Многие бухгалтеры вручную редактируют проводки в уже проведённом документе. Также нередко создают документ «Операция, введённая вручную». Этот вариант используют как решение, когда нет необходимого документа для отражения каких-то данных в учёте в программе 1С не получается автоматически зафиксировать интересующую вас операцию. И это всё — рискованно.
На порядок проще разобраться с требующимися исправлениями в ручном режиме, чем отыскивать по всему ПО соответствующий документ и вникать в то, как его заполнять. И после его проведения возникают вопросы по поводу того, грамотно ли его заполнили, какие именно проводки были созданы программой.
Операции «ручной» проводки в программе 1С
В то же время благодаря «ручному» редактированию можно:
- добавлять или удалять проводку в документе;
- редактировать проводку, которая была создана в документе;
- добавлять собственные проводки;
- корректировать сумму;
- закрывать счета, которые не во всех случаях выходит закрывать в автоматическом формате
Хозяйственные операции отражаются в основном посредством ввода документов конфигурации, которые соответствуют первичной бухгалтерской документации. В отдельных случаях по отдельно взятым хозяйственным операциям нужно изменить созданные в процессе проведения документа проводки и (а иногда — или) движения, которые идут по регистрам.
Ролик «Как сделать проводку в 1С»
Сведения о введённых операциях содержатся на счетах учёта, а также в специальных регистрах, необходимых программе, чтобы корректно работать. Для формирования отчётности нужно продублировать такие данные.
Операции в конфигурации, которые нельзя редактировать руками
По этим причинам существует перечень хозяйственных операций, которые не следует оформлять ручным способом. Это:
- начисление налогов — транспортного, земельного и прочих;
- операции по счетам НДС, учёта расчётов или учёта товарно-материальных ценностей.
Почему не рекомендовано использовать ручной режим оформления операций в указанных ситуациях? Для перечисленных операций существуют документы типовой конфигурации. И их использование позволит сформировать правильное движение регистров бухучёта. В то же время ручные операции во многом статичны, то есть они фиксируются в том же виде, в каком вы их внесли.
Они именно в этом виде и будут зафиксированы в бухгалтерском учёте. То есть программа при перепроведении документов не станет в них ничего менять. Поэтому если вы что-то поменяли в документе в ручном режиме, то впоследствии вам нужно будет и дальше вручную актуализировать информацию в таких документах.
«Ручная» корректировка документа «Реализация (акт, накладная)»
Чтобы внести изменение в документ необходимо:
- Выбрать и открыть документ.
- Найти форму «Движения документа». Проверить проводки этого документа. Иногда у него может отсутствовать техническая возможность добавить информацию (о материалах в эксплуатацию, к примеру). В этом случае ручная корректировка становится необходимой.
- Установить галочку «Ручная корректировка». Она нужна для редактирования движения документа.
- Заполнить аналитику по тому счёту, который вы собрались править.
- При необходимости добавить использовать соответствующую кнопку. Обязательно надо указать счета дебета и кредита с привязкой аналитики к ним, сумму в бухучёте (в колонке «Сумма») и сумму в налоговом учёте — отдельно к счетам по дебету и кредиту (это 2 разные колонки, которые так и будут назваться). Всё перечисленное нужно выполнить по указанным счетам, если по ним ведётся налоговый учёт.
Стоит следить за тем, чтобы значение в колонке «Сумма» соответствовало суммам дебета и кредита. То есть нужно мониторить баланс.
Как сделать проводку в 1С:Бухгалтерия?
Иногда возникает потребность скорректировать движения по регистрам документа. В этом случае надо перейти на подходящую закладку. После корректировка будет доступна. Не забываем записать все изменения. Только после этого можно закрыть документ.
Отменить редактирование документа
Если требуется отменить ручную корректировку, надо убрать соответствующий флажок. После этого снова выбрать кнопку, которая отвечает за записывание и закрытие. Следующий этап — нажать «Да», когда программа спросит, хотите ли отменить ручную корректировку и восстановить автоматическое движение.
Влияние «ручной» проводки на учет в системе
Ручная корректировка не должна становиться привычной. Это способ работы с ПО в крайних случаях, когда нет требуемого документа для отражения хозяйственной операции. В такой ситуации нужно всё фиксировать в ручном режиме. Однако для начала надо убедиться, что соответствующих документов точно нет.
При ручной корректировке автоматическое формирование движений по регистрам и проводок документов отключается. Программа всё фиксирует в том виде, в котором данные были занесены пользователем и им же сохранены. Поэтому дальнейшие изменения или перепроведения уже не будут сказываться на отражении документов в учёте.
При этом ручная корректировка проводок в документе, который уже был проведён, способна повлиять на правильность подготовки отчётности в программе. Такие операции требуют повышенной внимательности и ответственного подхода. Перед внесением корректировки нужно тщательно всё обдумать, разобраться с тем, какие документы автоматически могут сделать нужные вам движения регистров и проводки.
Источник: itcons99.ru
Ручные проводки в 1С: что про них нужно знать
Основным способом отражения хозяйственных операций в программе является ввод документов конфигурации, соответствующих первичным бухгалтерским документам. В некоторых случаях по отдельным хозяйственным операциям требуется изменить сформированные при проведении документа проводки и/или движения по регистрам.
Данные о введенных операциях хранятся не только на счетах учета, но и в специальных регистрах, которые нужны программе для корректной работы. Дублирование данных необходимо для формирования отчетности.
Например, бухгалтер решил отразить хозяйственную операцию вручную. В результате получилась «красивая» оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ), визуально все на своих местах.
Что может пойти не так? Сдача отчетности. Когда бухгалтер сформирует отчетность, то сможет увидеть результаты таких операций, введенных вручную. Данные, внесенные вручную, изменятся, а информация в регистрах останется прежней. Один из вариантов негативного развития: данные оборотов на счетах бухгалтерского учета будут отличатся от данных в регламентированной отчетности, которая подается в контролирующие органы (отчетность в программе формируется на основе регистров базы, проводки практически не играют роли в формировании отчетности).
Именно поэтому есть список хозяйственных операций, которые не рекомендуется оформлять с помощью ручных операций:
- операции по счетам учета ТМЦ (товарно-материальным ценностям);
- операции по счетам учета расчетов с контрагентами;
- операции по счетам НДС;
- начисление налогов – земельный налог на имущество, транспортный и т.д.
Почему не стоит использовать ручные операции в этих случаях?
Для данных операций есть документы типовой конфигурации, которые сформируют правильное движение регистров бухгалтерского учета. В то время как ручные операции статичны – фиксируются в том виде, в котором они были записаны. Как мы внесли данные, так они и будут отражаться в бухгалтерском учете, программа не будет вносить в них изменения при перепроведении документов (не важно – групповом или автоматическом). Любые изменения документа, сделанные после ручной корректировки проводок, не влияют на отражение документа в регламентированном учете. В дальнейшем это потребует ручного контроля за актуализацией проводок в документах.
Рассмотрим механизм корректировки вручную на примере движений в документе «Реализация (акт, накладная)»:
- Открыть проведенный документ (например, реализация (акты, накладные)).
- По кнопке ДтКт открыть форму «Движения документа». Необходимо проверить проводки документа. Если в документе отсутствует техническая возможность добавления информации, например, о партии материалов в эксплуатации, то ручная корректировка в данном случае необходима и следует внести соответствующие субконто в проводке.
- Установить флажок «Ручная корректировка(разрешает редактирование движений документа)» и заполнить аналитику по счету, в который необходимо внести исправления.
- Если необходимо добавить новую проводку, то используем кнопку «Добавить». Указываем счет дебета и счет кредита с аналитикой к ним, сумму в бухгалтерском учете (колонка «Сумма») и суммы в налоговом учете отдельно к счетам учета по дебету и кредиту (колонки «Сумма Дт» и «Сумма Кт»), если по этим счетам в плане счетов установлен признак ведения налогового учета.
Важно соблюдение принципа БУ = НУ + ПР + ВР по балансовым счетам (значение в колонке «Сумма» должно совпадать с суммой значений по строкам «НУ», «ПР» и «ВР» в колонках «Сумма Дт» и «Сумма Кт»).
- Если необходимо скорректировать движения по регистрам документа, то переходим на соответствующую регистру закладку и производим корректировку.
- Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».
- Для отмены ручной корректировке необходимо снять флажок «Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа)», затем нажать на кнопку «Записать и закрыть», после чего ответить «Да» на сообщение: «Ручная корректировка движений документа отменена. Восстановить движения, сформированные автоматически?».
Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах
Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».
Перед началом ручной корректировки помните:
- Использование ручной корректировки рекомендуется только в крайних случаях, когда отразить хозяйственную операцию автоматически с помощью документа конфигурации (например, нет нужного документа) не представляется возможным. В данном случае используется операция, введенная вручную.
- Ручная корректировка отключает автоматическое формирование проводок и движений по регистрам документа. Программа фиксирует проводки и движение по регистрам в том виде, в котором они были занесены и сохранены пользователем. В дальнейшем любое изменение документа (или перепроведение) не влияют на отражение документа в учете.
От ручного редактирования проводок в проведенном документе может зависеть правильность ведения учета в программе. Такие операции требуют особого внимания и ответственности за внесенные изменения. Перед внесением корректировки необходимо проанализировать ситуацию, продумать какие документы в автоматическом режиме смогут сформировать нужные проводки и движения регистров учета.
Источник: www.klerk.ru
Формирование проводок в 1С:ERP
Рисунок 1 — Местонахождение Операции (регл. учет) в 1С:ERP
Документ Операции (регл.учет) позволяет вручную отобразить произвольную проводку плана счетов.
Рисунок 2 — Создание Операции (регл. учет)
Во вновь открывшемся окне создания документа Операции (регл.учет) на вкладке Основное заполняем Дату документа и Организацию. Ответственный заполнится автоматически, Номер присваивается при записи документа.
Рисунок 3 — Заполнение Операции (регл. учет): вкладка Основное
На вкладке Бухгалтерский и налоговый учет добавляем проводку. Для примера создадим проводку Дт 20 Кт 60. Заполним сумму БУ и заметим, что сразу заполнятся и суммы УУ и ФО с пересчетом по курсу валют согласно настроек валют по ведению управленческого учета и финансовой отчетности (устанавливаются в НСИ и администрирование / Регламентированный учет).
Рисунок 4 — Заполнение Операции (регл. учет): вкладка Бухгалтерский, управленческий и налоговый учет
Что делать, если при проведении Операции (регл. учет) система выдает ошибку
В нашем примере выбраны счета учета 20 Основное производство и 60.01 Расчеты с поставщиками и подрядчиками, операции по которым рекомендовано отражать непосредственно документами оперативного учета, о чем система нас и предупреждает.
Рисунок 5 — Описание ошибки при проведении Операции (регл. учет)
При проведении документа Операции (регл. учет) для отражения ручных проводок по операциям не только по счетам бухгалтерского учета, но и по регистрам, подобные счета 20 и 60, также как и счета учета ТМЦ, затрат, взаиморасчетов следует сопровождать корректировкой регистров. Для создания корректировки регистров заходим из верхнего меню в раздел Все функции или Функции для технического специалиста, далее в документах выбираем Корректировка регистров.
Рисунок 6 — Создание Корректировки регистров
В документе Корректировка регистров в Настройке состава регистров выбираем необходимые регистры для отражения движений документа.
Рисунок 7 — Вход в Настройку состава регистров
Рисунок 8 — Выбор регистров
После выбора регистров в документе Корректировка регистров появятся вкладки для каждого выбранного регистра для заполнения соответствующих движений.
Для каких еще случаев может использоваться ручной ввод проводок
- корректировки движения по регистрам НДС
Функция активируется выбором флажка на Корректировка регистров НДС и Журнала учета счетов-фактур и позволяет напрямую отражать движения в НДС покупки и НДС продажи. После активации в документе Операции (регл. учет) появятся одноименные вкладки.
Рисунок 9 — Включение функции Корректировка регистров НДС и Журнала учета счетов-фактур
- выполнение операции сторно
Для примера зайдем в любой документ, который хотим сторнировать, открываем проводки регламентированного учета.
Рисунок 10 — Открытие проводок регламентированного учета из документа
В Проводках регламентированного учета выбираем создание на основании Операция (регл. учет) и получаем документ Операция (регл. учет) с видом Сторно.
Рисунок 11 — Создание документа Операция (регл. учет) с видом Сторно
Для заполнения проводками нажимаем Заполнить сторно и получаем заполненные проводки документа-основания на вкладке Бухгалтерский, управленческий и налоговый учет.
Рисунок 12 — Заполнение проводками для сторно документа-основания
Рисунок 13 — Список проводок для сторнирования
Нажимаем Провести и закрыть. И если снова зайдем в проводки регламентированного учета документа, проводки которого сторнировали, то увидим историю документов, которыми проводки документа-основания были изменены.
Рисунок 14 — Просмотр истории внесения изменений в проводки регламентированного учета документа
Как активировать ручное изменение проводок
Для настройки функции ручной корректировки проводок в НСИ и администрирование — Регламентированный учет ставим флаг на Ручное изменение проводок документов.
Рисунок 15 — Активизация режима Ручное изменение проводок документов
Если данная функция активирована, то в Проводках регламентированного учета будет доступен выбор ручной корректировки проводок. Непосредственно для изменения проводок достаточно любое значение из табличной части заменить новым значением.
Рисунок 16 — Изменение проводки регламентированного учета ручной корректировкой
Например, в первой строке меняем подразделение на Склад материалов, нажимаем Записать и закрыть. Далее система попросит ввести комментарий — описание изменений.
Рисунок 17 — Ввод комментария о ручном изменении проводки
Внесение ручной корректировки проводки также отражено в истории изменений.
Рисунок 18 — Запись о ручной корректировке проводки
Отражение документов в регламентированном учете
Для получения проводок по единичному документу достаточно зайти в Проводки регламентированного учета документа и нажать на Отразить в регл. учете.
Рисунок 19 — Отражение проводок в регламентированном учете
Основным рабочим местом для работы с проводками в регламентированном учете является Отражение документов в регл. учете в разделе Регламентированный учет. В этом разделе видим не только все документы, не отраженные в учете, но и документы не проверенные, документы скорректированные вручную.
По кнопке Выполнить отражение произойдет отражение в регламентированном учете всех документов по выбранной организации по указанную дату.
Рисунок 20 — Отражение всех документов в регламентированном учете
Также есть возможность активировать функцию, когда при каждом открытии документа система будет отражать документ в учете в случае, если он еще не отражен. Для этого в Проводках регламентированного учета в категории Еще выбираем Отражать в учете при открытии.
Рисунок 21 — Настройка отражения проводок в регл. учете при открытии документа
Источник: efsol.ru