Как автоматизировать работу программы

Покупатель, который совершил покупку в интернет-магазине, ценит свое время и рассчитывает на оперативную доставку. И очень неприятно, если его заказ выполняют очень долго.

Онлайн-шопинг — это экономия времени, его не нужно тратить на утомительные прогулки по магазинам. Покупки в интернет-магазине — это удобство, так как купленный товар принесут прямо домой. Но на практике очень часто покупка в интернет-магазине превращается в русскую рулетку — либо товар доставляют сразу же, либо его приходится ждать. А все потому, что владельцы онлайн-магазинов выстраивают свою работу в ручном режиме. Хотя можно все автоматизировать.

Автоматизация интернет-магазина — с чего начать

Итак, вы осознали, что в работе вашего интернет-магазина что-то не так. Например, если отзывы покупателей изобилуют негативными комментариями, срочно принимайте меры. Для начала проведите анализ всей цепочки выполнения заказа на предмет узких мест. Стандартные проблемы, которые могут возникнуть в работе любого интернет-магазина:

• Клиент оставил заказ на сайте, менеджер перезвонил спустя 28 часов.
• В личном кабинете клиент видит статус “заказ формируется” — и так на протяжении двух дней.
• В процессе формирования заказа менеджер выясняет, что товара нет в наличии — необходимо сделать закупку.
• Машина грузоперевозчика задержалась на 5 часов.

Таких ситуаций может быть очень много — и все это узкие места интернет-магазина. Если разбирать каждую проблему в отдельности, вы все равно придете к общему знаменателю — это результат нескоординированной работы, которая отнимает кучу времени и денег. Автоматизация процессов интернет-магазина поможет оптимизировать работу, сократить издержки и наладить контроль за всеми процессами.

Как интернет-магазин сувениров автоматизировал свою работу

Владельцы интернет-магазина по продаже сувениров после очередного предновогоднего шквала заказов, который они с треском провалили, задумались — что не так. Цепочка строилась по следующему сценарию:

• заказы с сайта в ручном режиме переносились в отдельную таблицу Excel — этот процесс контролировал менеджер. Доступ к документу был у ограниченного количества лиц.
• Другой специалист на основе данных формировал специальную ведомость.
• Документ по корпоративной почте отправлялся менеджеру по продажам, тот распечатывал бумагу и собирал нужные подписи и печати.
• Спустя очень долгое время документ переходил на упаковку и начиналась сборка заказа.

Уже в этой цепочке, как минимум, требовалось ускорить время на обработку заказа. Начали искать подходящую программу для автоматизации. Встал вопрос — как выбрать программу для автоматизации интернет-магазина.

Как выбрать программу для автоматизации интернет-магазина

При выборе программы для автоматизации интернет-магазина, владельцы сувенирного бизнеса придерживались двух критериев:

Функциональность

Программа для автоматизации интернет-магазина должна обладать широким функционалом. С ее помощью владельцы интернет-магазина сувениров хотели контролировать финансы компании, наладить учет движения товаров, организовать взаимодействие между отделами, автоматизировать процесс закупок и продаж, курировать склад и упаковку, курьеров. А также, в качестве бонуса, улучшить второстепенные процессы — маркетинг и продвижение.

Простая система с интуитивным интерфейсом

Её можно внедрить без серьезных затрат и проблем с обучением персонала.

С какими трудностями можно столкнуться при автоматизации интернет-магазина

Конечно, автоматизации интернет-магазина не происходит по одному щелчку. Это сложный процесс и решившимся на такую работу нужно подготовиться к:

• Непринятие новых правил сотрудниками

Сопротивление персонала — казалось бы, беда пришла, откуда не ждали. Ваши благие намерения они могут воспринять, как вызов и усложнение их же работы. Ведь сначала ваши сотрудники будут сильно загружены. Введение новой системы чревато временным ведением двойного учета. Важно донести до руководителей подразделений важность автоматизации интернет-магазина.

Для удобства — введите отдельного ответственного за автоматизацию.

• Сложно найти подходящую программу

Сегодня на рынке представлено множество программ для автоматизации. Они отличаются по ценам, функционали, сфере применения. Интернет-магазин сувениров ориентировался на бюджет, функциональность, технологичность.

Самый главный совет в выборе программы для автоматизации интернет-магазина — определитесь с целями внедрения системы, составьте сравнительные критерии и выбирайте удобную программу.

Автоматизация бизнес-процессов: с чего начать и как внедрить автоматизацию

Чтобы избавить сотрудников от рутины и повысить их эффективность, многие бизнес-процессы автоматизируют. Для этого используют специальные системы, которые решают вопросы практически по всем направлениям от документооборота до производства. Также эти системы повышают прибыль и гибкость компании на рынке — особенно в условиях быстро меняющихся показателей.

Посмотрите кейс креативного коммуникационного агентства Setters, чтобы узнать, как автоматизация помогает им держать контроль над любой ситуацией.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация — это полное или частичное взаимодействие ваших сотрудников через различное программное обеспечение. За счет этого у персонала высвобождается время на действительно важные дела, повышается производительность труда, нет перегрузок и выгорания.

Цели и задачи автоматизации бизнеса

Главная цель автоматизации — перевести часть или все повторяющиеся рабочие циклы в программы. С помощью этих систем можно организовать оперативную бизнес-среду, в том числе в удаленном формате, выявить слабые места в работе сотрудника, отдела или всей компании и подобрать подходящий способ решения этих проблем.

Главные задачи автоматизации бизнеса:

• повышение эффективности в учете, контроле и другой деятельности компании;
• упрощение документооборота между сотрудниками и партнерами;
• освобождение персонала от рутины;
• безопасность хранения информации и возможность подготовить отчет по любому периоду;
• улучшение качества обслуживания клиентов.

Какому бизнесу нужна автоматизация

Автоматизировать можно любой бизнес вне зависимости от его специфики и масштаба. У каждой фирмы свои цели, планы, потребители, но польза от внедрения автоматизации у всех одна:

• Экономия. Однажды купив и установив программное обеспечение, компания экономит дальше и время и деньги, при этом оборот и прибыль увеличиваются.
• Организация и ускорение процессов. Человеческий ресурс ограничен во времени, какой бы хороший специалист не был. У программ больше возможностей на быстрое выполнение одинаковых задач и циклов. К примеру, на формирование десятка бумаг сотрудник потратит час, а программа сделает это за пять минут по шаблону. К тому же четкое распределение задач поможет избежать недопониманий среди коллег и их ошибок.
• Прозрачность процессов. Если клиент видит все отчеты в одном файле, папке или программе, его лояльность повышается. Также увеличивается и работоспособность сотрудников, если они находятся в единой информационной среде.

Какие направления можно автоматизировать

При внедрении обращайте внимание не на структуру фирмы, а на происходящие в ней процессы. У каждой компании свои направления автоматизации, но есть общие подразделения.

Управление

Автоматизация управления помогает руководителю отслеживать эффективность работы сотрудников. В автоматизацию управления входит:

• контроль доходов и расходов компании;
• безопасность информации;
• менеджмент;
• юридическая поддержка.

Маркетинг и продажи

Отношения с клиентами тоже можно автоматизировать. Для увеличения продаж настраивают рассылку электронных писем с новинками компании, акциями и новостями. Эти задачи решают с помощью программы Битрикс24.

Производство

При большом объеме товаров для ускорения процесса вводят автоматизацию проверки запасов и работоспособности техники. Всю логистику можно оптимизировать и ускорить.

Качество

Машины идеально отслеживают качество выполняемых работ и могут занимать эту позицию вместо человека. Также боты могут собирать и обрабатывать обратную связь от клиентов.

Персонал

В работе команды нужно следовать не только личной мотивации, но и коллективной. Системы показывают KPI каждого сотрудника, позволяют поощрять эффективных и не премировать тех, кто отстает от плана. При необходимости саморегулирующие системы могут отправлять на обучение и проводить тестирования.

Финансы

Все доходы и расходы компании должны собираться в одной системе, чтобы их можно было легко и быстро получить и проанализировать. Программы автоматизируют бюджет, налоги, бухгалтерию, отчетность, зарплаты, выплаты поставщикам и другие стандартные процессы компании.

Организация работы предприятия

Весь документооборот и секретариат организации лучше автоматизировать. Можно автоматизировать все процессы компании или отдельное направление. На рынке программного обеспечения есть системы, которые автоматизируют бизнес сразу по нескольким направлениям.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Несмотря на главную цель инструмента, не значит, что всех сотрудников нужно уволить и заменить роботами. Преимущество автоматизации в том, что вы освобождаете свою команду от рутины, составления отчетов, рассылок, переложив цикличные процессы на работу системы.

К примеру, можно напрямую импортировать данные из почты или каталога в рабочую базу данных. Как только на почту приходит новый документ, ПО его анализирует, заполняет по шаблону и переносит в БД.

Этапы

Чтобы автоматизация стала эффективной:

• Проанализируйте каждый бизнес-процесс компании и работу каждого сотрудника. Здесь нужно понять, какие действия в дальнейшем может контролировать система. Найдите проблему и составьте план ее решения.
• Выпишите задачи, которые хотите решить с помощью программного обеспечения и у вас будет техническое задание для конкретного поиска.
• Подготовьте сотрудников и компьютеры к внедрению системы, а также проведите тестовый период использования. При необходимости обучите персонал работе в новом ПО.
• Проверьте работоспособность системы лично — это лучше делать в присутствии разработчиков, чтобы сразу сообщить об ошибках.
• Внедрите систему в эксплуатацию полностью.

Как выбрать программное обеспечение

Когда проведен анализ и есть техническое задание, на их основе можно подобрать программное обеспечение. Опирайтесь на собственные пожелания, но учитывайте:

• возможность донастройки программы под нужды компании;
• понятный интерфейс и необходимый функционал;
• интеграцию с другими сервисами и ПО;
• качественную и быструю техническую поддержку.

Сегодня есть различные категории систем для автоматизации бизнес-процессов. Рассмотрим самые популярные из них.

Электронные таблицы

Это доступные и простые инструменты для начинающих. С помощью формул и макросов проводят расчеты, формируют отчеты. Функционал подойдет для небольшого документооборота, но средним и крупным компаниям лучше использовать более мощные сервисы.

Системы управления проектами

Внедрение систем управления проектами позволяют руководителям отслеживать этапы работ, ставить дедлайны, назначать ответственных и вносить изменения в технические задания. Каждое действие и задача фиксируется в программе, что помогает достигать общих лучших результатов без дополнительных правок и вопросов.

Системы управления рабочим временем и персоналом

Такие системы чаще внедряют при работе с удаленными сотрудниками, но и в офисах они пригодятся. Программы отслеживают настоящее начало и окончание рабочего времени каждого работника, его перерывы и, при необходимости, действия на компьютере в режиме реального времени или в записи.

CMS

Система управления контентом позволяет просматривать, вносить правки и комментировать один и тот же проект нескольким людям одновременно. ПО разработано на базе скриптов и помогает верстать типовые сайты из блоков, как в конструкторе. Компании часто используют CMS для создания лендингов или интернет-магазинов.

ERP

ERP позволяет создать из бизнеса единый процесс с одной целью и планом достижения, при этом автоматизация возможна от производства до бухгалтерии. Преимущество системы — модульность, поэтому ее можно внедрять этапами. К примеру, начать с автоматизации контроля качества, затем добавить производство и только потом внедрить в документооборот.

CRM

CRM-система автоматизирует работу с клиентами и улучшает качество обслуживания. Необходима для каждого менеджера продаж, который хочет не только взаимодействовать с аудиторией, но и проводить анализ маркетинга, оптимизировать работу над проектами.

В России универсальной CRM считают Битрикс24 , в которую включены все инструменты для организации работы компании, роста продаж и автоматизации бизнеса. Ее легко настроить без программистов и можно использовать как в облаке, так и на компьютере. Есть бесплатный тариф с минимумом инструментов для начала работы, специальные и бизнес-тарифы.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Провести автоматизацию можно самостоятельно или с помощью вендора. В первом случае в компании создается команда сотрудников, которые занимаются разработкой и внедрением системы. Этот вариант длительный и чаще убыточный и ошибочный, так как работники помимо основных обязанностей должны решать вопросы автоматизации. Это сказывается и на личной, и на общей эффективности организации. Но иногда такая автоматизация нужна, если компания работает в строго конфиденциальном поле и не может обратиться к поставщику системы.

Если автоматизируют стандартные рабочие направления, лучше воспользоваться услугами сторонних специалистов, у которых уже есть готовое ПО. Они не только помогут внедрить программу в ваши бизнес-процессы, но гарантируют техническую поддержку и помощь при неполадках.

Как измерить эффективность автоматизации

Самый основной показатель эффективности — окупаемость через один год. Но доходы и масштаб у компаний разные, поэтому не стоит ориентироваться только на окупаемость. Значимые показатели оценки:

• сокращение времени на процесс;
• сокращение цикла сделки;
• увеличение трудовых показателей сотрудников;
• уменьшение жалоб и обращений в службу поддержки;
• сокращение затрат компании;
• уменьшение стоимости бизнес-процесса и сотрудника.

Если вы наблюдаете эти показатели, внедрение автоматизации прошло успешно. К примеру, если раньше на закрытие одной сделки у вас уходили сутки, то после внедрения автоматизации это время должно уменьшиться. Из-за работы системы количество потерянных обращений и пропущенных звонков сокращается, а клиенты становятся лояльными.

Возможные риски и ошибки

Самые распространенные ошибки и риски в процессе автоматизации:

• Начало оптимизации без четкого плана. Если вы не знаете все этапы процесса и не представляете, что нужно автоматизировать, внедрение успехом не закончится. Проводите анализ, назначайте ответственных и выставляйте дедлайны.
• Нет понимания итоговой картины. Перед началом работы задайте вопрос, что должно получиться в итоге.
• Нет ресурсов. Рассчитайте свой бюджет и время и только потом запускайте автоматизацию.
• Не было диалога с сотрудниками. Никто не любит резкие перемены на работе. Объясните персоналу, что для них выгодно использовать внедряемую программу.
• Не нашли истинный смысл проблемы. Вы решили, что автоматизация решить все ваши проблемы в бизнесе, но это не так. Сначала наладьте процессы, а только потом автоматизируйте их.
• Нет критериев для оценки. Определите, какие задачи должна преследовать автоматизация и ставьте оценки эффективности каждому этапу после внедрения.

Что в итоге

Грамотно проведенная автоматизация поможет малому, среднему и крупному бизнесу наладить свои рабочие процессы. Сейчас на рынке есть программное обеспечение, которое решает проблемы практически по всем направлениям от документооборота до производства. Также инструменты автоматизации избавляют сотрудников от рутины и формирования регулярных отчетов, повышая их производительность.

Источник: www.bitrix24.ru

Автоматизация бизнеса: с чего начать и как внедрить автоматизацию

Программы и технологии для автоматического выполнения повторяющихся задач называются системой автоматизации. Система полностью исключает участие людей или делает его минимальным, поэтому компания может сократить штат сотрудников. Но это только одно из преимуществ системы автоматизации бизнеса. В статье рассмотрим все преимущества, и как пошагово автоматизировать рабочие процессы.

Зачем использовать автоматизацию

Чем больше масштаб бизнеса, тем больше потребность автоматизировать процессы. Контролировать работу 5 человек намного проще, чем управлять командой из 30 специалистов. То же и с объемами работы — когда растет количество заказов или клиентов, растут и необходимые ресурсы.

Чтобы бизнес развивался и больше зарабатывал

Когда руководитель компании тратит часть рабочего дня на постановку задач, совещания и консультирование новых сотрудников, у него может не хватать времени на анализ продаж, разработку стратегии и планирование.

После автоматизации часть рутинных задач руководителя выполняют технологии. Например, чтобы выдать поручения коллегам, можно внутри программы создать карточку задачи, указать ответственного сотрудника и установить время выполнения. Это займет не больше 10 минут. Также можно упростить процесс передачи опыта новичкам: создать базу знаний и подключить систему тестов. В итоге новые сотрудники быстрее погрузятся в работу и будут меньше ошибаться уже в первые рабочие дни.

Чтобы не тратить время и ресурсы на доработку регламентов

Для единого стандарта работы отделов нужны регламенты. Когда что-то меняется внутри компании, например, появляется новый отдел, регламент нужно переделывать. Это отвлекает сотрудников от прямых обязанностей, а компании приходится платить дополнительные деньги за эту работу.

Система автоматизации работает как конструктор: достаточно внести изменения в один бизнес-процесс, как поменяются и все остальные.

Чтобы упростить техническую поддержку

По мере развития бизнеса, программы (например, 1C или Битрикс24) надо постоянно дорабатывать: загружать новые шаблоны договоров, менять схему согласования документов, добавлять дополнительные разделы. А это — растущие издержки на работу IT-специалистов. Автоматизация позволяет обновлять данные в системах автоматически. Компании не нужно тратить деньги на дополнительную работу IT-отдела.

Что можно автоматизировать в бизнесе

Автоматизировать можно любые процессы, но только если они упрощают работу и повышают производительность, не влияя на качество результата.

Отдел маркетинга

Автоматизация в маркетинге — это автоматический сбор данных о клиентах, отправка рассылок и формирование отчетов. А еще:

• Реализация сложных стратегий: можно подключать несколько каналов коммуникаций и делать по ним автоматические рассылки.
• Сегментация базы клиентов-подписчиков для рассылки предложений, которые замотивируют купить услугу или товар.
• Изучение по автоматическим отчетам, на каком этапе воронки продаж уходят клиенты.
• Анализ маркетинговых каналов, поиск самых выгодных и направление на них бюджета.

Отдел продаж

Менеджеры по продажам работают с большим объемом информации, а значит главная задача автоматизации — это сохранить и упорядочить данные, чтобы с ними было удобно работать. Дополнительно — автоматизировать те процессы, где не нужно участие людей, чтобы освободить больше времени для продаж.

Система автоматизации для отдела продаж может:

• создавать отчеты и считать показатели за несколько кликов;
• распределять клиентов среди менеджеров;
• напоминать о встречах, звонках, договорах и сделках;
• сохранять клиентов и историю продаж в одном месте и в едином виде.

Производство

Производство может использовать автоматизацию как в цехах, так и в логистике. Например:

• Отслеживать, на сколько загружено оборудование и распределять работы. Если какая-то установка выключена, к ней будет направлен специалист, чтобы запустить ее.
• Заранее обнаруживать и устранять поломки. Если какое-то оборудование задымилось или у него упало число оборотов, то мастер получит уведомление, успеет отключить и починить его до того, как поломка станет неисправной.
• Управлять запасами склада. Это упростит инвентаризацию и позволит вовремя пополнять запасы. Также автоматически отслеживаемое движение материалов между складом и клиентами позволит прогнозировать спрос.

Отдел контроля качества

Помимо стандартных возможностей — постановки целей, распределения задач, настройки уведомлений, можно получать изображение продукции прямо с конвейерной линии через камеру или фотоаппарат. Дальше система обрабатывает его и проводит измерения. После формирует отчет: соответствует ли продукт стандарту или нет.

Бухгалтерия

Автоматизация бизнес-процессов позволяет рассчитывать зарплату, начислять отпускные и командировочные за несколько кликов по кнопкам в интерфейсе программы.

А еще вы сможете:

• регулярно обновлять данные о расходах, доходах, активах и финансовых обязательствах;
• сверять банковские выписки;
• подготавливать отчеты о финансовом состоянии компании.

HR-отдел

Через автоматизацию в HR-отделе можно управлять базой вакансий и резюме, отправлять кандидатам шаблоны писем и заносить в календарь встречи. Также можно настраивать различных ботов и с их помощью проводить интервью, назначать время собеседования, сообщать о решении — принять на работу или отказать.

Какая польза от системы автоматизации бизнеса

Главное преимущество автоматизации — оптимизация работы для максимальной отдачи и прибыли. У персонала больше не будет мелких рутинных дел и освободится время на аналитические задачи.

Рост прибыли

Компания может содержать меньший штат сотрудников, ведь часть работы выполняется программами. Это также позволяет экономить на зарплатах. Можно получить любой отчет в любое время за несколько кликов, проанализировать финансовое состояние компании и принять меры.

Меньше ошибок и выше продуктивность

Люди могут допускать ошибки из-за невнимательности или усталости. Однотипные ежедневные задачи иногда приводят к эмоциональному выгоранию, когда сотрудник уже не может работать в привычном ритме. Программы и алгоритмы не снижают работоспособность и не ошибаются, в отличие от людей.

Быстрое выполнение нескольких задач одновременно

В системе автоматизации можно выполнять несколько задач параллельно. Это ускоряет работу сотрудников, они больше успевают.

Как автоматизировать бизнес-процессы

Сначала определить, какой ручной труд лучше будет выполнять машина. Затем выбрать программы, попробовать автоматизировать эти задачи своими силами или внедрить с помощью специалистов.

Шаг 1. Поставить цель

Необходимо понять, зачем внедрять автоматизацию бизнес-процессов. Например, сотрудники допускают ошибки при составлении отчетности из-за большого объема данных, в которых они путаются. Тогда главная цель — свести ошибки к минимуму за счет автоматических расчетов.

Другая ситуация — у бизнеса проблемы с данными: часть хранится на севере, часть — в облаке, часть — в распечатанном виде в архиве. Тогда автоматизация поможет собрать и систематизировать данные в едином цифровом виде так, чтобы всем было удобно с ними работать.

При выборе цели важно помнить, что автоматизация — технически сложный процесс. Поэтому не стоит выбирать много целей за раз. Лучше сосредоточиться на самых необходимых процессах.

Шаг 2. Выбрать бизнес-процессы для автоматизации

На этом этапе цель раскладывают на подцели. Эти подцели сравнивают с процессами внутри компании, которые и будут автоматизированы. Для подготовки нужно выявить, из каких последовательностей они состоят, а также убрать дублирующиеся и повторяющиеся действия.

Шаг 3. Составить техническое задание для команды

Как только вы выбрали бизнес-процессы, составляйте план автоматизации — техническое задание. Если необходимо автоматизировать процесс создания договоров, в ТЗ можно написать: менеджер будет указывать данные контрагентов, список работ, сумму и период, а сам договор должен формироваться автоматически.

Чтобы составить ТЗ, надо разбираться в возможностях автоматизации. Изучите опыт других компаний, предложения на рынке, либо наймите специалистов.

Шаг 4. Выбрать программное обеспечение

Программное обеспечение — это программы и технологии, которые вместо сотрудников будут выполнять работу через алгоритмы. Есть платное и бесплатное ПО, узко специализированное и общее. Рассмотрим программы, которые часто используют в компаниях.

Microsoft Excel и Google Spreadsheet

Это табличные инструменты. Они автоматически рассчитывают показатели, помогают формировать отчеты, строить диаграммы и графики для визуального восприятия данных. Разница между Excel и Google Spreadsheet в том, что первая программа платная и устанавливается на компьютер, вторая — бесплатная, а все файлы хранятся в облаке Google.

Таблицы не всегда удобны для работы: информацию тяжело воспринимать, если данных много.

Системы управления проектами

Их используют, когда в компании несколько отделов, которые ведут один общий проект. Или же у компании много проектов, и их надо контролировать по срокам и исполнителям.

Система также помогает понять, как сильно загружен каждый отдел, кто над чем работает и на ком зависла задача. Популярные сервисы для работы над проектами: Trello, Jira, Asana.

Бухгалтерские системы

Помогают автоматизировать многие процессы компании. Например, у 1С есть несколько продуктов:

• для автоматизации бухгалтерского учета;
• для автоматизации кадрового учета и работы с зарплатой;
• для автоматизации работы розничных магазинов.

Вы можете приобрести готовую систему 1С для автоматизации в конкретной отрасли, либо взять стандартную версию и с помощью программиста доработать под свои цели.

Системы управления рабочим временем и персоналом

В таких программах хранится и систематизируется информация об отработанных днях и часах, там сотрудники могут оставлять заявки на отпуск. Такие функции есть у платформ Bamboohr и Hurma. Системы упрощают работу бухгалтерии — по количеству отработанного времени автоматически рассчитывается зарплата. А hr-отделу не нужно вручную рассчитывать свободные дни отпуска в текущем году.

Системы управления маркетингом и продажами

В маркетинге можно автоматизировать много рутинных процессов: анализ ЦА, рассылки, аналитику рекламы и звонков. Для этого используют системы сквозной аналитики, сервисы для email-рассылок, коллтрекинг.

На этапе удержания клиента и мотивации к покупке поможет робот-маркетолог MANGO OFFICE. Система не только помогает узнать все о потенциальном клиенте, но и удержать его на сайте, привести к заказу. Вы можете настроить всплывающие окна с подходящей акцией для каждого посетителя. А интеграция с CRM позволяет роботу брать информацию из системы и делать наиболее точные предложения.

Компании часто внедряют многофункциональные CRM-системы, которые управляют данными клиентов, продажами, маркетингом и работой над проектами. Например, система автоматизирует рутинные задачи менеджеров: создает карточку во время звонка с данными о клиенте, делает запись разговора.

ERP-система

Позволяет автоматизировать все процессы компании. Она внедряется не сразу, а модульно: например, сначала автоматизируют производство, потом логистику, отдел продаж и так далее. Отличительная черта ERP-системы — это сбор и объединение данных компании в одном хранилище. Поэтому любой сотрудник может получить информацию из единой базы в любой момент.

CMS-система

Это платформа-конструктор, которая помогает управлять содержимым сайта без знаний языка программирования, настраивать поисковую оптимизацию и добавлять новые разделы. Самые известные примеры CMS — Tilda и WordPress.

Шаг 5. Внедрить программное обеспечение

Автоматизацию можно внедрять своими силами или с помощью специалистов. Рассмотрим оба варианта.

Внедрение ПО своими силами: плюсы и минусы

• Экономия бюджета. Не придется оплачивать работу сотрудников по внедрению, ведь они уже получают заработную плату.
• Экономия времени на погружение в специфику компании. Сторонние специалисты должны узнать, как взаимодействуют между собой отделы и руководители, какие бизнес-процессы есть. Сотрудники уже имеют об этом представление, а значит этот этап можно пропустить.

• Нет опыта. Внедрение нового программного обеспечения может вызвать сложности и ошибки из-за отсутствия опыта. А устранение ошибок затянет процесс внедрения.
• Многозадачность. Сотрудники будут отвлекаться на свою основную работу, а полное погружение во внедрение навредит отлаженным процессам.

Внедрение ПО со специалистами: плюсы и минусы

• Опыт и сроки. Специалисты уже имеют опыт внедрения ПО, поэтому все будет сделано точно в срок и без ошибок.
• Нет влияния на работу сотрудников. Команда не будет участвовать во внедрении и сможет выполнять свои прямые обязанности.

• К покупке программ добавится оплата услуг специалистов.
• До внедрения специалистам понадобится время, чтобы вникнуть в рабочие процессы и все тонкости компании.
• Могут навязывать дополнительные программы, расширения и плагины, чтобы повысить чек.

Чтобы не нарваться на мошенников, стоит сотрудничать только с компаниями, которые зарекомендовали себя на рынке, и внимательно читать договор.

Шаг 6. Составить инструкции для персонала

Чтобы сотрудники быстрее разобрались с новыми программами, составьте подробные инструкции. Инструкции могут быть в виде текстовых документов, скриншотов, видео и чек-листов. Также стоит отдельно описать частые ошибки и рассказать, как их избежать. Это снизит нагрузку на техническую поддержку в первые месяцы после внедрения.

Шаг 7. Обучить персонал

Обучить персонал можно с помощью тренингов и онлайн-тренажеров. Обучение должно включать теорию, примеры и практику. Если сотрудников немного, можно устроить совместные практики. А чтобы проверить, как усвоен материал — запустить тестирование.

Шаг 8. Все проанализировать и внести корректировки

Оценивать результаты можно по количеству продаж, росту прибыли, потраченному времени. Если после анализа выявили проблему (например, сделки стали оформляться дольше), надо найти причину. Возможно, персонал не до конца разобрался с особенностями программы или техническая поддержка медленно отвечает на запросы менеджеров. После работы над ошибками проанализируйте работу системы автоматизации еще раз.

На что обратить внимание при выборе инструментов автоматизации бизнеса

Программы для автоматизации бывают стандартизированными и отраслевыми. Любая настройка под конкретные цели и задачи компании обойдется дороже.

При выборе инструментов обратите внимание на:

• понятный интерфейс;
• возможность интеграции с уже установленными программами;
• уведомления об изменениях бизнес-процессов: согласование договоров, обновление справочников контрагентов, отправка триггерной рассылки;
• автоматическое формирование отчетов;
• возможность запускать несколько бизнес-процессов параллельно.

Как измерить выгоду от автоматизации

На этапе формирования целей стоит определиться с показателями эффективности: измерить их до автоматизации и после.

Что можно измерять вне зависимости от специфики компании:

• Уменьшение времени, которое необходимо для решения задачи.
• Уменьшение цикла сделки.
• Показатели сотрудников — количество продаж, принятых звонков, закрытых сделок.
• Уменьшение количества обращений в техническую поддержку как со стороны сотрудников, так и со стороны клиентов.

Также можно рассчитать отношение стоимости автоматизации к обороту компании, к выручке и чистой прибыли, а потом сравнивать их за каждый период.

Заключение

Системы автоматизации можно использовать для любого отдела компании. Они повышают скорость работы, помогают избежать ошибок и содержать в штате меньше сотрудников. Если вы решили внедрять автоматизацию с помощью специалистов, стоит проверить: уложится ли аутсорс в выделенный бюджет, внимательно изучить отзывы и предложения на рынке.

Источник: www.mango-office.ru