В данной статье речь пойдет об Office Business Applications — наборе средств, практик, типовых сценариев и подходов к реализации, которые позволяют решать ключевые проблемы, возникающие в большинстве организаций, использующих как бизнес-приложения, так и продукты семейства Microsoft Office System 2007.
Результаты многочисленных исследований показывают, что, несмотря на постоянные улучшения в офисных приложениях и приложениях, автоматизирующих основные и вспомогательные бизнес-процессы, только 4% корпоративных знаний хранится в бизнес-приложениях. В большинстве случаев такие знания теряются при увольнении сотрудников.
Интересны следующие факты: средняя компания с доходом в миллиард долларов использует 48 различных финансовых систем и 2,7 ERP-систем, при этом 55% проектов по развертыванию систем работы с клиентами (CRM) не отвечают требованиям пользователей, 70% реализаций CRM завершились неудачей, 42% лицензий на CRM-системы так и не нашли применения, более 40% внедрений систем управления ресурсами предприятий (ERP) вызвали сложности у пользователей. Приведем еще несколько цифр. Более 80% информации, связанной с основной деятельностью компании, хранится на жестких дисках пользователей и, таким образом, недоступно для использования другими сотрудниками компании. В среднем 20% рабочего времени тратится на электронную почту, от 50 до 75% корпоративной информации передается людьми — это означает, что такая информация не хранится в удобном для применения виде и извлекается и преобразуется перед тем, как стать доступной сотрудникам.
5 золотых правил ведения бизнеса в современных реалиях
Потенциал для создания приложений, облегчающих работу сотрудников, существует: в мире более 15 млн рабочих мест на SAP, 8 млн рабочих мест на Oracle, более 450 млн пользователей Microsoft Office, 80 млн рабочих мест на SharePoint Portal Server. Осознавая эти факты, только в США в текущем году компании планируют потратить более 56 млрд долл. на создание собственных бизнес-приложений.
В целом можно выделить два типа приложений: офисные приложения, пользователи которых спонтанно порождают бизнес-документы и выполняют какие-то действия индивидуально или совместно с коллегами, и бизнес-приложения, пользователи которых работают в рамках структурированных процессов, но применяют не совсем гибкие приложения со специализированными интерфейсами, — в отличие от приложений первого типа, ориентированных на создание офисных документов, такие бизнес-приложения ориентированы на регистрацию транзакций (рис. 1).
Рис. 1. Два типа бизнес-приложений
До недавнего времени разработчики предпринимали более или менее удачные попытки интеграции этих двух типов приложений, результатом чего обычно становилась «лоскутная» интеграция (рис. 2). Причем способы функционирования такой интеграции, методы взаимодействия отдельных компонентов и приемы реализации тех или иных механизмов обычно понятны только разработчикам и никак не документируются. Часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда в компании одиноко стоит сервер на базе 386-го процессора, порой даже без подключенного монитора, и никто не знает, какие магические операции на нем выполняются (например, запуск раз в неделю пакетного файла, выгружающего из СУБД Paradox в Excel 95 данные с последующей обработкой и записью в файл DBF), зато все знают (на печальном опыте), что отключение этого сервера приводит к потере отчетности или к каким-то другим критическим для функционирования компании сбоям.
Рис. 2. Результат «лоскутной» интеграции
Рассмотрим типичное бизнес-приложение, автоматизирующее определенный бизнес-процесс, например последовательность действий по нахождению возможности продажи какого-либо товара определенному клиенту. Теоретически такой процесс может выглядеть так, как показано на рис. 3.
Рис. 3. Идеальный бизнес-процесс
В реальности для достижения результата требуется выполнить множество дополнительных действий, которые обычно связаны с неструктурированным созданием офисных документов, с обменом этими документами, электронными сообщениями и т.п. Причем все это выполняется вне бизнес-приложения (рис. 4).
Рис. 4. Реальный бизнес-процесс
Вспомним приведенные выше цифры — они как раз отражают реалии повседневной работы: большинство поставщиков CRM- и ERP-систем могут отлично автоматизировать бизнес-процесс, но шаги, которые требуется пройти для получения результата, не охватываются только бизнес-приложениями — как видно из нашего примера, множество действий выполняется в офисных приложениях. Таким образом, для перевода работы на качественно новый уровень нужны соответствующие инструменты и надежная платформа для создания приложений.
Office Business Applications как раз является платформой и набором инструментов, позволяющими решить основные проблемы, связанные с отсутствием четкой синхронизации и интеграции между документоориентированной деятельностью с использованием средств, входящих в состав Microsoft Office System 2007, и транзакционной деятельностью, осуществляемой в рамках применения традиционных бизнес-приложений — CRM, ERP, SCM и т.п.
На рис. 5 показано, как можно успешно решить вышеописанную задачу по превращению идеального сценария в реальный с помощью программных компонентов Office Business Applications.
Рис. 5. Office Business Applicaions
На рисунке приведены ключевые компоненты платформы Microsoft Office System 2007, которые могут использоваться для реализации Office Business Applicaions: Workflow, поиск, Business Data Catalog, расширяемый интерфейс пользователя, поддержка хранения документов в формате Open XML, встроенные в платформу средства обеспечения безопасности, создания web-сайтов и порталов и т.п. Потребителями этой функциональности могут быть продукты Microsoft (семейство бизнес-приложений Microsoft Dynamics), продукты, создаваемые партнерами (например, Duet — совместная разработка Microsoft и SAP), а также продукты, разрабатываемые независимыми компаниями или создаваемые внутри компаний для решения специфических задач, связанных с улучшением бизнес-процессов и повышением эффективности работы сотрудников.
Что такое Office Business Applications
Office Business Applicaions (OBA) — это новое поколение приложений, объединяющих офисные и бизнес-приложения. OBA-приложения делают бизнес-приложения более доступными для офисных работников за счет предоставления доступа к информации через знакомые интерфейсы на основе Microsoft Office System 2007.
К основным характеристикам OBA-приложений можно отнести следующие:
- простота в использовании — за счет интеграции с уже знакомыми большинству пользователей средствами существенно снижаются затраты на обучение сотрудников;
- конфигурируемость — платформа, на основе которой создаются OBA-приложения, обеспечивает единую, гибкую инфраструктуру, которая может быть легко адаптирована как пользователями, так и разработчиками;
- поддержкасовместной работы — возможность совместной работы над документами и бизнес-данными обеспечивается самой платформой, которая поддерживает как формальные, так и неформальные процессы;
- поддержка контекста — благодаря интеграции в существующие процессы и приложения пользователи всегда остаются в контексте основного документа и/или бизнес-процесса;
- ролевой подход — единая система безопасности, реализованная на уровне платформы, позволяет создавать различные пользовательские роли, максимально отражая те бизнес-задачи, которые стоят перед организацией.
Уровни OBA
Можно выделить четыре уровня Office Business Applications, характеризующих степень интеграции с бизнес-приложениями на уровне клиентских или серверных компонентов. К первому уровню относятся сценарии, в которых используются клиентские или серверные компоненты Microsoft Office System 2007 без интеграции с бизнес-приложениями. Второй уровень OBA предполагает интеграцию с бизнес-приложениями либо на уровне клиентских компонентов, либо на уровне серверных компонентов. Третий уровень — это интеграция с бизнес-приложениям как на уровне клиента, так и на уровне сервера, а последний, четвертый уровень предполагает реализацию сценариев, при которых происходит интеграция с несколькими бизнес-приложениями, причем как на клиентском, так и на серверном уровне.
Рассмотрим более подробно каждый из уровней Office Business Applications с точки зрения использования клиентских и серверных компонентов Office и интеграции с бизнес-приложениями и базами данных.
OBA уровня 1
Первый уровень можно условно назвать «Базовые бизнес-приложения». Он предполагает наличие клиентского приложения на Microsoft Office или на SharePoint Server. Примерами реализации таких решений для клиентской части Office могут быть продукты компаний Crystal Ball Software, Diamante, FractalEdge и Mindjet. Решение первого уровня, реализованное на SharePoint Server, есть, например, у компании Mondosoft.
К первому уровню также принадлежат приложения, использующие и клиентскую часть на Microsoft Office, и клиентскую часть на SharePoint Server. К таким сценариям относятся решения, включающие как минимум одно клиентское приложение семейства Office (чаще всего это Word, Excel или InfoPath) и Office SharePoint Server. Подобные приложения полностью реализованы внутри Office System и не используют ни бизнес-приложений, ни приложений, работающих с базами данных. Примеры таких приложений можно найти у компаний Ascentium, boardwalk, BrightWork, Captaris, Connvision EMC, Getronics, I3solutions, KGT и Nusoft Solutons.
OBA уровня 2
Второй уровень Office Business Applications можно назвать «Упрощение использования бизнес-приложений». Он также включает сценарии, реализующие клиентскую часть либо на Microsoft Office, либо на SharePoint Server, либо на обеих платформах — как клиентской, так и серверной. В первом случае решение содержит клиентский продукт Microsoft Office, который интегрируется с бизнес-приложением или с базой данных.
Примерами подобных приложений могут быть решения, предлагаемые такими компаниями, как Dassault Systemеs, Document Sciences, Duet, Siebel (CRM), Hummingbird и OTB Solutions. Решение также может включать клиентскую часть, реализованную средствами SharePoint Server, с интеграцией с бизнес-приложением или с базой данных. Примерами таких приложений являются решения, предлагаемые компаниями Avanade, CorasWorks, Microsys и Safran.
Ко второй группе относятся сценарии, включающие как минимум один клиентский продукт Microsoft Office и Office SharePoint Server с интеграцией с бизнес-приложением или с базой данных. Эти сценарии реализованы в продуктах таких компаний, как Accruent, Agile, Campana Schott, Coda, Epicor, EPK Group, Interwoven, Lascom, Panorama и Wonderware.
OBA уровня 3
Третий уровень Office Business Applications, который можно назвать «Улучшение бизнес-процессов», также предполагает возможность реализации клиентов либо на Microsoft Office, либо на Office SharePoint Server, либо и на клиентской, и на серверной платформе. К первому типу относятся приложения, включающие клиентский продукт Microsoft Office и интегрирующиеся с несколькими бизнес-приложениями и/или с базой данных (пример — Oracle Customer Explorer), либо приложения, включающие Office SharePoint Server и интегрирующиеся с несколькими бизнес-приложениями и/или с базами данных (пример — Allianz Global Investors).
Ко второму типу относятся приложения, использующие как минимум один клиентский продукт Microsoft Office и Office SharePoint Server и интегрирующиеся с несколькими приложениями или с базами данных. Примеры таких сценариев можно найти в продукте Dynamics Snap, а также в решениях для London Stock Exchange, Novartis, Pfizer и у компании T-Systems Multimedia.
Как выбрать программное обеспечение для бизнеса
Какие программы помогут сделать работу удаленной команды эффективнее?
В современных условиях надежное программное обеспечение — важная часть рабочего процесса. У многих команд нет возможности регулярно вести работу в полном составе из офиса: все этапы работы от обсуждения и планирования до финальных правок и доработок происходят на расстоянии. Важно, чтобы не подвело не только оборудование, но и программы.
В этой статье мы сосредоточились на тех сложностях, с которыми может столкнуться бизнес в своей рабочей среде, а также продумали, какие новые программные продукты помогут справиться с этим затруднениями.
Удобная корпоративная почта — Microsoft Exchange Online
В долгосрочной перспективе бесплатные почтовые сервисы могут нести в себе массу уязвимостей и неудобств. При использовании таких сервисов не исключены спам-письма и вирусные атаки. С каждым годом компании все больше вкладываются в безопасность, но уязвимости все равно есть — всего одна успешная атака может привести к необратимым последствиям.
Второй важный недостаток — далеко не все бесплатные почтовые сервисы могут встроиться в единую экосистему планирования времени. В современных условиях распределенной команде как никогда важно понимать расписание друг друга, уметь управлять рабочим временем и оставаться в едином рабочем потоке.
Еще одним решением для коммуникации внутри компании является собственный почтовый сервер, но и он не лишен недостатков. Используя почтовый сервер, вы ограничены в размере хранения как для всей компании, так и для отдельных личных ящиков. Для расширения требуется покупка новых накопителей. Также затруднения вызывает удаленный доступ к почте, из-за которых удаленные сотрудники сталкиваются с трудностями. Как и любое другое оборудование, почтовый сервер не защищен от перебоев и неполадок: перебои с электричеством или выход компонентов из строя может закрыть доступ к почте на несколько часов или привести к потере данных.
Если ваша компания регулярно сталкивается с такими проблемами, как альтернативу можно рассмотреть корпоративную электронную почту в Microsoft Exchange Online.
Ящики от Microsoft защищены от взлома, вирусов и спама. Подписка безотказно работает, имеет встроенный поиск и общую базу адресов. Отдельный ящик позволяет хранит по 100 гигабайт переписки и файлов.
Microsoft Exchange Online способствует продуктивной работе распределенной команды: сотрудники могут работать за пределами офиса с компьютеров и мобильных устройств. Тайм-менеджмент также внедрен в экосистему — через общие календари можно планировать созвоны и совместные проекты, ставить дедлайны. Еще одно преимущество: руководство наглядно видит прогресс работы над проектами, понимает, на что уходят ресурсы. Вся переписка сохраняется и может использовать при необходимости.
Переход на почту на корпоративную почту на Microsoft не останавливает рабочий процесс — все новые решения можно внедрить всего за неделю.
— Microsoft Exchange Online: План 1 — весь функционал ПО с почтовым ящиком до 50 гигабайт для каждого пользователя.Мы можете приобрести месячную подписку в одноязычной версии в двух вариантах:
— Microsoft Exchange Online: План 2 — расширенный функционал с неограниченным хранилищем, размещенной голосовой почтой и дополнительной защитой от потери данных.
Стабильная работа с документами и таблицами — Microsoft Office 365
У традиционного офисного пакета от Microsoft много бесплатных конкурентов — LibreOffice, OpenOffice, офисные продукты от Google.
Тем не менее, ни одно из перечисленных решений не может полностью заменить Excel и Word: программное обеспечение с открытым кодом не имеет кроссплатформенной инфраструктуры (не поддерживают работу со смартфонов и планшетов, а также не работают с Apple), а продукты для работы в браузере не справляются с объемными таблицами и документами.
В офисный пакет входят самые новые версии Excel, Word, Outlook, PowerPoint и Access. Дополнительно каждому пользователю предоставляется 1 терабайт облачного хранения в OneDrive — сохраненные в облаке файлы надежно хранятся и доступны с любых устройств.
Современный офис от Microsoft работает по новой схеме — ПО не приобретается на долгий срок, а предоставляется по месячной подписке. Это удобно для компаний с гибким штатом: нанимая новых сотрудников или завершая работу с текущими, вы можете оплачивать ровно столько лицензий, сколько нужно в данный момент.
Все лицензии предоставляются в одноязычной версии. Язык вы выбираете при установке. Можно выбрать из трех вариантов:
— Microsoft Office 365: корпоративный E1 — электронная почта, хранение и совместное использование файлов, Office для Интернета, собрания, мгновенные сообщения и многое другое.
— Microsoft Office 365: корпоративный E3 — все содержимое предыдущего пакета, а также средства обеспечения безопасности и соответствия требованиям.
— Microsoft Office 365: корпоративный E5 — все содержимое предыдущего пакета, а также расширенные средства безопасности, аналитики и голосовой связи.
Комфортная работа с PDF — ABBYY FineReader
Инструкции, брошюры, презентации, книги, копии отсканированных документов — в PDF удобно передавать и использовать все файлы, в которых важна неизменная верстка текста и правильное отображение всех визуальных элементов. С наступлением удаленной работу у PDF появилось еще одно важное применение: с их помощью можно удаленно подписать документы как от руки с помощью тачпада или стилуса, так и посредством цифровой подписи.
Удобную работу во всех этих случаях обеспечивает ABBYY FineReader 15 в двух русскоязычных версиях: Business и Corporate.
В ABBYY FineReader 15 удобно реализованы защита и рецензирование: к документам можно добавлять водяные знаки, вносить комментарии, скрывать конфиденциальную информацию и устанавливать пароли на открытие файла.
В качестве вспомогательной программы можно рассмотреть ABBYY Comparator — инструмент для сравнения двух версий документа в различных форматах.
С помощью ABBYY Comparator можно проверить статью перед публикацией или договор перед подписанием: сравнить старую версию с новой и уточнить, были ли внесены исправления.
Чтобы внедрение нового ПО проходило быстрее, компания выпускает бесплатные материалы, которые помогут сориентироваться:
- Все посты
- KVM-оборудование (equipment) (2)
- Powerline-адаптеры (2)
- Безопасность (security) (4)
- Беспроводные адаптеры (4)
- Блоки питания (power supply) (12)
- Видеокарты (videocard) (45)
- Видеонаблюдение (CCTV) (6)
- Диски HDD и твердотельные SSD (60)
- Дисковые полки (JBOD) (2)
- Звуковые карты (sound card) (3)
- Инструменты (instruments) (1)
- Источники бесперебойного питания (ИБП, UPS) (26)
- Кабели и патч-корды (5)
- Коммутаторы (switches) (13)
- Компьютерная периферия (computer peripherals) (42)
- Компьютеры (PC) (42)
- Контроллеры (RAID, HBA, Expander) (6)
- Корпусы для ПК (13)
- Материнские платы для ПК (29)
- Многофункциональные устройства (МФУ) (6)
- Модули памяти для ПК, ноутбуков и серверов (17)
- Мониторы (monitor) (38)
- Моноблоки (All-in-one PC) (8)
- Настольные системы хранения данных (NAS) (2)
- Ноутбуки (notebook, laptop) (34)
- Общая справка (48)
- Охлаждение (cooling) (18)
- Планшеты (tablets) (3)
- Плоттеры (plotter) (1)
- Принтеры (printer) (6)
- Программное обеспечение (software) (41)
- Программное обеспечение для корпоративного потребителя (15)
- Проекторы (projector) (2)
- Процессоры для ПК и серверов (48)
- Рабочие станции (workstation) (5)
- Распределение питания (PDU) (1)
- Расходные материалы для оргтехники (1)
- Расширители Wi-Fi (повторители, репиторы) (3)
- Роутеры (маршрутизаторы) (15)
- Серверы и серверное оборудование (44)
- Сетевые карты (network card) (4)
- Сетевые фильтры (surge protector) (2)
- Системы хранения (NAS) (2)
- Сканеры (scanner) (1)
- Телекоммуникационные шкафы и стойки (6)
- Телефония (phone) (4)
- Тонкие клиенты (thin client) (2)
- Трансиверы (trensceiver) (5)
- Умные часы (watch) (1)
Также вас может заинтересовать
Источник: andpro.ru
Основные программы для ведения бизнеса
В современном мире можно всегда найти эффективные и продуктивные программы для ведения бизнеса. Над ними постоянно работают разработчики, чтобы постоянно создавать их новые версии, которые будет более продвинутыми и еще больше пользы и выгоды смогут принести любому бизнесу. Если программы, которые можно использовать для любого типа бизнеса, а есть такие программы, которые имеют узкую направленность и подходят лишь только для бизнеса определенного направления. Интересна и такая программа, как Кварта Технологии, позволяющая успешно создавать клиентскую базу, помогает расширять бизнесу и эффективно работать с клиентами.
Большинство компаний в настоящее время пользуются простейшими программами, декларации и рассчитывать налоги. Также существуют программы, которые позволяют эффективно вести все бухгалтерские операции. Если такую бесплатную программу приобрести платно, то тогда в ней на многие функции будут сняты ограничения.
Интересна для бизнеса такая программа, как «Инфо-предприятие», которое дает возможность различным компаниям вести свою бухгалтерию. В программе заложен базовый комплект функций, которые так необходимы бухгалтерам. Так, в ней можно выбирать любые режимы налогообложения, а также заложены еще и различные формы отчетов, которые постоянно приходится оформлять в любом бизнесе.
Еще одна программа для предпринимателей – это «Своя технология», которая дает возможность хранить большое количество данных на сервере, но доступ может быть к нему также ограничен. Такая программа больше подходит для небольших компаний. В данной программе удается эффективно организовывать складской учет.
Но вот простой программой, которая уже давно известна всем бухгалтерам, является «Бизнес Пак», в которой легко можно создавать самые различные документы, среди которых счета, акты, ордеры и доверенности. С помощью этой программы можно заполнять и товарные справочники, так как довольно много инструментов для этого создали разработчики.
Такая программа позволяет автоматически менять цены в прайс-листах, если цена на товары или услуги изменилась. Но такая программа не приспособления для оформления каких-либо отчетов. Но чем шире бизнес, чем успешнее он продвигается вперед, тем качественнее программы для ведения своих отчетов нужно выбирать. Поэтому стоит переходить с бесплатных версий этой программы на платные, которые будут не только более надежными, но и в них будет больше функций.
Источник: compuzilla.ru