необходимо включить раздел с описанием некоторых терминов и понятий, а также лучше описать задания, повторяющиеся в разных разделах. Но если вы предполагаете, что читатель уже имеет определенные навыки для выполнения задания, описания общих процедур лучше привести в приложениях.
- В глоссарии нужно использовать максимально точные описания терминов. Если используется акроним, объясните его значение (например, Scuba – «Self Contained Underwater Breathing Apparatus» автономный аппарат подводного дыхания).
Решите, какие темы требуют дополнительного исследования. Если инструкция подготовлена некачественно, она бесполезна. Предварительные исследования нужно завершить до того, как вы приступите к написанию инструкции.
- Пример: Вы готовите инструкцию об определенных компьютерах. В этом руководстве может быть раздел «Устранение проблем». Часть материала в нем можно посвятить проблемам с дисковым пространством, другую – чрезмерному использованию оперативной памяти и т.д.
Организуйте каждый раздел и секцию в логической последовательности, сужая границы каждой темы.
- Напишите описание разных заданий.
- Подготовьте примеры, выполняя которые читатель лучше поймет инструкцию.
- Подготовьте соответствующие иллюстрации. Не вставляйте рисунки, пока инструкция не написана. Иллюстрации необходимо подогнать под размеры текста.
- Внесите изменения, чтобы облегчить читателю поиск необходимой информации.
- Пример 1: (Используйте нумерованный список) В редакторе можно привязать рисунок к пункту 13-му параграфу инструкции.
- Пример 2: (Сортировка) В редакторе можно увеличить размер текстовой строки, если она выделяется из общего порядка.
- Ничто не разрушает доверие к автору быстрее, нежели плагиат. Подумайте, что бы вы чувствовали, когда кто-то «украдет» часть вашей работы для своей инструкции?
Добавьте соответствующие иллюстрации. Расположите их в тексте. Не бойтесь оставлять пустое пространство.
- Лучший, по нашему мнению, порядок проверки готовой инструкции:
- Вычитайте ошибки самостоятельно.
- Попросите друга проверить ошибки.
- Дайте работу на проверку специалисту в данной области, чтобы он также проверил ее.
- Если инструкция готовится для вашей компании, попросите начальника проверить ее.
- Дайте работу на проверку новичку.
- Проверка неопытным специалистом поможет понять, насколько понятно изложен текст для людей, у которых в данной области минимум знаний.
Советы
Источник: vripmaster.com